Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn tại Trung tâm Hệ thống Thông tin Viễn thông - Chính phủ FPT Information System Telecom and Government FIS TEG

Báo cáo thực tập: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn tại Trung tâm Hệ thống Thông tin Viễn thông - Chính phủ FPT Information System Telecom and Government FIS TEG

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

DANH MỤC HÌNH VẼ……….2

LỜI MỞ ĐẦU 3

CHƯƠNG 1 7

TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP VÀ GIỚI THIỆU HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CÔNG VĂN 7

I Tổng quan về cơ quan thực tập 7

1 Giới thiệu về công ty Hệ Thống Thông Tin FPT 7

2.Trung tâm hệ thống thông tin Viễn Thông Chính phủ FPT Information System Telecom and Government (FIS TEG) 13

II.Hệ thống thông tin quản lý công văn 18

1 Vai trò của công nghệ thông tin trong quản lý 18

2 Thực trạng ứng dụng CNTT tại FIS TEG và lý do chọn đề tài 18

3 Hiệu quả kinh tế mà đề tài mang lại 20

4 Khả năng thực hiện đề tài 21

5 Khái quát về đề tài nghiên cứu 22

CHƯƠNG 2 26

CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN 26

I Những vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin 26

1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin 26

2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra 27

for Competitive Advantage) 29

3 Các giai đoạn phát triển hệ thống 29

4 Công cụ mô hình hóa 33

II Khái niệm phần mềm và các quy trình thết kế phần mềm trong công nghệ phần mềm 36

1 Khái niệm phần mềm 36

2 Các quy trình thết kế phần mềm trong công nghệ phần mềm 37

III Tìm hiểu về công cụ nghiên cứu đề tài 47

1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 47

2 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Basic 6.0 48

3 Công cụ làm báo cáo Cristal Report 50

CHƯƠNG 3 52

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 52

THÔNG TIN QUẢN LÝ CÔNG VĂN 52

I Mô tả bài toán nghiệp vụ 52

1 Mô tả bằng lời 52

2.Các hồ sơ liên quan 54

II Phân tích thiết kế 55

1 Đăc tả yêu cầu 55

- Quản lý công văn 55

2 Sơ đồ chức năng kinh doanh của hệ thống (BFD) 56

3 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) 59

4 Sơ đồ ngữ cảnh 60

5 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Mức 0 61

6 Thiết kế cơ sở dữ liệu 66

7 Thiết kế giao diện 77

III Hướng dẫn cài đặt 90

KẾT LUẬN 94

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 95

PHỤ LỤC 96

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ

Hình 1: Sơ đồ BFD……… 56

Hình 2: Sơ đồ IFD ……… 59

Hình 3:Sơ đồ DFD ngữ cảnh……… 60

Hình 4: Sơ đồ DFD mức 0……… 61

Hình 5: Sơ đồ DFD mức1: Quản lý công văn đến……… 62

Hình 6: Sơ đồ DFD mức 1: Quản lý công văn đến……… 63

Hình 7: Sơ đồ DFD mức 1: Báo cáo thống kê……….64

Hình 8: Sơ đồ DFD mức 1: Tìm kiếm công văn……… 65

Hình 9: Sơ đồ quan hệ thực thể ERP………66

Hình 10: Sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD)………71

Hình 11: Giao diện chính……… 77

Hình 13: Đổi mật khẩu……….78

Hình 14: Cập nhật công văn……….79

Hình 15: Danh sách nhân viên ……… 80

Hình 16: Danh mục đơn vị……… ……… 81

Hình 17:Cập nhật loại công văn……… 82

Hình 18:Tìm kiếm công văn………83

Hình 19:Phân công nhiệm vụ……… 84

Hình 20 Báo cáo công văn đến theo tháng……… 85

Hình 21 Báo cáo công văn đi theo tháng……… 86

Hình 22 Báo cáo công văn đã xử lý theo tháng……….87

Hình 23 Báo cáo công văn quá hạn………88

LỜI MỞ ĐẦU

Xã hội loài người đã bước sang thời đại xã hội công nghệ thông tin Thôngtin và tri thức đã trở thành nguồn lực quan trọng đối với mọi hoạt động của conngười, thông tin phục vụ sản xuất, thông tin phục vụ quản lý Người sản xuất cầnthông tin nhằm phục vụ cho việc sản xuất ra những sản phẩm có tính cạnh tranhtrên thị trường, các nhà lãnh đạo cần thông tin để ra những quyết định chính xác

và kịp thời Đầu ra của các thông tin cái mà các nhà lãnh đạo cần thường thể hiệndưới dạng các báo cáo

Ngày nay với hỗ trợ của các hệ thống máy tính, các thông tin được xử lýthành các dữ liệu cần thiết, phục vụ tốt cho hoạt động ra quyết định Hầu hết cáccông ty trên toàn thế giới dù hoạt động ở lĩnh vực nào cũng đều ứng dụng CôngNghệ Thông Tin vào hoạt động của mình với các hình thức và qui mô khác nhau

Do đó hàng loạt các công ty phần mềm đã ra đời đã góp phần làm phong phúthêm thị trường phần mềm ứng dụng trong mọi lĩnh vực nhất là trong lĩnh vựckinh tế, tạo điều kiện thuận lợi cho các công ty kinh doanh quản lý các hoạt độngcủa mình một các hiệu quả

Ỏ nước ta hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đã đưa tin học hóa vào côngtác quản lý của mình nhằm mang lại những hiệu quả lợi ích Trung tâm HệThống Thông Tin Viễn Thông Chính Phủ cũng không nằm ngoài xu hướngchung đó Là một bộ phận của công ty trách nhiện hữu hạn Hệ Thống Thông TinFPT-chuyên sản xuất những phầm mềm ứng dụng cho những doanh nghiệp vừa

và nhỏ, hơn ai hết Trung tâm hiểu rõ nhu cầu bức thiết của việc tin học hóa trongcông tác quản lý Trung tâm đã sử dụng một số phần mềm quản lý như: phầnmềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý khách hàng, phần mềm quản lý công

văn viết bằng FoxPro… Là một doanh nghiệp đang trên đà phát triển lớn mạnh,

để đảm bảo cho quá trình hoạt động của Trung tâm được tốt, người lãnh đạo cónhững quyết sách quản lý nhanh chóng, kịp thời thì Trung tâm cần phải tiếp tụctiến hành tin học hóa sâu hơn nữa, tiếp tục hoàn thiện những phần mềm quản lý

đã có, mở rộng thêm các lĩnh vực ứng dụng tin học hóa Và đây cũng chính là cơ

hội để đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý công văn tại Trung tâm

Hệ Thống Thông Tin Viễn thông_Chính phủ FPT Information System Telecom and Goverment FIS TEG” được thực hiện, giúp hoàn thiện thêm cho

phần mềm đã có

Ngoài các phần khác, cấu trúc của khóa luận tốt nghiệp bao gồm 3 chương

 Chương 1: Tổng quan về cơ quan thực tập và giới thiệu về hệ thống thông

tin quản lý công văn

Giới thiệu tổng quan về Công ty Hệ Thống Thông Tin FPT, Trung tân HệThống Thông Tin Viễn Thông Chính Phủ: cơ cấu tổ chức, chức năng cácphòng ban Lý do lựa chọn đề tài, tính khả thi của đề tài và những công cụ

để thực hiện đề tài đó

 Chương 2: Cơ sở phương pháp luận

Trình bày khái quát các phương pháp luận cơ bản làm cơ sở cho việcnghiên cứu đề tài

 Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý công văn

Trình bày quá trình khảo sát thông tin về bài toán ‘quản lý công văn’ củaTrung tâm để từ đó tiến hành phân tích và thiết kế chi tiết hệ thống Xâydựng phần mềm dựa trên cơ sở thiết kế của hệ thống

Vì thời gian có hạn, lần đầu đi sâu nghiên cứu các vấn đề nghiệp vụ quản

lý công văn của Trung tâm cộng thêm kiến thức còn hạn chế nên khóa luận tốt

nghiệp của em còn nhiều thiếu sót Vậy em rất mong sự đóng góp ý kiến của cácthầy cô và bạn bè để khóa luận tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn.

Em xin chân thành cảm ơn tới các thầy cô giáo trong khoa Tin Học Kinh

Tế và đặc biệt là thầy Bùi Thế Ngũ – người đã xem xét và đưa ra các ý kiến

đóng góp, đánh giá giúp em kịp thời bổ sung những chỗ thiếu sót để em hoànthành tốt khóa luận tốt nghiệp này

Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới công ty FPT, anh Nguyễn Việt Dũngngười hướng dẫn trưc tiếp cho em, chị Lê Thị Hiền cán bộ nhân sự cùng toàn thểcác anh chị trong phòng Test của Trung Tâm Hệ Thống Thông Tin Viễn ThôngChính Phủ đã tận tình giúp đỡ, tạo điều kiện cho em thực tập tốt và hoàn thànhkhóa luận tốt nghiệp trong thời gian thực tập vừa qua

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP VÀ GIỚI THIỆU HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

CÔNG VĂN

I Tổng quan về cơ quan thực tập

1 Giới thiệu về công ty Hệ Thống Thông Tin FPT

Tên công ty : Công ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Hệ Thống Thông Tin FPTTên tiếng Anh : FPT Information System

Tên giao dịch : FIS

Trụ sở chính : 101 Láng Hạ-Đống Đa-Hà Nội

Điện thoại : (+84 ) 4 5626000

Chi nhánh : 51 Lê Đại Hành -Hai Bà Trưng -Hà Nội

Người hướng dẫn: Nguyễn Việt Dũng - trưởng phòng test

Điện thoại : 04 5626000 máy lẻ 2340

1.1 Sơ đồ tổ chức FPT

i c hính

cô ng

cô ng

Chín

h phủ

Chín

h phủ

V iễ

n T hô ng

V iễ

n T hô ng

Tài chính

&ngân hàng

TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN OFFSHORE PHÁT TRIỂN ỨNG DỤNG TỐI ƯU HÓA PHẦN MỀM TÍCH HỢP PHẦN MỀM BẢO HÀNH VÀ HỖ TRỢ PHẦN MỀM BiẾN ĐỔI VÀ DI TRÚ DỮ LIỆU DỊCH VỤ PHÁT TRIỂN NỘI DUNG DI ĐỘNG

DỊCH VỤ KIỂM TRA

Phát triển Giải pháp phần

mềm

Phân phối các sản phẩm ICT

Cung cấp dịch vụ viễn thông

Lắp ráp máy tính

Outsourcing phần mềm

Tích hợp hệ thống Các dịch vụ ERP Dịch vụ Internet

Dịch vụ trực tuyến Đào tạo CNTT

1.4 Các chỉ số của FPT

1.5 Các đối tác công nghệ của FPT

1.6 Chiến lược của FPT

FPT có một số chiến lược sau:

- Giữ vững vị trí số 1 trong nước

- Nâng cao hiệu quả phần mềm và dịch vụ trên thị trường trong và ngoàinước

- Toàn cầu hóa: cung cấp dịch vụ cho khách hàng trên toàn thế giới

- Nghiên cứu và triển khai các dịch vụ mới

1.7 Các mốc lịch sử

- 13/9/1988: Thành lập FPT ban đầu có 8 thành viên

- 1990 : Mở chi nhánh TP HCM

- 1998 : Trở thành nhà cung cấp dịch vụ Internet tại Việt Nam

- 2000 : Thành công trong lĩnh vực quản lý doanh nghiệp với triển khai phầnmềm quản lý tài chính SOLOMON cho FPT Thành lập văn phòng tại SiliconValley Đối tác phát triển phần mềm của IBM, NTT-IT

- 2002 : Cổ phần hóa

- 2003 : Thành lập 6 công ty thành viên

- 2004 : Đối tác vàng đầu tiên của Cisco tại Đông Dương Chứng chỉ CMM5

- 2005 : Thành lập công ty Viễn thông FPT, nhận giấy phép cung cấp dịch vụ và

hạ tầng viễn thông Chứng chỉ Đối tác Vàng của Microsoft & Checkpoint, CAPcủa Oracle Thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) phần mềm FPTNhật Bản

- 2006 : Thành lập Đại học FPT, nhận chứng chỉ CMMI-5, BS 7799

- 2007 : Thành lập công ty TNHH phần mềm FPT Châu Á Thái Bình Dương tạiSingapore Hợp nhất Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT, Công ty TNHH

Giải pháp Phần mềm FPT và Trung tâm dịch vụ ERP thành Công ty TNHH Hệ

thống Thông tin FPT Nhận giải thưởng “đối tác doanh nghiệp” xuất sắc nhất

năm của Cisco (Cisco Best Partner ) tại khu vực Châu Á bao gồm Singapore,Malaysia, Thailand, Indonesia, Phillippines, Taiwan và các nước Châu Á khác(trừ Trung Quốc và Ấn Độ) Trở thành Đối tác Chiến lược của SAP Nhận giải

tác tích hợp truyền thông”, “đối tác dịch vụ cao cấp và đối tác làm khách hàng hài lòng nhất của Cisco tại Việt Nam” Nhận giải thưởng “ Đối tác Kim cương khu vực Châu Á-Thái Bình Dương” của HP Nhận Huy chương vàng đơn vị phần

mềm do Hội Tin học TP HCM trao giải

2.Trung tâm hệ thống thông tin Viễn Thông Chính phủ FPT Information

System Telecom and Government FIS TEG

Trung tâm hệ thống thông tin (HTTT) Viễn thông _Chính phủ FIS TEGtrực thuộc công ty TNHH Hệ Thống Thông Tin FPT được hợp nhất từ 4 đơn vịthuộc FIS, FSS

- Ngày thành lập :1/1/2007

- Doanh số 2007 :12.665 triệu USD

- Số cán bộ công nhân viên 2 miền : 222 người trong đó FIS TEG Hà Nội là 144người

- Lĩnh vực kinh doanh :sản xuất và kinh doanh phần mềm thuộc lĩnh vực viễnthông và phần mềm giành cho chính phủ

- Trụ Sở Chính :101 Láng Hạ-Đống Đa-Hà Nội

- Chi nhánh : 51 Lê Đại Hành-Hai Bà Trưng –Hà Nội

- Giám đốc :Phạm Triệu Linh

2.1 Sơ đồ tổ chức của Trung tâm hệ thống thông tin Viễn thông_Chính phủ FPT Information System Telecom and Government FIS TEG

FIS TEG Toàn Quốc

Kinh

Doanh

TT Quản Trị khách hàng SAL

Phòng TEL

Triển Khai

TT Tư vấn Giải Pháp CON

TT Kỹ Thuật Triển Khai TEC

TT Giải Pháp Phần Mềm Viễn Thông

SOT

TT Giải Pháp Phần Mềm Chính Phủ GOV

Đảm Bảo Văn phòng

BO

Phòng GOV

2.2 Sơ đồ tổ chức của Trung tâm giải pháp phần mềm Viễn thông FPT

Information System Telecom and Government SoftWare Telecom FIS TEG SOT

2.3.Chức năng các phòng ban

- Phòng giám đốc: điều hành mọi hoạt động kinh doanh, nhân lực, tài chínhcủa trung tâm, có quyền quyết định cao nhất Chịu sự điều hành của ban tổnggiám đốc

- Phòng phó giám đốc: có trách nhiệm điều hành nhân viên của mình hoànthành công việc Chịu trách nhiệm báo cáo trước giám đốc

Phòng Phần Mềm

Phòng:

Triển Khai Phần

Cứng+văn Phòng

Phòng Công Ngh ệ

Phụ Trách

TP HCM

PGĐ: Phan Việt Thắng PGĐ: Nguyễn Đức PGĐ:Phạm Anh Chiến

Hùng

PGĐ: Đoàn

Nhật Minh

PGĐ:Chu Hùng Thắng

Phòng

Kinh

Doanh

GĐ: Phạm Triệu Linh

- Phòng kinh doanh: nghiên cứu thị trường, tiếp thị quảng cáo bán hàng, hậumãi khách hàng, dịch vụ tư vấn các giải pháp kinh doanh cho trung tâm.

- Phòng phầm mềm: cung cấp các giải pháp phần mềm cho các doanhnghiệp Cụ thể là các phần mềm cho các công ty viễn thông: Vietel, MobilePhone, Vinaphone, E-telecom Phòng này chuyên cung cấp những sản phẩmphần mềm theo yêu cầu của khách hàng

- Phòng triển khai phần cứng và văn phòng: cung cấp các sản phẩm phầnmềm đã hoàn thiện tới khách hàng Nhiệm vụ của bên triển khai là cài đặt,đào tạo sử dụng, đưa vào khai thác các sản phẩm phần mềm do FPT cungcấp Hỗ trợ khách hàng trong quá trình ứng dụng phần mềm trong thực tế,bảo trì sản phẩm

- Phòng công nghệ: chịu trách nhiệm về việc ứng dụng công nghệ nào vàotrong quá trình sản xuất phần mềm quy mô công nghiệp Không phải mộtcông nghệ mới ra đời thì phải áp dụng ngay nó vào để sử dụng, nó phụ thuộcvào rất nhiều yếu tố như: những nền tảng sẵn có khi áp dụng công nghệ cũ,kinh nghiêm cán bộ, mức độ thành thạo…

2.4 Cơ cấu nhân sự FIS TEG Hà Nội

II.Hệ thống thông tin quản lý công văn

1 Vai trò của công nghệ thông tin trong quản lý

Trong những năm trở lại đây công nghệ thông tin (CNTT) đã được coi làngành công nghệ mũi nhọn mang lại những lợi ích và có những tính năng to lớntrong việc trợ giúp con người thực hiện các công việc tưởng chừng như khôngthể Một trong những tiêu chuẩn để đánh giá một đất nước có phát triển hay

tất cả các lĩnh vực hoạt động của xã hội và tạo ra những thay đổi rõ rệt Người tangày càng tin CNTT thật sự là động lực phát triển của xã hội Hiện nay việc ứngdụng CNTT hiện đại vào quản lý có ý nghĩa sống còn, việc đưa ứng dụng CNTTvào để cải cách bộ máy quản lý, nâng cao hiệu lực quản lý là một trong những

ưu tiên hành đầu của Đảng và Nhà nước Điều đó là yêu cầu cần thiết bởi vì chỉ

có sự quản lý hiệu quả thì các tổ chức cá nhân mới hoạt động tốt góp phần xâydựng đất nước giàu mạnh, tiến bước theo con đường công nghiệp hoá-hiện đạihoá

2 Thực trạng ứng dụng CNTT tại FIS TEG và lý do chọn đề tài

2.1 Thực trạng ứng dụng CNTT tại FIS TEG

Trung tâm HTTT Viễn thông Chính phủ FIS TEG thuộc Tổng Công ty HệThống Thông Tin FPT là một trong những công ty hàng đầu của Việt Nam vềlĩnh vực công nghệ thông tin Đây là nơi cho ra đời những giải pháp ứng dụngcho lĩnh vực viễn thông, quản lý chính phủ Các giải pháp trong viễn thông như:

hệ thống tính cước billing, hệ thống quản trị khách hàng, hệ thống giải quyếtcông nợ Các giải pháp cho quản lý chính phủ như: hệ thống quản lý hộ tịch;

doanh và quản lý thông tin doanh nghiệp Các chương trình ứng dụng trongquản lý: phần mềm quản lý nhân sự, quản lý bán hàng, quản lý hợp đồng…Phòng phần mềm có 3 máy chủ, 100 máy PC, tất cả chúng đều được nối mạnginternet, mạng nội bộ LAN Các ngôn ngữ sử dụng viết phần mềm gồm: Java,Microsoft Visual Studio 2005 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle 10, SQLnavigator2005 và một số công cụ khác như: Jbuilder 2006, StarTeam,Oracle10gclient Nhìn chung trung tâm trang bị tốt cơ sở vật chất kỹ thuật phục

vụ cho quản lý và sản xuất

2.2.Lý do chọn đề tài

Trung tâm Viễn thông Chính phủ FIS TEG là một bộ phận của công ty HệThống Thông Tin FPT Mỗi ngày Trung tâm nhận rất nhiều công văn từ cấp trêngửi xuống, từ bên đối tác ký hợp đồng, từ khách hàng yêu cầu hỗ trợ, các quyếtđịnh của Nhà nước… Các văn bản hành chính có vai trò đặc biệt quan trọng, liênquan trực tiếp tới mọi hoạt động của trung tâm Hiện tại Trung tâm đã có hệthống quản lý công văn với các nhiệm vụ nhận các văn bản hành chính đến, soạncác văn bản hành chính đi, cung cấp các văn bản cho các đơn vị khác nếu cầnthiết, tiến hành xử lý các văn bản, thống kê và lưu trữ văn bản Tuy nhiên cáchoạt động trên được làm bằng phần mềm viết bằng công cụ FOXFRO đã cũ, lỗithời, thiếu tính đồng bộ, hỗ trợ không hiệu quả lắm Quy mô của chương trìnhkhông đáp ứng được nhu cầu xử lý của khối lượng công văn ngày càng lớn.Tuytrực thuộc công ty hàng đầu về sản xuất phần mềm trong nước nhưng FIS TEG ítchú trọng vào những phần mềm quản lý quy mô nhỏ Chính vì lý do ấy mà nhucầu ra đời một phầm mềm quản lý công văn mới là cần thiết

2.3 Tính cần thiết của đề tài

Trên cơ sở các lý do đã phân tích về sự cần thiết của đề tài nghiên cứu, đãcho thấy nhu cầu thiết yếu đối với FPT nói chung và FIS TEG nói riêng hiện nay

là phải có phần mềm quản lý văn bản Đây sẽ là phần mềm không chỉ đáp ứngnhu cầu quản lý cho một cơ quan riêng biệt mà còn đáp ứng được tính mở là có

thể sử dụng cho cả tập đoàn trong tương lai Vì vậy đề tài: Xây dựng hệ thống

thông tin quản lý công văn tại Trung tâm HTTT Viễn thông Chính phủ FPT Information System Telecom and Goverment FIS TEG hình thành và có cơ

hội phát triển

3 Hiệu quả kinh tế dự kiến mà đề tài mang lại

3.1 Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc

Phần mềm trong tương lai sẽ thay thế toàn bộ các nghiệp vụ thủ côngtrong việc quản lý văn bản cho các cơ quan quản lý có hệ thống văn bản lớn baogồm chỉnh sửa, in ấn văn bản, lưu trữ, thống kê, tìm kiếm các văn bản … cũngnhư việc quản lý các danh mục từ điển, quản lý danh mục đơn vị lãnh đạo, danhmục hệ thống sổ sách, phần mềm ra đời sẽ tăng tốc độ xử lý văn bản, cụ thể sẽtrực tiếp hỗ trợ các cán bộ phòng Hành chính-Tổng hợp của Trung tâm HTTTViễn thông Chính phủ FIS TEG do tận dụng công nghệ thông tin vào công tácquản lý

Tất cả điều này sẽ nâng cao năng suất và hiệu quả công việc trong quản lývăn bản cho đơn vị, điều này cũng có nghĩa là sẽ nâng cao được hiệu quả trongcông tác quản lý của đơn vị

3.2 Hiệu quả trong việc sử dụng thông tin để ra quyết định lãnh đạo

Phần mềm sẽ cung cấp cho lãnh đạo thông tin tức thời về tình hình xử lývăn bản của đơn vị, các báo cáo về văn bản cần xử lý, các thống kê về văn bảnđến hạn xử lý, thống kê về số lượng văn bản theo các tiêu chí về mức độ khẩn,tiêu chí về đơn vị gửi nhận … để phục vụ cho việc ra quyết định của ban lãnhđạo

Phần mềm ra đời sẽ làm giảm đáng kể việc phải lưu trữ một hệ thống sổsách cồng kềnh, tốn kếm với hiệu quả thấp trong quản lý Điều này giúp các cơquan đơn vị quản lý tiết kiệm được chi phí trong việc phải có hệ thống sổ sáchcũng như hệ thống nhà kho bảo quản hệ thống sổ sách này

3.3 Nâng cao trình độ đội ngũ, tạo môi trường phát triển và ứng dụng công

nghệ thông tin

Phần mềm này xử lý phần lớn các nghiệp vụ bằng máy tính, điều này sẽgóp phần nâng cao trình độ của đội ngũ các bộ công nhân viên của đơn vị, đồngthời sẽ tạo ra môi trường phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin của đơn vị

4 Khả năng thực hiện đề tài

4.1 Kiến thức phục vụ việc nghiên cứu đề tài

Trên cơ sở các kiến thức của trường đại học và nghiên cứu tại cơ sở thựctập như quy trình công nghệ phần mềm, kiến thức về xây dựng hệ thống thôngtin quản lý, kiến thức về lập trình C++, C sharp, Visual Basic, kiến thức về cơ sở

dữ liệu, thao tác cơ sở dữ liệu SQL Server, Microsoft Access cùng với các kiếnthức về kinh tế khác

4.2.Thông tin phục vụ nghiên cứu đề tài

Các nghiệp vụ trong quản lý văn bản cho các cơ quan quản lý, cụ thể làTrung tâm viễn thông chính phủ FIS TEG Trên cơ sở tìm kiếm thông tin, nghiệp

vụ quản lý hỗ trợ trên các phương tiện thông tin đại chúng: sách, báo, internet…tất cả các thông tin này đáp ứng rất tốt nhu cầu để xây dựng phần mềm trongtương lai

4.3 Công cụ thực hiện đề tài

Để xây dựng một phần mềm hay và hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lýcủa nhân viên sau này thì việc lựa chọn ngôn ngữ cũng rất quan trọng Ngôn ngữ

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải đáng tin cậy, an toàn, phổ dụng hiện nay vàMicrosoft Access đã được chọn

5 Khái quát về đề tài nghiên cứu

5.1 Chức năng khái quát

Do xuất phát từ yêu cầu thực tế, phần mềm thiết kế phải đảm bảo đượcthiết kế có tốc độ nhanh và cập nhật, xử lý được dữ liệu lớn với các yêu cầu tốithiểu sau :

đến hay văn bản đi, quyết định hay nghị quyết, thông tư … theo các tiêuchí khác nhau như: trình lãnh đạo/ đơn vị nào, mã văn bản…Quản lý chitiết theo hai sổ: văn bản đến và văn bản đi, cho phép in chi tiết từng vănbản theo mẫu sẵn có

lưu trữ công văn, in các báo cáo cần thiết.

và hiệu quả

 Hỗ trợ lãnh đạo trong việc theo dõi quá trình giải quyết các công văn trongtoàn đơn vị

giao cho các nhân viên giải quyết thông tin qua hệ thống máy tính

quyết các công văn, công việc đến hạn chế giải quyết

ban

văn, công việc của các nhân viên trong các phòng/ban trên hệ thống máytính

nhân viên được giao trách nhiệm giải quyết công văn, công việc qua mạngmáy tính

quyền truy cập để biết về các vấn đề Người giải quyết văn bản, nội dunggiải quyết văn bản

trong việc đưa ra các thống kê về quá trình giải quyết công việc của cácnhân viên

 Cho phép thống kê văn bản theo hạn trả lời /xử lý (quá hạn/đúng hạn) theo

số lượng công văn

5.2 Ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu

giao diện hỗ trợ kéo thả rất thuận tiện cho người lập trình Nó là ngôn ngữ lậptrình những ứng dụng trong quản lý một cách khá hiệu quả và dễ dàng VisualBasic 6.0 thừa hưởng những đặc tính hay nhất của ngôn ngữ Pascal và C++,loại bỏ những mâu thuẫn cũng như những đặc tính lỗi thời không còn phùhợp

dữ liệu đáng tin cậy, dễ sử dụng, xử lý và quản lý các tệp dữ liệu quan hệ mộtcách nhanh chóng và hiệu quả Đây cũng là hệ quản trị được sử dụng khárộng rãi hiện nay

5.3 Các yêu cầu khác

- Yêu cầu tối thiểu về phần cứng

Phần mềm được xây dựng có thể chạy độc lập trên máy PC

Yêu cầu: Pentium IV-1.5 MHz, 256 MB RAM, 100 GB Hard Disk Hệđiều hành Window 2000/2003/XP hoặc Window2000 Professional

- Yêu cầu về giao diện

Giao diện thân thiện bằng tiếng Việt, dễ sử dụng với hệ thống menu rõnghĩa

Các phím tắt tương ứng theo nguyên tắc trình bày thông tin ra màn hình

- Yêu cầu khác

Phần mềm có thể dễ dàng sử dụng, dễ dàng nâng cấp sang phiên bản mới

trong tương lai, có chính sách bảo mật dữ liệu, sao lưu an toàn dữ liệu đềphòng hỏng hóc, mất mát, hư hại có thể xảy ra.

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN

I Những vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin

1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần

cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phânphối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường Nó được thểhiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin

học Đầu vào (Input) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được (Outputs) lưu

nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage)

Mô hình hệ thống thông tin

Nguồn

Kho dữ liệu

Xử lý và lưu trữ Thu nhập

Đích

Phân phát

Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phậnđưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra.

Hệ thống thông tin thường bao gồm: (1) Hệ thống thông tin chính thức và ( 2)

Hệ thông thông tin không chính thức

Một hệ thống thông tin chính thức thường bao hàm một tập hợp các quytắc và các phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc ít ra thì cũng đượcthiết lập theo một truyền thống Đó là trường hợp hệ thống trả lương hoặc hệthống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bánhàng và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khíacạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau và cũng như hệ thốngchuyên gia cho phép đặt ra các chẩn đoán tổ chức

Những hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức bao chứa các bộphận gần giống như hệ thống đánh giá các cộng sự của ông chủ tịch một doanhnghiệp thông qua việc ghi chép thông tin về nhân viên Tập hợp các hoạt động

xử lý thông tin như gửi và nhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyện bằngđiện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báotrên báo chí và tạp chí là các hệ thống thông tin phi chính thức

2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Mặc dù rằng các hệ thống thông tin thường sử dụng các công nghệ khácnhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợgiúp Theo cách này có năm loại: Hệ thống xử lý giao dịch, Hệ thống thông tinquản lý, Hệ thống trợ giúp ra quyết định, Hệ chuyên gia và Hệ thống tăng cườngkhả năng cạnh tranh

2.1 Hệ thông thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System)

Như chính tên của chúng đã nói rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyếtđịnh Quá trình ra quyết định thường đươch mô tả như là một quy trình được tạo

ra thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương ángiải quyết và lựa chọn một phương án Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp raquyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tìnhhình mà một quyết định cần phải ra Thêm vào đó nó còn phải có khả năng môhình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp Nói chung đây là các hệthống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoạc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụngmột hoăch nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình

2.2 Hệ thống chuyên gia ES (Expert System)

Đó là nhuẽng hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệnhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức củamột chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia được hình thànhbởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn Có thể xem lĩnh vực hệ thốngchuyên gia như là mở rộng của những hệ thống đối ngoại trợ giúp ra quyết định

có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ gúp lađộng trí tuệ Tuy nhiên đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹthuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ baochứa các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng

2.3 Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage)

Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược.Khi nghiên cứu một HTTT mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nóhoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển thì đó chỉ đơngiản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợgiúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia Hệ thống thông tin tăng cường khảnăng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là người ngoài tổ chức,

có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức kháccủa cùng ngành công nghiệp… Nếu như những hệ thống được xác định trướcđây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăngcường sức cạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược Chúngcho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thểhiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuấthiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành côngnghiệp

3 Các giai đoạn phát triển hệ thống

Có bảy giai đoạn phát triển hệ thống:

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giả pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

3.1 Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hộiđồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi

và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống Giai đoạn này được thực hiệntương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá khả năng thực thi

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo

3.2 Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêucầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề hệ thốngđang nghiên cứu, xác định những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác địnhmục tiêu mà hệ thống thông tin mới cần phải đạt được Trên cơ sở nội dung báocáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệthống mới Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các côngđoạn sau:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Thay đổi đề xuất của dự án

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết.

3.3 Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thốngthông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và dạt đượcnhững mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Mô hình logic của hệ thốngmới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Oputs),nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợpthức hóa sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (cácInputs) Mô hình logic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y.Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lý

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

- Hợp thức hóa mô hình logic

3.4 Đề xuất các phương án của giải pháp

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm Khi

mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng thì phân tích viênhoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệthống này Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa môhình logic Mỗi một phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của

hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết Tất nhiên là người sử dụng sẽthấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xâydựng chi tiết nhưng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn

Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thỏa mãn tốt hơncác mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá

các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình ) cả mỗi phương án và phải cónhững khuyến nghị cụ thể Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng

và một buổi trình bày sẽ được thực hiện Những người sử dụng sẽ chọn ra mộtphương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràngbuộc của tổ chức Sau đây là các công đoạn của giải đoạn đề xuất các phương

án giải pháp:

- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

- Xây dựng các phương án của giải pháp

- Đánh giá các phương án của giải pháp

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất phương án giải pháp

3.5 Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựachọn Thiết kế vật lý ngoài bao gồm hai tài liệu cần có: Trước hết là một tài liệubao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹthuật; tiếp đó là tài liệ dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và

cả giao diện với những phần tin học hóa Những công đoạn chính của thiết kế vật

lý ngoài:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ ra)

- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

3.6 Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hóacủa hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịu trách nhiệm vềgiai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như bản hướng dẫn sử dụng, thao táccũng như các tài liệu mô tả hệ thống Các hoạt động chính của triển khai kỹ thuật

- Lập kế hoạch cài đặt

- Chuyển đổi

- Khai thác và bảo trì

- Đánh giá

4 Công cụ mô hình hóa

4.1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD)

Sơ đồ luồng thông tin được sủ dụng để mô tả hệ thống thông tin theo cáchthức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trongthế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:

Tài liệu

Lưu ý:

- Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hướng

- Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ

4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ

đồ luồng thông tin nhưng tên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm cácluồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quantâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệuchỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sủ dụng bốn loại ký pháp cơ bản:thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu

Nguồn hoặc đích

Tiến trình xử lý

Tên người/ bộ phận

phát/ tin

Tên tiến trình xử lý

Một số quy ước và quy tắc liên quan đến DFD

- Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu

- Dữ liệu chứa trên hai vật mang khac nhau nhưng luông luôn đi cùng nhauthì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất

- Xử lý luôn phải được đánh mã số

- Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau

- Tên cho xử lý phải là một động từ

- Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu Luồng vào phải khác vớiluồng ra từ một xử lý

II Khái niệm phần mềm và các quy trình thết kế phần mềm trong công nghệ phần mềm

1.2 Khái niệm công nghệ phần mềm

Công nghệ phần mềm (CNPM) ra đời khi tin học phát triển đến một trình

độ nhất định nào đó, từ những năm 90 trở đi người ta nói rất nhiều đến khái

niệm CNPM như một ngành mũi nhọn trong nền kinh tế quốc dân Ở Mỹ thìCNPM đã trở thành nền kinh tế thứ sáu trong nền kinh tế số một thế giới.

CNPM là một tổng thể tích hợp ba thành phần chủ chốt: phương pháp,công cụ, thủ tục Nhằm giúp cho kỹ sư phần mềm xây dựng được một phần mềmhiệu quả, giúp cho người quản trị dự án có nền tảng cơ bản để quản lý phầnmềm

2 Các quy trình thết kế phần mềm trong công nghệ phần mềm

2.1 Quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm

Quản trị dự án

cụ thể của hợp đồng, ký kết văn bản với khách hàng, theo dõi tiến trìnhthực hiện hợp đồng, thanh toán và thanh lý hợp đồng.

2.1.2 Lưu đồ

Lưu đồ: Quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm

Đề xuất tham gia hợp đồng phần mềm

Lập hồ sơ phần mềm

Theo dõi thực hiện hợp đồng phần mềm

Thanh toán, thanh lý hợp đồng phần mềm

Báo cáo tổng hợp hợp đồng phần mềm

Xây dựng và thiết kế hợp đồng phần mềm

Kết thúc

Mở đầu

2.2 Quy trình xác định yêu cầu

2.2.1 Mục đích

Tìm hiểu yêu cầu của khách hàng, phân tích hệ thống sơ bộ, các quytrình đảm bảo để chất lượng hó nhu cầu của khách hàng về sản phẩm phần mềm

2.2.2 Lưu đồ

Lưu đồ: Quy trình xác định yêu cầu

Lập kế hoạch xác định yêu cầu

Khảo sát yêu cầu

Phân tích yêu cầu người sử dụng

Mô tả hoạt động của hệ thống

Tổng hợp kết quả xác định yêu cầu

Phân tích nghiệp vụ

Kết thúc

Mở đầu