Hệ thống thông tin quản lý công văn tại Trung tâm Hệ thống Thông tin Viễn thông - Chính phủ FIS TEG: Giải pháp nâng cao hiệu quả xử lý văn bản

Những vấn đề cơ bản về hệ thống thông tin

Đó là trường hợp hệ thống trả lương hoặc hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau và cũng như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chẩn đoán tổ chức. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp… Nếu như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cường sức cạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược.

Khái niệm phần mềm và các quy trình thết kế phần mềm trong công nghệ phần mềm

- Dữ liệu chứa trên hai vật mang khac nhau nhưng luông luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. Nhằm giúp cho kỹ sư phần mềm xây dựng được một phần mềm hiệu quả, giúp cho người quản trị dự án có nền tảng cơ bản để quản lý phần mềm. Tìm hiểu yêu cầu của khách hàng, phân tích hệ thống sơ bộ, các quy trình đảm bảo để chất lượng hó nhu cầu của khách hàng về sản phẩm phần mềm 2.2.2 Lưu đồ.

Dựa trên cơ sở phân tích nghiệp vụ và mô hình hoạt động của hệ thống tiến hành thiết kế kiến trúc và thiết kế kỹ thuật để xây dựng bộ hồ sơ thiết kế. Mục đích của thiết kế màn hình nhập liệu là thiết kế các thủ tục nhập liệu có hiệu quả và giảm thiểu tối đa các sai sót. - Nên nhóm các trường trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trât tự tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo chức năng hoặc theo tầm quan trọng.

Dựa trên cơ sở của bản vẽ thiết kế kỹ sư phần mềm lựa chọn một ngôn ngữ lập trình nào đó để chuyển từ bản vẽ thiết kế đã được biểu diễn trong ngôn ngữ cụ thể. Sau khi có sản phẩm phần mềm người ta chuyển sang quy trình test mà bản chất là thực hiện test hệ thống, test theo tiêu chuẩn nghiệm thu và test theo yêu cầu của khách hàng nhằm đảm bảo phần mềm có chất lượng.

Tìm hiểu về công cụ nghiên cứu đề tài

Microsoft Visual Basic (VB) là cách dễ dàng nhất và nhanh nhất để xây dựng một chương trình ứng dụng chạy trên nền Microsoft Windows.VB cung cấp sẵn một tập đầy đủ cá công cụ để làm nhanh, đơn giản quá trình phát triển ứng dụng. Thay vì phải viết rất nhiều dòng mã lệnh để mô tả hình dáng và vị trí của các phần tử tạo nên giao diện, chỉ cần đặt những đối tượng đã xây dựng sẵn lên màn hình (như cách vẽ một bức tranh bằng chương trình Point). Còn những người lập trình chuyên nghiệp có thể sử dụng VB để thực hiện bất kỳ công việc nào mà các ngôn ngữ lập trình cho Windows khác có thể làm được.

Dùng các đố tượng để liên kết các đối tượng trong ứng dụng với nhau thành một thể thống nhất, với giao diện Microsoft Access thì có thể hình thành nhiều nghiệp vụ xử lý dữ liệu mà đáng lẽ phải lập trình khi dùng các hệ quản trị CSDL khác. • Báo lỗi hay xử lý lỗi theo ý mình: VB có thể giúp phát hiện lỗi hay xử lý của người dùng, hiển ra những thông báo dễ hiểu và đôi khi có thể tự sửa lỗi. • Truyền các argument đến các thủ tục: với VB có thể truyền các argument tới các thủ tục trong lúc đang thực hiện và có thể dùng các biến làm argument.

• Tiến hành các hoạt động ở mức độ hệ thống: Với VB có thể kiếm tra xem một tệp có tồn tại trên hệ thống hay không, có thể giao lưu với các ứng dụng khác như Excel thông qua automation hay Dynamic data exchange và có thể dùng hàm trong Dynamic. Khi xây dựng một ứng dụng thực tiễn, kết quả cuối cùng dữ liệu kết xuất và có thể xuất ra các thiết bị máy in, các trình hỗ trợ khác cho phép người dùng in hay trích dữ liệu sang các trình ứng dụng tương thích khác.

Mô tả bài toán nghiệp vụ

Công văn khi được Trung tâm chuyển giao đến các bộ phận: Phó giám đốc, các Phòng ban,. Công văn đi được lưu vào sổ công văn đi với các thông tin: Số công văn đi, nội dung, nơi gửi, người ký công văn, người lưu công văn, mức độ mật, loại công văn, liên kết công văn đi đến khác,. Đó là loại văn bản do cơ quan có thẩm quyền ban hành nhưng không có đầy đủ những yếu tố của một bản quy phạm pháp luật, nhằm giải quyết các vụ việc cụ thể đối với đối tượng cụ thể.

Số công văn đến, mã công văn, nơi gửi, trích yếu, ngày ký công văn, người ký công văn, mức độ khẩn, mức độ mật. Số công văn đến, mã công văn, trích yếu, đơn vị nhận, ngày nhận công văn, người nhận công văn, số lượng bản gốc, số lượng bản sao, loại công văn, liên kết công văn đến đi khác. Số công văn đến, mã công văn, trích yếu, ngày giao xử lý, ý kiến chỉ đạo, ngày cần hoàn thành, đơn vị lãnh đạo xử lý công văn, ngày xử lý công văn, nội dung xử lý.

Số công văn đi, mã công văn, đơn vị soạn thảo công văn, trích yếu, ngày ký công văn, người ký công văn, mức độ khẩn, mức độ mật, số lượng bản gốc, số lượng bản sao, loại công văn, liên kết công văn đến đi khác. Danh sách bộ phận xử lý công văn: Có thể là đơn vị trong công ty, đơn vị ngoài công ty, Lãnh đạo.

Phân tích thiết kế

• Sơ đồ chức năng kinh doanh của hệ thống (BFD)
• Thiết kế cơ sở dữ liệu

Công văn đến được phòng Hành chính – Tổng hợp tiếp nhận từ cơ quan bên ngoài gửi đến hay từ các cấp lãnh đạo chỉ đạo xuống. Nhập thông tin công văn đến như: Số công văn đến, nơi gửi, trích yếu, ngày ký công văn, người ký công văn, mức độ khẩn, mức độ mật, loại công văn, ngày nhận công văn, người nhận công văn, số lượng bản gốc, số lượng bản sao,. Ngoài ra còn cho phép liên kết với các công văn đi, đến khác để phục vụ công tác thống kê.

Nhập các thông tin về nơi chuyển giao công văn, người được chuyển giao công văn, ngày chuyển giao công văn, ngày cần phải hoàn thành,. Nhập các thông tin về nơi xử lý công văn, người xử lý công văn, ngày giao xử lý công văn, ngày cần phải hoàn thành,. Nhập các thông tin về số công văn đi, trích yếu, người ký, ngày ký, mức độ khẩn, mức độ mật,.

Ngoài ra còn cho phép liên kết với các công văn đi, đến khác để phục vụ công tác thống kê. Trước khi gửi công văn đi cần nhập các thông tin về công văn đi như các ý kiến đóng góp, ngày hoàn thành, tình trạng của công văn,. Có thể xuất các báo cáo theo nhiều tiêu chí khác nhau: xuất công văn đi, công văn đến hay theo tiêu chí phức tạp khác.

Các tiêu chí tìm kiếm rất đa dạng: tìm kiếm công văn đến, tìm kiếm công văn đi hay cũng có thể tìm kiếm nâng cao hteo nhiều tiêu chí.

Hướng dẫn cài đặt

• Chọn Change Directory nếu không muốn sử dụng đường dẫn mặc định là C:\Programfiles\DataProj, khi đó màn hình sẽ hiện lên cửa sổ cho phép lựa chọn đường dẫn cài đặt chương trình. • Hoặc chọn nút có biểu tượng màn hình máy tính để bắt đầu cài đặt. • Copy các thư mục Database, Reports, Docs và Images vào thư mục vừa cài đặt chương trình.