Xây dựng hệ thống thông tin quản lý quy trình xuất bản tại Nhà xuất bản trường Đại học kinh tế quốc dân

Báo cáo thực tập: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý quy trình xuất bản tại Nhà xuất bản trường Đại học kinh tế quốc dân

MỤC LỤC

CHƯƠNG I……….4

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN……….……… 4

1.1 Giới thiệu chung 4

1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân 4

1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng của từng phòng ban 5

1.3.1 Văn Phòng 6

1.3.2 Ban biên tập 7

1.3.3 Phòng kế hoạch – phát hành 9

1.3.4 Xưởng in 11

1.4 Quy trình hoạt động của Nhà xuất ban trường Đại học Kinh tế Quốc dân……….12

1.4.1 Quy trình xuất bản 12

1.4.2 Quy trình bán sản phẩm 14

1.4.3 Định hướng đề tài nghiên cứu 14

1.4.5 Phạm vi đề tài 15

1.4.6 Công cụ lập trình 15

CHƯƠNG II 17

Vấn đề phương pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin 17

2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin 17

2.1.1 Khái niệm chung 17

2.1.2 Hệ thống thông tin 17

2.1.4 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức 22

2.1.5 Các bước tiến hành phát triển một hệ thống thông tin quản lý 22 2.2 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Access và Visual Basic 31

2.2.1 Tổng quan về Visual Basic 31

2.2.2 Tổng quan về Microsoft Access 33

2.2.3 Quan hệ giữa VB và Access 35

CHƯƠNG III 37

XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ QUY TRÌNH XUẤT BẢN VÀ LƯU KHO TẠI NHÀ XUẤT BẢN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN 37

3.1 Bài toán quản lý quy trình xuất bàn và lưu kho tại Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân 37

3.1.1 Quy trình quản lý xuất bàn và lưu kho 37

3.1.2 Thông tin đầu vào: 38

3.1.3 Thông tin đầu ra: 38

3.2 Phân tích hệ thống thông tin quản lý xuất bản và lưu kho tại Nhà

xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân 39

3.2.1 Sơ đồ chức năng BFD 39

3.2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD 40

3.3 Thiết kế chương trình 45

3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 45

3.3.2 Thiết kế giải thuật 54

3.3.3 Thiết kế giao diện 57

3.3.4 Thiết kế báo cáo 76

Kết luận và kiến nghị 83

Danh mục tài liệu tham khảo 84

Phụ lục……… ………85

Lời mở đầu

Kể từ những năm 80 của thế kỷ trước, thế giới chính thức bước vào nềnvăn minh mới, nền văn minh thông tin Trong nền văn minh này công nghệthông tin có vai trò đặc biết ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của nềnkinh tế Hiện nay, Việt Nam là nước đang phát triển có tốc độ tăng trưởng caonhất khu vực và thứ 2 Châu Á, trong những năm qua công nghệ thông tin ởnước ta có những bước phát triển tột bực Đó là nhờ sự quan tâm của Đảng vàNhà Nước trong lĩnh vực công nghệ thông tin

Trong xu hướng tin học hoá toàn cầu và chính sách tin học hoá trongquản lý của nhà nước Trường đại học kinh tế quốc dân với vai trò là mộttrong những trường trọng điểm trong hệ thống trường đại học và cao đẳngtrong cả nước Hiện nay trường đại học kinh tế quốc dân với cơ cấu tổ chức tolớn : hơn 1100 giảng viên, trong đó có nhiều giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ…

Và hàng năm tuyển sinh hơn 3000 sinh viên hệ chính quy, hàng nghìn sinhviên hệ tại chức, đào tạo từ xa….Chính vì vậy việc đảm bảo cung cấp một sốlượng sách lớn cho giảng viên và sinh viên của trường cũng như cung cấp cácsách chuyên ngành kinh tế cho thị trường là động lực cho sự ra đời của Nhàxuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân Và việc quản lý các quy trình xuấtbản của Nhà xuất bản cũng đang ngày càng phức tạp do sự phát triển nhanhchóng đó, việc ứng dụng tin học hóa trong quản lý hiện nay đang là vấn đềbức thiết cần được áp dụng ngay trong quá trình quản lý của Nhà xuất bản

Hiện nay, Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân đã tin họchoá trong một vài lĩnh vực quản lý và cũng thu được nhiều kết quả thiết

thực.Tuy nhiên đó chỉ là các ứng dụng nhỏ lẻ của hệ thống thông tin Để pháttriển lên tầng cao mới, trong thời đại mới thì Nhà xuất bản cần có một hệthống đồng bộ quản lý các quy trình trong toàn bộ lĩnh vực quản lý.

Xuất phát từ nhu cầu thực tế của quá trình quản lý trong Nhà xuất bản

trường Đại học Kinh tế Quốc dân, em xin chọn đề tài nghiên cứu là: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý quy trình xuất bản tại Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân” với mong muốn đóng góp một phần

trong quá trình tin học hoá quản lý của Nhà xuất bản nơi em đang thực tập

Trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý quy trình xuất bảntại Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân em đã nhận được sự giúp

đỡ nhiệt tình từ gia đình, bạn bè, các cán bộ của Nhà xuất bản Và sự chỉ dẫn tận tình của Ks Bùi Thế Ngũ đã giúp cho đề tài được hoàn thiện kịp tiến độ

Đề tài còn nhiều thiếu xót mong các bạn và các thầy cô chỉ bảo thêm cho em

để có thể áp dụng vào thực tế quản lý của Nhà xuất bản Em xin cảm ơn

Sinh viên thực hiện

CHƯƠNG I.

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

Tên gọi đầy đủ: Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân

Giám đốc: GS.TS Nguyễn Thành Độ

Địa chỉ 207 Giải Phóng - Hai Bà Trưng - Hà Nội

Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân chính thức đi vào hoạt động từngày 27-12-2005 Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân được thành lậptheo Quyết định số 32/2005 của Bộ Văn hóa - Thông tin ngày 19-8-2005 vàquyết định 5623/QĐ của Bộ Giáo dục và Đào tạo, nhằm đáp ứng nhu cầu sáchkinh tế và quản lý phục vụ công tác nghiên cứu, đào tạo trong xu hướng hộinhập và bùng nổ thông tin hiện nay

Nhà xuất bản ĐH Kinh tế Quốc dân là đơn vị trực thuộc trường Đại họcKinh tế Quốc dân với chức năng xuất bản, in ấn và phát hành sách, báo, tạpchí, xuất bản phẩm

Đại học Kinh tế Quốc dân

Tiền thân của Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân là Nhà in Đại họcKinh tế Quốc dân Ngày 24 tháng 12 năm 1961 xưởng in của trường đượcthành lập trên cơ sở hai bộ phận: Bộ phận in Typô (trực thuộc phòng Hànhchính-Thiết bị); Bộ phận in Rônêô và đánh máy (thuộc phòng Giáo vụ) Gần

50 năm trưởng thành và phát triển, Xưởng in luôn gắn liền với sự nghiệp đào

tạo của Đại học Kinh tế Tài chình - Kinh tế Kế hoạch và nay là Kinh tế Quốcdân Khi xảy ra chiến tranh phá hoại của giặc Mỹ, nhà trường phải đi sơ tánlần thứ nhất ở Tân Yên - Hà Bắc (1965-1968), các bộ phận của Xưởng in tiếptục chia nhỏ để bám sát phục vụ nhu cầu đánh máy văn bản ấn loát của cácKhoa, Phòng, Ban trên địa bàn của nhiều xã của Tân Yên (Bắc Giang) và PhúBình (Bắc Thái) Năm 1969 từ nơi sơ tán trở về Hà Nội các bộ phận lại sátnhập lại thành Liên xưởng sản xuất gồm có: Xưởng in Typô, đánh máy và InRônêô, Xưởng giấy và đúc gang Số cán bộ công nhân viên lên tới hàng trămngười Năm 1971, lại tách ra làm hai xưởng, xưởng in và giấy bộ phận đúcgang sát nhập vào xưởng trường thuộc tổ Kỹ thuật công nghiệp quản lý.

Ngày 27 tháng 12 năm 2005 Nhà in chính thức được chuyển thành Nhàxuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân

Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân là một đơn vị trực thuộc củatrường Đại học Kinh tế Quốc dân, với đầy đủ tư cách pháp nhân của một tổchức kinh doanh Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Nhà xuất bản như sau:

1.3.1 Văn Phòng

a Chức năng

Tham mưu cho Giám đốc về công tác hành chính - tổ chức Thực hiệncông tác lễ tân, hành chính, văn thư, lưu trữ thuộc trách nhiệm và thẩm quyền.Thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, viên chức, lao động hợp đồngcủa Nhà xuất bản Quản lý tài chính - tài sản, kế toán, quản lý tập trung cácnguồn vốn, quỹ, kinh phí trong hoặc ngoài ngân sách của trường

 Tiếp nhận, phân loại các công văn của các đơn vị trong trường và cơquan bên ngoài gửi đến Nhà xuất bản; tham mưu cho ban giám đốc xử

lý công việc, các văn bản hành chính kịp thời, nhanh chóng

 Tổ chức lưu trữ hồ sơ xuất bản phẩm, danh sách trích ngang cán bộtrong phạm vi Nhà xuất bản; quản lý, bảo quản, lưu trữ các chứng từ kếtoán theo quy định nhà nước

 Xây dựng và trình giám đốc phê duyệt kế hoạch về sử dụng lao động,

kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, viên chức; đề xuất, sắp xếp, điềuđộng, tuyển dụng lao động và cho lao động thôi việc theo chế độ; kiểmtra việc tổ chức quản lý và sử dụng lao động trong cơ quan

 Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đối với công nhân viên chức

và lao động hợp đồng; đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ; tổchức thi nâng ngạch viên chức, nâng bậc lương, trợ cấp khó khăn, cácchế độ bảo hiểm xã hội

 Tổ chức quản lý các nguồn vốn theo luật ngân sách nhà nước và quyđịnh hiện hành; thực hiện thu, bảo quản và chi trả các khoản tiền từ cáckhoản thu khác của Nhà xuất bản và các phòng ban chức năng khác

 Tạo điều kiện và phối hợp hoạt động với các đoàn thể quần chúng trongNhà xuất bản

 Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo quyđịnh của pháp luật hiện hành và của trường

1.3.2 Ban biên tập

a Chức năng

 Làm tham mưu cho giám đốc, tổng biên tập về tất cả các vấn đề có liênquan tới công tác biên tập Đồng thời phối hợp với hội đồng biên tập đểthực hiên chức năng của biên tập viên đã quy định.

 Là một đầu mối quản lý hoạt động khai thác bản thảo và biên tập sáchcủa Nhà xuất bản

 Sửa chữa và hoàn chỉnh bản thảo để có các ấn phẩm đảm bảo về nộidung và hình thức nhằm quán triệt tốt đường lối, chủ trương, chínhsách giáo dục của Đảng và Nhà nước trong từng ấn phẩm

b Nhiệm vụ

 Tổ chức và phát triển đội ngũ cộng tác viên với mục đích mở rộngphạm vi khai thác bán thảo

 Sau khi nhận bản thảo từ cộng tác viên và các nguồn khác phải đăng kí

kế hoạch xuất bản với văn phòng để triển khai đăng kí kế hoạch trướckhi tổ chức biên tập xuất bản

 Tổ chức biên tập bản thảo theo đúng quy trình biên tập nhằm đảm bảođầy đủ các yêu cầu của cộng tác biên tập như hoàn chỉnh kết cấu, nộidung và hình thức bản thảo; nhận xét bản thảo và trình lên tổng biên tập

và giám đốc phê duyệt

 Thực hiện các biện pháp thích hợp nhằm nâng cao năng lực của đội ngũbiên tập viên, đặc biệt là hiểu biết về các vấn đề kinh tế

 Đề xuất các định mức về biên tập và thanh toán cho cán bộ biên tập,thẩm định thuê ngoài phù hợp với các điều kiện hiện hành

 Phối hợp với các bộ phận khác trong quá trình ký kết và thực hiện cáchợp đồng của Nhà xuất bản đã ký kết

 Thường xuyên tổ chức thảo luận, rút ra kinh nghiệm về những mặtđược và chưa được sau mỗi cuốn sách được xuất bản, hoàn thiện quytrình biên tập để nâng cao chất lượng sách của Nhà xuất bản.

 Nộp các tài liệu theo quy định vào lưu trữ tại văn phòng sau khi đãhoàn tất công tác xuất bản, in ấn, đọc kiểm tra xuất bản

1.3.3 Phòng kế hoạch – phát hành

a Chức năng

 Phòng kế hoạch - phát hành là phòng chuyên môn, nghiệp vụ của Nhàxuất bản, hoạt động theo tôn chỉ, mục đích của Nhà xuất bản dưới sựchỉ đạo của ban giám đốc, tham mưu, giúp việc cho ban giám đốc vềlĩnh vực sản xuất kinh doanh, quan hệ tìm khách hàng, đối tác liên kết

để duy trì và phát triển các hoạt động kinh doanh và phát hành của Nhàxuất bản

 Tổ chức và tiêu thụ các loại sách (giáo trình, sách chuyên khảo, thamkhảo) của Nhà xuất bản bằng các hình thức bán lẻ, bán buôn, trườnghợp đặc biệt có bán ký gửi và trao đổi

 Nhận bán ký gửi, mua bán các loại sách, văn hóa phẩm của các cánhân Đơn vị phát hành và các nhà cung cấp

 Tìm hiểu, nắm bắt nhu cầu thị trường các xuất bản phẩm, kịp thời báocáo cấp trên để có định hướng phát triển và mở rộng thị trường tiêu thụ

b Nhiệm vụ

 Nắm vững chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước về phát triểnkinh tế - xã hội nói chung và về công tác xuất bản nói riêng Nghiên

cứu, đề xuất phương án kế hoạch hoạt động sản xuất kinh doanh trongtừng thời kỳ.

 Thường xuyên đi sâu nghiên cứu, tìm hiểu nắm vững thông tin vànhững biến động của thị trường để đề xuất với ban giám đốc phươnghướng giải quyết

 Liên hệ với các phòng ban trong Nhà xuất bản, thông qua văn phòngtrước khi trình giám đốc và cơ quan chủ quản kí duyệt

 Làm thủ tục đăng ký kế hoạch xuất bản với cục xuất bản, sau khi đượccục xuất bản chấp nhận, lưu nộp một bản đăng ký kế hoạch xuất bản tạivăn phòng thông qua văn phòng các giấy phép xuất bản trước khi trìnhgiám đốc ký đối với các bản thảo đã hoàn tất các thủ tục xuất bản

 Đôn đốc việc nộp quản lý phí của các cộng tác viên và khách hàng liênkết (Nhà xuất bản cấp giấy phép, các đối tác tự in và phát hành); nộplưu chiểu sách lên cục xuất bản và thư viện quốc gia đủ và đúng theoquy định

 Xây dựng giá thành, giá bán các xuất bản phẩm, mức quản lý phí, mứctriết khấu trên cơ sở thảm khảo giá chung của Nhà xuất bản hiện nay,

có sự điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện của Nhà xuất bản và trìnhgiám đốc quyết định

 Xây dựng và mở rộng mang lưới tiêu thụ sản phẩm: đề xuất các mứcchiết khấu, định mức phát hành để khuyến khích, tăng doanh thu đốivới các đối tác liên kết và người lao động

 Nghiêm chỉnh chấp hành kỷ luật lao động, không để mất mát hàng hóa,gian lận trong kinh doanh; giữ bí mật kinh doanh của nội bộ cơ quanNhà xuất bản

 Thực hiện báo cáo kết quả kinh doanh theo định kỳ, đề xuất các kiếnnghị, giải pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Nhà xuấtbản.

1.3.4 Xưởng in

a Chức năng

Xưởng in Nhà xuất bản là đơn vị trực thuộc Nhà xuất bản Đại học Kinh

tế Quốc dân; thực hiện in sách và văn hóa phẩm theo kế hoạch của Nhà xuấtbản và của trường theo đúng quy định của luật xuất bản; pháp luật của nhànước và quy chế của cơ quan quản lý cấp trên

 Bảo toàn vốn để duy trì và phát triển sản xuất, góp phần nâng cao đờisống và thu nhập của Nhà xuất bản

 Đề xuất các phương án đầu tư, mở rộng sản xuất và phương thức quản

lý hoạt động của xưởng in phù hợp cơ chế hoạt động của Nhà xuất bản

và tuân thủ hành lang pháp lý được quy định trong luật xuất bản và cácvăn bản dưới luật

 Tổ chức triển khai kế hoạch của Nhà xuất bản, lập kế hoạch vật tư-vậtliệu để triển khai các công việc được giao, dự trù thay thế sửa chữa bảodưỡng thiết bị, đảm bảo máy móc hoạt động thường xuyên

 Chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm của Nhà xuất bản và khách hàngđúng thời gian giao hàng.

 Khi cần xưởng in được phép thuê lao động để hoàn thành nhiệm vụđược giao và được hạch toán vào thành phẩm sau khi đã báo cáo vàđược sự đồng ý của ban giám đốc Nhà xuất bản

 Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo quyđịnh pháp luật, quy chế hiện hành của trường

học Kinh tế Quốc dân

1.4.1 Quy trình xuất bản

Sơ đồ xuất bản một văn hóa phẩm:

Hiện nay, Nhà xuất bản chủ yếu nhận các bản thảo từ các giáo viên,khoa, bộ môn trong trường Đại học Kinh tế Quốc dân Bản thảo đầu tiên sẽđược đưa đến phòng kế hoạch và phát hành Tại đây bản thảo sẽ được lưu

chuyển xin quyết định và qua các công đoạn như trên sơ đồ xuất bản trên.Như vậy để có thể xuất bản một tài liệu thì cần phải qua nhiều công đoạn vàqua nhiều cấp quyết định, do đo mất rất nhiều thời gian và công sức.

1.4.2 Quy trình bán sản phẩm

Một bản thảo sau khi đã được xuất bản sẽ được phát hành ra công chúng, hiệntại Nhà xuất bản phát hành bán ra công chúng theo bốn hình thức chính sau:

 Bán buôn: Sách, báo, ấn bản phẩm được bán với số lượng lớn cho các

đại lý và sẽ được tính giá chiết khấu

 Bán lẻ tại Nhà sách: Ấn bản phẩm được bán tại Nhà sách sẽ được hỗ

trợ giá bán cho các đối tượng là sinh viên, giảng viên của trường

 Ký gửi tại các đại lý, siêu thị: Ấn bản phẩm đem đi ký gửi sẽ được bán

với mức giá đã cộng thêm giá của đại lý và siêu thị

 Chào bán qua mạng: Hiện tại Nhà xuất bản có đăng ký bán qua mạng

tại trang web http://www.raovat.com

1.4.3 Định hướng đề tài nghiên cứu

Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu tình hình hoạt động và quy trìnhxuất bản của Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân, em nhận thấyquy trình xuất bản một ấn bản phẩm, phương pháp định giá một ấn bản là rấtphức tạp và được tiến hành thủ công Do đó, thời gian xuất bản một ấn bảnphẩm thường bị kéo dài đến vài tháng, thậm chí hàng năm dẫn đến thườngkhông đáp ứng kịp nhu cầu của thị trường và sai tiến độ xuất bản theo kếhoạch của Nhà xuất bản Bên cạnh đó, việc theo dõi tiến độ của từng khâutrong quy trình xuất bản chưa có khiến việc quản lý tiến độ gặp phải nhiềukhó khăn Đồng thời việc quản lý vật tư cho hoạt động xuất bản cũng gặp phảinhiều khó khăn và được tiến hành rất thủ công

Căn cứ vào các phân tích trên, để phát triển nhanh hơn nữa Nhà xuấtbản cần phải có một giải pháp xây dựng hệ thống thông tin phục vụ cho việcquản lý xuất bản và định giá xuất bản phẩm Theo đó hệ thống có khả năngliên kết các bộ phận tham gia vào quy trình xuất bản nhằm quản lý chi tiếndiễn biến quá trình xuất bản và có khả năng định giá cho xuất bản phẩm mộtcách tự động Hơn thế nữa hệ thống còn có chức năng quản lý nguồn vật tưphục vụ cho việc xuất bản Khi hệ thống được triển khai sẽ phục vụ đắc lựccho hoạt động quản lý của Nhà xuất bản.

Xuất phát từ thực trạng hoạt động của Nhà xuất bản trường Đại học

Kinh tế Quốc dân Em xin chọn đề tài thực tập tốt nghiệp là: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý quy trình xuất bản tại Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân”.

1.4.5 Phạm vi đề tài

Hệ thống quản lý quy trình xuất bản có chức năng hỗ trợ các nhân viêncủa Nhà xuất bản trong việc quản lý tiến độ xuất bản cũng như nguồn vật tưphục vụ cho việc xuất bản ấn phẩm Hệ thống cho phép việc quản lý tiến độcủa quá trình xuất bản, phục vụ đắc lực trong việc ước định giá của một ấnphẩm trước khi đem ra thị trường, cũng như quản lý và đưa ra các thông báo

về lượng vật tư phục vụ sản xuất trong kho Thông qua phần mềm, giám đốcNhà xuất bản có thể quản lý quy trình xuất bản theo đúng tiến độ thực và cóthể xem được các báo cáo hoàn chỉnh và đúng tiến độ

1.4.6 Công cụ lập trình

Hệ thống quản lý xuất bản được xây dựng dựa trên ngôn ngữ lập trìnhVisual Basic 6.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003 Lý do lựa chọn 2công cụ trên là vì Visual Basic 6.0 là một ngôn ngữ lập trình chuyên nghiệp,giúp lập trình viên có thể nhanh chóng tạo ra một ứng dụng chạy trên hệ điều

hành Windown với đầy đủ các chức năng cần thiết của một phần mềm quản lýcòn Access 2003 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng nhất hiện nay VisualBasic 6.0 là ngôn ngữ lập trình được đưa vào giảng dạy như một công cụchính của môn “Lập trình trong quản lý” tại khoa Tin học Kinh tế trường đạihọc Kinh tế Quốc dân Với Access 2003, người dùng có thể tạo được một cơ

sở dữ liệu với đầy đủ các chức năng cần thiết và dễ dàng Cũng như VisualBasic 6.0, Access 2003 là môn học chính của khoa Tin học Kinh tế trường đạihọc Kinh tế Quốc dân Từ đó cho thấy việc sử dụng 2 ngôn ngữ này trongviệc xây dựng hệ thống quản lý xuất bản là hoàn toàn đúng đắn

CHƯƠNG II.

Vấn đề phương pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin

2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin

2.1.1 Khái niệm chung

Dữ liệu: là những ghi chép khách quan ban đầu về những hiện tượng, sự

vật và con người

Thông tin: là sự thể hiện mối quan hệ giữa các dữ liệu, nhằm một mục

đích nhất định

Vai trò của thông tin trong quản lý

Hoạt động thông tin gắn chặt với hoạt động quản lý Thông tin lànguyên vật liệu cũng như sản phẩm của lao động quản lý, nên không cóthông tin thì không có quản lý Thực tế, lao động quản lý ngày càng phứctạp do áp lực của thời gian cho các nhà quản lý, do áp lực về không gian.Nhà quản lý dùng 90% lao động với thông tin Vì vậy, hệ thống thông tincũng ngày càng phức tạp

2.1.2 Hệ thống thông tin

2.1.2.1 Định nghĩa

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phầncứng, phần mềm, dữ liệu và viễn thông thực hiện hoạt động thu thập, lưutrữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc gọi là môitrường

Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết

bị tin học hoặc không tin học Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tinđược lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nócùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Ouputs)được chuyển đến các đích (Destination) hoặc được cập nhật vào khochứa dữ liệu

 Các yếu tố cấu thành HTTT:

2.1.2.2 Phân Loại

a, Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction

Processing System)

Như tên của chúng đã nói rõ các hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữliệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, hoặc vớinhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó Các giao dịchsản sinh ra các tài liệu và giấy tờ thể hiện các giao dịch đó Các hệ thống xử

lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạtđộng của tổ chức Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp Có thể kể

ra các hệ thống thuộc loại này như: hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làmhóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng kí môn học củasinh viên, cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện…

 Hệ thống thông tin quản lý MIS: (Management

Information System)

Là những hệ thống thông tin trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức,các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặclập kế hoạch chiến lược Chúng chủ yếu dựa vào cơ sở dữ liệu được tạo ra bởicác hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Nóichung chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản ly tổ chức một cách định kìhoặc theo yêu cầu Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt nào đó của

tổ chức Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tìnhhình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại vớimột dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngànhcông nghiệp, dữ liệu hiện thời và dữ liệu lịch sử…

Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh

từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụthuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hê xử lý giao dich

Ví dụ về các hệ thống thông tin quản lý: hệ thống phân tích năng lực bánhàng, theo dõi chỉ tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên,nghiên cứu về thị trường…

 Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định DSS:

(Decision Support System)

Là các hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạtđộng ra quyết định Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là mộtquy trình gốm ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá cácphương án giải quyết và lựa chọn một phương án

Một hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tincho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cầnphải ra Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hóa để có thể phânlớp và đánh giá các giải pháp

Nói chung đây là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều

cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giátình hình

 Hệ thống thông tin chuyên gia ES: (Expert System)

Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệnhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức củachuyên gia về một linh vực nào đó Hệ thống chuyên gia được hình thành bởimột cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn

Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là một sự mở rộng củanhững hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc nhưmột sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ Tuy nhiên đặc

trưng của nó nằm ở việc sử dụng một số kĩ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu

là kĩ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắcchuyên gia sử dụng

 Hệ thống thông tin tạo lợi thế cạnh tranh ISCA:

(Information System for Competitive Advantage)

Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược.Giúp doanh nghiệp giảm giá thành sản phẩm, nâng cao chất lượng, trợ giúpcác thủ tục, trợ giúp tốt hơn sau bán hàng, cung cấp thông tin tốt hơn chokhách hàng và khách hàng tiềm năng

Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý dodẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó đượcphát triển, chỉ nghĩ rằng nó đơn giản chỉ là một hệ thống xử lý giao dịch, hệthống thông tin quản lý, hệ trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia Hệthống thông tin tăng cường khả năng được thiết kế cho những người sử dụng

là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp vàcũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp… (trong khibốn loại hệ thống trên người sử dụng là cán bộ trong tổ chức) Nếu như những

hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lýcủa tổ chức thì hệ thống tăng cường sức mạnh cạnh tranh là những công cụthực hiện những ý đồ chiến lược Chúng cho phép tổ chức thành công trongviệc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thaythế và các tổ chức khác trong cùng ngành công nghiệp

Ví dụ:

- Việc lắp đặt các trạm đầu cuối cho phép khách hàng của một công typhân phối dược phầm chuyển trực tiếp đơn đặt hàng vào máy tính củanhà cung cấp sẽ lôi cuốn khách hàng

- Một nhà sản xuất tủ bếp tạo cho khách hàng một hệ trợ giúp lựa chọnkiểu mẫu thiết kế tủ bếp có thể tăng mạnh thị phần của mình.

b, Phân chia theo chức năng quản trị của doanh nghiệp

Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý vàmỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ

2.1.4 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống liên kết hệ thống ra quyết định

và hệ thống tác nghiệp Có chức năng thu thập thông tin từ hệ thống tácnghiệp sau đó cung cấp cho hệ thống ra quyết định phục vụ cho việc ra quyếtđịnh

2.1.5 Các bước tiến hành phát triển một hệ thống thông tin quản lý

Một hệ thống thông tin là một tổng thể phức tạp với sự kết hợp củanhiều yếu tố với các ràng buộc Vì vậy, để xây dựng hệ thống thông tin đạthiệu quả cao nhất phải tuân thủ quy trình và phương pháp phát triển một cách

khoa học Một cách tổng quát quy trình phát triển một hệ thống thông tin baogồm bảy bước được trình bày trong hình vẽ sau:

Ở mỗi giai đoạn lại bao gồm một dãy các công việc cần giải quyết vàcuối mỗi công đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hayngừng phát triển hệ thống Quyết định này được trợ giúp dựa trên nội dungbáo cáo mà phân tích viên hệ thống hoặc nhóm phân tích viên trình bày chongười sử dụng

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn này cung cấp cho lãnh đạo tổ chức những dữ liệu đích thực

để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi vào hiệu quả của một dự án phát triển

hệ thống.Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:

 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

 Làm rõ yêu cầu

 Đánh giá khả năng thực thi

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêucầu với mục đích chính là hiểu rõ vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xácđịnh nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi vànhững ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định những mục tiêu mà hệthống thông tin mới phải đạt được Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chitiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới Đểlàm được những công việc trên giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các côngđoạn sau:

 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

 Nghiên cứu hệ thống thực tại

 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

 Đánh giá lại tính khả thi

 Thay đổi đề xuất của dự án

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Xác định các yêu

cầu hệ thống

2.0 Cấu trúc hoá các yêu cầu

3.0 Tìm và lựa chọn các giải pháp

Hồ sơ dự án

Ghi chép phỏng vấn, kết quả, khảo sát, quan sát các mẫu

Các yêu cầu HT

Mô tả về HT hiện tại và

HT mới

Mô tả về hệ thống mới

Chiến lược đề xuất cho HT mới

Kế hoạch xây dựng HTTT, lịch phân

tích HT, yêu cầu dịch vụ của HT

Các bước của giai đoạn phân tích chi tiết

Người ta sử dụng các phương pháp thu thập thông tin và các công cụ

mô hình hoá để tiến hành phân tích chi tiết hệ thống thực tại

 Các phương pháp thu thập thông tin

- Phỏng vấn: cho phép thu được những xử lý theo cách khác nhau với

mô tả trong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế, sốngười này có thể không được ghi trên văn bản tổ chức Phỏng vấn cho phépthu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó cóthể nắm bắt được khi tham khảo tài liệu

- Nghiên cứu tài liệu: cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía

cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, doanhnghiệp, thực trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai

trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tinvào ra Thông tin trên tài liệu phản ánh được quá khứ, hiện tại và tương laicủa tổ chức.

- Sử dụng phiếu điều tra: phương pháp này được thực hiện khi muốn thu

thập thông tin với số lượng lớn, trên phạm vi rộng Sử dụng phiếu điều tra chophép có thể lựa chọn được nhóm đối tượng cần điều tra hoặc chỉ chọn nhữngđối tượng thoả mãn điều kiện nào đó

- Quan sát: Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện

trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai…

 Sử dụng các công cụ mô hình hoá

Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram)

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cáchthức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữtrong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp sử dụng của sơ đồ IFD

Xử lý

Kho lưu trữ dữ liệu

Dòng thông tin

Điều khiển

Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)

Sơ đồ luồng dữ liệu là công cụ mô hình hoá diễn tả dữ liệu di chuyểntrong một hệ thống thông tin bằng cách diễn tả mối kết hợp giữa các

Tài liệu

dòng dữ liệu, diễn tả nơi chứa dữ liệu và diễn tả thành phần xử lý biếnđổi dữ liệu.

Sơ đồ DFD sử dụng bốn ký pháp cơ bản là thực thể, tiến trình, kho dữliệu và dòng dữ liệu

Các ký pháp cơ bản của DFD

Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Mục đích của giai đoạn thiết kế logic là xác định tất cả các thành phầnlogic của hệ thống mới về mặt logic, xác định nội dung cơ sở dữ liệu, các hợpthức hoá sẽ được thực hiện và các dữ liệu đầu vào, cho phép loại bỏ được cácvấn đề của hệ thống thực tại và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từcác giai đoạn trước Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau:

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

 Thiết kế xử lý

Tên người/bộ phận phát/nhận thông tin

 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

 Hợp thức hoá mô hình logic

Sản phẩm đưa ra của giai đoạn thiết kế logic là mô hình hệ thống mớibằng các sơ đồ luồng dữ liệu DFD, các cấu trúc dữ liệu DSD (Data StructureDiagram), các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Khi mô hình logic được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng,thì các phân tích viên phải nghiêng về các phương án khác nhau để cụ thể môhình logic Mỗi phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài hệ thốngnhưng chưa phải là một mô tả chi tiết Một báo cáo sẽ được trình lên nhữngngười sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện Những người sử dụng

sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫntôn trọng các ràng buộc của tổ chức

 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

 Xây dựng các phương án của giải pháp

 Đánh giá các phương án của giải pháp

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương

án giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài:

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp đượclựa chon Đây là giai đoạn rất quan trọng vì những mô tả ở đây có ảnh hưởngtrực tiếp đến công việc hành ngày của người dùng Thiết kế vật lý ngoài baogồm hai tài liệu kết quả cần có: trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả cácđặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật Tiếp đó là tài

liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giaodiện với phần tin học hoá Những công đoạn chính của giai đoạn này gồm có:

 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

 Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra

 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

 Thiết kế các thủ tục thủ công

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kết vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống:

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống làphần tin học hoá của hệ thống thông tin Kết quả của giai đoạn ngay là các tàiliệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về

 Chuẩn bị tài liệu

Gia đoạn 7: Cài đặt và khai thác:

Cài đặt hệ thống thực hiện việc chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệthống mới thoả mãi được yêu cầu thực hiện việc chuyển đổi sao cho va chạm

và xung đột thấp nhất Giai đoạn này bao gồm các công việc:

 Lập kế hoạch cài đặt

 Chuyển đổi

 Khai thác và bảo trì

2.2 Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Access và Visual Basic

2.2.1 Tổng quan về Visual Basic

2.2.1.1 Khái niệm và lịch sử hình thành

Microsoft Visual Basic (viết tắt là VB) là cách dễ dàng nhất và nhanhnhất để xây dựng một chương trình ứng dụng chạy trên nền MicrosoftWindow VB cũng cấp sẵn một tập đầy đủ các công cụ để làm nhanh, đơn giảnquá trình phát triển ứng dụng

“Visual” chỉ cách tạo giao diện người dùng đồ hoạ (GUI – graphic userinterface) một cách trực quan Thay vì phải viết rất nhiều dòng lệnh để mô tảhình dáng và vị trí của các phần tử tạo nên giao diện, thì nay chỉ cần đặt nhữngđối tượng đã được xây dựng sẵn lên màn hình (như cách vẽ một bức tranhbằng chương trình Point)

“Basic” chỉ tới ngôn ngữ lập trình BASIC một trong những ngôn ngữlập trình nổi tiếng VB phát triển từ ngôn ngữ BASIC và hiện chứa rất nhiềucâu lệnh, hàm, từ khoá, mà nhiều trong số chúng có liên quan trực tiếp tới GUIcủa Windows Người mới lập trình có thể tạo những chương trình hữu íchbằng cách học sử dụng một số ít các câu lệnh Còn những người lập trìnhchuyên nghiệp có thể sử dụng VB để thực hiện bất kỳ công việc nào mà cácngôn ngữ lập trình cho Windows khác có thể làm được

Ngôn ngữ lập trình Visual Basic không chỉ duy nhất được sử dụng trongxây dựng chương trình bằng sản phẩm Microsoft Visual Basic Phiên bản VBcho lập trình các ứng dụng (VBA) có trong Mcrosoft Excel, MicrosoftAccess VBScript là ngôn ngữ Script được sử dụng rộng rãi trong các ứngdụng Web

2.2.1.2 Các phiên bản của ViSualBasic 6.0

VisualBasic nằm trong bộ phần mềm Visual Studio được bán ở 3 bảnkhác nhau, phù hợp cho những yêu cầu phát triển khác nhau :

Bản Visual Basic Learning: Cho phép lập trình viên xây dựng các ứng

dụng chạy trên MS Windows 95/98/NT/2000 Bản này chứa đầy đủ các điềukhiển cơ sở (Intrinsic Control), cùng với các điểu khiển lưới (Grid), Tab, vàđiều khiển gắn - dữ liệu Tài liệu đi kèm bản này gồm có đĩa CDROM chứa

‘Learn VB Now’ và ‘Microsoft Develope Network (MSDN) Library’

Bản Visual Basic Professional : Chứa tất cả các tính năng của văn bản

Visual Basic Learning, cùng với: ActiveX Control, Internet Infomation SeverApplication Designer, thích hợp với Visual Database Tools, DataEnvironment, Active Data Objects, Dynamic HTML Page Designer Tài liệu

đi kèm với bản Professional chứa sách ‘Visual Studio Professional Features’cùng với thư viện tài liệu ‘Microsoft Developer Network’

Bản Visual Basic Enterprise : Cho phép những lập trình viên chuyên

nghiệp tạo các ứng dụng mạnh, phân tán Nó gồm các tính năng của bảnProfessional, cùng với công cụ cho bộ ‘Back Office’ như : SQL Server,Microsoft Transaction Server, Internet Infomation Server, Visual SourceSafe,SNA Server Tài liệu của bản Enterprise gồm sách ‘Visual StudioProfessional Features’ cùng với thư viện tài liệu ‘Microsoft DeveloperNetwork’

 Phiên bản Visual Basic hiện hành là Visual Basic 6.0 (Các phiênbản thông dụng trước đó là 3.0, 4.0 và 5.0)

 Phiên bản VB 6.0 ra đời năm 1998 trong bộ Visual Studio 6.0

 Phiên bản VB 6.0 có nhiều đặc điểm mới, tính năng tăng cườnghơn so với các phiên bản trước đó:

 Truy nhập cơ sở dữ liệu (ADO, Data Environment )

2.2.2.2 Giới thiệu về Access2003

Microsoft Access 2003 là một thành phần trong chùm phần mềm ứngdụng của bộ Microsoft Office Professional Access 2003 là một hệ quản trị cơ

sở dữ liệu (DataBase Management System DBMS) cho phép quản lý các sốliệu một cách thống nhất có tổ chức, liên kết các số liệu rời rạc lại với nhau vàgiúp người sử dụng có thể thiết kế chương trình một cách tự động, tránh đượcnhững thao tác thủ công trong quá trình tính toán xử lý Phiên bảo đầu tiêncủa Access ra đời vào năm 1989 Từ đó đến nay Access đã không ngừng đượccải tiến và đã có các phiên bản mang số hiệu 1.0; 1.1; …2.0; Access 95;Access 97; Access 2000; Access 2003; Access 2003 và phiên bản mới nhất làAccess 2007

a Một số ứng dụng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003

Access có rất nhiều chức năng để đáp ứng những nhu cầu khác nhau vềCSDL Có thể dùng Access để phát triển sáu kiểu ứng dụng phổ biến nhất, đólà:

 Ứng dụng cá nhân

 Ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ.

 Ứng dụng trong nội bộ từng phòng ban

 Ứng dụng cho toàn công ty

 Ứng dụng ở tuyến trước cho các CSDL theo mô hình khách/chủtrên phạm vi toàn doanh nghiệp

 Ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan và mạng máy tínhquốc tế

- Dùng Access làm nền cho các ứng dụng cá nhân : Có thể dùng Access

để phát triển những hệ thống quản lý dữ liệu đơn giản của cá nhân Nhiềungười đã tự động hoá hầu hết các công việc quản lý dữ liệu cá nhân cho bảnthân mình, từ quản lý tài chính, tài liệu, số điện thoại và địa chỉ đến quản lýbăng đĩa, gia phả Với những ứng dụng không mấy cầu kỳ, Access đặc biệt

dễ dùng

- Ứng dụng Access cho các doanh nghiệp nhỏ : Access là một công cụ

tuyệt vời để phát triển những ứng dụng phục vụ cho công tác quản lý và điềuhành một doanh nghiệp nhỏ Những Wizard của Access cho phép dễ dàng vànhanh chóng xây dựng nền móng cho một ứng dụng Khả năng đưa vào ứngdụng Access những đơn vị (module) chương trình viết bằng Visual Basic giúpcán bộ lập trình tạo ra các thư viện bao gồm các thủ tục (sub) và những hàm(function) có thể sử dụng lại Khả năng bổ sung chương trình vào “phía sau”những mẫu và báo cáo cho phép họ thiết kế được những giao diện hoạt độngtrôi chảy và ứng xử linh hoạt trước những sự kiện do người dùng gây ra Tuynhiên, quá trình sử dụng Access đã phát triển một ứng dụng chuyên biệt chomột doanh nghiệp nhỏ cũng đòi hỏi đáng kể về thời gian, tài chính, trình độchuyên nghiệp

- Ứng dụng Access ở cấp phòng ban: Access cũng rất tiện dùng để phát

triển những ứng dụng cho các phòng ban thuộc những công ty lớn Hầu hết

các phòng ban thuộc những công ty lớn đều có đủ ngân sách để tạo ra nhữngứng dụng được thiết kế một cách hoàn hảo Hơn nữa, nhiều phòng ban còn cónhững nhân viên rất hăng say thiết kế mẫu và báo cáo Họ sẵn sàng phối hợpvới các chuyên gia phần mềm để tạo nên những ứng dụng đáp ứng một cáchtối ưu những nhu cầu thông tin của phòng ban.

- Ứng dụng Access cho toàn doanh nghiệp: Access dùng để tạo ra những

ứng dụng xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin trên toàn bộ phạm vi của một cơquan với quy mô vừa phải

- Dùng Access như phần mềm ở tuyến trước cho các ứng dụng

khách/chủ trên phạm vi toàn doanh nghiệp Hoạt động ở tuyến trước, Access

đảm đương việc hiện thông tin tìm được từ máy chủ dưới dạng những mẫu,báo cáo hay trang dữ liệu

- Dùng Access cho những ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan

hay mạng quốc tế: Nhờ những trang tiếp cận dữ liệu mà người dùng Intranet

và Internet có thể cập nhật dữ liệu qua một trình duyệt web như InternetExplorer Các trang tiếp cận dữ liệu là những tài liệu HTML bị ràng buộc trựctiếp vào một CSDL Access Ngoài các trang tiếp cận dữ liệu, Access còn chophép xuất bản các đối tượng của CSDL thành những trang HTML hay XML.Những trang động được xuất bản qua một máy chủ Web và cung cấp chongười dùng dữ liệu mới nhất lấy từ CSDL

Microsoft Access 2003 hoạt động tốt trong môi trường của hệ điều hànhWindows với các phiên bản 2000, XP, 2003

2.2.3 Quan hệ giữa VB và Access

Khi lần đầu tiên Microsoft đưa Access ra thị trường, một vàichuyên gia lập trình máy tính đã cảm thấy phảng phất nỗi e ngại trước nguy

cơ thất nghiệp bởi vì dường như ai cũng có thể phát triển những ứng dụngAccess Thực tế thì không dễ dàng đến mức vậy: khi các ứng dụng Access

càng phức tạp thì càng đòi hỏi phải lập trình với trình độ ở mức chuyênnghiệp, trong đó có sử dụng Visual Basic làm công cụ Visual Basic là mộtcông cụ lập trình để phát triển các ứng dụng cao cấp của cơ sở dữ liệu trên hệ

cơ sở dữ liệu Access

CHƯƠNG III.

XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ QUY TRÌNH XUẤT BẢN VÀ LƯU KHO TẠI NHÀ XUẤT BẢN TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

3.1 Bài toán quản lý quy trình xuất bàn và lưu kho tại Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân.

3.1.1 Quy trình quản lý xuất bàn và lưu kho

Khi tác giả cầm bản thào đến đăng ký xuất bản tại phòng kế hoạch pháthành của Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân, sau khi xem xéttính hợp pháp và hợp lý của các thông tin phòng kế hoạch sẽ làm đơn xinđăng ký kế hoạch phát hành lên ban giám đốc Nếu bản thảo được phép xuấtbản thì sẽ được đăng ký một mã xuất bản dùng làm mã sách để in lên sách saukhi xuất bản và làm hợp đồng xuất bản với tác giả Khi đó phòng kế hoạch sẽlưu các thông tin về tác giả và bản thảo, rồi đưa bản thảo cho phòng biên tập.Phòng biên tập có nhiệm vụ biên tập bản thảo về mặt nội dung cũng như hìnhthức và bìa sách Sau khi biên tập phòng biên tập sẽ đưa lại bản thảo đã chỉnhsửa cho phòng kế hoạch, tại đây phòng kế hoạch sẽ gửi một bản cho tác giả.Nếu tác giả đồng ý với cách biên tập đó thì phòng kế hoạch sẽ ra soạn quyếtđịnh xuất bản trình ban giám đốc Quyết định xuất bản sau khi đã được phêduyệt sẽ được đưa đến xưởng in cùng bản thảo Xưởng in sau khi nhận bảnthảo và quyết định xuất bản sẽ xem xét và tính toán nguyên vật liệu cần thiếtcùng chi phí xuất bản dự tính trình lên phòng kế hoạch Bản báo cáo về sốlượng vật tư và chi phí xuất bản sau khi đã được tác giả thông qua sẽ được

phê duyệt xuất kho vât tư Xưởng in nhận lệnh xuất kho lấy vật tư và thựchiện các thao tác xuất bản như: in bản kẽm, in phim….Sách sau khi in ấn sẽđược đưa đến kho sách và chờ xuất lưu chiểu.

Kho vật tư có nhiệm vụ quản lý và xuất nhập vật tư phục vụ cho việc in

ấn Trong trường hợp có một loại vật tư gần hết sẽ phải báo cáo lên phòng kếhoạch để xin nhập vật tư Sau khi có quyết định nhập vật tư sắp hết, kho vật

tư sẽ cho phép nhập vào từ các nhà cung cấp cụ thể và lưu các thông tin vềnhà cung cấp cũng như thông tin về các vật tư được nhập vào Hàng tháng vàhàng quý sẽ phải báo cáo lượng vật tư tồn kho cho đến thời điểm hiện tại

3.1.2 Thông tin đầu vào:

 Danh sách tác giả

 Thông tin về xuất bản phẩm

 Danh sách nhà cung cấp

 Danh mục vật tư

 Hóa đơn nhâp, xuất vật tư

3.1.3 Thông tin đầu ra:

 Báo cáo danh sách tác giả hợp đăng ký xuất bản

 Báo cáo danh sách nhà cung cấp bán vật tư

 Báo cáo vật tư tồn kho

 Quyết định xuất bản văn hóa phẩm

 Báo cáo danh sách vật tư cần thiết cho xuất bản

 Báo cáo chi phí xuất bản