MỤC LỤC
Xưởng in Nhà xuất bản là đơn vị trực thuộc Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân; thực hiện in sách và văn hóa phẩm theo kế hoạch của Nhà xuất bản và của trường theo đúng quy định của luật xuất bản; pháp luật của nhà nước và quy chế của cơ quan quản lý cấp trên. Tổ chức khai thác thêm nguồn hàng và việc làm từ các cơ quan ngoài Nhà xuất bản, đăng ký nhiệm vụ tại văn phòng Nhà xuất bản và tổ chức sản xuất. Bảo toàn vốn để duy trì và phát triển sản xuất, góp phần nâng cao đời sống và thu nhập của Nhà xuất bản.
Đề xuất các phương án đầu tư, mở rộng sản xuất và phương thức quản lý hoạt động của xưởng in phù hợp cơ chế hoạt động của Nhà xuất bản và tuân thủ hành lang pháp lý được quy định trong luật xuất bản và các văn bản dưới luật. Tổ chức triển khai kế hoạch của Nhà xuất bản, lập kế hoạch vật tư-vật liệu để triển khai các công việc được giao, dự trù thay thế sửa chữa bảo dưỡng thiết bị, đảm bảo máy móc hoạt động thường xuyên. Chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm của Nhà xuất bản và khách hàng đúng thời gian giao hàng.
Khi cần xưởng in được phép thuê lao động để hoàn thành nhiệm vụ được giao và được hạch toán vào thành phẩm sau khi đã báo cáo và được sự đồng ý của ban giám đốc Nhà xuất bản. Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo quy định pháp luật, quy chế hiện hành của trường.
Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu tình hình hoạt động và quy trình xuất bản của Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân, em nhận thấy quy trình xuất bản một ấn bản phẩm, phương pháp định giá một ấn bản là rất phức tạp và được tiến hành thủ công. Do đó, thời gian xuất bản một ấn bản phẩm thường bị kéo dài đến vài tháng, thậm chí hàng năm dẫn đến thường không đáp ứng kịp nhu cầu của thị trường và sai tiến độ xuất bản theo kế hoạch của Nhà xuất bản. Căn cứ vào các phân tích trên, để phát triển nhanh hơn nữa Nhà xuất bản cần phải có một giải pháp xây dựng hệ thống thông tin phục vụ cho việc quản lý xuất bản và định giá xuất bản phẩm.
Theo đó hệ thống có khả năng liên kết các bộ phận tham gia vào quy trình xuất bản nhằm quản lý chi tiến diễn biến quá trình xuất bản và có khả năng định giá cho xuất bản phẩm một cách tự động. Hệ thống quản lý quy trình xuất bản có chức năng hỗ trợ các nhân viên của Nhà xuất bản trong việc quản lý tiến độ xuất bản cũng như nguồn vật tư phục vụ cho việc xuất bản ấn phẩm. Hệ thống cho phép việc quản lý tiến độ của quá trình xuất bản, phục vụ đắc lực trong việc ước định giá của một ấn phẩm trước khi đem ra thị trường, cũng như quản lý và đưa ra các thông báo về lượng vật tư phục vụ sản xuất trong kho.
Lý do lựa chọn 2 công cụ trên là vì Visual Basic 6.0 là một ngôn ngữ lập trình chuyên nghiệp, giúp lập trình viên có thể nhanh chóng tạo ra một ứng dụng chạy trên hệ điều. Visual Basic 6.0 là ngôn ngữ lập trình được đưa vào giảng dạy như một công cụ chính của môn “Lập trình trong quản lý” tại khoa Tin học Kinh tế trường đại học Kinh tế Quốc dân.
Vấn đề phương pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Bản báo cáo về số lượng vật tư và chi phí xuất bản sau khi đã được tác giả thông qua sẽ được phê duyệt xuất kho vât tư. Xưởng in nhận lệnh xuất kho lấy vật tư và thực hiện các thao tác xuất bản như: in bản kẽm, in phim….Sách sau khi in ấn sẽ được đưa đến kho sách và chờ xuất lưu chiểu. Kho vật tư có nhiệm vụ quản lý và xuất nhập vật tư phục vụ cho việc in ấn.
Trong trường hợp có một loại vật tư gần hết sẽ phải báo cáo lên phòng kế hoạch để xin nhập vật tư. Sau khi có quyết định nhập vật tư sắp hết, kho vật tư sẽ cho phép nhập vào từ các nhà cung cấp cụ thể và lưu các thông tin về nhà cung cấp cũng như thông tin về các vật tư được nhập vào. Hàng tháng và hàng quý sẽ phải báo cáo lượng vật tư tồn kho cho đến thời điểm hiện tại.
Phân tích hệ thống thông tin quản lý xuất bản và lưu kho tại Nhà xuất bản trường Đại học
Sau đó phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới. Trước hết người ta tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết bài toán người ta gộp chúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên trên cho đến module chính. Sau đó sẽ thiết kế thêm một số chương trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ và cuối cùng là thiết kế một chương trình làm nhiệm vụ tập hợp các module thành một hệ chương trình thống nhất, hoàn chỉnh.
Nên nhóm các trường thông tin trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo chức năng hoặc theo tầm quan trọng. Sử dụng tối đa là 3 màu trêm 1 form chức năng và chỉ tô màu nhấn mạnh những trường thông tin quan trọng. Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin chương trình sẽ cho phép đăng nhập và phân quyền quản lý theo cấp độ quyền hạn.
Đây là giao diện mà các nhân viên có quyền admin có thể vào chỉnh sửa thông tin của các thành viên hoặc xóa tài khoản sử dụng. Giao diện cho phép cập nhật và thay đổi các thiết đặt của tham số hệ thống về tính bù trừ phần trăm khi xuất bản một ấn phẩm. Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh chóng tác giả đã và đang đăng ký xuất bản tại Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân.
Người dùng có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau như theo mã tác giả, theo tên tác giả, theo số điện thoại. Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh chóng các bản thảo đã và đang đăng ký xuất bản tại Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Trước khi nhập thông tin hóa đơn nhập vật tư cần phải cập nhật thông tin của nhà cung cấp tại giao diện danh sách nhà cung cấp.
Giao diện cập nhật danh sách nhà cung cấp có chức năng cập nhật chính sửa các thông tin về nhà cung cấp vật tư cho Nhà xuất bản. Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh chóng nhà cung cấp đã và đang đăng cung cấp vật tư cho Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Người dùng có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau như theo mã nhà cung cấp, theo tên tên nhà cung cấp, theo số điện thoại.
Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh chóng các vật tư có trong kho vật tư của Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Người dùng có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau như theo mã nhà cung cấp, theo tên tên nhà cung cấp, theo số điện thoại.