Tính cấp thiết của đề tài
Tốc độ tăng trưởng GDP của Việt Nam năm 2015 đạt khoảng 6,68%, đưa nước này trở thành một trong hai quốc gia có tăng trưởng GDP bình quân cao nhất thế giới Việc gia nhập Hiệp định Đối tác xuyên Thái Bình Dương (TPP) và ký kết Hiệp định thương mại tự do Việt Nam-EU (EVFTA) đã mở ra nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực logistics và kho bãi như Công ty Cổ phần Tân Cảng 128 - Hải Phòng Tuy nhiên, môi trường kinh doanh luôn biến đổi, đặt ra thách thức cho các doanh nghiệp trong việc thích ứng và khai thác cơ hội Để đối phó, doanh nghiệp cần xây dựng cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh và phân quyền hợp lý, vì tổ chức tốt là nền tảng cho quản trị hiệu quả Khoảng 75-80% vấn đề phức tạp trong quản trị xuất phát từ nhược điểm trong tổ chức Phân công lao động khoa học và phân quyền hợp lý sẽ giúp nhân viên phát huy năng lực, tạo điều kiện cho sự mở rộng và đa dạng hóa tổ chức, đồng thời nâng cao tính độc lập và sáng tạo cho đội ngũ quản lý Do đó, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền là yêu cầu cấp thiết cho các doanh nghiệp Việt Nam trong giai đoạn hội nhập toàn cầu hiện nay.
Công ty Cổ phần Tân Cảng 128- Hải Phòng, được thành lập theo Quyết định số:
Công ty được thành lập theo quyết định 10479 ngày 03 tháng 11 năm 2008 của Tư lệnh Hải quân, chính thức hoạt động từ ngày 01 tháng 7 năm 2009, nhằm mục tiêu phát triển kinh tế bền vững Tuy đã trải qua nhiều thay đổi về cơ cấu tổ chức và phân quyền, hiện tại, cơ cấu phòng ban của công ty vẫn chưa hợp lý và sự tương tác giữa các phòng ban chưa hiệu quả Điều này dẫn đến việc công ty thiếu linh hoạt và nhạy bén trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng.
Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty Cổ phần Tân Cảng 128 - Hải Phòng là rất cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động Do đó, tôi đã quyết định chọn đề tài khóa luận về vấn đề này.
Tân Cảng 128- Hải Phòng” để nghiên cứu.
Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
Tính đến thời điểm hiện tại, chưa có nghiên cứu nào tập trung vào việc "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Cổ phần Tân Cảng 128 - Hải Phòng" Tuy nhiên, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền luôn là vấn đề cấp thiết trong mọi doanh nghiệp Nhiều công trình nghiên cứu đã được thực hiện về chủ đề này, chẳng hạn như: Đề tài của Phạm Văn Quân về "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng và thương mại Tam Sơn", Lương Thị Thúy Kiều với đề tài "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH Giao Nhận Tân Tiến Việt Nam", Nguyễn Thị Tuyết nghiên cứu về "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Hành Tinh Xanh", và Hoàng Thị Mai với đề tài "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng ALINE".
Các nghiên cứu đã chỉ ra những lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp, đồng thời phân tích thực trạng của từng doanh nghiệp Bài viết đánh giá ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân liên quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền, từ đó đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm cải thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền cho các doanh nghiệp.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu của nghiên cứu này là phân tích cơ sở lý luận và thực trạng cơ cấu tổ chức phân quyền tại công ty Cổ phần Tân Cảng 128 - Hải Phòng Từ đó, nghiên cứu sẽ đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý.
+ Hệ thống hóa một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp.
Bài viết này phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức cũng như phân quyền tại Công ty Cổ phần Tân Cảng 128 - Hải Phòng, nhằm cung cấp cơ sở thực tiễn cho việc đề xuất các giải pháp và kiến nghị hiệu quả.
+ Đề xuất một số giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Cổ phần Tân Cảng 128- Hải Phòng.
Phương pháp nghiên cứu
5.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Phiếu điều tra trắc nghiệm được thiết kế với các câu hỏi đóng nhằm thu thập thông tin về cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Cổ phần Tân Cảng 128 - Hải Phòng Tổng cộng có 20 phiếu được phát ra và thu về 20 phiếu hợp lệ, với đối tượng tham gia bao gồm 08 nhà quản trị và 12 nhân viên Mục tiêu là để họ có thể đánh giá một cách khách quan về các vấn đề liên quan Thông tin thu thập sẽ được xử lý qua Excel để phân tích kết quả.
Phương pháp quan sát là kỹ thuật ghi chép có hệ thống các sự kiện và hành vi của nhà quản trị cũng như nhân viên trong công ty Việc này giúp theo dõi và đánh giá hiệu quả làm việc, từ đó cải thiện quy trình quản lý và nâng cao năng suất lao động.
Phiếu phỏng vấn được thiết kế với các câu hỏi mở nhằm khám phá sâu sắc các vấn đề trong cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty Qua cuộc phỏng vấn với phó tổng giám đốc Ông Ngô Đức Du, chúng tôi đã xác định được những điểm còn thiếu sót, những khía cạnh cần phát huy và những vấn đề cần thay đổi để cải thiện hiệu quả hoạt động của bộ máy tổ chức và phân quyền.
5.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp Đây là nguồn thông tin thu thập từ nhiều nguồn khác nhau:
Dữ liệu được thu thập từ nội bộ công ty bao gồm thông tin từ điều tra và phỏng vấn cán bộ, nhân viên, cũng như kết quả báo cáo hoạt động sản xuất và kinh doanh trong giai đoạn 2013-2015.
Dữ liệu bên ngoài công ty bao gồm sách báo, tạp chí và website liên quan đến lĩnh vực kinh doanh, cùng với các phương tiện thông tin đại chúng, là nguồn thông tin quan trọng giúp doanh nghiệp nắm bắt xu hướng và thông tin thị trường.
5.3 Phương pháp phân tích dữ liệu
- Phương pháp so sánh: So sánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong 3 năm
2013, 2014, 2015; so sánh về cơ cấu lao động của doanh nghiệp trong 3 năm, qua đó đánh giá tình hình bố trí sử dụng lao động của công ty.
Phương pháp phân tích tổng hợp được sử dụng để phân tích kết quả từ các cuộc điều tra và phỏng vấn Bằng cách thu thập và so sánh các số liệu, chúng ta có thể rút ra những kết luận chính xác và có giá trị từ dữ liệu đã được phân tích.
Kết cấu đề tài
Bài khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Cổ phần Tân Cảng 128 - Hải Phòng” bao gồm các phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, từ viết tắt, tài liệu tham khảo và phụ lục Nội dung chính được chia thành ba chương, đi kèm với phần mở đầu và kết luận.
Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp.
Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Cổ phần Tân Cảng
Chương 3: Đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại
Công ty Cổ phần Tân Cảng 128- Hải Phòng.
MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP
Các khái niệm về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm về tổ chức
- Tổ chức theo tiếng Hy Lạp “Organon” nghĩa là “hài hòa”, đó là những hoạt động đem lại bản chất thích nghi với sự sống.
- Theo Harold Koontz (“ Những vấn đề cốt yếu của quản lý” năm 1993, trang 267):
Công tác tổ chức bao gồm việc nhóm các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu, phân công quản lý cho từng nhóm với quyền hạn giám sát, và tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu tổ chức.
- Từ các quan điểm khác nhau, có thể rút ra khái niệm chung nhất:
Quá trình tổ chức là giai đoạn quan trọng trong việc thiết lập và vận hành một tổ chức hiệu quả Quá trình này bao gồm việc xác định các công việc cần phải thực hiện, phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận và cá nhân, cũng như xác định rõ chức trách, quyền hạn và mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân Mục tiêu của quá trình tổ chức là tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi, giúp tổ chức đạt được mục tiêu chung của mình.
Tổ chức được hiểu là quy định các mối quan hệ chính thức giữa các thành viên và nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu Đồng thời, tổ chức cũng bao gồm việc phân chia nguồn lực thành các bộ phận và quy định mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn Như vậy, tổ chức là một quá trình hai mặt: một là phân chia thành các bộ phận và hai là xác lập quyền hạn giữa các bộ phận.
1.1.2 Khái niệm về cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là tập hợp các bộ phận và cá nhân có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, được phân công chuyên môn hóa theo những mục tiêu, chức trách và nhiệm vụ cụ thể Sự phân chia này nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu chung đã được xác định trong tổ chức.
Cơ cấu tổ chức giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, xác định rõ vị trí và vai trò của các đơn vị, cá nhân trong tổ chức, cũng như mối quan hệ giữa họ Nó tạo ra các nhóm chính thức, đồng thời phân định rõ các dòng thông tin, góp phần quan trọng vào quá trình ra quyết định quản trị.
1.1.3 Khái niệm về phân quyền Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó
Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà những thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu đề ra
Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ
Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vũ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao
Tập quyền xảy ra khi quyền hạn không được giao phó, dẫn đến việc tập trung quyền ra quyết định vào tay một cá nhân duy nhất.
- Trong mỗi tổ chức đều có sự phân quyền, nhưng không thể có sự phân quyền tuyệt đối.
Quyền hạn được phân bổ theo chức vụ, không phải cho cá nhân cụ thể Tuy nhiên, do mỗi chức vụ được đảm nhiệm bởi một cá nhân trong một khoảng thời gian nhất định, quyền hạn này luôn liên quan đến cá nhân đó.
Nhà quản trị cần giao quyền hạn cho nhân viên để họ có thể hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm về kết quả công việc.
Phân định nội dung nghiên cứu về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp
1.2.1 Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 1.2.1.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
Tính tập trung trong tổ chức phản ánh mức độ phân tán quyền lực giữa các cá nhân hoặc bộ phận Khi quyền lực chủ yếu tập trung vào một cá nhân hoặc bộ phận, cấu trúc tổ chức sẽ có tính tập trung cao Ngược lại, nếu quyền lực được phân bổ rộng rãi, tính tập trung sẽ thấp hơn.
Tính phức tạp của cấu trúc tổ chức được thể hiện qua số lượng các cấp và các khâu trong tổ chức Cấu trúc tổ chức có nhiều cấp bậc và mối quan hệ phức tạp giữa các khâu sẽ có tính phức tạp cao hơn so với những cấu trúc đơn giản.
Tính tiêu chuẩn hóa trong tổ chức phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động và hành vi của từng bộ phận, cá nhân thông qua các chính sách, thủ tục và quy định Khi tính tiêu chuẩn hóa cao, tổ chức sẽ có sức mạnh và sự đồng bộ, ngược lại, nếu tiêu chuẩn hóa thấp, cấu trúc tổ chức sẽ trở nên rời rạc và kém linh hoạt.
1.2.1.2 Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, cần đảm bảo sự tương thích giữa hình thức và chức năng, với nguyên tắc "hình thức phải đi theo chức năng" Mỗi bộ phận và cá nhân trong tổ chức kinh doanh phải có sự tồn tại cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức Việc lựa chọn mô hình, phân công và giao trách nhiệm phải dựa trên việc thực hiện các mục tiêu đã xác định, nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
Thống nhất chỉ huy là yếu tố quan trọng trong cơ cấu tổ chức, đảm bảo mỗi đơn vị và cá nhân đều báo cáo trực tiếp cho nhà quản trị của mình Điều này giúp duy trì sự chỉ huy nhất quán trong toàn bộ tổ chức, ngăn ngừa tình trạng chồng chéo và mâu thuẫn trong quá trình làm việc.
Cân đối trong tổ chức thể hiện sự hài hòa giữa quyền hành và trách nhiệm, cũng như sự phân chia công việc hợp lý giữa các đơn vị và cá nhân Sự cân đối này đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự ổn định và bền vững cho quá trình phát triển của tổ chức.
Tin cậy trong tổ chức là yếu tố then chốt giúp đảm bảo tính chính xác của mọi thông tin, từ đó tạo ra sự thống nhất và ăn khớp trong hoạt động giữa các bộ phận và cá nhân Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc mà còn đảm bảo tính chính xác của các quyết định quản trị được đưa ra.
Cơ cấu tổ chức cần linh hoạt để có thể thích ứng và ứng phó kịp thời với những thay đổi từ môi trường bên ngoài cũng như các yếu tố bên trong tổ chức.
Cơ cấu tổ chức cần được thiết kế dựa trên nguyên tắc tối ưu hóa chi phí, nhằm đạt được hiệu quả cao nhất Điều này dựa trên tiêu chuẩn về mối quan hệ giữa chi phí dự kiến và kết quả thu được.
1.2.1.3 Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp a Cơ cấu tổ chức đơn giản (hay cơ cấu trực tuyến)
Sơ đồ 1.1: Mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản
Cơ cấu tổ chức này đặc trưng bởi quyền hành tập trung cao độ vào một người, với ít cấp quản trị trung gian và số lượng nhân viên hạn chế Tất cả thông tin được gửi về cho người quản lý cao nhất để xử lý, và mọi quyết định đều xuất phát từ đây Mô hình này thường được áp dụng cho các tổ chức quy mô nhỏ và có tính chất hoạt động đơn giản.
Mô hình tổ chức gọn nhẹ và linh hoạt mang lại nhiều ưu điểm cho doanh nghiệp, như chi phí quản lý thấp và khả năng thích nghi nhanh chóng với môi trường kinh doanh Điều này giúp doanh nghiệp nắm bắt cơ hội tốt hơn và đạt hiệu quả kinh tế cao Hơn nữa, cơ cấu tổ chức đơn giản cũng hỗ trợ các nhà quản trị trong việc kiểm soát và điều chỉnh hoạt động, từ đó giảm thiểu tình trạng quan liêu giấy tờ.
Nhược điểm của cơ cấu tổ chức chức năng là các nhà quản trị phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau cùng một lúc, điều này yêu cầu họ có kiến thức toàn diện và hạn chế sự chuyên môn hóa Hệ quả là có thể dẫn đến tình trạng trách nhiệm và nghĩa vụ không rõ ràng, chồng chéo nhau, gây ra quá tải cho cấp quản trị.
Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức chức năng
Tổ chức được chia thành các "tuyến" chức năng, trong đó mỗi tuyến đại diện cho một bộ phận hoặc đơn vị có nhiệm vụ thực hiện một hoặc nhiều chức năng cụ thể của tổ chức.
Mỗi bộ phận trong tổ chức được quản lý bởi một giám đốc chức năng, và các chức năng tương tự hoặc liên quan được nhóm lại thành các tuyến chức năng, chẳng hạn như sản xuất, nhân sự và tài chính.
Phòng kế toán Phòng chăm sóc khách hàng
Cơ cấu tổ chức theo chức năng mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm việc tuân thủ nguyên tắc chuyên môn hóa công việc, từ đó làm nổi bật vai trò của các chức năng chủ yếu Điều này giúp mỗi cá nhân phát huy tối đa năng lực và sở trường, đồng thời tích lũy thêm kiến thức và kinh nghiệm Hệ thống này cũng đơn giản hóa quá trình đào tạo và huấn luyện nhân sự, dễ dàng kiểm soát nhờ giảm thiểu sự trùng lặp Nhân viên có thể hiểu rõ vai trò của bộ phận mình, giúp công việc trong doanh nghiệp được thực hiện một cách hiệu quả.
Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp
1.3.1 Các nhân tố khách quan Môi trường bên ngoài của doanh nghiệp
Trong môi trường bên ngoài ổn định, với các yếu tố dễ dự đoán và kiểm soát, cơ cấu tổ chức sẽ trở nên ổn định và ít phức tạp hơn.
Trong môi trường đầy biến động và khó dự đoán, cơ cấu tổ chức trở nên phức tạp hơn, yêu cầu sự linh hoạt cao để thích ứng với những thay đổi.
Môi trường kinh tế ổn định và phát triển là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô và đa dạng hóa sản phẩm Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến việc thay đổi cơ cấu tổ chức, giúp doanh nghiệp thích ứng hiệu quả với môi trường kinh doanh.
Môi trường chính trị và pháp luật có tác động lớn đến việc xác định mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời ảnh hưởng đến lựa chọn loại hình kinh doanh Do đó, yếu tố này cũng góp phần định hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Môi trường văn hóa - xã hội, bao gồm ngôn ngữ, tập quán, thói quen tiêu dùng, nhu cầu và thị hiếu của khách hàng, đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng quyết định kinh doanh của doanh nghiệp Những yếu tố này ảnh hưởng đến việc lựa chọn mặt hàng kinh doanh và cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp để phù hợp với thị trường mục tiêu.
Việc phân quyền cho cấp dưới nên được thực hiện như thế nào?
Sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật và điều kiện tự nhiên là những nhân tố quan trọng có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp, với mức độ tác động khác nhau.
1.3.2 Các nhân tố chủ quan
- Mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp:
Cơ cấu tổ chức cần được điều chỉnh để phù hợp với mục tiêu và chiến lược của tổ chức Khi có sự thay đổi trong mục tiêu và chiến lược, việc cải tiến và hoàn thiện cơ cấu tổ chức là điều thiết yếu để đáp ứng yêu cầu mới.
Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp là cơ sở pháp lý quan trọng, giúp các doanh nghiệp thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp nhằm thực hiện tốt nhất nhiệm vụ của mình Ví dụ, cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp kinh doanh sẽ khác biệt so với cơ cấu tổ chức của một trường đại học do sự khác nhau về chức năng và nhiệm vụ của hai loại hình này.
+ Quy mô doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp lớn thường có cơ cấu tổ chức quản trị phức tạp hơn, vì quy mô lớn yêu cầu hình thành nhiều cấp bậc và bộ phận Điều này dẫn đến việc tạo ra nhiều mối quan hệ phức tạp trong tổ chức.
Trong các doanh nghiệp lớn, sự phức tạp trong việc phối hợp quyết định tăng lên do số lượng cương vị và yêu cầu bàn bạc nhiều hơn Tầm quan trọng của sự nhất trí không chỉ ở cấp trên mà còn ở giữa các bộ phận ngang hàng Do đó, việc phân quyền cho các bộ phận cần thiết là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
- Đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ của doanh nghiệp:
Trong doanh nghiệp, việc áp dụng kỹ thuật và công nghệ hiện đại cùng với thiết bị tự động hóa cao sẽ giúp đơn giản hóa cơ cấu tổ chức.
- Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị:
Đội ngũ quản trị viên có trình độ và kinh nghiệm cao giúp tối ưu hóa cơ cấu tổ chức, giảm thiểu số lượng đầu mối và mối liên hệ giữa các bộ phận quản trị.
Trang thiết bị quản trị hiện đại và đầy đủ giúp đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công việc, từ đó đơn giản hóa cơ cấu tổ chức quản lý.
Nếu quản trị viên cấp cơ sở có trình độ và năng lực cao, họ sẽ có khả năng giải quyết công việc hiệu quả, từ đó giúp các nhà quản trị cấp cao tin tưởng và trao quyền nhiều hơn Ngược lại, nếu không đủ năng lực, các nhà quản trị cấp cao sẽ hạn chế việc phân quyền để tránh rủi ro và đảm bảo mọi công việc diễn ra suôn sẻ.
THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TÂN CẢNG 128- HẢI PHÒNG
Khái quát về Công ty Cổ phần Tân Cảng 128- Hải Phòng
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty
- Tên công ty: Công ty Cổ phần Tân Cảng 128- Hải Phòng.
- Tên tiếng Anh: Tan Cang- 128 Hai Phong Joint Stock Company.
- Tên viết tắt: Cảng Tân Cảng- 128.
- Trụ sở chính: Hạ Đoạn, Phường Đông Hải 2, Quận Hải An, TP Hải Phòng
- Email: tancang128@haiphong.com.vn
- Website: http://www.tancang128.com.vn
Công ty CP Tân Cảng 128- Hải Phòng, được thành lập theo Quyết định số:
Cảng Tân cảng 128 - Hải Phòng, được khai trương vào ngày 06 tháng 5 năm 2009 và chính thức hoạt động từ 01 tháng 7 năm 2009, nhằm mục tiêu phát triển kinh tế bền vững Với hai cổ đông chiến lược là Công ty TNHH MTV 128 và Công ty CP Đại lý Giao nhận Vận tải Xếp dỡ Tân cảng, đến đầu năm 2014, cảng đã đón chuyến tàu container đầu tiên, đánh dấu bước phát triển mới, đưa sản lượng thông qua vào top 10 cảng tại khu vực Hải Phòng Công ty CP Tân Cảng 128 - Hải Phòng là một trong 30 công ty trực thuộc Tổng Công ty Tân Cảng Sài Gòn.
Cảng Tân Cảng của công ty tọa lạc tại vị trí chiến lược trên hệ thống giao thông đường bộ, kết nối các khu công nghiệp lớn phía Bắc như Hải Phòng, Hà Nội, Quảng Ninh, Vĩnh Phúc và Bắc Ninh Cảng cũng gần gũi với Khu công nghiệp Nam Đình Vũ và có khả năng kết nối với các cảng biển khu vực Quảng Ninh qua đường thủy nội địa Với vị trí thuận lợi trên đường 356, từ Ngã ba Đình Vũ đến Cảng Đình Vũ, quá trình lưu thông hàng hóa xuất nhập khẩu diễn ra dễ dàng Những yếu tố này tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước, hướng tới mục tiêu phát triển bền vững.
Công ty Cổ phần Tân Cảng 128 - Hải Phòng hoạt động trong nhiều lĩnh vực, bao gồm bốc xếp và lưu giữ hàng hóa, cung cấp dịch vụ hỗ trợ vận tải đường sắt, đường bộ và đường thủy Công ty cũng cung cấp dịch vụ logistics, làm thủ tục hải quan, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, cũng như môi giới thuê tàu biển và máy bay Ngoài ra, Tân Cảng 128 còn thực hiện các dịch vụ như bao gói, dỡ hàng, lấy mẫu, cân hàng hóa và sửa chữa máy móc, thiết bị, đồng thời tham gia vào việc đóng tàu, thuyền và các cấu kiện nổi.
Công ty chuyên hoạt động trong nhiều lĩnh vực kinh doanh, nhưng nổi bật nhất là kho bãi và lưu giữ hàng hóa, cùng với các dịch vụ logistics hiệu quả cao.
2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ Chức năng: Công ty CP Tân Cảng 128- Hải Phòng chuyên cung cấp các dịch vụ cảng biển và logistics với mục tiêu trở thành một thương hiệu mạnh trong lĩnh vực hoạt động khai thác cảng và các dịch vụ khác trên biển trong khu vực.
Thực hiện nhiệm vụ quân sự và quốc phòng, tổ chức triển khai các kế hoạch tác chiến để bảo vệ kho tàng và doanh trại, đồng thời phòng chống bạo loạn, lật đổ, bão lụt và cháy nổ Khi có tình huống tác chiến, nhanh chóng đưa công ty vào trạng thái sẵn sàng chiến đấu và tiếp nhận, vận chuyển vũ khí trang bị phục vụ cho nhiệm vụ chiến đấu.
- Chủ động nắm bắt thời cơ, mở rộng quy mô hợp lý ở các địa bàn kinh tế trọng điểm trong nước.
- Xây dựng mạng lưới và điều hành hiệu quả dịch vụ kết nối khách hàng.
Để giữ vững thị phần của cảng, cần tăng cường dịch vụ logistics thông qua việc phát triển đồng bộ hệ thống kho bãi và phương tiện vận chuyển Đồng thời, hỗ trợ hoạt động vận tải biển nội địa nhằm mở rộng thị trường Bên cạnh đó, cần từng bước thử nghiệm các dịch vụ kinh tế biển mới để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
(Đơn vị tính: Tỷ đồng)
Chỉ tiêu Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 So sánh 2014 và 2013 So sánh 2015 và 2014
Số tiền Tỷ lệ (%) Số tiền Tỷ lệ (%)
Doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ 26,893 27,716 32,296 0,823 103,06 4,58 116,52
Các khoản giảm trừ doanh thu - - - -
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp DV 26,893 27,715 32,296 0,823 103,06 4,58 116,52
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp DV 7,219 8,625 13,066 1,406 119,48 4,441 151,50
Doanh thu hoạt động tài chính 2,738 1,896 1,965 -0,842 69,25 0,069 103,64
Chi phí quản lý doanh nghiệp 2,313 3,174 3,425 0,861 137,22 0,251 107,90
Lợi nhuận thuần từ HĐKD 7,367 7,257 11,505 -0,11 98,51 4,248 158,54
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 7,438 7,257 11,505 -0,181 97,57 4,248 158,54
Chi phí thuế TNDN hiện hành 1,890 1,824 2,951 -0,066 96,51 1,127 161,79
Chi phí thuế TNDN năm trước - 0,241 - - - - -
Thuế TNDN được miễn giảm 0,567 - - - -
Lợi nhuận sau thuế TNDN 6,114 5,192 8,554 -0,922 84,92 3,362 164,75
(Nguồn: Phòng Tài chính- Kế toán)
Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty đã tăng mạnh từ năm 2013 đến 2015, với sự chênh lệch rõ rệt về tốc độ tăng trưởng trong hai giai đoạn Năm 2014, doanh thu chỉ tăng nhẹ 3,06% (tương ứng với 823 triệu đồng) so với năm 2013, chủ yếu do sự cố gãy cần cẩu Liebherr gây gián đoạn sản xuất Tuy nhiên, năm 2015 chứng kiến sự bứt phá với mức tăng trưởng 16,52% so với năm 2014, tương ứng tăng 4,58 tỷ đồng, nhờ vào việc nâng cấp và đổi mới cơ sở hạ tầng cũng như trang thiết bị, mang lại hiệu quả cao cho các hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Lợi nhuận sau thuế của công ty đã giảm 15,08% trong năm 2014 so với năm 2013, tương ứng với mức giảm 922 triệu đồng Tuy nhiên, năm 2015 chứng kiến sự tăng trưởng mạnh mẽ 64,75%, với lợi nhuận tăng thêm 3,362 tỷ đồng nhờ vào việc đầu tư xây dựng, sửa chữa cơ sở hạ tầng và mua sắm trang thiết bị Dự kiến, trong năm 2016, các chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận sẽ tiếp tục tăng trưởng, mặc dù mức tăng trưởng có thể sẽ giảm dần và ổn định hơn.
Trong những năm gần đây, công ty đã đạt được kết quả hoạt động kinh doanh tương đối tốt, cho thấy rằng công ty đã áp dụng những chính sách và biện pháp kinh doanh hiệu quả để thích ứng với nền kinh tế.
Phân tích cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Cổ phần Tân Cảng 128 - Hải Phòng
Để thu thập thông tin về cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty, tôi đã phát 20 phiếu điều tra trắc nghiệm cho 08 nhà quản trị và 12 nhân viên.
Tôi đã tiến hành phỏng vấn Phó Giám đốc công ty, Ông Ngô Đức Du, nhằm hiểu rõ hơn về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong công ty.
2.2.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty 2.2.1.1 Các nhân tố ảnh hưởng a Các nhân tố khách quan
+ Môi trường kinh tế: Trong năm 2015, Việt Nam gia nhập Hiệp định Đối tác xuyên
Hiệp định thương mại tự do Việt Nam-EU (EVFTA) và Thái Bình Dương (TPP) mang đến cơ hội và thách thức cho công ty CP Tân Cảng 128- Hải Phòng Công ty có khả năng ký kết các hợp đồng kinh tế giá trị cao với đối tác nước ngoài, nhưng cũng đối mặt với sự cạnh tranh gia tăng từ các doanh nghiệp quốc tế Để đáp ứng, công ty cần cải thiện hiệu quả quản lý và cấu trúc tổ chức nhằm tối ưu hóa hoạt động Thêm vào đó, sự biến động của môi trường kinh tế có thể khiến nhân viên tìm kiếm cơ hội làm việc tại các công ty khác với đãi ngộ tốt hơn, dẫn đến thay đổi trong cơ cấu tổ chức và phân quyền.
Môi trường văn hóa - xã hội tại công ty CP Tân Cảng 128 - Hải Phòng rất đa dạng, với nhân viên đến từ nhiều tỉnh thành khác nhau, tạo ra những lối sống và phong cách làm việc khác nhau Là một doanh nghiệp quân đội, công ty luôn nỗ lực xây dựng văn hóa doanh nghiệp quân đội, coi mỗi nhân viên như một chiến sĩ xuất sắc Bên cạnh đội ngũ cán bộ, chiến sĩ, công ty còn tuyển dụng những cá nhân có năng lực từ bên ngoài, do đó, việc hòa nhập của nhân viên mới vào môi trường làm việc là vô cùng quan trọng Sự đa dạng này ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và quyền lực trong công ty theo nhiều mức độ khác nhau.
Môi trường chính trị và pháp luật có ảnh hưởng lớn đến các chính sách kinh doanh quốc tế của công ty, đặc biệt là trong lĩnh vực cung cấp sản phẩm và dịch vụ liên quan đến kho bãi và cảng biển Các quy định pháp lý và sự ổn định chính trị không chỉ quyết định khả năng hoạt động của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến chiến lược mở rộng và hợp tác quốc tế của họ.
Việt Nam đang mở ra nhiều cơ hội hợp tác với các đối tác và khách hàng quốc tế nhờ vào sự ổn định chính trị Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho các công ty phát triển và cạnh tranh lành mạnh với doanh nghiệp trong và ngoài nước Qua đó, các công ty có cơ hội học hỏi các mô hình quản lý hiệu quả từ nhau.
+ Khách hàng: Công ty đang phục vụ trên 150 khách hàng, có 32 khách hàng lớn
Các công ty như Samsung, Panasonic, Vinamilk, Texhong, Brotex, Vedan, Evergreen, Wanhai, Maerask, MSC, Hanjin, và MOL đều có doanh số cao và ổn định Để đáp ứng nhu cầu từ hệ thống khách hàng rộng lớn và khắt khe, cơ cấu tổ chức của công ty cần phải phù hợp, đảm bảo đủ nhân lực và phân quyền rõ ràng Việc làm việc chuyên nghiệp là điều cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả và suôn sẻ.
Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt tại Hải Phòng, Công ty Cổ phần Cảng Hải Phòng và các đơn vị thành viên như Cảng Hoàng Diệu, Cảng Chùa Vẽ, Cảng Tân Vũ, Cảng Bạch Đằng, cùng với Công ty Cổ phần Giao nhận Kho vận Ngoại thương Hải Phòng (VIETRANS HAIPHONG) và nhiều công ty nước ngoài, đều là những đối thủ mạnh Để nâng cao năng lực cạnh tranh, công ty cần có cơ cấu tổ chức và phân quyền hợp lý nhằm tối ưu hóa hoạt động và đáp ứng tốt hơn trước những thách thức từ thị trường.
Giai đoạn 2016-2020, công ty đặt mục tiêu huy động vốn và sử dụng hiệu quả để tối đa hóa lợi nhuận cho cổ đông, tạo việc làm ổn định và đóng góp cho ngân sách Nhà nước Để phát triển bền vững tại Hải Phòng, công ty sẽ xây dựng các dịch vụ tốt nhất, nhanh nhất và hiệu quả nhất Mục tiêu và chiến lược trong giai đoạn tới yêu cầu cơ cấu tổ chức và phân quyền hợp lý nhằm đạt được kết quả mong muốn.
Công ty CP Tân Cảng 128 - Hải Phòng không chỉ thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của một doanh nghiệp thông thường mà còn mang đặc thù của một doanh nghiệp quân đội Ngoài việc sản xuất và kinh doanh, công ty luôn sẵn sàng thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến quân sự và quốc phòng Do đó, cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cần phải đáp ứng không chỉ yêu cầu của thị trường mà còn phải linh hoạt trong việc triển khai các hoạt động chiến đấu.
Công ty hiện có cơ cấu tổ chức linh hoạt nhờ ứng dụng công nghệ tiên tiến tiêu chuẩn châu Âu Tính đến năm 2015, công ty đã đầu tư vào hệ thống cẩu Liebeherr và cẩu khung Mi-jack có sức nâng 40 tấn, cùng với hệ thống nâng chụp container và các phương tiện vận chuyển như xe đầu kéo rơ-mốc và xe nâng Việc sử dụng công nghệ hiện đại và thiết bị tự động hóa cao đã giúp đơn giản hóa cơ cấu tổ chức và phân quyền trong công ty.
Quy mô doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức, với quy mô lớn đồng nghĩa với việc số lượng phòng ban tăng lên và quản lý trở nên phức tạp hơn Đến năm 2015, công ty đã có 06 phòng ban với nhiệm vụ và chức năng riêng biệt Trong giai đoạn 2016-2020, nhu cầu mở rộng quy mô và phát triển thị trường ngày càng gia tăng, yêu cầu việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền trong công ty.
Trình độ và kinh nghiệm của đội ngũ quản trị viên đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một cơ cấu tổ chức linh hoạt, giúp công ty nhanh chóng nắm bắt các cơ hội kinh doanh Bên cạnh đó, việc trang bị thiết bị quản trị hiện đại và đầy đủ sẽ nâng cao hiệu quả công việc, từ đó đơn giản hóa cơ cấu tổ chức quản lý.
2.2.1.2 Đánh giá mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Cổ phần Tân Cảng 128- Hải Phòng
Bảng 2.2: Đánh giá mức độ ảnh hưởng các nhân tố tới cơ cấu tổ chức và phân quyền
(Theo phiếu điều tra, mức độ quan trọng được xếp theo 5 mức độ, tương ứng với 5 là cao nhất và giảm dần tới 1 là thấp nhất).
STT Các nhân tố ảnh hưởng Mức độ quan trọng
1 Mục tiêu và chiến lược của tổ chức 10/20
2 Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức 04/20
3 Quy mô của tổ chức 12/20
4 Đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ của tổ chức 08/20
5 Trình độ quản trị viên, trang thiết bị quản trị 02/20
(Nguồn: Kết quả điều tra của sinh viên) Nhận xét về mức độ ảnh hưởng của các nhân tố tới cơ cấu tổ chức và phân quyền:
- Quy mô của tổ chức: Năm 2009, Công ty CP Tân Cảng 128- Hải Phòng thành lập với
Đến năm 2015, công ty đã mở rộng cơ cấu tổ chức từ 02 phòng ban ban đầu (Sản xuất kinh doanh và Hành chính quản trị) lên 06 phòng ban với chức năng và nhiệm vụ rõ ràng, thể hiện sự chuyên môn hóa cao Sự phát triển này cho thấy quy mô doanh nghiệp có ảnh hưởng lớn đến cơ cấu tổ chức và phân quyền Theo khảo sát, nhân tố này đạt 12 phiếu, chiếm 60%, cho thấy mức độ quan trọng và sức ảnh hưởng lớn nhất đến tổ chức và phân quyền của công ty.
- Mục tiêu và chiến lược của tổ chức:
+ Trong tài liệu Chiến lược phát triển Công ty Cổ phần Tân Cảng 128- Hải Phòng
Từ năm 2016 đến 2020, công ty đã nỗ lực để trở thành một trong sáu cảng container có sản lượng thông quan lớn nhất tại khu vực Hải Phòng, thông qua việc thực hiện chiến lược phát triển thị trường và xây dựng uy tín với khách hàng Mục tiêu và chiến lược này có ảnh hưởng đáng kể đến cơ cấu tổ chức và phân quyền trong công ty, đặc biệt trong bối cảnh thị trường đang thay đổi với nhiều cơ hội và thách thức, đòi hỏi công ty cần hoàn thiện hơn nữa về cơ cấu tổ chức và phân quyền.
Các kết luận thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Cổ phần Tân Cảng 128- Hải Phòng
2.3.1 Ưu điểm và nguyên nhân
Mô hình cơ cấu trực tuyến-chức năng của công ty, thành lập từ năm 2009 với hai phòng ban chính, đã phát triển linh hoạt theo quy mô mở rộng Công ty hiện áp dụng trang thiết bị máy móc hiện đại tiêu chuẩn châu Âu trong hoạt động sản xuất kinh doanh Nhờ vào sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức và phân quyền, lợi nhuận của công ty đã liên tục tăng trong những năm qua, tạo dựng được uy tín với các đối tác và khách hàng lớn cả trong và ngoài nước.
Công ty sở hữu đội ngũ lao động có trình độ chuyên môn cao, đáp ứng tốt yêu cầu công việc Mức thu nhập bình quân của các thành viên trong công ty trong năm qua cho thấy sự phát triển ổn định và bền vững.
Từ năm 2010, công ty đã đạt doanh thu 5.897.300 đồng, và đến năm 2015, con số này đã tăng lên 10.771.900 đồng Sự tăng trưởng này phản ánh nỗ lực không ngừng của tập thể cán bộ và nhân viên kể từ khi công ty được thành lập và đi vào hoạt động.
Công ty đã chú trọng vào việc phát triển và hoàn thiện cấu trúc quản lý, hiện tại đã hình thành các phòng ban đảm nhiệm các lĩnh vực khác nhau Đồng thời, công ty cũng đã thiết lập một hệ thống nguyên tắc nội quy, chế độ và chính sách khen thưởng, bao gồm cả phần thưởng vật chất lẫn tinh thần.
Tình hình phân quyền trong công ty được quy định rõ ràng, giúp mỗi bộ phận nhận thức được quyền lợi và nghĩa vụ trong việc hoàn thành nhiệm vụ Các phòng ban cũng xác định được vị trí của mình trong mối quan hệ với cấp trên và nhân viên, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc.
Sự cống hiến và nỗ lực của đội ngũ nhân viên và quản lý trong công ty đã tạo nền tảng vững chắc cho việc xây dựng cơ cấu tổ chức và phân quyền hiệu quả Họ không chỉ chăm chỉ trong công việc mà còn không ngừng nâng cao chuyên môn, trau dồi kiến thức và học hỏi để phát triển bản thân.
Công ty nhận thức rõ vai trò quan trọng của bộ máy quản trị trong hoạt động kinh doanh và liên tục nỗ lực điều chỉnh để phù hợp với tình hình nội bộ cũng như môi trường bên ngoài.
2.3.2 Nhược điểm và nguyên nhân
Mặc dù công ty đã đạt được nhiều thành tích, nhưng vẫn còn một số vấn đề cần được điều chỉnh liên quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền.
Hiện nay, công ty đang gặp khó khăn do thiếu hụt phòng ban, dẫn đến hoạt động sản xuất kinh doanh bị trì trệ Sự cố gãy cần cẩu Liebherr vào năm 2014 đã làm gián đoạn sản xuất, khiến doanh thu giảm so với năm 2013 Mặc dù công tác xử lý hậu quả diễn ra nhanh chóng, nhưng sự phối hợp giữa các phòng ban, đặc biệt là phòng Kỹ thuật- Cơ giới, phòng Kế hoạch kinh doanh và phòng Điều độ, còn chồng chéo và thiếu linh hoạt Nhân viên của ba phòng này thường bị động khi sự cố xảy ra, gây ra rủi ro cho công ty từ cả môi trường kinh doanh và quy trình cung ứng dịch vụ Thiếu bộ phận chuyên trách để xử lý những vấn đề này khiến công ty chưa thể chủ động trong hoạt động của mình Do đó, cơ cấu tổ chức cần được thay đổi để đáp ứng nhu cầu thực tế.
Mối quan hệ giữa các phòng ban trong công ty hiện tại còn độc lập và thiếu sự phối hợp hiệu quả Mỗi phòng ban chỉ tập trung vào chức năng và nhiệm vụ riêng của mình, dẫn đến việc chưa thực sự quan tâm đến sự hợp tác chung.
Số lượng nhân viên trong phòng Kế hoạch kinh doanh và ban Marketing chưa đủ để đáp ứng khối lượng công việc, gây khó khăn trong việc mở rộng và phát triển thị trường từ năm 2016 đến 2020 Để đối phó với áp lực tìm kiếm khách hàng mới và duy trì mối quan hệ với các đối tác cũ, công ty cần tăng cường đội ngũ nhân viên có đầy đủ khả năng trong hai phòng ban này.
+ Môi trường làm việc còn chưa thực sự tạo cho nhân viên sự thoải mái và thuận tiện.
Nhân viên của phòng Điều độ và phòng Kỹ thuật-cơ giới tại cảng Tân Cảng 128 đang gặp khó khăn trong điều kiện làm việc, khi phải thực hiện các nhiệm vụ như bốc xếp hàng hóa, nâng đỡ container và sửa chữa trang thiết bị dưới thời tiết khắc nghiệt Môi trường làm việc phức tạp với sự di chuyển liên tục của xe container, xe tải và xe nâng cũng làm gia tăng áp lực cho họ Hơn nữa, một số nhân viên chưa hòa nhập tốt với văn hóa doanh nghiệp quân đội, dẫn đến sai sót trong tác phong làm việc.
Sự phân công và phân quyền trong công ty chưa được thực hiện một cách đồng đều, dẫn đến nhiều công việc phụ thuộc vào sự tự giác của cá nhân mà không có kế hoạch cụ thể Động lực phát triển cho công ty và nhân viên vẫn chưa đủ mạnh, trong khi việc thu hút và đãi ngộ nguồn lao động có trình độ cao chưa hiệu quả Hơn nữa, tình trạng thiếu sự phối hợp và hiểu biết lẫn nhau giữa các cá nhân trong các phòng ban cũng là một vấn đề cần khắc phục.
Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng của công ty gặp phải nhược điểm nội tại, dẫn đến tình trạng bất hợp tác trong bộ máy quản trị Sự phối hợp giữa các phòng ban chưa hiệu quả và quá trình truyền đạt thông tin diễn ra chậm chạp, gây gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh Điều này không chỉ ảnh hưởng đến sự gắn kết trong công ty mà còn làm giảm hiệu quả công việc tổng thể.
Công ty cần chú trọng hơn vào việc tạo ra môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên, nhằm giảm thiểu tác động của các yếu tố như thời tiết và an toàn lao động.
ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TÂN CẢNG 128- HẢI PHÒNG
Phương hướng hoạt động và mục tiêu của Công ty Cổ phần Tân Cảng 128- Hải Phòng trong giai đoạn 2016 - 2020
Để duy trì và phát triển thương hiệu của Tổng Công ty Tân Cảng Sài Gòn, công ty Cổ phần Tân Cảng 128 – Hải Phòng phấn đấu trở thành thương hiệu mạnh trong lĩnh vực khai thác cảng và dịch vụ biển vào năm 2020 Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hiện nay, tất cả thành viên trong công ty cần nỗ lực hơn nữa để nâng cao năng lực cạnh tranh, thực hiện các chiến lược kinh doanh hiệu quả.
Chiến lược cạnh tranh của công ty cho giai đoạn 2016-2020 được xây dựng dựa trên nguyên tắc tiết kiệm chi phí, kết hợp với việc phát huy năng lực sản xuất và đầu tư mạnh mẽ Công ty tận dụng lợi thế từ việc đồng bộ hóa cơ sở hạ tầng và áp dụng hệ thống công nghệ thông tin tiêu chuẩn châu Âu, nhằm cung cấp mức giá tối ưu cho khách hàng.
Công ty đang triển khai chiến lược phát triển thị trường bằng cách mở rộng các sản phẩm dịch vụ tới các thị trường mới, đặc biệt tại khu vực phía Bắc Tuy nhiên, việc hoạch định và kiểm soát các chiến lược này còn gặp hạn chế do thiếu sự liên kết giữa các phòng ban, chủ yếu được thực hiện bởi Ban giám đốc.
Trong giai đoạn 2016-2020, công ty đã huy động và sử dụng vốn hiệu quả để tối đa hóa lợi nhuận cho cổ đông, tạo việc làm ổn định cho người lao động, đồng thời đóng góp vào ngân sách Nhà nước Công ty cũng chú trọng vào việc tự tích lũy để tái đầu tư, phát triển bền vững và nâng cao hiệu quả kinh tế cho xã hội Nhờ đó, điều kiện làm việc được cải thiện, thu nhập và đời sống của người lao động trong công ty cũng được nâng cao.
Các quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty Cổ phần Tân Cảng 128- Hải Phòng
Để đáp ứng yêu cầu chiến lược kinh doanh trong từng giai đoạn, công ty cần hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền một cách hợp lý Giai đoạn 2016-2020 mang đến nhiều cơ hội mới trong bối cảnh thị trường sôi động, đòi hỏi công ty phải có chiến lược kinh doanh cụ thể nhằm đạt được các mục tiêu hiệu quả Do đó, việc cải tiến cơ cấu tổ chức và phân quyền phải dựa trên chiến lược đã đề ra.
Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền công ty, cần phải dựa vào nguồn lực hiện có của công ty Cơ cấu tổ chức và phân quyền nên được thiết kế dựa trên cơ sở khoa học thực tiễn, đảm bảo tính khả thi với nguồn lực của công ty, đặc biệt là nguồn nhân lực và cơ sở vật chất kỹ thuật, nhằm đạt được sự hợp lý và hiệu quả trong hoạt động.
Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền, cần căn cứ vào mục tiêu, nhiệm vụ và chức năng của công ty Mọi cá nhân, bộ phận và hoạt động trong công ty phải hướng tới mục tiêu chung, từ đó yêu cầu cơ cấu tổ chức và phân quyền được xây dựng phù hợp với mục tiêu này.
Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Cổ phần Tân Cảng 128- Hải Phòng
3.3.1 Các đề xuất 3.3.1.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty
Để đáp ứng nhu cầu thực tế và chiến lược phát triển trong những năm tới, công ty cần hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức bằng cách bổ sung thêm phòng ban mới Hoạt động sản xuất kinh doanh tiềm ẩn nhiều rủi ro, bao gồm tai nạn trong quá trình xếp dỡ hàng hóa và rủi ro kho vận, có thể dẫn đến thiệt hại về hàng hóa, tài sản và thương tật cho nhân viên Để giảm thiểu những rủi ro này, công ty đã ký hợp đồng bảo hiểm với các đơn vị như Bảo hiểm Bảo Việt Tuy nhiên, với cơ hội hợp tác quốc tế và cạnh tranh ngày càng gia tăng, nhu cầu về một phòng ban chuyên trách cũng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết.
Chính vì vậy, cơ cấu tổ chức mới bổ sung thêm phòng Quản lý rủi ro.
(Nguồn: Đề xuất của sinh viên) Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị Ban Kiểm soát
Ban Kỹ thuật Vật tư Đội Cơ giới
Tổ Vi tính tổng hợp
Ban Tổ chức hành chính Đội Bảo vệ Đội Điều hành giải phóng tàu
Chức năng và nhiệm vụ của phòng Quản lý rủi ro:
Bộ phận này hoạt động dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Chi bộ và Giám đốc công ty, có nhiệm vụ tham mưu cho HĐQT, Chi bộ và Ban Giám đốc về việc xây dựng và triển khai các kế hoạch nhận dạng cũng như phân tích rủi ro Đồng thời, bộ phận này phối hợp với các phòng ban trong công ty để theo dõi hoạt động khai thác cảng, hợp đồng, thương vụ và đầu tư, nhằm phát hiện kịp thời các vấn đề phát sinh.
Nhiệm vụ chính bao gồm tiếp nhận và tổng hợp thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý và khai thác hiệu quả trang thiết bị cũng như cơ sở vật chất của công ty Bên cạnh đó, cần triển khai các biện pháp ngăn ngừa và tài trợ rủi ro, đồng thời nhanh chóng xử lý và làm việc với các bên
Số lượng nhân viên dự kiến: 08 người Cụ thể phòng Quản lý rủi ro sẽ bao gồm:
01 trưởng phòng có trình độ trên đại học; 01 phó phòng có trình độ đại học và 06 nhân viên có trình độ cao đẳng, đại học.
- Tăng cường mối quan hệ giữa các phòng ban và giữa các cá nhân trong công ty:
Bảo trì định kỳ hệ thống mạng cục bộ (LAN) trong công ty là rất quan trọng để đảm bảo kết nối hiệu quả giữa các thiết bị như máy tính, máy chủ và máy in Một mạng LAN ổn định với trung tâm dữ liệu lớn và tốc độ truy cập cao giúp cải thiện khả năng liên lạc giữa các bộ phận và phòng ban, từ đó đơn giản hóa và thuận tiện hóa quá trình trao đổi và chia sẻ thông tin trong công ty.
Công ty tổ chức các chương trình và hội thi như chạy, nấu ăn vào các dịp đặc biệt như ngày thành lập công ty và các ngày lễ, nhằm gắn kết cá nhân giữa các phòng ban Những hoạt động này không chỉ tạo điều kiện cho nhân viên giao lưu và hỗ trợ lẫn nhau mà còn giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh, dựa trên hai trụ cột là văn hóa kinh doanh và văn hóa hải quân Các sự kiện thu hút sự tham gia của cán bộ đã nghỉ hưu, công nhân viên và thân nhân, từ đó nâng cao niềm tin và tinh thần làm việc tích cực của nhân viên trong công ty.
- Hoàn thiện cơ cấu lao động Phòng Kế hoạch kinh doanh và Ban Marketing
Nhằm thực hiện chiến lược phát triển thị trường công ty đề ra trong giai đoạn
Từ năm 2016 đến 2020, việc bổ sung nhân sự cho phòng Kế hoạch kinh doanh và ban Marketing là cần thiết Sự gia tăng nhân lực sẽ giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên, giúp họ không phải làm thêm giờ, từ đó giảm áp lực và tạo cảm giác thoải mái Điều này không chỉ khơi dậy hứng khởi cho nhân viên mà còn thúc đẩy tiến độ hoàn thành công việc, nâng cao hiệu quả hoạt động của các phòng ban khác trong công ty.
Phòng Kế hoạch kinh doanh đã tuyển thêm 02 nhân viên, nâng tổng số nhân sự lên 18 người, bao gồm 01 Trưởng phòng có trình độ sau đại học, 01 Phó phòng có trình độ đại học và 14 nhân viên có trình độ đại học hoặc cao đẳng.
Nhân viên phòng đảm nhiệm các nhiệm vụ như đăng ký, lưu trữ và luân chuyển văn bản, sổ sách, hóa đơn và chứng từ một cách rõ ràng Họ cũng xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh định kỳ, cùng với các kế hoạch dự án phát triển trung và dài hạn, đồng thời quản lý và khai thác phát triển dịch vụ cảng.
Chủ trì triển khai các dự án đầu tư và xây dựng công trình, cùng với việc quản lý các hợp đồng dịch vụ Tham gia xây dựng và ban hành chính sách giá của Công ty, đồng thời soạn thảo, đàm phán và quản lý hợp đồng kinh tế Giải quyết các công việc thương vụ và tổng hợp liên quan đến hoạt động kinh doanh khai thác của công ty.
Để ứng tuyển vào vị trí này, ứng viên cần có bằng đại học chính quy các ngành như Ngoại thương, Kinh tế, Marketing, Kinh doanh quốc tế, Quản trị kinh doanh hoặc Vận tải, cùng với ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương đương Ứng viên cũng cần có kiến thức vững về nghiệp vụ xuất nhập khẩu và Incoterm, thành thạo kỹ năng máy tính, tin học văn phòng, email và internet Kỹ năng tiếng Anh (nghe, nói, đọc, viết) cũng là yêu cầu quan trọng.
Kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng đàm phán, thuyết phục khách hàng là yếu tố quan trọng trong việc phát triển thị trường Người lao động cần có khả năng chịu áp lực công việc và sẵn sàng đi công tác xa để đạt được mục tiêu nghề nghiệp rõ ràng Họ cũng cần tự đánh giá khả năng thành công trong kinh doanh và cam kết gắn bó lâu dài với công ty.
Ban Marketing vừa tuyển thêm 02 nhân viên, nâng tổng số nhân sự lên 16 người Cơ cấu hiện tại bao gồm 01 Trưởng ban với trình độ sau đại học, 01 Phó ban có trình độ đại học, cùng 12 nhân viên có trình độ đại học hoặc cao đẳng.
Công việc của họ bao gồm thiết lập và phát triển quan hệ, mua chỗ, dịch vụ;
Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ bán hàng và vận tải container đường biển, đồng thời tiến hành phân tích thị trường để đề xuất mở rộng dịch vụ và tuyến chuyến Chúng tôi phát triển và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, đồng thời đàm phán và chốt hợp đồng hiệu quả Định hướng sản phẩm rõ ràng giúp thuyết phục khách hàng lựa chọn dịch vụ của công ty, cùng với việc thoả thuận giá cước tàu hợp lý với các hãng tàu và dịch vụ vận tải.
Yêu cầu ứng viên từ 22 đến 32 tuổi, tốt nghiệp đại học chuyên ngành Ngoại thương, Kinh tế, Marketing, Kinh doanh quốc tế, Quản trị kinh doanh, hoặc Vận tải Ứng viên cần có trình độ ngoại ngữ tốt, ưu tiên biết hai ngoại ngữ, cùng với kỹ năng tin học vững, thành thạo văn phòng, email và internet Yêu cầu tối thiểu một năm kinh nghiệm, ưu tiên những người đã làm marketing tại các hãng tàu, cảng, công ty xuất nhập khẩu, forwarder, hoặc sinh viên mới tốt nghiệp được đào tạo từ 6-8 tháng và cam kết làm việc từ ba năm trở lên Ứng viên cần khỏe mạnh, nhiệt tình, có khả năng giao tiếp tốt, làm việc dưới áp lực cao, và có khả năng phân tích, nắm bắt thông tin hiệu quả.
Cải thiện môi trường làm việc cho nhân viên là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc và kết quả công việc Đảm bảo điều kiện làm việc an toàn, vệ sinh và hợp lý giúp giảm thiểu tai nạn và rủi ro, đồng thời nâng cao sức khỏe thể chất và tinh thần cho nhân viên Điều này không chỉ mang lại năng suất làm việc cao hơn mà còn tăng lợi nhuận cho công ty.
