6. Kết cấu đề tài
2.2. Phân tích cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Cổ phần Tân Cảng 128-
2.2.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty
2.2.1.1. Các nhân tố ảnh hưởng
a. Các nhân tố khách quan - Môi trường vĩ mô:
+ Môi trường kinh tế: Trong năm 2015, Việt Nam gia nhập Hiệp định Đối tác xuyên
Thái Bình Dương (TPP) và việc ký kết Hiệp định thương mại tự do Việt Nam- EU (EVFTA) sẽ mang đến nhiều cơ hội và thách thức cho công ty CP Tân Cảng 128- Hải Phịng. Một mặt, cơng ty có thể thuận lợi hợp tác và đi đến ký kết được các hợp đồng
kinh tế có giá trị cao với các đối tác nước ngồi. Mặt khác, thị trường của cơng ty cũng càng trở nên cạnh tranh gay gắt hơn khi có sự tham gia của các doanh nghiệp nước ngồi. Chính vì vậy, giai đoạn tới cơng ty cần nâng cao hiệu quả của công tác quản lý, của cơ cấu tổ chức để đảm bảo hiệu quả hoạt động của tồn cơng ty. Một vấn đề đặt ra nữa là khi mơi trường kinh tế có nhiều biến động có thể dẫn đến việc việc nhân viên của cơng ty có sự thay đổi do họ muốn được làm việc trong cơng ty khác mà có sự đãi ngộ và phù hợp hơn; điều này rất dễ làm cho cơ cấu tổ chức và phân quyền của cơng ty có thể có sự thay đổi.
+ Mơi trường văn hóa - xã hội: Các nhân viên của công ty đến từ nhiều tỉnh thành
khác nhau sẽ có các lối sống khác nhau ảnh hưởng tới cơng tác quản lý và xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty. Hơn nữa, công ty CP Tân Cảng 128- Hải Phịng là doanh nghiệp qn đội; ln phấn đấu xây dựng văn hóa doanh nghiệp quân đội với mỗi nhân viên đều là chiến sĩ xuất sắc. Ngoài những cá nhân là những cán bộ, chiến sỹ; cơng ty cịn tuyển thêm những cá nhân có năng lực phù hợp từ bên ngoài, do vậy việc các nhân viên làm quen và hịa nhập được với mơi trường không kém phần quan trọng. Điều này cũng ảnh hưởng theo các mức độ khác nhau đến cơ cấu tổ chức và phần quyền trong cơng ty.
+ Mơi trường chính trị - pháp luật: Ảnh hưởng tới các chính sách kinh doanh quốc tế
của công ty. Công ty kinh doanh sản phẩm dịch vụ liên quan đến kho bãi, cảng biển. Những cơ hội hợp tác với các đối tác và khách hàng nước ngồi rất nhiều. Chính vì vậy, nền chính trị của Việt Nam có sự ổn định mới tạo điều kiện cho cơng ty có thể phát triển, cạnh tranh lành mạnh với các doanh nghiệp trong và ngồi nước, từ đó cơng ty sẽ có cơ hội có thể học tập các mơ hình quản lý hiệu quả của nhau.
- Môi trường đặc thù:
+ Khách hàng: Công ty đang phục vụ trên 150 khách hàng, có 32 khách hàng lớn
(Samsung, Panasonics, Vinamilk, Texhong, Brotex, Vedan, Evergreen, Wanhai, Maerask, MSC, Hanjin, MOL…), doanh số cao, ổn định. Với hệ thống khách hàng rộng và có những u cầu khắt khe như vậy thì cơ cấu cơng ty cần phù hợp, đủ nhân lực và việc phân quyền cũng phải rõ ràng, làm việc chuyên nghiệp để đảm bảo hoạt động kinh doanh công ty diễn ra bình thường, đạt hiệu quả cao.
+ Đối thủ cạnh tranh: Có thể kể đến như Cơng ty Cổ phần Cảng Hải Phòng (với các
nhánh Cảng Tân Vũ và chi nhánh Cảng Bạch Đằng), Công ty Cổ phần Giao nhận Kho vận Ngoại thương Hải Phòng (VIETRANS HAIPHONG)… ngồi ra cịn có sự xuất hiện của các cơng ty nước ngồi. Trên đây đều là những đối thủ cạnh tranh mạnh của cơng ty, chính vì vậy, việc có cơ cấu tổ chức và phân quyền hợp lý sẽ tạo ra năng lực giúp công ty cạnh tranh được với các đối thủ của mình.
b. Các nhân tố chủ quan
- Mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp: Giai đoạn 2016-2020, mục tiêu chiến lược
của công ty là huy động vốn và sử dụng có hiệu quả trong việc sản xuất kinh doanh nhằm mục tiêu thu lợi nhuận tối đa cho các cổ đông, tạo việc làm ổn định cho người lao động, đóng góp cho ngân sách Nhà nước và phát triển cơng ty, qua đó dần trở thành một doanh nghiệp có mức tăng trưởng nhanh và bền vững tại khu vực Hải Phịng thơng qua chiến lược xây dựng các loại hình dịch vụ tốt nhất, nhanh nhất và hiệu quả nhất. Mục tiêu và chiến lược của công ty giai đoạn tới đòi hỏi cơ cấu tổ chức và phân quyền chặt chẽ, hợp lý để đạt được kết quả mong muốn.
- Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp: Không chỉ mang chức năng và nhiệm vụ của một doanh nghiệp thông thường, cơng ty CP Tân Cảng 128- Hải Phịng được biết đến là một doanh nghiệp quân đội; ngoài thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh, cơng ty cịn ln sẵn sàng thực hiện các nhiệm vụ quân sự, quốc phòng. Do vậy, cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty khơng những địi hỏi sự đáp ứng tình hình kinh doanh của thị trường, mà cũng cần sự linh hoạt trong việc triển khai chiến đấu.
- Đặc điểm về kỹ thuật – công nghệ của doanh nghiệp: Hiện tại cơ cấu tổ chức và phân
quyền của công ty khá linh hoạt do công ty ứng dụng đồng bộ những công nghệ tiên tiến tiêu chuẩn châu Âu. Tính đến năm 2015, cơng ty đã mua hệ thống cẩu Liebeherr, cẩu khung Mi-jack có sức nâng 40 tấn hàng; hệ thống nâng chụp container hàng, rỗng; xe đầu kéo rơ-mốc; xe nâng phục vụ đóng rút hàng hóa. Nhìn chung, cơng nghệ kỹ thuật được sử dụng càng hiện đại bao nhiêu, thiết bị càng có xu hướng tự động hóa cao sẽ dẫn đến cơ cấu tổ chức và phân quyền càng đơn giản hơn.
- Quy mơ doanh nghiệp: Quy mơ của cơng ty có ảnh hưởng trực tiếp tới cơ cấu tổ
chức. Quy mơ càng lớn thì số lượng các phịng ban trong cơng ty sẽ tăng theo do đó sự quản lý cũng phức tạp hơn. Đến năm 2015, cơ cấu tổ chức bao gồm 06 phòng ban với những nhiệm vụ và chức năng riêng. Giai đoạn 2016- 2020, nhu cầu mở rộng quy mô,
phát triển thị trường càng lớn ngày càng địi hỏi việc hồn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền trong cơng ty.
- Trình độ quản trị viên và trang thiết bị: Trong cơng ty, đội ngũ quản trị viên có trình
độ, kinh nghiệm và kiến thức thì cơ cấu tổ chức và phân quyền có sự linh hoạt và nhanh nhạy với các cơ hội kinh doanh. Mặt khác, trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các u cầu cơng việc, vì thế mà cơ cấu tổ chức quản lý sẽ đơn giản hơn.
2.2.1.2. Đánh giá mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Cổ phần Tân Cảng 128- Hải Phòng
Bảng 2.2: Đánh giá mức độ ảnh hưởng các nhân tố tới cơ cấu tổ chức và phân quyền
(Theo phiếu điều tra, mức độ quan trọng được xếp theo 5 mức độ, tương ứng với 5 là cao nhất và giảm dần tới 1 là thấp nhất).
STT Các nhân tố ảnh hưởng Mức độ quan trọng
5 4 3 2 1
1 Mục tiêu và chiến lược của tổ chức 10/20 (50%)
06/20 (30%)
04/20 (20%) 2 Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức 04/20
(20%) 08/20 (40%) 05/20 (25%) 03/20 (15%) 3 Quy mô của tổ chức 12/20
(60%)
08/20 (40%) 4 Đặc điểm về kỹ thuật, cơng nghệ của tổ chức 08/20
(40%) 06/20 (30%) 02/20 (10%) 03/20 (15%) 01/20 (05%) 5 Trình độ quản trị viên, trang thiết bị quản trị 02/20
(10%) 09/20 (45%) 03/20 (15%) 06/20 (30%) 6 Mơi trường bên ngồi 05/20
(25%) 05/20 (25%) 06/20 (30%) 04/20 (20%)
(Nguồn: Kết quả điều tra của sinh viên) Nhận xét về mức độ ảnh hưởng của các nhân tố tới cơ cấu tổ chức và phân quyền:
- Quy mô của tổ chức: Năm 2009, Cơng ty CP Tân Cảng 128- Hải Phịng thành lập với 02 phòng ban là phịng Sản xuất kinh doanh và phịng Hành chính quản trị, cùng với sự phân công nhiệm vụ, chức năng chồng chéo và chưa rõ ràng. Đến năm 2015, do sự phát triển mạnh mẽ về quy mô doanh nghiệp, cơ cấu tổ chức của công ty đã được mở rộng ra 06 phòng ban với chức năng, nhiệm vụ rõ ràng và mức độ chun mơn hóa
cao. Điều này đã cho thấy mức độ ảnh hưởng lớn của quy mô đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của cơng ty. Bên cạnh đó, theo kết quả điều tra, với mức độ quan trọng cao nhất đạt 12 phiếu, tương ứng chiếm 60%, nhân tố này cũng được đánh giá là có sức ảnh hưởng lớn nhất đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty.
- Mục tiêu và chiến lược của tổ chức:
+ Trong tài liệu Chiến lược phát triển Cơng ty Cổ phần Tân Cảng 128- Hải Phịng
2016 – 2020, công ty phấn đấu xếp vào top 06 cảng container có sản lượng thơng quan
lớn nhất tại khu vực Hải Phịng; thơng qua thực hiện chiến lược phát triển thị trường, tạo uy tín tới khách hàng. Mục tiêu và chiến lược của công ty ảnh hưởng lớn đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty; bởi trong bối cảnh thị trường đang thay đổi với cả cơ hội và thách thức, cơng ty cần hồn thiện tốt hơn về cơ cấu tổ chức và phân quyền.
+ Theo kết quả điều tra, với mức độ quan trọng cao nhất đạt 10 phiếu, tương ứng chiếm 50%, nhân tố này được đánh giá có sức ảnh hưởng lớn thứ hai đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty.
- Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức:
+ Theo kết quả điều tra, với mức độ quan trọng cao nhất đạt 04 phiếu tương ứng chiếm 20%, mức độ quan trọng thứ hai đạt 08 phiếu tương ứng chiếm 40%; nhân tố này được đánh giá có sức ảnh hưởng lớn thứ ba đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty. + Theo Bản dự thảo Nghị quyết Đại hội Chi bộ Nhiệm kỳ 2015-2018 của cơng ty, trong những năm tới, tình hình chung và khu vực có nhiều diễn biến phức tạp. Trên biển Đơng, Trung Quốc tiếp tục gia tăng xây dựng cải tạo các đảo chìm thành đảo nổi, tác động trực tiếp đến mơi trường hịa bình, ổn định trong khu vực và chủ quyền biển đảo của Việt Nam. Nhiệm vụ quân sự của công ty được thực hiện nghiêm ngặt với việc chuẩn bị về lực lượng, phương tiện… tăng cường kiểm tra, xử lý các tình huống, khơng để bị động bất ngờ trong mọi tình huống. Khơng những thế, đề cập đến nhiệm vụ kinh tế, công ty đứng trước áp lực khai thác hiệu quả khi đưa thêm 02 cẩu Liebherr 40 tấn, 70m cầu cảng 10.000 tấn nối dài và hệ thống bãi liền kề vào khai thác hoạt động, qua đó hướng tới đạt được những mục tiêu đã đề ra. Chính vì vậy, cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cần linh hoạt, nhanh nhạy để đáp ứng được chức năng và nhiệm vụ trong giai đoạn mới.
- Đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ của tổ chức: Một điều đặc biệt là nhân tố đặc điểm
về kỹ thuật, cơng nghệ được đánh giá khá cao, có sức ảnh hưởng lớn thứ tư đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty (theo kết quả điều tra, mức độ quan trọng cao nhất đạt 08 phiếu tương ứng chiếm 40%). Có thể lý giải điều này vì cơng ty cung cấp các sản phẩn dịch vụ liên quan đến kho bãi và cảng biển, do vậy địi hỏi kỹ thuật và cơng nghệ cao; điều đó có nghĩa khi áp dụng hệ thống càng ưu việt, hiện đại thì cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty sẽ càng đơn giản và linh hoạt.
- Trình độ quản trị viên và trang thiết bị:
+ Theo kết quả điều tra, với mức độ quan trọng cao nhất đạt 02 phiếu tương ứng chiếm 10%, mức độ quan trọng thứ hai đạt 09 phiếu tương ứng chiếm 45%; nhân tố này được đánh giá có sức ảnh hưởng lớn thứ năm đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty.
Bảng 2.3: Biến động chất lượng lao động tại Công ty CP Tân Cảng 128- Hải Phịng
(Đơn vị tính: Người)
Trình độ Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Đại học và trên Đại
học 48 44,86 69 48,94 92 49,73 Cao đẳng 12 11,21 16 11,35 19 10,27 Trung cấp 20 18,69 19 13,47 24 12,97 Sơ cấp 26 24,30 34 24,11 44 23,78 Lao động phổ thông 01 0,94 03 2,13 06 3,25 Tổng số lao động 107 100 141 100 185 100 (Nguồn: Phịng Hành chính- quản trị)
+ Theo bảng số liệu: Từ năm 2013 đến 2015, lực lượng lao động chủ yếu của cơng ty đều có trình độ đại học - trên đại học và chất lượng lao động tăng dần qua các năm; đây là lực lượng có chất lượng và tiềm lực, là cơ sở để công ty phát triển mạnh mẽ. Nhìn chung, chất lượng lao động của cơng ty là tốt, có trình độ cao, đáp ứng được những cơng việc địi hỏi tính chun mơn; cơ cấu tổ chức và phân quyền của cơng ty do vậy có sự linh hoạt, gọn nhẹ và rõ ràng. Bên cạnh đó, trang thiết bị của cơng ty thể hiện ở việc có đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của
mình hay khơng. Cơng ty có đầy đủ trang thiết bị thì mọi việc truyền đạt thơng tin, thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh được nhanh chóng.
- Ngồi ra, nhân tố mơi trường bên ngồi tổ chức cũng có sức ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức công ty, tuy nhiên mức độ quan trọng còn chưa được đánh giá cao.