6. Kết cấu đề tài
2.2. Phân tích cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Cổ phần Tân Cảng 128-
2.2.2. Phân tích tình hình cơ cấu tổ chức của công ty
2.2.2.1. Mơ hình cơ cấu tổ chức của cơng ty a. Mơ hình cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của công ty CP Tân Cảng 128 - Hải Phịng năm 2015
(Nguồn: Phịng Hành chính- quản trị)
Đại hội đồng cổ đơng
P.Tài chính kế tốn P.Tài chính
kế tốn Hội đồng quản trị Ban Kiểm sốt
Ban Giám đốc P.Kế hoạch kinh doanh P.Hànhchính - quản trị P. Tài chính- Kế tốn P. Kỹ thuật Cơ giới Ban Marketing P.Điều độ Ban Kỹ thuật Vật tư Đội Cơ giới Ban Kế hoạch Tổng hợp Đội Điều hành giải phóng tàu Tổ Điều độ bãi Tổ Vi tính tổng hợp Bộ phận kho Trực ban sản xuất Ban Tổ chức hành chính Đội bảo vệ Ban Thương vụ-Thu ngân Tổ Điều độ cổng
Chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận quản lý hiện nay
- Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý cơng ty, có tồn quyền nhân danh công ty để
quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông. Hội đồng quản trị của công ty gồm năm thành viên. Nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị là 5 năm do Đại hội cổ đông bầu.
Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ như: Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với Giám đốc, các Phó giám đốc, Kế tốn trưởng; cử người đại diện theo ủy quyền thực hiện quyền sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp ở cơng ty khác, quyết định mức thù lao và lợi ích khác của những người đó. Giám sát, chỉ đạo Giám đốc và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của công ty. Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế hoạt động của công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phịng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác…
- Ban kiểm soát: Ban kiểm soát gồm ba thành viên; nhiệm kỳ của Ban kiểm soát là 5 năm;
thành viên Ban kiểm sốt có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ khơng hạn chế.
Ban kiểm soát thực hiện giám sát HĐQT, Giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty; chịu trách nhiệm trước Đại hội cổ đông trong việc thực hiện các nhiệm vụ được giao. Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức cơng tác kế tốn, thống kê và lập báo cáo tài chính. Thực hiện các quyền và nhiệm vụ theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Điều lệ công ty và quyết định của Đại hội đồng cổ đông.
- Ban Giám đốc: Ban Giám đốc gồm một Giám đốc và các Phó Giám đốc.
+ Giám đốc chỉ huy, quản lý điều hành chung mọi công tác của Công ty và chịu trách nhiệm về các quyết định của các Phó Giám đốc liên quan đến việc thực hiện các công việc được Giám đốc phân cơng, ủy quyền .
+ Phó Giám đốc tham mưu, giúp Giám đốc trong công tác chỉ đạo, triển khai từng lĩnh vực cơng tác cụ thể, có trách nhiệm thường xuyên hoặc đột xuất báo cáo Giám đốc nội dung công việc cần giải quyết. Trong phạm vi nhiệm vụ được giao phó, Phó Giám đốc chủ động giải quyết cơng việc, nếu có vấn đề gì liên quan đến lĩnh vực do các Phó Giám đốc khác phụ trách thì chủ động phối hợp với nhau. Trong trường hợp có ý kiến khác nhau thì báo cáo Giám đốc quyết định.
Các cuộc vận động, phong trào thuộc mảng cơng tác đồng chí Phó Giám đốc nào phụ trách thì đồng chí đó làm Trưởng ban (nếu có thành lập), chủ trì xây dựng kế hoạch báo cáo Giám đốc phê duyệt và triển khai thực hiện; trong trường hợp thuộc phạm vi của Giám đốc sẽ giao cơ quan chức năng xây dựng kế hoạch, Giám đốc căn cứ tình hình thực hiện sẽ giao cho 01 đồng chí Phó Giám đốc chủ trì hoặc trực tiếp triển khai thực hiện.
Về ký kết hợp đồng và các vấn đề liên quan đến thu chi tài chính, Giám đốc sẽ chỉ đạo và uỷ quyền bằng văn bản cho từng trường hợp cụ thể cho các Phó Giám đốc, các Phó Giám đốc chỉ được quyền ký kết và chịu trách nhiệm trước Giám đốc trong phạm vi, thời hạn được Giám đốc ủy quyền.
- Công ty có 06 phịng ban chức năng, cụ thể như sau: + Phòng Kế hoạch kinh doanh:
Chức năng: Là bộ phận trực thuộc, chịu sự lãnh đạo, quản lý chỉ huy trực tiếp,
tồn diện của Chi bộ, Giám đốc cơng ty. Là cơ quan tham mưu cho HĐQT, Chi bộ, Ban Giám đốc về các mặt công tác như xây dựng và triển khai các kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, các kế hoạch sản xuất kinh doanh theo yêu cầu nhiệm vụ của BGĐ công ty, HĐQT; tư vấn và theo dõi hoạt động đầu tư phát triển hoạt động kinh doanh, lập dự án quản lý khai thác cảng, hợp đồng, thương vụ, đầu tư, huấn luyện, văn phòng, pháp chế…
Nhiệm vụ: Tiếp nhận, tổng hợp các thông tin, tham mưu cho Ban Giám đốc về
kinh doanh, quản lý khai thác các trang thiết bị và cơ sở vật chất của công ty. Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh định kỳ tháng/quý/năm; các kế hoạch dự án phát triển trung và dài hạn, quản lý khai thác phát triển dịch vụ cảng; Chủ trì triển khái các dự án đầu tư và xây dựng cơng trình, các hợp đồng dịch vụ; khi được phê duyệt thì hướng dẫn tổ chức triển khai, đơn đốc thực hiện các kế hoạch…
+ Ban Marketing:
Chức năng: Là đầu mối trực thuộc Phòng Kế hoạch kinh doanh, chịu sự lãnh
đạo, chỉ đạo quản lý của Ban giám đốc Cơng ty và lãnh đạo Phịng. Có nhiệm vụ phản ảnh đầy đủ, chính xác, khách quan các diễn biến, phát sinh trong quá trình triển khai các loại hình dịch vụ của cơng ty. Có chức năng tham mưu cho Phịng, Ban giám đốc Cơng ty về các chủ trương, phương hướng và kế hoạch hoạt động Marketing - Đối ngoại; thực hiện các cơng việc cấp trên giao.
Nhiệm vụ: Tìm kiếm, thu thập, phân tích, đánh giá thơng tin về diễn biến thị trường và đối thủ cạnh tranh để đưa ra các dự báo về tình hình thị trường, sản lượng, dịch vụ một cách đầy đủ, chính xác. Tiếp thị khách hàng về thực hiện các dịch vụ tại cảng, tăng sản lượng hàng hóa thơng qua cảng và các dịch vụ khác trong cảng, góp phần tăng doanh thu của cơng ty…
+ Phòng Điều độ: Chức năng: Là trung tâm chỉ huy điều hành sản xuất trực tiếp, được ủy quyền của BGĐ
công ty trực tiếp điều hành dây chuyền sản xuất của toàn cảng Tân Cảng -128. Trực tiếp điều hành và bố trí các phương tiện xếp dỡ, giao nhận, quản lý hàng hóa, cải tiến quy trình thủ tục giao nhận tại cảng Tân Cảng 128.
Nhiệm vụ: Lập kế hoạch giải phóng tàu, kế hoạch xếp dỡ- giao nhận, bào quản
hàng hóa tại khu hàng; tổ chức dây chuyền công nghệ; điều hành hoạt động xếp dỡ trong phạm vi toàn cảng, đảm bảo an tồn sản xuất và an tồn phịng cháy chữa cháy. Quan hệ, phối hợp với các cơ quan, đơn vị trong và ngoài cảng liên quan đến việc thưc hiện chức năng- nhiệm vụ của phòng. Thực hiện các nhiệm vụ do BGĐ cơng ty giao.
+ Phịng Kỹ thuật – Cơ giới:
Chức năng: Là đơn vị trực thuộc, chịu sự lãnh đạo, quản lý chỉ huy trực tiếp,
toàn diện của Cấp ủy, Ban Giám đốc công ty. Là cơ quan tham mưu cho HĐQT, Chi bộ, Ban Giám đốc về các mặt công tác như các hoạt động về mọi mặt công tác kỹ thuật, vật tư, cơ giới, xếp dỡ, dịch vụ sửa chữa, vệ sinh; quản lý khai thác tối đa mọi nguồn lực, trang thiết bị hiện có, nhằm khơng ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh và sức cạnh tranh của công ty. Trực tiếp xây dựng các kế hoạch và triển khai thực hiện các phương án xếp dỡ, giao nhận, vận chuyển hàng hóa và các nhiệm vụ khác khi cấp trên giao.
Nhiệm vụ: Đề xuất với Ban Giám đốc công ty những biện pháp quản lý, điều
hành cụ thể nhằm khai thác an toàn, hiệu quả phương tiện quản lý đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Nắm chắc yêu cầu vận chuyển, xếp dỡ, căn cứ vào năng lực thực tế của công ty xây dựng và chịu trách nhiệm về kế hoạch sản xuất chi tiết công tác xếp dỡ và vận chuyển hàng ngày; trực tiếp tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất đã được phê duyệt…
+ Phịng Hành chính quản trị
Chức năng: Là đơn vị trực thuộc chịu sự lãnh đạo quản lý, chỉ huy trực tiếp, tồn
đốc cơng ty và trực tiếp tiến hành các hoạt động nghiệp vụ để quản lý bảo toàn và phát triển vốn của doanh nghiệp; xây dựng ngành tài chính vững mạnh, hoạt động tài chính – kế tốn đúng pháp luật, chuẩn mực và chế độ kế toán phục vụ thiết thực nhiệm vụ của công ty. Tổ chức bộ máy tổ chức, nhân sự, lao động tiền lương, chính sách, cơng tác bảo vệ trật tự, an toàn trong đơn vị, cơng tác đảm bảo hậu cần, quản trị hành chính và thực hiện các nhiệm vụ khác khi được giao.
Nhiệm vụ: Tham gia lập và bảo vệ các kế hoạch của sản xuất kinh doanh, kế
hoạch sử dụng, cân đối vốn cho sản xuất và đầu tư phát triển công ty. Tổ chức, chỉ đạo toàn bộ cơng tác kế tốn, thống kê và bộ máy kế tốn, thống kê trong cơng ty một cách khoa học, hợp lý…
+ Phịng Tài chính – Kế tốn
Chức năng: Là bộ phận trực thuộc Ban Giám đốc, chịu sự lãnh đạo, quản lý chỉ
huy trực tiếp, tồn diện của Chi bộ, BGĐ, Trưởng Phịng, có chức năng tham mưu cho Trưởng phòng, Ban Lãnh đạo trong cơng tác quản lý tài chính và hạch tốn kế tốn.
Nhiệm vụ: Tổ chức thực hiện cơng việc kế tốn theo chế độ kế toán hiện hành
phù hợp với hoạt động của đơn vị. Ngăn chặn những hành vi tham ơ, lãng phí, vi phạm những chính sách kinh tế, tài chính của Nhà nước. Kiểm tra, phân tích các hoạt động kinh tế, tài chính, đánh giá hiệu quả của các hoạt động sản xuất kinh doanh…
Nhận xét: Mơ hình cơ cấu tổ chức của cơng ty là mơ hình cơ cấu tổ chức theo
kiểu trực tuyến – chức năng, với những ưu và nhược điểm như sau:
- Ưu điểm:
Công ty vẫn tập trung quyền lực và quyền ra quyết định vào các nhà quản trị cấp cao, trách nhiệm quyền hạn của Giám đốc và Phó Giám đốc rất rõ ràng, do đó họ có thể đưa ra quyết định nhanh chóng, kịp thời. Các trưởng phịng ban chỉ đóng góp ý kiến, xây dựng kế hoạch thực hiện, truyền đạt mệnh lệnh của cấp trên giao xuống cho nhân viên phịng ban mình và có trách nhiệm báo cáo, giám sát tiến độ thực hiện và kết quả thực hiện công việc. Như vậy, với mơ hình cơ cấu tổ chức theo chức năng sẽ thể hiện được tính chun mơn hóa cao trong cơng việc.
Việc đào tạo và huấn luyện nhân sự đơn giản hơn vì mỗi nhân viên sẽ chỉ thực hiện chức năng nhiệm vụ riêng của phịng ban mình. Nhân viên trong mỗi phịng ban có cơ hội nâng cao kỹ năng tay nghề trong lĩnh vực chun mơn hóa của họ.
Mỗi phòng ban chỉ chú trọng đến việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình được giao, chỉ tập trung vào thực hiện mục tiêu của phịng ban mình mà rất dễ không quan tâm mục tiêu chung của công ty. Cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay bộc lộ sự thích nghi chưa cao với biến động của mơi trường trong khi lĩnh vực cơng ty theo đuổi ln có những rủi ro tiềm ẩn trên phương diện kinh doanh và kỹ thuật.
b. Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của cơng ty - Qua kết quả phân tích phiếu điều tra:
Bảng 2.4: Đánh giá về cơ cấu tổ chức ở cơng ty CP Tân Cảng 128- Hải Phịng
STT Các nội dung Các lựa chọn Số phiếu Tỷ lệ (%)
1
Nhà quản trị đánh giá mức độ quan trọng của tổ chức bộ máy quản trị công ty Rất quan trọng 05/08 62,5% Quang trọng 03/08 37,5% Trung bình 0/08 0% Kém 0/08 0% 2
Cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty đã phù hợp với đặc điểm, tình hình hoạt động của công ty
Rất không đồng ý 0/20 0% Không đồng ý 04/20 20% Khơng có ý kiến 03/20 15%
Đồng ý 05/20 25%
Rất đồng ý 08/20 40%
3 Mối quan hệ giữa các phòng ban hiện nay ở công ty
Độc lập 09/20 45% Hỗ trợ lẫn nhau 06/20 30% Phụ thuộc 05/20 25% Ý kiến khác 0/20 0%
4
Nhà quản trị cho biết về nhu cầu cần xây thêm phịng ban mới hiện nay
Khơng 02/08 25%
Có 06/08 75%
5
Nhà quản trị đánh giá về số lượng phòng ban hiện nay trong cơ cấu tổ chức của công ty
Nhiều 0/08 0%
Đủ 02/08 25%
Thiếu 06/08 75%
Ý kiến khác 0/08 0% 6 Nhà quản trị cho biết sự cần thiết Cần thiết 05/08 62,5%
thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy quản
trị công ty giai đoạn 2016- 2020 Không cần thiết 03/08 37,5%
7 Nhân viên cảm thấy nhân lực trong phịng ban của mình đã hợp lý Rất không đồng ý 0/12 0% Không đồng ý 05/12 41,67% Khơng có ý kiến 03/12 25% Đồng ý 04/12 33,33% Rất đồng ý 0/12 0% 8
Nếu chưa hợp lý, với số lượng nhân viên hiện có trong phịng ban của họ cần tăng thêm hay giảm đi
Tăng thêm 05/12 41,67% Không đổi 04/12 33,33% Giảm đi 03/12 25%
9 Môi trường làm việc tạo cho nhân viên cảm giác thoải mái, thuận tiện.
Rất không đồng ý 02/12 16,67% Khơng đồng ý 03/12 25% Khơng có ý kiến 01/12 8,33% Đồng ý 04/12 33,33% Rất đồng ý 02/12 16,67% 10
Trang thiết bị quản trị của công ty hiện đại, hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản trị. Rất không đồng ý 0/12 0% Khơng đồng ý 04/12 33,33% Khơng có ý kiến 02/12 16,67% Đồng ý 05/12 41,67% Rất đồng ý 01/12 8,33%
(Nguồn: Kết quả điều tra của sinh viên)
Kết quả điều tra cho thấy:
Thứ nhất, 100% ý kiến của nhà quản trị đánh giá công tác tổ chức bộ máy quản trị của
công ty là rất quan trọng và quan trọng, điều này chứng tỏ họ đều đã nhận thức được vai trò cơ cấu tổ chức đối với kết quả hoạt động kinh doanh. Khi nhà quản trị đánh giá về số lượng phòng ban trong tổ chức cơng ty, có đến 75% ý kiến cho rằng số lượng hiện tại vẫn thiếu và nhu cầu thành lập phòng ban mới; điều này cho thấy cơ cấu tổ chức của cơng ty cịn cần điều chỉnh. Đồng thời, có đến 62,5% ý kiến của những nhà quản trị cho rằng sự thay đổi về cơ cấu tổ chức để đáp ứng mục tiêu và chiến lược giai đoạn 2016-2020 là cần thiết.
Thứ hai: Về cơ cấu tổ chức trực tuyến- chức năng hiện nay đã phù hợp với tình hình
rất đồng ý. Tuy vậy, mối quan hệ giữa các phòng ban lại chưa thực sự được chặt chẽ, khi có đến 45% cho rằng mối quan hệ giữa các phịng ban là độc lập, 30% cho rằng đó là sự hỗ trợ lẫn nhau và 25% ý kiến cho rằng phụ thuộc vào nhau. Do vậy, công ty cần xem xét lại mối quan hệ giữa các phịng ban để thực hiện có hiệu quả nhất hoạt động của mình.
Thứ ba: Đánh giá nhân viên phịng ban của mình, có tới 41,67% ý kiến nhân viên cho