6. Kết cấu đề tài
2.3. Các kết luận thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Cổ phần
Tân Cảng 128- Hải Phòng
2.3.1. Ưu điểm và nguyên nhân
- Ưu điểm:
+ Nhìn chung, mơ hình cơ cấu trực tuyến- chức năng là phù hợp với điều kiện thực tế
tại công ty. Thành lập từ năm 2009 với cơ cấu đơn giản chỉ hai phòng ban là phòng Sản xuất kinh doanh và Hành chính- quản trị. Đến nay quy mơ của cơng ty đã được mở rộng; q trình thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh đều áp dụng trang thiết bị máy móc hiện đại tiêu chuẩn châu Âu, cơ cấu tổ chức và phân quyền theo đó cũng có những sự thay đổi linh hoạt. Trong những năm qua, nhìn chung lợi nhuận của cơng ty ln tăng và tạo được uy tín với các đối tác, khách hàng lớn trong và ngồi nước. + Cơng ty có đội ngũ lao động trình độ tương đối cao và chun mơn nghiệp vụ phù hợp với u cầu cơng việc. Thu nhập bình quân của các thành viên trong công ty năm 2010 đạt 5.897.300 đồng; đến năm 2015 đã đạt mức 10.771.900 đồng. Đây cũng là sự nỗ lực rất lớn của tập thể cán bộ và nhân viên trong công ty kể từ khi thành lập và đi vào hoạt động.
+ Công ty đã chú ý từng bước xây dựng và hoàn thiện cơ cấu quản lý, và đến nay cơng ty đã hình thành các phịng ban phụ trách các mảng khác nhau. Bên cạnh đó cơng ty đã xây dựng cho mình một hệ thống gồm các nguyên tắc nội quy, chế độ, chính sách khen thưởng cả về vật chất lẫn tinh thần.
+ Tình hình phân quyền cho các phịng ban cơng ty khá rõ ràng và có các quy định cụ thể. Từ đó giúp cho mỗi bộ phận trong cơng ty ý thức được quyền lợi và nghĩa vụ hoàn thành nhiệm vụ được giao. Các phòng ban xác định được rõ vị trí của bộ phận mình trong mối quan hệ với cấp trên và nhân viên của mình.
- Nguyên nhân:
+ Sự cống hiến và nỗ lực hết mình của đội ngũ nhân viên, các nhà quản trị, cán bộ công nhân viên trong công ty trong thời gian qua giúp cơng ty có những nền tảng xây dựng cơ cấu tổ chức và phân quyền. Họ khơng chỉ cố gắng trong cơng việc mà cịn cố gắng làm giàu chun mơn của mình, trau dồi và khơng ngừng học hỏi.
+ Công ty đã xác định đúng vị trí, tầm quan trọng của bộ máy quản trị trong hoạt động kinh doanh của mình; ln nỗ lực điều chỉnh cho phù hợp với tình hình của cơng ty và môi trường.
2.3.2. Nhược điểm và nguyên nhân
- Nhược điểm: Bên cạnh những thành tích đạt được, cơng ty vẫn cịn tồn tại một số vấn
đề cần điều chỉnh về cơ cấu tổ chức và phân quyền.
+ Hiện nay, số lượng phịng ban trong cơng ty còn thiếu, dẫn đến việc thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh có lúc cịn trì trệ. Cụ thể, năm 2014, cơng ty xảy ra sự cố gãy cần cẩu Liebherr, hoạt động sản xuất bị gián đoạn, dẫn tới sản lượng sản xuất không cao, doanh thu giảm so với năm 2013. Việc tiến hành xử lý hậu quả được thực hiện nhanh chóng; tuy nhiên, cơng tác này cịn chồng chéo và thiếu linh hoạt trong sự phối hợp giữa các phòng ban; đặc biệt là giữa phòng Kỹ thuật- Cơ giới, phòng Kế hoạch kinh doanh và phòng Điều độ; nhân viên của ba phòng trên còn bị động khi sự cố phát sinh. Những rủi ro của cơng ty có thể đến cả từ mơi trường kinh doanh và quá trình cung ứng dịch vụ của chính cơng ty. Sự thiếu hụt bộ phận chuyên trách nhằm giải quyết những vấn đề trên khiến cho cơng ty cịn chưa ở thế chủ động trong các hoạt động của mình. Cơ cấu tổ chức cịn cần có sự thay đổi để đáp ứng nhu cầu thực tế. + Mối quan hệ giữa các phòng ban là độc lập với nhau; đều thực hiện chức năng và nhiệm vụ riêng biệt. Điều đó chỉ ra rằng sự phối hợp giữa các phịng ban trong cơng ty còn chưa thực sự được tốt, các phòng ban chỉ quan tâm thực hiện cơng việc của mình. + Số lượng nhân viên trong các phịng ban chưa hợp lý, chưa đủ để đáp ứng được khối lượng công việc. Theo quan sát, điều này diễn ra cụ thể ở phòng Kế hoạch kinh doanh
và ban Marketing. Giai đoạn 2016 – 2020, Công ty muốn mở rộng và phát triển thị trường của mình, dưới áp lực tìm kiếm khách hàng mới, duy trì quan hệ với các đối tác cũ… do vậy, cơng ty nhất thiết cần phải có đội ngũ nhân viên có đầy đủ khả năng từ hai phịng ban trên.
+ Mơi trường làm việc cịn chưa thực sự tạo cho nhân viên sự thoải mái và thuận tiện. Theo quan sát, nhân viên của phòng Điều độ và phịng Kỹ thuật- cơ giới chưa có điều kiện làm việc tốt nhất. Do đây là hai phòng ban trực tiếp thực hiện việc cung ứng dịch vụ như bốc xếp hàng hóa lên xe tải của khách hàng; nâng đỡ container từ tàu hàng; sửa chữa các trang thiết bị và máy móc… nhân viên thường phải làm việc trực tiếp dưới bãi ở thời tiết ngoài trời; mặt khác, trong cảng Tân Cảng 128, xe container, xe tải, xe nâng… đi lại rất nhiều. Thêm nữa, một số nhân viên của công ty chưa thực sự hịa nhập được với văn hóa doanh nghiệp qn đội, cịn phát sinh các sai sót trong tác phong.
+ Sự phân công, phân quyền chưa cân xứng cho các cá nhân trong các phòng ban; nhiều cơng việc cịn để các cá nhân tự phân với nhau mà khơng có kế hoạch cụ thể; động lực để phát triển đối với cơng ty và tập thể người lao động cịn chưa thực sự mạnh mẽ; việc thu hút nguồn lao động có trình độ cao và đãi ngộ tương xứng với họ cịn chưa được thực hiện hiệu quả. Bên cạnh đó, ở cơng ty cịn tồn tại tình trạng các cá nhân trong mỗi phịng ban chưa có sự phối hợp tốt, hiểu ý nhau khi làm việc.
- Nguyên nhân:
+ Do nhược điểm nội tại của mơ hình cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức năng, điều này dẫn đến bộ máy quản trị của cơng ty đơi khi xảy ra tình trạng bất hợp tác, có thể gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Sự phối hợp giữa các phịng ban chưa tốt cịn thả lỏng có thể cịn bởi q trình truyền đạt thơng tin và phản hồi thông tin trong cơng ty cịn chậm trễ, khơng tạo được sự gắn kết trong tồn cơng ty ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc.
+ Công ty chưa thực sự chú tâm tạo điều kiện, môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên để khắc phục ảnh hưởng của những yếu tố như thời tiết, an toàn lao động… + Do quan điểm và tinh thần làm việc của mỗi cá nhân khác nhau, nhân sự trong công ty được lấy từ hai nguồn chính là tuyển dụng tại miền Bắc và được điều chuyển từ các công ty khác trực thuộc Tổng Cơng ty Tân Cảng Sài Gịn. Phong cách làm việc của
nhân viên ít nhiều có sự bất đồng, khơng ăn ý; dẫn đến sự phối hợp giữa các cá nhân cịn chưa thực sự tốt.
+ Việc phân cơng cơng việc nhiều lúc cịn cứng nhắc, coi trọng về kết quả hơn quá trình. Nhân viên được giao việc buộc phải hồn thành và tn thủ đúng kỷ luật của cơng ty, nhiệm vụ được giao dù khó khăn nào cũng phải hoàn thành.
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỂN CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN
TÂN CẢNG 128- HẢI PHỊNG