(Luận văn đại học thương mại) HOÀN THIỆN cơ cấu tổ CHỨC và PHÂN QUYỀN tại CÔNG TY TNHH mực IN NGÔI SAO VIỆT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY TNHH MỰC IN NGÔI SAO VIỆT Chuyên ngành: Quản trị doanh nghiệp thương mại Giảng viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện: ThS Dương Thị Thúy Nương Trần Thị Phương Mã sinh viên: 13D100033 Lớp: K49A1 Hà Nội, 2017 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY TNHH MỰC IN NGÔI SAO VIỆT Chuyên ngành: Quản trị doanh nghiệp thương mại Giảng viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện: ThS Dương Thị Thúy Nương Trần Thị Phương Mã sinh viên: 13D100033 Lớp: K49A1 Hà Nội, 2017 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com i TĨM LƯỢC Sau có thời gian thực tập công ty TNHH Mực in Ngơi Việt, em nhận thấy ngồi mặt đạt số tăng trưởng ổn định, kết kinh doanh mức cơng ty cịn nhiều khó khăn tồn tại, tiêu biểu công tác tổ chức phân quyền Nhận thấy tầm quan trọng cấu tổ chức phân quyền hoạt động kinh doanh, em xin nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Mực in Ngôi Việt” Khóa luận bao gồm nội dung lý thuyết cấu tổ chức phân quyền, nhân tố ảnh hưởng từ làm sở để phân tích, đánh giá thực trạng cấu tổ chức phân quyền, đồng thời đề xuất giải pháp để hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty Phần lý luận: Liên quan đến cấu tổ chức phân quyền công ty, bao gồm thực trạng vấn đề tồn tại; chức nhiệm vụ phận, phòng ban, cách bố trí sử dụng lao động theo chuyên môn phối hợp hoạt động phịng ban… Phần phân tích: cụ thể hóa tiêu chuẩn thông qua bảng câu hỏi, phiếu điều tra trắc nghiệm, vấn trực tiếp gắn kèm số liệu, bảng thống kê phục vụ cho xử lý thông tin liệu Tập trung sâu vào phân tích ảnh hưởng nhân tố mơi trường ảnh hưởng đến cấu tổ chức phân quyền cơng ty Từ đưa đề xuất kiến nghị có tính khả thi cao để hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ii LỜI CẢM ƠN Với đề tài khóa luận “Hồn thiện cơng tác tổ chức phân quyền cơng ty TNHH mực in Ngơi Việt”, để hồn thành đề tài cách tốt ngồi cố gắng thân phải nhờ đến giúp đỡ nhiều từ phía nhà trường, thầy mơn Quản trị học tồn thể cán nhân viên công ty TNHH Mực in Ngôi Việt Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, Phòng Đào tạo trường Đại học Thương mại, thầy cô Khoa Quản trị kinh doanh, thầy cô môn Quản trị học tồn thể thầy trường Đại học Thương Mại nhiệt tình giảng dạy, hướng dẫn tạo điều kiện tốt cho em suốt trình học tập nghiên cứu trường Đặc biệt là, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô - ThS Dương Thị Thúy Nương người trực tiếp giúp đỡ hướng dẫn cho em suốt thời gian em thực khóa luận Em xin bày tỏ lời cảm ơn giúp đỡ Ban giám đốc công ty TNHH Mực in Ngôi Việt, đặc biệt anh chị phịng Kinh doanh- Thị trường nhiệt tình hướng dẫn, cung cấp thông tin tạo điều kiện giúp đỡ em suốt thời gian em thực tập cơng ty để em nắm bắt kiến thức thực tế, bổ ích góp phần hồn thành dề tài nghiên cứu Do thời gian có hạn kiến thức kinh nghiệm hạn chế nên khóa luận khơng tránh khỏi sai sót Em mong nhận đóng góp ý kiến thầy để em hồn thiện Em xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày 25 tháng năm 2017 Sinh viên thực Trần Thị Phương LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com iii MỤC LỤC TÓM LƯỢC i LỜI CẢM ƠN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC BẢNG BIỂU v DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ vi DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài .1 Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài CHƯƠNG I: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI DOANH NGHIỆP 1.1 Các khái niệm có liên quan 1.1.1 Khái niệm quản trị công tác tổ chức .6 1.1.2 Khái niệm cấu tổ chức 1.1.3 Khái niệm phân quyền .7 1.2 Các nội dung cấu tổ chức phân quyền doanh nghiệp .7 1.2.1 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp 1.2.2 Phân quyền doanh nghiệp .11 1.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức phân quyền doanh nghiệp 13 1.3.1 Các nhân tố chủ quan thuộc doanh nghiệp 13 1.3.2 Các nhân tố khách quan bên doanh nghiệp 15 CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY TNHH MỰC IN NGÔI SAO VIỆT 17 2.1 Giới thiệu khái quát công ty TNHH Mực in Ngôi Việt 17 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển doanh nghiệp 17 2.1.2 Chức nhiệm vụ doanh nghiệp .17 2.1.3 Ngành nghề kinh doanh công ty 18 2.1.4 Kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp năm gần 19 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com iv 2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Mực in Ngôi Việ 21 2.2.1 Tổng quan tình hình cấu tổ chức công ty TNHH Mực in Ngôi Việt .21 2.2.2 Tình hình phân quyền cơng ty TNHH Mực in Ngôi Việt 24 2.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Mực in Ngôi Việt 25 2.2.4 Kết phân tích liệu sơ cấp cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH mực in Ngôi Việt 30 2.2.5 Kết phân tích liệu thứ cấp cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Mực in Ngôi Việt 35 2.3 Kết luận thực trạng cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Mực in Ngôi Việt 37 2.3.1 Đánh giá cấu tổ chức công ty TNHH Mực in Ngôi Việt 37 2.3.2 Đánh giá tình hình phân quyền công tyTNHH Mực in Ngôi Việt 39 2.3.3 Nguyên nhân tồn 40 CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY TNHH MỰC IN NGÔI SAO VIỆT 41 3.1 Phương hướng hoạt động doanh nghiệp thời gian tới 41 3.2 Quan điểm giải để hoàn thiện cấu trúc tổ chức phân quyền cho công ty 41 3.3 Các đề xuất kiến nghị để hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền công ty .42 3.3.1 Hoàn thiện cấu tổ chức 42 3.3.2 Hoàn thiện công tác phân quyền 43 KẾT LUẬN 45 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com v LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com vi DANH MỤC BẢNG BIỂU STT Tên Bảng Biểu Trang Bảng 2.1: Kết hoạt động kinh doanh Công ty TNHH Mực in Ngôi Việt 19 Bảng 2.2: Cơ cấu lao động theo độ tuổi giới tính Cơng ty 24 Bảng 2.3: Cơ cấu lao động công ty theo trình độ 27 Bảng 2.4: Kết đánh giá cấu tổ chức công ty 30 Bảng 2.5: Kết đánh giá chế phân quyền công ty 33 Bảng 2.6: Đánh giá trình độ chun mơn cán quản lý ảnh hưởng đến cấu tổ chức phân quyền công ty Bảng 2.7: Đánh giá trình độ chun mơn người lao động ảnh hưởng đến cấu tổ chức phân quyền 38 39 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com vii DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ STT Tên sơ đồ Trang Sơ đồ 1.1: Mơ hình cấu tổ chức đơn giản Sơ đồ 1.2: Mơ hình cấu tổ chức theo chức Sơ đồ1.3: Mơ hình cấu tổ chức theo sản phẩm Sơ đồ 1.4: Mơ hình cấu tổ chức theo khu vực địa lý 10 Sơ đồ 1.5: Mơ hình cấu trúc tổ chức ma trận 11 Sơ đồ 1.6: Mơ hình mối quan hệ cấu tổ chức chiến lược 13 Sơ đồ 2.1: Doanh thu lợi nhuận công ty qua năm 20 Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức công ty trước 21 Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức công ty 22 10 Sơ đồ 2.4 : Cơ cấu tổ chức đề xuất 35 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com viii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Tên đầy đủ Viết tắt TNHH Trách nhiệm hữu hạn KSTC Kiểm sốt tài HCNS Hành nhân NV Nhân viên SXKD Sản xuất kinh doanh LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp 36 Khoa: Quản trị kinh doanh  Ngoài ra, hệ thống tiêu chuẩn công việc, chế độ sát hạch, báo cáo công ty chưa rõ ràng Điều làm cho việc kiểm tra, kiểm sốt q trình thực nhiệm vụ khó khăn, việc đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ thiếu cứ, tiêu chuẩn rõ ràng, kết làm cho nhà quản trị gặp khó khăn việc kiểm soát, đánh giá cấp nhân viên thiếu đí tiêu chuẩn hướng dẫn để thực hành 2.2.5 Kết phân tích liệu thứ cấp cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Mực in Ngôi Việt 2.2.5.2 Về cấu tổ chức GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHỊNG KẾ TỐN PHỊNG KINH DOANH KẾ TỐN TRƯỞNG TRƯỞNG PHỊNG KD Nhân viên sửa chữa máy in Nhân viên KD Nhân viên sản xuất hộp mực Kế tốn thu ngân, hóa đơn cơng nợ PHỊNG KỸ THUẬT PHỊNG KHO Nhân viên xuất-nhập hàng hóa Nhân viên giao hàng Sơ đồ: Mơ hình cấu tổ chức cơng ty Trường Đại học Thương Mại LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp 37 Khoa: Quản trị kinh doanh Theo cấu tổ chức thì: o Giám đốc: Là người điều hành hoạt động kinh doanh công ty, người bảo vệ quyền lợi cho cán nhân viên công ty,với khả lãnh đạo chuyên nghiệp sâu sắc, đạo đa chiều hoạt động nhân sự, phụ trách chung vấn đề đối nội, đối ngoại nhằm thực chức tổ chức máy, tổ chức cán đáp ứng tối đa yêu cầu công việc; đạo thực kế hoạch ngắn – trung – dài hạn theo phương hướng kế hoạch đề ra; chịu trách nhiệm thực quyền nghĩa vụ mình, đồng thời giải kịp thời vướng mắc đề nghị đáng người lao động o Phịng kế tốn: Số lượng người, trình độ Cao đẳng trở lên Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc chế độ kế tốn, tài cơng ty; Điều hành kiểm sốt nghiệp vụ tài – kế tốn phịng, trì cải tiến tác nghiệp phịng; kế tốn thuế chịu trách nhiệm báo cáo thuế, báo cáo tài định kỳ theo quy định; Trực tiếp quản lý sử dụng hệ thống phần mềm kế tốn trang bị; Có quyền đề xuất với Giám đốc thay đối nhân sự, mức lương, nâng lương nhân viên phòng; mức độ đáp ứng yêu cầu công việc ánh giá ổn định o Phòng kinh doanh: số lượng người, trình độ Đại học trở lên Trưởng phịng kinh doanh có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh, Marketing chịu trách nhiệm triển khai hoạt động kinh doanh, marketing công ty; thường xuyên khảo sát thị trường báo cáo đề xuất với giám đốc để giám đốc chuẩn bị kế hoạch tài định số lượng giá cả, đối tác nhập hàng; Nhân viên kinh doanh thực đàm phán, giao dịch ký hợp đồng với khách hàng, theo dõi, đôn đốc việc thực hợp đồng, làm thủ tục nhận hàng hóa thời hạn địa điểm quy định hợp đồng; mức dộ đáp ứng yêu cầu công việc mức trung bình o Phịng kỹ thuật: số lượng người, trình độ phổ thơng trở lên, có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất hàng hóa, khai thác nguồn vật tư, linh kiện đảm bảo chất lượng; quản lý thiết bị, kiểm sốt, sửa chữa bảo trì máy móc, thiết bị cho khách hàng sở hạ tầng công ty, mức dộ dáp ứng yêu cầu công việc thấp o Phòng kho: số lượng người, trình độ trung cấp trở lên thực nhiệm vụ quản lý kho, quản lý tài sản hàng hóa kho mặt số lượng chất lượng, thực đầy đủ thủ tục xuất nhập hàng hóa, thiết bị phục vụ cho sản xuất bán hàng; mức độ dáp ứng yêu cầu công việc đánh giá mức ổn định 2.2.5.3 Về phân quyền Hình thức phân quyền: Tại cơng ty TNHH Mực in Ngôi Việt, quyền hành phân theo chức Họ có quyền đưa định hoạt động phòng ban minh theo ủy quyền Giám đốc Trong cấu tổ chức công ty, Trường Đại học Thương Mại LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp 38 Khoa: Quản trị kinh doanh xác lập mối quan hệ báo cáo người, nhiệm vụ chức tất cấp Các phịng ban cơng ty theo chức nhiệm vụ quyền hạn giao chủ động tham mưu cho Giám đốc việc vận hành cấu tỏ chức để thực chiến lược công ty Yêu cầu phân quyền: Mức độ đảm bảo phân quyền cơng ty cịn hạn chế, phân quyền chưa thực rõ ràng, quyền hành tập trung chủ yếu vào cấp Phạm vi định nhà quản trị trung gian không lớn, chưa tương ứng với chức năng, nhiệm vụ họ phận mà họ quản lý Bên cạnh đó, khả tác nghiệp độc lập nhân viên khối không đồng đều, điều nguyên nhân cho việc giới hạn phạm vi quyền hành họ Về trình phân quyền: cuối năm 2015, sau có thay đổi cấu tổ chức, thay tiến hành theo q trình phân quyền khoa học, tạo tương thích cao chức năng, quyền hạn hệ thống quyền lực công ty không thay đổi, phạm vi, quyền hạn vị trí gần giữ nguyên 2.3 Kết luận thực trạng cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Mực in Ngôi Việt 2.3.1 Đánh giá cấu tổ chức công ty TNHH Mực in Ngôi Việt * Thành công: Trong suốt thời gian qua công ty thực nhiều nội dung quan trọng việc bước đầu tinh giảm máy quản lý công ty Những việc cần làm điều kiện cho phép hợp với khả thực Qua phân tích tình hình tổ chức máy quản trị hoạt động kinh doanh công ty ta thấy công ty đạt số thành cơng sau: o Thứ nhất, mơ hình tổ chức: Cơng ty có cấu tổ chức máy quản lý theo kiểu chức hợp lý với quy mơ hình thức tổ chức sản xuất kinh doanh công ty Với cấu Tổ chức có khung hành vững sử dụng tính ưu việt việc hướng dẫn cơng tác qua chuyên gia cán nghiệp vụ chuyên môn phận chức o Thứ hai, trình độ chun mơn cán quản lý: Cơng ty có đội ngũ quản lý có lực, có kinh nghiệm, hầu hết qua thực tế nhiều lần, có tầm nhìn chiến lược, có trình độ trị vững vàng, đủ lực để đảm nhận vị trí mà cơng ty giao phó Có thống lãnh đạo từ giám đốc xuống phòng ban Có đội ngũ lao động quản lý công ty trọng tới việc học tập nâng cao kiến thức cho cán công nhân viên công ty Trường Đại học Thương Mại LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Quản trị kinh doanh 39 Bảng 2.6: Đánh giá trình độ chun mơn cán quản lý ảnh hưởng tới cấu tổ chức phân quyền Cán quản lý Trình độ Chức nhiệm vụ Ảnh hưởng Giám đốc Cao học Điều hành hoạt động Quyết định cấu tổ chức kinh doanh công ty công ty, giao quyền phân quyền Trưởng phòng kinh doanh Đại học Kế toán trưởng Đại học Chịu trách nhiệm phân chia khoán doanh thu, tỷ lệ tiền lương NV, đảm bảo tiêu lợi nhuận Chịu trách nhiệm trước giám đốc chế độ kế tốn, tài Trưởng phịng kỹ thuật Cao đẳng Quản lý phân quyền cho cấp thuộc phòng kinh doanh Quản lý phân quyền cho cấp thuộc phịng kế tốn Chịu trách nhiệm quản lý Quản lý phân quyền phòng kỹ thuật, lập kế cho cấp thuộc phòng hoạch yêu cầu vật tư, kỹ thuật linh kiện o Thứ ba, tác phong làm việc cán công nhân viên: Cơng ty có tập thể đồn kết, làm việc với tinh thần tự giác cao, tác phong làm việc nhanh nhẹn hiệu Đó truyền thống quý báu mà công ty xây dựng Họ chủ động sáng tạo làm cách khoa học, khẩn trương theo kế hoạch tiến độ Mỗi người tự giác chủ động hoàn thành tốt nhiệm vụ khơng chốn tránh, thối thác, đùn đẩy công việc cho người khác * Tồn tại: Bên cạnh thành công ty đạt kể cơng tác tổ chức máy quản trị kinh doanh cơng ty cịn tồn số nhược điểm sau: o Thứ nhất, cấu tổ chức máy quản lý cơng ty cịn cồng kềnh so với quy mô công ty, công việc có chồng chéo o Thứ hai, trình độ chun mơn người lao động: Nhìn chung mặt trình độ chun mơn cơng nhân chưa thật cao Nhân viên bán hàng nhiều người chưa chun nghiệp Nhân viên kỹ thuật khơng hồn tồn đáp ứng u cầu chun mơn nghiệp vụ làm việc Do đó, cần phải có sách đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ đội ngũ cơng nhân viên tồn cơng ty đặc biệt đội ngũ nhân viên bán hàng nhân viên kỹ thuật Trong cơng ty cịn số cán công nhân viên thực chưa đáp ứng yêu cầu công việc dẫn tới phối hợp phận không nhịp Trường Đại học Thương Mại LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp 40 Khoa: Quản trị kinh doanh nhàng Vì cơng ty cần đào tạo lại, bồi dưỡng trình độ chun mơn nghiệp vụ cho người Nếu cần thiết thay để đáp ứng đòi hỏi khách quan hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn Bảng 2.7: Đánh giá trình độ chun mơn người lao động ảnh hưởng đến cấu tổ chức phân quyền Đơn vị: Người Trình độ Đại học/ cao đẳng Trung cấp/ trung cấp nghề Lao động phổ thông Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Số lượng Số lượng Số lượng 4 Được giao cơng việc địi hỏi chun mơn cao, khối lượng cơng việc nhiều Tiếp nhận công việc với yêu cầu chun mơn mức trung bình khối lượng công việc vừa phải Tiếp nhận công việc địi hỏi chun mơn nhiên khối lượng công việc tải Ảnh hưởng 2.3.2 Đánh giá tình hình phân quyền công tyTNHH Mực in Ngôi Việt *Thành công o Thứ nhất, công tác quản lý phân cấp rõ ràng Mỗi phận, phòng ban chức đảm nhiệm phần công việc định, vận dụng khả năng, trình độ chuyên sâu cán quản lý, giảm gánh nặng cho ban giám đốc o Thứ hai, công tác phân quyền đảm bảo tính hiệu đảm bảo hoạt động cơng ty tiến hành thuận lợi, vào ổn định, tạo điều kiện cho việc xây dựng quy chế trách nhiệm nghiêm ngặt, thành viên xác định vị trí tổ chức, từ đề cao trách nhiệm cá nhân *Tồn o Thứ nhất, bố trí phân cơng lao động cịn tình trạng người lao động khơng làm chun ngành đào tạo nên ảnh hưởng lớn đến hiệu cơng việc Do cần phải có biện pháp phân bổ lao động hợp lý để tránh tình trạng lãng phí lao động giảm bớt chi phí công tác đào tạo đào tạo lại người làm khơng theo chun mơn o Thứ hai, phân cơng lao động chưa hợp lý, cịn xảy tình trạng vừa thừa, vừa thiếu, thiếu thiếu số lượng chất lượng lao động có trình độ cao Trường Đại học Thương Mại LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp 41 Khoa: Quản trị kinh doanh 2.3.3 Nguyên nhân tồn o Thiếu quan tâm mức tới cấu tổ chức: ban lãnh đạo chưa có quan tâm mức, chưa xây dựng kế hoạch lâu dài để định hướng phát triển cho cấu tổ chức, chưa đánh giá tầm quan trọng q trình quản trị cơng ty o Đội ngũ nhân viên không đồng trình độ chun mơn, khả làm việc, khả tác nghiệp độc lập khơng cao, thêm vào hệ thống tiêu chuẩn công việc thiếu rõ ràng dẫn đến cần nhiều hướng dẫn, quản lý, kiểm soát nhà quản trị o Do đội ngũ nhân hạn chế khối phòng ban tham mưu quản lý công ty khối lượng công việc tương đối lớn nên cường độ làm việc lao động phòng ban lớn nên cường độ làm việc lao động phịng ban q lớn nhiều khơng thể hồn thành hết cơng việc giao Vì vậy, cần phải có bổ sung thêm nguồn nhân lực phòng ban để giảm áp lực khối lượng công việc người Trường Đại học Thương Mại LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp 42 Khoa: Quản trị kinh doanh CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY TNHH MỰC IN NGÔI SAO VIỆT 3.1 Phương hướng hoạt động doanh nghiệp thời gian tới Để tiếp tục phát triển vươn lên, công ty cần phải trì phát triển ổn định, đồng thời xử lý tồn nhằm tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, an toàn, nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Theo đó, cơng ty cần tập trung kết hợp vừa kinh doanh thương mại đồng thời nâng cao hiệu dịch vụ o Kinh doanh thương mại: Đây coi mạnh truyền thống công ty, tảng để tiếp tục phát triển, cơng ty cần nâng cao tồn diện chất lượng hoạt động thương mại, đặc biệt nâng cao tính chuyên nghiệp kinh doanh thiết bị văn phòng chất lượng cải tiến ưa chuộng, tiến hành mở rộng nhiều hình thức kinh doanh đa dạng cho phù hợp với thực tế thị trường o Hoạt động kinh doanh dịch vụ: công ty cần tiếp tục khai thác lợi có sẵn, tập trung nâng cao chất lượng dịch vụ: sửa chữa, lắp lặt, giao hàng tận nơi, chăm sóc tư vấn lĩnh vực đầu tư tiềm nang với nguồn lợi nhuận vô hấp dẫn Để thực tốt mục tiêu công ty cần:  Xây dựng cấu tổ chức gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt với tình xảy ra; định đưa thực gọn nhẹ, nhanh chóng, khắc phục tốt tình trạng trùng lặp, q tải công việc phận  Đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực: chức danh, nhiệm vụ quyền hạn phận phải xác định rõ ràng, người, chun mơn Bên cạnh đó, cơng ty cần có sách đào tạo, nâng cao trình độ kỹ làm việc cho nhân viên  Thắt chặt mối quan hệ đạo giám đốc với phòng ban, phận, thiết lập hệ thống quản lý, hoạt động nhịp nhàng, linh hoạt 3.2 Quan điểm giải để hoàn thiện cấu trúc tổ chức phân quyền cho công ty Quan điểm 1: Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền phải vào nguồn lực Công ty Cơ cấu tổ chức phải xây dựng sở nguồn lực Công ty, đặc biệt nguồn nhân lực sở vật chất kỹ thuật công ty cho hợp lý Quan điểm 2: Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền sở đáp ứng yêu cầu chiến lược kinh doanh giai đoạn Chiến lược kinh doanh Công ty TNHH Mực in Ngôi Việt giai đoạn Trường Đại học Thương Mại LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp 43 Khoa: Quản trị kinh doanh 2016 - 2020 mở rộng thị trường, mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, đáp ứng tốt nhu cầu thị trường Vì việc hồn thiện cấu tổ chức công ty phải sở chiến lược đề Quan điểm 3: Hồn thiện cấu tổ chức phân quyền phải vào mục tiêu, nhiệm vụ Công ty Để đảm bảo thực mục tiêu chung Công ty cá nhân, phận, hoạt động phải hướng vào mục tiêu chung, đòi hỏi cấu tổ chức phải xây dựng sở đáp ứng mục tiêu chung Công ty Quan điểm 4: Hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền dựa hoàn chỉnh hệ thống quy chế Cơng ty Hồn thiện Quy chế trả lương, quy chế tuyển dụng bổ nhiệm cán để sớm đưa vào hệ thống nhằm giúp cho Ban Giám đốc diều hành hoạt động chung thông suốt, hiệu quả; làm sở cho đơn vị, phòng ban công ty thực 3.3 Các đề xuất kiến nghị để hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền cơng ty 3.3.1 Hồn thiện cấu tổ chức Hiện việc phân cơng phịng ban Cơng ty cịn nhiều điểm chưa hợp lý, chưa có hiệu số khâu quản trị, tình trạng chồng chéo công việc tồn số phịng ban Cụ thể phịng kế tốn Hiện phịng kế tốn cơng ty kiêm cơng việc phịng nhân sự, bao gồm: tuyển dụng, đào tạo huấn luyện, bồi dưỡng… với khối lượng công việc q nhiều, nhân viên lại ỏi đơi dẫn đến sai sót, nhầm lẫn Nên tách phận nhân thành phận khác chuyên phụ trách nhân cấu tổ chức trước để phục vụ tốt cho nhiệm vụ chiến lược doanh nghiệp Phịng hành nhân thực nhiệm vụ sau: o Quản lý toàn hồ sơ cán nhân viên; soạn thảo, quản lý hợp đồng lao động cán nhân viên Công ty o Quản lý tồn ngày, cơng nhân viên cơng ty; theo dõi hệ bậc lương cán nhân viên; đề xuất mức thưởng phạt cán nhân viên theo quy chế nhân o Quản lý, giám sát dấu sử dụng công ty quản lý tài liệu quan trọng Sau đây, em xin đề xuất cấu tổ chức cho công ty: Trường Đại học Thương Mại LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp 44 Khoa: Quản trị kinh doanh GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHỊNG KẾ TỐN PHỊNG HCNS KẾ TỐN TRƯỞNG TRƯỞNG PHỊNG NHÂN SỰ Kế tốn thu ngân, hóa đơn cơng nợ Nhân viên nhân Nhân viên hành PHỊNG KINH DOANH PHỊNG KỸ THUẬT TRƯỞNG PHÒNG KD Nhân viên sửa chữa máy in Nhân viên KD Nhân viên sản xuất hộp mực PHÒNG KHO Nhân viên xuất-nhập hàng hóa Nhân viên giao hàng Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cấu tổ chức công ty TNHH Mực in Ngôi Việt đề xuất 3.3.2 Hồn thiện cơng tác phân quyền Hiện nay, cơng tác phân quyền công ty TNHH Mực in Ngôi Việt tồn nhiều vấn đề: việc phân quyền cho cấp chưa rõ ràng khiến cho việc nắm bắt thơng tin phịng ban cịn chậm trễ, thiếu xác, vậy, cơng ty cần phải xây dựng hệ thống thông tin hợp lý, quy định chế độ báo cáo định kỳ, thường xuyên, chặt chẽ đầy đủ tình hình thực kế hoạch phịng ban Trong cơng tác phân quyền, cần tạo liên hệ mật thiết với cấp phận, nhằm tạo ê-kíp làm việc nhịp nhàng, cơng ty cần: o Xây dựng mối quan hệ lãnh đạo nhân viên, phải tạo chân thành, cởi mở, cấp tuân thủ thị cấp trên, cấp tôn trọng lắng nghe ý kiến cấp o Rộng rãi với cấp dưới, không nên khắt khe mà sẵn sàng cho họ hội để tự khẳng định Tuy nhiên, rộng rãi không đồng nghĩa với dễ dãi, nhà quản trị phải giữ uy nghiêm Trường Đại học Thương Mại LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp 45 Khoa: Quản trị kinh doanh o Phân chia quyền hạn cho cấp dựa sở tin tưởng, Giám đốc giao bớt quyền hành cho trưởng phòng để Trưởng phịng có quyền đưa nhiều định phạm vi quyền hạn rõ ràng, nhằm tăng chủ động tinh thần trách nhiệm họ Tránh trường hợp giao quyền thường xuyên can thiệp ngăn cản việc thực thi, tự chủ người giao quyền o Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực nhiệm vụ cấp để tránh việc lạm dụng quyền lực tránh né quyền lực dẫn đến hậu không tốt Trường Đại học Thương Mại LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp 46 Khoa: Quản trị kinh doanh KẾT LUẬN Trải quá trình tìm hiểu nghiên cứu cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Mực in Ngôi Việt, em nhận thấy trình hoạt động kinh doanh công ty đạt thành cơng định song bên cạnh cịn tồn nhiều bất cập cần phải giải thay đổi Để xây dựng cấu tổ chức hoàn thiện chế phân quyền phù hợp với chiến lược sứ mạng kinh doanh mình, Cơng ty TNHH Mực in Ngơi Việt cần phải vào nhiều khâu, nhiều cấp bậc, từ nhà quản trị cấp cao đến nhà quản trị cấp sở, thay đổi phải đảm bảo tính linh hoạt, tin cậy, kinh tế cấu tổ chức, phải đảm bảo nguyên tắc, yêu cầu chế phân quyền Trong số trường hợp, cơng ty nhờ đếnsjw hỗ trợ công ty tư vấn để xây dựng đề án tái cấu trúc công ty ứng dụng công nghệ đại vào quản lý vừa tạo chắn, linh hoạt đồng thời trì mức độ kiểm sốt tố chức, giảm tải cơng việc cho nhà quản trị nhân viên mà đảm bảo hiệu công việc Trường Đại học Thương Mại LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Quản trị kinh doanh DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Báo cáo tài năm 2014, 2015, 2016 công ty TNHH Mực in Ngôi Việt [2] Nguyễn Tấn Thành, Giáo trình Phân tích hoạt động doanh nghiệp, NXB Thống kê [3] Tài liệu cấu tổ chức phân chia nhiệm vụ, quyền hạn công ty TNHH Mực in Ngôi Việt [4] Phạm Vũ Luận (2004), Quản trị doanh nghiệp Thương mại, NXB Thống kê [5] Angelo Kinicki, Williams, Me Graw Hill Irwin (2006) – Managerment – [6] PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) – Quản trị học[7] TS Đoàn Thị Hoàng Hà TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2006) Giáo trình Quản trị học, NXB Tài Chính – [8] http://luanvan.net.vn/luan-van/phan-tich-va-danh-gia-thuc-trang-co-cau-tochuc-va-phan-quyen-cua-cong-ty-tnhh-thiet-bi-cong-nghiep-van-trung-50118/ Trường Đại học Thương Mại LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Quản trị kinh doanh PHỤ LỤC PHIẾU ĐIỀU TRA TRẮC NGHIỆM Họ tên sinh viên: Trần Thị Phương Lớp: K49A1 Khoa: Quản Trị Kinh Doanh Trường ĐH Thương Mại Đối tượng: Cán nhân viên công ty TNHH mực in Ngôi Việt Đơn vị thực tập: Công ty TNHH Mực in Ngơi Việt Kính gửi: Ơng (bà) ……… …… Chức danh: …………………… Cơ cấu tổ chức yếu tố cốt lõi Doanh nghiệp Việc hoàn thiện cấu tổ chức giúp cho Doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, hoàn thành tốt mục tiêu đề Nhận thấy yêu cầu cấp thiết đó, nhóm nghiên cứu đề tài mong muốn Quý vị cung cấp thơng tin tình hình cấu tổ chức máy quản trị Cơng ty từ đưa kiến nghị, đề xuất phù hợp Câu trả lời Quý vị quan trọng giúp thu thập liệu xác đáng phục vụ trình nghiên cứu Xin Quý vị vui lịng trả lời câu hỏi sau: Câu 1: Ơng (Bà) vui lòng cho biết cấu tổ chức cơng ty theo mơ hình nào? ( đánh dấu √ vào tương ứng) a.Mơ hình tổ chức trực tuyến b Mơ hình tổ chức theo chức c Mơ hình tổ chức theo sản phẩm d Mơ hình tổ chức theo khu vực dịa lý e Mơ hình tổ chức ma trận f Mơ hình khác Câu 2: Xin Ơng (Bà) đánh giá số lượng phịng ban nay? a.Nhiều b Đủ c.Thiếu Câu 3: Xin ông bà vui lòng cho biết cấu tổ chức có thích hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể cơng ty? a Thích hợp b Khơng thích hợp c Ý kiến khác : Câu 4: Theo Ông (Bà) chức phòng ban, phận thiết kế rõ ràng hay chưa? a.Rõ ràng b.Thiếu rõ ràng c.Ý kiến khác Câu 5: Ông(Bà) đánh giá chế phối hợp chức công ty? a.Tốt b.Khá c Kém Trường Đại học Thương Mại LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Quản trị kinh doanh Câu 6: Ông(Bà) đánh giá mức độ trao đổi, chia sẻ thơng tin phịng ban? a.Rất thường xuyên c.Thỉnh thoảng b.Thường xuyên d.Không Câu 7: Ông (Bà) đánh giá mức độ chặt chẽ kết hợp cấu tổ chức cơng ty ty? a.Chặt chẽ b.Bình thường c.Lỏng lẻo d.Ý kiến khác: Câu : Xin ông bà đánh giá mức độ phối hợp phòng ban, phận cơng ty? a.Tốt b Khá c.Trung bình d.Kém Câu : Xin Ơng(Bà) cho biết việc phân cơng nhiệm vụ cho nhân viên phù hợp chưa? a Rất phù hợp b Chưa phù hợp Câu 10: Xin Ông(Bà) cho biết mức độ đáp ứng công việc phịng ban nay? a Tốt c Trung bình b Khá d Kém Câu 11: Sự cần thiết thay đổi cấu tổ chức máy quản trị công ty giai đoạn ( 2017 - 2020)? a.Cần thiết b Khơng cần thiết Ơng (bà) có kiến nghị đề xuất để hồn thiện cấu tổ chức Cơng ty: ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… Rất cảm ơn đóng góp Quý vị vấn Xin chân thành cảm ơn! Trường Đại học Thương Mại LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Quản trị kinh doanh PHỤ LỤC PHIẾU ĐIỀU TRA PHỎNG VẤN Câu 1: Xin Ông (Bà) vui lịng cho biết cấu tổ chức cơng ty hợp lý chưa? Vì sao? Câu 2: Xin Ơng (Bà) vui lịng cho biết đánh giá số lượng phịng ban cơng ty? Theo Ơng (Bà) số lượng phịng ban đầy đủ chưa? Nếu thiếu cần bổ sung phịng ban nào? Nếu thừa cần cắt bớt phịng ban nào? Câu 3: Xin Ơng (Bà) vui lịng cho biết khả đáp ứng công việc nhân viên quyền thực nhiệm vụ? Câu 4: Xin Ông (Bà) vui lòng cho biết đánh giá mức độ phối hợp truyền thơng phịng ban cơng ty nay? Câu 5: Theo Ơng (Bà) đơn vị cá nhân công ty có cần tăng cường phối hợp hay khơng Nếu có bang cách nào? Câu 6: Theo đánh giá Ông (Bà) việc phân quyền hợp lý chưa? Vì sao? Câu 7: Xin Ơng (Bà) cho biết khó khăn mà cơng ty gặp phải q trình phân quyền? Câu 8: Ngồi cơng việc chun mơn mình, ơng (bà) có phải đảm nhận cơng việc khác khơng? Nếu có ảnh hưởng đến công việc chuyên môn ông (bà)? Câu 9: Câu hỏi cuối cùng, xin Ông (Bà) cho biết Cơng ty có thường xun kiểm tra phù hợp cấu tổ chức phân quyền với thay đổi môi trường bên bên ngồi bên hay khơng? Nếu có xin cho biết cơng ty điều chỉnh cấu tổ chức phân quyền để phù hợp với thay đổi đó? Xin chân thành cảm ơn ông (bà) dành thời gian trả lời vẫn! Trường Đại học Thương Mại LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... chức phân quyền công ty TNHH Mực in Ngôi Việ 2.2.1Tổng quan tình hình cấu tổ chức công ty TNHH Mực in Ngôi Việt 2.2.1.1 Mơ hình cấu tổ chức cơng ty TNHH Mực in Ngôi Việt  Cơ cấu tổ chức trước... công ty TNHH mực in Ngôi Việt 30 2.2.5 Kết phân tích liệu thứ cấp cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Mực in Ngôi Việt 35 2.3 Kết luận thực trạng cấu tổ chức phân quyền công ty. .. công ty TNHH Mực in Ngôi Việt 24 2.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức phân quyền công ty TNHH Mực in Ngôi Việt 25 2.2.4 Kết phân tích liệu sơ cấp cấu tổ chức phân quyền công