2.2 .1Tổng quan tình hình cơ cấu tổ chức tại công tyTNHH Mực in Ngôi sao Việt
2.2.5 Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp về cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty
2.2.5.2 Về cơ cấu tổ chức
Sơ đồ: Mơ hình cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty GIÁM ĐỐC KINH DOANH
PHỊNG KẾ TỐN PHỊNG KINH DOANH PHỊNG KỸ THUẬT PHỊNG KHO KẾ TỐN TRƯỞNG TRƯỞNG PHỊNG KD Nhân viên sửa chữa máy
in Kế tốn thu ngân, hóa đơn và cơng nợ Nhân viên KD Nhân viên giao hàng Nhân viên sản xuất hộp mực Nhân viên xuất-nhập hàng hóa
Theo cơ cấu tổ chức này thì:
o Giám đốc: Là người điều hành các hoạt động kinh doanh của công ty, là người bảo vệ quyền lợi cho cán bộ nhân viên trong công ty,với khả năng lãnh đạo chuyên nghiệp và sâu sắc, chỉ đạo đa chiều các hoạt động về nhân sự, phụ trách chung về vấn đề đối nội, đối ngoại nhằm thực hiện chức năng tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ đáp ứng tối đa yêu cầu công việc; chỉ đạo thực hiện các kế hoạch ngắn – trung – dài hạn theo phương hướng kế hoạch đề ra; chịu trách nhiệm thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, đồng thời giải quyết kịp thời những vướng mắc và những đề nghị chính đáng của người lao động.
o Phịng kế tốn: Số lượng 2 người, trình độ Cao đẳng trở lên. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về chế độ kế tốn, tài chính của cơng ty; Điều hành và kiểm sốt nghiệp vụ tài chính – kế tốn của phịng, duy trì cải tiến các tác nghiệp của phịng; kế tốn thuế chịu trách nhiệm báo cáo thuế, báo cáo tài chính định kỳ theo quy định; Trực tiếp quản lý sử dụng hệ thống phần mềm kế toán được trang bị; Có quyền đề xuất với Giám đốc về thay đối nhân sự, mức lương, nâng lương của nhân viên trong phòng; mức độ đáp ứng yêu cầu công việc được ánh giá là ổn định.
o Phịng kinh doanh: số lượng 2 người, trình độ Đại học trở lên. Trưởng phịng kinh doanh có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh, Marketing và chịu trách nhiệm triển khai các hoạt động kinh doanh, marketing của công ty; thường xuyên khảo sát thị trường báo cáo đề xuất với giám đốc để giám đốc chuẩn bị kế hoạch tài chính và quyết định số lượng giá cả, đối tác nhập hàng; Nhân viên kinh doanh thực hiện đàm phán, giao dịch ký hợp đồng với khách hàng, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện hợp đồng, làm thủ tục nhận hàng hóa đúng thời hạn và địa điểm quy định trong hợp đồng; mức dộ đáp ứng u cầu cơng việc ở mức trung bình.
o Phịng kỹ thuật: số lượng 2 người, trình độ phổ thơng trở lên, có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất hàng hóa, khai thác nguồn vật tư, linh kiện đảm bảo chất lượng; quản lý thiết bị, kiểm sốt, sửa chữa và bảo trì máy móc, thiết bị cho khách hàng và cơ sở hạ tầng của công ty, mức dộ dáp ứng u cầu cơng việc cịn thấp.
o Phịng kho: số lượng 1 người, trình độ trung cấp trở lên thực hiện nhiệm vụ quản lý kho, quản lý tài sản hàng hóa trong kho về mặt số lượng và chất lượng, thực hiện đúng và đầy đủ các thủ tục xuất nhập hàng hóa, các thiết bị phục vụ cho sản xuất và bán hàng; mức độ dáp ứng yêu cầu công việc được đánh giá ở mức ổn định.
2.2.5.3 Về phân quyền
Hình thức phân quyền: Tại công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt, quyền hành
được phân theo chức năng. Họ có quyền đưa ra các quyết định về hoạt động của phòng ban minh theo sự ủy quyền của Giám đốc. Trong cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty,
cơ bản đã xác lập được mối quan hệ báo cáo giữa những con người, nhiệm vụ và chức năng ở tất cả các cấp. Các phịng ban trong cơng ty theo từng chức năng nhiệm vụ quyền hạn được giao chủ động tham mưu cho Giám đốc trong việc vận hành cơ cấu tỏ chức để thực hiện các chiến lược công ty.
Yêu cầu trong phân quyền: Mức độ đảm bảo phân quyền trong cơng ty cịn hạn
chế, sự phân quyền chưa thực sự rõ ràng, quyền hành vẫn còn tập trung chủ yếu vào cấp trên. Phạm vi quyết định của nhà quản trị trung gian là không lớn, chưa tương ứng với chức năng, nhiệm vụ của họ và của bộ phận mà họ quản lý. Bên cạnh đó, khả năng tác nghiệp độc lập của các nhân viên trong khối là không đồng đều, điều này cũng là một trong những nguyên nhân cho việc giới hạn phạm vi quyền hành của họ.
Về quá trình phân quyền: cuối năm 2015, sau khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ
chức, thay vì tiến hành theo một q trình phân quyền khoa học, tạo sự tương thích cao giữa các chức năng, quyền hạn thì hệ thống quyền lực của công ty hầu như không thay đổi, phạm vi, quyền hạn của các vị trí gần như giữ nguyên.