2.2 .1Tổng quan tình hình cơ cấu tổ chức tại công tyTNHH Mực in Ngôi sao Việt
3.3 Các đề xuất kiến nghị để hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân
3.3.2. Hồn thiện cơng tác phân quyền
Hiện nay, công tác phân quyền của công ty TNHH Mực in Ngơi sao Việt cịn tồn tại nhiều vấn đề: việc phân quyền cho cấp dưới chưa rõ ràng khiến cho việc nắm bắt thơng tin giữa các phịng ban cịn chậm trễ, thiếu chính xác, vì vậy, cơng ty cần phải xây dựng một hệ thống thông tin hợp lý, quy định chế độ báo cáo định kỳ, thường xuyên, chặt chẽ và đầy đủ về tình hình thực hiện kế hoạch giữa các phịng ban.
Trong công tác phân quyền, cần tạo sự liên hệ mật thiết với nhau giữa các cấp và các bộ phận, nhằm tạo một ê-kíp làm việc nhịp nhàng, do đó cơng ty cần:
o Xây dựng mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên, phải tạo được sự chân thành, cởi mở, cấp dưới tuân thủ chỉ thị của cấp trên, cấp trên tôn trọng và lắng nghe ý kiến của cấp dưới.
o Rộng rãi với cấp dưới, không nên quá khắt khe mà sẵn sàng cho họ cơ hội để tự khẳng định. Tuy nhiên, rộng rãi không đồng nghĩa với dễ dãi, nhà quản trị phải giữ được sự uy nghiêm của mình.
GIÁM ĐỐC KINH DOANH
PHỊNG KẾ TỐN PHỊNG KINH DOANH PHỊNG KỸ THUẬT PHỊNG KHO KẾ TỐN TRƯỞNG TRƯỞNG PHỊNG KD Nhân viên sửa chữa máy
in Kế tốn thu ngân, hóa đơn và cơng nợ Nhân viên KD Nhân viên giao hàng Nhân viên sản xuất hộp mực Nhân viên xuất-nhập hàng hóa PHỊNG HCNS TRƯỞNG PHỊNG NHÂN SỰ Nhân viên nhân sự Nhân viên hành chính
o Phân chia quyền hạn cho cấp dưới dựa trên cơ sở sự tin tưởng, Giám đốc giao bớt quyền hành cho các trưởng phịng để các Trưởng phịng có quyền đưa ra nhiều hơn các quyết định trong phạm vi quyền hạn rõ ràng, nhằm tăng sự chủ động và tinh thần trách nhiệm của họ. Tránh trường hợp đã giao quyền nhưng vẫn thường xuyên can thiệp hoặc ngăn cản việc thực thi, tự chủ của người được giao quyền.
o Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới để tránh việc lạm dụng quyền lực hoặc tránh né quyền lực dẫn đến hậu quả khơng tốt.
KẾT LUẬN
Trải q q trình tìm hiểu và nghiên cứu về cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt, em nhận thấy mặc dù trong quá trình hoạt động kinh doanh công ty đã đạt được những thành công nhất định song bên cạnh đó vẫn cịn tồn tại nhiều bất cập cần phải được giải quyết và thay đổi. Để xây dựng một cơ cấu tổ chức hoàn thiện và cơ chế phân quyền phù hợp với chiến lược cũng như sứ mạng kinh doanh của mình, Cơng ty TNHH Mực in Ngơi sao Việt cần phải căn cứ vào nhiều khâu, nhiều cấp bậc, từ nhà quản trị cấp cao đến nhà quản trị cấp cơ sở, thay đổi nhưng vẫn phải đảm bảo tính linh hoạt, tin cậy, kinh tế của cơ cấu tổ chức, vẫn phải đảm bảo những nguyên tắc, những yêu cầu trong cơ chế phân quyền.
Trong một số trường hợp, cơng ty có thể nhờ đếnsjw hỗ trợ của các công ty tư vấn để xây dựng đề án tái cấu trúc công ty hoặc ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý vừa tạo được sự chắc chắn, linh hoạt đồng thời vẫn duy trì mức độ kiểm sốt trong tố chức, giảm tải công việc cho nhà quản trị và nhân viên mà vẫn đảm bảo hiệu quả công việc.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Báo cáo tài chính năm 2014, 2015, 2016 của công ty TNHH Mực in Ngôi sao
Việt
[2] Nguyễn Tấn Thành, Giáo trình Phân tích hoạt động doanh nghiệp, NXB
Thống kê
[3] Tài liệu cơ cấu tổ chức và phân chia nhiệm vụ, quyền hạn của công ty TNHH
Mực in Ngôi sao Việt
[4] Phạm Vũ Luận (2004), Quản trị doanh nghiệp Thương mại, NXB Thống kê [5] Angelo Kinicki, Williams, Me Graw Hill Irwin (2006) – Managerment –
[6] PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) – Quản trị học-
[7] TS Đoàn Thị Hoàng Hà và TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền (2006) Giáo trình
Quản trị học, NXB Tài Chính –
[8] http://luanvan.net.vn/luan-van/phan-tich-va-danh-gia-thuc-trang-co-cau-to-
PHỤ LỤC 1
PHIẾU ĐIỀU TRA TRẮC NGHIỆM
Họ và tên sinh viên: Trần Thị Phương Lớp: K49A1
Khoa: Quản Trị Kinh Doanh Trường ĐH Thương Mại
Đối tượng: Cán bộ nhân viên công ty TNHH mực in Ngôi sao Việt
Đơn vị thực tập: Công ty TNHH Mực in Ngơi sao Việt
Kính gửi: Ơng (bà) ……… …….. Chức danh: ……………………
Cơ cấu tổ chức là một trong nhưng yếu tố cốt lõi của Doanh nghiệp. Việc hoàn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức sẽ giúp cho Doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, hoàn thành tốt các mục tiêu đề ra. Nhận thấy các yêu cầu cấp thiết đó, nhóm nghiên cứu đề tài mong muốn Quý vị cung cấp thơng tin về tình hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Cơng ty từ đó đưa ra các kiến nghị, đề xuất phù hợp.
Câu trả lời của Quý vị là hết sức quan trọng giúp chúng tôi thu thập được dữ liệu xác đáng phục vụ q trình nghiên cứu. Xin Q vị vui lịng trả lời những câu hỏi sau:
Câu 1: Ơng (Bà) vui lịng cho biết cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay theo mơ hình nào? ( đánh dấu √ vào ơ tương ứng)
a.Mơ hình tổ chức trực tuyến b. Mơ hình tổ chức theo chức năng c. Mơ hình tổ chức theo sản phẩm d. Mơ hình tổ chức theo khu vực dịa lý e. Mơ hình tổ chức ma trận f. Mơ hình khác
Câu 2: Xin Ơng (Bà) đánh giá về số lượng phòng ban hiện nay?
a.Nhiều b. Đủ c.Thiếu
Câu 3: Xin ông bà vui lịng cho biết cơ cấu tổ chức có thích hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể của công ty?
a. Thích hợp
b. Khơng thích hợp
c. Ý kiến khác :.....................................................................................
Câu 4: Theo Ông (Bà) các chức năng của từng phòng ban, bộ phận đã được thiết kế rõ ràng hay chưa?
a.Rõ ràng b.Thiếu rõ ràng
c.Ý kiến khác........................................................................................ Câu 5: Ông(Bà) hãy đánh giá về cơ chế phối hợp của các chức năng trong công ty? a.Tốt
b.Khá c. Kém
Câu 6: Ông(Bà) đánh giá thế nào về mức độ trao đổi, chia sẻ thơng tin giữa các phịng ban?
a.Rất thường xuyên c.Thỉnh thoảng b.Thường xuyên d.Khơng bao giờ
Câu 7: Ơng (Bà) đánh giá thế nào về mức độ chặt chẽ trong sự kết hợp của cơ cấu tổ chức trong công ty ty?
a.Chặt chẽ b.Bình thường
c.Lỏng lẻo d.Ý kiến khác:...................................
Câu 8 : Xin ông bà đánh giá về mức độ phối hợp của các phòng ban, bộ phận trong công ty? a.Tốt b. Khá c.Trung bình d.Kém Câu 9 : Xin Ơng(Bà) cho biết việc phân cơng nhiệm vụ cho nhân viên đã phù hợp chưa? a. Rất phù hợp b. Chưa phù hợp Câu 10: Xin Ơng(Bà) cho biết về mức độ đáp ứng cơng việc của các phòng ban hiện nay? a. Tốt c. Trung bình b. Khá d. Kém Câu 11: Sự cần thiết thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị công ty giai đoạn ( 2017 - 2020)? a.Cần thiết b. Khơng cần thiết Ơng (bà) có kiến nghị đề xuất gì để hồn thiện cơ cấu tổ chức của Cơng ty: …………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
Rất cảm ơn sự đóng góp của Quý vị trong bài phỏng vấn này. Xin chân thành cảm ơn!
PHỤ LỤC 2
PHIẾU ĐIỀU TRA PHỎNG VẤN
Câu 1: Xin Ơng (Bà) vui lịng cho biết cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay đã
hợp lý chưa? Vì sao?
Câu 2: Xin Ơng (Bà) vui lịng cho biết đánh giá của mình về số lượng phịng ban hiện
nay của cơng ty? Theo Ơng (Bà) số lượng phòng ban hiện nay đã đầy đủ chưa? Nếu thiếu thì cần bổ sung phịng ban nào? Nếu thừa thì cần cắt bớt phịng ban nào?
Câu 3: Xin Ơng (Bà) vui lịng cho biết khả năng đáp ứng công việc của nhân
viên dưới quyền trong thực hiện nhiệm vụ?
Câu 4: Xin Ơng (Bà) vui lịng cho biết đánh giá về mức độ phối hợp cũng như
truyền thơng giữa các phịng ban trong cơng ty hiện nay?
Câu 5: Theo Ông (Bà) các đơn vị và cá nhân trong cơng ty có cần tăng cường sự
phối hợp hay khơng. Nếu có thì bang cách nào?
Câu 6: Theo đánh giá của Ơng (Bà) việc phân quyền hiện nay đã hợp lý chưa? Vì
sao?
Câu 7: Xin Ơng (Bà) cho biết những khó khăn mà cơng ty gặp phải trong q
trình phân quyền?
Câu 8: Ngồi cơng việc chun mơn của mình, ơng (bà) có phải đảm nhận cơng
việc khác khơng? Nếu có thì nó ảnh hưởng như thế nào đến cơng việc chuyên môn của ơng (bà)?
Câu 9: Câu hỏi cuối cùng, xin Ơng (Bà) cho biết Cơng ty có thường xun kiểm
tra sự phù hợp giữa cơ cấu tổ chức và phân quyền hiện tại với sự thay đổi của môi trường bên trong và bên ngồi và bên trong hay khơng? Nếu có thì xin hãy cho biết công ty đã điều chỉnh cơ cấu tổ chức và phân quyền như thế nào để phù hợp với những thay đổi đó?