2.2 .1Tổng quan tình hình cơ cấu tổ chức tại công tyTNHH Mực in Ngôi sao Việt
2.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công tyTNHH
TNHH Mực in Ngôi sao Việt
2.2.3.2 Ảnh hưởng của các nhân tố chủ quan thuộc về doanh nghiệp a. Chiến lược kinh doanh của công ty
Chiến lược của công ty đề ra trong những năm tiếp theo là phấn đấu đảm bảo sự ổn định trong mọi hoạt động nhằm cung cấp những sản phẩm và dịch vụ thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của thị trường, góp phần vào việc xây dựng cộng đồng và phát triển đất nước.
b. Chức năng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty
Công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt là một doanh nghiệp kinh doanh sản xuất và thương mại hàng hóa.
Để thực hiện tốt chức năng và sứ mệnh của doanh nghiệp, ngồi việc có chiến lược kinh doanh hữu hiệu thì cần phải kết hợp với cơ cấu tổ chức và phân quyền phù hợp, chú trọng những vị trí then chốt.
Tháng 12 năm 2015, do sự biến động của nền kinh tế ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh, cơng ty đã quyết định giảm quy mô sản xuất kinh doanh đồng thời tiến hành cắt giảm nhân sự. Đây được coi là một bước chuyển mới để đảm bảo sự duy trì và hoạt động của công ty, công ty đã tiến hành tổ chức lại công tác cán bộ, sắp xếp, điều chuyển nhân sự tại các vị trí trong cơng ty, và đề án tái cấu trúc này đang được Công ty đưa vào thực hiện.
c. Quy mơ kinh doanh
Quy mơ doanh nghiệp có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động doanh nghiệp, quy mô kinh doanh thay đổi đồng nghĩa với việc cơ cấu tổ chức cũng phải thay đổi theo. Không phức tạp cồng kềnh nhưng vẫn đảm bảo quản lý được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt đã đi vào hoạt động được 14 năm với quy mơ hoạt động khơng phải nhỏ, địi hỏi cơng ty phải có một bộ máy quản trị chuyên tinh, gọn nhẹ để dễ thay đổi phù hợp với tình hình sản xuất của doanh nghiệp.
Nhìn chung cơ cấu bộ máy quản lý của công ty là cơ cấu tương đối gọn nhẹ phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty nên cơng ty cần sắp xếp bố trí nhân lực phù hợp với khả năng và sở trường của nhân viên nhằm phát huy tối đa nhân lực của họ trong công việc, tạo điều kiện để công ty phát triển mạnh mẽ hơn, bộ máy quản lý phù hợp hơn.
d. Công nghệ và cơ sở vật chất
Khoa học công nghệ ngày càng phát triển với tốc độ nhanh và mạnh mẽ, các trang thiết bị đang góp sức lớn cho các doanh nghiệp trong hoạt động SXKD. Việc đầu tư vào cơng nghệ là khá tốn kém mà nếu trình độ của cơng ty khơng theo kịp cơng nghệ thì khơng những khơng mang lại hiệu quả mà có thể làm cho hoạt động kinh doanh của công ty bị giảm sút. Nhận thức rõ các yêu cầu về công nghệ, công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt luôn chú ý đến sự thay đổi và cập nhật công nghệ mới hiện đại cho dây chuyền sản xuất của mình.
Cơng ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt đã ứng dụng các công nghệ sản xuất hiện đại như sản xuất mực, hộp mực... theo dây truyền sản xuất khập từ nước ngoài..., tại các phịng ban, cơng ty cũng trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết như máy tính, máy in, máy fax, camera theo dõi, internet... giúp cho việc trao đổi, truyền đạt thông tin và theo dõi q trình làm việc của các phịng ban.
e. Yếu tố nguồn lực
Bảng 2.3: Cơ cấu lao động của Cơng ty TNHH Mực in Ngơi sao Việt theo trình độ
Đơn vị: Người
Trình độ Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Sau đại học 2 11,8 1 10 1 10 Đại học/ cao đẳng 6 35,2 4 40 4 40 Trung cấp/ trung cấp nghề 7 41,2 3 30 3 30 Lao động phổ thông 2 11,8 2 20 2 20 Tổng số lao động 17 100 10 100 10 100
(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)
Qua bảng số liệu 2.3, ta thấy rằng lực lượng lao động của công ty chủ yếu có trình độ đại học/cao đẳng và trung cấp. Ngồi ra, thành viên ban giám đốc có trình độ đại học và trên đại học. Như vậy, xét về mặt trình độ lao động có thể thấy chất lượng
lao động của cơng ty là khá tốt, có trình độ khá, thỏa mãn u cầu và địi hỏi về tính chun mơn của cơng việc. Tỷ lệ lao động có trình độ đại học chiếm tới 40% đây là lực lượng có chất lượng, có tiềm lực và là cơ sở để cơng ty có thể phát triển mạnh. Bên cạnh đó, bộ phận lao động có trình độ trung cấp và phổ thông cũng chiếm một tỷ lệ nhất định - lực lượng này có ảnh hưởng nhất đinh đến q trình hoạt động của cơng ty.
2.2.3.3 Ảnh hưởng của các nhân tố mơi trường bên ngồi đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty
a. Môi trường chung
Môi trường kinh tế: Trong bối cảnh nền kinh phát triển nhanh chóng, các doanh nghiệp khơng ngừng đẩy mạnh sản xuất hàng hóa. Trong những năm qua, mặc dù nền kinh tế Việt Nam đã có nhiều khởi sắc sau khủng hoảng kinh tế 2008, song môi trường cạnh tranh năng động và nền kinh tế toàn cầu thay đổi là nguyên nhân gây ra những khó khăn cho sự tương thích của cơ cấu tổ chức với chiến lược doanh nghiệp. Điều này càng đòi hỏi Cơng ty càng phải nhanh chóng hồn thiện một cơ cấu tổ chức ổn định, hợp lý, linh hoạt và thích nghi với hồn cảnh.
Mơi trường pháp luật: Hệ thống pháp luật Việt Nam ngày càng hoàn thiện và phù hợp hơn tạo ra môi trường pháp lý công bằng giúp các doanh nghiệp phát triển, ổn định về cơ cấu tổ chức. Hệ thống các văn bản pháp lý cũng liên tiếp được sửa đổi, bổ sung ngày càng hoàn thiện hơn, phù hợp hơn giả quyết triệt để các vấn đề hơn các vấn đề xử lý tài chính, lao động dơi dư, chính sách ưu đãi về thuế cho doanh nghiệp tư nhân…tạo ra bước chuyển lớn trong việc tái cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty.
Môi trường chính trị: Việt Nam là nước có nền chính trị xã hội ổn định, nhà nước chủ trương giao cho các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế quyền được tự hạch tốn dể phát huy tính tự chủ của mình, ln khuyến khích sự hợp tác phát triển, các chính sách kinh tế, đầu tư thơng thống… tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp có thể đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, mở rộng quy mơ.
Các chính sách kinh tế thường tác động đến nhiều mặt của xã hội, làm thay đổi cơ cấu quản lý của doanh nghiệp trong đó có việc sắp xếp lại quy trình sản xuất kinh doanh. Những tác động này chắc chắn sẽ kéo theo sự thay đổi lớn trong cơ cấu tổ chức cũng như phân quyền của cơng ty.
Mơi trường văn hóa: Trong thời gian hoạt động 14 năm kể từ năm 2003, khi mà khách hàng Việt Nam đã quen với việc lựa chọn các sản phẩm có cơng nghệ tiên tiến có nguồn gốc nhập khẩu từ Nhật Bản làm gia tăng đáng kể các đối thủ cạnh tranh thì cơ cấu tổ chức này chưa thể tạo ra lợi thế cạnh tranh cho công ty, và đến cuối năm 2015 công ty dã quyết định thay đổi hình thức bán hàng, tái cấu trúc tổ chức tập trung vào các vị trí then chốt để mang lại sự tiện lợi hơn cho khách hàng.
b. Môi trường đặc thù
Khách hàng: Công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt với nhiệm vụ là kinh doanh các thiết bị văn phòng, mực in... Với mục tiêu phát triển của mình, Cơng ty ln phải tự tìm kiếm cho mình những khách hàng mới, đối tác mới. Hiện nay, khách hàng của công ty khá đa dạng bao gồm các khách hàng doanh nghiệp, khách hàng tổ chức và khách hàng cá nhân..., mỗi nhóm khách hàng sẽ có những nhu cầu khác nhau, và công ty phải thỏa mãn tối đa những nhu cầu đó, hình thành nhiều đầu cơng việc mang tính đặc thù. Theo đó, cơ cấu tổ chức và phân quyền của cơng ty cũng phải được xây dựng sao cho có thể hỗ trợ hiệu quả cho việc đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Với lĩnh vực kinh doanh là thương mại hóa các sản phẩm, thiết bị văn phòng, để đáp ứng tốt nhất yêu cầu của đối tác cơng ty đã chia phịng kinh doanh thành các phịng bán hàng theo chun mơn: bán hàng trực tiếp, bán hàng qua điện thoại và bán hàng qua mạng, quản lý theo chiều ngang và có sự phối hợp chặt chẽ với nhau thơng qua trưởng phòng kinh doanh.
Nguồn cung ứng: do đặc thù của lĩnh vực hoạt động nên nguồn cung ứng của cơng ty cũng cần có sự chọn lọc kỹ lưỡng nhằm đảm bảo chất lượng cũng như uy tín với khách hàng. Công ty chủ yếu nhập nguyên liệu từ nước ngoài, bằng dây truyền sản xuất của nước ngoài rồi tự tiến hành sản xuất trong nước về các trang thiết bị văn phòng, mực in... Với nguồn cung trong nước, doanh nghiệp chủ yếu nhập mua các sản phẩm hộp, bao bì chất liệu làm bằng nhựa, cotton...
Tuy nhiên, trong thời gian gần đây, giá nguyên liệu tăng cao, đặc biệt là hàng nhập ngoại, nguồn cung một số mặt hàng không ổn định. Để duy trì, cơng ty đã tiến hành đầu tư vào các dự án Nghiên cứu tự sản xuất và chế biến nguyên liệu bằng vật liệu trong nước...cũng do đó mà khối lượng cơng việc cũng ngày một tăng lên, điều này buộc Giám đốc phải quan tâm đến việc đào tạo và phát triển nhân lực để họ có thể hoạt động độc lập và hiệu quả hơn. Chi phí hoạt động tăng cao đồng nghĩa với việc công ty phải đưa ra những phương án thay đổi trong đó có cả sự thay đổi về tổ chức và phân quyền nhằm duy trì sự thường xuyên và ổn định trong quá trình kinh doanh cũng như khả năng cạnh tranh về sản phẩm, cơ cấu tổ chức phải được thay đổi theo hướng gọn nhẹ, thực tế và phải hiệu quả.
Đối thủ cạnh tranh: Công ty TNHH Mực in Ngôi sao Việt được biết đến là doanh nghiệp thương mại chuyên sản xuất, bn bán các sản phẩm thiết bị có nguồn gốc rõ ràng, công nghệ sản xuất tiên tiến rất phù hợp với tiêu chí tiêu dùng của ngườ Việt Nam. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tích đã đạt được, vẫn cịn khá nhiều tồn tại cần được giải quyết: đó là hiệu quả kinh doanh chưa cao và chưa tương xứng với tiềm năng của công ty.
Trên thực tế, Công ty TNHH mực in Ngôi sao Việt không chỉ chịu sự cạnh tranh với các doanh nghiệp trong nước, điển hình như cơng ty TNHH thương mại và dịch vụ Thiên Trường với mảng kinh doanh tương đồng, bên cạnh đó, cịn chịu sự chi phối của cả doanh nghiệp nước ngoài kinh doanh tại Việt Nam, so với những doanh nghiệp này việc ứng dụng công nghệ sản xuất của doanh nghiệp vẫn nằm ở mức trung bình và khó có thể vượt qua được họ.
Để tạo ra lợi thế cạnh tranh và duy trì nó chính là mục tiêu mà doanh nghiệp đang hướng đến, do đó địi hỏi rất cao ở khả năng nhân lực trong doanh nghiệp cũng như bộ máy tổ chức phù hợp, hệ thống phân quyền linh hoạt.
Chính sách quản lý của Nhà nước về ngành, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.
Là một doanh nghiệp tham gia hoạt động sản xuất thương mại, khi chính sách phát triển thương mại của Việt Nam có nhiều sự thay đổi nhằm hội nhập ngày càng sâu hơn vào nền kinh tế thế giới tạo nền tảng để kinh tế Việt Nam phát triển bền vững trong tương lai. Chính sách quản lý ngành thương mại của Nhà nước trở nên thông thống hơn, điểu này vừa tạo thuận lợi cho Cơng ty hợp tác với các doanh nghiệp bên ngồi, có cơ hội mở rộng thị trường. Theo sau đó, cùng với sự phát triển thị trường bán lẻ, cơng ty càng có cơ hội tăng quy mơ, mở rộng mạng lưới bán hàng... Tuy nhiên, việc mở rộng quá nhanh sẽ đặt ra nhiều vấn đề trong quản lý, trong khi chưa có một cơ cấu tổ chức hồn thiện, khả năng quản lý của nhà quản trị, phối hợp và tác nghiệp của nhân viên ở lĩnh vực kinh doanh cịn hạn chế.
2.2.4 Kết quả phân tích dữ liệu sơ cấp về cơ cấu tổ chức và phân quyền tạicông ty TNHH mực in Ngôi sao Việt.