Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ, sự thành công của các doanh nghiệp đóng vai trò then chốt trong việc khẳng định vị trí của họ trên thị trường Để thích ứng với những biến đổi không ngừng của thị trường, các doanh nghiệp cần hoàn thiện cơ cấu tổ chức một cách hợp lý, đặc biệt trong xu thế toàn cầu hóa hiện nay Điều này không chỉ giúp nâng cao năng suất lao động mà còn cải thiện hiệu quả sản xuất kinh doanh Bộ máy quản trị được xem là trung tâm điều hành của doanh nghiệp, và nhiều tổ chức thất bại do cơ cấu tổ chức và phân quyền chưa được tối ưu hóa.
Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha, mặc dù mới thành lập, đã nỗ lực vượt qua khó khăn và đóng góp tích cực vào sự phát triển kinh doanh Với mục tiêu trở thành công ty thực phẩm hàng đầu tại Việt Nam và mở rộng sang nhiều lĩnh vực như sản xuất, bán buôn và bán lẻ, Alpha nhận thấy tầm quan trọng của việc tổ chức bộ máy và phân chia quyền hạn hợp lý Cơ cấu tổ chức linh hoạt và khoa học sẽ nâng cao hiệu quả làm việc, góp phần vào sự phát triển bền vững trong tương lai.
Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha, tôi nhận thấy rằng mặc dù các phòng ban đã được thiết lập đầy đủ, nhưng sự phối hợp giữa chúng còn thiếu chặt chẽ Việc phân chia công việc chưa phù hợp với năng lực của từng cá nhân, và phần mềm quản lý chưa được cập nhật hiện đại Những vấn đề này đã dẫn đến sự sụt giảm doanh thu và lợi nhuận của công ty.
Một người làm nhiều việc thường dẫn đến hiệu quả làm việc không cao, do đó việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền một cách hợp lý là yêu cầu cấp thiết và quan trọng đối với sự phát triển của toàn công ty.
Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
Đề tài "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty" đã thu hút sự quan tâm của nhiều sinh viên thực tập, trở thành lựa chọn phổ biến cho luận văn tốt nghiệp Dưới đây là một số luận văn tiêu biểu liên quan đến vấn đề này.
Sinh viên Nguyễn Thị Thuỳ Dương, thuộc lớp K45A3, đã thực hiện đề tài nghiên cứu mang tên “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty điện lực Lai Châu” dưới sự hướng dẫn của thầy Trần Hùng vào năm 2013.
Sinh viên Vũ Thùy Dung, lớp K46A3, đã thực hiện đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty Cổ phần và Công nghệ Silicom chi nhánh Hà Nội” dưới sự hướng dẫn của cô Hoàng Thị Phi Yến vào năm 2014.
Sinh viên Lê Thị Nam thuộc lớp K46K2 đã thực hiện đề tài nghiên cứu mang tên “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng dầu khí Kinh Bắc” dưới sự hướng dẫn của thầy Trần Hùng vào năm 2014.
Sinh viên Lê Tiến Lộc, thuộc lớp K46A1, đã thực hiện đề tài nghiên cứu về việc "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền" tại Công ty TNHH Tích hợp Hệ thống Quản lý Quốc tế (Gymasys) dưới sự hướng dẫn của thầy Bùi Hữu Đức vào năm 2014.
Sinh viên Hoàng Thị Hương lớp K47A2 đã thực hiện đề tài "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần đầu tư Đại Dương" dưới sự hướng dẫn của cô Trần Thị Hoàng Hà vào năm 2015.
Trong ba năm qua, chưa có ai nghiên cứu về Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha, vì vậy đề tài của tôi hoàn toàn mới mẻ và không bị trùng lặp.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha” là đề xuất giải pháp cải tiến cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty, hướng tới sự phát triển bền vững đến năm 2020 Để đạt được mục tiêu này, cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của công ty.
Thứ nhất, hệ thống hoá những cơ sở lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp.
Thứ hai, nghiên cứu, phân tích đánh giá được thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty.
Thứ ba, đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Để thu thập dữ liệu sơ cấp, tôi đã áp dụng một số phương pháp như quan sát, khảo sát, điều tra và phỏng vấn Những phương pháp này giúp đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin thu thập được.
- Phương pháp quan sát: ghi lại các hành vi ứng xử của các nhà quản trị, các nhân viên làm việc trong đơn vị thực tập
Phương pháp khảo sát và điều tra được thực hiện thông qua việc xây dựng bảng câu hỏi trắc nghiệm, tập trung vào việc đánh giá tổ chức bộ máy quản trị của công ty cũng như cơ cấu tổ chức và phân quyền cho nhân viên Sau đó, phiếu điều tra sẽ được gửi đến các đối tượng liên quan để thu thập thông tin cần thiết cho quá trình nghiên cứu.
Chúng tôi đã phát hành 40 phiếu điều tra cho nhân viên trong công ty và nhận được 36 phiếu phản hồi, nhằm mục đích đánh giá tổng quát các vấn đề tồn tại Các câu hỏi được thiết kế dưới dạng trắc nghiệm với các phương án trả lời rõ ràng Nội dung phiếu điều tra tập trung vào cơ cấu tổ chức và phân quyền trong công ty.
Trong quá trình nghiên cứu, em sử dụng phương pháp phỏng vấn để xây dựng bảng câu hỏi trực tiếp cho lãnh đạo công ty, nhằm tìm hiểu về cơ cấu tổ chức và phân quyền, cũng như những vấn đề còn tồn tại Qua đó, em phân tích thông tin để đề xuất giải pháp cho đề tài Đặc biệt, em đã phỏng vấn ông Dương Anh Tuấn – Giám đốc sản xuất để đi sâu vào các vấn đề cần giải quyết.
5.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Dữ liệu thứ cấp được thu thập qua các nguồn sau:
- Kết quả báo cáo hoạt động kinh doanh, tình hình lao động của công ty giai đoạn 2013-2015.
- Các dữ liệu thông tin trên website của công ty.
Để thực hiện phân tích dữ liệu, tôi đã áp dụng ba phương pháp chính: phương pháp thống kê, phương pháp so sánh đối chứng và phương pháp phân tích kinh tế.
Phương pháp thống kê sẽ được áp dụng để tổng hợp, phân loại và đánh giá các dữ liệu sơ cấp và thứ cấp đã thu thập Các bảng thống kê sẽ được lập để phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình lao động trong công ty.
Phương pháp so sánh đối chứng sử dụng các bảng thống kê để phân tích sự khác biệt và thay đổi của các chỉ tiêu qua các năm Cụ thể, sẽ tiến hành so sánh tình hình lao động và kết quả hoạt động kinh doanh (HĐKD) giữa năm 2014 và 2013, cũng như giữa năm 2015 và 2014, nhằm xác định mức tăng giảm của các chỉ tiêu này.
Phương pháp phân tích kinh tế giúp đánh giá sự thay đổi và nguyên nhân của những thay đổi đó, đồng thời xác định ảnh hưởng của chúng đến đối tượng nghiên cứu Qua quá trình này, các kết luận cần thiết sẽ được rút ra, góp phần hiểu rõ hơn về các yếu tố kinh tế.
Kết cấu đề tài
Nội dung của khoá luận bao gồm ba chương, bên cạnh các phần tóm lược, lời cảm ơn, danh mục bảng biểu, sơ đồ, danh mục từ viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục.
Chương 1 trình bày các lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thiết lập một hệ thống tổ chức hiệu quả để nâng cao năng suất và khả năng ra quyết định Chương 2 phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha, đánh giá những điểm mạnh và hạn chế trong mô hình quản lý hiện tại, từ đó đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp.
Chương 3: Đề xuất và kiến nghị hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha
MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA DOANH NGHIỆP
Các khái niệm có liên quan
1.1.1 Khái niệm quản trị và các chức năng quản trị 1.1.1.1 Khái niệm quản trị
Có nhiều cách tiếp cận về quản trị:
Quản trị là quá trình phối hợp các hoạt động của con người nhằm đạt được mục tiêu tổ chức Hoạt động này bao gồm việc lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực Để đạt được hiệu quả tối ưu, quản trị yêu cầu sử dụng hợp lý nhân tài và vật lực trong tổ chức.
Quản trị được định nghĩa bởi GS.TS Phạm Vũ Luận là tổng hợp các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu cụ thể, đảm bảo công việc được hoàn thành thông qua nỗ lực của những người khác Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của sự phối hợp và quản lý hiệu quả trong các doanh nghiệp thương mại.
Quản trị được định nghĩa là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu hiệu quả thông qua việc phối hợp các hoạt động của người khác Điều này bao gồm việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực trong tổ chức.
1.1.1.2 Các chức năng quản trị
Quá trình quản trị bao gồm bốn chức năng chính: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát Hoạch định xác định các mục tiêu cần đạt được, tổ chức phân công nhiệm vụ và phương thức thực hiện, lãnh đạo tạo động lực và ảnh hưởng đến cách thức thực hiện, trong khi kiểm soát đảm bảo rằng kế hoạch được thực hiện đúng đắn Mỗi chức năng đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, tạo nên một hệ thống quản lý hiệu quả.
+ Là chức năng đầu tiên và mọi chức năng khác đều phụ thuộc vào nó.
+ Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu, những phương pháp (biện pháp) và phương tiện để đạt được mục tiêu.
+ Là chức năng thiết kế cơ cấu bộ máy, tổ chức công việc và phân quyền.
Tổ chức cần xác định rõ các nhiệm vụ cần thực hiện, phân công người đảm nhiệm, phối hợp hành động hiệu quả, hình thành các bộ phận phù hợp, thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận và xây dựng hệ thống quyền lực trong tổ chức.
Lãnh đạo có vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng, thúc đẩy và hướng dẫn người thừa hành thực hiện nhiệm vụ Điều này được thực hiện dựa trên việc hiểu rõ động cơ và hành vi của họ, từ đó áp dụng phong cách lãnh đạo phù hợp nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.
Để đánh giá hiệu quả quản trị, cần xác định thành quả đạt được so với mục tiêu đã đề ra và tìm hiểu nguyên nhân của sự sai lệch cùng với các biện pháp điều chỉnh cần thiết Cần lưu ý rằng việc phân chia quá trình quản trị thành các chức năng chỉ mang tính tương đối, vì thực tế các chức năng này thường diễn ra đồng thời và đan xen trong toàn bộ quá trình Sự khác biệt giữa các nhà quản trị ở các cấp khác nhau không nằm ở các chức năng quản trị mà chủ yếu ở mức độ và sự nhấn mạnh vào từng chức năng cụ thể.
1.1.2 Khái niệm tổ chức và cơ cấu tổ chức 1.1.2.1 Khái niệm tổ chức
Tổ chức là quá trình xác định công việc cần thực hiện và phân công người thực hiện, đồng thời xác định rõ chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận và cá nhân Quá trình này cũng thiết lập mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân trong công việc, nhằm tạo ra môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
1.1.2.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức
Theo TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) –[Quản trị học – NXB Thống kê ]:
Cơ cấu tổ chức là cách bố trí các bộ phận và đơn vị trong một tổ chức thành một hệ thống thống nhất, với mối quan hệ nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng Điều này tạo ra một môi trường làm việc thuận lợi cho từng cá nhân và bộ phận, giúp họ cùng hướng tới việc đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Theo Jame H.Donnelly Jr, Jame L.Gibson và John M.Iranclevich (2001) [Quản trị học căn bản – NXB Thống kê]:
Cơ cấu tổ chức giống như các bộ phận của một cơ thể sống, tạo ra khuôn khổ cho các hoạt động sôi nổi và quy trình làm việc của con người diễn ra hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức là sự kết hợp của các bộ phận, đơn vị và cá nhân khác nhau, có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau Các bộ phận này được chuyên môn hóa theo những mục tiêu, chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định, nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung đã được xác định.
Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006) – [ Quản trị học – NXB Thống kê]
“Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó”
- Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu
- Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ
- Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao
* Khái niệm tầm hạn quản trị:
Tầm hạn quản trị, hay tầm hạn kiểm soát, là số lượng nhân viên mà nhà quản trị có thể điều hành hiệu quả, bao gồm giao việc, kiểm tra và hướng dẫn Theo kinh nghiệm, tầm hạn lý tưởng cho một nhà quản trị thông thường là từ 4 đến 8 nhân viên Tuy nhiên, con số này có thể tăng lên 12-15 khi nhân viên thực hiện các công việc đơn giản, và giảm xuống còn 2-3 khi công việc là phức tạp.
Các nội dung lý luận về cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp
1.2.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
Tính tập trung trong tổ chức phản ánh mức độ phân tán hay tập trung quyền lực giữa các cá nhân và bộ phận Khi quyền lực chủ yếu tập trung vào một cá nhân hoặc bộ phận, tổ chức có tính tập trung cao; ngược lại, nếu quyền lực được phân tán rộng rãi, tính tập trung sẽ thấp.
Tính phức tạp của một tổ chức được thể hiện qua số lượng các cấp và khâu trong cấu trúc của nó Khi tổ chức có nhiều cấp bậc và khâu với các mối quan hệ phức tạp, điều này cho thấy cấu trúc tổ chức có tính phức tạp cao Ngược lại, nếu số lượng cấp và khâu ít, cấu trúc sẽ đơn giản hơn.
Tính tiêu chuẩn hoá trong tổ chức thể hiện mức độ ràng buộc các hoạt động và hành vi của từng bộ phận và cá nhân thông qua các chính sách, thủ tục và quy tắc Khi mức độ ràng buộc cao, tính tiêu chuẩn hoá cũng sẽ tăng, từ đó tạo ra sức mạnh cho tổ chức.
1.2.2 Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
Vai trò của người quản lý trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là vô cùng quan trọng, vì họ quyết định mô hình tổ chức phù hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh Để xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý, cần tuân thủ một số nguyên tắc nhằm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Tương thích giữa hình thức và chức năng:
Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận cần phải phục vụ cho việc thực hiện các chức năng cụ thể Nguyên tắc "hình thức phải đi sau chức năng" nhấn mạnh rằng mỗi đơn vị và cá nhân trong tổ chức phải có sự tồn tại cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ của tổ chức Việc lựa chọn mô hình, phân công, phân quyền và giao trách nhiệm cho các bộ phận đều phải dựa trên việc thực hiện các chức năng và đạt được các mục tiêu đã được xác định.
Cấu trúc tổ chức cần được thiết lập sao cho mỗi đơn vị và cá nhân có trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho nhà quản trị của mình, nhằm đảm bảo sự chỉ huy thống nhất trong toàn bộ tổ chức, đồng thời tránh tình trạng chồng chéo và mâu thuẫn.
Tính cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cũng như sự phân bổ công việc hợp lý giữa các đơn vị và cá nhân, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sự ổn định và bền vững cho tổ chức trong quá trình phát triển.
Độ tin cậy là yếu tố quan trọng trong tổ chức, giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin được sử dụng Điều này không chỉ tạo ra sự thống nhất và ăn khớp giữa các bộ phận và cá nhân trong tổ chức mà còn nâng cao độ chính xác của các quyết định quản trị được ban hành.
Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng, đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức.
Cấu trúc tổ chức cần được thiết lập dựa trên nguyên tắc tối ưu hóa chi phí, nhằm đảm bảo hiệu quả cao nhất Điều này dựa trên tiêu chuẩn đánh giá mối quan hệ giữa chi phí dự kiến và kết quả đạt được.
1.2.3 Một số mô hình cơ cấu tổ chức căn bản 1.2.3.1 Mô hình tổ chức đơn giản (Mô hình trực tuyến)
Quản lý tập trung cao độ vào một cá nhân, với ít cấp bậc trung gian, tạo ra một cấu trúc tổ chức đơn giản Số lượng nhân viên không nhiều, giúp thông tin được tập trung về người quản lý cao nhất để xử lý Tất cả các quyết định đều được đưa ra từ vị trí lãnh đạo này, đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả trong quản lý.
Mô hình 1.1: Mô hình tổ chức đơn giản
Ưu điểm của hệ thống này bao gồm tính gọn nhẹ và linh hoạt, giúp tiết kiệm chi phí quản lý đồng thời mang lại hiệu quả cao Ngoài ra, việc kiểm soát và điều chỉnh cũng trở nên dễ dàng hơn, góp phần hạn chế tình trạng quan liêu giấy tờ đến mức thấp nhất.
Một trong những nhược điểm của việc quản lý là các nhà quản trị thường phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau đồng thời, điều này dẫn đến việc hạn chế tính chuyên môn hóa Hơn nữa, tình trạng quá tải công việc có thể gây áp lực lớn đối với các cấp quản trị.
1.2.3.2 Mô hình tổ chức chức năng
Tổ chức được chia thành các tuyến chức năng, với mỗi bộ phận đảm nhận một hoặc một số nhiệm vụ cụ thể Mỗi tuyến chức năng được điều hành bởi một Giám đốc chức năng, tập trung các hoạt động tương tự như sản xuất, thương mại, nhân sự, tài chính và marketing.
Giám đốc tuyến 1 Giám đốc tuyến 2 Giám đốc tuyến 3 Giám đốc tuyến 4
Mô hình 1.2: Mô hình tổ chức chức năng
Phương pháp tổ chức công việc mang lại nhiều ưu điểm như phản ánh logic chức năng rõ ràng, tuân thủ nguyên tắc chuyên môn hóa, nêu bật vai trò của các chức năng chủ yếu Điều này không chỉ đơn giản hóa quá trình đào tạo và huấn luyện nhân sự mà còn giúp dễ dàng kiểm soát hoạt động trong tổ chức.
Nhược điểm của mô hình quản lý này bao gồm việc chỉ có cấp quản trị cao nhất chịu trách nhiệm về lợi nhuận, dẫn đến tầm nhìn hạn chế và sự phối hợp kém giữa các bộ phận chức năng Hệ thống quản lý trở nên suy giảm và kém linh hoạt, gây khó khăn trong việc thích ứng với thay đổi.
1.2.3.3 Mô hình tổ chức theo sản phẩm
Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền tại doanh nghiệp
1.3.1 Nhân tố chủ quan 1.3.1.1 Chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp
Cấu trúc tổ chức được thiết kế để phục vụ cho các mục tiêu của tổ chức Do đó, khi mục tiêu và chiến lược thay đổi, cấu trúc tổ chức cũng cần được điều chỉnh và hoàn thiện để phù hợp với những yêu cầu mới của mục tiêu và chiến lược đó.
1.3.1.2 Chức năng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để từng tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức để đảm bảo thực hiện tốt nhất các chức năng, nhiệm vụ của mình (chẳng hạn: cấu trúc tổ chức một doanh nghiệp kinh doanh chắc chắn sẽ phải có sự khác biệt với cấu trúc tổ chức của một trường đại học do chức năng, nhiệm vụ của chúng là khác nhau).
1.3.1.3 Công nghệ của doanh nghiệp
Trong tổ chức, việc áp dụng công nghệ và kỹ thuật hiện đại cùng với thiết bị tự động hóa cao sẽ góp phần làm đơn giản hóa cấu trúc tổ chức.
1.3.1.4 Quy mô của doanh nghiệp
Doanh nghiệp có quy mô lớn thường sở hữu cấu trúc tổ chức phức tạp, do yêu cầu về nhiều cấp bậc và bộ phận khác nhau Sự đa dạng này dẫn đến việc hình thành nhiều mối quan hệ phức tạp trong nội bộ tổ chức.
1.3.1.5 Con người và trang thiết bị
Với đội ngũ quản trị viên giàu kinh nghiệm và kiến thức, cấu trúc tổ chức có thể được tối ưu hóa bằng cách giảm bớt đầu mối và mối liên hệ giữa các bộ phận quản trị.
Với việc trang bị các thiết bị quản trị hiện đại và đầy đủ, tổ chức quản lý sẽ trở nên hiệu quả hơn, giúp đáp ứng tốt các yêu cầu công việc và đồng thời đơn giản hóa cấu trúc tổ chức.
1.3.2 Nhân tố khách quan 1.3.2.1 Môi trường chung
Môi trường kinh tế hiện nay đầy bất ổn do các mối quan hệ nhân quả phức tạp trên thị trường, sự cạnh tranh gay gắt và sự biến đổi nhanh chóng của nền kinh tế toàn cầu Những yếu tố này gây ra khó khăn trong việc điều chỉnh cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp Do đó, các doanh nghiệp cần liên tục cải thiện cơ cấu tổ chức và đảm bảo tính linh hoạt để thích ứng với những thay đổi trong hoàn cảnh.
Môi trường pháp luật hoàn thiện là yếu tố quyết định tạo ra sự bình đẳng cho tất cả các doanh nghiệp, giúp họ phát triển và ổn định tổ chức Việc có một hệ thống văn bản pháp luật rõ ràng và ổn định không chỉ đảm bảo quyền lợi cho các loại hình doanh nghiệp mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh Ngược lại, một hệ thống pháp luật thiếu hoàn thiện và thường xuyên thay đổi sẽ khiến doanh nghiệp phải liên tục điều chỉnh để tuân thủ quy định, gây khó khăn trong quá trình phát triển.
Môi trường chính trị-xã hội ổn định đóng vai trò quan trọng trong việc khuyến khích hợp tác phát triển và tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp Chính sách kinh tế và đầu tư thông thoáng giúp các doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất, hình thành cơ cấu tổ chức phù hợp để thúc đẩy sự phát triển Ngược lại, môi trường chính trị xã hội bất ổn sẽ gây ra nhiều rủi ro, hạn chế hoạt động của doanh nghiệp và làm thu hẹp quy mô sản xuất.
Môi trường văn hóa, bao gồm văn hóa, lối sống và phong tục tập quán, có ảnh hưởng sâu sắc đến việc hình thành nền văn hóa tiêu dùng của mỗi vùng và quốc gia, đồng thời cũng góp phần định hình văn hóa riêng biệt của từng doanh nghiệp.
Văn hóa tiêu dùng tác động mạnh mẽ đến khách hàng của doanh nghiệp, yêu cầu doanh nghiệp phải điều chỉnh mô hình tổ chức phù hợp với đặc điểm của từng nhóm khách hàng Đồng thời, văn hóa doanh nghiệp ảnh hưởng đến hoạt động, quan hệ và cách ứng xử với bên ngoài, từ đó tác động đến môi trường nội bộ Những yếu tố này đều góp phần định hình cơ cấu tổ chức và quy trình phân quyền trong doanh nghiệp.
Khách hàng đóng vai trò quyết định trong việc nuôi sống doanh nghiệp, ảnh hưởng đến các yếu tố như sức mua, nhu cầu, thị hiếu và sự tín nhiệm Những thông tin này là cơ sở để hoạch định chiến lược, mục tiêu và tổ chức phục vụ Do đó, việc lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức phù hợp cũng trở nên quan trọng; ví dụ, nếu khách hàng đa dạng, doanh nghiệp nên chọn cơ cấu theo sản phẩm, trong khi nếu khách hàng ổn định, mô hình chức năng có thể là lựa chọn tối ưu.
Cơ cấu tổ chức cần được thiết kế hợp lý để đáp ứng hiệu quả nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Người cung ứng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp tài chính, lao động, hàng hóa, nguyên vật liệu và thông tin cho doanh nghiệp Số lượng, chất lượng và giá cả của nhà cung ứng ảnh hưởng trực tiếp đến tính thường xuyên và đều đặn của quá trình kinh doanh, cũng như chất lượng, giá cả và khả năng cạnh tranh của sản phẩm Do đó, việc quản lý người cung ứng là cơ sở để đưa ra các quyết định quản trị, bao gồm cả cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp.
Đối thủ cạnh tranh là những doanh nghiệp đáp ứng cùng một nhu cầu của khách hàng, bao gồm cả đối thủ trực tiếp và gián tiếp, thực tế hoặc tiềm năng Áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng, yêu cầu các doanh nghiệp phải nỗ lực hơn để thỏa mãn yêu cầu của khách hàng một cách đầy đủ và chính xác Điều này thúc đẩy doanh nghiệp xây dựng cơ cấu tổ chức nhằm khai thác lợi thế cạnh tranh hiện tại và phát triển các lợi thế mới.
- Chính sách quản lí của Nhà nước về ngành, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp:
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM QUỐC TẾ ALPHA 2.1 Khái quát về doanh nghiệp
Giới thiệu khái quát về doanh nghiệp
Công ty Cổ phần thực phẩm Quốc tế Alpha, được thành lập vào tháng 1 năm 2010 với vốn điều lệ 10 tỷ đồng, do ông Tạ Nguyên Hải làm Tổng Giám đốc, có trụ sở tại Lô E13 và E14, cụm công nghiệp đa nghề Đông Thọ, huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh.
Tên giao dịch quốc tế: Alphafood International Joint Stock Company (viết tắt là Alphafood JSC.,)
Website: www.alphafood.com.vn Email: info@alphafood.com.vn Hiện nay, công ty sản xuất và kinh doanh các dòng sản phẩm như:
+ Bánh kẹo truyền thống của Việt Nam.
+ Dòng bánh trứng cao cấp Đây được coi là dòng sản phẩm chủ đạo của công ty.
+ Các sản phẩm khác từ sữa và trứng.
Alpha Food bắt nguồn từ các cơ sở sản xuất bánh kẹo truyền thống ở phố cổ Hà Nội từ những năm 1980, chuyên cung cấp các sản phẩm đặc sản như bánh kẹo, ô mai, mứt Tết và nước hoa quả Sau nhiều năm phát triển, Alpha Food đã khẳng định vị thế là một trong những công ty uy tín hàng đầu trong ngành thực phẩm.
Alphafood kết hợp phong cách kinh doanh hiện đại với những tinh hoa truyền thống trong sản xuất bánh kẹo tại Hà Nội Chúng tôi áp dụng những sáng tạo và thành tựu khoa học tiên tiến để mang lại sản phẩm chất lượng Với lòng nhiệt huyết và sự sáng tạo, mỗi sản phẩm của Alpha không chỉ là thành quả lao động mà còn chứa đựng niềm tự hào của từng thành viên trong đội ngũ.
Alphafood đang hướng tới việc trở thành công ty thực phẩm hàng đầu tại Việt Nam với các sản phẩm đặc trưng riêng Công ty không ngừng phát triển và mở rộng sang nhiều lĩnh vực như sản xuất, cung cấp dịch vụ thực phẩm, bán buôn và bán lẻ.
Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp giai đoạn 2013-2015
Ta có bảng số liệu về kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp như sau:
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp giai đoạn 2013-2015 Đơn vị: triệu đồng
Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ
Chi phí quản lý doanh nghiệp 5982,24 7001,63 7559,8 1019,39 17,04% 558,17 7,97%
Nguồn: Phòng kế toán – tài chính
Trong giai đoạn 2013-2015, công ty đã trải qua sự biến động trong lợi nhuận, với lợi nhuận gộp năm 2014 giảm 9.58% và lợi nhuận sau thuế giảm 6.99% do tổng chi phí tăng cao Tuy nhiên, năm 2015 ghi nhận sự phục hồi với lợi nhuận gộp tăng 20.5% và lợi nhuận sau thuế tăng 7.94% Sự thay đổi này một phần là do chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp và các vấn đề trong hoạt động tổ chức Nhìn chung, tình hình doanh thu và lợi nhuận của công ty cho thấy hiệu suất kinh doanh khá cao, và để tiếp tục phát triển, công ty cần xây dựng các chiến lược kinh doanh rõ ràng nhằm đạt được mục tiêu trở thành một trong những công ty thực phẩm hàng đầu tại Việt Nam.
Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha
2.2.1 Tổng quan tình hình cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha
Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha có cơ cấu tổ chức bao gồm các Ban quản lý và các ban trực thuộc khác, như đã được trình bày ở phần đầu của khoá luận.
Năm 2015, Công ty đã thực hiện chiến lược mở rộng nhà máy chế biến nước mắm, đồng thời tiến hành sắp xếp và điều động cán bộ một cách hợp lý Dù đã có nhiều cải tiến trong cơ cấu tổ chức từ khối văn phòng, nhưng vẫn còn nhiều bất cập và hạn chế trong việc phân quyền cần được khắc phục.
Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha áp dụng mô hình tổ chức hỗn hợp, kết hợp giữa tổ chức trực tuyến và chức năng Mặc dù mô hình này mang lại nhiều lợi ích, nhưng lãnh đạo công ty thường xuyên phải xử lý mối quan hệ giữa các phòng ban, dẫn đến khối lượng công việc của ban lãnh đạo trở nên khá lớn.
Mặc dù các phòng ban trong Công ty đã được xây dựng đầy đủ, nhưng sự phối hợp giữa chúng vẫn chưa chặt chẽ, dẫn đến việc mỗi phòng ban tập trung quá mức vào mục tiêu riêng, gây khó khăn trong hợp tác và truyền thông Chức năng chuyên môn hoá công việc chưa cao, đặc biệt ở phòng sản xuất, nơi không chỉ thực hiện hoạch định công suất và các dự án sản xuất mà còn phải đảm nhiệm thêm các nhiệm vụ liên quan đến kho và vận chuyển hàng hóa Điều này làm tăng khối lượng công việc cho bộ phận này Hơn nữa, Công ty chưa có cơ chế quản lý phù hợp và chưa xây dựng được hệ thống quy chế hoàn chỉnh để định hướng hoạt động cho toàn thể Công ty.
Công ty áp dụng phân quyền theo chức năng, trong đó mỗi phòng ban được giao quyền hạn tương ứng để thực hiện nhiệm vụ và công việc của mình một cách hiệu quả.
Quyền lực trong công ty đang tập trung quá lớn vào TGĐ, gây áp lực công việc cho các nhà quản trị cấp cao Họ không thể tập trung vào chiến lược và phải đưa ra quá nhiều quyết định, dẫn đến tình trạng ách tắc công việc Đồng thời, các nhà quản trị cấp thấp thiếu điều kiện để phát huy tính chủ động và sáng tạo, làm giảm hiệu quả và năng suất công việc, không tương xứng với quyền hạn của họ.
2.2.2 Ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha 2.2.2.1 Nhân tố chủ quan
Chiến lược kinh doanh của Công ty tập trung vào việc đẩy mạnh xuất khẩu, đặc biệt là dòng bánh trứng cao cấp, nhằm thích ứng với chính sách của Nhà nước và thúc đẩy tăng trưởng Để đạt được mục tiêu này, Công ty đã đầu tư phát triển Phòng kinh doanh và bổ sung Phòng xuất nhập khẩu, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và hoạt động của bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu.
Công ty không chỉ chú trọng vào thị trường quốc tế mà còn nhận thấy tiềm năng lớn từ thị trường nội địa Để chiếm lĩnh thị trường này, Công ty đang triển khai xây dựng hệ thống bán buôn và bán lẻ song song với các hoạt động xuất nhập khẩu.
Chức năng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha, có nguồn gốc từ các cơ sở sản xuất bánh kẹo truyền thống tại phố cổ Hà Nội từ năm 1980, chính thức được thành lập vào tháng 1/2010 với mục tiêu kinh doanh xuất nhập khẩu Từ những cơ sở sản xuất nhỏ, công ty đã phát triển thành một tổ chức có cơ cấu và quy định riêng, bao gồm các phòng ban như Phòng kinh doanh, Phòng sản xuất, Phòng nhân sự, và Phòng kế toán-tài chính Đến năm 2013, do nhu cầu sản xuất tăng cao, Phòng xuất nhập khẩu đã được thành lập để giảm bớt khối lượng công việc cho Phòng kinh doanh.
Công nghệ của doanh nghiệp
Lựa chọn công nghệ là yếu tố then chốt đối với doanh nghiệp sản xuất Công ty đã đầu tư vào máy móc và dây chuyền sản xuất hiện đại nhằm tạo ra sản phẩm chất lượng cao Tuy nhiên, thiết bị văn phòng và phần mềm quản lý vẫn còn lạc hậu, ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và hiệu suất làm việc Tình trạng Internet chậm và máy tính lỗi thời gây cản trở công việc, khiến nhân viên tiêu tốn nhiều thời gian hơn Phần mềm quản lý nhập hàng và hàng tồn kho không đáp ứng nhu cầu, tạo áp lực cho nhà quản trị và làm gia tăng số lượng nhân viên cần thiết cho các nghiệp vụ này.
Quy mô của doanh nghiệp
Khi mới thành lập, Alpha Food chỉ có một Giám đốc và 10 nhân viên, tất cả đều nỗ lực làm việc và học hỏi để hoàn thiện bản thân Sau hơn 5 năm hoạt động, công ty đã mở rộng quy mô gấp nhiều lần với mục tiêu trở thành công ty thực phẩm hàng đầu tại Việt Nam.
Công ty đã trải qua sự mở rộng quy mô hoạt động đáng kể, dẫn đến nhiều thay đổi trong cơ cấu tổ chức Từ hơn 10 nhân viên đảm nhận tất cả công việc, hiện tại công ty đã có gần 50 nhân viên với các phòng ban chuyên môn hóa chức năng Sự phân quyền và cơ cấu tổ chức được điều chỉnh để phù hợp hơn với thực tiễn sản xuất kinh doanh.
Con người và trang thiết bị
Bảng 2.2: Cơ cấu lao động trong Công ty theo trình độ Đơn vị: người
Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ Số lượng Tỷ lệ
Sau Đại học 2 0,79% 5 1,67% 10 2,25% Đại học 15 5,93% 28 9,40% 69 15,54%
Nguồn: Phòng hành chính - nhân sự
Hiện tại, công ty sở hữu gần 80 nhân viên có trình độ đại học và sau đại học, bao gồm các vị trí như Tổng Giám Đốc, Giám Đốc và trưởng phòng quản lý Đội ngũ này không chỉ có kiến thức chuyên môn vững vàng mà còn có kinh nghiệm phong phú trong lĩnh vực công tác Bên cạnh đó, công ty còn có một đội ngũ quản lý trẻ, nhiệt huyết và sáng tạo, sẵn sàng đáp ứng mọi nhiệm vụ trong tổ chức.
Công ty đặt mục tiêu trở thành thương hiệu bánh trứng nổi tiếng nhất tại Việt Nam với sản phẩm chất lượng, giàu dinh dưỡng Để đạt được điều này, các bộ phận cần phối hợp chặt chẽ Tuy nhiên, tại Alpha Food, các phòng ban thường chỉ tập trung vào chức năng riêng, như phòng nhân sự chỉ chú trọng đến số lượng tuyển dụng mà không đảm bảo sự phù hợp với yêu cầu sản xuất Điều này dẫn đến chất lượng nhân viên không đồng đều, gây khó khăn cho quá trình xây dựng thương hiệu của công ty.
Công ty hiện có 40 nhân viên, tất cả đều có ý thức tổ chức kỷ luật cao và hiểu rõ công việc của mình Tuy nhiên, năng lực và trình độ chuyên môn giữa các nhân viên không đồng đều, với một số người có trình độ đại học hoặc cao đẳng vẫn đang làm công nhân Ban lãnh đạo cần xem xét điều này để phân bổ công việc phù hợp với năng lực của từng nhân viên.
Các kết luận thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha
Cơ cấu tổ chức của công ty đóng vai trò quan trọng trong việc tạo động lực cho sự phát triển bền vững Sau hơn 5 năm hoạt động, công ty đã vượt qua nhiều khó khăn và khẳng định vị thế trên cả thị trường trong nước và quốc tế Để thích ứng với sự phát triển này, cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty liên tục được điều chỉnh, nhằm thuận lợi hóa việc thực hiện các chiến lược và hoàn thành nhiệm vụ Mô hình tổ chức hỗn hợp giúp công ty tập trung vào sản phẩm chủ lực, đồng thời phát triển hài hòa và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý.
Hình thành hệ thống các phòng chức năng tương đối đầy đủ
Hệ thống phòng ban trong công ty được tổ chức đầy đủ với chức năng và nhiệm vụ rõ ràng Để đáp ứng nhu cầu thực tiễn, công ty đã thực hiện nhiều thay đổi nhằm tạo ra một cơ cấu gọn nhẹ và linh hoạt, bao gồm việc bổ sung phòng xuất nhập khẩu.
Không giao quyền vượt cấp, cơ bản xác lập được mối quan hệ báo cáo giữa con người, nhiệm vụ và chức năng ở tất cả các cấp
Mỗi thành viên trong công ty được giao quyền hạn tương ứng với vị trí trong cơ cấu tổ chức, từ quản lý trung gian đến nhân viên, mà không có sự giao quyền vượt cấp Các nhà quản trị hiểu rõ tầm hạn quản trị của mình và biết ai là người trực tiếp quản lý, từ đó xác định trách nhiệm báo cáo trong tổ chức.
Mặc dù công ty có gần 500 lao động, nhưng vẫn chưa thiết lập được một cơ cấu tổ chức hợp lý và cơ chế hiệu quả, dẫn đến việc chưa khai thác tối đa nguồn lực và phát triển không tương xứng với tiềm năng của mình.
Chiến lược của công ty đặt mục tiêu trở thành một trong những doanh nghiệp sản xuất thực phẩm hàng đầu tại Việt Nam, tuy nhiên, cơ cấu tổ chức hiện tại chưa đáp ứng được yêu cầu này.
Hiện nay, việc trả lương cho nhân viên trong bộ phận sản xuất gặp nhiều bất cập, khi thu nhập không tương xứng với hiệu quả kinh doanh, làm giảm tinh thần trách nhiệm và động lực làm việc của họ Hơn 70% nhân viên phải tăng ca thường xuyên, với một số người làm đến 72 giờ mỗi tuần, đặc biệt khi đối tác yêu cầu hàng gấp Bên cạnh đó, sự thiếu kinh nghiệm của hai kỹ thuật viên được tuyển dụng qua mối quan hệ đã gây khó khăn trong việc xử lý sự cố máy móc, dẫn đến sản xuất không đạt kế hoạch Do đó, để đáp ứng tiến độ giao hàng, công nhân viên buộc phải làm việc nhiều hơn.
Vấn đề trong phối hợp các chức năng, bộ phận
Cơ cấu tổ chức của công ty khá đơn giản với ít cấp trung gian, nhưng gặp khó khăn trong cơ chế phối hợp, dẫn đến mức độ truyền thông thấp và tính linh hoạt không cao Cụ thể, tổ chức chưa xác định rõ cách thức kết nối giữa các bộ phận và cá nhân.
Các hoạt động tác nghiệp trong quy trình sản xuất chưa được phối hợp hiệu quả Theo quy định, khi phát hiện vấn đề ở bất kỳ công đoạn nào, tổ trưởng cần thông báo cho nhân viên kiểm tra chất lượng để họ có thể xem xét và báo cáo với giám đốc sản xuất Tuy nhiên, thực tế cho thấy tổ trưởng thường tự kiểm chứng, dẫn đến việc nhiều lỗi phát sinh không được nhân viên kiểm tra chất lượng nắm bắt, đặc biệt là những lỗi mới xuất hiện lần đầu.
Trong quá trình uỷ quyền và phân chia quyền hạn cho cấp dưới, quyền lực vẫn chủ yếu tập trung vào Tổng Giám Đốc Mặc dù mỗi phòng ban có con dấu riêng, nhưng phạm vi tự quyết định của họ vẫn hạn chế và chức trách chưa được xác định rõ ràng Lãnh đạo thường can thiệp quá nhiều vào công việc của cấp dưới, khiến nhân viên cảm thấy thiếu sự tin tưởng từ cấp trên Điều này tạo ra một bầu không khí làm việc không thoải mái và gia tăng áp lực cho toàn thể nhân viên trong công ty.
2.3.3 Nguyên nhân 2.3.3.1 Nguyên nhân của sự thành công
Cơ cấu tổ chức của công ty đạt được những thành công trên do những nguyên nhân sau:
Sự đóng góp của các nhà quản trị và toàn thể công nhân viên là yếu tố quan trọng giúp công ty phát triển và mở rộng thị trường ra nhiều nước trong khu vực Ban lãnh đạo, với kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm quản lý, đã đóng vai trò then chốt trong quá trình này.
Công ty luôn chú trọng đến việc đào tạo nhằm phát triển đội ngũ quản trị viên có trình độ chuyên môn cao, thông thạo ngoại ngữ và kỹ năng tin học.
2.3.3.2 Nguyên nhân của sự tồn tại
Cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay mang tính hình thức và chậm đổi mới, chủ yếu do phải tuân thủ quy định của Luật doanh nghiệp 2014 về các thành phần bắt buộc Mặc dù các bộ phận đã được xác định, nhưng vẫn chưa phát huy hết vai trò của mình Cơ cấu tổ chức được hình thành theo phương pháp diễn giải, bắt đầu từ việc xác định mục tiêu và phương hướng phát triển, sau đó tiến hành tập hợp các yếu tố của cơ cấu tổ chức và thiết lập mối quan hệ giữa chúng.
Cơ cấu tổ chức của công ty đang chậm đổi mới, mặc dù chiến lược và mục tiêu liên tục thay đổi theo từng giai đoạn Để trở thành công ty thực phẩm hàng đầu, việc đáp ứng tối đa yêu cầu của khách hàng là rất quan trọng Tuy nhiên, ban lãnh đạo vẫn đang cân nhắc về việc bổ sung bộ phận chăm sóc khách hàng.
Ban lãnh đạo công ty chưa chú trọng đúng mức đến cơ cấu tổ chức và phân quyền, thiếu kế hoạch dài hạn cho sự phát triển Việc đánh giá tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức trong quản trị công ty chưa được thực hiện đầy đủ Hệ thống phối hợp giữa các phòng ban không đồng bộ và tiêu chuẩn kiểm soát không rõ ràng, dẫn đến việc các phòng ban không hoàn thành vai trò hỗ trợ cho Tổng Giám đốc, gây trì trệ trong công việc và lãng phí nguồn lực.
Đội ngũ nhân viên trong cùng một bộ phận không đồng đều về trình độ chuyên môn và khả năng làm việc, dẫn đến việc cần nhiều sự hướng dẫn và kiểm soát từ quản lý trung gian, làm thu hẹp phạm vi giao quyền Nhiều nhân viên được tuyển dụng dựa trên mối quan hệ thay vì năng lực, gây ra tình trạng không hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn Đồng thời, có nhiều người có trình độ đại học, cao đẳng nhưng lại làm công việc lao động phổ thông, dẫn đến lãng phí nguồn nhân lực, đặc biệt là đối với những nhân tài.
Bên cạnh đó, phần mềm quản lý lạc hậu vừa làm lãng phí nguồn lực vật chất, vừa không mang lại hiệu quả cao.
ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ ĐỂ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỰC PHẨM QUỐC TẾ ALPHA 3.1 Phương hướng hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian tới
Quan điểm về hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền
Dựa trên mục tiêu chiến lược đã được xác định, cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty sẽ được điều chỉnh trong những năm tới theo hướng tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
Công ty đã quyết định áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức tổng quát trong thời gian tới, nhưng sẽ tổ chức lại các phòng ban và cơ cấu lao động trong từng bộ phận để tạo ra một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ và linh hoạt Điều này nhằm đảm bảo khả năng thích nghi với những biến động của môi trường kinh doanh trong và ngoài nước.
Xây dựng một hệ thống quy chế hoàn chỉnh cho công ty, đặc biệt là quy chế trả lương và quy chế tuyển dụng, là cần thiết để triển khai hiệu quả trong toàn công ty Điều này sẽ hỗ trợ Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc trong việc điều hành hoạt động chung một cách thông suốt và kịp thời, đồng thời tạo cơ sở vững chắc cho các phòng ban thực hiện nhiệm vụ của mình.
Đầu tư vào công nghệ thông tin là cần thiết để thay thế các phần mềm lạc hậu và không đáp ứng yêu cầu quản lý hiện đại Việc bổ sung các phần mềm ứng dụng mới sẽ giúp mở rộng và nâng cao chất lượng trao đổi thông tin, đồng thời cải thiện hiệu quả công tác nghiệp vụ và quản lý điều hành.
Các đề xuất, kiến nghị để hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha
cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha
3.3.1 Đề xuất một số giải pháp
Dựa trên phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha, bài viết này đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những vấn đề còn tồn tại, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
3.3.1.1 Tái cấu trúc công ty theo hướng hình thành cơ cấu tổ chức mới có thể đáp ứng được yêu cầu chiến lược trong thời gian tới
Cơ cấu tổ chức cần phải phù hợp với chiến lược của công ty, điều này hiện tại Alpha Food chưa thực hiện hiệu quả Trong lần tái cấu trúc sắp tới, công ty cần dựa vào các yêu cầu chiến lược để xây dựng một cấu trúc tổ chức khoa học, hợp lý và mang lại hiệu quả cao.
Chiến lược phát triển của công ty trong thời gian tới sẽ tập trung vào ba mũi nhọn sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, với cơ cấu hiện tại, công ty đang kinh doanh nhiều mặt hàng, gây áp lực cho ban lãnh đạo và nhân viên, đồng thời khó kiểm soát hoạt động của các đơn vị Do đó, công ty cần xây dựng thêm phòng chăm sóc khách hàng, kho vận và bán buôn để nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ khách hàng tốt hơn.
Phòng chăm sóc khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm bớt khối lượng công việc cho phòng kinh doanh Bộ phận này thực hiện các nhiệm vụ như đánh giá mức độ hài lòng của đối tác và khách hàng, cũng như tư vấn về sản phẩm của công ty Những thông tin thu thập được từ khách hàng giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình sản xuất và kinh doanh, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và sản phẩm.
Phòng kho vận và bán buôn đóng vai trò quan trọng trong việc vận chuyển, dự trữ hàng hóa và quản lý hàng tồn kho Bộ phận này thực hiện các đơn hàng bán buôn với khối lượng lớn, đặc biệt khi công ty hoạt động trên diện rộng và phục vụ chủ yếu cho khách hàng nước ngoài Nhờ đó, phòng kho vận và bán buôn giúp tối ưu hóa chu trình vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng một cách hiệu quả.
3.3.1.2 Tăng tính tiêu chuẩn hoá và giảm mức độ tập trung đang quá cao trong cơ cấu tổ chức của công ty
Tăng tính tiêu chuẩn hoá giúp nâng cao mức độ ràng buộc trong các hoạt động và hành vi của các bộ phận cũng như cá nhân thông qua việc áp dụng hệ thống chính sách và quy chế của công ty.
Hiện tại, Alpha Food chưa thiết lập một hệ thống chính sách, thủ tục và quy chế rõ ràng, dẫn đến việc phòng kinh doanh áp dụng cơ chế tiền lương không liên kết chặt chẽ với hiệu quả công việc Do đó, Alpha Food cần khẩn trương xây dựng và hoàn thiện các cơ chế này để cải thiện hiệu suất làm việc.
Hoàn thiện hệ thống quy chế công ty, đặc biệt là quy chế trả lương và quy chế tuyển dụng, là bước quan trọng để đảm bảo Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc điều hành các hoạt động của công ty một cách hiệu quả Việc áp dụng các quy chế này sẽ giúp các phòng ban hoạt động thông suốt và kịp thời, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển chung của công ty.
+ Dựa trên căn cứ thực tế các chức năng, nhiệm vụ xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá công việc khoa học, hợp lý.
+ Tiến hành phổ biến sâu rộng tới từng bộ phận, từng nhân viên trong công ty về hệ thống quy chế, tiêu chuẩn công việc.
+ Thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện để nhanh chóng đưa ra các biện pháp quản trị khi cần thiết.
Giảm tính tập trung trong quản trị là việc các nhà lãnh đạo cấp cao cần giao bớt quyền hạn cho các quản trị viên cấp thấp hơn Ban lãnh đạo công ty nên thực hiện phân quyền một cách rộng rãi hơn để nâng cao hiệu quả quản lý và khuyến khích sự chủ động trong công việc.
Hiện nay, ban lãnh đạo công ty vẫn chủ yếu phân quyền dựa vào mức độ tín nhiệm, mà chưa thực sự tin tưởng để giao quyền cho cấp dưới.
Quyền lực tập trung quá nhiều vào nhà quản trị cấp cao gây áp lực công việc lớn cho họ, trong khi cấp dưới không phát huy được sự sáng tạo và tinh thần trách nhiệm, dẫn đến giảm tính chủ động trong công việc Hệ quả là hiệu quả làm việc bị suy giảm Do đó, ban lãnh đạo công ty cần điều chỉnh cách phân bổ quyền lực và khuyến khích sự sáng tạo, trách nhiệm của nhân viên để nâng cao hiệu suất công việc.
Nhà quản trị nên rộng rãi và tạo cơ hội cho cấp dưới tự khẳng định bản thân, nhưng không được quá dễ dãi mà vẫn phải giữ uy nghiêm Cấp dưới cần tôn trọng chỉ đạo từ cấp trên, trong khi nhà quản trị cũng cần lắng nghe và tôn trọng ý kiến của nhân viên.
Phân quyền dựa trên sự tin tưởng vào cấp dưới là một chiến lược hiệu quả, trong đó TGĐ giao bớt quyền hành cho GĐ các phòng, cho phép họ đưa ra quyết định trong phạm vi quyền hạn rõ ràng Điều này không chỉ nâng cao tính chủ động mà còn khuyến khích tinh thần trách nhiệm của các GĐ Cần tránh tình trạng can thiệp quá mức, điều này có thể cản trở việc thực thi và tự chủ của những người được giao quyền.
Để đảm bảo hiệu quả công việc, cần kiểm tra và theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới, nhằm ngăn chặn cả việc lạm dụng quyền lực lẫn việc tránh né trách nhiệm Việc này sẽ giúp tránh những hậu quả tiêu cực có thể xảy ra trong tổ chức.
3.3.1.3 Tăng cường chức năng của phòng hành chính – nhân sự
Trong mọi mô hình tổ chức, dù hiện đại đến đâu, con người vẫn là yếu tố quan trọng nhất trong quản lý kinh tế và là trung tâm của tất cả hoạt động doanh nghiệp.
