Tiêu chí Phương án Số phiếu Tỷ lệ (%)
Sự phù hợp giữa khả năng làm việc với sự phân công công việc
Có 25/36 69.44 Khơng 5/36 13.88 Ý kiến khác 6/36 16.68 Sự tương ứng giữa nhiệm vụ với
quyền hạn và trách nhiệm
Có 27/36 75
Khơng 9/36 25 Ý kiến khác - - Hệ thống các tiêu chuẩn công việc,
chế độ sát hạch, báo cáo của công ty
Rõ ràng, đầy đủ 13/36 36.11 Chưa rõ ràng, chưa đầy
đủ 23/36 63.89 Ý kiến khác - - Mức độ đáp ứng các yêu cầu phân
quyền
Tín nhiệm có mức độ 29/36 80.55 Sử dụng người một
cách tin cậy 18/36 50 Tín nhiệm lẫn nhau 14/36 38.88 Căn cứ vào bảng 2.4 ta thấy mặc dù sự phân công nhiệm vụ được đánh giá tương đối cao với 25/36 nhân viên cho là có sự phù hợp với khả năng làm việc song lại chưa có sự rõ ràng về phạm vi quyền hạn, chưa thể hiện sự ứng biến trong phân quyền để quyền hạn và trách nhiệm tương ứng với nhiệm vụ riêng của từng phòng ban. Vấn đề này hiện đang tồn tại ở bộ phận hành chính – nhân sự, cụ thể: tại phòng ban này được chia thành 2 mảng cơng việc, đó là mảng cơng việc hành chính và mảng cơng việc nhân sự. Tuy nhiên, tại công ty, 2 mảng công việc này không được chia tách rõ rệt, nhân viên nhân sự nhiều lúc phải kiêm thêm nhiệm vụ của nhân viên hành chính như hậu cần cho các sự kiện của công ty, làm thủ tục visa cho khách hàng nước ngoài…Thêm nữa, với hệ thống tiêu chuẩn công việc, chế độ sát hạch, báo cáo chưa đầy đủ, thiếu rõ ràng sẽ không đảm bảo cho việc quản lý có hiệu quả cao.
Bên cạnh đó, sự tín nhiệm có mức độ trong giao quyền ở cơng ty được đánh giá là cao nhất, chiếm hơn 80%. Trong khi đó, việc sử dụng người một cách có tin cậy là 50%, sự
tín nhiệm lẫn nhau chỉ có 38.88%. Điều này thể hiện việc kiểm sốt các q trình của cơng ty trong việc giao quyền cho cấp dưới. Mặc dù lãnh đạo uỷ quyền cho cấp dưới thực hiện nhưng vẫn xen vào quá nhiều khiến nhân viên cảm thấy họ không được tin tưởng. Do vậy có đến 50% nhân viên cho rằng họ không đáng được tin cậy.
2.2.3.2. Thông qua kết quả phỏng vấn
Để thu thập thông tin một cách đầy đủ và chính xác hơn về cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty, em đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp Ông Dương Anh Tuấn – GĐ điều hành sản xuất. Kết quả được tổng hợp như sau:
Ông Tuấn cho biết cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay thực sự còn nhiều điểm chưa hợp lý, gấy ra các cản trở cho công tác quản lý, ảnh hưởng tới kết quả hoạt động kinh doanh.
Hiện nay, số lượng phòng ban tương đối đầy đủ, nhân viên trong công ty cũng khá lớn song lại chưa có sự sắp xếp hợp lý. Phịng sản xuất hiện tại gồm có 22 nhân viên bao gồm 1 GĐ, 1 Trưởng phòng, 10 tổ trưởng đứng đầu mỗi dây chuyền, 5 kỹ thuật viên và 3 nhân viên kiểm tra chất lượng sản phẩm ngay trên chuyền sản xuất và kiểm tra đầu vào, đầu ra cũng như sắp xếp sản phẩm. Trong đó có 2 kỹ thuật viên được tuyển vào nhờ các mối quan hệ nhưng khơng có kinh nghiệm khiến cho những lúc máy móc, thiết bị hay dây chuyền sản xuất gặp trục trặc không kịp xử lý, dẫn đến việc sản xuất không đủ sản phẩm theo kế hoạch. Trong khi đó, 3 NV làm các cơng việc kiểm tra chất lượng cũng như sắp xếp hàng hoá…lại phải thay phiên nhau làm, vừa kiểm tra trên chuyền, vừa kiểm tra thành phẩm, sắp xếp hàng hoá…khiến cho họ thường xuyên phải tăng ca đến 22h tối.
Bên cạnh đó, phịng kinh doanh ngồi Giám đốc và Trưởng phịng thì chỉ gồm có 2 NV vừa phải tìm kiếm khách hàng, xây dựng kế hoạch kinh doanh, giao dịch với khách hàng trong và ngoài nước, đồng thời kiêm nhiệm vụ tư vấn cho khách hàng, lấy ý kiến của họ…khiến khối lượng công việc cao. Họ không thể tập trung để phát triển thị trường một cách tốt nhất. Là một công ty quốc tế nên việc hiểu biết ngoại ngữ rất quan trọng, đặc biệt đối với bộ phận kinh doanh – những người tiếp xúc trực tiếp với đối tác, tuy nhiên, NV tại bộ phận này lại thể hiện sự yếu kém trong việc hiểu biết ngoại ngữ. Điều này đã dẫn đến việc NV phòng kinh doanh thường xuyên bị sa thải mặc dù làm được 1 năm tại cơng ty. Đây cũng là bộ phận có nhân sự thay đổi nhiều nhất. Do đó, ban lãnh đạo công ty đang
cân nhắc việc bổ sung thêm phịng chăm sóc khách hàng để giảm nhẹ cơng việc cho phịng kinh doanh và tuyển thêm nhân sự cho vị trí kiểm tra chất lượng cũng như xem xét có hay khơng sa thải 2 kỹ thuật viên của phịng sản xuất
Sự phối hợp giữa các phịng ban khơng tốt. Các bộ phận trong cơng ty có mối quan hệ phụ thuộc hỗ trợ nhau nhưng vấn đề hợp tác còn hạn chế, thả lỏng. Do đó, mức độ truyền thơng giữa các phịng ban cịn kém, thời gian xử lý thường chậm, chưa phát huy được tính linh hoạt của cơ cấu tổ chức.
Việc phân quyền hiện nay ở công ty cũng chưa thực sự hợp lý. Quyền hành vẫn tập trung lớn vào nhà quản trị cấp cao, mức độ phân quyền cho cấp dưới còn hạn chế. Sự phân quyền cịn thiếu rõ ràng, khơng xác định rõ phạm vi quyền hạn, chưa có sự tương thích cần thiết giữa quyền hạn, trách nhiệm với nhiệm vụ được giao. Trong bộ phận sản xuất, với vị trí tổ trưởng đứng đầu mỗi dây chuyền sản xuất, họ sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát tồn bộ hoạt động của cơng nhân trong chuyền đó, sau đó sẽ báo cáo kết quả với cấp trên. Tuy nhiên, họ lại không được tham gia vào việc xây dựng kế hoạch sản xuất mặc dù là người trực tiếp quan sát cũng như hiểu rõ nhất quá trình hoạt động và làm việc tại dây chuyền. Hay trong bộ phận kế toán – tài chính, NV làm mảng cơng việc kế tốn và NV làm mảng cơng việc tài chính khơng rõ ràng. Trong bộ phận hành chính – nhân sự, cơng việc của bên hành chính thường nhầm lẫn sang bên nhân sự như mua quà Tết, làm visa cho khách nước ngoài…
Một bất cập cũng đáng quan tâm đó là dự án xây dựng nhà máy thứ hai đang được tiến hành, những nhà quản trị cũng như những nhân viên chủ chốt trong cơng ty phải làm thêm nhiều cơng việc có liên quan khiến cho khối lượng công việc tăng lên mặc dù GĐ các bộ phận đã trao quyền cho cấp dưới ở mức độ nhất định. Bên cạnh đó, mơi trường tác động luôn biến đổi khơng ngừng địi hỏi cơng ty cần phải thay đổi một cách linh hoạt để thích ứng với sự thay đổi đó.
2.2.4. Kết quả phân tích dữ liệu thứ cấp
2.2.4.1. Về cơ cấu tổ chức
Ta có sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha như sau: