Nguồn: Phịng hành chính – nhân sự
Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần thực phẩm quốc tế Alpha là mơ hình tổ chức hỗn hợp, vừa đơn giản lại vừa có thể giúp chun mơn hố các chức năng. Tuy nhiên cơ cấu hiện tại của cơng ty lại đang thể hiện tính tập trung cao trong khi hệ thống chính sách, thủ tục và quy chế để ràng buộc các hoạt động, hành vi của các bộ phận, thành viên trong cơng ty lại thiếu chặt chẽ, thể hiện tính tiêu chuẩn hố thấp. Điều này làm cho việc kiểm
SVTH: Ngô Thị Thuỳ Dung Lớp: K48K2
Đại hội đồng cổ đơng
Phịng xuất nhập khẩu Phịng kế tốn – tài chính Phịng hành chính-nhân sự Phịng sản xuất Phịng kinh doanh Giám đốc xuất nhập khẩu Kế tốn trưởng Giám đốc hành chính- nhân sự Giám đốc điều hành sản xuất Giám đốc kinh doanh
Ban kiểm sốt Tổng giám đốc Hội đồng quản trị Nhà máy sản xuất nước mắm Nhà máy sản xuất bánh kẹo
tra, kiểm sốt q trình thực hiện nhiệm vụ rất khó khăn, việc đánh giá mức độ hồn thành công việc bị thiếu đi các căn cứ, tiêu chuẩn, dẫn đến nhà quản trị khó trong việc kiểm sốt, đánh giá cấp dưới làm việc và nhân viên cũng thiếu đi căn cứ, hướng dẫn trong khi thừa hành. Cụ thể, các thành viên trong công ty được ràng buộc bởi hợp đồng lao động, bản cam kết. Nếu 1 trong 2 bên vi phạm sẽ phải bồi thường cho bên kia. Điều này giúp cho mọi người cố gắng, nỗ lực làm việc hơn. Tuy nhiên, mặc dù theo quy định của cơng ty thì tất cả nhân sự khi được tuyển vào công ty đều phải thử việc 2 tháng nhưng trên thực tế, cơng nhân chỉ cần thử việc 1 tháng cịn nhân viên là 2 tháng. Mặt khác, quy định về thời gian nghỉ giữa giờ cũng không được nhất quán. Theo quy định thì nhân sự trong cơng ty được nghỉ 2 lần, đó là lúc 9h45’ sáng và 15h chiều. Tuy nhiên một số chuyền sản xuất vẫn nghỉ sớm hơn. Chính điều đó đã khiến nhiều lúc cơng đoạn sau khơng có hàng để làm do cơng đoạn trước nghỉ sớm hơn.
Sau đây em xin đi sâu vào từng chức danh, chức năng để thấy rõ hơn thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty.
Tổng giám đốc
- Theo quy định của công ty, TGĐ là người tổ chức thực hiện quyết định của HĐQT, các kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty, chịu sự giám sát của HĐQT và chịu trách nhiệm trước HĐQT và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao…
- Hiện tại, TGĐ công ty không chỉ điều hành, quản lý hoạt động của nhà máy sản xuất bánh kẹo mà cả nhà máy sản xuất nước mắm. Điều này làm cho TGĐ một mặt không thể kiểm sốt hết mọi cơng việc của cơng ty, mặt khác cũng không thể tập trung cao cho hoạch định, tổ chức các chiến lược dài hạn.
Phịng kinh doanh
- Chức năng cơ bản: Tìm hiểu thị trường trong và ngoài nước để xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện phương án kinh doanh, các kế hoạch khác có liên quan của cơng ty, giúp TGĐ đàm phán, giao dịch, ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngồi…
- Phịng kinh doanh là bộ phận được thành lập ngay từ những ngày đầu công ty hoạt động. Trải qua thời gian dài hoạt động, bộ phận này đã có nhiều đóng góp cho sự phát triển của cơng ty như: mở rộng thị trường, hình thành hệ thống khách hàng tin cậy trong
và ngoài nước…Tuy nhiên, hiện tại việc trả lương cho nhân sự thuộc bộ phận này có sự bất cập. Mặc dù nhân viên đã nỗ lực làm việc để đem lại những thành công nhất định cho công ty nhưng thu nhập của họ không gắn với hiệu quả kinh doanh.
Phòng sản xuất
- Chức năng cơ bản: Dựa vào chỉ tiêu số lượng và chất lượng cần đạt được để hoạch định nhu cầu sản xuất, đưa ra các kế hoạch sản xuất để từ đó thực hiện chúng, kiểm kê số lượng hàng trong kho…
- Hiện tại, phòng sản xuất vừa làm nhiệm vụ liên quan đến quá trình sản xuất sản phẩm, vừa làm nhiệm vụ kiểm tra đầu vào cũng như đầu ra, sắp xếp cũng như bảo quản hàng hố khiến cho khối lượng cơng việc lớn. Khi đối tác cần số lượng sản phẩm lớn buộc nhân viên cũng như công nhân thuộc bộ phận này phải làm thêm giờ khá nhiều. Có đến 17/22 NV phải tăng ca thường xun, thậm chí có NV phải làm đến 72h/tuần. Do phịng sản xuất khơng bố trí NV chun trách làm kho mà chỉ có 3 NV vừa kiểm tra chất lượng sản phẩm trên chuyền, vừa kiểm kê, sắp xếp, bảo quản hàng hoá cũng như kiểm tra đầu vào – đầu ra của sản phẩm nên họ thường xuyên phải làm đến 22h tối.
Phịng hành chính – nhân sự
- Chức năng cơ bản: Tham mưu về tổ chức bộ máy và bố trí cán bộ phù hợp với yêu cầu phát triển của công ty, thực hiện các chức năng của quản lý nhân sự…
- Với gần 500 lao động, không sử dụng phần mềm chuyên dụng hiện đại nào để hỗ trợ quản lý thì với 4 người bao gồm cả GĐ bộ phận và NV khơng thể nào làm tốt chức năng của mình được. Phần mềm sử dụng trong việc chấm cơng cũng như tính lương hàng tháng là phiên bản năm 2011, đã lạc hậu khiến cho nhân sự trong cơng ty thường xun bị tính sai ngày cơng cũng như tiền lương hàng tháng. Điều này dẫn đến việc nhiều công nhân viên thắc mắc lên phòng nhân sự buộc họ phải xem xét cũng như giải quyết khiến cho công việc nhiều thêm. Họ phải dành thời gian để làm việc, giải quyết những thắc mắc đó. Đặc biệt, trong cơng tác đào tạo cịn mang tính hình thức, quan tâm đến số lượng mà thiếu về chất lượng. Công tác đãi ngộ cũng chưa được thực hiện tốt. Nhiều nhân viên không hài lịng với mức lương hiện tại, khơng tương xứng giữa nhiệm vụ và khối lượng cơng việc họ phải làm.
Phịng kế tốn – tài chính
- Chức năng cơ bản: Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong lĩnh vực quản lý các hoạt động tài chính – kế tốn, đánh giá và sử dụng tài sản, tiền vốn theo quy định Nhà nước.
- Hiện tại, phịng kế tốn – tài chính của cơng ty mới chỉ dừng lại ở việc thực hiện các chức năng về kế toán như: tổ chức quản lý kế toán, kiểm tra việc hạch toán kế toán đúng theo chế độ kế toán Nhà nước ban hành… mà chưa thực hiện tốt các chức năng tài chính như: xây dựng kế hoạch tài chính của tồn cơng ty, tham mưu đề xuất việc khai thác, huy động các nguồn vốn phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh…Mảng việc này chủ yếu được thực hiện bởi GĐ các phòng ban. Họ tập hợp cũng như bàn bạc, xem xét dựa trên tình hình sản xuất kinh doanh hiện tại rồi đưa ra phương án tốt nhất.
Phòng xuất nhập khẩu
- Chức năng cơ bản: Thực hiện các công việc liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hố từ nước ngồi, các chính sách về thuế hải quan, vận chuyển hàng hoá…
- Trước đây, cơng việc của phịng xuất nhập khẩu do phòng kinh doanh đảm nhận. Tuy nhiên, từ năm 2013 do mở rộng hoạt động sản xuất nên phòng xuất nhập khẩu được bổ sung thêm. Với số lượng 5 người trong bộ phận này là thừa trong khi phịng kinh doanh chỉ có 4 người nhưng khối lượng cơng việc lại cao hơn. Tại phịng xuất nhập khẩu, với 5 người bao gồm 1 GĐ và 4 NV làm nhiệm vụ như xuất nhập hàng, chính sách thuế hải quan, vận chuyển thì chỉ cần 3 NV là đủ.
2.2.4.2. Về phân quyền
Hình thức phân quyền:
Trong Alpha Food, quyền hành được phân theo chức năng. Mỗi phịng chức năng đều có một GĐ và cả hai vị trí này đều có con dấu riêng của mình. Trong cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty cơ bản đã xác lập được mối quan hệ báo cáo giữa con người, chức năng và nhiệm vụ ở tất cả các cấp. Các phịng trong cơng ty theo từng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao đã chủ động tham mưu cho TGĐ trong việc vận hành cơ cấu tổ chức để thực hiện các chiến lược của công ty.
Các yêu cầu phân quyền:
Mức độ đảm bảo hiện tại của cơng ty cịn hạn chế. Sự phân quyền chưa thực sự rõ ràng, hợp lý, quyền hành vẫn tập trung lớn vào cấp trên, mức độ phân quyền cho cấp dưới còn hạn chế. Trong bộ phận sản xuất, với vị trí tổ trưởng đứng đầu mỗi dây chuyền sản
xuất, họ sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động của cơng nhân trong chuyền đó, sau đó sẽ báo cáo kết quả với cấp trên. Tuy nhiên, họ lại không được tham gia vào việc xây dựng kế hoạch sản xuất mặc dù là người trực tiếp quan sát cũng như hiểu rõ nhất quá trình hoạt động và làm việc tại dây chuyền. Điều này dẫn đến việc kế hoạch sản xuất thường khơng gắn với tình hình sản xuất hiện tại của công ty. Khả năng tác nghiệp độc lập của các nhân viên không đồng đều. Điều này cũng là một phần nguyên nhân cho việc giới hạn phạm vi quyền hành của họ.
Q trình phân quyền:
Cơng ty tiến hành phân quyền tuân thủ theo một quá trình khoa học. Tuy nhiên, lãnh đạo công ty vẫn chưa kiểm tra, theo dõi thường xuyên quá trình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới. Khi giao nhiệm vụ, lãnh đạo chỉ quan tâm đến kết quả nhận được từ cấp dưới mà không quan tâm đến quá trình họ làm thế nào để đạt được kết quả đó.
2.3. Các kết luận thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty cổ phần thựcphẩm quốc tế Alpha phẩm quốc tế Alpha
2.3.1. Ưu điểm
Cơ cấu tổ chức góp phần tạo động lực cho sự phát triển của công ty
Sau hơn 5 năm thành lập và hoạt động, cơng ty đã từng bước vững vàng vượt qua khó khăn, từng bước khẳng định vị trí của mình khơng chỉ trên thị trường trong nước mà còn trên thị trường quốc tế. Đi cùng với quá trình phát triển này, cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cũng không ngừng biến đổi theo hướng thích nghi để tạo điều kiện thuận lợi cho q trình thực hiện các chiến lược, hồn thành các nhiệm vụ, đạt được mục tiêu của công ty trong từng giai đoạn. Với mơ hình tổ chức hỗn hợp giúp cơng ty có thể tập trung đẩy mạnh mặt hàng chủ lực của mình, đồng thời tạo sự phát triển hài hoà, phân bổ nguồn lực một cách hợp lý hơn.
Hình thành hệ thống các phịng chức năng tương đối đầy đủ
Về cơ bản, hệ thống các phòng ban tương đối đầy đủ, chức năng nhiệm vụ của mỗi phòng ban tương đối rõ ràng. Hơn nữa, để phù hợp với yêu cầu thực tiễn, cơng ty cũng đã có nhiều thay đổi để hình thành cơ cấu gọn nhẹ, linh hoạt hơn như bổ sung thêm phịng xuất nhập khẩu…
Khơng giao quyền vượt cấp, cơ bản xác lập được mối quan hệ báo cáo giữa con người, nhiệm vụ và chức năng ở tất cả các cấp
Mỗi thành viên trong cơng ty, tương ứng với vị trí của mình trong cơ cấu tổ chức được giao quyền hạn nhất định. Quyền hành được trao cho từng cấp, từ cấp quản lý trung gian là các GĐ phòng tới các tổ trường và nhân viên trong từng bộ phận, khơng hề có sự giao vượt cấp. Tương ứng với vị trí trong cơng ty, các nhà quản trị biết được tầm hạn quản trị của mình, các nhà quản trị biết được người trực tiếp quản lý và mình có trách nhiệm báo cáo với ai trong tổ chức
2.3.2. Nhược điểm
Với số lượng lao động khá lớn – gần 500 người nhưng công ty chưa xây dựng được một cơ cấu tổ chức hợp lý, một cơ chế hiệu quả để phát huy tối đa các nguồn lực làm cho sự phát triển không tương xứng với tiềm năng. Điều này thể hiện qua một số điểm sau:
Không đáp ứng được yêu cầu đặt ra của chiến lược
Với chiến lược công ty được xác định là trở thành một trong những doanh nghiệp sản xuất thực phẩm hàng đầu Việt Nam thì cơ cấu tổ chức hiện tại chưa đáp ứng được.
Hiện tại việc trả lương cho nhân sự thuộc bộ phận này có sự bất cập. Mặc dù nhân viên đã nỗ lực làm việc để đem lại những thành công nhất định cho công ty nhưng thu nhập của họ không gắn với hiệu quả kinh doanh. Điều này đã không phát huy được tinh thần trách nhiệm của nhân viên, khơng tạo ra động lực làm việc cho họ. Phịng sản xuất phải làm nhiều công việc khiến thời gian làm thếm giờ tăng cao, đặc biệt khi đối tác cần hàng gấp… Có đến 17/22 NV phải tăng ca thường xun, thậm chí có NV phải làm đến 72h/tuần. Mặt khác, tại bộ phận sản xuất có 2 kỹ thuật viên được tuyển vào nhờ các mối quan hệ nhưng khơng có kinh nghiệm khiến cho những lúc máy móc, thiết bị hay dây chuyền sản xuất gặp trục trặc không kịp xử lý, dẫn đến việc sản xuất không đủ sản phẩm theo kế hoạch. Để kịp tiến độ giao hàng cho đối tác buộc công nhân viên phải làm tăng ca thường xuyên hơn.
Vấn đề trong phối hợp các chức năng, bộ phận
Cơ cấu tổ chức của công ty tương đối đơn giản, số cấp trung gian ít song do gặp vấn đề ở cơ chế phối hợp nên mức độ truyền thơng trong cơng ty thấp, tính linh hoạt khơng cao. Cụ thể, cơ cấu tổ chức chưa chỉ rõ cách thức các bộ phận, cá nhân kết hợp với nhau.
Các hoạt động tác nghiệp chưa thực sự phối hợp nhịp nhàng. Theo quy định, khi sản phẩm trên dây chuyền có vấn đề ở bất kỳ cơng đoạn nào, tổ trưởng cần báo cho NV kiểm tra chất lượng để họ xem xét. Sau đó sẽ báo cáo với GĐ sản xuất để họ xử lý trong phạm vị quyền hạn của mình. Tuy nhiên, trên thực tế, tổ trưởng lại tự mình kiểm chứng dấn đến việc có nhiều lỗi phát sinh nhưng NV kiểm tra chất lượng lại không nắm bắt được, đặc biệt những lỗi phát sinh lần đầu.
Trong việc uỷ quyền, phân chia quyền hạn cho cấp dưới
Quyền hạn vẫn tập trung nhiều vào TGĐ. Mặc dù mỗi phịng đều có con dấu riêng của mình song phạm vi được tự quyết định còn khá hạn hẹp, chức trách và nhiệm vụ lại thiếu rõ ràng. Khi uỷ quyền cho cấp dưới, lãnh đạo vẫn xen vào quá trình họ thực hiện quá nhiều khiến NV cảm thấy họ không được cấp trên tin tưởng. Điều này đã tạo ra bầu khơng khí làm việc khơng thoải mái, dễ tạo ra áp lực trong cơng việc đối với tồn thể nhân viên trong cơng ty.
2.3.3. Nguyên nhân
2.3.3.1. Nguyên nhân của sự thành công
Cơ cấu tổ chức của công ty đạt được những thành công trên do những nguyên nhân sau: - Sự đóng góp sức lực và trí tuệ của các nhà quản trị cũng như tồn thể cơng nhân viên trong tồn cơng ty. Ban lãnh đạo đều là những người có kiến thức chun mơn và kinh nghiệm quản lý đã góp phần đưa cơng ty ngày một phát triển, mở rộng thị trường ra nhiều nước trong khu vực.
- Công ty đã không ngừng quan tâm đến công tác đào tạo để xây dựng được một đội ngũ nhà quản trị giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học.
2.3.3.2. Nguyên nhân của sự tồn tại
- Cơ cấu tổ chức mang nặng tính hình thức và chậm đổi mới
Thứ nhất, cơ cấu tổ chức mang nặng tính hình thức bởi phải tn theo quy định của