Tính cấp thiết của đề tài
Việt Nam đã thành công trong việc mở cửa và hội nhập kinh tế toàn cầu, mang lại nhiều cơ hội cho doanh nghiệp trong nước Điều này không chỉ giúp họ mở rộng thị trường và thu hút đầu tư mà còn tiếp cận công nghệ hiện đại và cải thiện kỹ năng quản lý từ các công ty nước ngoài.
Để khẳng định vị trí trên thị trường, doanh nghiệp cần có nền tảng vững chắc và liên tục hoàn thiện bản thân theo điều kiện thị trường Việc xây dựng cơ cấu tổ chức và phân quyền hợp lý là rất quan trọng, vì nó giúp tối ưu hóa nguồn lực, đưa ra quyết định chính xác và tổ chức thực hiện hiệu quả Một cơ cấu quản lý hợp lý sẽ đảm bảo việc điều phối hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Trong quá trình thực tập tại công ty Cổ phần Zmedia, tôi nhận thấy cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty còn nhiều bất cập, gây ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động Mặc dù cán bộ đã được sắp xếp phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban, nhưng sự phối hợp giữa các bộ phận vẫn còn lỏng lẻo Hệ thống phân công nhiệm vụ và cơ chế quản lý chưa rõ ràng, cùng với phần mềm quản lý lạc hậu, đã hạn chế sự phát triển của công ty Đặc biệt, việc đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên cũng chưa được chú trọng Vì vậy, tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty Cổ phần Zmedia” để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình.
Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
Nhiều sinh viên đã chọn đề tài hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền trong các công ty để thực hiện Khóa luận Tốt nghiệp Dưới đây là một số khóa luận tiêu biểu liên quan đến vấn đề này.
Nguyễn Đăng Toàn (2018): “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH Gas Ptrolimex Hà Nội” Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Thương
Dựa trên lý luận về cơ cấu tổ chức và phân quyền, tác giả đã chỉ ra những vấn đề tồn tại tại công ty và đề xuất các giải pháp như xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, sắp xếp hợp lý lao động theo chuyên môn, và tăng cường phối hợp giữa ban lãnh đạo và các phòng ban Tuy nhiên, bài viết chỉ tập trung vào cơ cấu tổ chức mà chưa đề xuất các giải pháp cho phân quyền, mặc dù nhiều vấn đề liên quan đến phân quyền đã được nêu trong phần thực trạng.
Vũ Phúc Lượng (2016): “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty
Cổ phần Biotech Việt Nam” Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Thương Mại.
Tác giả đã nghiên cứu hai vấn đề chính: thứ nhất, cơ cấu tổ chức và phân quyền dựa trên lý luận và các yếu tố ảnh hưởng; thứ hai, thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty Tuy nhiên, bài viết chưa đề xuất các giải pháp cụ thể để cải thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty.
Đỗ Ngọc Trang (2016): “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty
Cổ phần Kỹ thuật Việt Trung” Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Thương Mại.
Tác giả đã chỉ ra thành công và hạn chế trong cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty, đồng thời đề xuất giải pháp cho các vấn đề còn tồn tại Tuy nhiên, nội dung khóa luận đã vượt ra ngoài phạm vi nghiên cứu ban đầu, không tập trung vào địa bàn Hà Nội, dẫn đến việc một số nội dung không cần thiết được đưa vào, làm giảm tính tập trung vào vấn đề chính.
Nguyễn Thị Hoài (2016) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp tại Trường Đại học, tập trung vào việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Cổ phần Tư vấn Đầu tư Xây dựng số 6.
Trong bài khóa luận này, tác giả đã phân tích nhiều khía cạnh liên quan đến việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Tuy nhiên, tác giả chưa đề xuất mô hình cơ cấu tổ chức mới và cũng chưa xác định rõ chức năng, nhiệm vụ cho các phòng ban mới.
Mặc dù có nhiều nghiên cứu về cơ cấu tổ chức và phân quyền, chưa có nghiên cứu nào tập trung vào thực trạng tại Công ty Cổ phần Zmedia Dựa trên những thành công của các công trình nghiên cứu trước, tôi quyết định tiến hành nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty này, nhằm đưa ra các đề xuất cải tiến hiệu quả hơn cho tổ chức và phân quyền tại Zmedia.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu chính của nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty Cổ phần Zmedia” là đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Cổ phần Zmedia trong thời gian tới.
3.2 Nhiệm vụ Để hoàn thành được mục tiêu đã đề ra cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể:
Hệ thống hóa các lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp là rất quan trọng Điều này không chỉ giúp phân tích thực trạng của công ty Cổ phần Zmedia mà còn là nền tảng để đề xuất các giải pháp cải tiến hiệu quả.
- Nghiên cứu, phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Cổ phần Zmedia.
- Nghiên cứu đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty Cổ phần Zmedia.
Phương pháp nghiên cứu
5.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Dữ liệu sơ cấp là loại dữ liệu mà nhà nghiên cứu thu thập và xử lý trực tiếp cho nghiên cứu của mình Để đạt hiệu quả cao trong việc thu thập dữ liệu sơ cấp, thường cần áp dụng nhiều phương pháp khác nhau một cách phối hợp Dưới đây là những phương pháp thường được sử dụng kết hợp trong quá trình thu thập dữ liệu.
Phương pháp quan sát là kỹ thuật ghi chép có hệ thống các sự kiện và hành vi của nhân viên, thông qua cả quan sát trực tiếp và gián tiếp Phương pháp này giúp đối chiếu, so sánh và kiểm tra độ chính xác của dữ liệu thu thập được, từ đó nâng cao chất lượng thông tin.
Để thu thập thông tin cần thiết cho việc đánh giá, tôi đã thiết kế phiếu điều tra trắc nghiệm dành cho nhà quản trị và nhân viên Phiếu điều tra này bao gồm các câu hỏi về cơ cấu tổ chức và phân quyền, được sắp xếp theo một logic nhất định Sau khi hoàn thiện, phiếu điều tra đã được gửi đến các đối tượng trong công ty để thu thập dữ liệu.
Phương pháp phỏng vấn là cần thiết để làm rõ các vấn đề về cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty mà phiếu điều tra không thể cung cấp đầy đủ thông tin Để thực hiện phỏng vấn, tôi đã xây dựng những câu hỏi chi tiết và phức tạp, giúp người được phỏng vấn cung cấp dữ liệu phong phú hơn về đối tượng nghiên cứu.
5.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Dữ liệu thứ cấp là thông tin đã được thu thập và ghi nhận từ các nguồn nội bộ hoặc bên ngoài công ty, có sẵn trước đó Dữ liệu này thường được thu thập thông qua nhiều kênh khác nhau.
Công ty đã công bố báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong ba năm 2016, 2017 và 2018, bao gồm các thông tin về báo cáo tài chính, nhân sự, cũng như giới thiệu về công ty Những dữ liệu này được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm các phòng ban trong công ty.
- Các website, các bài viết đăng trên báo, các tạp chí chuyên ngành và các tạp chí liên quan.
Các tài liệu, giáo trình và xuất bản khoa học liên quan đến nghiên cứu là nguồn tài nguyên quan trọng Ngoài ra, các bài báo cáo và luận văn của sinh viên khóa trước, cả trong và ngoài trường, cũng cung cấp thông tin quý giá cho việc tham khảo và phát triển kiến thức.
5.2 Phương pháp phân tích dữ liệu
Sau khi thu thập phiếu điều tra phỏng vấn từ cán bộ, công nhân viên và thông tin thứ cấp, thường xuất hiện tình trạng thông tin và số liệu không đồng nhất Để khắc phục vấn đề này, các dữ liệu sẽ được xử lý thông qua các công cụ thống kê, tổng hợp và phân tích, nhằm cung cấp những thông tin và số liệu cần thiết cho đề tài nghiên cứu.
-Đối với các dữ liệu sơ cấp:
Tiến hành tổng hợp phiếu điều tra thông tin phỏng vấn để đối chiếu kết quả và phân tích, nhận xét đưa ra kết luận.
- Đối với các dữ liệu thứ cấp:
So sánh và phân tích các dữ liệu, chỉ số là cần thiết để đánh giá sự thay đổi và tăng trưởng qua các năm Đồng thời, việc tổng hợp dữ liệu thứ cấp thu thập được giúp rút ra những kết luận quan trọng cho việc viết khóa luận.
Để xử lý hiệu quả dữ liệu, cần áp dụng các phương pháp tiếp cận hệ thống logic, duy vật biện chứng, và lý luận kết hợp thực tế Những lý luận này không chỉ mang tính hệ thống và khái quát mà còn liên hệ chặt chẽ với thực trạng hoạt động phát triển của công ty cũng như các chính sách của nhà nước.
Kết cấu đề tài
Nội dung của khóa luận bao gồm ba chương, bên cạnh các phần tóm lược, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danh mục từ viết tắt, mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục.
Chương 1: Một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp.
Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty Cổ phần Zmedia.
Chương 3: Đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty Cổ phần Zmedia.
MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP
Các khái niệm có liên quan
Triết học định nghĩa tổ chức là cơ cấu tồn tại của sự vật, cho thấy rằng mọi sự vật không thể tồn tại mà thiếu một hình thức liên kết nhất định giữa các yếu tố nội dung Do đó, tổ chức không chỉ là thuộc tính của các sự vật mà còn khẳng định rằng sự vật luôn tồn tại dưới dạng tổ chức cụ thể.
Theo Harold Koontz trong tác phẩm "Những vấn đề cốt lõi của quản lý" (1993), công tác tổ chức bao gồm việc nhóm lại các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu, phân công trách nhiệm cho từng nhóm dưới sự giám sát của một người quản lý có quyền hạn, và tạo điều kiện cho sự liên kết giữa các cấp trong cơ cấu tổ chức.
Tổ chức cần nắm rõ một số nội dung căn bản sau:
- Tổ chức là của con người trong xã hội gắn với một hình thái kinh tế - xã hội và một kiểu nhà nước.
- Con người trong tổ chức gắn kết với nhau bởi những mục đích xác định và hành động để đạt được mục tiêu chung.
- Có phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và cơ cấu xác định.
1.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức được định nghĩa là hệ thống các bộ phận chuyên môn hóa, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được phân công trách nhiệm và quyền hạn theo từng cấp Mục tiêu của cơ cấu này là thực hiện hiệu quả các chức năng quản trị trong doanh nghiệp, như được nêu bởi PGS.TS Lê Văn Tâm và PGS.TS Ngô Kim Thanh trong giáo trình Quản trị doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp hợp lý các bộ phận và đơn vị trong một tổ chức, tạo thành một thể thống nhất với nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng Điều này nhằm xây dựng môi trường làm việc thuận lợi cho từng cá nhân và bộ phận, từ đó hướng tới việc đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Như vây, cơ cấu tổ chức cần đảm bảo:
- Bố trí, sắp xếp và phối hợp hiệu quả các hoạt động của con người trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung.
- Nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực tổ chức, góp phần tăng cường hoạt động chung của tổ chức.
- Quản lý và kiểm soát các hoạt động của tổ chức, linh hoạt giúp tổ chức nhanh chóng thích nghi với những thay đổi của môi trường bên ngoài
- Tạo động lực cho người lao động trong tổ chức và khuyến khích họ tham gia vào các hoạt động chung của tổ chức.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức là hình ảnh minh họa cho vị trí, mối quan hệ báo cáo và các kênh thông tin chính thức trong một tổ chức Nó thể hiện mối quan hệ chính thức giữa các nhà quản lý và nhân viên, đồng thời cho biết số cấp quản lý và cấp quyền lực có trong tổ chức.
Các đường nối trong sơ đồ cơ cấu thể hiện các kênh thông tin chính thức, cho thấy cách thức quyền lực được thực hiện trong tổ chức.
Phân quyền trong doanh nghiệp là xu hướng phân tán quyền ra quyết định trong cơ cấu tổ chức, theo PGS.TS Lê Văn Tâm và PGS.TS Ngô Kim Thanh (2006) trong giáo trình Quản trị doanh nghiệp Đây là một khía cạnh cơ bản của việc giao phó quyền hạn trong quản trị, giúp tăng cường tính linh hoạt và hiệu quả trong quản lý.
Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006), Quản trị học, NXB Thống kê.
“Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người (bộ phận hay cá nhân) có tránh nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó”.
- Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu.
- Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ.
- Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao.
Phân quyền là quá trình phân bổ quyền quyết định và quyền sử dụng dữ liệu trong tổ chức Nó xác định cấp độ nào có quyền đại diện công ty trong việc ký kết hợp đồng, lựa chọn nhà cung cấp, trang thiết bị, cũng như quản lý nhân sự Qua đó, các nhà quản lý và lãnh đạo cấp cao sẽ chuyển giao một phần quyền hạn cho cấp dưới để họ có thể đưa ra những quyết định cụ thể.
Các nội dung về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp
1.2.1 Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 1.2.1.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Tính tập trung: Phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận Nó chỉ sự phân bổ quyền hạn ra quyết định trong hệ thống thứ bậc của tổ chức Nếu quyền lực trong tổ chức được tập trung chủ yếu cho một cá nhân hoặc một bộ phận thì tính tập trung của tổ chức là cao và ngược lại.
Tính phức tạp của cơ cấu tổ chức phản ánh số lượng các cấp và khâu trong tổ chức Khi có nhiều cấp, khâu và mối liên hệ phức tạp, cơ cấu tổ chức sẽ được coi là có tính phức tạp cao; ngược lại, nếu ít cấp và khâu, tính phức tạp sẽ giảm.
Tính tiêu chuẩn hóa trong tổ chức phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động và hành vi của bộ phận và cá nhân thông qua chính sách, thủ tục, và quy định Khi tính tiêu chuẩn hóa cao, các quy tắc được áp dụng chặt chẽ, tạo ra sức mạnh và sự đồng nhất cho tổ chức.
1.2.1.2 Nguyên tắc của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
Việc lựa chọn mô hình tổ chức cho hoạt động sản xuất kinh doanh phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp, chủ yếu do nhà quản trị cấp cao định hướng.
Tuy nhiên những nguyên tắc tổ chức chính thường được sử dụng trên thực tế là:
Thống nhất chỉ huy: Mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp của mình.
Gắn với mục tiêu: Bao giờ bộ máy của công ty cũng phải phù hợp với mục tiêu.
Mục tiêu là cơ sở để xây dựng bộ máy tổ chức của công ty.
Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự ổn định trong công ty Việc phân chia công việc hợp lý giữa các đơn vị cũng góp phần tạo ra sự cân đối cần thiết trong mô hình tổ chức của công ty Sự cân đối này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc mà còn nâng cao tính hiệu quả trong quản lý.
Hiệu quả: Nguyên tắc này đòi hỏi cơ cấu tổ chức quản trị phải thu được kết quả
Giám đốc tuyến 1 Giám đốc tuyến 2 Giám đốc tuyến 3
Giám đốc chức năng A, B và C cần tối ưu hóa hiệu suất hoạt động so với chi phí đầu tư của doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo sự hiệu quả trong hoạt động của các phân hệ và tác động điều hành của các giám đốc.
Bộ máy quản trị cần phải linh hoạt để ứng phó kịp thời với những thay đổi từ môi trường bên ngoài Đồng thời, nhà quản trị cũng cần có sự linh hoạt trong hoạt động của mình để đưa ra những quyết định phù hợp với sự biến động của tổ chức.
1.2.1.3 Một số mô hình của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp a Mô hình tổ chức đơn giản (Mô hình trực tuyến)
(Nguồn: Quản trị học – PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp)
Sơ đồ 1.1 Mô hình tổ chức đơn giản
Quản trị tập trung cao độ vào một cá nhân, với ít cấp quản lý trung gian và số lượng nhân viên hạn chế Tất cả thông tin được tập hợp về người quản lý cao nhất, người này cũng là người đưa ra mọi quyết định.
- Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ, linh hoạt, mệnh lệnh được thực thi nhanh, chi phí quản lý thấp, kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng.
Mô hình tổ chức này có nhược điểm là mỗi nhà quản trị phải đảm nhận nhiều công việc cùng lúc, dẫn đến tình trạng quá tải trong bộ máy quản trị.
Mô hình này phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ với tính chất kinh doanh đơn giản và quản lý không phức tạp, như doanh nghiệp tư nhân một chủ hoặc cửa hàng nhỏ chuyên bán một loại mặt hàng Mô hình tổ chức chức năng cũng là một lựa chọn cho những doanh nghiệp này.
(Nguồn: Quản trị học – PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp)
Sơ đồ 1.2 Mô hình tổ chức chức năng
Giám đốc sản phẩm A Giám đốc sản phẩm B Giám đốc sản phẩm C
Quản lý trong doanh nghiệp được thực hiện theo chức năng, với mỗi cấp có nhiều cấp trên trực tiếp Lãnh đạo tuyến trên và lãnh đạo chức năng đều có quyền quyết định về các vấn đề chuyên môn Nhiệm vụ quản lý được phân chia giữa các đơn vị riêng biệt, cho phép họ cùng nhau tham gia vào quá trình quản lý Mỗi đơn vị chuyên môn hóa thực hiện chức năng cụ thể và hình thành các lãnh đạo chức năng.
Việc giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo chung là một ưu điểm nổi bật, giúp tận dụng chuyên môn của các chuyên gia trong công tác lãnh đạo Điều này không chỉ thúc đẩy việc đưa ra các giải pháp chất lượng và chuyên môn mà còn tạo điều kiện dễ dàng hơn cho việc kiểm soát.
- Nhược điểm: Một cấp dưới có nhiều cấp trên Vi phạm chế độ một thủ trưởng.
Chỉ có nhà quản trị cao nhất mới chịu trách nhiệm về lợi nhuận, trong khi các nhà quản trị cấp thấp hơn chỉ quản lý bộ phận và chức năng của mình, dẫn đến hạn chế tầm nhìn và khó khăn trong việc kiểm soát thị trường Điều này làm giảm tính phối hợp giữa các bộ phận chức năng và ảnh hưởng đến tính linh hoạt của tổ chức Do đó, cơ cấu này thường phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ Mô hình tổ chức theo sản phẩm là một giải pháp khả thi trong bối cảnh này.
(Nguồn: Quản trị học – PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp)
Sơ đồ 1.3 Mô hình tổ chức theo sản phẩm
Mô hình tổ chức này chia thành các "nhánh", mỗi nhánh phụ trách toàn bộ hoạt động kinh doanh liên quan đến các loại hoặc nhóm sản phẩm cụ thể Các nhánh này có thể tận dụng các bộ phận chức năng và chuyên gia chuyên môn, phối hợp cùng các giám đốc bộ phận để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Mô hình tổ chức này mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm khả năng quy trách nhiệm một cách dễ dàng và hiệu quả trong việc phối hợp giữa các bộ phận Nó cũng cho phép linh hoạt trong việc đa dạng hóa, khác với mô hình chức năng Đặc biệt, trách nhiệm lợi nhuận được giao cho nhà quản trị cấp dưới, giúp họ rèn luyện kỹ năng tổng hợp và quản lý tốt hơn.
Giám đốc khu vực 1 Giám đốc khu vực 2 Giám đốc khu vực 3
Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp
1.3.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp a Nhân tố khách quan
Trong môi trường ổn định và dễ kiểm soát, cấu trúc tổ chức và phân quyền thường ổn định và ít phức tạp Tuy nhiên, khi môi trường trở nên biến động và có nhiều yếu tố khó dự đoán, cấu trúc tổ chức sẽ trở nên phức tạp hơn và yêu cầu sự linh hoạt cao hơn.
Tính không chắc chắn trong các mối quan hệ nhân quả trên thị trường, cùng với môi trường cạnh tranh năng động và nền kinh tế toàn cầu thay đổi nhanh chóng, là nguyên nhân chính gây khó khăn cho sự tương thích giữa cơ cấu tổ chức và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp Do đó, các doanh nghiệp cần liên tục cải tiến cơ cấu tổ chức và tạo ra tính linh hoạt để thích ứng với những biến động của hoàn cảnh.
Chính trị - xã hội ổn định là yếu tố quan trọng giúp khuyến khích hợp tác phát triển và tạo điều kiện thuận lợi cho các công ty mở rộng sản xuất kinh doanh Chính sách kinh tế và đầu tư thông thoáng góp phần hình thành cơ cấu tổ chức phù hợp, thúc đẩy sự phát triển Ngược lại, môi trường chính trị xã hội bất ổn sẽ gây ra nhiều rủi ro, hạn chế hoạt động của công ty và làm thu hẹp quy mô.
Văn hóa và lối sống của từng vùng, quốc gia ảnh hưởng đến văn hóa tiêu dùng, từ đó hình thành nên bản sắc riêng của từng doanh nghiệp Văn hóa tiêu dùng không chỉ tác động đến sự lựa chọn của khách hàng mà còn yêu cầu doanh nghiệp phải điều chỉnh mô hình tổ chức phù hợp với đặc điểm của nhóm khách hàng Hơn nữa, văn hóa doanh nghiệp và cách ứng xử của doanh nghiệp không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh mà còn định hình mối quan hệ với các bên bên ngoài, góp phần tạo dựng môi trường nội bộ và ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Yếu tố pháp luật đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường pháp lý bình đẳng cho các công ty, giúp đảm bảo sự công bằng trước pháp luật và hỗ trợ sự phát triển bền vững cũng như ổn định cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Ngược lại, một hệ thống pháp luật thiếu hoàn thiện và thường xuyên thay đổi sẽ khiến các công ty phải liên tục điều chỉnh hoạt động của mình để tuân thủ, gây khó khăn trong quá trình phát triển.
Khách hàng chủ yếu của công ty là các chủ doanh nghiệp và quản lý điều hành, những người có ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh Để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng và khẳng định vị thế trong nền kinh tế thị trường, công ty cam kết cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao đúng thời hạn Để đạt được điều này, cơ cấu tổ chức cần có sự phối hợp chặt chẽ và hiệu quả Ngoài ra, việc phân quyền cần dựa trên sự tin tưởng, vì khi người lao động được giao quyền và tin tưởng, họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn, từ đó đảm bảo tiến độ công việc.
Đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực kinh doanh đòi hỏi công ty phải xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hợp lý và hoàn thiện cơ cấu tổ chức Để tồn tại và phát triển hiệu quả trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, công ty cần tổ chức và phân quyền tốt, tạo ra một đội ngũ làm việc vững mạnh và chuyên nghiệp Điều này sẽ giúp công ty đứng vững và phát triển bền vững trong bối cảnh nhiều đối thủ cạnh tranh hiện nay.
Chính sách quản lý của nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển kinh tế bền vững và hợp lý theo từng giai đoạn Tùy thuộc vào mục tiêu phát triển, nhà nước sẽ áp dụng các chính sách phù hợp cho từng ngành nghề, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp và tạo động lực cho sản xuất kinh doanh Những chính sách này không chỉ ảnh hưởng đến chiến lược hoạt động mà còn thúc đẩy nhu cầu mở rộng quy mô và thay đổi cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp khi thiết lập cơ cấu tổ chức cần chú ý đến ảnh hưởng của môi trường chính trị tổng thể, đồng thời xem xét các chính sách quản lý của nhà nước liên quan đến ngành nghề và lĩnh vực hoạt động của mình Nhân tố chủ quan cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình này.
Mục tiêu và chiến lược kinh doanh của công ty quyết định cơ cấu tổ chức, vì vậy việc điều chỉnh và hoàn thiện cơ cấu này là cần thiết khi mục tiêu và chiến lược thay đổi Điều này đảm bảo rằng tổ chức luôn phù hợp và đáp ứng hiệu quả yêu cầu của các mục tiêu và chiến lược đã đề ra.
Chức năng và nhiệm vụ kinh doanh của công ty bao gồm việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức thông qua xác định các công việc và nhiệm vụ cụ thể nhằm thực thi chiến lược và đạt được mục tiêu Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để thiết kế cơ cấu tổ chức, đảm bảo thực hiện hiệu quả chức năng và nhiệm vụ Ví dụ, cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp kinh doanh sẽ khác biệt so với cơ cấu của một trường đại học do sự khác nhau về chức năng và nhiệm vụ của chúng.
Quy mô công ty lớn dẫn đến cơ cấu tổ chức phức tạp, vì yêu cầu phải có nhiều cấp, bộ phận và đơn vị khác nhau Điều này tạo ra nhiều mối quan hệ phức tạp trong nội bộ công ty.
Công ty cần sở hữu công nghệ hiện đại trong tổ chức, với thiết bị tự động hóa cao, nhằm đơn giản hóa cơ cấu tổ chức.
Nguồn nhân lực chất lượng và trang thiết bị hiện đại đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa cơ cấu tổ chức Đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ và kinh nghiệm giúp giảm bớt mối liên hệ giữa các bộ phận quản trị, từ đó tạo ra một tổ chức linh hoạt hơn Bên cạnh đó, trang thiết bị đầy đủ và tiên tiến sẽ đáp ứng hiệu quả hơn các yêu cầu công việc, góp phần đơn giản hóa cơ cấu quản lý.
1.3.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến phân quyền trong doanh nghiệp
Năng lực, kỹ năng của nhà quản trị có ảnh hưởng rất lớn đến vấn đề phân quyền trong doanh nghiệp cũng như sự tồn vong của doanh nghiệp.
Kỹ năng quản lý và lập kế hoạch là yếu tố quan trọng không thể thiếu của nhà lãnh đạo Họ cần xây dựng tầm nhìn chiến lược cho công ty, đồng thời quản lý và lập kế hoạch cho các mục tiêu cần đạt được Chỉ khi có khả năng này, nhà lãnh đạo mới có thể duy trì, phát triển và điều chỉnh tầm nhìn chiến lược khi cần thiết, cũng như thực hiện công tác phân quyền hiệu quả trong doanh nghiệp.
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ZMEDIA
Giới thiệu khái quát về công ty
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty Cổ phần Zmedia, được thành lập bởi ông Nguyễn Hồng Long vào ngày 06 tháng 8 năm 2015, đã nhận giấy phép kinh doanh số 0313388359 từ sở KH&ĐT TP Hồ Chí Minh vào ngày 07 tháng 8 năm 2015.
Tên doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Zmedia Tên giao dịch: Zmedia Joint Stock Company Trụ sở chính: Số 187A, đường Hai Bà Trưng, Phường 6, Quận 3, Tp Hồ Chí Minh
Chi nhánh Hà Nội: Tầng 7, Chung cư Xuân Phương Quốc Hội, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: 0838229389
Công ty đã không ngừng phát triển mạnh mẽ dưới sự lãnh đạo tài năng của Giám đốc Nguyễn Hồng Long, với khả năng quản lý xuất sắc và tinh thần nhiệt huyết trong việc nắm bắt cơ hội.
Trong suốt 3 năm hình thành và phát triển, Zmedia đã nỗ lực không ngừng để khẳng định vị thế trong ngành quảng cáo, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao Công ty đã xây dựng được uy tín vững chắc và phục vụ nhiều khách hàng trên toàn quốc, từ Bắc vào Nam.
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Công ty Cổ phần Zmedia chuyên cung cấp dịch vụ quảng cáo và sản xuất video giải trí, đồng thời là nhà phân phối sản phẩm điện tử cho cả khách hàng cá nhân và tổ chức.
Công ty Cổ phần Zmedia có nhiệm vụ chính là cầu nối để người Việt tiếp cận các dòng sản phẩm chất lượng cao với giá cả phải chăng.
Zmedia có định hướng trở thành nhà tư vấn, phân phối và sản xuất hàng đầu tạiViệt Nam trong lĩnh vực quảng cáo và giải trí.
Để đạt được hiệu quả trong việc phát triển doanh nghiệp, cần hoạch định các chiến lược kinh doanh hợp lý và phù hợp Đồng thời, hoạt động kinh doanh phải tuân thủ các quy định pháp luật và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước, xã hội cũng như cán bộ công nhân viên trong công ty.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty
Cơ cấu tổ chức của công ty được thể hiện theo Sơ đồ 2.1.
(Nguồn: Phòng Nhân sự công ty Cổ phần Zmedia)
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Zmedia
Bộ máy tổ chức quản lý của Công ty Cổ phần Zmedia được thiết kế theo kiểu trực tuyến - chức năng, với Giám đốc là người quản lý trực tiếp các bộ phận nghiệp vụ và có quyền quyết định cao nhất Các bộ phận khác trong công ty đóng vai trò hỗ trợ lẫn nhau, tạo nên mối quan hệ chặt chẽ trong công việc.
Cơ cấu tổ chức của công ty khá đơn giản phù hợp với đặc điểm chung về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp vừa và nhỏ
2.1.4 Ngành nghề kinh doanh của công ty
Công ty Cổ phần Zmedia chuyên về quảng cáo và sản xuất video giải trí, đồng thời cung cấp dịch vụ bán buôn thiết bị máy vi tính, phần mềm và linh kiện điện tử cho khách hàng doanh nghiệp và cá nhân Ngoài ra, Zmedia cũng phát triển các sản phẩm mang thương hiệu riêng để đáp ứng nhu cầu thị trường và nâng cao giá trị thương hiệu Các sản phẩm chủ yếu của công ty bao gồm phần mềm quảng cáo.
PHÒNG NHÂN SỰ cáo, các video giải trí,… là sản phẩm chất lượng của công ty nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của khách hàng.
2.1.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được thể hiện chi tiết qua bảng dưới đây.
Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần Zmedia trong 3 năm 2016 - 2018 Đơn vị: Triệu đồng
STT Chỉ tiêu MNăm 2016 Năm 2017 Năm 2018
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 1 95.880 184.456 248.792
2 Các khoản giảm trừ doanh thu 2 3.013 3.933 6.797
3 Doanh thu hoạt động tài chính 1 1.388 2.317 3.312
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10-
7 Chi phí quản lý kinh doanh 4 4.880 6.652 7.741
9 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50-11-22-24) 0 28.955 77.474 110.494
10 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 1 7.238 19.375 28.252
11 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60 = 50 – 51) 0 21.717 58.099 82.242
(Nguồn: Phòng Kế toán công ty Cổ phần Zmedia)
Qua Bảng 1.5 kết quả phân tích hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Zmedia trong 3 năm 2016, 2017 và 2018, ta thấy:
- Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp từ năm
2016 đến năm 2018 đều tăng nhưng tỷ lệ tăng có xu hướng giảm.
Tổng chi phí đã tăng qua các năm, nhưng tỷ lệ tăng có xu hướng giảm dần Cụ thể, năm 2017 ghi nhận mức tăng 161,36% so với năm 2016, tương đương với 40.066 triệu đồng Đến năm 2018, tỷ lệ tăng giảm xuống còn 127,94% so với năm 2017, tương ứng với mức tăng 29.447 triệu đồng.
Lợi nhuận sau thuế của doanh nghiệp đã ghi nhận sự tăng trưởng 267,53% trong năm 2017 so với năm 2016, tương ứng với mức tăng 36.382 triệu đồng Đến năm 2018, lợi nhuận tiếp tục tăng 141,55% so với năm trước, với mức tăng thêm 24.143 triệu đồng.
Trong những năm gần đây, Zmedia đã đạt được kết quả kinh doanh tương đối tốt, cho thấy sự phát triển của công ty Tuy nhiên, xu hướng phát triển hiện tại đang có dấu hiệu giảm sút.
Zmedia đã mở rộng quy mô bằng cách mở thêm chi nhánh ở Hà Nội vào năm 2017, dẫn đến chi phí tăng nhanh nhưng doanh thu cũng tăng theo, mang lại lợi nhuận tương đối tốt Mặc dù chịu tác động từ nền kinh tế toàn cầu, lợi nhuận và số tiền nộp ngân sách nhà nước của công ty vẫn tăng qua các năm, cho thấy Zmedia đã áp dụng các chính sách và biện pháp kinh doanh phù hợp Tuy nhiên, công ty cần xây dựng các mục tiêu và chiến lược cụ thể để tiếp tục phát triển mạnh mẽ hơn trong tương lai.
Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty Cổ phần
2.2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Zmedia 2.2.1.1 Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty Cổ phần Zmedia hiện đang áp dụng cơ cấu tổ chức theo chức năng, như đã nêu trong mục 2.1.3 và thể hiện qua Sơ đồ 2.1.
Quản lý trong công ty được thực hiện theo chức năng, với mỗi cấp thực hiện công việc dựa trên định hướng đã được xác định trước Mỗi bộ phận có chức năng riêng biệt và khác nhau, tạo nên một hệ thống phân cấp rõ ràng trong quản lý kinh doanh.
Giám đốc chịu trách nhiệm quyết định chiến lược và kế hoạch kinh doanh của công ty, thiết lập cơ cấu tổ chức và giám sát các hoạt động của nhân viên cấp dưới Họ thường xuyên theo dõi tình hình hoạt động và kinh doanh của công ty để đảm bảo rằng mọi hoạt động đều hướng tới mục tiêu và chiến lược đã đề ra.
Phòng Kế toán có nhiệm vụ quản lý tài chính và thống kê kế toán của công ty, đảm bảo tuân thủ tiến độ kế toán theo quy định của Nhà nước Bộ phận này lập kế hoạch tài chính, thực hiện hạch toán kinh doanh, thống kê quyết toán và phân tích lãi, lỗ Đồng thời, phòng cũng tổ chức xây dựng và thực hiện nghiêm túc chế độ sổ sách, chứng từ, nhằm kịp thời phát hiện và ngăn chặn hành vi tham ô cũng như vi phạm chế độ tài chính kế toán.
Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm lập kế hoạch và triển khai các hoạt động kinh doanh Đội ngũ thực hiện giao dịch trực tiếp với khách hàng và nhà phân phối, đồng thời tiến hành bán hàng nhằm tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp Họ cũng hợp tác với các phòng ban liên quan để cung cấp sản phẩm và dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Phòng Sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển ý tưởng và sản xuất các sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, đồng thời phù hợp với sự phát triển chung của ngành.
Phòng Marketing có vai trò quan trọng trong việc tổ chức và thực hiện nghiên cứu thị trường nội địa, cùng với các hoạt động quảng cáo nhằm thu hút khách hàng đến với công ty Họ phối hợp chặt chẽ với phòng sản xuất để phát triển sản phẩm và dịch vụ phù hợp với nhu cầu và mức giá của khách hàng Đồng thời, phòng Marketing cũng thông báo kế hoạch khách hàng đến các bộ phận liên quan trong công ty và phối hợp theo dõi quá trình thanh toán cũng như thực hiện hợp đồng phục vụ khách hàng.
Phòng Nhân sự chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, quản trị tiền lương, quan hệ lao động, cũng như dịch vụ phúc lợi, y tế và an toàn cho nhân viên Phòng thực hiện các chủ trương, quy định và chỉ thị từ Ban Giám đốc, nghiên cứu và soạn thảo quy định nội bộ, đồng thời xây dựng cơ cấu tổ chức công ty Ngoài ra, phòng còn tham mưu cho Ban Giám đốc trong các vấn đề liên quan đến tổ chức và nhân sự, hỗ trợ các bộ phận khác trong quản lý nhân sự và đóng vai trò cầu nối giữa Ban Giám đốc và người lao động.
Trong những năm đầu, công ty đã xác định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cho các phòng ban, góp phần mang lại thành công Tuy nhiên, gần đây, sự phát triển nhanh chóng của kinh tế thị trường và sự lớn mạnh của công ty Cổ phần Zmedia đã bộc lộ một số bất cập trong cơ cấu tổ chức, cho thấy sự không hợp lý giữa các phòng ban và chức danh hiện tại Điều này được thể hiện rõ qua đánh giá của nhân viên qua số liệu từ phiếu điều tra.
Bảng 2.2 Kết quả đánh giá về cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Zmedia
Tiêu chí Phương án Số phiếu Tỷ lệ
1 Tính hiệu quả Hiệu quả 14/25 56
2 Sự đầy đủ và hợp lý của các phòng ban
3 Số lượng nhân viên trong phòng
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Theo thống kê từ Bảng 2.2, đa số nhà quản trị và nhân viên đánh giá cơ cấu tổ chức của công ty hiện tại là hợp lý, với 84% cho rằng các phòng ban hoạt động đầy đủ và hợp lý Tuy nhiên, 16% ý kiến cho rằng cần thiết phải cơ cấu lại Về sắp xếp nhân lực, chỉ 44% cho rằng số lượng và chất lượng nhân lực là hợp lý, trong khi 56% cho rằng vẫn chưa đạt yêu cầu, cho thấy một số phòng ban thừa nhân sự trong khi một số khác lại thiếu.
2.2.1.2 Tình hình bố trí và sử dụng lao động trong cơ cấu tổ chức tại công ty a Số lượng và chất lượng lao động của công ty
Công ty Cổ phần Zmedia đã trải qua hơn 3 năm phát triển với đội ngũ khoảng 50 nhân viên đảm nhiệm các vị trí khác nhau Thông tin chi tiết về số lượng và trình độ lao động của công ty trong giai đoạn 2016 – 2018 được trình bày trong Bảng 2.3.
Bảng 2.3 Số lượng, trình độ lao động của công ty Cổ phần Zmedia Đơn vị: Người
STT Chỉ tiêu đánh giá
Đội ngũ nhân viên tại công ty Cổ phần Zmedia đang phát triển mạnh mẽ, không chỉ về số lượng mà còn về chất lượng lao động.
Về số lượng lao động:
Số lao động tại Zmedia đã tăng đều qua các năm, cụ thể năm 2017 tăng 13 người (52% so với 2016) và năm 2018 tăng 12 người (31.58% so với 2017) Sự gia tăng này chủ yếu do công ty mở rộng quy mô, bao gồm việc khai trương chi nhánh mới ở Hà Nội từ năm 2017 Nhìn chung, tình hình sử dụng lao động tại Zmedia có xu hướng ổn định và tăng trưởng liên tục qua các năm.
Về chất lượng lao động:
Tỷ lệ lao động qua đào tạo tại Zmedia đã có sự cải thiện đáng kể qua các năm, cụ thể tỷ lệ lao động có trình độ Đại học tăng từ 68% năm 2016 lên 92% năm 2018 Điều này cho thấy chất lượng lao động của công ty ngày càng được nâng cao, phản ánh sự phát triển về trình độ chuyên môn của nhân viên.
Năng suất lao động tại Zmedia hiện đang ổn định, với số sản phẩm đầu ra trên mỗi giờ lao động đạt mức trung bình, tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được mục tiêu mà công ty đề ra.
Kết luận về thực trạng vấn đề cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần
Cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty đã đạt được nhiều thành công nhờ vào việc lựa chọn một cơ cấu tổ chức phù hợp và chặt chẽ, từ ban lãnh đạo cho đến các phòng ban.
Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của công ty Cổ phần Zmedia, một doanh nghiệp trẻ nhưng đã khẳng định được vị thế trong lĩnh vực quảng cáo và sản xuất video giải trí Trước sự cạnh tranh khốc liệt, đội ngũ lãnh đạo và nhân viên của công ty đã nỗ lực sáng tạo để duy trì vị trí trên thị trường Để hỗ trợ cho việc thực hiện các chiến lược và đạt được mục tiêu, cơ cấu tổ chức và phân quyền của Zmedia liên tục được cải tiến và hoàn thiện.
Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế gọn nhẹ và hiệu quả, với hệ thống phòng ban đầy đủ Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban được xác định rõ ràng, giúp nâng cao hiệu suất làm việc.
Mỗi thành viên trong công ty được giao quyền hạn tương ứng với vị trí trong cơ cấu tổ chức, từ Giám đốc đến các trưởng phòng và nhân viên Công ty không giao quyền vượt cấp, giúp xác lập rõ ràng mối quan hệ về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng thành viên.
2.3.2 Những vấn đề còn tồn tại
Công ty đã tập trung vào việc đào tạo và bồi dưỡng nhân viên để nâng cao kỹ năng chuyên môn, nhưng quá trình này vẫn còn mang tính hình thức và chưa thực sự gắn liền với thực tiễn Hệ quả là khi có nhiệm vụ phát sinh, công ty thường thiếu nhân sự có kinh nghiệm thực tiễn, dẫn đến hiệu quả công việc không đạt yêu cầu.
Quá trình tuyển dụng nhân viên hiện tại chưa được thực hiện một cách chặt chẽ và vẫn còn phụ thuộc vào cơ chế xin cho, dẫn đến việc chất lượng và trình độ của ứng viên không đảm bảo Hệ quả là công ty phải chi thêm khoản phí để đào tạo lại nhân viên, gây lãng phí nguồn lực.
Sự phân công nhiệm vụ giữa các phòng ban trong công ty chưa rõ ràng, dẫn đến tình trạng chồng chéo công việc, đặc biệt là trong việc chăm sóc khách hàng giữa phòng Kinh doanh và phòng Marketing Quyền hành tập trung chủ yếu vào Giám đốc, trong khi mức độ phân quyền cho cấp dưới còn hạn chế Hệ quả là Giám đốc phải gánh vác quá nhiều công việc, bao gồm cả những nhiệm vụ thuộc về các trưởng phòng, gây ra sự lãng phí và giảm hiệu quả công việc.
Quan hệ tương tác và phối hợp giữa các phòng ban hiện đang gặp nhiều hạn chế Khối lượng công việc lớn khiến cho các phòng ban không thể hỗ trợ và trao đổi thông tin nhanh chóng, dẫn đến việc tiêu tốn thời gian và bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh.
Sự phân chia quyền lợi trong công ty chưa rõ ràng, chưa xác định rõ quyền lợi và trách nhiệm, dẫn tới sự đãi ngộ còn chưa hợp lý.
Ban lãnh đạo công ty chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan trọng của bộ máy quản trị và cần có những bước đi mạnh mẽ hơn trong việc tiêu chuẩn hóa đội ngũ cán bộ.
Hiện nay, công ty cần triển khai các giải pháp hiệu quả để cải thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền, nhằm tăng cường sự phối hợp giữa nhân viên và các phòng ban Đồng thời, công ty cũng cần nâng cao trang thiết bị quản lý và đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên để đạt được hiệu quả kinh doanh cao trong tương lai.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ZMEDIA
Phương hướng hoạt động của công ty Cổ phần Zmedia trong thời gian tới
3.1.1 Mục tiêu phát triển hoạt động kinh doanh của công ty 3.1.1.1 Mục tiêu dài hạn
Trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực quảng cáo và sản xuất video giải trí,… trên khắp cả nước và trên thế giới.
Công ty Cổ phần Zmedia hướng tới mục tiêu trở thành một tập đoàn kinh tế uy tín và phát triển mạnh mẽ, với tốc độ tăng trưởng nhanh và khả năng cạnh tranh cao, sánh vai cùng các tập đoàn lớn trong nước và quốc tế Chúng tôi cam kết không ngừng xây dựng và nâng cao thương hiệu cũng như uy tín của mình trên thị trường.
Chúng tôi cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng, đồng thời đảm bảo quyền lợi cho người lao động, gia tăng lợi ích cho xã hội và phát triển giá trị cho các cổ đông.
Để đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kinh doanh và tích lũy vốn cho sự phát triển, cần tăng cường công tác hạch toán các khoản chi phí, đặc biệt là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc phân cấp và giao quyền chủ động cho các đơn vị trực thuộc là rất quan trọng Điều này không chỉ giúp tăng cường trách nhiệm của cán bộ quản lý mà còn gắn liền quyền lợi với hiệu quả công việc của họ.
Xây dựng và phát triển nguồn lực con người mạnh mẽ về cả chất lượng lẫn số lượng là yếu tố then chốt cho sự thành công của công ty Đội ngũ nhân viên cần có năng lực quản lý vững vàng và khả năng ứng dụng công nghệ mới để đáp ứng nhanh chóng với sự thay đổi của thị trường.
Mục tiêu đặt ra cho năm 2019 là: tăng 150% giá trị lợi nhuận sau thuế so với năm
2018, ước đạt tăng 60% nguồn vốn so với năm 2018.
3.1.2 Phương hướng hoạt động của công ty
Công ty Cổ phần Zmedia cam kết mở rộng thị trường hoạt động, duy trì uy tín với khách hàng và đối tác, đồng thời đặt chất lượng sản phẩm lên hàng đầu Với việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, công ty đã đạt được nhiều thành công trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh.
Sau đây là một số phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới để phục vụ cho mục tiêu của công ty.
- Tạo được uy tín và tên tuổi của công ty trong lĩnh vực quảng cáo, giải trí,…
- Mở rộng thị trường ra khắp cả nước và nước ngoài.
Đầu tư vào thiết bị công nghệ hiện đại và tiên tiến là chìa khóa để nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty, đồng thời cải thiện khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Tập trung vào việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý và phân quyền, xác định rõ chức năng, nhiệm vụ, và nâng cao trách nhiệm của nhân viên là cần thiết Cần quy định các chính sách khen thưởng, bổ nhiệm và kỷ luật hợp lý Để thu hút nhân tài và lực lượng lao động có tay nghề cao, cần thường xuyên áp dụng các chính sách phù hợp Đồng thời, việc rà soát, sàng lọc, đào tạo và đào tạo lại nhân lực cũng rất quan trọng để nâng cao chất lượng đội ngũ lao động về chuyên môn, ý thức trách nhiệm và tổ chức kỷ luật, đảm bảo khả năng làm chủ thiết bị và công nghệ mới.
- Không ngừng nâng cao năng suất lao động, đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động, góp phần vào sự phát triển của công ty.
Quan điểm giải quyết vấn đề cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty Cổ phần
Ông Nguyễn Hồng Long nhấn mạnh rằng việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền trong công ty là cần thiết để tạo ra một bộ máy gọn nhẹ, linh hoạt Điều này giúp công ty nhanh chóng thích ứng với mọi tình huống, từ đó đảm bảo quyết định được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức đầy đủ thích ứng với từng nhiệm vụ cụ thể, tránh sự chồng chéo và bỏ sót nhiệm vụ.
Để tối ưu hóa hiệu suất làm việc, chức năng và nhiệm vụ của từng cán bộ nhân viên cần được xác định rõ ràng, loại bỏ khâu trung gian và công việc thừa Việc phân công công việc hợp lý giúp khai thác tốt trình độ của nhân viên, đồng thời đánh giá công bằng sự đóng góp của họ Quan điểm của công ty là xây dựng đội ngũ quản lý có tài năng và chuyên môn vững vàng, có khả năng rút kinh nghiệm từ thực tiễn và quản lý hiệu quả cấp dưới Cần phân quyền hợp lý, tránh tập trung quyền lực quá mức và hiện tượng phân quyền vượt cấp Trong công tác tổ chức, việc đoàn kết và tập hợp nhân viên là rất quan trọng, tạo ra môi trường làm việc sáng tạo và nhiệt huyết, từ đó phát huy tối đa năng lực của từng nhân viên.
Các đề xuất, kiến nghị để giải quyết vấn đề cơ cấu tổ chức và phân quyền của công
3.3.1 Giải pháp đối với công ty 3.3.1.1 Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty a Tái cơ cấu nhân viên trong công ty
Trong quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức, việc xây dựng đội ngũ nhân sự và tái cơ cấu nhân viên là rất quan trọng Tái cơ cấu nhân viên cần dựa trên một chiến lược nguồn nhân lực rõ ràng, phù hợp với chiến lược kinh doanh của công ty Nhà tuyển dụng nên chú trọng đến việc phát triển và tối ưu hóa đội ngũ nhân sự để đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động kinh doanh.
Để tối ưu hóa nguồn nhân lực, doanh nghiệp cần tập trung vào việc đào tạo nhân viên nội bộ, xác định các bộ phận thừa nhân lực và đánh giá năng lực của nhân viên để điều chuyển hoặc đào tạo họ thành nhân viên kinh doanh Thay vì tuyển dụng những ứng viên có năng lực vượt trội, hãy tuyển người phù hợp với công việc và mô tả công việc một cách cụ thể Doanh nghiệp cũng nên kiểm soát chặt chẽ quá trình làm việc, không chỉ dừng lại ở việc kiểm soát đầu vào và đầu ra Quan trọng là xây dựng lại đội ngũ, tổ chức nhân viên hợp lý và tạo ra sự kết nối chặt chẽ giữa các thành viên để họ cùng nhau làm việc hiệu quả vì mục tiêu chung Cuối cùng, cần tạo điều kiện để nhân viên hiểu, thông cảm và gắn bó lâu dài với công ty.
Tái cơ cấu nhân viên là một chiến lược quan trọng giúp công ty vượt qua khó khăn và thực hiện hiệu quả kế hoạch kinh doanh Việc sắp xếp nhân sự dựa trên năng lực, sở trường và nguyện vọng của từng cá nhân sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động và tạo động lực làm việc cho nhân viên.
Cụ thể việc tái cơ cấu tổ chức nhân viên trong các phòng ban của công ty như sau:
Phòng Kế toán của công ty hiện có 3 thành viên, nhưng khối lượng công việc thường xuyên quá tải Do đó, công ty cần tuyển thêm một nhân viên kế toán để đảm bảo hiệu quả công việc Các yêu cầu tuyển dụng cho vị trí này sẽ được thông báo cụ thể trong thời gian tới.
- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành kế toán – kiểm toán.
- Đã có kinh nghiệm làm kế toán ít nhất 2 năm.
- Biết tiếng anh giao tiếp và sử dụng thành thạo tin học văn phòng.
Phòng Kinh doanh của công ty hiện có 14 thành viên, số lượng này được xem là hợp lý để đáp ứng khối lượng công việc hiện tại và đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Phòng Sản xuất hiện có 20 thành viên, một số lượng nhân sự hợp lý để đáp ứng khối lượng công việc lớn, đảm bảo phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Phòng Nhân sự hiện có 6 thành viên nhưng chỉ cần 1 trưởng phòng và 3 nhân viên để đáp ứng khối lượng công việc Kết quả phỏng vấn cho thấy tình trạng thừa lao động trong phòng này Do đó, công ty nên xem xét điều chuyển 2 nhân viên sang phòng Marketing để tối ưu hóa nguồn lực.
Phòng Marketing hiện có 7 thành viên, tuy nhiên sau khi thực hiện tái cơ cấu và chuyển một nhân viên từ phòng Nhân sự sang, tổng số thành viên đã tăng lên 9 Số lượng này được xem là hợp lý với tình hình kinh doanh hiện tại của công ty.
Từ việc tái cơ cấu tổ chức nhân viên trong các phòng ban của công ty nêu trên, em xin đưa ra bảng nhân sự mới cho công ty:
Bảng 3.1 Bảng nhân sự mới của công ty Cổ phần Zmedia
Trình độ Thạc sĩ Đại học Cao đẳng
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp) b Tăng tính tiêu chuẩn hóa và giảm mức độ tập trung trong cơ cấu tổ chức của công ty
Để nâng cao tính tiêu chuẩn hóa, công ty cần xây dựng và thực hiện các chính sách, quy chế chặt chẽ nhằm tăng cường sự ràng buộc trong việc thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban cũng như cá nhân.
Hình thành một phương thức làm việc hiệu quả, chuyên môn cao vì mục tiêu chung của công ty.
Dựa trên căn cứ thực tế các chức năng, nhiệm vụ xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá công việc khoa học, hợp lý.
Tiến hành phổ biến rộng rãi tới các phòng ban, nhân viên trong công ty về hệ thống quy chế, tiêu chuẩn công việc.
Thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện công việc, nhiệm vụ để nhanh chóng đưa ra các biện pháp khi cần thiết.
Để cải thiện tính tập trung trong công việc, giám đốc nên xem xét việc giao bớt quyền hành cho các nhà quản trị cấp thấp hơn như trưởng phòng và trưởng bộ phận Việc phân quyền rộng rãi hơn sẽ giúp tăng cường hiệu quả quản lý và tạo điều kiện cho sự phát triển của đội ngũ.
Giám đốc công ty Cổ phần Zmedia cần phải phân quyền hiệu quả hơn để giảm áp lực công việc cho bản thân và khuyến khích cấp dưới phát huy tính chủ động, sáng tạo Việc này không chỉ giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả hơn.
Rộng rãi với cấp dưới, biết lắng nghe và tôn trọng ý kiến của nhân viên dưới quyền.
Giao quyền quyết định cho cấp dưới nhằm tăng sự chủ động và tinh thần trách nhiệm của họ.
Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới tránh tình trạng lạm quyền hoặc né tránh trách nhiệm.
3.3.1.2 Giải pháp hoàn thiện việc phân quyền của công ty a Phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của nhân viên trong công ty
Công ty cần thiết lập một hệ thống thông tin hiệu quả, đồng thời quy định chế độ báo cáo định kỳ và thường xuyên, đảm bảo tính chặt chẽ và đầy đủ về tiến độ thực hiện kế hoạch giữa các phòng ban.
Để tối ưu hóa hiệu quả làm việc trong công ty, cần phân định rõ chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban, đồng thời thực hiện chuyên môn hóa công việc Mặc dù vậy, cần đảm bảo tính linh hoạt và sự phối hợp xuyên suốt giữa các bộ phận Mỗi phòng ban cũng nên chuyên môn hóa công việc của từng cá nhân và tuân thủ quy trình làm việc để tránh tình trạng chồng chéo.
Trong quá trình phân quyền, việc thiết lập mối liên hệ chặt chẽ giữa các cấp và bộ phận là rất quan trọng để hình thành một đội ngũ làm việc hiệu quả Do đó, công ty cần chú trọng đến việc xây dựng sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên.
Xây dựng mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên cần dựa trên sự chân thành và cởi mở Cấp dưới phải tuân thủ chỉ thị của cấp trên, trong khi cấp trên cũng cần tôn trọng và lắng nghe ý kiến từ cấp dưới để tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.
