Phịng ban Số lượng Trình độ Thạc sĩ Đại học Cao đẳng Phịng Kế tốn 4 1 3 0 Phòng Kinh doanh 14 1 13 0 Phòng Sản xuất 20 1 18 1 Phòng Marketing 9 0 9 0 Phòng Nhân sự 4 0 4 0 Tổng 51 3 47 1
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp) b. Tăng tính tiêu chuẩn hóa và giảm mức độ tập trung trong cơ cấu tổ chức của cơng ty
- Tăng tính tiêu chuẩn hóa: Cơng ty cần thực hiện các chính sách, quy chế để
tăng tính ràng buộc việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của phịng ban, cá nhân. Hình thành một phương thức làm việc hiệu quả, chun mơn cao vì mục tiêu chung
của công ty.
Dựa trên căn cứ thực tế các chức năng, nhiệm vụ xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá công việc khoa học, hợp lý.
Tiến hành phổ biến rộng rãi tới các phịng ban, nhân viên trong cơng ty về hệ thống quy chế, tiêu chuẩn công việc.
Thường xuyên kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện cơng việc, nhiệm vụ để nhanh chóng đưa ra các biện pháp khi cần thiết.
- Giảm tính tập trung: Giám đốc cần giao bớt quyền hành cho các nhà quản trị
cấp thấp hơn: trưởng phòng, trưởng bộ phận…, nên rộng rãi hơn trong phân quyền. Giám đốc công ty Cổ phần Zmedia chưa thực sự tin tưởng để giao quyền cho cấp thấp hơn. Quyền lực tập trung lớn vào giám đốc dẫn đến áp lực công việc cao cho giám đốc trong khi cấp dưới lại khơng phát huy được tính chủ động, sáng tạo và nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc. Do vậy Giám đốc công ty cần phải:
Rộng rãi với cấp dưới, biết lắng nghe và tôn trọng ý kiến của nhân viên dưới quyền.
Giao quyền quyết định cho cấp dưới nhằm tăng sự chủ động và tinh thần trách nhiệm của họ.
Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới tránh tình trạng lạm quyền hoặc né tránh trách nhiệm.
3.3.1.2. Giải pháp hoàn thiện việc phân quyền của công ty
a. Phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của nhân viên trong công ty
Công ty cần xây dựng một hệ thống thông tin hợp lý, cần quy định chế độ báo cáo định kỳ, thường xuyên, chặt chẽ và đầy đủ về tình hình thực hiện kế hoạch giữa các phòng ban.
Phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban trong cơng ty, thực hiện chun mơn hóa trong cơng việc nhưng phải đảm bảo cơng việc thực hiện linh hoạt, hiệu quả, xuyên suốt qua các bộ phận. Trong mỗi phịng ban cũng cần chun mơn hóa cơng việc của từng người và thực hiện cơng việc theo quy trình để tránh chồng chéo.
Trong cơng tác phân quyền, cần tạo sự liên hệ mật thiết với nhau giữa các cấp và các bộ phận nhằm tạo một ê kíp làm việc nhịp nhàng. Do đó, cơng ty cần:
- Xây dựng quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên, phải tạo được sự chân thành, cởi mở, cấp dưới tuân thủ chỉ thị của cấp trên, cấp trên tôn trọng và lắng nghe ý kiến của cấp dưới.
- Lãnh đạo là tấm gương để cấp dưới noi theo, thân thiện với nhân viên mọi lúc, mọi nơi để tạo sự thoải mái trong công việc cho nhân viên.
- Trong phân công nhiệm vụ và giao quyền cho cấp dưới phải dựa trên cơ sở phân công khoa học, hợp lý.
b. Giảm bớt quyền lực tập trung trong tay nhà quản trị cấp cao
Hiện tại tại công ty Cổ phần Zmedia, quyền lực đang tập trung quá lớn vào nhà quản trị cấp cao, điều này dẫn đến tình trạng áp lực cơng việc cao cho cấp trên, trong khi cấp dưới lại khơng phát huy được tính sáng tạo, nâng cao tinh thần trách nhiệm, giảm tính chủ động trong cơng việc. Từ đó làm giảm hiệu quả công việc. Do vậy, ban lãnh đạo công ty nên:
- Rộng rãi với cấp dưới, không nên quá khắt khe mà sẵn sàng cho họ cơ hội để tự khẳng định. Cấp dưới tôn trọng sự chỉ đạo cấp trên đồng thời nhà quản trị cũng phải biết lắng nghe, tôn trọng ý kiến của người dưới quyền.
- Phân phối quyền ra quyết định trong tổ chức trên cơ sở sự tin tưởng vào cấp dưới. Ban Giám đốc của công ty giao bớt quyền hành để các Trưởng phòng đưa ra nhiều hơn các quyết định trong phạm vi quyền hạn rõ ràng, nhằm tăng sự chủ động và tinh thần trách nhiệm của họ. Và tránh trường hợp giao quyền rồi vẫn thường xuyên can thiệp, ngăn cản việc thực thi, tự chủ của cấp dưới được trao quyền.
- Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới để tránh xu hướng lạm dụng hay tránh né quyền lực, đều có thể dẫn đến các hậu quả xấu.
c. Tăng cường sự trao đổi thơng tin giữa các phịng ban
Cần xây dựng một hệ thống thông tin chung trong công ty để tránh việc tập hợp thông tin tốn thời gian và có sai sót. Hệ thống đường dây liên lạc nội bộ của công ty: điện thoại, mạng nội bộ, website, email phải luôn ổn định và cập nhật thương xuyên thông tin để kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh.
3.3.1.3. Một số giải pháp khác a. Bồi dưỡng trình độ nhân viên
một nhiệm vụ quan trọng quyết định đến sự sống còn của tổ chức. Ý thức được tầm quan trọng của công tác đào tạo, cơng ty Cổ phần Zmedia ln có những khóa bồi dưỡng, nâng cao kiến thức cho cán bộ nhân viên. Các hình thức đào tạo mà cơng ty có thể áp dụng:
- Đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ: Do nhu cầu cũng như tiêu chuẩn về lĩnh vực thiết kế luôn thay đổi theo thị hiếu của khách hàng và cùng với sự phát triển của cơng nghệ thơng tin. Vì vậy, cơng ty liên tục liên kết với các tổ chức để thực hiện những khóa bồi dưỡng các kỹ năng cần thiết cho cán bộ nhân viên.
- Ln chú trọng nâng cao trình độ chuyên sâu cho những nhân viên có kinh nghiệm và đã gắn bó với cơng ty. Bên cạnh đó hướng dẫn và đào tạo cơng việc cho nhân viên mới hay những nhân viên cịn yếu kém.
- Cơng ty ưu tiên thực hiện phương thức đào tạo tại chỗ để tiết kiệm chi phí cho cơng ty mà vẫn đạt được hiệu quả tối ưu.
Đồng thời, công ty Cổ phần Zmedia luôn tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên của mình để họ có thể nắm vững kỹ năng và phát huy được năng lực sở trường của mình.
Bên cạnh việc quan tâm đến trình độ của nhân viên, cơng ty cũng cần chú trọng đến lực lượng các cán bộ quản lý. Công ty phải đề ra một số tiêu chuẩn cho các cán bộ quản lý thông qua công tác đào tạo và tuyển dụng:
- Cán bộ quản lý phải có năng lực lãnh đạo và tổ chức.
- Phải có phẩm chất đạo đức tư cách cá nhân tốt, trung thực, uy tín.
- Có trình độ chun mơn nghiệp vụ, chun sâu về lĩnh vực mà mình phụ trách, đồng thời phải có nghiệp vụ quản lý, giao tiếp xã hội.
b. Ứng dụng công nghệ hiện đại vào quản lý
Công nghệ hiện đại sẽ giúp cho doanh nghiệp duy trì được việc kiểm sốt cho tổ chức một cách dễ dàng hơn, hình thành hệ thống thông tin hiệu quả, giảm tải công việc cho nhà quản trị và nhân viên.
Công ty cần phải thực hiện q trình chuyển giao cơng nghệ hiệu quả để có thể phát huy được vai trị và tác dụng trong thực tế. Đồng thời, đào tạo hướng dẫn cán bộ nhân viên để họ có thể tiếp cận và sử dụng tốt công nghệ mới, hiện đại.
c. Sử dụng các biện pháp khích lệ, động viên nhân viên trong cơng ty
hữu hiệu nhằm duy trì sự gắn kết giữa người lao động và công ty, nhằm giữ chân nhân viên tài giỏi hay huy động tối đa năng lực làm việc của nhân viên trong công ty. Đồng thời, nhằm thu hút những lao động giỏi, có năng lực trình độ về cơng ty của mình. Một số biện pháp mà cơng ty Cổ phần Zmedia cần sử dụng:
- Tuyên dương, khen thưởng cho những cán bộ nhân viên có thành tích tốt để khích lệ nhân viên phát huy năng lực và hết lòng với công ty.
- Tạo điều kiện tuyển dụng đối với con em trong ngành có kết quả học tập tốt. - Tổ chức thăm hỏi, động viên những gia đình có hồn cảnh khó khăn, giúp đỡ họ về vật chất tạo điều kiện cho họ hoàn thành tốt các mục tiêu của công ty.
d. Hồn thiện cơng tác tổ chức nơi làm việc cho nhân viên
Việc xây dựng một môi trường làm việc thân thiện, không gây áp lực nặng nề cho các nhân viên là nhu cầu tất yếu. Làm việc trong môi trường thoải mái giúp nhân viên phát huy được hết khả năng của mình, tăng cường sự phối hợp trong tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung của công ty. Để hồn thiện cơng tác tổ chức nơi làm việc cho nhân viên trong công ty, em xin đề xuất một số giải pháp:
- Tạo động lực làm việc cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong công ty. Giám đốc công ty cũng như các nhà quản trị cần tìm hiểu tâm lý của nhân viên của mình để gây thiện cảm cho họ, cho họ cảm thấy mình được làm việc trong một mơi trường thân thiện và giàu tình cảm.
- Tăng sự đoàn kết của toàn bộ cán bộ nhân viên trong cơng ty tạo cho họ có một niềm tin về sự phát triển của công ty trong tương lai.
- Công ty cần tạo sự cơng bằng và khơng khí tích cực trong tổ chức.
- Tạo môi trường làm việc năng động, vui vẻ trong cơng ty: có thể tổ chức các buổi giao lưu văn nghệ, thể thao giữa các phòng ban trong công ty,…
3.3.2. Một số kiến nghị với cơ quan quản lý nhà nước
- Cần giảm thiểu các thủ tục hành chính rườm rà, phức tạp gây lãng phí thời gian, tiền của và cản trở đến hoạt động kinh doanh của công ty.
- Đề ra hành lang pháp lý thơng thống, hệ thống pháp luật phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế và điều kiện trong nước để thu hút nguồn vốn đầu tư.
- Cần quan tâm hơn nữa đến hoạt động của công ty, tạo sự công bằng trên thị trường, đảm bảo cạnh tranh lành mạnh giữa các chủ thể kinh tế.
KẾT LUẬN
Cơ cấu tổ chức và phân quyền là một trong những nhân tố cơ bản quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Và công ty Cổ phần Zmedia cũng không phải là ngoại lệ. Trong quá trình hình thành và phát triển, cơ cấu tố chức và phân quyền của cơng ty ngày càng hồn thiện hơn để cơng ty có thể đứng vững trên thị trường và cạnh tranh với các cơng ty trong và ngồi nước như hiện nay. Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức và phân quyền của cơng ty vẫn cịn rất nhiều hạn chế địi hỏi cơng ty phải nhìn nhận đánh giá chính xác những điểm yếu cũng như mặt tồn tại, cần có những điều chỉnh kịp thời và chính xác để đưa cơng ty tiếp tục tồn tại và phát triển mạnh mẽ hơn.
Một bộ máy chuyên tinh, gọn nhẹ, năng động và phù hợp với mục tiêu của cơng ty góp phần tích cực làm tăng khả năng cạnh tranh của công ty. Để không ngừng nâng cao năng lực cạnh tranh và đứng vững trên thị trường, cơng ty Cổ phần Zmedia cần phải tiếp tục hồn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức và phân quyền. Do vậy với đề tài
“Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty Cổ phần Zmedia”, em đã phân
tích thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của cơng ty. Từ đó mạnh dạn đề xuất một số giải pháp và kiến nghị góp phần đưa cơng ty đến thành cơng và phát triển bền vững.
1. Báo cáo kết quả kinh doanh (2016, 2017, 2018), Công ty Cổ phần Zmedia.
2. Bộ môn Nguyên lý Quản trị, Bài giảng Quản trị học (2010), trường Đại học Thương Mại.
3. PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006), Giáo trình Quản trị học, NXB Thống kê. 4. Harold Koontz (1993), Những vấn đề cốt lõi của quản lý.
5. PGS.TS Lê Văn Tâm, PGS.TS Ngơ Thị Kim Thanh (2006), Giáo trình Quản trị doanh nghiệp, NXB Đại học Kinh tế quốc dân.
6. Các website tham khảo:
http://thuvien.tmu.edu.vn/ http://doc.edu.vn/
CÂU HỎI PHỎNG VẤN
Câu 1: Theo Ông (Bà) cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng của cơng ty có phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp khơng? Vì sao?
Câu 2: Theo đánh giá của Ơng (Bà) cơ cấu tổ chức đó hoạt động có hiệu quả khơng?
Câu 3: Xin Ơng (Bà) vui lịng cho biết số lượng các phòng ban hiện nay của công ty đã đầy đủ chưa? Nếu chưa thì nên bổ sung phịng ban nào?
Câu 4: Theo Ông (Bà) việc phân quyền hiện nay của công ty đã hợp lý chưa? Vì sao?
Câu 5: Sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban là rất cần thiết. Ơng (Bà) có thể đưa ra một số đề xuất để tăng cường sự phối hợp đó khơng?
Câu 6: Việc phân cơng nhiệm vụ cho nhân viên đã phù hợp với năng lực chuyên môn của họ chưa? Cơ sở nào để phân chia nhiệm vụ cho họ?
Câu 7: Xin Ơng (Bà) cho biết trình độ nhân viên của cơng ty đã đáp ứng được yêu cầu công việc của công ty chưa? Nếu chưa, cơng ty có những biệm pháp nào để nâng cao sự đáp ứng yêu cầu đó?
Câu 8: Theo Ơng (Bà) bộ phận nào của công ty hoạt động kém hiệu quả nhất? Lý do tại sao?
Câu 9: Xin Ông (Bà) cho biết tình trạng trang thiết bị quản trị của cơng ty? Hiệu quả sử dụng của trang thiết bị đó?
Câu 10: Chính sách đãi ngộ của cơng ty được triển khai theo định kỳ hay tiến hành một cách thường xuyên? Hiệu quả của công tác đãi ngộ của công ty?
PHIẾU ĐIỀU TRA
(Đối tượng điều tra: Nhà quản trị và nhân viên)
Kính gửi: Ơng (Bà):…………………………………………………………….. Chức vụ cơng tác:…………………………………………………… Thưa Ơng (Bà), cơ cấu tổ chức là phương tiện để nhà quản trị có thể phối hợp hoạt động giữa những chức năng hay các bộ phận khác nhau nhằm khái thác đầu đủ các kỹ năng và năng lực của họ. Do đó, hồn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền là yếu tố không thể thiếu cho sự tồn tại và thành bại của doanh nghiệp.
Để có thêm dữ liệu, thơng tin tin cậy và chính xác từ phía Ơng (Bà) nhằm thực hiện đề tài khóa luận “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của cơng ty Cổ phần Zmedia”. Câu trả lời của Ơng (Bà) hết sức quan trọng và sẽ được giữ lại làm thông tin, xin Ơng (Bà) vui lịng giúp tơi hồn thiện phiếu điều tra này.
Xin Ơng (Bà) vui lịng đánh dấu (X) vào trước lựa chọn trong mỗi câu hỏi.
1. Xin Ơng (Bà) vui lịng cho biết mình là nhân viên của phòng (ban) nào?
Phịng Kế tốn Phịng Sản xuất Phòng Nhân sự
Phòng Kinh doanh Phịng Marketing
2. Ơng (Bà) vui lòng cho biết về số lượng nhân viên trong phịng (ban) Ơng (Bà)?
Nhiều Đủ Thiếu
3. Theo Ông (Bà) cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay đã hợp lý chưa?
Hợp lý Chưa hợp lý
nay?
Hiệu quả Trì trệ
Ý kiến khác: …………………………………………………………
5. Đánh giá của Ông (Bà) về mức độ ảnh hưởng của các nhân tố tới cơ cấu tổ chức của công ty (Đánh dấu (X) vào các nhân tố theo 5 mức độ, tương ứng với 5
ảnh hưởng nhiều nhất).
STT Nhân tố Mức độ ảnh hưởng
1 2 3 4 5
Mơi trường chung (kinh tế, văn hóa, xã hội, chính trị, pháp luật)
Mơi trường ngành
Nhân tố thuộc về doanh nghiệp
1 Mục tiêu và chiến lược của công ty 2 Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức 3 Quy mô của tổ chức
4 Đặc điểm về kỹ thuật và công nghệ của tổ chức 5 Trình độ quản trị viên và trang thiết bị
6. Xin Ông (Bà) cho biết đánh giá về việc phân cơng nhiệm vụ cho các phịng ban trong cơng ty?
Rõ ràng Chưa rõ ràng
Ý kiến khác: ……………………………………………………………
7. Theo Ông (Bà) phạm vi, quyền hạn của mình trong phịng (ban)?