Tiêu chí Phương án Số phiếu Tỷ lệ (%)
1. Phân công nhiệm vụ Rõ ràng 09/25 36 Chưa rõ ràng 16/25 64 2. Phạm vi quyền hạn Rõ ràng 20/25 80 Chưa rõ ràng 05/25 20 3. Hệ thống tiêu chuẩn công việc, chế
độ hạch sách, báo cáo
Rõ ràng 19/25 76 Chưa rõ ràng 06/25 24 4. Tương ứng giữa nhiệm vụ với
quyền hạn và trách nhiệm
Có 22/25 88
Khơng 03/25 12 5. Sự phù hợp cơng việc với khả năng
làm việc
Có 19/25 76
Khơng 06/25 24
Người có quyền hành và chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty Cổ phần Zmedia là Giám đốc Nguyễn Hồng Long. Giám đốc trực tiếp điều hành mọi công việc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Sự phân quyền chưa rõ ràng, quyền hành vẫn tập trung lớn vào cấp trên, mức độ phân quyền cho cấp dưới còn hạn chế và chưa xác định rõ mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm. Việc quản lý mang tính tập quyền, mọi việc quyết định đều tập trung vào cấp quản lý cao nhất, giảm tính sáng tạo, chủ động trong sản xuất kinh doanh của các đơn vị phòng ban. Các nhà quản lý cấp thấp chỉ được quyền quyết định những việc nhỏ, chưa phát huy được tính sáng tạo, tính chịu trách nhiệm của họ.
Các phịng ban xây dựng các kế hoạch triển khai nhiệm vụ đã được phân cơng. Các phịng ban báo cáo tình hình hoạt động lên ban giám đốc định kỳ hay đột xuất khi có yêu cầu. Các bộ phận cùng báo cáo các hoạt động lên các phòng ban chức năng để các phòng này tổng hợp báo cáo lên ban giám đốc.
Việc báo cáo của các phòng ban lên giám đốc cơng ty cịn chưa được tốt, do thiếu sự thống nhất trong quy định chế độ báo cáo, nội dung báo cáo, biểu mẫu báo cáo. Việc thơng tin cho các phịng ban các quyết định của giám đốc cũng gặp nhiều khó khăn do kênh thơng tin trong công ty chưa được xây dựng tốt.
Sự phối hợp giữa các phịng ban chưa có sự ăn khớp, đồng bộ, hài hồ. Vì thế đó xảy ra một số sự chồng chéo, thậm chí trái ngược nhau giữa các chỉ thị hướng dẫn. Thời gian xử lý các thơng tin thường chậm, chưa phát huy được tính năng động sáng tạo của các phòng ban.
2.2.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của công tyCổ phần Zmedia. Cổ phần Zmedia.
2.2.3.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của công ty
Bảng 2.6. Kết quả đánh giá sự ảnh hưởng các nhân tố đến cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Zmedia
Nhân tố Mức độ ảnh hưởng
1 2 3 4 5
Môi trường chung (kinh tế, văn hóa, xã hội,
chính trị, pháp luật) 5/25 13/25 7/25 Môi trường ngành 6/25 14/25 5/25 Nhân tố thuộc về doanh nghiệp
1 Mục tiêu và chiến lược của công ty 2/25 15/25 8/25 2 Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức 10/25 15/25 3 Quy mô của tổ chức 13/25 12/25 4 Đặc điểm về kỹ thuật và công nghệ 5/25 13/25 7/25
5 Trình độ quản trị viên, trang thiết bị 3/25 10/25 12/25
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Các nhân tố thuộc về doanh nghiệp có mức độ ảnh hưởng cao hơn cả so với nhân tố môi trường chung và môi trường ngành. Trong các nhân tố thuộc về doanh nghiệp, thay vì chiến lược thì chức năng và nhiệm vụ và quy mô công ty mới là nhân tố được đánh giá là có ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức của công ty. Nhân tố con người và trang thiết bị cũng được đánh giá khá cao.
Môi trường chung
- Môi trường kinh tế: Giai đoạn năm 2016 – 2017, cùng với sự phát triểu của ngành kinh tế, thì một yêu cầu đặt ra đối với công ty Cổ phần Zmedia là ln phải hồn thiện bộ máy cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với điều kiện kinh tế thị trường để duy trì và khẳng định vị thế của mình trên thương trường (năm 2017, Zmedia đã mở thêm chi nhánh ở Hà Nội).
- Mơi trường chính trị - pháp luật: Khi tiến hành thay đổi cơ cấu tổ chức, nâng cao hay mở rộng quy mơ tổ chức lên thì đều sẽ ảnh hưởng đến việc thay đổi quy mô tổ
chức. Vấn đề này phải được xem xét trên cơ sở đăng ký vốn điều lệ, quy mô tổ chức khi đăng ký kinh doanh. Phải được ghi nhận vào sổ đăng ký kinh doanh những thay đổi của doanh nghiệp đi kèm các quyết định chứng từ có liên quan. Như vậy, khi tiến hành tái cấu trúc lại cơ cấu tổ chức thì khơng thể ngẫu nhiên mà phải dựa trên sự xem xét các quy định về quản lý kinh doanh, các bước và thủ tục tiến hành.
- Mơi trường văn hóa: Vấn đề hiện tại đang chi phối và có tác động khơng nhẹ tới các quyết định của công ty vẫn là vấn đề tình cảm, cảm xúc cá nhân, đây cũng chính là một nét đặc trưng của người Việt Nam trong phong cách làm việc. Tại công ty vấn đề luân chuyển, sắp xếp lại nhân viên gặp khó khăn khi các nhân viên đã làm việc với nhau lâu dài nên không muốn chuyển sang bộ phận khác, do vậy mà việc cơ cấu lại bộ máy của công ty cũng gặp ý kiến trái chiều gây khó khăn cho Ban Giám đốc ra quyết định.
b. Môi trường ngành
Công ty hoạt động tại địa bàn Hà Nội, đây là địa bàn có mức độ phát triển lớn nhưng cùng với đó, mức độ cạnh tranh lại rất cao mà công ty Cổ phần Zmedia lại khơng có nhiều lợi thế cạnh tranh, nhất là cạnh tranh với các công ty lớn trong ngành đang hoạt động rất mạnh tại Hà Nội, do đó cơng ty Zmedia buộc phải lựa chọn cơ cấu tổ chức và phân quyền tối giản nhất nên gây ra sự chênh lệch giữa cơ cấu tổ chức và chiến lược mà công ty đề ra.
c. Nhân tố thuộc về doanh nghiệp
- Mục tiêu và chiến lược của công ty: Mục tiêu và chiến lược của cơng ty có sự ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức của công ty. Mục tiêu và chiến lược kinh doanh của công ty Cổ phần Zmedia thay đổi trong từng giai đoạn. Ví dụ: mục tiêu là tăng doanh số và thị phần thì tất cả mọi hoạt động, số lượng nhân viên cũng phải được đảm bảo để hồn thành cơng việc. Cơng ty lấy việc tăng lượng khách hàng làm mũi nhọn để tăng trưởng và mở rộng quy mô kinh doanh. Công ty rất quan tâm tới việc đầu tư phát triển phòng kinh doanh, tăng cường quản lý nhằm làm bộ phân kinh doanh hoạt động thực sự hiệu quả.
- Chức năng và nhiệm vụ kinh doanh của công ty: Xây dựng, thay đổi hoàn thiện
một cơ cấu tổ chức được thực hiện thông qua việc xác định các công việc, nhiệm vụ cụ thể cần làm để thực thi chiến lược và hoàn thành mục tiêu. Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để tổ chức thiết kế cơ cấu tổ chức để đảm bảo thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của mình. Và cơng ty Cổ phần Zmedia cũng vậy, khi công ty thực hiện
thêm chức năng, nhiệm vụ kinh doanh nào đó thì cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cũng phải được thay đổi và hoàn thiện hơn để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ đó. Hiện tại do mới được thành lập khơng lâu nên cơng ty có quy mơ cịn hẹp, sản xuất kinh doanh chưa phát triển mạnh mẽ. Để cải thiện tình hình này cơng ty phải tiến hành tổ chức lại công tác cán bộ, sắp xếp, bổ nhiệm, tuyển dụng thêm nhân sự vào các vị trí trong cơng ty.
- Quy mơ của cơng ty: Quy mô của công ty càng lớn, cơ cấu tổ chức càng phức tạp, bởi vì quy mơ lớn địi hỏi cơng ty phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, nhiều đơn vị nên tạo ra nhiều mối quan hệ phức tạp trong công ty. Quy mô của công ty Cổ phần Zmedia ngày càng được mở rộng, số lượng các phòng ban trong công ty tăng theo, sự quản lý và phân quyền cũng phức tạp hơn. Nhà quản trị công ty phải biết sắp xếp sao cho các phòng ban càng gọn nhẹ linh hoạt càng tốt cho việc giải quyết công việc được nhanh gọn. Hiện nay quy mô của cơng ty Cổ phần Zmedia gồm có 5 phịng ban nên sự phối hợp giữa các phịng ban phải linh hoạt thì mới đảm bảo yêu cầu công việc.
- Đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ của công ty: Hiện tại là một công ty có quy
mơ nhỏ và vừa, nên vấn đề tài chính để đầu tư cho nâng cao bộ máy và công nghệ quản trị vẫn cịn hạn chế. Hiện tại cơng ty có sử dụng các phần mềm cơng nghệ về kế tốn, quản lý hồ sơ nhân sự, đây là các công nghệ đơn giản.
- Nguồn nhân lực và trang thiết bị: Với đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ,
kinh nghiệm và kiến thức thì trong cơ cấu tổ chức có thể giảm bớt các mối liên hệ, các bộ phận quản trị với nhau. Trình độ quản trị viên của cơng ty Cổ phần Zmedia càng cao thì sự đáp ứng yêu cầu công việc càng cao. Với đội ngũ cán bộ, quản trị viên có kinh nghiệm cơng ty Cổ phần Zmedia như có người dẫn dắt, hướng tới mục tiêu chung của tồn cơng ty là đem lại lợi ích cho mỗi thành viên, và lợi ích cho xã hội. Hiện công ty cũng đã đầu tư đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, tuy nhiên trang thiết bị phục vụ cho quản lý vẫn còn đơn giản nên nhân sự cho việc quản lý chưa được tiết kiệm triệt để và việc truyền đạt thơng tin giữa các phịng ban cịn hạn chế.
2.2.3.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến phân quyền của công ty
Bảng 2.7. Kết quả đánh giá sự ảnh hưởng các nhân tố đến phân quyền của công ty Cổ phần Zmedia
Nhân tố Mức độ ảnh hưởng
1 2 3 4 5
Kỹ năng quản lý và lập kế hoạch 5/25 13/25 7/25 Kỹ năng giao quyền hiệu quả 10/25 15/25 Kỹ năng truyền cảm hứng (hiểu, lắng
nghe, chia sẻ với nhân viên) 3/25 12/25 10/25
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Từ Bảng 2.7 cho thấy nhân tố kỹ năng giao quyền hiệu quả của nhà quản trị có mức độ ảnh hưởng cao nhất đến cơng tác phân quyền trong cơng ty, sau đó là kỹ năng quản lý và lập kế hoạch và cuối cùng là kỹ năng truyền cảm hứng.
2.3. Kết luận về thực trạng vấn đề cơ cấu tổ chức và phân quyền của công tycổ phần Zmedia cổ phần Zmedia
2.3.1. Thành công
Cơ cấu tổ chức và phân quyền ở cơng ty đã đạt được những thành cơng. Đó là: lựa chọn một cơ cấu tổ chức phù hợp, chặt chẽ từ ban lãnh đạo tới các phịng ban.
Cơ cấu tổ chức góp phần tạo ra được động lực cho sự phát triển của công ty: Dù là công ty được thành lập chưa lâu nhưng công ty Cổ phần Zmedia đã vươn lên khẳng định vị trí của mình trong lĩnh vực quảng cáo, sản xuất video giải trí,… Trước thách thức của thị trường cạnh tranh gay gắt, các nhà lãnh đạo, cán bộ, nhân viên cuả công ty đã hết sức nỗ lực, sáng tạo và đứng vững trên thị trường. Đi cùng với nó, cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cũng không ngừng thay đổi, hoàn thiện để tạo điều kiện thuận lợi cho q trình thực hiện các chiến lược, hồn thành nhiệm vụ, đạt được mục tiêu của công ty trong từng thời kỳ.
Về cơ bản, cơ cấu tổ chức của công ty khá gọn nhẹ, hiệu quả. Hệ thống các phòng ban trong công ty tương đối đầy đủ, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban được xác định khá rõ ràng.
Mỗi thành viên trong công ty, tương ứng với vị trí của mình trong cơ cấu tổ chức được giao quyền hạn nhất định. Quyền hành được giao cho từng cấp, từ Giám đốc tới
các trưởng phòng rồi tới các nhân viên trong từng phịng ban. Điều này thể hiện trong cơng ty không giao quyền vượt cấp, cơ bản xác lập được mối quan hệ về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các thành viên trong công ty.
2.3.2. Những vấn đề cịn tồn tại
Cơng ty đã chú trọng tới việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên nâng cao nghiệp vụ, nhưng do cịn mang tính hình thức, chưa đi sâu vào thực tiễn. Do đó, khi phát sinh nhiệm vụ thường thiếu cán bộ thực tiễn, dẫn tới kết quả công việc không cao. Trong công tác tuyển dụng nhân viên cũng chưa chặt chẽ, còn theo cơ chế xin cho, nên chưa đảm bảo chất lượng, trình độ cơng tác, vì vậy cơng ty cịn mất thêm khoản chi phí đào tạo lại cho họ.
Sự phân công nhiệm vụ giữa các phịng ban chưa được rõ ràng, cơng việc vẫn có sự chồng chéo (cơng việc chăm sóc khách hàng do cả phịng Kinh doanh và phòng Marketing đảm nhiệm). Mặt khác, quyền hành trong công ty tập trung lớn vào Giám đốc, mức độ phân quyền cho cấp dưới còn hạn chế. Điều này dẫn đến việc giám đốc ôm đồm quá nhiều việc, xử lý cả việc của các phòng ban trong khi những việc này trưởng phòng cũng tiến hành thực hiện gây ra sự chồng chéo công việc, đã không tạo ra hiệu quả lại gây lãng phí.
Quan hệ tương tác, phối hợp giữa các phòng ban còn nhiều hạn chế. Khối lượng cơng việc nhiều đã làm các phịng ban không thể tương tác, hỗ trợ cũng như thông tin cho nhau một cách nhanh chóng gây mất thời gian hơn trong cơng việc cũng như bỏ lỡ mất nhiều cơ hội kinh doanh.
Sự phân chia quyền lợi trong công ty chưa rõ ràng, chưa xác định rõ quyền lợi và trách nhiệm, dẫn tới sự đãi ngộ cịn chưa hợp lý.
Quan trọng hơn nữa, đó chính là ban lãnh đạo cơng ty chưa đánh giá hết được tầm quan trọng của bộ máy quản trị, chưa mạnh mẽ trong việc tiêu chuẩn hóa đội ngũ cán bộ.
Vì vậy, vấn đề cấp thiết cần đặt ra cho cơng ty hiện nay là cần có những giải pháp phù hợp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền trong công ty, tăng cường sự phối hợp giữa các nhân viên, các phịng ban trong cơng ty, nâng cao trang thiệt bị phục vụ trong quản lý, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên, nhằm mục tiêu đạt hiệu quả kinh doanh cao trong những năm tới.
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ZMEDIA
3.1. Phương hướng hoạt động của công ty Cổ phần Zmedia trong thời gian tới
3.1.1. Mục tiêu phát triển hoạt động kinh doanh của công ty
3.1.1.1. Mục tiêu dài hạn
Trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực quảng cáo và sản xuất video giải trí,… trên khắp cả nước và trên thế giới.
Công ty Cổ phần Zmedia nỗ lực để trở thành tập đoàn kinh tế lớn mạnh, uy tín, có tốc độ tăng trưởng nhanh và có tính cạnh tranh cao sánh vai với các tập đoàn kinh tế hùng mạnh trong nước và trên thế giới. Không ngừng xây dựng và phát triển thương hiệu và uy tín của cơng ty trên thị trường.
Cung cấp sản phẩm, dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Đảm bảo quyền lợi cho người lao động, gia tăng lợi ích cho xã hội, phát triển vốn cho các cổ đông.
3.1.1.2. Mục tiêu ngắn hạn
Tăng cường cơng tác hạch tốn các khoản chi phí: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, đảm bảo hoạt động kinh doanh của cơng ty có hiệu quả và tích luỹ vốn để phát triển.
Phân cấp và giao quyền chủ động cho các đơn vị trực thuộc trong quá trình hoạt động kinh doanh, gắn trách nhiệm và quyền lợi đối với cán bộ quản lý.