Tiêu chí Phương án Số phiếu Tỷ lệ
(%)
1. Tính hiệu quả Hiệu quả 14/25 56 Trì trệ 11/25 44 2. Sự đầy đủ và hợp lý của các
phòng ban
Hợp lý 21/25 84 Chưa hợp lý 4/25 16 3. Số lượng nhân viên trong
phòng
Hợp lý (đủ) 11/25 44 Chưa hợp lý
(thừa/thiếu) 14/25 56
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Qua thống kê kết quả từ Bảng 2.2 cho thấy đa số nhà quản trị và nhân viên cho rằng cơ cấu tổ chức của công ty hiện nay khá hợp lý. Tuy nhiên việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban chưa thực sự rõ ràng và hiệu quả. Trong đó tỷ lệ đánh giá sự đầy đủ và hợp lý của các phòng ban là 84%, còn lại 16% cho rằng cần cơ cấu lại. Còn việc sắp xếp nhân lực trong các phòng ban cũng chưa được hữu hiệu, 44% cho là số lượng và chất lượng nhân lực như vậy là đã hợp lý, 56% cho là chưa hợp lý (một số phịng ban thì thừa nhân sự cịn một vài phịng thì lại thiếu).
2.2.1.2. Tình hình bố trí và sử dụng lao động trong cơ cấu tổ chức tại công ty a. Số lượng và chất lượng lao động của công ty
Trải qua hơn 3 năm hình thành và phát triển, hiện nay Cơng ty Cổ phần Zmedia có khoảng 50 nhân viên đảm nhiệm các vị trí khác nhau. Chi tiết số lượng, trình độ lao động của công ty Cổ phần Zmedia trong 3 năm gần đây (từ năm 2016 – 2018) được nêu trong Bảng 2.3.
Bảng 2.3. Số lượng, trình độ lao động của cơng ty Cổ phần Zmedia
Đơn vị: Người
STT Chỉ tiêu đánh giá
Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ (%) Tổng nguồn lực (người) 25 100 38 100 50 100 Theo trình độ 1 Thạc sỹ 3 12 3 7,89 3 6 2 Đại học 17 68 32 84,21 46 92 3 Cao đẳng 5 20 3 7,78 1 2
(Nguồn: Phịng Nhân sự cơng ty Cổ phần Zmedia)
Đội ngũ nhân viên của công ty Cổ phần Zmedia không ngừng lớn mạnh cả về số lượng và chất lượng lao động.
Về số lượng lao động:
Số lao động tăng đều qua các năm: Năm 2017 tăng 13 người so với năm 2016 tương ứng tăng 52%. Năm 2018 tăng 12 người so với năm 2017 tương ứng tăng 31.58%. Số lượng lao động của Zmedia tăng qua do mở rộng quy mô (công ty đã mở thêm chi nhánh ở Hà Nội từ năm 2017). Nhìn chung tình hình sử dụng lao động tại cơng ty có xu hướng ổn định và tăng đều qua các năm.
Về chất lượng lao động:
- Trình độ lao động: Nhìn vào Bảng 2.3 có thể thấy tỷ lệ lao động qua đào tạo Cao đẳng, Đại học của Zmedia có sự chênh lêch khá lớn qua các năm. Tỷ lệ lao động qua Đại học năm 2016 là 68%, năm 2018 là 92% cho thấy chất lượng lao động của cơng ty ngày càng nâng cao và trình độ lao động nằm ở mức cao.
- Năng suất lao động (Kết quả lao động): Năng suất lao động tại Zmedia nhìn chung là khá ổn định, số sản phẩm đầu ra trên một giờ lao động đạt hiệu quả ở mức trung bình (chưa đạt được mục tiêu mà cơng ty đặt ra).
- Kinh nghiệm, kỹ năng: Lao động tại Zmedia đào tạo Cao đẳng trở lên và phần lớn là rất trẻ nên khá nhạy bén, ham học hỏi, năng động trong cơng việc. Bên cạnh đó, cơng ty cũng đầu tư các khóa học ngắn hạn để cải thiện kỹ năng của nhân viên. (Về phần kinh nghiệm, em xin trình bày ở phần b. Cơ cấu lao động của doanh nghiệp).
b. Cơ cấu lao động của doanh nghiệp
Bảng 2.4. Cơ cấu lao động của công ty Cổ phần Zmedia
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 Số người Cơ cấu
(%) Số người Cơ cấu (%) Số người Cơ cấu (%) Tổng nguồn lực 25 100 38 100 50 100 1. Giới tính Nam 7 28 15 39,47 18 36 Nữ 18 72 23 60,53 32 64 2. Độ tuổi Dưới 25 5 20 15 39,47 27 54 25 - 30 14 56 17 44,73 19 38 Trên 30 6 24 6 15,8 4 8 3. Phòng ban Phịng kế tốn 1 4 3 7,89 3 6 Phòng kinh doanh 8 32 11 28,94 14 28 Phòng sản xuất 10 40 15 39,47 20 40 Phòng marketing 3 12 5 13,15 7 14 Phòng nhân sự 3 12 4 10,55 6 12
(Nguồn: Phịng Nhân sự cơng ty Cổ phần Zmedia)
Qua Bảng 2.4 cho thấy cơ cấu lao động nữ trong tồn cơng ty chiếm một tỷ lệ gần như gấp đôi so với lao động nam (chiếm 64% trong năm 2018). Trong những năm qua công ty vẫn không ngừng tuyển dụng lao động nữ phù hợp với công việc kinh doanh.
Cơ cấu lao động của Zmedia rất trẻ với tỷ lệ lao động dưới 25 tuổi trong 3 năm (20% năm 2016 và 54% năm 2018) và lao động từ 25 – 30 tuổi giảm dần đều qua các năm. Lực lượng lao động dưới 25 tuổi là trẻ nhất và cũng là đội ngũ năng động nhất, sung sức nhất. Lực lượng lao động từ 25 – 30 tuổi được coi là lực lượng nịng cốt của Zmedia vì những lao động này vừa có nhiệt huyết sức trẻ vừa có kinh nghiệm làm việc. Còn lực lượng trên 30 tuổi cũng giảm dần qua các năm (chỉ chiếm khoảng 8% vào năm 2018) chủ yếu là những người dày dặn kinh nghiệm và ở các vị trí cao như: Giám đốc trung tâm, Giám đốc vùng trưởng phịng, trưởng ngành hàng,…
Tóm lại, cơ cấu lao động của cơng ty khá trẻ và phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty. Sự đan xen giữa các lao động có mức độ tuổi khác nhau là hết sức cần thiết, người có kinh nghiệm có thể đào tạo, truyền lại kinh nghiệm cho người mới và người mới với sức trẻ, nhiệt huyết làm việc nhanh nhẹn hơn, có nhiều sáng tạo hơn.
Qua những số liệu thực tế về quản lý lao động tại công ty, cũng như qua kết quả phân tích số liệu thứ cấp có thể thấy với số lượng lao động mà hiện tại cơng ty đang có mà Giám đốc đã bố trí để bộ máy quản trị là những người có kiến thức và trình độ cao nhất đã nhận được các ý kiến rất cao về tính hợp lý. Do từ Giám đốc đến các trưởng phịng đều là những người có bằng Thạc sĩ, Đại học sở hữu lượng kiến thức chuyên sâu về kỹ thuật cũng như quản lý. Cùng với đó, với đặc thù ngành nghề kinh doanh cơng ty chú trọng tới việc sắp xếp nhân lực phát triển thị trường để đảm bảo đáp ứng được mục tiêu tiêu thụ mà thị trường yêu cầu.
Tuy nhiên, việc sắp xếp tổ chức lao động theo các phòng ban vẫn còn những bất cập. Với Giám đốc, mọi vấn đề quản lý điều hành đều do Ban Giám đốc quản lý nên hiện tại Ban Giám đốc của công ty đang quá bận, đôi khi các cơng việc khơng được phê duyệt nhanh chóng.
Phịng Kế tốn với 3 nhân sự hiện tại, 1 nhân sự là Trưởng phòng kiêm Kế tốn trưởng của cơng ty và 2 nhân sự cịn lại đều có kinh nghiệm và trình độ Đại học nên các nghiệp vụ kế tốn hoạch tốn của cơng ty trong những năm qua vẫn được thực hiện chính xác, đầy đủ và đảm bảo được yêu cầu đề ra. Tuy nhiên đôi khi công việc sổ sách quá tải, nhân viên của phịng Kế tốn phải ln chuyển ca, tăng ca để hồn thành cơng việc theo yêu cầu đề ra.
Phịng Kinh doanh hiện tại đang duy trì ở mức 14 nhân sự, trong đó có 1 trưởng phịng và 13 nhân viên, do quy mơ của cơng ty khơng q lớn nên phịng kinh doanh với 14 nhân sự có nhiệt huyết với cơng việc vẫn được đánh giá là thực hiện tốt và hoàn thành đúng đủ khối lượng công việc như luôn kịp thời đưa ra các kế hoạch, chiến lược kinh doanh, hồn thành các thống kê sản xuất, các cơng tác điều độ kinh doanh, công tác lập dự toán, thanh quyết hợp đồng, đấu thầu,…
Phịng Sản xuất hiện có 20 nhân sự, trong đó có 1 trưởng phịng, 1 nhân viên văn phòng và 18 nhân viên chuyên sản xuất các video giải trí. Hiện tại trưởng phịng và 1 nhân viên văn phòng đảm nhận việc thực hiện các nghiệp vụ, chứng từ có liên quan tới phịng sản xuất, xem xét xử lý các thủ tục có liên quan đến trình cho phịng kế tốn chứng từ liên quan và báo cáo với Ban Giám đốc. Với 20 nhân sự đều có kinh nghiệm và trình độ chun mơn nên việc sản xuất các video giải trí cũng được hồn hồn thành, đảm bảo được yếu cầu, tiến độ cơng ty đề ra.
Phịng Marketing hiện có 7 nhân sự, trong đó có 1 trưởng phịng và 6 nhân viên trong đội ngũ marketing. Trưởng phòng là người thực hiện các nghiệp vụ hành chính tại văn phịng. Sáu nhân viên trong đội ngũ Marketing (2 nhân viên Facebook, 4 nhân viên YouTube) đôi khi phải làm việc quá tải để kịp đẩy nhanh tiến độ dự án, tuy vậy thời gian vừa qua các nhân viên của phòng marketing đã linh hoạt trong việc luân chuyển ca, tăng ca để hồn thành cơng việc theo u cầu đề ra.
Phịng Nhân sự hiện có 6 nhân sự, trong đó có 1 trưởng phịng và 5 nhân viên. Với quy mơ hiện tại của cơng ty, thì số lượng nhân sự tại phòng Nhân sự vẫn đáp ứng đủ yêu cầu, khối lượng công việc được giao.
Với kết quả thu thập được và qua quá trình nghiên cứu thực trạng tại công ty, nhận thấy: Tuy bộ máy cơ cấu tổ chức của công ty khá đơn giản nhưng về tổng thể trong những năm qua cũng đã phát huy được vai trị quản lý, tổ chức của mình, số lượng người được bố trí hợp lý trong cơng việc, cắt giảm tối ưu nhất các khâu quản lý trung gian, tạo sự trao đổi thông tin nhanh nhất từ cấp quản lý đến nhân viên.
2.2.2. Phân quyền tại công ty Cổ phần Zmedia
Bảng 2.5. Kết quả đánh giá thực trạng phân quyền của cơng ty Cổ phần Zmedia
Tiêu chí Phương án Số phiếu Tỷ lệ (%)
1. Phân công nhiệm vụ Rõ ràng 09/25 36 Chưa rõ ràng 16/25 64 2. Phạm vi quyền hạn Rõ ràng 20/25 80 Chưa rõ ràng 05/25 20 3. Hệ thống tiêu chuẩn công việc, chế
độ hạch sách, báo cáo
Rõ ràng 19/25 76 Chưa rõ ràng 06/25 24 4. Tương ứng giữa nhiệm vụ với
quyền hạn và trách nhiệm
Có 22/25 88
Khơng 03/25 12 5. Sự phù hợp công việc với khả năng
làm việc
Có 19/25 76
Khơng 06/25 24
Người có quyền hành và chịu trách nhiệm cao nhất trong công ty Cổ phần Zmedia là Giám đốc Nguyễn Hồng Long. Giám đốc trực tiếp điều hành mọi công việc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
Sự phân quyền chưa rõ ràng, quyền hành vẫn tập trung lớn vào cấp trên, mức độ phân quyền cho cấp dưới còn hạn chế và chưa xác định rõ mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm. Việc quản lý mang tính tập quyền, mọi việc quyết định đều tập trung vào cấp quản lý cao nhất, giảm tính sáng tạo, chủ động trong sản xuất kinh doanh của các đơn vị phòng ban. Các nhà quản lý cấp thấp chỉ được quyền quyết định những việc nhỏ, chưa phát huy được tính sáng tạo, tính chịu trách nhiệm của họ.
Các phòng ban xây dựng các kế hoạch triển khai nhiệm vụ đã được phân công. Các phịng ban báo cáo tình hình hoạt động lên ban giám đốc định kỳ hay đột xuất khi có yêu cầu. Các bộ phận cùng báo cáo các hoạt động lên các phòng ban chức năng để các phòng này tổng hợp báo cáo lên ban giám đốc.
Việc báo cáo của các phòng ban lên giám đốc cơng ty cịn chưa được tốt, do thiếu sự thống nhất trong quy định chế độ báo cáo, nội dung báo cáo, biểu mẫu báo cáo. Việc thơng tin cho các phịng ban các quyết định của giám đốc cũng gặp nhiều khó khăn do kênh thơng tin trong cơng ty chưa được xây dựng tốt.
Sự phối hợp giữa các phòng ban chưa có sự ăn khớp, đồng bộ, hài hồ. Vì thế đó xảy ra một số sự chồng chéo, thậm chí trái ngược nhau giữa các chỉ thị hướng dẫn. Thời gian xử lý các thông tin thường chậm, chưa phát huy được tính năng động sáng tạo của các phịng ban.
2.2.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của công tyCổ phần Zmedia. Cổ phần Zmedia.
2.2.3.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức của công ty
Bảng 2.6. Kết quả đánh giá sự ảnh hưởng các nhân tố đến cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Zmedia
Nhân tố Mức độ ảnh hưởng
1 2 3 4 5
Mơi trường chung (kinh tế, văn hóa, xã hội,
chính trị, pháp luật) 5/25 13/25 7/25 Mơi trường ngành 6/25 14/25 5/25 Nhân tố thuộc về doanh nghiệp
1 Mục tiêu và chiến lược của công ty 2/25 15/25 8/25 2 Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức 10/25 15/25 3 Quy mô của tổ chức 13/25 12/25 4 Đặc điểm về kỹ thuật và cơng nghệ 5/25 13/25 7/25
5 Trình độ quản trị viên, trang thiết bị 3/25 10/25 12/25
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp)
Các nhân tố thuộc về doanh nghiệp có mức độ ảnh hưởng cao hơn cả so với nhân tố môi trường chung và môi trường ngành. Trong các nhân tố thuộc về doanh nghiệp, thay vì chiến lược thì chức năng và nhiệm vụ và quy mô công ty mới là nhân tố được đánh giá là có ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức của công ty. Nhân tố con người và trang thiết bị cũng được đánh giá khá cao.
Môi trường chung
- Môi trường kinh tế: Giai đoạn năm 2016 – 2017, cùng với sự phát triểu của ngành kinh tế, thì một u cầu đặt ra đối với cơng ty Cổ phần Zmedia là ln phải hồn thiện bộ máy cơ cấu tổ chức sao cho phù hợp với điều kiện kinh tế thị trường để duy trì và khẳng định vị thế của mình trên thương trường (năm 2017, Zmedia đã mở thêm chi nhánh ở Hà Nội).
- Mơi trường chính trị - pháp luật: Khi tiến hành thay đổi cơ cấu tổ chức, nâng cao hay mở rộng quy mô tổ chức lên thì đều sẽ ảnh hưởng đến việc thay đổi quy mô tổ
chức. Vấn đề này phải được xem xét trên cơ sở đăng ký vốn điều lệ, quy mô tổ chức khi đăng ký kinh doanh. Phải được ghi nhận vào sổ đăng ký kinh doanh những thay đổi của doanh nghiệp đi kèm các quyết định chứng từ có liên quan. Như vậy, khi tiến hành tái cấu trúc lại cơ cấu tổ chức thì khơng thể ngẫu nhiên mà phải dựa trên sự xem xét các quy định về quản lý kinh doanh, các bước và thủ tục tiến hành.
- Mơi trường văn hóa: Vấn đề hiện tại đang chi phối và có tác động khơng nhẹ tới các quyết định của cơng ty vẫn là vấn đề tình cảm, cảm xúc cá nhân, đây cũng chính là một nét đặc trưng của người Việt Nam trong phong cách làm việc. Tại công ty vấn đề luân chuyển, sắp xếp lại nhân viên gặp khó khăn khi các nhân viên đã làm việc với nhau lâu dài nên không muốn chuyển sang bộ phận khác, do vậy mà việc cơ cấu lại bộ máy của công ty cũng gặp ý kiến trái chiều gây khó khăn cho Ban Giám đốc ra quyết định.
b. Môi trường ngành
Công ty hoạt động tại địa bàn Hà Nội, đây là địa bàn có mức độ phát triển lớn nhưng cùng với đó, mức độ cạnh tranh lại rất cao mà cơng ty Cổ phần Zmedia lại khơng có nhiều lợi thế cạnh tranh, nhất là cạnh tranh với các công ty lớn trong ngành đang hoạt động rất mạnh tại Hà Nội, do đó cơng ty Zmedia buộc phải lựa chọn cơ cấu tổ chức và phân quyền tối giản nhất nên gây ra sự chênh lệch giữa cơ cấu tổ chức và chiến lược mà công ty đề ra.
c. Nhân tố thuộc về doanh nghiệp
- Mục tiêu và chiến lược của công ty: Mục tiêu và chiến lược của cơng ty có sự ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức của công ty. Mục tiêu và chiến lược kinh doanh của công ty