Tính cấp thiết của đề tài
Kể từ đại hội Đảng VI, Đảng ta đã quyết định thực hiện công cuộc đổi mới kinh tế, chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền kinh tế thị trường với sự điều tiết của nhà nước.
Sau hơn 20 năm phát triển, nhiều doanh nghiệp đã thành công, nhưng cũng không ít doanh nghiệp gặp khó khăn dẫn đến phá sản hoặc giải thể Thành công hay thất bại của doanh nghiệp phần lớn phụ thuộc vào việc tổ chức bộ máy quản lý Trước đây, bộ máy quản lý thường cồng kềnh và trình độ quản lý kém, nhưng hiện nay, các doanh nghiệp đã biết đổi mới và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình để phù hợp với xu hướng phát triển Tỷ lệ lao động gián tiếp so với tổng số lao động trong doanh nghiệp đã giảm từ 20% xuống còn khoảng 8-15% ở doanh nghiệp nhà nước, và thậm chí chỉ còn 6% ở một số doanh nghiệp khác.
Kể từ khi Việt Nam mở cửa nền kinh tế và thu hút đầu tư nước ngoài, các phương pháp và hình thức quản lý hiện đại đã được áp dụng để theo kịp sự phát triển Doanh nghiệp đã tích cực nghiên cứu và áp dụng những cách quản lý mới, dẫn đến sự xuất hiện đa dạng các loại hình doanh nghiệp và các mô hình tổ chức bộ máy quản lý với quy mô khác nhau.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay còn cồng kềnh, với tỷ lệ cán bộ quản lý cao so với công nhân trực tiếp sản xuất Đặc biệt, đa số cán bộ quản lý trên 45 tuổi, mặc dù có nhiều kinh nghiệm thực tế, nhưng khả năng tiếp thu khoa học kỹ thuật và đổi mới theo yêu cầu của nền kinh tế thị trường còn hạn chế Do đó, việc cần thiết là phải bổ sung một lớp cán bộ trẻ có năng lực để đáp ứng sự phát triển của nền kinh tế.
Mặc dù nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhà nước, đã đạt được thành công, nhưng vẫn còn không ít thất bại do tính bảo thủ của nền kinh tế bao cấp Bộ máy quản lý doanh nghiệp ở Việt Nam đã có những tiến bộ đáng kể, tuy nhiên, cần tiếp tục học hỏi và cải tiến để theo kịp xu thế phát triển toàn cầu.
Sau thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Công nghệ Mới Nhật Hải, tôi nhận thấy cơ cấu tổ chức của công ty chưa hoàn thiện, với nhiều phòng ban phải thuê ngoài Điều này phản ánh thực trạng chung của các doanh nghiệp tại Việt Nam, cho thấy sự cần thiết phải cải thiện và tối ưu hóa cơ cấu tổ chức để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Nhật Hải, em đã lựa chọn đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần
Công nghệ Mới Nhật Hải” để làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình.
Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp Nghiên cứu về việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức là cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững cho doanh nghiệp Các nghiên cứu liên quan đến chủ đề này sẽ cung cấp những thông tin quý giá để cải thiện cơ cấu tổ chức.
Đề tài nghiên cứu của sinh viên Đỗ Thị Thúy Hằng tập trung vào việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ Hoàng Hoa Dưới sự hướng dẫn của giảng viên Th.S Dương Thị, bài viết sẽ phân tích các yếu tố cần thiết để tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả quản lý trong công ty.
Bài viết của Thúy Nương vào năm 2011 đã phân tích những thành công và tồn tại trong cơ cấu tổ chức của công ty, đồng thời chỉ ra nguyên nhân của những vấn đề này Từ đó, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức Tuy nhiên, bài luận chưa đề cập đến mức độ ảnh hưởng của môi trường đối với doanh nghiệp, điều này cần được xem xét để đưa ra những giải pháp tối ưu hơn.
Đề tài 2: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Điện công nghiệp SESS" được thực hiện bởi sinh viên Bùi Thị Thơm dưới sự hướng dẫn của Th.S Phương Thanh Năm thực hiện đề tài này là năm 2023.
Bài luận văn đã phân tích rõ ràng tác động của môi trường đối với doanh nghiệp, đồng thời chỉ ra những thành tựu và hạn chế cụ thể, cũng như nguyên nhân của các vấn đề này Tuy nhiên, các giải pháp được đề xuất vẫn chưa đủ để khắc phục hoàn toàn những tồn tại trong tổ chức.
- Đề tài 3: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Cơ điện tử Bách Khoa” -
Sinh viên thực hiện Dương Thị Tâm - GVHD Th.S Hoàng Thị Phi Yến - năm 2011.
Bài luận văn đã thực hiện hiệu quả việc thu thập, phân tích và xử lý dữ liệu từ phiếu điều tra và phỏng vấn, đồng thời đề xuất các biện pháp hiệu quả nhằm cải thiện cơ cấu tổ chức tại công ty.
Vấn đề hoàn thiện cơ cấu tổ chức đã được nhiều sinh viên nghiên cứu, nhưng tại Công ty Cổ phần Công nghệ Mới Nhật Hải, chưa có ai thực hiện Do đó, tôi đã quyết định chọn đề tài này để nghiên cứu cho khóa luận tốt nghiệp của mình.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
- Hệ thống hóa một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp.
- Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệMới Nhật Hải.
- Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Công nghệ Mới Nhật Hải.
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, cơ cấu lao động và sơ đồ tổ chức của công ty được thu thập từ phòng Kế toán-Tài chính, phòng Hành chính-Nhân sự và trang web của công ty.
- Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp:
Phiếu điều tra bao gồm 18 phiếu, trong đó có 10 phiếu dành cho nhân viên và 8 phiếu cho cán bộ quản lý Mỗi phiếu được thiết kế với 6 - 8 câu hỏi, cung cấp nhiều phương án trả lời khác nhau Điều này giúp người được hỏi đưa ra câu trả lời chính xác nhất về thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty.
Để xây dựng các câu hỏi phỏng vấn hiệu quả cho các trưởng phòng, bao gồm Trưởng phòng Hành chính-Nhân sự, Trưởng phòng Marketing và Chủ tịch HĐQT, cần tập trung vào việc đánh giá thực trạng hiện tại trong cơ cấu tổ chức của công ty Các câu hỏi nên khai thác sâu về những thách thức, cơ hội và sự phát triển của từng phòng ban, nhằm hiểu rõ hơn về cách thức hoạt động và sự liên kết giữa các bộ phận trong tổ chức.
Kết cấu đề tài
Bài viết bao gồm các phần tóm tắt, lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, sơ đồ hình vẽ, danh mục từ viết tắt và được cấu trúc thành 3 chương chính.
Chương 1 trình bày các lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thiết lập một cấu trúc hiệu quả để tối ưu hóa hoạt động Chương 2 tiến hành phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Mới Nhật Hải, từ đó rút ra những điểm mạnh và điểm yếu, nhằm đề xuất các giải pháp cải thiện.
Chương 3: Đề xuất và kiến nghị để hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Mới Nhật Hải
MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP
Các khái niệm có liên quan
Quản trị là quá trình đạt được mục tiêu hiệu quả thông qua việc phối hợp hoạt động của mọi người Điều này được thực hiện thông qua việc hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực trong tổ chức.
Tổ chức là quá trình xác định công việc cần thực hiện và phân công người thực hiện, đồng thời xác định rõ chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận và cá nhân Quá trình này cũng thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận và cá nhân, nhằm tạo ra một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Tổ chức là quy định các mối quan hệ chính thức giữa mọi thành viên và các nguồn lực để đạt mục tiêu.
Tổ chức là quá trình phân chia nguồn lực thành các bộ phận khác nhau, đồng thời thiết lập mối quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Tổ chức là một quá trình gồm hai khía cạnh chính: đầu tiên, phân chia tổ chức thành các bộ phận khác nhau; thứ hai, thiết lập mối quan hệ quyền hạn giữa các bộ phận đó.
1.1.3 Khái niệm cơ cấu tổ chức
Cấu trúc tổ chức là tập hợp các bộ phận khác nhau, bao gồm cá nhân, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau Mỗi bộ phận được chuyên môn hóa theo chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể, nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung đã được xác định.
- Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực.
Cơ cấu tổ chức giúp xác định rõ ràng vị trí và vai trò của từng đơn vị, cá nhân trong tổ chức, đồng thời làm rõ mối quan hệ giữa các đơn vị và cá nhân này, từ đó hình thành các nhóm chính thức trong tổ chức.
- Cơ cấu tổ chức phân định rõ các dòng thông tin, góp phần quan trọng trong việc ra các quyết định quản trị.
Các nội dung lý luận của vấn đề nghiên cứu
1.2.1 Tầm quan trọng của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức thống nhất là yếu tố quan trọng giúp người lao động và cán bộ quản lý hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ và chức năng của mình trong tổ chức Điều này không chỉ cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp mà còn tạo điều kiện cho nhân viên nhận thức rõ trách nhiệm và cải thiện hiệu quả công việc Khi chức năng và quyền hạn được phân định rõ ràng, ban lãnh đạo có thể nhanh chóng phát hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh trong doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức hợp lý giúp mỗi cá nhân nhận thức rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình, từ đó nâng cao tinh thần học hỏi và nghiên cứu, góp phần tăng cường chuyên môn và năng lực Quyền tự chủ trong quyết định là yếu tố quan trọng, yêu cầu sự tuân thủ gắn liền với vị trí quản trị cụ thể trong cơ cấu tổ chức.
Quyền hạn trong tổ chức là yếu tố quan trọng kết nối các bộ phận và nâng cao sự phối hợp giữa các nhóm dưới sự chỉ huy của nhà quản lý Nó được chia thành ba loại: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu và quyền hạn chức năng, giúp phát huy tính chuyên môn hóa trong doanh nghiệp Chuyên môn hóa cho phép mỗi cá nhân tập trung vào một phần công việc cụ thể, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng lao động và giảm chi phí đào tạo Mặc dù nâng cao năng lực là điều chắc chắn, doanh nghiệp cần phân tích kỹ lưỡng công việc để tránh sự nhàm chán cho nhân viên Sự linh hoạt trong tổ chức cho phép điều chỉnh hoạt động cá nhân dễ dàng sau khi phân tích công việc, giúp đưa ra quyết định cắt giảm hoặc tăng cường bộ phận một cách hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức hợp lý là yếu tố then chốt để mỗi cá nhân phát huy tối đa sự sáng tạo và khả năng của mình Khi mỗi nhân viên có nhiệm vụ riêng, họ có thể chủ động giải quyết vấn đề một cách linh hoạt và hiệu quả Sự sáng tạo trong công việc không chỉ tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp mà còn giảm căng thẳng, giúp nhân viên gắn bó hơn với tổ chức Một nguyên tắc quan trọng trong xây dựng cơ cấu tổ chức là dựa trên trình độ và năng lực của nhân viên, từ đó sắp xếp công việc phù hợp với sở trường của từng cá nhân, giúp phát huy tối đa năng lực của họ.
Vậy hoàn thiện cơ cấu tổ chức là việc vô cùng quan trọng, nó ảnh hưởng đến thành công hay thất bại của công ty.
1.2.2 Đặc điểm của cấu trúc tổ chức
- Tính tập trung: Phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực của tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận.
Tính phức tạp của một tổ chức được phản ánh qua số lượng các cấp bậc và các khâu trong cấu trúc của nó Cấu trúc tổ chức sẽ có tính phức tạp cao nếu có nhiều cấp, nhiều khâu và mối quan hệ phức tạp giữa chúng, ngược lại, nếu số lượng cấp bậc và khâu ít, tính phức tạp sẽ giảm.
Tính tiêu chuẩn hóa trong tổ chức thể hiện mức độ ràng buộc các hoạt động và hành vi của các bộ phận và cá nhân thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc và nội quy Khi mức độ ràng buộc cao, tính tiêu chuẩn hóa cũng sẽ cao, từ đó tạo ra sức mạnh cho tổ chức.
1.2.3 Nguyên tắc cấu trúc tổ chức trong doanh nghiệp a) Tính tương thích giữa hình thức và chức năng
Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận và đơn vị phải hướng đến việc thực hiện các chức năng cần thiết, với nguyên tắc "hình thức phải đi sau chức năng" Mỗi bộ phận và cá nhân trong tổ chức kinh doanh cần có sự tồn tại khách quan, dựa trên vai trò của họ trong việc thực hiện các chức năng chung Việc lựa chọn mô hình tổ chức, phân công nhiệm vụ và quyền hạn phải được xác định dựa trên các mục tiêu đã đặt ra, nhằm đảm bảo sự thống nhất trong chỉ huy và hoạt động hiệu quả của toàn bộ tổ chức.
Cấu trúc tổ chức cần được thiết lập sao cho mỗi đơn vị và cá nhân có trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho nhà quản trị của mình Điều này đảm bảo sự chỉ huy thống nhất trong toàn bộ tổ chức, giúp tránh tình trạng chồng chéo và mâu thuẫn trong công việc.
Tính cân đối trong tổ chức thể hiện sự hài hòa giữa quyền lực và trách nhiệm, cũng như sự phân chia công việc hợp lý giữa các đơn vị và cá nhân Điều này không chỉ tạo ra sự ổn định mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức Bên cạnh đó, tính tin cậy là yếu tố quan trọng, giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin, từ đó tạo sự thống nhất trong hoạt động giữa các bộ phận và cá nhân, cũng như nâng cao độ chính xác của các quyết định quản trị Cuối cùng, sự linh hoạt trong tổ chức là cần thiết để thích ứng với những thay đổi và thách thức trong môi trường kinh doanh.
Cấu trúc tổ chức cần có khả năng thích ứng và phản ứng kịp thời với những biến đổi từ cả môi trường bên ngoài lẫn bên trong Điều này không chỉ giúp tổ chức duy trì hiệu quả hoạt động mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh trong bối cảnh thay đổi liên tục.
Cấu trúc tổ chức cần được thiết kế dựa trên nguyên tắc tối ưu hóa chi phí, nhằm đạt hiệu quả cao nhất Điều này dựa trên tiêu chuẩn đánh giá mối quan hệ giữa chi phí dự kiến và kết quả thu được.
1.2.4 Một số mô hình cấu trúc tổ chức a) Cấu trúc tổ chức đơn giản (trực tuyến)
Cơ cấu tổ chức đơn giản là mô hình tổ chức với cấu trúc không phức tạp, ít tính chính thức và quyền lực tập trung vào một người Trong mô hình này, số lượng cấp quản trị trung gian rất ít và nhân viên không nhiều, dẫn đến việc mọi thông tin đều được gửi về cho người quản lý cao nhất để xử lý, từ đó mọi quyết định cũng được đưa ra từ vị trí này.
- Mô hình cấu trúc tổ chức đơn giản:
Sơ đồ 1.1: Mô hình cấu trúc tổ chức đơn giản
Cơ cấu tổ chức đơn giản giúp áp dụng chế độ thủ trưởng một cách hiệu quả, tạo ra sự tập trung và thống nhất trong hoạt động Điều này làm cho tổ chức trở nên nhanh nhạy và linh hoạt trước những thay đổi của môi trường, đồng thời mang lại ưu điểm về sự gọn nhẹ và hiệu quả trong công việc.
Mô hình lãnh đạo này giúp người dưới quyền dễ dàng thực hiện mệnh lệnh nhờ vào sự thống nhất trong chỉ đạo, từ đó giảm chi phí quản lý và tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát, điều chỉnh hoạt động Điều này cũng góp phần hạn chế tình trạng quan liêu giấy tờ một cách hiệu quả.
Do mức độ chính thức hóa thấp, các cá nhân gặp khó khăn trong việc hiểu rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của mình Điều này dẫn đến việc mỗi nhà quản trị phải đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau, gây hạn chế tính chuyên môn hóa và tạo ra tình trạng quá tải cho các cấp quản lý.
Các nhân tố ảnh hưởng
1.3.1 Nhân tố chủ quan (môi trường bên trong)
- Mục tiêu và chiến lược của tổ chức:
CHỦ TỊCH HÃNG CHỦ TỊCH HÃNG
PCT sản xuất PCT kỹ thuật
Tổng giám đốc sản phẩm công nghiệp
Tổng giám đốc sản phẩm công nghiệp
Tổng giám đốc sản phẩm công nghiệp
Tổng giám đốc sản phẩm công nghiệp
Giám đốc khu vực II
Giám đốc khu vực II
Giám đốc khu vực IIGiám đốc khu vực II
Cấu trúc tổ chức cần được điều chỉnh để phù hợp với mục tiêu và chiến lược của tổ chức Khi mục tiêu và chiến lược thay đổi, việc cập nhật và hoàn thiện cấu trúc tổ chức là cần thiết để đáp ứng hiệu quả yêu cầu mới.
Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức đóng vai trò là cơ sở pháp lý quan trọng, giúp các tổ chức thiết kế cấu trúc phù hợp nhằm tối ưu hóa việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình.
- Quy mô của tổ chức:
Quy mô tổ chức lớn dẫn đến cấu trúc phức tạp hơn, vì sự mở rộng này yêu cầu nhiều cấp bậc và bộ phận khác nhau, tạo ra những mối quan hệ phức tạp trong nội bộ tổ chức.
- Đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ của tổ chức:
Trong các tổ chức, việc áp dụng kỹ thuật và công nghệ hiện đại, cùng với sự gia tăng tự động hóa của thiết bị, sẽ góp phần làm cho cấu trúc tổ chức trở nên đơn giản hơn.
- Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị:
Đội ngũ quản trị viên có trình độ và kinh nghiệm sẽ giúp tối ưu hóa cấu trúc tổ chức, giảm thiểu số lượng đầu mối và mối liên hệ giữa các bộ phận quản trị.
Với việc sử dụng trang thiết bị quản lý hiện đại và đầy đủ, chúng ta có thể đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công việc, từ đó giúp đơn giản hóa cấu trúc tổ chức quản lý.
1.3.2 Nhân tố khách quan (môi trường bên ngoài)
Trong môi trường ổn định, các yếu tố có thể dự đoán và kiểm soát dễ dàng, cấu trúc tổ chức thường ổn định và ít phức tạp Tuy nhiên, khi môi trường biến động và có nhiều yếu tố khó dự báo, cấu trúc tổ chức trở nên phức tạp hơn và yêu cầu sự linh hoạt cao hơn.
Môi trường tổ chức bao gồm các yếu tố con người, tổ chức khác và các yếu tố kinh tế ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức Môi trường này được chia thành hai cấp độ: môi trường chung và môi trường nhiệm vụ Môi trường chung bao gồm các yếu tố văn hóa, chính trị, kinh tế và pháp luật, trong khi môi trường nhiệm vụ bao gồm các cá nhân và nhóm tổ chức có ảnh hưởng trực tiếp như nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà phân phối và các cơ quan pháp luật Các yếu tố kinh tế trong môi trường nhiệm vụ bao gồm tỷ lệ lãi suất, tỷ lệ thất nghiệp và các yếu tố thương mại quốc tế.
Tài chính là yếu tố quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, và một nền kinh tế ổn định giúp giảm thiểu rủi ro tài chính Khi sức mạnh tài chính của công ty tăng lên, khả năng mở rộng quy mô kinh doanh và đa dạng hóa sản phẩm cũng theo đó gia tăng Điều này dẫn đến việc cơ cấu tổ chức trở nên phức tạp hơn để đáp ứng nhu cầu phát triển.
Các quốc gia với chính trị và luật pháp ổn định thường có cơ cấu tổ chức đơn giản và ổn định Ngược lại, khi chính trị biến động và luật pháp thay đổi, doanh nghiệp cần phải linh hoạt trong cơ cấu tổ chức để thích ứng với những thay đổi này.
Văn hóa và xã hội có ảnh hưởng sâu sắc đến hành vi của các doanh nhân và nhà quản trị Yếu tố văn hóa không chỉ tác động đến các quyết định kinh doanh mà còn định hình những đặc điểm chung trong nhu cầu và hành vi tiêu dùng của khách hàng, từ đó tạo ra những xu hướng tiêu dùng trong toàn xã hội.
Nhu cầu và hành vi tiêu dùng của khách hàng có tác động lớn đến cơ cấu tổ chức của công ty, buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh để đáp ứng hiệu quả những yêu cầu này Môi trường đặc thù cũng đóng vai trò quan trọng trong việc định hình chiến lược và hoạt động của công ty.
Khách hàng có vai trò quyết định trong việc lựa chọn cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp Thông thường, khi khách hàng tập trung, doanh nghiệp nên chọn cơ cấu tổ chức theo nhu cầu của khách hàng để tối ưu hóa hiệu quả Ngược lại, nếu khách hàng phân tán, việc tổ chức theo khu vực địa lý sẽ mang lại hiệu quả cao hơn cho doanh nghiệp.
Nhà cung ứng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục và hiệu quả Khi nhà cung ứng tuân thủ chính sách của công ty, điều này không chỉ tạo ra mối quan hệ bền vững giữa hai bên mà còn góp phần ổn định tổ chức của doanh nghiệp.
Mô hình cơ cấu tổ chức cần phải đảm bảo tính cạnh tranh cho doanh nghiệp Trong ngành, các doanh nghiệp thường có cơ cấu tổ chức tương đồng, vì vậy việc phân tích ưu điểm và hạn chế của mô hình cơ cấu tổ chức của đối thủ là rất quan trọng Điều này giúp doanh nghiệp lựa chọn mô hình phù hợp, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh của bản thân.
- Chính sách quản lý của Nhà nước về ngành, lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp
Các quy định, luật pháp do chính phủ đưa ra thay đổi sẽ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ MỚI NHẬT HẢI
Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Công nghệ Mới Nhật Hải
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp
- Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ MỚI NHẬT HẢI
- Tên viết tắt: OIC NEW
- Trụ sở: Biệt thự OIC, Số 9 - BT2 Bán đảo Linh Đàm, quận Hoàng Mai, Hà Nội
- Văn phòng giao dịch: Số 14, Lô 11A, Khu đô thị mới Trung Yên, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội.
OIC NEW được tách ra từ Bộ phận Nghiên cứu & Phát triển của OIC, công ty được thành lập vào ngày 31/03/2003, có nguồn gốc từ Công ty Công nghệ và Thương Mại Nhật Hải (Orange Informatic Communication), ra đời vào ngày 13/10/1997 Hiện tại, OIC NEW hoạt động như một công ty độc lập.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số/Quyết định thành lập tổ chức:
0104128935 do Sở Kế Hoạch Đầu tư Hà Nội cấp ngày 13/08/2009.
- Người đại diện theo pháp luật: Tiến sĩ Lưu Hải Minh
- Chức vụ: Chủ tịch Hội đồng quản trị
- Ngành nghề, lĩnh vực đầu tư: Công nghệ Nano
- Tổng số nhân viên và cán bộ quản lý : 25.
- Website: http://www.nanotechnology.com.vn/
- Sản phẩm của Công ty:
Nano gốc kim loại ôxít
Nano có nguồn gốc từ hợp chất thiên nhiên
Thực phẩm vì sức khỏe
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp
Chúng tôi là nhà sản xuất và phân phối sản phẩm ứng dụng công nghệ Nano chất lượng cao trong lĩnh vực y dược, cam kết cung cấp cho thị trường tiêu dùng trong và ngoài nước những sản phẩm chất lượng nhằm bảo vệ và chăm sóc sức khỏe người tiêu dùng.
Công ty OIC NEW sẽ là đơn vị tiên phong đầu tư xây dựng dây chuyền sản xuất các sản phẩm Nano, bao gồm Nano hữu cơ như Chitosan và Nano Curcumin, cũng như Nano vô cơ như Nano TiO2 và Nano CaCO3, với kế hoạch bắt đầu từ năm 2016.
+ Nghiên cứu, chuyển giao ứng dụng các sản phẩm Nano Chitosan và Nano kim loại vào nông nghiệp, công nghiệp và y học.
+ Bắt đầu từ việc sản xuất sản phẩm Nano dành cho công nghiệp, nông nghiệp.
Công ty sẽ tiến hành sản xuất các chế phẩm Nano cao cấp phục vụ y học nhằm tạo ra lợi nhuận biên, đồng thời đáp ứng các mục tiêu kinh tế, xã hội và môi trường, phù hợp với định hướng phát triển khoa học công nghệ cao của nhà nước Việt Nam Chúng tôi cam kết tuân thủ các quy định pháp luật Việt Nam cũng như các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Tiếp nhận và chuyển giao các quy trình khoa học và công nghệ sản xuất sản phẩm Nano, cũng như ứng dụng công nghệ Nano vào thực tiễn sản xuất kinh doanh tại Việt Nam, nhằm đạt doanh thu 1 tỷ đồng/năm vào năm 2025.
2.1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh 3 năm gần nhất của doanh nghiệp
Bảng 1.4: Kết quả hoạt động kinh doanh của OIC NEW Đơn vị: VND
Chi phí 31,099,491 30,196,021 11,295,364 10,826,404 99,173,069 Lợi nhuận gộp 8,943,309 3,172,979 2,385,926 1,408,896 19,286,881 Thuế TNDN 1,788,662 634,596 477,185 281,779 3,857,376
Chi phí 35,317,720 36,316,693 10,875,029 10,322,596 109,447,655 Lợi nhuận gộp 16,737,920 7,063,007 6,910,648 5,583,294 44,550,280 Thuế TNDN 3,347,584 1,412,601 1,382,130 1,116,659 8,910,056
Chi phí 39,079,497 42,209,564 10,189,727 9,574,336 118,242,816 Lợi nhuận gộp 24,988,983 11,180,836 11,700,337 10,002,144 71,293,104 Thuế TNDN 4,997,797 2,236,167 2,340,067 2,000,429 14,258,621
Chi phí 105,496,708 108,722,278 32,360,120 30,723,336 326,863,540 Lợi nhuận gộp 50,670,212 21,416,822 20,996,911 16,994,334 135,130,265 Thuế TNDN 10,134,043 4,283,364 4,199,382 3,398,867 27,026,053
Nguồn: Phòng Kế toán - Tài chính của công ty
Doanh thu của công ty đã có sự ổn định và tăng trưởng liên tục qua các năm, từ 118,459,950 đồng vào năm 2014, lên 153,997,935 đồng vào năm 2015, và đạt 189,535,920 đồng vào năm 2016 Mỗi năm, doanh thu tăng thêm 30% so với năm trước, cho thấy sự phát triển mạnh mẽ của công ty.
Từ năm 2014 đến 2016, tổng chi phí của công ty đã tăng từ 99,173,069 đồng lên 118,242,816 đồng, với mức tăng 10% trong năm 2015 và 8% trong năm 2016 Mặc dù chi phí tăng, tỷ lệ tăng đã giảm dần qua các năm, cho thấy công ty đã áp dụng các biện pháp tiết kiệm chi phí hiệu quả Đồng thời, doanh thu của công ty vẫn duy trì xu hướng tăng trưởng ổn định.
Lợi nhuận của công ty OIC NEW đã có sự tăng trưởng ổn định qua các năm, với LNST năm 2015 tăng 20,210,739 đồng so với năm 2014 và năm 2016 tăng 21,394,259 đồng so với năm 2015 Sự biến động của doanh thu và chi phí đã ảnh hưởng đến LNST, nhưng nhờ các biện pháp tiết kiệm chi phí hợp lý, công ty đã tạo ra thêm lợi nhuận, đặc biệt là năm 2016 khi LNST tăng đáng kể hơn so với năm trước.
Công ty hiện đang trên đà phát triển mạnh mẽ, cho thấy tiềm năng mở rộng sản xuất và kinh doanh trong tương lai rất khả quan.
2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ mới Nhật Hải
2.2.1 Thực trạng cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
Hiện tại cơ cấu tổ chức của OIC NEW được xây dựng theo mô hình chức năng.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức phòng ban của Công ty Cổ phần Công nghệ Mới Nhật Hải
Hội đồng quản trị Tổng giám đốc ssssssssssoátsoát sssssssssssssssoá t
Tổng giám đốc ssssssssssoátsoát sssssssssssssssoá t Giám đốc tài chính
Giám đốc tài chính Giám đốc phát triển thị trường
Giám đốc phát triển thị trường Giám đốc công nghệGiám đốc công nghệ
Phân xưởng dịch Phân xưởng dịch
Phân xưởng sản xuất Phân xưởng sản xuất
Phân xưởng kỹ thuật Phân xưởng kỹ thuật
Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự của công ty
Hiện nay cơ cấu tổ chức của OIC NEW vẫn còn đang trong giai đoạn hoàn thiện.
Công ty đã quyết định tổ chức theo mô hình tập trung vào nhân lực chủ chốt, bao gồm các bộ phận Hành chính - Nhân sự, Kế toán - Tài chính và Sản xuất, Kinh doanh.
Các phòng ban và bộ phận khác của doanh nghiệp đều được thực hiện theo hình thức thuê ngoài.
Trách nhiệm và chức năng của các phòng ban: a) Hội đồng quản trị
Chức năng của Hội đồng quản trị là định hướng các mục tiêu phát triển của công ty và điều hành những công việc chung nhất của công ty.
Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm quyết định chiến lược phát triển và giám sát hoạt động kinh doanh, kiểm soát nội bộ cùng quản lý rủi ro của công ty Họ tổ chức các cuộc họp định kỳ hàng quý để đánh giá kết quả hoạt động và thảo luận về các
Bảng 2.1: Cơ cấu nhân sự ban Giám đốc của OIC NEW STT Chức năng Số người Trình độ
1 Tổng Giám đốc 1 Tiến sĩ
Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự
Giám đốc công ty đóng vai trò là người đứng đầu trong việc quản lý, chỉ đạo và điều hành toàn bộ hoạt động của công ty Họ chịu trách nhiệm trước Nhà nước và công ty về các hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời quyết định những vấn đề quan trọng liên quan đến sự phát triển của công ty.
Kết quả điều tra cho thấy ban Giám đốc OIC NEW đáp ứng yêu cầu công việc rất tốt tại tất cả các phòng ban, phản ánh khả năng điều hành và chỉ đạo công ty một cách hợp lý và hiệu quả Trong đó, phòng Marketing cũng thể hiện sự xuất sắc trong việc thực hiện các chiến lược và nhiệm vụ được giao.
Bảng 2.2: Cơ cấu nhân sự phòng Marketing của OIC NEW
STT Chức năng Số người Trình độ
Phòng Marketing đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp, tuy nhiên OIC NEW hiện đang gặp khó khăn trong việc xây dựng một bộ phận Marketing riêng Chủ tịch Hội đồng quản trị OIC NEW, ông Lưu Hải Minh, cho biết công ty đang nỗ lực khắc phục thiếu sót này bằng cách phát triển chiến lược cho các chương trình và sản phẩm mới, nhằm tăng tốc độ thương mại hóa sản phẩm Hiện tại, bộ phận Marketing chủ yếu phụ thuộc vào dịch vụ thuê ngoài hoặc tư vấn, dẫn đến việc đáp ứng yêu cầu công việc chưa đạt hiệu quả cao.
Bảng 2.3: Cơ cấu nhân sự phòng Kế toán - Tài chính của OIC
STT Chức năng Số người Trình độ
2 Kế toán trưởng 1 Đại học
3 Kế toán tổng hợp 2 Đại học, Cao đẳng
4 Kế toán thanh toán 2 Đại học, Cao đẳng
5 Trưởng bộ phận Tài chính 1 Đại học
6 Nhân viên tài chính 2 Đại học, Cao đẳng
Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự
Phòng Kế toán - Tài chính hỗ trợ Giám đốc trong việc quản lý tài chính hàng năm, đảm bảo nguồn vốn được sử dụng hiệu quả Nhiệm vụ bao gồm hạch toán thu chi tài chính theo quy định của Nhà nước, phân tích hoạt động kinh doanh và tư vấn cho Giám đốc về cách tối ưu hóa nguồn vốn Bên cạnh đó, phòng cũng kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh để đảm bảo sự phát triển bền vững.
Các kết luận về thực trạng cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Công nghệ Mới Nhật Hải
2.3.1 Những thành tựu đạt được và nguyên nhân a) Những thành tựu đạt được
Trải qua gần 8 năm hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức theo mô hình chức năng của OIC NEW đã đạt được một số thành tựu sau:
Cơ cấu tổ chức theo chức năng được thiết kế phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, giúp đảm bảo lãnh đạo quản lý tập trung Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát tiến trình công việc và quản lý nhân viên hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức theo mô hình chức năng giúp chuyên môn hóa cao, với mỗi phòng ban và phân xưởng thực hiện nhiệm vụ cụ thể, giảm thiểu chồng chéo công việc Sự phân chia chức năng và nhiệm vụ rõ ràng giữa các bộ phận tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công công tác, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của từng phòng ban và phân xưởng Mô hình này đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao.
Điều kiện làm việc và trang thiết bị cho lao động quản trị tại các phòng ban, phân xưởng ngày càng được cải thiện, tạo ra môi trường thoải mái và dễ chịu, đáp ứng yêu cầu quản lý Sự cải thiện này chủ yếu nhờ vào sự lãnh đạo đúng đắn của Ban Giám đốc công ty, do Ông Lưu Hải Minh, Tổng Giám đốc, đứng đầu.
Công ty chú trọng vào việc tuyển chọn cán bộ quản lý và nhân viên có kinh nghiệm, tay nghề và trình độ phù hợp với yêu cầu công việc Điều này đã tạo ra một đội ngũ quản lý năng lực, giúp công ty xây dựng các kế hoạch và phương hướng hoạt động kinh doanh hiệu quả.
Tuy cơ cấu hiện tại chưa thực sự hoàn thiện những cũng đã mang lại những thành tựu nhất định cho công ty cho đến nay.
Ban lãnh đạo luôn gần gũi với nhân viên, tạo ra môi trường làm việc thoải mái, khuyến khích sự sáng tạo Đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt huyết và đam mê nghề nghiệp đã góp phần quan trọng vào sự ổn định và phát triển bền vững của công ty.
2.3.2 Những vấn đề tồn tại và nguyên nhân a) Những vấn đề còn tồn tại
Bên cạnh những thành tựu đã đạt được, thì cơ cấu tổ chức của công ty còn tồn tại những hạn chế sau:
Cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty phù hợp với chiến lược kinh doanh hiện tại Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu mở rộng và phát triển thị trường toàn quốc cũng như quốc tế trong tương lai, công ty cần điều chỉnh cơ cấu tổ chức cho phù hợp.
Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng mang lại tính chuyên môn hóa cao, tuy nhiên điều này cũng tạo ra nhược điểm khi mỗi phòng ban chỉ tập trung vào chức năng và nhiệm vụ của mình mà không chú ý đến sự phối hợp với các phòng ban khác.
Tính phối hợp kém giữa các bộ phận chức năng gây khó khăn cho các nhà quản trị trong việc phối hợp hoạt động giữa các phòng ban Ban lãnh đạo thường xuyên phải giải quyết mâu thuẫn giữa các phòng, dẫn đến việc thống nhất ý kiến trở nên khó khăn và cản trở quá trình ra quyết định quản trị.
Thiếu hụt nhân lực tại phòng Hành chính - Nhân sự và phòng Marketing đã làm giảm hiệu quả công việc của các phòng này, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến mục tiêu kinh doanh chung của công ty Nguyên nhân của tình trạng này cần được xác định để có giải pháp khắc phục hiệu quả.
Với sự thay đổi của các mục tiêu chiến lược theo từng giai đoạn, mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng trở nên kém linh hoạt và không còn phù hợp.
Sự phối hợp giữa các phòng ban còn hạn chế, dẫn đến gánh nặng cho các giám đốc Điều này làm cho nhiều quyết định và kế hoạch quản lý, cũng như cấu trúc tổ chức, trở nên chủ quan và thiếu hiệu quả.
Trang thiết bị quản lý tuy hiện đại nhưng lại chưa tận dụng được hết các lợi ích mà nó mang lại.
ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ MỚI NHẬT HẢI
Phương hướng hoạt động của Công ty Cổ phần Công nghệ Mới Nhật Hải trong thời
OIC NEW là doanh nghiệp chuyên sản xuất các sản phẩm ứng dụng công nghệ cao, đặc biệt trong lĩnh vực hóa mỹ phẩm với công nghệ Nano Trước nhu cầu ngày càng tăng về sức khỏe và làm đẹp của người tiêu dùng, do tình trạng thực phẩm bẩn và ô nhiễm môi trường dẫn đến nhiều bệnh nguy hiểm, OIC NEW đã phát triển sản phẩm Liquid Nano Curcumin (LNCO) nhằm đáp ứng xu hướng sử dụng thực phẩm bảo vệ sức khỏe.
OIC NEW đặt mục tiêu thu hút 6 triệu người dùng trong nước, trong đó mong muốn phục vụ 1 triệu người Dự kiến mức tiêu thụ đạt 300.000 LNCO mỗi năm, tương ứng với doanh thu 12 tỷ đồng hàng năm.
Đến năm 2020, công ty sẽ hoàn tất việc chuyển trụ sở lên khu công nghệ cao Hòa Lạc, đồng thời phát triển đội ngũ nghiên cứu và phát triển với công nghệ tiên tiến và thiết bị hiện đại.
OIC NEW đang nỗ lực mở rộng thị trường ra nước ngoài, tập trung vào các quốc gia như Nhật Bản, Bồ Đào Nha, Úc và Mỹ Hiện tại, công ty đang gấp rút chuẩn bị cho việc thâm nhập vào các thị trường này, với mục tiêu thiết lập một chi nhánh tại Úc và 10 đơn vị nhập khẩu và tiêu thụ sản phẩm tại Bồ Đào Nha và Mỹ trước năm 2020.
OIC NEW đặt ra những mục tiêu phù hợp với tiềm năng sản phẩm và thị trường, đồng thời cam kết làm việc nghiêm túc để bùng nổ sản phẩm Công ty không ngừng nghiên cứu phát triển sản phẩm mới và cải tiến nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng Tuy nhiên, OIC NEW cũng sẽ phải đối mặt với nhiều khó khăn, bao gồm chi phí, khả năng gia nhập thị trường mới và các rào cản thương mại.
Quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty Cổ phần Công nghệ Mới Nhật Hải38 3.3 Các đề xuất, kiến nghị để hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Mới Nhật Hải
Để đáp ứng yêu cầu chiến lược kinh doanh đến năm 2020, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức là rất cần thiết Chiến lược của công ty tập trung vào phát triển và mở rộng thị trường, không chỉ trong nước mà còn ra quốc tế Do đó, cơ cấu tổ chức cần phải được điều chỉnh để phù hợp với các mục tiêu và chiến lược đã đề ra, nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và đạt được sự phát triển bền vững.
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức cần phải phù hợp với quy mô, chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh Đặc biệt, trong bối cảnh cơ cấu tổ chức hiện tại, cần chú trọng đến sự gọn nhẹ, linh hoạt và tiết kiệm chi phí.
Cơ cấu tổ chức của công ty cần được thiết kế để tối ưu hóa việc thực hiện chức năng và nhiệm vụ Để đạt được điều này, các phòng ban phải phối hợp chặt chẽ với nhau, nhằm hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.
Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức, cần phải linh hoạt và thích ứng với sự biến động của thị trường, nhu cầu khách hàng và môi trường kinh doanh Tổ chức phải chủ động trong sản xuất kinh doanh và ứng phó kịp thời với các tình huống bất ngờ Đồng thời, cần đảm bảo số lượng nhân viên hợp lý trong các phòng ban, nâng cao hiệu quả hoạt động và thúc đẩy sản xuất kinh doanh, đồng thời tiết kiệm chi phí quản lý.
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cần phải dựa vào nguồn lực hiện có, bao gồm cả số lượng và chất lượng của nhân sự Việc xây dựng cơ cấu tổ chức phải xem xét trình độ nguồn lực cùng với điều kiện cơ sở vật chất, công nghệ và kỹ thuật của công ty, nhằm đảm bảo sử dụng hiệu quả các nguồn lực này.
3.3 Các đề xuất, kiến nghị để hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Mới Nhật Hải
3.3.1 Hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức của OIC NEW
Cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty đã phù hợp trong giai đoạn đầu từ khi thành lập đến năm 2014 Tuy nhiên, từ năm 2015, với mục tiêu chiến lược là phát triển và mở rộng quy mô thị trường, mô hình này đã bộc lộ những hạn chế Để khắc phục những vấn đề này, tôi xin đề xuất một mô hình cơ cấu tổ chức được chỉnh sửa phù hợp hơn với định hướng phát triển của công ty.
Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức đề xuất cho Công ty Cổ phần Công nghệ Mới
3.3.2 Cơ cấu lại lao động của một số phòng ban trong công ty
Một cơ cấu lao động hợp lý và phù hợp với tổ chức cần đảm bảo cả số lượng và chất lượng.
Để tối ưu hóa năng lực làm việc của nhân viên và hoàn thành tốt công việc, OIC NEW cần điều chỉnh số lượng và trình độ nhân sự hợp lý, nhằm tránh lãng phí nguồn lực Đặc biệt, cần xem xét lại cơ cấu lao động tại phòng Hành chính - Nhân sự và phòng Marketing để khắc phục những hạn chế hiện tại.
Như kết quả điều tra thì phòng Hành chính - Nhân sự đang thiếu nhân viên, vậy nên em đề xuất nên tuyển thêm một số vị trí như:
TỔNG GIÁM ĐỐC TỔNG GIÁM ĐỐC
Giám đốc kinh doanh Giám đốc tài chính
Giám đốc tài chính Giám đốc sản xuấtGiám đốc sản xuất
P.Kế toán - Tài chính P.Kế toán - Tài chính
P.Hành chính - Nhân sự P.Hành chính - Nhân sự
P.Kinh doanh P.Kinh doanh P.Marketing Phòng CSKH
Phân xưởng kỹ thuật Phân xưởng kỹ thuật
Phân xưởng sản xuất Phân xưởng sản xuất
P.CSKHP.CSKH Phân xưởng dịchPhân xưởng dịch
Bảng 3.1: Đề xuất tuyển thêm nhân sự phòng Hành chính -
STT Vị trí Số lượng
Trình độ Chuyên ngành Kinh nghiệm
1 Chuyên viên tuyển dụng 2 Đại học Hành chính văn phòng/kế toán - kiểm toán/nhân sự 2-5 năm
2 Nhân viên hành chính nhân sự 1 Đại học Hành chính văn phòng/kế toán - kiểm toán/nhân sự 1 năm
3 Chuyên viên nhân sự 1 Đại học Hành chính văn phòng/kế toán - kiểm toán/nhân sự 2-3 năm
Phòng Hành chính - Nhân sự có nhiệm vụ chính là theo dõi tình hình nhân sự, phát triển chương trình đào tạo và quản lý công tác hành chính trong công ty Đồng thời, phòng cũng hỗ trợ Giám đốc trong việc thực hiện các chiến lược quản trị nhân sự theo chỉ đạo của Giám đốc.
Do nhu cầu hiện tại và phát triển trong tương lai phòng Marketing cần thêm một số vị trí như sau:
Bảng 3.2: Đề xuất tuyển thêm nhân sự phòng Marketing của
STT Vị trí Số lượng
Trình độ Chuyên ngành Kinh nghiệm
1 Phó phòng Marketing 1 Đại học Marketing/PR/Quảng cáo 3-5 năm
2 Nhân viên Marketing 3 Đại học Marketing/PR/Quảng cáo 1 năm
3 Chuyên viên Marketing sản phẩm 2 Đại học Marketing/PR/Quảng cáo 2-3 năm
Theo cơ cấu nhân sự này, phòng Marketing sẽ có chức năng, nhiệm vụ cơ bản sau là:
- Phòng marketing là cầu nối giữa bên trong và bên ngoài, giữa sản phẩm và khách hàng, giữa thuộc tính của sản phẩm và nhu cầu khách hàng
Theo Philip Kotler, marketing được định nghĩa là một quá trình quản lý mang tính xã hội, giúp cá nhân và tập thể đạt được nhu cầu và mong muốn của mình Quá trình này diễn ra thông qua việc tạo ra, chào bán và trao đổi các sản phẩm có giá trị với người khác.
Ông Lưu Hải Minh nhấn mạnh rằng chức năng chính là xây dựng chiến lược cho các chương trình và sản phẩm mới, nhằm thúc đẩy nhanh chóng quá trình thương mại hóa những sản phẩm mà công ty đang nghiên cứu và sản xuất.
Phòng Marketing có nhiệm vụ nghiên cứu và xác lập chiến lược marketing, dự báo thị trường, phân tích sản phẩm, và tổ chức triển khai chương trình phát triển sản phẩm mới Ngoài ra, phòng cũng chịu trách nhiệm tổ chức phân phối sản phẩm, bao gồm cả việc tiêu thụ hàng hóa, nghiên cứu giá cả và các biện pháp hỗ trợ marketing hiệu quả.
3.3.3 Giải pháp tăng cường sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban trong công ty
Do tính chuyên môn hóa cao, mỗi phòng ban chỉ tập trung vào nhiệm vụ riêng, dẫn đến mối liên hệ giữa các phòng ban trở nên lỏng lẻo Để cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận trong công ty, tôi đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường sự kết nối và hợp tác hiệu quả hơn giữa các phòng ban.
Lãnh đạo công ty cần nâng cao các hoạt động kiểm tra và kiểm soát để phát hiện kịp thời sự phối hợp giữa các phòng ban, từ đó đưa ra các điều chỉnh phù hợp Đồng thời, các trưởng phòng cũng cần giám sát chặt chẽ việc thực hiện công việc của nhân viên để đảm bảo hiệu quả công việc.
Nhà quản trị cần đảm bảo sự công bằng trong cách đối xử với tất cả các thành viên trong công ty, đồng thời duy trì sự cởi mở và thân thiện Họ nên chú trọng đến hiệu quả công việc và tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, khuyến khích sự sáng tạo.