6. Kết cấu đề tài
3.3.2. Cơ cấu lại lao động của một số phòng ban trong công ty
Một cơ cấu lao động được coi là hợp lý và phù hợp với cơ cấu tổ chức phải đảm bảo hai yếu tố là số lượng và chất lượng.
Cần số lượng vừa đủ, trình độ phù hợp sao cho khai thác tối đa năng lực làm việc của nhân viên, đảm bảo hồn thành tốt cơng việc được giao, tránh tình trạng lãng phí nguồn nhân lực.
Để khắc phục những hạn chế trong cơ cấu lao động của OIC NEW, em xin đề xuất điều chỉnh tại phịng Hành chính - Nhân sự và phịng Marketing như sau:
a) Phịng Hành chính - Nhân sự
Như kết quả điều tra thì phịng Hành chính - Nhân sự đang thiếu nhân viên, vậy nên em đề xuất nên tuyển thêm một số vị trí như:
TỔNG GIÁM ĐỐC
TỔNG GIÁM ĐỐC
Giám đốc kinh doanh
Giám đốc kinh doanh
Giám đốc tài chính
Giám đốc tài chính Giám đốc sản xuấtGiám đốc sản xuất
P.Kế toán - Tài chính P.Kế tốn - Tài chính
P.Hành chính - Nhân sự P.Hành chính - Nhân sự
P.Kinh doanh P.Kinh doanh P.Marketing Phịng CSKH
Phịng CSKH P.Marketing Phòng CSKH
Phòng CSKH
Phân xưởng kỹ thuật Phân xưởng kỹ thuật Phân xưởng sản xuất Phân xưởng sản xuất
P.CSKH
Bảng 3.1: Đề xuất tuyển thêm nhân sự phịng Hành chính - Nhân sự STT Vị trí Số lượng Trình độ Chuyên ngành Kinh nghiệm
1 Chuyên viên tuyển
dụng 2 Đại học
Hành chính văn phịng/kế
toán - kiểm toán/nhân sự 2-5 năm
2 Nhân viên hành chính
nhân sự 1 Đại học
Hành chính văn phịng/kế
tốn - kiểm toán/nhân sự 1 năm
3 Chuyên viên nhân sự 1 Đại học Hành chính văn phịng/kế
tốn - kiểm tốn/nhân sự 2-3 năm
Chức năng, nhiệm vụ chính của phịng Hành chính - Nhân sự là nắm bắt tình hình nhân sự, xây dựng các chương trình đào tạo nhân lực, cơng tác hành chính trong cơng ty. Tham mưu cho Giám đốc và tổ chức thực hiện công tác quản trị nhân sự theo chỉ đạo của Giám đốc.
b) Phòng Marketing
Do nhu cầu hiện tại và phát triển trong tương lai phịng Marketing cần thêm một số vị trí như sau:
Bảng 3.2: Đề xuất tuyển thêm nhân sự phòng Marketing củaOIC NEW OIC NEW STT Vị trí Số lượng Trình độ Chun ngành Kinh nghiệm
1 Phó phịng Marketing 1 Đại học Marketing/PR/Quảng cáo 3-5 năm
2 Nhân viên Marketing 3 Đại học Marketing/PR/Quảng cáo 1 năm
3 Chuyên viên
Marketing sản phẩm 2 Đại học Marketing/PR/Quảng cáo 2-3 năm
Theo cơ cấu nhân sự này, phịng Marketing sẽ có chức năng, nhiệm vụ cơ bản sau là:
- Phòng marketing là cầu nối giữa bên trong và bên ngoài, giữa sản phẩm và khách hàng, giữa thuộc tính của sản phẩm và nhu cầu khách hàng.
Theo Marketing Philip Kotler: Marketing là một q trình quản lý mang tính xã hội, nhờ đó mà các cá nhân và tập thể có được những gì họ cần và mong muốn thông qua việc tạo ra, chào bán và trao đổi những sản phẩm có giá trị với những người khác.
Có chức năng lên chiến lược cho các chương trình mới, sản phẩm mới, giúp đẩy nhanh tiến độ thương mại hóa của các sản phẩm mà cơng ty đang nghiên cứu sản xuất như Ông Lưu Hải Minh đã nói.
- Nhiệm vụ của phịng Marketing là nghiên cứu xác lập chiến lược marketing, nghiên cứu dự báo thị trường, nghiên cứu sản phẩm và tổ chức triển khai chương trình phát triển sản phẩm mới, tổ chức phân phối sản phẩm (tổ chức tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá), nghiên cứu giá cả, các biện pháp yểm trợ marketing.
3.3.3. Giải pháp tăng cường sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban trong cơng ty
Do tính chun mơn hóa cao trong cơng việc, mỗi phịng ban chỉ tập trung vào nhiệm vụ của mình nên mối liên hệ giữa các phòng ban còn lỏng lẻo. Để tăng cường sự phối hợp hoạt động giữa các phịng ban, bộ phận trong cơng ty, em xin đề xuất một số giải pháp như:
- Lãnh đạo công ty cần tăng cường các hoạt động kiểm tra, kiểm sốt để có những phát hiện kịp thời về sự phối hợp giữa các phòng ban và đưa ra những điều chỉnh phù hợp. Các trưởng phòng cũng phải kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc thực hiện công việc của các nhân viên.
- Nhà quản trị phải công bằng trong đối xử với tất cả các thành viên trong công ty, luôn cởi mở, thân thiện, đề cao hiệu quả công việc, tạo lập môi trường làm việc thoải mái, sáng tạo.
- Trong việc phân công nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn cho cấp dưới phải hợp lý, đúng người đúng việc, tránh tình trạng chồng chéo cơng việc giữa các phịng ban, giữa các nhân viên với nhau.
- Bên cạnh đó, cơng ty cần xây dựng một hệ thống thông tin hợp lý, cần quy định chế độ báo cáo định kỳ và thường xuyên, chặt chẽ và đầy đủ về tình hình thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch giữa các phòng ban để ban lãnh đạo tổng hợp, phân tích nhằm phục vụ cho sự chỉ đạo kịp thời của cơng ty.
3.3.4. Một số đề xuất khác
Ngồi các biện pháp trên, để hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong công ty, ban lãnh đạo cũng cần quan tấm đến những vấn đề khác như:
Nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho CBCNV
Để tạo động lực cho nhân viên tích cực làm việc cống hiến cho cơng ty, ban lãnh đạo cần chú ý quan tâm tới lợi ích người lao động cả về vật chất lẫn tinh thần. Công ty cần xây dựng một chế độ đãi ngộ hợp lý thơng qua các hình thức đãi ngộ tài chính và phi tài chính như thưởng, tổ chức các buổi dã ngoại, thể thao, văn nghệ... để tạo bầu khơng khí làm việc thoải mái nhất cho nhân viên và hình thành nét văn hóa riêng cho chính cơng ty mình.
Hình thành tác phong làm việc chuyên nghiệp cho CBCNV trong công ty
Tác phong làm việc là thói quen, phong cách làm việc mang tính chất truyền thống trong từng cơng ty khác nhau là khác nhau. Việc xây dựng tác phong làm việc có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả cơng việc và năng suất lao động của từng thành viên.
Để có thể hình thành tác phong làm việc chuyên nghiệp, khoa học và hợp lý, có trách nhiệm, kỷ luật cao trong cơng ty thì ban lãnh đạo nên là những người đi đầu làm gương cho tồn CBCNV noi theo, góp phần hồn thành mục tiêu chung của công ty.
3.3.5. Một số kiến nghị đối với cơ quan quản lý Nhà nước
Để Công ty Cổ phần Cơng nghệ Mới Nhật Hải nói riêng và các doanh nghiệp Việt Nam nói chung có thể hoạt động hiệu quả hơn, thích ứng với sự biến động của môi trường kinh doanh như hiện nay, em xin đề xuất một số kiến nghị với Nhà nước như sau:
- Tăng cường ổn định các chính sách kinh tế vĩ mơ và khơng ngừng hồn thiện luật pháp về doanh nghiệp, lao động, luật lao động, luật đầu tư... để tọa hành lang pháp lý thơng thống, môi trường kinh doanh thuận lợi cho doanh nghiệp.
- Đơn giản hóa các thủ tục hành chính, các loại giấy phép khơng cịn phù hợ với điều kiện hội nhập hiện nay, tạo điều kiện tốt nhất cho doanh nghiệp hoạt động, dễ dàng vay vốn, huy động vốn mở rộng quy mô kinh doanh.
- Về lĩnh vực thương mại: Nhà nước cần tạo điều kiện hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tổ chức các hội chợ triển lãm, giới thiệu sản phẩm... để các doanh nghiệp có cơ hội gặp gỡ trao đổi kinh nghiệm cũng như tìm kiếm khách hàng.
- Chú trọng đầu tư xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tìm kiếm thơng tin để các doanh nghiệp có thể có được các thông tin một cách đáng tin cậy nhất, nhằm giúp cho việc lựa chọn thị trường cũng như lựa chọn bạn hàng một cách chính xác và hiệu quả.
- Cần có chính sách về giáo dục đào tạo, phát triển nguồn nhân lực cho đất nước, có chương trình bồi dưỡng, phát triển đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp cấp cao nhằm trang bị cho họ những kiến thức kinh doanh mới trong điều kiện thế giới có nhiều biến động. Tăng cường cử cán bộ đi học tập nghiên cứu ở nước ngồi để bổ sung, tích lũy thêm kiến thức chun mơn, đồng thời có biện pháp giữ chân nhân tài để tránh hiện tượng chảy máu chất xám.
KẾT LUẬN
Hiện nay, quá trình hội nhập kinh tế thế giới, hội nhập nền kinh tế thị trường, xu thế tồn cầu hóa diễn ra mạnh mẽ. Chính vì thế, có rất nhiều cơ hội cho doanh nghiệp kinh doanh và phát triển hợp tác, liên doanh... Nhưng bên cạnh đó, có cũng khơng ít những thách thức gây cản trở khó khăn tác động đến doanh nghiệp.
Vấn đề lớn đặt ra là doanh nghiệp phải làm gì để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp phải làm gì đầu tiên? Phải thay đổi cái gì? Xây dựng chiến lược kinh doanh như thế nào? Cơ cấu tổ chức ra sao? ...
Trước hàng loạt các vấn đề cần giải quyết như thế thì vấn đề đầu tiên mà doanh nghiệp cần làm ngay đó là xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý. Bởi vì xây dựng cơ cấu tổ chức chính là xây dựng đội ngũ lãnh đạo điều hành và nhân viên trong doanh nghiệp. Nó là nền móng cho việc phát triển các vấn đề khác. Cơ cấu tổ chức có phù hợp thì doanh nghiệp mới phát triển, hoạt động hiệu quả được.
Sau q trình thực tập tại Cơng ty Cổ phần Công nghệ Mới Nhật Hải, nhận thấy
một số vấn đề cịn tồn tại trong cơ cấu tổ chức của cơng ty và em đã lựa chọn “Hoàn
thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Công nghệ Mới Nhật Hải” làm đề tài
1. Angelo Kinicki, Williams. Mcgraw Hill Irwin (2006), Management - New York 2. Bài giảng Quản trị học (2006), Trường đại học Thương Mại
3. PGS.TS. Bùi Anh Tuấn và PGS.TS. Phạm Thúy Hương (2013), Giáo trình
Hành vi tổ chức, NXB Đại học Kinh tế quốc dân
4. PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp (2006), Quản trị học, NXB Thống kê
5. GS.TS Phạm Vũ Luận (2004), Quản trị Doanh nghiệp Thương mại, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội
6. Website:
http://www.nanotechnology.com.vn/ http://luanvan.co/default.aspx
http://quantri.vn/ http://tailieu.vn/
PHIẾU ĐIỀU TRA TRẮC NGHIỆM Đối tượng: 18 CBCNV trong cơng ty
Để hồn thiện cơ cấu tổ chức của công ty nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh hiện tại cũng như đáp ứng nhu cầu phát triển trong tương lai. Chúng tôi rất mong muốn nhận được ý kiến đánh giá, đóng góp và giúp đỡ từ phía anh/chị. Xin anh/chị vui lịng trả lời một số câu hỏi dưới đây.
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!
A. Một số thông tin cá nhân
1. Họ và tên: 2. Chức vụ:
B. Nội dung phiếu điều tra
1. Xin anh/chị cho biết mô hình cơ cấu tổ chức của cơng ty hiện tại là gì?
Đơn giản Theo khách hàng
Chức năng Ma trận
Theo sản phẩm Hỗn hợp
Theo khu vực địa lý
2. Anh/chị đánh giá như thế nào về cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty? Phù hợp
Chưa phù hợp
3. Theo anh/chị việc bố trí các phịng ban, bộ phận trong cơng ty của công ty như thế nào?
Hợp lý Chưa hợp lý
4. Xin anh/chị cho biết q trình truyền đạt và phản hồi thơng tin trong cơng ty có tốt khơng?
Rất tốt Bình thường
như thế nào?
Tốt Trung bình
Khá Kém
6. Theo anh/chị phòng ban nào hoạt động chưa hiệu quả? Phịng Hành chính - Nhân sự
Phịng Kế tốn - Tài chính Phịng Kinh doanh
Phịng Marketing Phịng Kỹ thuật
7. Để giải quyết cơng việc nhanh chóng và hiệu quả hơn, nếu cơng ty có quyết định bổ sung thêm nhân sự vào phịng ban nơi làm việc của anh/chị, ý kiến của anh/chị về vấn đề này như thế nào?
Đồng ý
Không đồng ý
8. Vậy theo anh/chị nên thêm nhân sự vào phòng ban nào? Phịng Hành chính - Nhân sự
Phịng Kế tốn - Tài chính Phịng Kinh doanh
Phòng Marketing Phòng Kỹ thuật
9. Anh/chị thấy mức độ đáp ứng yêu cầu cơng việc của từng phịng ban như thế nào?
Tốt Trung bình
Khá Kém
10. Mối quan hệ giữa các phịng ban anh/chị thấy đã chặt chẽ chưa?
Rất chặt chẽ Chưa chặt chẽ
đến cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty? Với mức đánh giá từ 1 đến 5, 1 là mức độ thấp nhất, 5 là mức độ cao nhất.
STT Các nhân tố ảnh hưởng Mức độ ảnh hưởng
1 2 3 4 5
Môi trường bên trong doanh nghiệp (nhân tố chủ quan)
1 Mục tiêu và chiến lược kinh doanh của công
ty
2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
3 Quy mô của công ty
4 Đặc điểm về kỹ thuật, cơng nghệ của cơng ty
5 Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản
trị của công ty
Môi trường chung (nhân tố khách quan hay mơi trường bên ngồi doanh nghiệp)
1 Kinh tế
2 Chính trị - pháp luật
3 Văn hóa - xã hội
Mơi trường đặc thù (nhân tố khách quan hay mơi trường bên ngồi doanh nghiệp)
1 Khách hàng
2 Nhà cung ứng
3 Đối thủ cạnh tranh
4 Chính sách quản lý của Nhà nước về ngành,
cấu tổ chức của công ty? Đánh giá các nguyên tắc theo mức độ từ 1 đến 5, tương ứng với 1 là mức độ thấp nhất, 5 là mức độ cao nhất. STT Các nguyên tắc Mức độ đáp ứng 1 2 3 4 5 1 Tính tương thích giữa hình thức và tổ chức 2 Thống nhất chỉ huy 3 Cân đối 4 Tin cậy 5 Linh hoạt 6 Hiệu quả
13. Ngoài những ý kiến trên, xin anh/chị cho biết một vài ý kiến đánh giá và nguyện vọng để hồn thiện hơn nữa cơ cấu tổ chức của cơng ty?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
CÂU HỎI PHỎNG VẤN Đối tượng:
Trưởng phịng Hành chính-Nhân sự: Chị Nguyễn Thị Ngọc Thảo Trưởng phòng Marketing: Chị Trần Hải yến
Chủ tịch HĐQT: ông Lưu Hải Minh
Nội dung phỏng vấn
Câu hỏi 1: Xin anh/chị cho ý kiến đánh giá của mình về sự phù hợp của mơ hình
cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty?
Câu hỏi 2: Xin anh/chị cho biết đội ngũ CBCNV trong công ty đã đáp ứng yêu
cầu cơng việc hiện tại như thế nào? Và có cần phải bổ sung, sửa đổi gì để đáp ứng tốt hơn yêu cầu công việc trong tương lai?
Câu hỏi 3: Theo anh/chị thì mức độ đáp ứng u cầu cơng việc của mỗi phịng
ban như thế nào?
Câu hỏi 4: Theo anh/chị sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban trong cơng ty
là như thế nào?
Câu hỏi 5: Với tình hình hiện tại của cơng ty thì số lượng nhân sự trong các
phịng ban đã đủ chưa? Nếu chưa thì cần bổ sung hay rút bớt ở phịng ban nào?
Câu hỏi 6: Cơng ty đã có những biện pháp gì để kích thích tinh thần làm việc của
CBCNV của mình?
Câu hỏi 7: Xin anh/chị cho biết phương hướng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của