Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ, các doanh nghiệp cần hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền để khẳng định vị trí trên thị trường Việc tự hạch toán và phát huy tính tự chủ là rất quan trọng, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn do cơ cấu tổ chức chưa hợp lý Để tăng năng suất lao động và hiệu quả sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp cần xây dựng một cơ cấu tổ chức khoa học, linh hoạt và phù hợp với thực tiễn Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ giúp tối ưu hóa nguồn lực, ra quyết định chính xác và phối hợp hiệu quả các hoạt động, từ đó đạt được mục tiêu chung trong môi trường kinh doanh luôn biến động.
Trong ngành khách sạn, chất lượng dịch vụ là yếu tố quan trọng hàng đầu Để nâng cao chất lượng dịch vụ và ứng phó với các rủi ro trong quản lý, các doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược và chính sách hiệu quả Điều này đòi hỏi một cơ cấu tổ chức hợp lý và đội ngũ lao động làm việc hiệu quả, trong đó mỗi nhân viên phải chịu trách nhiệm về công việc của mình Việc phân quyền hợp lý cũng là yếu tố then chốt để đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững trong dịch vụ khách sạn.
Nhà khách Điện lực Miền Bắc đã chú trọng đến việc cải thiện môi trường làm việc, nhưng vẫn gặp nhiều khó khăn như sự phối hợp giữa các phòng ban chưa chặt chẽ, phân công nhiệm vụ và cơ chế quản lý chưa rõ ràng Hệ thống kiểm soát và đánh giá công việc còn thiếu hoàn thiện, phần mềm quản lý đã lạc hậu, và việc đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên chưa đạt yêu cầu Hơn nữa, sự gắn bó giữa các nhà lãnh đạo và nhân viên còn hạn chế, gây cản trở trong việc xây dựng một môi trường làm việc thân thiện, nơi mọi thành viên có thể phát huy tối đa khả năng của mình.
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức là yếu tố then chốt cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Tại Nhà khách Điện lực Miền Bắc, công tác tổ chức hiện đang gặp nhiều bất cập, chưa đáp ứng được mục tiêu chiến lược đề ra Vì vậy, việc cải tiến cơ cấu tổ chức và phân quyền trở thành yêu cầu cấp thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động của Nhà khách.
Dựa trên vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức và bối cảnh kinh tế hiện tại, tôi đã quyết định chọn đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Nhà khách Điện lực Miền Bắc” cho khóa luận của mình, nhằm giải quyết những vấn đề thực tiễn đang tồn tại tại đơn vị này.
Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
Đã có nhiều công trình nghiên cứu cả trong và ngoài nước về cơ cấu tổ chức.
Sau đây tác giả xin giới thiệu một số công trình tiêu biểu mà tác giả đã biết:
PGS TS Nguyễn Thanh Hà (2012) trong cuốn sách "Quản trị nguồn nhân lực" do Nhà xuất bản Đại học Lao động – Xã hội phát hành, đã trình bày các mô hình tổ chức bộ máy doanh nghiệp phổ biến trên thế giới hiện nay Bên cạnh đó, tác giả cũng chỉ ra xu hướng phát triển của một số loại mô hình tổ chức trong tương lai, giúp người đọc nắm bắt được những thay đổi và thách thức trong quản trị nguồn nhân lực.
- PGS TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền; PGS TS Đoàn Thị Thu Hà; TS Đỗ Thị Hải
Cuốn sách "Quản trị học" của Hà Đồng Chủ Biên (2013), do Nhà xuất bản Trường Đại học Kinh tế Quốc dân phát hành, trình bày các nghiên cứu về quy trình và những yếu tố tác động đến việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
Hoàng Thị Hương (2015) trong luận văn "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần đầu tư Đại Dương" đã hệ thống hóa các lý thuyết liên quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền Nghiên cứu phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Đại Dương, từ đó đề xuất một số giải pháp cải tiến, bao gồm việc đưa ra mô hình cơ cấu tổ chức mới, xác định chức năng và nhiệm vụ cho các phòng ban, đào tạo nâng cao trình độ cán bộ công nhân viên, và hoàn thiện chính sách đãi ngộ nhân sự Tuy nhiên, luận văn chưa làm rõ sự ảnh hưởng của các yếu tố môi trường bên trong và bên ngoài đến cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty.
Bùi Thị Thơm (2015) trong nghiên cứu "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần điện công nghiệp Sess" đã hệ thống hóa lý thuyết về cơ cấu tổ chức và phân quyền, phân tích thực trạng hoạt động của doanh nghiệp và các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Đề tài đề xuất các giải pháp cải tiến như tái cấu trúc công ty để hình thành cơ cấu tổ chức mới phù hợp với chiến lược tương lai, tăng cường tiêu chuẩn hóa, giảm mức độ tập trung trong tổ chức, xác định lại chức năng của ban kinh tế tổng hợp, nâng cao vai trò của ban tổ chức nhân sự, và thực hiện cơ cấu lại nhân viên trong công ty.
Bùi Thị Bích Ngọc (2014) đã thực hiện nghiên cứu về việc hoàn thiện công tác tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng HUDI, Đại học Thương mại Đề tài này áp dụng các lý thuyết đã được nghiên cứu vào thực tiễn tại HUDI, nhằm đánh giá tình hình hiện tại và đưa ra giải pháp cải thiện cơ cấu tổ chức cũng như phân quyền trong công ty.
Lê Tiến Lộc (2014) đã nghiên cứu về việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty TNHH tích hợp hệ thống quản lý quốc tế (Gimasys) trong luận văn của mình tại Đại học Thương mại Đề tài này đề xuất nhiều giải pháp nhằm cải thiện tổ chức công ty, bao gồm việc hoàn thiện chức năng và nhiệm vụ của một số phòng ban, từ đó nâng cao chất lượng phân quyền và sự phối hợp giữa các phòng ban Ngoài ra, tác giả còn gợi ý các biện pháp như trang bị thêm máy móc thiết bị cho các phòng và đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho các nhà quản trị.
Lê Thị Nam (2014) đã nghiên cứu việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại công ty cổ phần đầu tư và xây lắp dầu khí Kinh Bắc, đề xuất các biện pháp như bổ sung phòng nghiên cứu và phát triển thị trường trong nước, tăng cường nhân sự cho phòng kế toán – tài chính Bên cạnh đó, cần cơ cấu lại lao động trong các phòng ban, nâng cao sự phối hợp và truyền thông giữa các bộ phận, đồng thời bồi dưỡng trình độ cho cán bộ công nhân viên, tạo ra môi trường làm việc văn hóa và thiết lập chế độ đãi ngộ nhân sự hợp lý.
Trong các tài liệu nước ngoài về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy mà tác giả tìm hiểu được, nổi bật có tác phẩm:
Gregory Kesler và Amy Kates (2013) đã giới thiệu mô hình sao trong cuốn sách của họ để thiết kế cơ cấu tổ chức, nhằm giải quyết năm trở ngại phổ biến trong quá trình này Cuốn sách dựa trên các nghiên cứu mới nhất về cơ cấu tổ chức, cung cấp phương pháp cải tiến cơ cấu tổ chức cho các doanh nghiệp đang hoạt động trong môi trường toàn cầu hóa ngày càng phức tạp.
Nghiên cứu quốc tế về cơ cấu tổ chức chủ yếu tập trung vào các quốc gia khác ngoài Việt Nam, không liên quan đến một loại hình doanh nghiệp cụ thể và không xem xét các điều kiện pháp lý cũng như môi trường kinh doanh tại Việt Nam.
Chưa có nghiên cứu nào tập trung vào việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Nhà khách Điện lực Miền Bắc Vì vậy, đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Nhà khách Điện lực Miền Bắc” là độc đáo và không trùng lặp với các công trình nghiên cứu trước đây.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Mục đích nghiên cứu
Đề xuất được các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Nhà khách Điện lực Miền Bắc
Nhiệm vụ nghiên cứu
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức và phân quyền.
- Tiến hành phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Nhà khách Điện lực Miền Bắc giai đoạn 2014-2016.
- Đưa ra các giải pháp, đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền cho Nhà khách Điện lực Miền Bắc trong thời gian tới
Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp thu thập dữ liệu
là phương pháp điều tra trực tiếp tại Nhà khách Điện lực Miền Bắc.
Phương pháp điều tra được thực hiện thông qua phiếu điều tra trắc nghiệm, bao gồm hai mẫu: một mẫu dành cho nhà quản trị với 19 câu hỏi và một mẫu dành cho nhân viên với 22 câu hỏi, mỗi câu có nhiều phương án trả lời Các câu hỏi được thiết kế dựa trên tính chất công việc và tình hình kinh doanh của Nhà khách trong những năm gần đây, đặc biệt chú trọng đến cơ cấu tổ chức và phân quyền Tổng cộng, tác giả đã phát ra 22 phiếu điều tra, trong đó có 8 phiếu cho nhà quản trị và 14 phiếu cho nhân viên các phòng ban trong Nhà khách.
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo Nhà khách, cụ thể là giám đốc, sẽ được thực hiện với 10 câu hỏi nhằm khám phá những ưu nhược điểm trong cơ cấu tổ chức hiện tại Qua đó, chúng tôi sẽ đưa ra các đề xuất để hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Nhà khách Điện lực Miền Bắc Bên cạnh đó, phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp cũng sẽ được áp dụng để hỗ trợ cho quá trình nghiên cứu.
Dữ liệu nghiên cứu tại Nhà khách được thu thập từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong ba năm gần nhất, bao gồm báo cáo tài chính và thông tin nhân sự Các nguồn dữ liệu này được lấy từ các phòng ban, trang web của Nhà khách và một số tạp chí chuyên ngành.
Các phương pháp phân tích dữ liệu
Sau khi thu thập phiếu điều tra từ cán bộ, công nhân viên của Nhà khách, các thông tin thứ cấp thường không đồng nhất và rời rạc Để xử lý dữ liệu này, cần áp dụng các công cụ thống kê, tổng hợp và phân tích nhằm cung cấp thông tin và số liệu cần thiết cho đề tài.
Đối với dữ liệu sơ cấp, cần tổng hợp các phiếu điều tra và thông tin phỏng vấn để so sánh kết quả Sau đó, tiến hành phân tích và nhận xét nhằm đưa ra những kết luận chính xác.
Đối với dữ liệu thứ cấp, cần thực hiện so sánh và phân tích giữa các chỉ số để đánh giá sự thay đổi và tăng trưởng qua các năm Bên cạnh đó, việc tổng hợp các dữ liệu thứ cấp thu thập được sẽ giúp rút ra những kết luận cần thiết cho việc viết khóa luận một cách tổng quát nhất.
Để xử lý dữ liệu hiệu quả, cần áp dụng các phương pháp tiếp cận hệ thống logic, duy vật biện chứng, và lý luận kết hợp với thực tiễn Lý luận này không chỉ mang tính hệ thống và khái quát, mà còn liên kết chặt chẽ với thực trạng hoạt động phát triển của công ty và các chính sách của nhà nước.
Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục các tài liệu tham khảo thì khóa luận được chia làm 3 chương:
Chương 1 trình bày những lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong các tổ chức Chương 2 tiến hành phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức cũng như phân quyền tại Nhà khách Điện lực Miền Bắc, nhằm xác định những điểm mạnh và điểm yếu trong hệ thống quản lý hiện tại.
Chương 3: Đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Nhà khách Điện lực Miền Bắc
Các khái niệm có liên quan
1.1.1 Khái niệm về tổ chức và cơ cấu tổ chức 1.1.1.1 Khái niệm tổ chức
Khái niệm tổ chức được nhiều nhà khoa học nghiên cứu và tiếp cận dưới nhiều góc độ khác nhau.
Theo Harold Koontz (1993), công tác tổ chức bao gồm việc nhóm hợp các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu, giao phó trách nhiệm cho một người quản lý với quyền hạn giám sát, và tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cấu trúc tổ chức.
Theo T.S Đoàn Thị Thu Hà (2014), tổ chức là quá trình quản trị nhằm xây dựng một hệ thống vị trí cho cá nhân và bộ phận, giúp họ phối hợp hiệu quả để đạt được mục tiêu chiến lược Công tác tổ chức bắt đầu bằng việc phân tích mục tiêu chiến lược, xác định và phân loại các hoạt động cần thiết, sau đó chia tổ chức thành các bộ phận thực hiện các hoạt động này Cần xác định vị trí của từng bộ phận và cá nhân, bao gồm phân cấp, phân quyền và trách nhiệm, đồng thời đảm bảo nguồn nhân lực cho hoạt động của tổ chức.
Tổ chức là quá trình xác định công việc cần thực hiện và phân công người thực hiện, đồng thời xác định rõ chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn của từng bộ phận và cá nhân Quá trình này cũng bao gồm việc thiết lập mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân trong khi thực hiện công việc, nhằm tạo ra một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
1.1.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức Theo T.S Trương Quang Dũng (2013), Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn nhất định và bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức.”
Cơ cấu tổ chức là hệ thống chính thức về các mối quan hệ trong tổ chức, bao gồm sự độc lập và phụ thuộc giữa các thành viên Nó xác định nhiệm vụ của từng cá nhân, nội dung công việc và cách thức liên kết các nhiệm vụ với nhau, nhằm tạo ra sự hợp tác nhịp nhàng để đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức là sự kết hợp của các bộ phận và cá nhân khác nhau, có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau Các bộ phận này được chuyên môn hóa theo chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể để đạt được các mục tiêu chung đã được xác định.
Cơ cấu tổ chức cho phép sử dụng hợp lý các nguồn lực.
Cơ cấu tổ chức giúp xác định rõ ràng vị trí và vai trò của từng đơn vị và cá nhân, đồng thời làm nổi bật mối quan hệ giữa các thành phần này, từ đó hình thành nên các nhóm chính thức trong tổ chức.
Cơ cấu tổ chức phân định rõ các dòng thông tin, góp phần quan trọng trong việc ra các quyết định quản trị.
1.1.2 Khái niệm về phân quyền
“Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó”.
Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu.
Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ.
Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao.
Trong mỗi tổ chức đều có sự phân quyền nào đó, nhưng không thể có sự phân quyền tuyệt đối.
Quyền hạn được phân bổ cho các chức vụ, không phải cho từng cá nhân Tuy nhiên, do mỗi chức vụ được đảm nhiệm bởi một cá nhân cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định, nên quyền hạn luôn liên quan đến cá nhân đó.
Nhà quản trị nên giao quyền hạn cho nhân viên để họ có thể hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm về kết quả công việc.
Nội dung cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp
1.2.1 Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 1.2.1.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp gồm có 3 đặc điểm sau:
Tính tập trung Đặc trưng này phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức hay bộ phận.
Tính phức tạp của cơ cấu tổ chức được xác định bởi số lượng các cấp và các khâu trong tổ chức Cơ cấu tổ chức có nhiều cấp và mối quan hệ phức tạp sẽ có tính phức tạp cao, trong khi cơ cấu tổ chức với ít cấp và ít khâu sẽ có tính phức tạp thấp.
Tính tiêu chuẩn hóa là đặc trưng thể hiện mức độ ràng buộc các hoạt động và hành vi của từng bộ phận, cá nhân thông qua chính sách, thủ tục, quy tắc và nội quy Khi mức độ ràng buộc cao, tính tiêu chuẩn hóa sẽ góp phần tạo ra sức mạnh cho tổ chức.
1.2.1.2 Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Để xây dựng một cơ cấu hợp lý, đáp ứng đầy đủ mọi yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải tuân thủ một số nguyên tắc sau đây:
Khi thiết kế cơ cấu tổ chức, sự tương thích giữa hình thức và chức năng là rất quan trọng Mỗi bộ phận hay đơn vị trong tổ chức cần được xây dựng để thực hiện các chức năng cụ thể, đảm bảo rằng mọi yếu tố đều hướng đến việc tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
“Hình thức phải đi sau chức năng”.
Cơ cấu tổ chức cần được thiết lập sao cho mỗi đơn vị và cá nhân có trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho nhà quản trị của mình, nhằm đảm bảo sự chỉ huy thống nhất trong toàn bộ tổ chức.
Tính cân đối thể hiện sự hài hòa giữa quyền lực và trách nhiệm, cũng như sự phân chia công việc hợp lý giữa các đơn vị và cá nhân Sự cân đối này góp phần tạo ra sự ổn định bền vững cho tổ chức.
Cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng, đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị cần phải đảm bảo tính chính xác của thông tin trong hệ thống, từ đó tạo điều kiện cho sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động trong doanh nghiệp.
Tính hiệu quả Cấu trúc tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc giảm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh tế.
1.2.1.3 Một số mô hình cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp Tùy theo đặc điểm, ưu, nhược điểm và các điều kiện áp dụng, mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn được mô hình tổ chức bộ máy quản trị thích hợp và đáp ứng được yêu cầu cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. a, Cơ cấu tổ chức trực tuyến ( đơn giản)
Cơ cấu tổ chức trực tuyến, như được thể hiện trong Sơ đồ 1.1, là một trong những loại hình tổ chức đầu tiên, nơi nhà quản trị đóng vai trò chủ yếu trong việc đưa ra quyết định Trong mô hình này, nhà quản trị giám sát mọi hoạt động của tổ chức và sự hợp tác giữa các thành viên diễn ra dưới sự chỉ đạo trực tiếp Ưu điểm của cơ cấu này bao gồm bộ máy gọn nhẹ, khả năng phản ứng nhanh chóng, linh hoạt và chi phí quản lý thấp.
Cơ cấu này yêu cầu nhà lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện và tổng hợp, nhưng lại có mức chính thức hóa thấp, khiến cá nhân khó hiểu rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của mình Điều này có thể dẫn đến tình trạng quá tải trong bộ máy quản lý Do đó, cơ cấu này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ và những tình huống quản lý không quá phức tạp.
Giám đốc tuyến 1 Giám đốc tuyến 2 b, Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Cơ cấu tổ chức theo chức năng chia tổ chức thành các tuyến chức năng, mỗi bộ phận đảm nhận một hoặc một số nhiệm vụ cụ thể Ưu điểm của cấu trúc này là thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng, giúp cá nhân phát huy năng lực và tích lũy kiến thức, kinh nghiệm Nó cũng giảm bớt gánh nặng quản lý cho lãnh đạo, nhờ vào sự chuyên môn hóa sâu sắc và thu hút chuyên gia vào công tác lãnh đạo Hơn nữa, cơ cấu này giúp giảm thiểu sự trùng lặp về nguồn lực và cải thiện sự phối hợp nội bộ trong các lĩnh vực chuyên môn.
Nhược điểm của cơ cấu doanh nghiệp theo ngành hàng kinh doanh là sự lãnh đạo phân tán, khiến cho các đối tượng quản lý phải chịu sự chỉ đạo từ nhiều lãnh đạo khác nhau Điều này có thể làm suy yếu chế độ một thủ trưởng, dẫn đến tình trạng thiếu trách nhiệm và kỷ luật trong tổ chức Mỗi cấp dưới sẽ nhận chỉ đạo từ nhiều cấp trên, dễ gây ra mâu thuẫn giữa các lãnh đạo Hơn nữa, sự phối hợp giữa người lãnh đạo chung và lãnh đạo chức năng trở nên khó khăn khi khối lượng công việc chuyên môn gia tăng Mô hình này thường phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn và tổ chức phức tạp theo chức năng.
Sơ đồ 1.3 Cơ cấu tổ chức theo ngành hàng kinh doanh
Giám đốc chức năng 1 Giám đốc chức năng 2
Cơ cấu tổ chức theo ngành hàng là mô hình hiện đại, chia doanh nghiệp thành các nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh theo từng ngành hàng hoặc mặt hàng cụ thể Ưu điểm của mô hình này là khả năng đổi mới và thích ứng linh hoạt với sự thay đổi của môi trường kinh doanh, giúp giám đốc các bộ phận dễ dàng xử lý các tình huống phát sinh Đồng thời, cơ cấu này cũng đảm bảo sự phối hợp và liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.
Nhược điểm của cơ cấu doanh nghiệp theo khu vực là sự trùng lặp trong các hoạt động và công việc giữa các bộ phận khác nhau, dẫn đến việc gia tăng chi phí và giá thành sản phẩm Hơn nữa, cơ cấu này không khai thác tối đa năng lực và sở trường của nhân viên, gây khó khăn trong việc thu hút các chuyên gia giỏi.
Cơ cấu tổ chức theo khu vực là một phương thức phối hợp hiệu quả, giúp tập trung các đơn vị khác nhau của công ty có sản phẩm và dịch vụ liên quan đến nhau.
PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA NHÀ KHÁCH ĐIỆN LỰC MIỀN BẮC
Khái quát về doanh nghiệp
2.1.1 Quá trình phát triển, lịch sử hình thành Nhà khách Điện lực Miền Bắc
Nhà khách Điện lực Miền Bắc Địa chỉ: Đường Hồ Xuân Hương, Phường Bắc Sơn, Thị xã Sầm Sơn, Thanh Hoá
Mã số thuế: 0100100417-044 (01-05-2004) Giấy phép kinh doanh: 26C8000958 Điện thoại: 0372212088 Fax: 0373822273 Email: hoteldienluc@gmail.com
Nhà khách Điện lực Miền Bắc, trước đây là Nhà Điều dưỡng PHCN Lao động - Sầm Sơn, được thành lập theo Quyết định số 36/QĐ - EVN - HĐQT vào ngày 06/02/2002 Đây là đơn vị hạch toán phụ thuộc, hoạt động theo phân cấp của Công ty Điện lực I và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 06/06/2002, theo quy chế tổ chức và hoạt động được ban hành theo Quyết định số 434/QĐ EVN - DDL1- P3 vào ngày 14/03/2002 của Giám đốc điện lực I.
Vào năm 2014, Tổng Công ty Điện lực Miền Bắc đã thực hiện chuyển đổi mô hình quản lý, theo đó Trung tâm Điều dưỡng Điện lực Miền Bắc được sáp nhập vào Công ty Điện lực Thanh Hóa Quyết định này được ban hành theo Quyết định số 2041/QĐ - EVN NPC ngày 30/06/2014 của Chủ tịch Tổng Công ty Điện lực Miền Bắc, có hiệu lực từ ngày 01/07/2014.
Vào năm 2016, theo Quyết định số 3421/QĐ-EVN NPC ngày 30/07/2016 của Chủ tịch Tổng công ty Điện lực Miền Bắc, Trung tâm Điều dưỡng Điện lực Miền Bắc đã chính thức được đổi tên thành Nhà khách Điện lực Miền Bắc.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Nhà khách Điện lực Miền Bắc
Tổ chức các chương trình nghỉ dưỡng và hoạt động thể dục thể thao nhằm phục hồi chức năng và tái tạo sức lao động cho cán bộ công nhân viên của Tổng Công ty Điện lực Miền Bắc.
- Tổ chức phục vụ hội nghị, tham quan, nghỉ mát, đón tiếp khách của Tổng Công ty Điện lực Miền Bắc.
Kinh doanh dịch vụ nhà nghỉ bao gồm các dịch vụ hỗ trợ như vận chuyển, thông tin liên lạc và hướng dẫn khách du lịch, cùng với các dịch vụ du lịch khác, nhằm nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
- Ngoài ra, Nhà khách còn có nhiệm vụ thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước 2.1.3 Ngành nghề kinh doanh:
Cũng như các doanh nghiệp kinh doanh khách sạn khác, Nhà khách Điện lực Miền Bắc cũng kinh doanh ba loại hình dịch vụ cơ bản:
- Kinh doanh dịch vụ lưu trú.
- Kinh doanh dịch vụ ăn uống.
- Kinh doanh dịch vụ khác.
Các dịch vụ tại đây vô cùng phong phú và đa dạng, bao gồm đặt chỗ máy bay, massage, sauna, karaoke, bán đồ lưu niệm, tổ chức hội nghị, hội thảo, phòng họp, đám cưới và các sự kiện khác.
Ngoài ra còn cung cấp các dịch vụ tham quan giải trí, tổ chức du lịch lữ hành.
2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Nhà khách Điện lực Miền Bắc giai đoạn 2014 – 2016 Đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh cụ thể trong Nhà khách như sau:
Dựa vào số liệu từ bảng 2.1, doanh thu và lợi nhuận của Nhà khách đã tăng trưởng qua các năm, phản ánh sự quản lý hiệu quả của Ban lãnh đạo và nỗ lực của toàn thể nhân viên Tuy nhiên, tốc độ tăng lợi nhuận trong năm 2016 không đạt như kỳ vọng so với năm 2015.
Bảng 2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Nhà khách Điện lực Miền
Số tiền Tỷ lệ Số tiền Tỷ lệ
- Chi phí DV bổ sung 2.459,76 3.436,38 4.858,8 976,62 39,7 1.422,4
( Nguồn: Phòng Kế toán - Tài chính)
Từ năm 2014 đến năm 2016, doanh thu của Nhà khách đã có sự tăng trưởng đáng kể Cụ thể, doanh thu năm 2014 đạt 11.882,8 triệu đồng, tăng lên 13.798,8 triệu đồng vào năm 2015, tương ứng với mức tăng 1.916 triệu đồng (16,12%) Đến năm 2016, doanh thu tiếp tục tăng lên 16.802,5 triệu đồng, với mức tăng 3.003,7 triệu đồng (21,77%) so với năm trước Nhìn chung, tốc độ tăng trưởng doanh thu của Nhà khách trong các năm qua là khá ấn tượng.
Doanh thu lưu trú đã có sự tăng trưởng ấn tượng từ 4.668,2 triệu đồng năm 2014 lên 5.193,9 triệu đồng năm 2015, tương ứng với mức tăng 11,26% (525,7 triệu đồng) Năm 2016, doanh thu tiếp tục tăng lên 6.718,3 triệu đồng, ghi nhận mức tăng 29,35% (1.512,4 triệu đồng) so với năm trước đó, nhờ vào việc khách sạn đón tiếp 7.750 khách quốc tế và 21.010 khách nội địa.
Doanh thu ngành ăn uống đã có sự tăng trưởng đáng kể từ năm 2014 đến 2016 Cụ thể, năm 2014 doanh thu đạt 4.031,7 triệu đồng, và đến năm 2015 con số này tăng lên 4.398,9 triệu đồng, tương ứng với mức tăng 367,2 triệu đồng hay 9,11% Tiếp tục đà phát triển, năm 2016 doanh thu đạt 4.981,4 triệu đồng, ghi nhận mức tăng 582,5 triệu đồng so với năm trước đó, tương đương với tỷ lệ tăng trưởng 13,24%.
+ Doanh thu dịch vụ bổ sung năm 2014 đạt 3.182,9 triệu đồng thì đến năm
Năm 2015, doanh thu đạt 4.206 triệu đồng, tăng 1.023,1 triệu đồng, tương đương 32,14% Đến năm 2016, doanh thu tiếp tục tăng lên 5.102,8 triệu đồng, với mức tăng 896,8 triệu đồng, tương ứng 21,32%.
Chi phí trong năm 2015 đạt 11.273,48 triệu đồng, tăng 14,38% tương đương với 1.417,42 triệu đồng so với năm 2014 Đến năm 2016, chi phí tiếp tục tăng mạnh, đạt 14.034,8 triệu đồng, với mức tăng 2.761,32 triệu đồng so với năm 2015.
Tốc độ tăng là 24,49%, cao hơn tốc độ tăng doanh thu Như vậy chứng tỏ Nhà khách chưa kiểm soát tốt chi phí trong kinh doanh.
Chi phí lưu trú đã có sự gia tăng đáng kể trong những năm qua Cụ thể, năm 2014, chi phí lưu trú đạt 4.041 triệu đồng, nhưng đến năm 2015, con số này đã tăng lên 4.331,9 triệu đồng, tương ứng với mức tăng 7,2% (290,9 triệu đồng) Đến năm 2016, chi phí lưu trú tiếp tục tăng lên 5.252,9 triệu đồng, ghi nhận mức tăng 21,26% (921 triệu đồng) Sự gia tăng này chủ yếu diễn ra trong năm 2015 và đầu năm 2016.
Vào năm 2016, khách sạn đã đầu tư sửa chữa một số phòng để nâng cao chất lượng dịch vụ Để tăng hiệu suất sử dụng phòng trong năm 2017, khách sạn cần áp dụng các biện pháp như giảm giá và khuyến mãi trong mùa thấp điểm.
Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Nhà khách Điện lực Miền Bắc
2.2.1 Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức của Nhà khách Điện lực Miền Bắc
2.2.1.1 Phân tích dữ liệu sơ cấp a, Khảo sát:
Kết quả điều tra thông qua bảng câu hỏi:
Bảng 2.2 Tổng hợp kết quả khảo sát về thực trạng cơ cấu tổ chức tại
Nhà khách Điện lực Miền Bắc
Tiêu chí Mức độ Số phiếu Tỉ lệ Ghi chú
1.Tính hữu hiệu của cơ cấu tổ chức
2.Số lượng các phòng ban Đủ 3/8 37,5
3.Số lượng nhân viên trong phòng ban
Nhiều 2/14 14,2 Thiếu: Phòng điều dưỡng,
Ban giám đốc Nhiều: Phòng HC- TH Đủ 8/14 57,1
4.Hệ thống tiêu chuẩn sát hạch công việc
5.Thích ứng với chiến lược tổng thể
Rõ ràng 8/14 60 Chức năng lập kế hoạch TC của phòng KT, chức năng tư vấn của phòng KD Thiếu rõ ràng 6/14 40
7.Tính chuyên môn hóa của các bộ phận
Cao 2/8 25 Tính chuyên môn hóa của phòng kế toán
9 Sự phối hợp nhân viên trong phòng ban
Tốt 3/8 37,5 Sự phối hợp trong nội bộ
Phòng hành chính tổng hợp chưa hiệu quả
10 Sự phối hợp nhân viên phòng khác
Tốt 4/14 28,5 Sự phối hợp giữa phòng
Kinh doanh với phòng HC-TH chưa hiệu quả.
11 Mối quan hệ giữa các phòng ban Độc lập 2/14 14,3
12 Mức độ trao đổi thông tin
Sự trao đổi thông tin giữa phòng kinh doanh và phòng HC-TH tại Nhà khách Điện lực Miền Bắc chưa đạt yêu cầu, với 57,2% phản hồi cho rằng điều này thường xuyên xảy ra Để tìm hiểu rõ hơn về các vấn đề tồn tại trong cơ cấu tổ chức và phân quyền, tôi đã phát hành 22 phiếu khảo sát và thu về 22 phiếu, trong đó có 8 phiếu từ nhà quản trị và 14 phiếu từ nhân viên Kết quả tổng hợp từ các phiếu khảo sát được trình bày trong bảng 2.2.
Nhận xét về cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức hiện tại của Nhà khách được đánh giá là chưa hợp lý và thiếu hiệu quả, với chỉ 37,5% nhân viên cho rằng các phòng ban đầy đủ, trong khi 63,5% cảm thấy còn thiếu sót Ngoài ra, sự sắp xếp nhân lực trong các phòng ban cũng không hợp lý, đặc biệt là Ban giám đốc và Phòng điều dưỡng, nơi mà nhân viên cho rằng còn thiếu nhân lực cần thiết để hoạt động hiệu quả.
Theo khảo sát, 54,5% người tham gia cho rằng hệ thống tiêu chuẩn công việc và chế độ sát hạch còn thiếu rõ ràng, trong khi 45,5% mong muốn gia tăng quyền hạn cho phòng kinh doanh và phòng kế toán Nguyên nhân chủ yếu là do nhiều quyết định kinh doanh phải chờ phê duyệt từ cấp trên, ảnh hưởng đến cơ hội kinh doanh và chất lượng dịch vụ của Nhà khách Điều này cho thấy tính tập trung trong cơ cấu tổ chức của Nhà khách khá cao, trong khi mức độ tiêu chuẩn hóa lại thấp.
Mức độ đáp ứng yêu cầu chiến lược của Nhà khách hiện còn hạn chế do một số chức năng chưa được thiết kế rõ ràng, như phòng Kế toán không có bộ phận chuyên trách về tài chính và phòng Kinh doanh thiếu bộ phận tư vấn Cơ cấu tổ chức chưa phù hợp với chiến lược đề ra, dẫn đến đánh giá chuyên môn hóa của nhà quản trị và nhân viên chỉ ở mức bình thường Đặc biệt, tính chuyên môn hóa của phòng Kế toán rất thấp, khi họ phải tham gia vào hoạt động của cả phòng Kinh doanh và phòng Tổ chức hành chính, làm giảm khả năng tạo ra giá trị riêng biệt cho các chức năng, từ đó ảnh hưởng đến việc thực hiện chiến lược của Nhà khách.
Cơ cấu tổ chức của Nhà khách cần cải thiện để đạt được tính tối ưu và tin cậy Hiện tại, sự phối hợp giữa các phòng ban chưa thật sự hài hòa, ảnh hưởng đến mức độ truyền thông và hiệu quả làm việc Kết quả khảo sát cho thấy, sự phối hợp trong nội bộ Phòng hành chính tổng hợp còn yếu kém, đặc biệt là giữa bộ phận kinh doanh và bộ phận HC - TH, gây khó khăn trong công tác lập kế hoạch mua hàng.
Cơ cấu tổ chức của Nhà khách hiện tại chưa hợp lý, dẫn đến hiệu quả hoạt động thấp và khó khăn trong phối hợp giữa các phòng ban, ảnh hưởng đến truyền thông nội bộ Những vấn đề này làm gia tăng chi phí quản lý và giảm tính kinh tế của tổ chức Hơn nữa, cơ cấu này không tạo ra lợi thế cạnh tranh, ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả kinh doanh và lợi nhuận của Nhà khách.
Nhà khách Điện lực Miền Bắc hiện đang gặp khó khăn trong việc phối hợp giữa các chức năng do thiếu sự kết hợp chặt chẽ, điều này làm giảm khả năng thích ứng với sự biến động của môi trường kinh doanh và giảm lợi thế cạnh tranh Qua phỏng vấn trực tiếp với Giám đốc Ông Hoàng Văn Sâm, được biết rằng cơ cấu tổ chức hiện tại là mô hình trực tuyến-chức năng, nhưng vẫn còn nhiều điểm chưa hợp lý, gây cản trở cho công tác quản lý và ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả kinh doanh của Nhà khách.
Hiện nay, Nhà khách có số lượng phòng ban và nhân viên tương đối đầy đủ, nhưng việc sắp xếp chưa hợp lý Mức độ chuyên môn hóa chức năng chưa cao, dẫn đến một số bộ phận như phòng Kinh doanh và phòng Kế toán phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ, làm giảm khả năng tập trung vào công việc chuyên môn Sự phối hợp giữa các phòng ban chưa tốt, mặc dù có mối quan hệ phụ thuộc và hỗ trợ lẫn nhau, nhưng hợp tác còn hạn chế Điều này dẫn đến tình trạng truyền thông kém, thời gian xử lý thông tin chậm và chưa phát huy được tính linh hoạt của cơ cấu tổ chức.
2.2.1.2 Phân tích dữ liệu thứ cấp a, Công tác bố trí lao động trong cơ cấu tổ chức của Nhà khách Điện lực Miền Bắc Nhà khách Điện lực Miền Bắc có tổng số nhân viên tính đến cuối năm 2016 là 62 người Trong đó số lao động phân bổ lần lượt ở các phòng ban có sự khác nhau.
Bảng 2.3 Số lượng lao động trong Nhà khách Điện lực Miền Bắc Đơn vị: Người
Phòng ban Số lượng Tỷ lệ (%)
Phòng Kế toán Tài chính 6 9,7
Phòng Hành chính – Tổng hợp 45 72,6
(Nguồn: Phòng Hành chính – Tổng hợp) Giám đốc là người đứng đầu, quản lý điều hành các phòng ban, bộ phận.
Phòng Hành chính Tổng hợp là bộ phận lớn nhất với 45 nhân viên, chiếm 72,6% tổng số nhân sự Phòng Kế toán và Phòng Kinh doanh có số lượng nhân viên gần tương đương, lần lượt là 6 và 7 người, tương ứng với 9,7% và 11,3% tổng số nhân viên tại Nhà khách Phòng Điều dưỡng có số lượng nhân viên ít nhất, chỉ với 3 người, chiếm 4,8%.
Bảng 2.3 Cơ cấu lao động của Nhà khách Điện lực Miền Bắc theo giới tính năm 2016
Phòng Kế toán – tài chính 6 4 66,7 2 33,3
Phòng Hành chính – Tổng hợp 45 15 33,3 30 66,7
(Nguồn: Phòng Hành chính – Tổng hợp)
Biểu đồ 2.1 Tỷ lệ phân bổ lao động theo giới tính giữa các phòng ban
(Nguồn: Phòng Hành chính – Tổng hợp)
Trong Nhà khách, lao động nữ chiếm 35 người (56,5%) trong tổng số 62 người, vượt trội hơn so với lao động nam Điều này phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà khách, nơi mà các dịch vụ nhà hàng và khách sạn cần đến sự khéo léo, cẩn thận và chăm chỉ của phụ nữ Ngược lại, nhân viên nam được phân công vào những công việc yêu cầu sức khỏe và tính kỹ thuật như đầu bếp, bảo vệ, bảo trì và chăm sóc cây cảnh Mô hình cơ cấu tổ chức của Nhà khách Điện lực Miền Bắc phản ánh sự phân chia công việc hợp lý giữa hai giới.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức của Nhà khách Điện lực Miền Bắc
(Nguồn: Phòng Hành chính – Tổng hợp) Trong đó nhiệm vụ của các phòng, các bộ phận trong Nhà khách như sau :
Giám đốc Nhà khách là người điều hành các hoạt động kinh doanh hàng ngày, bảo vệ quyền lợi cho cán bộ và công nhân viên Đồng thời, giám đốc chỉ đạo các hoạt động nhân sự, quản lý vấn đề đối nội và đối ngoại, nhằm tổ chức bộ máy và cán bộ hiệu quả Ngoài ra, giám đốc còn có trách nhiệm thực hiện các kế hoạch ngắn hạn và trung hạn để đảm bảo sự phát triển bền vững của Nhà khách.
Phòng Hành chính - Tổng hợp
Phòng Kế toán tài chính chịu trách nhiệm thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo kế hoạch đã đề ra, đồng thời kiểm tra các hoạt động tài chính kế toán của Nhà khách, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ thu thập thông tin marketing và nghiên cứu thị trường để phân tích cơ hội và tìm kiếm thị trường mới Đơn vị này xác lập chiến lược marketing nhằm tăng cường lượng khách lưu trú tại Nhà khách, đồng thời quản lý chế độ khen thưởng cho cán bộ công nhân viên Phòng cũng phụ trách ký kết hợp đồng kinh doanh với các khách đặt tiệc, theo dõi công nợ của các đoàn và phối hợp với phòng kế toán để đôn đốc thu tiền Ngoài ra, phòng kinh doanh còn thu thập ý kiến từ khách hàng để cải thiện chất lượng dịch vụ của Nhà khách.
Phòng kế toán tài chính đảm nhận nhiệm vụ chấm công, quản lý lương và các khoản phụ cấp, theo dõi bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, và các chế độ khen thưởng cho nhân viên Ngoài ra, phòng còn quản lý kế toán công nợ, thu chi, tài sản cố định, nguyên vật liệu, hàng hóa, và tổ thu ngân tại Nhà khách Kế toán phải cập nhật chi tiết phát sinh hàng ngày và cuối kỳ báo cáo cho kế toán trưởng để tổng hợp bảng cân đối kế toán và tính lỗ - lãi Tổ thu ngân có trách nhiệm thu tiền từ đoàn khách và khách vãng lai, nộp cho thủ quỹ vào cuối ca, hiện tại hoạt động với 02 ca mỗi ngày.
Kết luận về thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Nhà khách Điện lực Miền Bắc
2.3.1 Những thành tựu đạt được và nguyên nhân trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Nhà khách Điện lực Miền Bắc 2.3.1.1 Những thành công
Cơ cấu tổ chức góp phần tạo ra được động lực cho sự phát triển của Nhà khách
Cơ cấu tổ chức hiện tại của Nhà khách Điện lực Miền Bắc kết hợp mô hình tổ chức trực tuyến và chức năng, giúp thống nhất chỉ huy và chuyên môn hóa các chức năng Mô hình này cho phép Nhà khách kinh doanh nhiều loại hình dịch vụ và phục vụ nhiều đối tượng khách hàng, đồng thời tập trung phát triển các mũi nhọn và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, tạo sự phát triển hài hòa.
Hình thành hệ thống các phòng ban chức năng tương đối đầy đủ
Hệ thống phòng ban của Nhà khách được tổ chức đầy đủ với chức năng và nhiệm vụ rõ ràng Để nâng cao hiệu quả hoạt động, Nhà khách đã thực hiện nhiều thay đổi, bao gồm việc sáp nhập phòng kinh doanh và phòng khách hàng thành một phòng kinh doanh gọn nhẹ hơn.
Nhân sự tại Nhà khách đã được tổ chức và điều động hợp lý để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị và phòng ban trong bộ máy mới.
Không giao quyền vượt cấp, cơ bản xác lập được mối quan hệ báo cáo giữa những con người, nhiệm vụ và chức năng ở tất cả các cấp.
Mỗi thành viên trong Nhà khách được giao quyền hạn tương ứng với vị trí trong cơ cấu tổ chức, từ quản lý trung gian như trưởng phòng đến nhân viên từng bộ phận, đảm bảo không có sự giao quyền vượt cấp.
Cơ cấu tổ chức của Nhà khách Điện lực Miền Bắc đạt được những thành công như trên là do những nguyên nhân sau:
Ban quản trị của Nhà khách hiện nay bao gồm những cá nhân có kiến thức chuyên môn vững vàng và kinh nghiệm phong phú trong lĩnh vực tổ chức quản lý, góp phần quan trọng vào sự phát triển và hoạt động hiệu quả của Nhà khách.
Nhà khách sở hữu đội ngũ nhân viên trẻ, năng động và phù hợp với các công việc yêu cầu sự nhanh nhẹn và khả năng giao tiếp tốt Nhân viên tại đây không chỉ có ngoại hình thu hút mà còn đạt trình độ chuyên môn nhất định, giúp họ thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ được giao.
2.3.2 Tồn tại và nguyên nhân 2.3.2.1 Những tồn tại
Nhà khách Điện lực Miền Bắc hiện đang phát triển nhưng chưa có cơ cấu tổ chức hợp lý và cơ chế phối hợp hiệu quả, điều này ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động của đơn vị.
Chức năng của các bộ phận trong tổ chức chưa được phân định rõ ràng, dẫn đến sự trùng lặp giữa các bộ phận Cụ thể, phòng Kế toán tài chính phải hỗ trợ phòng Kinh trong việc tư vấn khách hàng, mặc dù chức năng của phòng Kế toán tài chính không bao gồm nhiệm vụ này.
Cơ cấu tổ chức của Nhà khách đơn giản với ít cấp trung gian, nhưng gặp vấn đề trong cơ chế phối hợp, dẫn đến mức độ truyền thông thấp và tính linh hoạt kém Việc gắn kết con người với nhiệm vụ và vai trò chưa được rõ ràng, khiến cho sự kết hợp giữa các bộ phận và cá nhân không hiệu quả.
Trong quá trình ủy quyền và phân chia quyền hạn, ban lãnh đạo chưa thực sự tin tưởng giao quyền cho các phòng ban, dẫn đến việc mọi quyết định đều tập trung vào Giám đốc Điều này không chỉ gây quá tải công việc cho Giám đốc mà còn hạn chế quyền lực của các nhà quản trị cấp trung gian, khiến họ trở nên bị động và mất động lực trong công việc.
2.3.2.2 Nguyên nhân Thiếu sự quan tâm đúng mức tới cơ cấu tổ chức và phân quyền Ban lãnh đạo Nhà khách đã không có sự quan tâm đúng mức, chưa xây dựng một kế hoạch lâu dài để định hướng phát triển cho cơ cấu tổ chức, chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của nó trong quá trình quản trị Nhà khách Những nhà quản trị cấp cao vẫn giao quyền chỉ trên cơ sở sự tín nhiệm có mức độ, thiếu đi sự tin tưởng và rộng rãi với cấp dưới còn làm gia tăng sự không phù hợp giữa trách nhiệm và phạm vi quyền hạn. Đội ngũ nhân viên không đồng đều, công nghệ quản lý lạc hậu Đội ngũ nhân viên không đồng đều về trình độ chuyên môn, khả năng làm việc,khả năng tác nghiệp độc lập không cao, cộng với hệ thống tiêu chuẩn công việc thiếu rõ ràng, đầy đủ đẫn đến việc cần nhiều hơn sự hướng dẫn, quản lý, kiểm soát của nhà quản trị trung gian, phạm vi giao quyền thu hẹp và ngay nhân viên cũng không thích có sự đổi mới bởi họ đã quen với cơ chế cũ.
ĐỀ XUẤT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN CỦA NHÀ KHÁCH ĐIỆN LỰC MIỀN BẮC
Phương hướng hoạt động, quan điểm giải quyết thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Nhà khách Điện lực trong thời gian tới
Nhằm thực hiện hiệu quả kế hoạch kinh doanh năm 2017 và các năm tiếp theo, ban giám đốc Nhà khách Điện lực đã đề ra những biện pháp và nhiệm vụ cụ thể để tổ chức và phân quyền.
Nhà khách sẽ tiếp tục củng cố và kiện toàn bộ máy tổ chức theo hướng tinh gọn và hiệu quả Đồng thời, tăng cường đào tạo chuyên môn cho cán bộ công nhân viên, tổ chức thi tay nghề và nâng ngạch lương để cải thiện chất lượng nguồn nhân lực.
Nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách nghỉ và khách du lịch là mục tiêu hàng đầu, đồng thời đa dạng hóa các sản phẩm dịch vụ để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng Chúng tôi cam kết phục vụ khách hàng theo phong cách chuyên nghiệp, tạo nên trải nghiệm ấn tượng và đáng nhớ.
- Nâng cao trình độ của đội ngũ quản lý, trình độ chuyên môn và ngoại ngữ của đội ngũ nhân viên.
Để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, Nhà khách cần tiếp tục đầu tư vào trang thiết bị, đặc biệt là những thiết bị trực tiếp phục vụ khách Bên cạnh đó, việc nâng cấp cơ sở hạ tầng tại tất cả các khu vực cũng là một yếu tố quan trọng để cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
- Tăng cường kiểm tra chất lượng phục vụ hàng ngày, có biện pháp khen thưởng và kỷ luật kịp thời.
Chuyên môn phối hợp với Công Đoàn và Đoàn thanh niên nhằm phát động và triển khai hiệu quả các phong trào thi đua, tập trung vào việc tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất lao động và đảm bảo chất lượng công việc.
Nhà khách Điện lực Miền Bắc đã hoạt động 16 năm và đạt được nhiều thành công với doanh thu hàng năm tăng trưởng ổn định Tuy nhiên, mức tăng trưởng này vẫn chưa cao so với sự phát triển mạnh mẽ của ngành du lịch Việt Nam, nơi có nhiều khách sạn và nhà nghỉ cạnh tranh về chất lượng và giá cả Do đó, chất lượng dịch vụ của Nhà khách Điện lực Miền Bắc cần được cải thiện để bắt kịp với mặt bằng chung Phương hướng phát triển trong năm tới sẽ tập trung vào việc hoàn thiện chất lượng tất cả các dịch vụ mà nhà khách cung cấp.
Mục tiêu của Nhà khách Điện lực Miền Bắc trong năm 2017 là duy trì và phát triển chất lượng dịch vụ, với mục tiêu tăng trưởng doanh thu khoảng 10% - 15% so với năm 2016 Để đạt được điều này, nhà khách sẽ tập trung đầu tư nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên và cải thiện cơ sở vật chất kỹ thuật Sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên cùng với năng lực kinh doanh của Ban lãnh đạo sẽ là yếu tố quyết định cho sự thành công trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Dựa trên các mục tiêu chiến lược đã được xác định, cơ cấu tổ chức và phân quyền của Nhà khách sẽ được điều chỉnh trong những năm tới theo hướng phù hợp hơn với yêu cầu phát triển.
Nhà khách đã quyết định áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức tổng quát, chia thành hai khối chính: khối quản lý và khối kinh doanh Để đáp ứng yêu cầu thực tiễn quản lý, sẽ có sự tổ chức lại các tiểu ban và cơ cấu lại lao động trong từng bộ phận Mục tiêu là hình thành một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, giúp thích nghi với sự biến động của môi trường kinh doanh trong và ngoài nước.
Chúng tôi sẽ hợp tác với Công ty Tư vấn để triển khai nhanh chóng đề án tái cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, kèm theo quy chế trả lương mới nhằm khuyến khích người lao động nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả trong sản xuất, kinh doanh Đề án này sẽ thực hiện phân phối lương dựa trên chất lượng công việc và hiệu quả lao động, đồng thời chống lại việc phân phối bình quân.
Nhà khách cần xây dựng một hệ thống quy chế hoàn chỉnh, tập trung vào quy chế trả lương, quy chế tuyển dụng và bổ nhiệm cán bộ Việc này sẽ giúp Giám đốc điều hành quản lý hoạt động chung của Nhà khách một cách thông suốt, kịp thời và hiệu quả Đồng thời, các đơn vị, phòng ban trong Nhà khách cũng sẽ có cơ sở để thực hiện tốt các quy định này.
Đầu tư vào công nghệ thông tin là cần thiết để thay thế các phần mềm lạc hậu và không đáp ứng yêu cầu quản lý hiện đại Việc bổ sung các phần mềm ứng dụng mới sẽ giúp mở rộng và nâng cao chất lượng trao đổi thông tin, từ đó cải thiện hiệu quả công tác nghiệp vụ và quản lý điều hành.
Các đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Nhà khách Điện lực Miền Bắc
3.2.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Nhà khách
Cơ cấu tổ chức cần phải phù hợp với chiến lược, điều này rất quan trọng mà hiện nay Nhà khách chưa thực hiện Trong lần tái cấu trúc sắp tới, Nhà khách cần phải dựa vào các yêu cầu chiến lược để xây dựng một cấu trúc tổ chức khoa học và hợp lý.
Chiến lược phát triển của Nhà khách trong thời gian tới tập trung vào việc nâng cao sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo ổn định tài chính Tuy nhiên, với cơ cấu hiện tại, Giám đốc phải gánh vác quá nhiều công việc, dẫn đến áp lực cho ban lãnh đạo và nhân viên, đồng thời khó kiểm soát hoạt động của các đơn vị Do đó, Nhà khách cần bổ sung một phó giám đốc để hỗ trợ Giám đốc trong việc điều hành, có quyền quyết định khi được ủy quyền Phó giám đốc sẽ chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động hàng ngày, xử lý tình huống khẩn cấp, tiếp nhận phản hồi từ khách hàng, tổ chức sự kiện đặc biệt, và đảm bảo phúc lợi cũng như an toàn cho nhân viên và khách.
Sau đây là cơ cấu tổ chức mới của Nhà khách:
Sơ đồ 3.1 Cơ cấu tổ chức mới của Nhà khách Điện lực Miền Bắc
Phòng Hành chính - Tổng hợp Phòng Điều dưỡng Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán - tài chínhPhó giám đốc
3.2.2 Phân quyền cho phòng kế toán – tài chính của Nhà khách Trong cơ cấu tổ chức của Nhà khách hiện nay phòng Kế toán tài chính cũng đã thực hiện một số chức năng nhất định Tuy nhiên phần lớn các quyết định liên quan đến thu chi của Nhà khách vẫn là do Giám đốc Vì vậy trong lần tái cơ cấu tổ chức và phân quyền tới, Nhà khách nên trao thêm một số quyền hạn cho Phòng Kế toán – tài chính Cụ thể:
- Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của Nhà khách tham mưu cho Giám đốc phê duyệt để làm cơ sở thực hiện.
- Chủ trì thực hiện nhiệm vụ thu và chi, kiểm tra việc chi tiêu các khoản tiền vốn, sử dụng vật tư, theo dõi đối chiếu công nợ.
Xây dựng kế hoạch quản lý và phát triển vốn cho Nhà khách, bao gồm việc tham mưu trong việc tạo nguồn vốn, quản lý và phân bổ vốn, điều chuyển vốn, cũng như hoàn trả vốn vay và lãi vay một cách hiệu quả.
- Tham mưu giúp Giám đốc phân bổ chỉ tiêu kế hoạch tài chính cho các phòng ban trực thuộc.
- Triển khai công tác nghiệp vụ kế toán tài vụ trong toàn Nhà khách.
Nhà khách thực hiện các chế độ tài chính, kế toán và thống kê, đồng thời quản lý thu chi tài chính hiệu quả Công việc bao gồm thanh toán tiền lương và các chế độ phúc lợi khác cho nhân viên, tất cả đều được thực hiện theo sự phê duyệt của Giám đốc.
Lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế theo quy định của Nhà nước là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc phản ánh kết quả hoạt động của Nhà khách Các báo cáo này không chỉ tuân thủ chế độ tài chính hiện hành mà còn góp phần nâng cao uy tín và trách nhiệm của đơn vị trong việc quản lý tài chính.
- Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ trong Nhà khách và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc.
Chủ trì việc xây dựng và soạn thảo các văn bản liên quan đến tài chính, kế toán, cũng như các quy định quản lý chi tiêu tài chính, sau đó trình Giám đốc phê duyệt.
- Chủ trì làm việc với các cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra tài chính.
Lập hồ sơ vay vốn trung hạn và ngắn hạn từ ngân hàng là cần thiết để xây dựng kế hoạch huy động vốn từ các nguồn khác, phục vụ cho các hoạt động công ích và sản xuất - thương mại - dịch vụ Đồng thời, chủ động trong việc giao dịch với các tổ chức tài chính liên quan là một phần quan trọng trong quá trình này.
Chủ trì hướng dẫn công tác hạch toán kế toán tài chính tại Nhà khách theo quy định pháp luật hiện hành, đồng thời kiểm tra việc thực hiện chế độ hạch toán, quản lý tài chính và các chế độ chính sách liên quan đến công tác tài chính và kế toán.
Tổ chức các khóa bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên phòng Kế toán – Tài chính nhằm nâng cao kỹ năng và kiến thức chuyên môn Đồng thời, hướng dẫn nhân viên thực hiện nghiêm túc các quy định từ cấp trên liên quan đến công tác tài chính kế toán.
Để đảm bảo tuân thủ các chế độ chính sách của Nhà nước, Nhà khách tiến hành kiểm tra định kỳ công tác kế toán, thực hiện nghiêm ngặt kỷ luật thu chi tài chính, kế toán vốn và quản lý các loại tài sản khác.
- Chủ trì phối hợp các phòng ban thực hiện công tác nghiệm thu thanh quyết toán theo đúng quy định.
- Là đầu mối phối hợp với các phòng, ban tham mưu, đơn vị thành viên trong việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán tài sản của Nhà khách.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Lãnh đạo yêu cầu.
3.2.3 Tái cơ cấu nhân viên trong Nhà khách Để kết luận nhân sự của từng bộ phận trong Nhà khách là ít hay nhiều thì phải căn cứ vào thực tế nhiệm vụ, khối lượng công việc mà nó đảm nhiệm Và thực tế tại Nhà khách Điện lực Miền Bắc theo kết quả điều tra, phân tích đã chỉ ra rằng có những phòng ban có quá đông nhân viên dẫn đến tình trạng nhân viên nhàn rỗi, không có việc làm trong khi đó lại có phòng ban quá ít người dẫn đến áp lực công việc lớn, hiệu quả không cao, dẫn đến ách tắc công việc Do vậy để khai thác và phát huy tối đa năng lực làm việc của nhân viên nhằm đạt hiệu quả cao trong công việc, cơ cấu lao động trong Nhà khách cần đảm bảo:
Để đảm bảo đúng số lượng và chất lượng nhân sự, cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và khối lượng công việc cụ thể của từng phòng ban Việc bố trí nhân sự phải đáp ứng yêu cầu công việc, và nếu cần thiết, cần tiến hành tuyển dụng hoặc sa thải nhân viên, tránh việc điều chuyển những nhân viên không có năng lực phù hợp giữa các phòng ban.
Để nâng cao năng suất lao động và động lực làm việc cho nhân viên tại Nhà khách, cần bố trí đúng người cho đúng việc dựa trên năng lực, sở trường và nguyện vọng của từng cá nhân.
- Đúng thời hạn, đảm bảo tính mềm dẻo và linh hoạt: tùy theo nhu cầu trong từng thời điểm mà tiến hành sắp xếp nhân sự cho hợp lý.
Hiện tại, phòng Hành chính – tổng hợp có 45 nhân viên nhưng tình trạng nhàn rỗi và hiệu quả làm việc thấp, trong khi phòng điều dưỡng chỉ có 3 nhân viên đang phải đối mặt với áp lực công việc và làm thêm giờ Do đó, cần điều chuyển 3 nhân viên từ phòng Hành chính – tổng hợp sang phòng điều dưỡng và đào tạo thêm kỹ năng cho họ Đồng thời, để giảm tải công việc cho Giám đốc, cần bổ sung một phó giám đốc, có thể là trưởng phòng kinh doanh, nhằm hỗ trợ Giám đốc trong việc chỉ đạo và quản lý nhân viên, từ đó đạt được các mục tiêu chiến lược của Nhà khách.
Sau đây là cơ cấu nhân viên mới của Nhà khách Điện lực Miền Bắc:
Bảng 3.1 Cơ cấu lao động trong Nhà khách Điện lực Miền Bắc Đơn vị: Người
Phòng ban Số lượng Tỷ lệ (%)
Phòng Kế toán Tài chính 6 9,7
Phòng Hành chính – Tổng hợp 42 67,7
Trong đó mỗi phòng ban có các nhiệm vụ khác nhau, cụ thể:
Một số kiến nghị
3.3.1 Xây dựng chế độ đãi ngộ cho nhân viên hợp lý Song song với việc nâng cao chất lượng lao động của Nhà khách thì Nhà khách cũng cần có chính sách đãi ngộ hợp lý, các hình thức khuyến khích vật chất có tác dụng thúc đẩy tinh thần hăng say làm việc, kích thích khả năng sáng tạo của người lao động, tạo cho họ sự yên tâm công tác Việc thực hiện các hình thức khen thưởng và kỷ luật hợp lý, có tác dụng duy trì và ngày càng nâng cao chất lượng kinh doanh,kích thích sự phát huy sáng tạo của nhân viên làm cho họ hiểu được tầm quan trọng của việc nâng cao hoạt động kinh doanh trong Nhà khách họ sẽ tự giác thực hiện Ngoài những khen thưởng vào những ngày lễ, tết như các công ty, doanh nghiệp khác, Nhà khách nên có thêm những khen thưởng đặc biệt (giá trị có thể không to nhưng sẽ góp phần khích lệ nhân viên hơn) như hàng tháng có buổi họp bình chọn nhân viên chăm chỉ nhất tháng và có những phần thưởng nhất định cho những nhân viên đấy, hay là hàng tháng tổ chức cho nhân viên trong bộ phận đi chơi 1 buổi (có thể là đi ăn uống hoặc đi hát karaoke) giúp cho các nhân viên trở nên thân mật với nhau hơn tạo không khí thỏa mái hơn trong thời gian làm việc.
Tạo ra một môi trường làm việc tích cực với đãi ngộ và chính sách chú trọng đến người lao động sẽ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn và gắn bó lâu dài với Nhà khách.
Để nâng cao hiệu quả làm việc, cần tạo cơ hội thăng tiến cho nhân viên Các nhà quản lý phải nhận diện và khuyến khích năng lực của nhân viên cấp dưới, từ đó thực hiện việc bố trí và sắp xếp công việc một cách hợp lý nhằm phát huy tối đa tiềm năng của từng cá nhân.
3.3.2 Tạo lập môi trường làm việc Ban lãnh đạo Nhà khách phải tạo lập một môi trường làm việc thoả mãn tốt nhất với nhu cầu của cán bộ công nhân viên nhằm đem lại hiệu quả cao nhất trong trung tâm và được thể hiện qua:
Cải thiện điều kiện vật chất nơi làm việc không chỉ tạo ra môi trường làm việc vui vẻ cho nhân viên mà còn khuyến khích họ giới thiệu dịch vụ đến khách hàng một cách tận tình Nhân viên cần nắm rõ thông tin về các loại phòng và món ăn đặc trưng của Nhà khách, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ Điều này không chỉ đáp ứng nhu cầu của cán bộ công nhân viên mà còn là một hoạt động marketing hiệu quả, giúp thu hút thêm nhiều khách hàng.
- Tạo điều kiện nhiều hơn về tinh thần cho nhân viên:
Ban lãnh đạo Nhà khách cần xây dựng môi trường làm việc bình đẳng, dân chủ và tôn trọng pháp luật, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy ý kiến và sáng kiến Một bầu không khí làm việc tích cực không chỉ khuyến khích nhân viên phấn đấu mà còn giúp họ giải quyết hiệu quả những vấn đề trong công việc.
3.3.3 Hoàn thiện công tác tổ chức nơi làm việc cho nhân viên Nơi làm việc và điều kiện làm việc sẽ tác động trực tiếp đến hiệu quả làm việc của nhân viên Nhận thấy trong công tác tổ chức phòng ban của Nhà khách còn một số vấn đề như: Diện tích các phòng ban nhỏ hẹp, bố trí chưa thưc sự hợp lý do đó ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc của các phòng ban.
Bầu không khí tâm lý làm việc đóng vai trò quan trọng trong hiệu suất lao động của nhân viên, vì vậy lãnh đạo Nhà khách cần chú trọng vấn đề này Hiện tại, việc thực hiện kỷ luật và nội quy lao động tại Nhà khách chưa đạt yêu cầu, với tình trạng nhân viên đi làm không đúng giờ vẫn diễn ra Để cải thiện tình hình, Nhà khách cần áp dụng các biện pháp hiệu quả nhằm nâng cao kỷ luật lao động.
Để đảm bảo trật tự và hiệu quả trong Nhà khách, cần xây dựng và phổ biến nội quy, quy chế lao động cho tất cả mọi người Các quy định này sẽ được áp dụng một cách nghiêm ngặt, kèm theo hình thức khen thưởng cho những cá nhân hoặc đơn vị thực hiện tốt, đồng thời xử lý kỷ luật đối với những vi phạm Điều này nhằm tạo ra sự công bằng và khuyến khích tinh thần trách nhiệm trong công việc.
- Có biện pháp tổ chức lao động một cách khoa học nhằm hợp lý hóa lao động.
Để nâng cao hiệu quả công việc tại Nhà khách, cần áp dụng các biện pháp hành chính và giáo dục, đồng thời khuyến khích tinh thần trách nhiệm của nhân viên Việc này sẽ giúp họ tận dụng tối đa thời gian làm việc, từ đó nâng cao năng suất và chất lượng dịch vụ.
- Đưa ra mức lương tiên tiến so với mặt bằng chung của khu vực.
Nhà khách cần thiết lập các chính sách khuyến khích nhân viên tham gia khóa đào tạo và phát triển nghề nghiệp, nhằm tạo điều kiện cho họ làm việc hăng say hơn Điều này không chỉ giúp nhân viên có cơ hội thăng tiến mà còn tăng cường sự gắn bó của họ với Nhà khách.
Nhà khách cần xây dựng một môi trường làm việc tích cực để hỗ trợ người lao động, điều này sẽ thúc đẩy động lực làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.
- Tham khảo ý kiến người lao động.
- Tổ chức đào tạo và tuyển dụng nhân viên mới.
Tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao và giải trí tại nơi làm việc vào những dịp đặc biệt như lễ, Tết và sinh nhật của cán bộ công nhân viên không chỉ tạo không khí vui tươi, gắn kết đội ngũ mà còn nâng cao tinh thần làm việc và sự hài lòng của nhân viên.
- Tham dự các cuộc thi tay nghề do công ty và Sở văn hóa - thể thao và du lịch tổ chức.
