1 .Tính cấp thiết của đề tài
6. Kết cấu đề tài
3.2. Các đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của
3.2.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Nhà khách
Cơ cấu tổ chức phải đi theo chiến lược, đây là một điều rất quan trọng mà hiện nay Nhà khách chưa làm được. Do đó trong lần tái cấu trúc sắp tới nhất thiết Nhà khách phải căn cứ vào các yêu cầu của chiến lược của mình để xây dựng một cấu trúc tổ chức khoa học và phù hợp.
Chiến lược Nhà khách trong thời gian tới là phát triển sản xuất kinh doanh như đã đề cập ở trên. Mục tiêu là đảm bảo ổn định về tài chính. Nhưng với cơ cấu hiện tại thì Giám đốc phải đảm nhiệm quá nhiều việc, dẫn đến vừa gia tăng áp lực công việc cho ban lãnh đạo, cho cán bộ và nhân viên khối ban quản lý lại vừa khơng kiểm sốt được tình hình hoạt động của các đơn vị. Chính vì vậy, trong thời gian tới Nhà khách nên bổ sung thêm một phó giám đốc để giúp việc cho Giám đốc, có thể thay mặt Giám đốc điều hành cơng việc của Nhà khách, có quyền quyết định khi có sự ủy nhiệm của Giám đốc. Có trách nhiệm xử lý các hoạt động hằng ngày của Nhà khách, xử lý tình huống khẩn cấp, những lời phàn nàn của khách, các sự kiện đặc biệt và chịu trách nhiệm các vấn đề phúc lợi và an toàn nhân viên của Nhà khách và khách, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ của mình.
Sau đây là cơ cấu tổ chức mới của Nhà khách:
Sơ đồ 3.1. Cơ cấu tổ chức mới của Nhà khách Điện lực Miền Bắc
Giám đốc
Phịng Hành
chính - Tổng hợp Phòng Điều dưỡng Phòng Kinh doanh Phịng Kế tốn - tài chính Phó giám đốc
3.2.2. Phân quyền cho phịng kế tốn – tài chính của Nhà khách
Trong cơ cấu tổ chức của Nhà khách hiện nay phịng Kế tốn tài chính cũng đã thực hiện một số chức năng nhất định. Tuy nhiên phần lớn các quyết định liên quan đến thu chi của Nhà khách vẫn là do Giám đốc. Vì vậy trong lần tái cơ cấu tổ chức và phân quyền tới, Nhà khách nên trao thêm một số quyền hạn cho Phịng Kế tốn – tài chính. Cụ thể:
- Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của Nhà khách tham mưu cho Giám đốc phê duyệt để làm cơ sở thực hiện.
- Chủ trì thực hiện nhiệm vụ thu và chi, kiểm tra việc chi tiêu các khoản tiền vốn, sử dụng vật tư, theo dõi đối chiếu công nợ.
- Xây dựng kế hoạch quản lý, khai thác và phát triển vốn của Nhà khách, chủ trì tham mưu trong việc tạo nguồn vốn, quản lý, phân bổ, điều chuyển vốn và hoàn trả vốn vay, lãi vay trong Nhà khách.
- Tham mưu giúp Giám đốc phân bổ chỉ tiêu kế hoạch tài chính cho các phịng ban trực thuộc.
- Triển khai cơng tác nghiệp vụ kế tốn tài vụ trong toàn Nhà khách.
- Trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế tốn, thống kê, cơng tác quản lý thu chi tài chính của Nhà khách, thực hiện thanh toán tiền lương và các chế độ khác cho nhân viên theo phê duyệt của Giám đốc.
- Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước phản ánh trung thực kết quả hoạt động của Nhà khách.
- Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, cơng nợ trong Nhà khách và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc.
- Chủ trì xây dựng, soạn thảo các văn bản có liên quan đến cơng tác tài chính, kế tốn, các quy định về quản lý chi tiêu tài chính trình Giám đốc phê duyệt.
- Chủ trì làm việc với các cơ quan thuế, kiểm tốn, thanh tra tài chính.
- Lập hồ sơ vay vốn trung hạn, ngắn hạn Ngân hàng, lập kế hoạch và quy định huy động vốn từ các nguồn khác phục vụ cho hoạt động cơng ích và SX-TM-DV. Chủ trì trong cơng tác giao dịch với các tổ chức tài chính có liên quan.
- Chủ trì hướng dẫn cơng tác hạch tốn nghiệp vụ kế tốn tài chính trong Nhà khách theo quy định của pháp luật hiện hành, kiểm tra việc thực hiện chế độ hạch
tốn kế tốn, quản lý tài chính và các chế độ chính sách khác liên quan đến cơng tác tài chính, kế tốn.
Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên phịng Kế tốn – tài chính và hướng dẫn thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của cấp trên về cơng tác tài chính kế tốn.
- Kiểm tra định kỳ về cơng tác kế tốn, thực hiện chế độ chính sách, kỷ luật thu chi tài chính, kế tốn vốn và các loại tài sản khác trong toàn Nhà khách nhằm thực hiện đúng các chế độ chính sách của Nhà nước đã quy định.
- Chủ trì phối hợp các phịng ban thực hiện cơng tác nghiệm thu thanh quyết toán theo đúng quy định.
- Là đầu mối phối hợp với các phòng, ban tham mưu, đơn vị thành viên trong việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán.. tài sản của Nhà khách.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Lãnh đạo yêu cầu.
3.2.3. Tái cơ cấu nhân viên trong Nhà khách
Để kết luận nhân sự của từng bộ phận trong Nhà khách là ít hay nhiều thì phải căn cứ vào thực tế nhiệm vụ, khối lượng cơng việc mà nó đảm nhiệm. Và thực tế tại Nhà khách Điện lực Miền Bắc theo kết quả điều tra, phân tích đã chỉ ra rằng có những phịng ban có q đơng nhân viên dẫn đến tình trạng nhân viên nhàn rỗi, khơng có việc làm trong khi đó lại có phịng ban q ít người dẫn đến áp lực cơng việc lớn, hiệu quả không cao, dẫn đến ách tắc công việc. Do vậy để khai thác và phát huy tối đa năng lực làm việc của nhân viên nhằm đạt hiệu quả cao trong công việc, cơ cấu lao động trong Nhà khách cần đảm bảo:
- Đúng số lượng, chất lượng: căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, khối lượng cơng việc cụ thể của từng phịng ban để từ đó bố trí nhân sự đáp ứng được u cầu đặt ra. Nếu cần thiết phải tiến hành tuyển dụng hay sa thải nhân viên tránh trường hợp điều chuyển những nhân viên khơng có năng lực phù hợp với u cầu cơng việc giữa các phịng ban.
- Đúng người, đúng việc: trên cơ sở năng lực, sở trường và nguyện vọng của mỗi cá nhân trong Nhà khách để bố trí sắp xếp nhằm làm gia tăng nâng suất lao động và động lực làm việc cho nhân viên.
- Đúng thời hạn, đảm bảo tính mềm dẻo và linh hoạt: tùy theo nhu cầu trong từng thời điểm mà tiến hành sắp xếp nhân sự cho hợp lý.
Cụ thể, số nhân viên phịng Hành chính – tổng hợp hiện tại lạ 45 nhân viên, có tình trạng nhân viên nhàn rỗi, làm việc hiệu quả thấp, trong khi đó nhân viên phịng điều dưỡng lại chỉ có 3 người, tình trạng làm thêm giờ và áp lực cơng việc với bộ phận này khá cao. Vì vậy có thể điều chuyển 3 nhân viên phịng Hành chính tổng hợp sang làm việc tại phòng điều dưỡng, song song với việc điều chuyển nhân viên cần đào tạo thêm cho họ các kỹ năng và kiến thức thực tế để có thể làm việc đạt kết quả tốt. Bên cạnh đó như đã nói, cần phải bổ sung thêm một phó giám đốc để giúp việc cho Giám đốc, giảm tình trạng q tải cơng việc cho Giám đốc. Vì vậy trong thời gian tới có thể đề bạt trưởng phịng kinh doanh lên vị trí phó giám đốc đó, để có thể cùng với giám đốc điều hành, chỉ đạo, quản lý nhân viên của Nhà khách thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược đã đề ra.
Sau đây là cơ cấu nhân viên mới của Nhà khách Điện lực Miền Bắc:
Bảng 3.1. Cơ cấu lao động trong Nhà khách Điện lực Miền Bắc
Đơn vị: Người Phòng ban Số lượng Tỷ lệ (%) Ban Giám đốc 2 3,2 Phòng Kinh doanh 6 9,7 Phịng Kế tốn Tài chính 6 9,7 Phịng Hành chính – Tổng hợp 42 67,7 Phịng điều dưỡng 6 9,7 Tổng 62 100
Trong đó mỗi phịng ban có các nhiệm vụ khác nhau, cụ thể:
Giám đốc là người có quyền quyết định trong mọi hoạt động của Nhà khách và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động của Nhà khách. Giám đốc là người quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của Nhà khách, đề ra chính sách, mục tiêu phát triển của Nhà khách và lãnh đạo việc thực hiện. Bên cạnh đó thường xuyên kiểm tra theo dõi việc thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính, đồng thời chịu trách nhiệm kiểm sốt và phê duyệt các báo cáo hoạt động của Nhà khách.
Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám Đốc trong từng mặt công tác được Giám đốc chỉ định, thay thế điều hành khi giám đốc đi vắng và chịu trách nhiệm trước giám đốc.
Các phòng ban được đặt trực tiếp dưới sự điều hành của giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các phần việc mà Giám đốc giao cho và chấp nhận các nội quy, quy định mà Giám đốc đề ra.
Phịng Hành chính Tổng hợp mà đứng đầu là trưởng phịng có nhiệm vụ quản lý, điều hành cơng việc của phịng Tổ chức Hành chính, quản lý tài sản các phịng ban, phân xưởng, cây xanh và vệ sinh mơi trường của Nhà khách. Bên cạnh đó có trách nhiệm về vấn đề tổ chức lao động, tuyển chọn, đào tạo, bố trí sắp xếp lao động, lập kế hoạch và quản lý tiền lương, thực hiện chế độ BHXH, cơng tác phí cho cán bộ cơng nhân viên.
Phịng kế tốn tài chính mà đứng đầu là kế tốn trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện cơng tác hạch tốn kế tốn, giúp giám đốc lập kế hoạch tài chính, tổ chức ghi chép các nghiệp kinh tế phát sinh, tính tốn các chỉ tiêu kinh tế trên cơ sở đó tham mưu cho giám đốc thực hiện q trình đầu tư vốn có lợi nhất. Tham mưu quản lý và phân phối quỹ lương, thưởng trong đơn vị, đề xuất các biện pháp phân phối theo đúng điều lệ khách sạn và chế độ chính sách của nhà nước.
Phịng kinh doanh mà đứng đầu là trưởng phịng có nhiệm vụ nghiên cứu phương án kinh doanh trình ban giám đốc, thiết lập và giữ quan hệ với các đối tác như các công ty lữ hành. Đồng thời nghiên cứu thị trường, thực hiện cơng tác marketing nhằm quảng bá hình ảnh cơng ty cũng như thu hút khách đến nghỉ Nhà khách.
Phòng Điều dưỡng: Thực hiện chức năng điều dưỡng, chăm sóc sức khỏe, kiểm tra tình trạng nhân viên của Tổng cơng ty Điện lực Miền Bắc đến nghỉ dưỡng . Kê toa thuốc và các cơng việc khác để phục vụ cho q trình chăm sóc sức khỏe ban đầu cho đến phục hồi, trị liệu bệnh nhân.
Tổ lễ tân chịu trách nhiêm quan hệ trực tiếp với khách hàng để đáp ứng nhu cầu của khách và là cầu nối trực tiếp giữa khách với các bộ phận khác.
Tổ buồng có trách nhiệm chăm lo nghỉ ngơi cho khách trong thời gian khách nghỉ tại Nhà khách, làm vệ sinh bảo dưỡng tồn bộ các buồng, phịng hội họp, bảo đảm cung ứng dịch vụ giặt là, cho thuê đồ dùng, làm vệ sinh và bảo dưỡng các khu vực cơng cộng.
Tổ bàn có chức năng và nhiệm vụ là đón tiếp và phục vụ khách các món ăn đồ uống một cách tốt nhất theo đúng mong muốn của khách.
Tổ bếp có chịu trách nhiệm tạo ra những món ăn ngon (nghệ thuật văn hóa ẩm thực), an tồn thực phẩm.
Tổ kỹ thuật thực hiện chức năng quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật của Nhà khách, cung cấp các điều kiện cần thiết để Nhà khách hoạt động bình thường và đảm bảo chất lượng dịch vụ của Nhà khách. Bộ phận này thực hiện các cơng việc chính sau đây: lập kế hoạch vận hành bảo dưỡng, sửa chữa, đổi mới, các trang thiết bị dân dụng, điện tử, cấp thốt nước, cơ khí, các phương tiện và đồ dùng, dụng cụ gia dụng của toàn bộ Nhà khách.
Tổ giặt là : phụ trách toàn bộ việc giặt là các đồ bằng vải đặt trong phòng, khăn trải bàn, rèm cửa, đồ vải phủ bàn, ghế tiệc cưới, hội nghị ăn – uống – họp và toàn bộ đồng phục của nhân viên trong Nhà khách.
Tổ cung ứng vật tư : phụ trách việc mua sắm vật tư, hàng hóa cho tồn Nhà khách, mua nguyên vật liệu phục vụ bếp ăn của Nhà khách.
Tổ bảo vệ : chịu trách nhiệm bảo vệ tồn bộ khu vực Nhà khách, trơng xe cho khách tới Trung tâm và xe của nhân viên trong Nhà khách.
Tổ vệ sinh công nghiệp: phụ trách việc dọn dẹp vệ sinh tất cả các khu vực công cộng như khu vực sảnh, một số các văn phòng cho thuê của Nhà khách.
3.2.4. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Trước hết phải khẳng định đây là một vấn đề hết sức quan trọng. Do vậy Nhà khách phải tuyên truyền giáo dục cho nhân viên hiểu và biết được vai trị của mình và tầm quan trọng của khách trong cơ chế thị trường, luôn coi khách hàng là thượng đế là phải phục vụ họ như một ông vua và không kể họ là ai. Do vậy Nhà khách luôn phải đào tạo ngắn hạn và dài hạn cho đội ngũ cán bộ công nhân viên trang bị cho họ những kiến thức mới và những kỹ năng phục vụ và kỹ năng giao tiếp phục vụ một cách hiệu quả nhất.
Qua những phân tích ở trên cho thấy, hạn chế về chất lượng đội ngũ lao động của Nhà khách tập trung ở trình độ ngoại ngữ và độ tuổi.
Đối với trình độ ngoại ngữ Nhà khách nên quy định trình độ ngoại ngữ đối với từng bộ phận. Với bộ phận lễ tân, Nhà khách nên khuyến khích nhân viên tự trau dồi vốn tiếng Anh của mình bằng cách thường xuyên sử dụng ngoại ngữ khi giao tiếp với khách hoặc với người quen, để nâng cao khả năng, nói lưu lốt cũng như sự
tự tin khi giao tiếp với khách nước ngồi. Cịn đối với nhân viên bộ phận buồng, Nhà khách nên mở lớp đào tạo tiếng Anh cho họ, yêu cầu tất cả nhân viên buồng đều phải tham gia và chỉ nên đòi hỏi ở họ khả năng sử dụng thành thạo tiếng Anh giao tiếp là được. Có thể thường xun kiểm tra định kỳ về trình độ tiếng Anh của họ trong suốt khóa học cũng như ngồi khóa học.
Mặc dù trình độ chun mơn nghiệp vụ của nhân viên Nhà khách khá tốt nhưng Nhà khách vẫn nên định kì tổ chức đào tạo và đào tạo lại về nghiệp vụ cho nhân viên, nhất là những nhân viên chủ chốt của Nhà khách.
Nhà khách nên thường xuyên tổ chức các buổi ngoại khóa học về “tâm lý và nghệ thuật giao tiếp”, Trung tâm có thể mời các chuyên gia về tâm lý hay những giảng viên dạy bộ mơn này đến để nói chuyện, đào tạo nhân viên giúp cho nhân viên nâng cao khả năng nắm bắt tâm lý của khách hàng và có thể khai thác được khả năng giao tiếp của mình khi giao tiếp với khách, tạo thiện cảm cho khách hàng khi sử dụng dịch vụ lưu trú tại đây. Trong các buổi ngoại khóa này, các nhân viên có thể chia sẻ kinh nghiệm thực tế qua các tình huống giao tiếp với khách trong quá trình phục vụ, các chuyên gia sẽ giúp cho nhân viên có cách ứng xử tốt nhất và chia sẻ với tất cả đồng nghiệp của mình, biến kinh nghiệm của một người thành kinh nghiệm chung của toàn bộ nhân viên.
Bên cạnh các buổi ngoại khóa nâng cao khả năng giao tiếp cho nhân viên, Nhà khách cần có chương trình đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên một cách chuyên nghiệp hơn như đối với các nhân viên mới được tuyển chọn cần được tham gia các lớp đào tạo nghiệp vụ một cách chuyên nghiệp bằng cách đầu tư cho các nhân viên mới này theo học nghiệp vụ khóa ngắn hạn tại các trường đào tạo nghề kết hợp với