1 .Tính cấp thiết của đề tài
6. Kết cấu đề tài
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của
2.2.1. Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức của Nhà khách Điện lực Miền
Nhà khách Điện lực Miền Bắc
2.2.1. Phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức của Nhà khách Điện lực MiềnBắc Bắc
2.2.1.1. Phân tích dữ liệu sơ cấp a, Khảo sát:
Bảng 2.2. Tổng hợp kết quả khảo sát về thực trạng cơ cấu tổ chức tại Nhà khách Điện lực Miền Bắc
Tiêu chí Mức độ Số phiếu Tỉ lệ Ghi chú
1.Tính hữu hiệu của cơ cấu tổ chức Hữu hiệu 3/8 37,5 Trì trệ 5/8 63,5 2.Số lượng các phòng ban Đủ 3/8 37,5 Thiếu 5/8 63,5
3.Số lượng nhân viên trong phòng ban
Nhiều 2/14 14,2 Thiếu: Phòng điều dưỡng,
Ban giám đốc Nhiều: Phòng HC- TH Đủ 8/14 57,1 Thiếu 4/14 28,7 4.Hệ thống tiêu chuẩn sát hạch công việc Rõ ràng 10/22 45,5 Thiếu rõ ràng 12/22 54,5 Khơng 12/22 54,5 5.Thích ứng với chiến lược tổng thể Thích hợp 6/8 75 Chưa thích hợp 2/8 25 6.Thiết kế chức năng
Rõ ràng 8/14 60 Chức năng lập kế hoạch TC của phòng KT, chức năng tư vấn
của phịng KD
Thiếu rõ ràng 6/14 40
7.Tính chun mơn hóa của các bộ phận
Cao 2/8 25 Tính chun mơn hóa
của phịng kế tốn Bình thường 5/8 62,5 Thấp 1/8 12,5 8. Cơ chế phối hợp Tốt 2/8 25 Khá 4/8 50 Trung bình 2/8 25
9. Sự phối hợp nhân viên trong phòng ban
Tốt 3/8 37,5 Sự phối hợp trong nội bộ
Phịng hành chính tổng hợp chưa hiệu quả
Bình thường 5/8 63,5
10. Sự phối hợp nhân viên phòng khác
Tốt 4/14 28,5 Sự phối hợp giữa phòng
Kinh doanh với phịng HC-TH chưa hiệu quả.
Bình thường 4/14 28,5
Kém 6/14 42.8
11. Mối quan hệ giữa các phòng ban
Độc lập 2/14 14,3
Phụ thuộc 8/14 57,1
Hỗ trợ 4/14 28,5
12. Mức độ trao đổi thông tin
Thường xuyên 8/14 57,2 Sự trao đổi thơng tin của phịng kinh doanh tới phịng HC-TH chưa tốt
Để tìm hiểu cụ thể các vấn đề còn tồn tại của Nhà khách Điện lực Miền Bắc trong cơ cấu tổ chức và phân quyền, em đã gửi đi 22 phiếu và thu lại 22 phiếu trong đó có 8 phiếu dành cho nhà quản trị và 14 phiếu dành cho đối tượng là nhân viên Nhà khách Điện lực Miền Bắc. Kết quả tổng hợp các phiếu điều tra được thể hiện trên bảng 2.2
Nhận xét về cơ cấu tổ chức:
- Đặc điểm của cơ cấu tổ chức: Qua kết quả thống kê cho thấy đa số nhà quản trị và nhân viên đều cho rằng cơ cấu tổ chức của Nhà khách hiện nay là chưa hợp lý, chưa mang tính hữu hiệu. Trong khi tỷ lệ đánh giá sự đầy đủ các phòng ban cũng chỉ là 37,5% và 63,5% cịn lại cho rằng cịn thiếu, thì ngay trong sự sắp xếp nhân lực trong các phòng ban cũng bất hợp lý. Qua phiếu điều tra, nhà quản trị và nhân viên Ban giám đốc và Phòng điều dưỡng cho rằng phịng ban mà họ làm việc cịn thiếu nhân lực.
Có tới 54,5% đối tượng được điều tra cho rằng hệ thống tiêu chuẩn công việc, chế độ sát hạch, báo cáo là thiếu đẩy đủ rõ ràng, gần 45,5% có mong muồn gia tăng quyền hạn đó là phịng kinh doanh và phịng kế tốn đó là do phần nhiều quyết định kinh doanh phải chờ sự phê duyệt của cấp trên chính vì vậy đã ảnh hưởng đến cơ hội kinh doanh và chất lượng dịch vụ mà Nhà khách cung cấp. Điều này chứng tỏ tính tập trung của cơ cấu tổ chức Nhà khách khá cao trong khi đó tính tiêu chuẩn hóa lại thấp.
- Mức độ đáp ứng yêu cầu chiến lược: Một số chức năng chưa được thiết kế rõ ràng vì trên thực tế ở phịng Kế tốn khơng có bộ phận chuyên trách chức năng về tài chính, phịng Kinh doanh chưa có bộ phận chuyên trách về tư vấn. Cơ cấu tổ chức chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra bởi chiến lược của Nhà khách. Mức độ đánh giá của nhà quản trị về tính chun mơn hóa các chức năng và của nhân viên về tính chun mơn hóa của cơng việc cũng chỉ dừng lại ở mức bình thường là chủ yếu. Trong đó tính chun mơn hóa của phịng kế tốn rất thấp vì họ phải tham gia vào cả hoạt động của phòng Kinh doanh và phòng Tổ chức hành chính như: Trợ giúp các phịng ban này tư vấn và hướng dẫn khách hàng và nhân viên mua hàng lựa chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu tiêu dùng và kinh doanh. điều này sẽ làm cho các chức năng này khó tạo ra được các giá trị cá biệt của mình để góp phần thực hiện chiến lược của Nhà khách
- Tính tối ưu và tin cậy: Cơ cấu tổ chức của Nhà khách chưa hình thành được một cơ chế phối hợp tốt, sự phối hợp nhân viên trong nội bộ các phòng ban và với phòng ban khác chưa thật hài hòa, hiệu quả tạo ra trở ngại ảnh hưởng tới mức độ truyền thông giữa các phịng ban chức năng của Nhà khách. Nhìn vào bảng kết quả khảo sát ta có thể thấy, sự phối hợp trong nội bộ Phịng hành chính tổng hợp chưa tốt, trong đó, bộ phận kinh doanh với bộ phận HC - TH chưa hiệu quả còn yếu kém gây khó khăn cho cơng tác lập kế hoạch mua hàng.
- Tính kinh tế: Từ các bảng kết quả trên ta nhận thấy: thứ nhất cơ cấu tổ chức Nhà khách chưa hợp lý, tính hiệu quả khơng cao, có vấn đề về phối hợp giữa các phịng ban, khó khăn trong việc truyền thơng… Và đây đều là nhân tố làm phát sinh chi phí quản lý, giảm tính kinh tế của cơ cấu tổ chức Nhà khách. Hơn nữa, cơ cấu này chưa góp phần trong phần tạo ra lợi thế cạnh tranh cho Nhà khách, làm ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh, lợi nhuận.
- Tính linh hoạt: Tuy là các chức năng của Nhà khách được coi là phụ thuộc nhau nhưng lại chưa có sự kết hợp chặt chẽ. Điều này sẽ gây khó khăn cho việc phối hợp khi có những sự thay đổi trong chiếc lược, làm giảm tốc độ phản ứng thích nghi với sự biến động của mơi trường kinh doanh, đẫn đến giảm lợi thế cạnh tranh của Nhà khách.
b, Kết quả phỏng vấn
Để thu thập được những thơng tin một cách đầy đủ và chính xác hơn về cơ cấu tổ chức và phân quyền của Nhà khách Điện lực Miền Bắc, em đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp Ơng Hồng Văn Sâm, giám đốc Nhà khách. Kết quả được tổng hợp như sau:
Ông Sâm cho biết cơ cấu tổ chức của Nhà khách Điện lực Miền Bắc hiện nay là mơ hình trực tuyến-chức năng. Tuy nhiên cơ cấu còn nhiều điểm chưa hợp lý, gây ra các cản trở cho công tác quản lý, ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của Nhà khách.
Hiện nay, số lượng phòng ban tương đối đầy đủ, nhân viên trong Nhà khách cũng khá lớn. Song lại chưa có sự sắp xếp hợp lý. Mức độ chun mơn hóa chức năng của Nhà khách chưa cao, có một số bộ phận phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ cùng lúc điển hình như phịng Kinh doanh, Phịng kế tốn, nhân viên không thể tập trung vào cơng việc chun mơn vì phải hỗ trợ hoạt động cho những bộ phận khác để nâng cao hiệu quả lao động, phát huy được tính năng động, sáng tạo. Sự phối hợp giữa các
phòng ban lại khơng tốt. Các bộ phận trong Nhà khách có mối quan hệ phụ thuộc, hỗ trợ nhau nhưng vấn đề hợp tác còn hạn chế, thả lỏng. Do đó mức độ truyền thơng giữa các phịng ban cịn kém, thời gian xử lý thơng tin thường chậm, chưa phát phát huy được tính linh hoạt của cơ cấu tổ chức.
2.2.1.2. Phân tích dữ liệu thứ cấp
a, Cơng tác bố trí lao động trong cơ cấu tổ chức của Nhà khách Điện lực Miền Bắc Nhà khách Điện lực Miền Bắc có tổng số nhân viên tính đến cuối năm 2016 là 62 người. Trong đó số lao động phân bổ lần lượt ở các phịng ban có sự khác nhau.
Bảng 2.3. Số lượng lao động trong Nhà khách Điện lực Miền Bắc
Đơn vị: Người Phòng ban Số lượng Tỷ lệ (%) Ban Giám đốc 1 1,6 Phòng Kinh doanh 7 11,3 Phịng Kế tốn Tài chính 6 9,7 Phịng Hành chính – Tổng hợp 45 72,6 Phòng điều dưỡng 3 4,8 Tổng 62 100 (Nguồn: Phịng Hành chính – Tổng hợp) Giám đốc là người đứng đầu, quản lý điều hành các phịng ban, bộ phận. Phịng Hành chính Tổng hợp là bộ phận có số lượng nhân viên nhiều nhất là 45 người và chiếm 72,6%. Phịng kế tốn và phịng kinh doanh có số nhân viên gần như nhau lần lượt là 6 và 7 người tương ứng với tỷ lệ % trong tổng số nhân viên trong Nhà khách là 9,7% và 11,3%. Phịng điều dưỡng có số nhân viên ít nhất là 3 người chiếm 4,8%.
Bảng 2.3. Cơ cấu lao động của Nhà khách Điện lực Miền Bắc theo giới tính năm 2016 Các phịng ban Tổng số (người ) Nam Nữ Số lượng ( người) Tỷ lệ (%) Số lượng (người) Tỷ lệ ( %) Ban giám đốc 1 1 100 0 0 Phòng Kinh doanh 7 6 85,7 1 14,3 Phịng Kế tốn – tài chính 6 4 66,7 2 33,3 Phịng Hành chính – Tổng hợp 45 15 33,3 30 66,7 Phòng Điều dưỡng 3 1 33,3 2 66,7
Tổng 62 27 45,5 56,5
Biểu đồ 2.1. Tỷ lệ phân bổ lao động theo giới tính giữa các phịng ban 43.50% 56.50% 2016 Nam Nữ (Nguồn: Phịng Hành chính – Tổng hợp) Ta thấy, phân theo giới tính có lao động nữ chiếm số lượng là 35 người (56,5%) trong tổng số 62 người trong Nhà khách, lớn hơn số lao động nam. Điều này cũng hoàn toàn phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà khách bởi công việc chủ yếu của Nhà khách là cung cấp các dịch vụ Nhà hàng khách sạn cần nhiều đến sự trẻ trung, khéo léo, cẩn thận, chịu khó của phụ nữ. Nhân viên nam được bố trí vào các cơng việc địi hỏi sức khỏe và mang tính kỹ thuật như đầu bếp, bảo vệ, bảo trì, chăm sóc cây cảnh v.v...
b, Mơ hình cơ cấu tổ chức của nhà khách Điện lực Miền Bắc
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức của Nhà khách Điện lực Miền Bắc
(Nguồn: Phịng Hành chính – Tổng hợp) Trong đó nhiệm vụ của các phòng, các bộ phận trong Nhà khách như sau : - Giám đốc: là người điều hành các hoạt động kinh doanh hằng ngày của Nhà khách, là người bảo vệ quyền lợi cho cán bộ, công nhân viên, đồng thời chỉ đạo các hoạt động nhân sự, phụ trách chung về vấn đề đối nội, đối ngoại nhằm thực hiện chức năng tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ, chỉ đạo thực hiện các kế hoạch ngắn hạn, trung
Ban Giám đốc Phịng Hành chính - Tổng hợp Phịng điều dưỡng Phịng kinh doanh Phịng Kế tốn tài chính
hạn, dài hạn theo phương hướng kế hoạch đề ra, chịu trách nhiệm về thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, đồng thời kiểm tra các hoạt động tài chính kế tốn của Nhà khách.
- Phịng kinh doanh: Có nhiệm vụ thu thập thơng tin marketing, nghiên cứu thị trường, phân tích cơ hội, tìm kiếm thị trường, xác lập chiến lược marketing nhằm nâng cao số lượng khách về nghỉ tại khoản trợ cấp, chế độ khen thưởng của cán bộ công nhân viên trong Nhà khách, các khách đặt tiệc, ký các hợp đồng kinh doanh, theo dõi công nợ của các đồn để cùng với phịng kế tốn đơn đốc việc thu tiền của các đồn, thu thập ý kiến của khách hàng để cùng với các bộ phận khác trong Nhà khách, nâng cao chất lượng dịch vụ của Nhà khách.
- Phịng kế tốn tài chính: có nhiệm vụ chấm cơng nhân viên, phụ trách các vấn đề về lương và các khoản theo lương, theo dõi BHYT, BHXH và các khoản trợ cấp, chế độ khen thưởng của cán bộ công nhân viên trong Nhà khách và kế tốn cơng nợ - thu chi, kế toán tài sản cố định - ngun vật liệu, kế tốn hàng hóa, thủ kho, tổ thu ngân của Nhà khách tại các bộ phận buồng, bàn, massage,… kế tốn có nhiệm vụ cập nhật chi tiết phát sinh hàng ngày. Cuối kỳ báo cáo cho kế tốn trưởng tổng hợp thành bảng cân dối kế tốn, tính lỗ - lãi cho Nhà khách. Tổ thu ngân thuộc phòng kế tốn phụ trách việc thu tiền của đồn khách, thu tiền ăn uống của khách vãng lai nộp cho thủ quỹ vào cuối ca hàng ngày. Hiện tại tổ thu ngân làm việc 02 ca mỗi ngày.
- Phịng Hành chính – Tổng hợp: bao gồm các bộ phận :
+ Tổ buồng : chuyên vệ sinh các phòng khách vừa thơi sử dụng dịch vụ phịng tại Nhà khách xong. Chuẩn bị các phịng đủ tiêu chuẩn để có thể đón tiếp khách, đặt đồ đầy đủ vào minibar, báo cho bộ phận thu ngân số lượng đồ trong minibar mỗi ngày.
+ Tổ kỹ thuật: phụ trách việc sửa chữa toàn bộ các trang thiết bị, đồ dùng điện, nước trong Nhà khách, toàn bộ hệ thống thu phát tín hiệu truyền hình, lập kế hoạch bảo dưỡng định kỳ cho các đồ dùng, trang thiết bị trong Nhà khách.
+ Tổ vệ sinh công nghiệp: phụ trách việc dọn dẹp vệ sinh tất cả các khu vực công cộng như khu vực sảnh, một số các văn phòng cho thuê của Nhà khách. Lên kế hoạch định kỳ tổng vệ sinh Nhà khách 1 lần / tuần.
+ Tổ bàn : phụ trách việc bưng bê, phục vụ đồ ăn cho khách. Tổ bàn phục vụ tại quầy bar và tất cả các hội trường ăn lớn nhỏ tại Nhà khách.
+ Tổ giặt là : phụ trách toàn bộ việc giặt là các đồ bằng vải đặt trong phòng, khăn trải bàn, rèm cửa, đồ vải phủ bàn, ghế tiệc cưới, hội nghị ăn – uống – họp và toàn bộ đồng phục của nhân viên trong Nhà khách.
+ Tổ bếp : phụ trách toàn bộ việc chế biến đồ ăn phục vụ cho khách sử dụng dịch vụ ăn uống tại Nhà khách, khách đặt tiệc và bếp ăn nội bộ cho nhân viên Nhà khách.
+ Tổ cung ứng vật tư : phụ trách việc mua sắm vật tư, hàng hóa cho tồn Nhà khách, mua nguyên vật liệu phục vụ bếp ăn của Nhà khách.
+ Tổ lễ tân : có nhiệm vụ tiếp đón, hướng dẫn khách đến sử dụng dịch vụ tại Nhà khách. Hướng dẫn và giới thiệu cho khách về Nhà khách. Tổ Bell và nhân viên chăm sóc khách hàng cũng thuộc bộ phận này, có nhiệm vụ mở cửa đón khách, mang hành lý cho khách lên phịng, mang hành lý xuống cho khách khi khách ra về, tiễn khách khi khách rời Nhà khách. Đặc biệt nhân viên chăm sóc khách hàng cịn có nhiệm vụ quan tâm tới khách, xem cảm nhận của khách khi sử dụng dịch vụ tại Nhà khách và giúp đỡ khách khi khách có vấn đề gì đó cần được giải đáp liên quan tới Nhà khách.
+ Tổ bảo vệ : chịu trách nhiệm bảo vệ tồn bộ khu vực Nhà khách, trơng xe cho khách tới Nhà khách và xe của nhân viên trong Nhà khách.
- Phòng Điều dưỡng: Thực hiện chức năng điều dưỡng, chăm sóc sức khỏe, kiểm tra tình trạng nhân viên của Tổng công ty Điện lực Miền Bắc đến nghỉ dưỡng . Kê toa thuốc và các công việc khác để phục vụ cho q trình chăm sóc sức khỏe ban đầu cho đến phục hồi, trị liệu bệnh nhân.
Nhìn chung cơ cấu tổ chức và phân quyền của Nhà khách Điện lực Miền Bắc đã đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đạt kết quả, ổn định và có tăng trưởng. Các phịng ban cũng đã có sự chun mơn hóa nhất định trong cơng việc nên cũng có thể nói Nhà khách Điện lực Miền Bắc đã tổ chức được một cơ cấu tổ chức tương đối phù hợp, chặt chẽ, thống nhất từ ban lãnh đạo đến các bộ phận, phòng ban, phát huy được sức mạnh của tổ chức và tính chủ động, sáng tạo của các cán bộ công nhân viên trong Nhà khách, thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, xây dựng Nhà khách vững mạnh, toàn diện.