1 .Tính cấp thiết của đề tài
6. Kết cấu đề tài
3.2. Các đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của
3.2.3. Tái cơ cấu nhân viên trong Nhà khách
Để kết luận nhân sự của từng bộ phận trong Nhà khách là ít hay nhiều thì phải căn cứ vào thực tế nhiệm vụ, khối lượng cơng việc mà nó đảm nhiệm. Và thực tế tại Nhà khách Điện lực Miền Bắc theo kết quả điều tra, phân tích đã chỉ ra rằng có những phịng ban có q đơng nhân viên dẫn đến tình trạng nhân viên nhàn rỗi, khơng có việc làm trong khi đó lại có phịng ban q ít người dẫn đến áp lực cơng việc lớn, hiệu quả không cao, dẫn đến ách tắc công việc. Do vậy để khai thác và phát huy tối đa năng lực làm việc của nhân viên nhằm đạt hiệu quả cao trong công việc, cơ cấu lao động trong Nhà khách cần đảm bảo:
- Đúng số lượng, chất lượng: căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, khối lượng cơng việc cụ thể của từng phịng ban để từ đó bố trí nhân sự đáp ứng được u cầu đặt ra. Nếu cần thiết phải tiến hành tuyển dụng hay sa thải nhân viên tránh trường hợp điều chuyển những nhân viên khơng có năng lực phù hợp với u cầu cơng việc giữa các phịng ban.
- Đúng người, đúng việc: trên cơ sở năng lực, sở trường và nguyện vọng của mỗi cá nhân trong Nhà khách để bố trí sắp xếp nhằm làm gia tăng nâng suất lao động và động lực làm việc cho nhân viên.
- Đúng thời hạn, đảm bảo tính mềm dẻo và linh hoạt: tùy theo nhu cầu trong từng thời điểm mà tiến hành sắp xếp nhân sự cho hợp lý.
Cụ thể, số nhân viên phịng Hành chính – tổng hợp hiện tại lạ 45 nhân viên, có tình trạng nhân viên nhàn rỗi, làm việc hiệu quả thấp, trong khi đó nhân viên phịng điều dưỡng lại chỉ có 3 người, tình trạng làm thêm giờ và áp lực cơng việc với bộ phận này khá cao. Vì vậy có thể điều chuyển 3 nhân viên phịng Hành chính tổng hợp sang làm việc tại phịng điều dưỡng, song song với việc điều chuyển nhân viên cần đào tạo thêm cho họ các kỹ năng và kiến thức thực tế để có thể làm việc đạt kết quả tốt. Bên cạnh đó như đã nói, cần phải bổ sung thêm một phó giám đốc để giúp việc cho Giám đốc, giảm tình trạng q tải cơng việc cho Giám đốc. Vì vậy trong thời gian tới có thể đề bạt trưởng phịng kinh doanh lên vị trí phó giám đốc đó, để có thể cùng với giám đốc điều hành, chỉ đạo, quản lý nhân viên của Nhà khách thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đạt được các mục tiêu chiến lược đã đề ra.
Sau đây là cơ cấu nhân viên mới của Nhà khách Điện lực Miền Bắc:
Bảng 3.1. Cơ cấu lao động trong Nhà khách Điện lực Miền Bắc
Đơn vị: Người Phòng ban Số lượng Tỷ lệ (%) Ban Giám đốc 2 3,2 Phòng Kinh doanh 6 9,7 Phịng Kế tốn Tài chính 6 9,7 Phịng Hành chính – Tổng hợp 42 67,7 Phịng điều dưỡng 6 9,7 Tổng 62 100
Trong đó mỗi phịng ban có các nhiệm vụ khác nhau, cụ thể:
Giám đốc là người có quyền quyết định trong mọi hoạt động của Nhà khách và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động của Nhà khách. Giám đốc là người quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của Nhà khách, đề ra chính sách, mục tiêu phát triển của Nhà khách và lãnh đạo việc thực hiện. Bên cạnh đó thường xuyên kiểm tra theo dõi việc thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch tài chính, đồng thời chịu trách nhiệm kiểm sốt và phê duyệt các báo cáo hoạt động của Nhà khách.
Phó giám đốc là người giúp việc cho Giám Đốc trong từng mặt công tác được Giám đốc chỉ định, thay thế điều hành khi giám đốc đi vắng và chịu trách nhiệm trước giám đốc.
Các phòng ban được đặt trực tiếp dưới sự điều hành của giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các phần việc mà Giám đốc giao cho và chấp nhận các nội quy, quy định mà Giám đốc đề ra.
Phịng Hành chính Tổng hợp mà đứng đầu là trưởng phịng có nhiệm vụ quản lý, điều hành cơng việc của phịng Tổ chức Hành chính, quản lý tài sản các phịng ban, phân xưởng, cây xanh và vệ sinh mơi trường của Nhà khách. Bên cạnh đó có trách nhiệm về vấn đề tổ chức lao động, tuyển chọn, đào tạo, bố trí sắp xếp lao động, lập kế hoạch và quản lý tiền lương, thực hiện chế độ BHXH, cơng tác phí cho cán bộ cơng nhân viên.
Phịng kế tốn tài chính mà đứng đầu là kế tốn trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện cơng tác hạch tốn kế tốn, giúp giám đốc lập kế hoạch tài chính, tổ chức ghi chép các nghiệp kinh tế phát sinh, tính tốn các chỉ tiêu kinh tế trên cơ sở đó tham mưu cho giám đốc thực hiện q trình đầu tư vốn có lợi nhất. Tham mưu quản lý và phân phối quỹ lương, thưởng trong đơn vị, đề xuất các biện pháp phân phối theo đúng điều lệ khách sạn và chế độ chính sách của nhà nước.
Phòng kinh doanh mà đứng đầu là trưởng phịng có nhiệm vụ nghiên cứu phương án kinh doanh trình ban giám đốc, thiết lập và giữ quan hệ với các đối tác như các công ty lữ hành. Đồng thời nghiên cứu thị trường, thực hiện công tác marketing nhằm quảng bá hình ảnh cơng ty cũng như thu hút khách đến nghỉ Nhà khách.
Phòng Điều dưỡng: Thực hiện chức năng điều dưỡng, chăm sóc sức khỏe, kiểm tra tình trạng nhân viên của Tổng công ty Điện lực Miền Bắc đến nghỉ dưỡng . Kê toa thuốc và các công việc khác để phục vụ cho q trình chăm sóc sức khỏe ban đầu cho đến phục hồi, trị liệu bệnh nhân.
Tổ lễ tân chịu trách nhiêm quan hệ trực tiếp với khách hàng để đáp ứng nhu cầu của khách và là cầu nối trực tiếp giữa khách với các bộ phận khác.
Tổ buồng có trách nhiệm chăm lo nghỉ ngơi cho khách trong thời gian khách nghỉ tại Nhà khách, làm vệ sinh bảo dưỡng tồn bộ các buồng, phịng hội họp, bảo đảm cung ứng dịch vụ giặt là, cho thuê đồ dùng, làm vệ sinh và bảo dưỡng các khu vực cơng cộng.
Tổ bàn có chức năng và nhiệm vụ là đón tiếp và phục vụ khách các món ăn đồ uống một cách tốt nhất theo đúng mong muốn của khách.
Tổ bếp có chịu trách nhiệm tạo ra những món ăn ngon (nghệ thuật văn hóa ẩm thực), an tồn thực phẩm.
Tổ kỹ thuật thực hiện chức năng quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật của Nhà khách, cung cấp các điều kiện cần thiết để Nhà khách hoạt động bình thường và đảm bảo chất lượng dịch vụ của Nhà khách. Bộ phận này thực hiện các cơng việc chính sau đây: lập kế hoạch vận hành bảo dưỡng, sửa chữa, đổi mới, các trang thiết bị dân dụng, điện tử, cấp thốt nước, cơ khí, các phương tiện và đồ dùng, dụng cụ gia dụng của toàn bộ Nhà khách.
Tổ giặt là : phụ trách toàn bộ việc giặt là các đồ bằng vải đặt trong phòng, khăn trải bàn, rèm cửa, đồ vải phủ bàn, ghế tiệc cưới, hội nghị ăn – uống – họp và toàn bộ đồng phục của nhân viên trong Nhà khách.
Tổ cung ứng vật tư : phụ trách việc mua sắm vật tư, hàng hóa cho tồn Nhà khách, mua nguyên vật liệu phục vụ bếp ăn của Nhà khách.
Tổ bảo vệ : chịu trách nhiệm bảo vệ tồn bộ khu vực Nhà khách, trơng xe cho khách tới Trung tâm và xe của nhân viên trong Nhà khách.
Tổ vệ sinh công nghiệp: phụ trách việc dọn dẹp vệ sinh tất cả các khu vực công cộng như khu vực sảnh, một số các văn phòng cho thuê của Nhà khách.