1 .Tính cấp thiết của đề tài
6. Kết cấu đề tài
2.2. Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của
2.2.3. Ảnh hưởng của nhân tố mơi trường tới tình hình cơ cấu tổ chức
phân quyền của Nhà khách Điện lực Miền Bắc.
2.2.3.1. Ảnh hưởng của môi trường bên trong Chiến lược và mục tiêu của Nhà khách
Chiến lược và mục tiêu cho Nhà khách trong những năm tới là phấn đấu đảm bảo sự ổn định trong mọi hoạt động, nâng cao chất lượng dịch vụ đặc biệt thông qua yếu tố con người. Đồng thời hướng tới đa dạng hóa các hoạt động kinh doanh, tăng doanh thu và lợi nhuận cho Nhà khách, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động, mở rộng thị trường, nhằm cung cấp những sản phẩm và dịch vụ thỏa mãn nhu cầu của thị trường góp phần nhiều hơn nữa cho cộng đồng và sự phát triển của đất nước.
Chức năng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của Nhà khách
Nhà khách Điện lực Miền Bắc tiền thân là “ Nhà Điều dưỡng PHCN Lao động - Sầm Sơn” được thành lập theo Quyết định số 36/QĐ - EVN - HĐQT ngày 06/02/2002 của HĐQT Tổng Công ty Điện Lực Việt Nam.
Năm 2014 thực hiện chuyển đổi mơ hình quản lý của Tổng Công ty Điện lực Miền Bắc, Trung tâm Điều dưỡng Điện lực Miền Bắc được sáp nhập vào Cơng ty Điện lực Thanh Hóa theo Quyết định số 2041/QĐ - EVN NPC ngày 30/0 Năm 2016 theo Quyết định số 3421/QĐ- EVN NPC ngày 30/07/2016 của chủ tịch Tổng công ty Điện lực Miền Bắc Trung tâm Điều dưỡng Điện lực Miền Bắc đổi tên thành Nhà khác Điện lực Miền Bắc.6/2014 của Chủ tịch Tổng Công ty Điện lực Miền Bắc, kể từ ngày 01/07/2014.
Với nhiệm vụ kinh doanh cung cấp các dịch vụ Nhà hàng khách sạn bên cạnh chức năng chính là tổ chức phục vụ các đồn nghỉ dưỡng, phục hồi sức khỏe cho nhân viên Tổng công ty Điện lực Miền Bắc, Nhà khách Điện lực Miền Bắc là một DNNN, chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng công ty Điện lực Miền Bắc trên tất cả các mặt của hoạt động sản xuất kinh doanh, bao gồm cả các vấn đề về xây dựng cơ cấu tổ chức cũng như bổ nhiệm nhân sự vào các vị trí chủ chốt. Chính vì vậy vấn đề đổi mới cơ cấu tổ chức và phân quyền sau lần đổi tên năm 2016 vừa rồi càng trở nên hết sức cần thiết đối với hoạt động của Nhà khách Điện lực Miền Bắc.
Quy mô của Nhà khách
Khi mới thành lập, tổ chức của Nhà khách bao gồm một giám đốc và 20 cán bộ, nhân viên căng ra với công việc, vừa làm, vừa học, tự bổ túc kiến thức nghiệp vụ khách sạn nhà hàng để tự hoàn thiện nhằm đảm trách được hoạt động của Nhà khách.
Đến nay, sau hơn 14 năm hoạt động Nhà khách đã mở rộng quy mô ra gấp nhiều lần. Từ chỗ ban đầu chỉ thực hiện chức năng tổ chức nghỉ dưỡng nhằm phục hồi và tái tạo sức lao động cho cán bộ công nhân viên nội bộ của Tổng công ty Điện lực Miền Bắc, thì cho đến nay Nhà khách đã mở rộng sang kinh doanh thêm các loại hình khác như kinh doanh nhà dịch vụ lưu trú, dịch vụ ăn uống và các dịch vụ hỗ trợ
khác. Cùng với việc mở rộng quy mô hoạt động như vậy, cơ cấu tổ chức của Nhà khách đã có rất nhiều thay đổi qua các thời kỳ. Các phòng ban được thành lập, được chun mơn hóa chức năng, cơ cấu tổ chức và phân quyền được thay đổi theo hướng mở rộng để thích nghi với thực tiễn sản xuất kinh doanh.
Con người
Nhận thấy lao động trong Nhà khách đa phần đều đạt trình độ từ Trung cấp trở lên. Với số lao động có trình độ sau Đại học và Đại học lần lượt là 4 và 17 người tương ứng tỷ lệ 6,4% và 27,4%. Số lao động đạt trình độ cao này chủ yếu là các nhà quản lý như giám đốc hay Trưởng, phó các phịng ban, bộ phận. Số nhân viên trình độ cao đẳng có 17 người chiếm tỷ lệ 27,4%. Số nhân viên đạt trình độ trung cấp là 22 người, chiếm tỷ lệ khá cao 35,5%. Chỉ có 2 nhân viên mới tốt nghiệp PTTH chiếm tỷ lệ 3,3%. Như vậy có thể thấy đội ngũ cơng nhân viên hiện nay của Nhà khách nhìn chung đã đạt trình độ đào tạo nhất định. Tuy nhiên còn tồn tại một thực trạng là có rất nhiều các lao động làm trái nghề, khơng đúng chun mơn được học, dẫn đến có một số trường hợp vẫn còn chưa đạt hiệu quả cao trong quá trình làm việc.
Bảng 2.5. Cơ cấu lao động trong Nhà khách Điện lực Miền Bắc theo trình độ
Đơn vị: Người Trình độ Số lượng Tỷ lệ (%) Sau Đại học 4 6,4 Đại học 17 27,4 Cao đẳng 17 27,4 Trung cấp 22 35,5 PTTH (nghề) 2 3,3 Tổng 62 100 (Nguồn: Phịng Hành chính – Tổng hợp) Ban giám đốc và các trưởng phòng đều tốt nghiệp đại học chính quy. Khơng những vậy, họ cịn có bề dày kinh nghiệm trong cơng tác. Bên cạnh đó là đội ngũ nhà quản trị trẻ, giàu nhiệt huyết và sáng tạo có thể đảm đương được nhiệm vụ của mình trong tổ chức. Tuy nhiên các nhà quản trị này hầu như lại chỉ tập trung vào chức năng của phòng ban mình làm hạn chế tầm nhìn, giảm tính phối hợp giữa các bộ phận và tính linh hoạt của tổ chức kém.
Nhìn chung nhân viên của Nhà khách đều có ý thức kỷ luật cao, thực hiện cơng việc của mình tương đối tốt. Tuy nhiên chưa đồng đều về trình độ, lực lượng lao động có trình độ được đào tạo đúng chuyên môn chỉ đạt tỷ lệ nhỏ trong tổng lực lượng lao động. Mặt khác cơ cấu nhân viên tại các bộ phận cịn chưa hợp lý, có nơi thì thừa nhân viên, có nơi lại thiếu. Có những lúc một nhân viên có thể cùng lúc phải thực hiện cả mệnh lệnh của các trưởng phòng và trưởng bộ phận, dẫn đến chồng chéo trong thực hiện mệnh lệnh. Giám đốc luôn là người đưa ra quyết định cuối cùng mà chưa có sự linh hoạt trong việc phân cấp, phân quyền cho một số quản lý ở các phòng, các bộ phận, vì vậy điều này làm hạn chế khả năng quản lý và chủ động của một số nhà lãnh đạo cấp trung gian, nếu tiếp tục duy trì theo phong cách này sẽ khiến nhân viên làm việc không đạt hiệu quả cao.
Công nghệ của doanh nghiệp
Với việc hoạt động trên lĩnh vực kinh doanh dịch vụ lưu trú và dịch vụ ưn uống, đồng thời kinh doanh thêm các dịch vụ khác như karaoke, bán đồ lưu niệm, hội nghị, hội thảo, phòng họp, đám cưới, sự kiện .. Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, Nhà khách Điện lực Miền Bắc đã cố gắng nỗ lực nâng cao chất lượng các dịch vụ bằng cách nâng cấp cơ sở vật chất hạ tầng, đưa tổng số phòng nghỉ lên 89 phòng với các trang thiết bị hiện đại và hai khu nhà ăn, hội trường đạt tiêu chuẩn 2 sao. Nhìn chung trang thiết bị, tiện nghi của Nhà khách là khá phù hợp đủ tiêu chuẩn để đáp ứng nhu cầu cơ bản và thiết yếu của khách nhưng chất lượng chưa cao. Hơn nữa, qua quá trình hoạt động sản xuất và tiêu dùng đã sang năm thứ 16 nên đồ dùng cũng như trang thiết bị như thiết bị phục vụ lưu trú, thiết bị phục vụ nhà bếp, và các thiết bị phục vụ dịch vụ khác trong nhà khách cũng đang bắt đầu xuống cấp, có những vật dụng gần như khơng đạt tiêu chuẩn của khách sạn 2 sao. Đơn cử như một số phòng nghỉ đã hỏng cửa, gạch lát nền là gạch cũ, hệ thống cấp thoát nước âm trần hiện nay bị hở dẫn đến một số phòng thấm dột, một số tủ giường đã gãy mộng, chăn ga cũng đã cũ khơng cịn mới… Thiết bị nhà bếp nhà hàng cũng không đồng bộ, tủ lạnh và tủ bảo ơn thì đã cũ, đơi khi trục trặc trong vấn đề bảo quản thực phẩm, bàn ghế phục vụ ăn uống cũng chưa hiện đại, chưa có máy giặt cơng suất lớn, mạng Internet khơng ổn định, lúc hoạt động lúc khơng … Chính vì vậy địi hỏi Nhà khách phải từng bước cải tạo, đầu tư và nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị, nhằm sử dụng có hiệu quả, tránh lãng phí góp phần nâng cao chất lượng phục vụ, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
2.2.3.2. Ảnh hưởng của môi trường bên ngồi a, Mơi trường chung
Môi trường kinh tế
Theo Văn phòng Thống kê Trung ương, trong năm 2016 tăng trưởng kinh tế Việt Nam cả năm đạt 6,2%. Theo báo cáo của Fox News, chỉ số này giảm 0,5% so với năm 2015. Nguyên nhân của điều đó là xu hướng khơng thuận lợi suy thối kinh tế toàn cầu và một loạt thiên tai và sự cố môi trường. Nạn hạn hán kỷ lục trong 100 năm qua và xâm nhập mặn của nước biển vào sông đã gây thiệt hại lớn cho đồng bằng sơng Cửu Long — vựa lúa chính của Việt Nam. Thảm họa sinh thái tại tỉnh Hà Tĩnh do lỗi của nhà máy ngũ kim Formosa (Đài Loan) đã đổ ra biển hóa chất độc hại, "đầu độc" khu vực khai thác thủy sản và du lịch. Lần đầu tiên trong 4 năm qua đã ghi nhận sự sụt giảm trong kinh tế Việt Nam. Tuy nhiên, nền kinh tế nước ta vẫn đạt được kết quả rất tốt. Việt Nam là một trong những nền kinh tế tăng trưởng cao nhất thế giới. Ở Việt Nam khối lượng xuất khẩu hàng hóa đã tăng lên, trong khi đó sự suy thối trong thương mại tồn cầu đã ảnh hưởng rất tiêu cực đến Singapore và Trung Quốc. Ngân hàng Phát triển châu Á dự báo trong năm 2017 nhịp độ tăng trưởng kinh tế Việt Nam sẽ tăng 6,3 %. Điều đó càng địi hỏi Nhà khách Điện lực Miền Bắc càng phải nhanh chóng hồn thành một cơ cấu tổ chức lớn hơn nhưng vẫn hợp lý và hữu hiệu sao cho phù hợp với điều kiện thị trường để duy trì và khẳng định vị trí của mình trên thương trường.
Mơi trường chính trị
Việt Nam có nền chính trị ổn định trong nhiều năm vì Việt Nam là quốc gia do một Đảng duy nhất lãnh đạo nên Việt Nam có thể duy trì sự ổn định chính trị có hiệu quả hơn so với các quốc gia khác trong khu vực như Thái Lan, nơi thường xảy ra những tranh chấp chính trị, từ đó gây gián đoạn hay tác động không tốt đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Tại Việt Nam, có ưu điểm là tính ổn định về chính trị cao, khơng xảy ra đảo chính, bạo loạn nên thu hút được nhiều khách du lịch. Bên cạnh đó, Nhà nước chủ trương giao cho các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế quyền được tự hạch tốn để phát huy tính tự chủ của mình, ln khuyến khích sự hợp tác phát triển, các chính sách kinh tế, đầu tư thơng thống… Tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp nói chung và các cơ sở kinh doanh dịch vụ Nhà hàng – Khách sạn có thể đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, mở rộng quy mơ. Chính vì
vậy đây là một yếu tố hết sức tích cực thúc đẩy Nhà khách Điện lực Miền Băc cần cơ cấu tổ chức và phân quyền để có thể phát huy được năng lực và tính tự chủ trong kinh doanh của mình hơn nữa.
Mơi trường pháp luật
Hệ thống pháp luật Việt Nam ngày càng hoàn thiện và phù hợp hơn, đảm bảo sự cơng bằng cho mọi loại hình doanh nghiệp, tạo ra mơi trường pháp lý giúp doanh nghiệp phát triển, ổn định về cơ cấu tổ chức, trong đó có sự ổn định và phát triển của Nhà khách Điện lực Miền Bắc.
Một vài phần của luật pháp và những quy định nhất định đã có tác động nhiều hơn đến ngành du lịch. Việc bãi bỏ một số quy định với ngành hàng không đã khiến giá vé giảm và nhiều đường bay thương mại được mở. Chi phí cho các tour du lịch vì thế cũng được giảm xuống. Những thay đổi trong quy định giảm thuế đánh vào chi tiêu dành cho du lịch và giải trí cũng mang lại những tác động tích cực. Tuy nhiên khơng phải mơi trường pháp luật của Việt Nam đều hồn tồn tác động tích cực đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, vẫn có những trường hợp luật lệ chưa hoàn thiện, chồng chéo nhau, thiếu sự hướng dẫn và gắn kết. Và điều này có thể làm tăng chi phí của các doanh nghiệp vì thời gian cũng là tải sản giá trị của doanh nghiệp.
Môi trường văn hóa – xã hội
Trong nhiều năm gần đây, kinh tế Việt Nam phát triển mạnh mẽ kéo theo thu nhập tăng, nhu cầu thụ hưởng cuộc sống cũng từ đó phát sinh trong dân chúng, con người ngày càng tiêu xài nhiều hơn, sử dụng những dịch vụ sang trọng hơn. Chất lượng cuộc sống ngày càng được đảm bảo. Bên cạnh đó Sầm Sơn lại là một điểm du lịch giao lưu văn hóa – xã hội khơng chỉ trong phạm vi quốc gia mà cịn thu hút nhiều khách du lịch tham quan trên thế giới. Chính vì lý do trên, việc phát triển dịch vụ du lịch là phần không thể thiếu nhằm đáp ứng nhu cầu đó. Điều đó là một lý do tất yếu yêu cầu Nhà khách Điện lực Miền Bắc cần phải có sự thay đổi cơ cấu tổ chức và phân quyền ngay trong giai đoạn hiện nay.
b, Môi trường đặc thù Khách hàng
Nhà khách Điện lực Miền Bắc là một trong số các khách sạn kinh doanh dịch vụ Khách sạn – Nhà hàng đã có uy tín, lâu đời tại Thanh Hóa. Đặc biệt chức năng
chính của Nhà khách là thực hiện điều dưỡng cho các nhân viên của Tổng cơng ty Điện lực Miền Bắc. Vì vậy có thể nói Nhà khách rất thuận lợi trong việc có nguồn khách ổn định đều qua các năm. Đây vừa là mặt tích cực nhưng lại cũng là hạn chế của Nhà khách. Bởi nếu trong tình hình cạnh tranh gay gắt như hiện nay, quyền tự chủ về kinh tế, tự thu tự chi, tự hạch tốn được Tổng cơng ty Điện lực Miền Bắc giao cho Nhà khách Điện lực Miền Bắc tồn quyền quyết định. Chính vì vậy nếu Nhà khách khơng chủ động tìm kiếm khách hàng mới mà chỉ dựa vào lượng khách hàng trung thành lâu nay thì sẽ gặp khó khăn trong việc mở rộng thị trường, tăng doanh thu lợi nhận. Bên cạnh đó Nhà khách chưa đầu tư đến chiến lược quảng bá thương hiệu, chưa xây dựng chiến lược chăm sóc khách hàng. Đây là một thiếu sót, hạn chế rất lớn của Nhà khách, cần phải được khắc phục kịp thời. Vì mỗi loại khách hàng sẽ có nhu cầu khác nhau, Nhà khách cần phải thỏa mãn tối đa các u cầu khác nhau của khách hàng đó, hình thành nhiều đầu cơng việc mang tính đặc thù. Theo đó, cơ cấu tổ chức và phân quyền của Nhà khách cũng phải được xây dựng sao cho có thể hỗ trợ hiệu quả cho việc đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của khách hàng.
Nguồn cung ứng
Là một Nhà khách hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ Nhà hàng – Khách sạn nên mặt hàng chủ yếu mà Nhà khách mua vào là các nguyên vật liệu như lương thực, thực phẩm…phục vụ cho việc cung ứng dịch vụ Nhà hàng của Nhà khách, bên cạnh đó là các trang thiết bị, các sản phẩm như chăn, ga, xà phòng….phục vụ cho việc cung ứng dịch vụ lưu trú. Để duy trì nguồn cung ứng thường xun, ổn định Cơng ty đã liên tục duy trì mối quan hệ với nhiều nhà cung ứng. Việc quản trị mua hàng với sự hợp tác lâu dài với các nhà cung cấp lâu nay và tìm hiểu thị trường nên Nhà khách ln có được giá đầu vào ngun vật liệu khá tốt chính bởi thế chi phí cho hoạt động mua đã được giảm rất nhiều. Tuy nhiên có một hạn chế là với một số mặt hàng hóa mỹ phẩm Nhà khách lại chỉ có một nhà cung cấp, điều này hạn chế cơ hội tìm kiếm thêm các ưu đãi trong chính sách mua hàng, mặt khác làm cho Nhà khách có thể rơi vào tình huống bị động nếu khơng được cung cấp đủ mặt hàng. Mặt khác