1 LỜI NÓI ĐẦU Môn học “Cơ sở khoa học quản lý” được Khoa Kinh tế và Quản lý xây dựng Trường Đại học Xây dựng đưa vào chương trình giảng dạy từ hơn 20 năm trở lại đây, với tên môn học “Nhập môn quản tr.
LỜI NĨI ĐẦU Mơn học “Cơ sở khoa học quản lý” Khoa Kinh tế Quản lý xây dựng Trường Đại học Xây dựng đưa vào chương trình giảng dạy từ 20 năm trở lại đây, với tên mơn học “Nhập mơn quản trị kinh doanh” Giáo trình “Cơ sở khoa học quản lý” Bộ môn Kinh tế xây dựng, Khoa Kinh tế Quản lý xây dựng biên soạn Giáo trình xuất dựa kế thừa sách “Lý luận sở quản trị kinh doanh” GS.TSKH Nguyễn Văn Chọn, tham khảo tài liệu nước quản lý học giảng đội ngũ giảng viên khoa từ nhiều năm Giáo trình cung cấp kiến thức quản lý tổ chức, có liên hệ chủ yếu tổ chức doanh nghiệp Nội dung giáo trình cấu trúc theo chương sau: Chương 1: Những vấn đề chung khoa học quản lý: Chương cung cấp cho người học khái niệm tổ chức, quản lý, nhà quản lý, người thừa hành tổ chức; Các vấn đề công việc nhà quản lý, hoạt động, mục tiêu tổ chức, tính khoa học nghệ thuật hoạt động quản lý; Sơ lược lịch sử học thuyết quản lý; Cung cấp khái niệm, chất môi trường quản lý; Các yếu tố môi trường tác động đến tổ chức Chương 2: Chức định hướng kế hoạch hóa: Chương trình bày khái niệm, vai trị, nội dung cơng tác định hướng kế hoạch quản lý; Cách xác định mục tiêu kỹ xây dựng mục tiêu; Các loại kế hoạch tổ chức; Các kỹ thuật công cụ thường dùng định hướng kế hoạch hóa; Trình tự lập kế hoạch tác nghiệp Chương 3: Chức tổ chức: Trong chương đề cập đến khái niệm, vai trò chức tổ chức quản lý; Một số sở lý luận công tác tổ chức; Vấn đề phân chia quyền hạn ủy quyền hoạt động quản lý; Các mơ hình cấu tổ chức; Các phương pháp cấu tổ chức hình thành cải tiến cấu tổ chức Chương 4: Chức lãnh đạo, kích thích động viên: Chương giúp người học xác định khái niệm, vai trò, vị trí nội dung lãnh đạo; Các yêu cầu lực, phong cách uy tín cán lãnh đạo; Một số học thuyết kích thích động viên; Các biện pháp kích thích động viên Chương 5: Chức kiểm soát: Chương cung cấp khái niệm, vai trò nguyên tắc kiểm sốt; Nội dung chức kiểm sốt; Quy trình kiểm sốt; Các phương pháp kiểm sốt Chương 6: Thơng tin định quản lý: Chương đưa khái niệm, vai trị, phân loại thơng tin quản lý; Các khái niệm định, phân loại định, phương pháp định, quy trình định quản lý Chương 7: Trách nhiệm xã hội văn hóa tổ chức: Chương xác định trách nhiệm xã hội văn hóa tổ chức, doanh nghiệp ngày giữ vai trị quan trọng Giáo trình cung cấp kiến thức cốt lõi quản lý tổ chức cho sinh viên năm thứ hai làm sở tiếp thu môn học chuyên môn năm sau phục vụ phong trào Quốc gia khởi nghiệp (Startup) Chính phủ Tác giả chân thành cảm ơn quý Thầy giáo, Cơ giáo đồng nghiệp tham gia góp ý cho sách cảm ơn tác giả tài liệu tham khảo để viết sách Cuốn sách lần đầu xuất bản, không tránh khỏi thiếu sót, tác giả mong nhận góp ý bạn đọc để sách hoàn thiện cho lần xuất sau Tác giả MỤC LỤC Trang Lời nói đầu Mục lục Chương Những vấn đề chung khoa học quản lý 1.1 Khái niệm, đặc điểm phân loại tổ chức 11 1.1.1 Khái niệm tổ chức 11 1.1.2 Các đặc điểm tổ chức 11 1.1.3 Phân loại tổ chức 12 1.1.4 Các hoạt động tổ chức 13 1.2 Khái niệm vai trò quản lý 14 1.2.1 Khái niệm quản lý 14 1.2.2 Vai trò quản lý 16 1.2.3 Các yếu tố quản lý tổ chức 17 1.2.4 Các đặc điểm quản lý 18 1.3 Khái niệm, phân loại nhà quản lý tổ chức 20 1.3.1 Khái niệm nhà quản lý 20 1.3.2 Phân loại nhà quản lý 20 1.3.3 Vai trò nhà quản lý 22 1.4 Các chức quản lý 23 1.4.1 Khái niệm chức quản lý 23 1.4.2 Phân loại chức quản lý 23 1.5 Các phương pháp chung quản lý 24 1.5.1 Khái niệm phương pháp 24 1.5.2 Các phương pháp chung quản lý 24 1.6 Môi trường quản lý 27 1.6.1 Khái niệm môi trường quản lý 27 1.6.2 Phân loại môi trường quản lý 27 1.7 Sơ lược lịch sử học thuyết quản lý 32 1.7.1 Các tư tưởng quản lý cổ đại 33 1.7.2 Các tư tưởng quản lý cổ điển 38 1.7.3 Các tư tưởng quản lý đại 38 Câu hỏi ôn tập chương 41 Chương Chức định hướng kế hoạch hóa 2.1 Khái niệm, vai trị chức định hướng kế hoạch hóa 42 2.1.1 Khái niệm chức định hướng kế hoạch hóa 42 2.1.2 Vai trò chức định hướng kế hoạch hóa 42 2.1.3 Nội dung chức định hướng kế hoạch hóa 43 2.2 Xác định mục tiêu tổ chức 44 2.2.1 Khái niệm mục tiêu 44 2.2.2 Các yêu cầu xác định mục tiêu 44 2.2.3 Phân loại mục tiêu 45 2.3.4 Quy trình xác định mục tiêu 45 2.3 Xây dựng chiến lược tổ chức 46 2.3.1 Khái niệm chiến lược 46 2.3.2 Phân loại chiến lược tổ chức 47 2.3.3 Một số mơ hình công cụ lập chiến lược tổ chức 48 2.4 Lập kế hoạch tác nghiệp 54 2.4.1 Khái niệm kế hoạch tác nghiệp 55 2.4.2 Vai trò lập kế hoạch tác nghiệp 55 2.4.3 Căn lập kế hoạch tác nghiệp 55 2.4.4 Yêu cầu việc lập kế hoạch tác nghiệp 56 2.4.5 Quy trình lập kế hoạch tác nghiệp 56 Câu hỏi ôn tập chương 61 Chương Chức tổ chức 3.1 Khái niệm vai trò chức tổ chức 62 3.1.1 Khái niệm chức tổ chức cấu tổ chức 62 3.1.2 Vai trò chức tổ chức 63 3.2 Cơ sở lý luận công tác tổ chức 63 3.2.1 Quyền hạn trách nhiệm tổ chức 63 3.2.2 Tầm hạn kiểm soát 65 3.2.3 Phân cấp ủy quyền quản lý 66 3.3 Xây dựng (thiết lập) cấu tổ chức 68 3.3.1 Khái niệm việc xây dựng cấu tổ chức 68 3.3.2 Các yếu tố cấu thành cấu tổ chức quản lý 68 3.3.3 Các yêu cầu nguyên tắc thiết kế cấu tổ chức 69 3.3.4 Nội dung xây dựng cấu tổ chức quản lý 71 3.3.5 Các kiểu (Mơ hình) cấu tổ chức quản lý 71 3.3.6 Những phương pháp hình thành cải tiến cấu tổ chức máy quản lý 78 Câu hỏi ôn tập chương 82 Chương Chức lãnh đạo, kích thích động viên 4.1 Một số vấn đề chức lãnh đạo 83 4.1.1 Khái niệm lãnh đạo 83 4.1.2 Vai trò nhà lãnh đạo 83 4.1.3 Vị trí nhà lãnh đạo 84 4.1.4 Nội dung lãnh đạo 84 4.1.5 Các yêu cầu lực cán lãnh đạo 85 4.1.6 Phong cách lãnh đạo 86 4.1.7 Uy tín cán lãnh đạo 88 4.1.8 Tổ chức khoa học trình lao động cán lãnh đạo 89 4.2 Khái niện kích thích động viên, học thuyết động viên 90 4.2.1 Khái niệm kích thích động viên 90 4.2.2 Một số học thuyết tạo động lực 90 4.2.3 Các biện pháp kích thích, động viên chủ yếu 97 Câu hỏi ôn tập chương 98 Chương Chức kiểm sốt 5.1 Khái niệm, vai trị ngun tắc kiểm soát 99 5.1.1 Khái niệm kiểm soát (controling) 99 5.1.2 Vai trị kiểm sốt 99 5.1.3 Các ngun tắc kiểm sốt 101 5.2 Quy trình kiểm soát 102 5.2.1 Xác định mục tiêu nội dung kiểm soát 102 5.2.2 Xác định tiêu chuẩn kiểm soát 103 5.2.3 Đo lường đánh giá thực 103 5.2.4 Xem xét phù hợp kết đo lường với hệ tiêu chuẩn104 5.2.5 Điều chỉnh hoạt động 105 5.3 Các phương pháp kiểm soát 105 5.3.1 Các phương pháp kiểm soát chia theo trình hành động 105 5.3.2 Các phương pháp kiểm soát chia theo mức độ tổng quát nội dung kiểm soát 106 5.3.3 Các phương pháp kiểm soát chia theo tần suất kiểm soát 107 5.3.4 Các phương pháp kiểm soát chia theo mối quan hệ đối tượng chủ thể kiểm soát 107 Câu hỏi ôn tập chương 107 Chương Thông tin định quản lý 6.1 Thông tin quản lý 108 6.1.1 Khái niệm thông tin quản lý 108 6.1.2 Vai trị thơng tin quản lý 109 6.1.3 Phân loại thông tin quản lý 109 6.1.4 Hiệu chất lượng thông tin quản lý 111 6.1.5 Tác động công nghệ thông tin đến truyền thông 111 6.2 Quyết định quản lý 111 6.2.1 Khái niệm định làm định 111 6.2.2 Vai trò định quản lý 111 6.2.3 Các yêu cầu định quản lý 112 6.2.4 Các vấn đề cần định loại định 114 6.2.5 Các kiểu làm định quản lý 114 6.2.6 Quy trình định thực định quản lý 119 Câu hỏi ôn tập chương 123 Chương Trách nhiệm xã hội văn hóa tổ chức 7.1 Trách nhiệm xã hội tổ chức 124 7.1.1 Khái niệm trách nhiệm xã hội tổ chức 124 7.1.2 Vai trò trách nhiệm xã hội 124 7.2 Văn hóa tổ chức 125 7.2.1 Khái niệm văn hóa tổ chức 125 7.2.2 Cấu trúc văn hóa tổ chức 126 7.2.3 Vai trị văn hóa tổ chức 127 Câu hỏi ôn tập chương 128 Tài liệu tham khảo 129 Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KHOA HỌC QUẢN LÝ 1.1 KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM VÀ PHÂN LOẠI TỔ CHỨC 1.1.1 Khái niệm tổ chức Xã hội loài người xã hội tổ chức Phần lớn thành viên tổ chức Các tổ chức khác phương thức hoạt động, chúng mang đặc trưng loại hình hệ thống xã hội Hệ thống xã hội tập hợp người hay nhóm người có quan hệ chặt chẽ với nhau, ảnh hưởng, tác động tương hỗ lên cách có quy luật Tổ chức thường hiểu sau: Tổ chức tập hợp nhiều người (2 người trở lên) làm việc mục đích chung hình thái cấu ổn định Một tổ chức quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp, trường học, chi đoàn, câu lạc bộ, 1.1.2 Các đặc điểm tổ chức Một tổ chức đoàn thể hay quan quản lý nhà nước hay doanh nghiệp mang đặc điểm chung sau: Mọi tổ chức mang tính mục đích chung rõ ràng: Tổ chức chủ thể tạo công cụ để thực mục đích định, yếu tố tổ chức Điều phản ánh từ “tổ chức” Gốc từ xuất phát từ tiếng Hy Lạp-Organon, có nghĩa cơng cụ Mục đích tổ chức khác nhau, tổ chức khơng có mục đích tổ chức khơng tồn phát triển Mọi tổ chức hệ thống xã hội gồm nhiều người làm việc mục đích chung: Khi vào tổ chức, cam kết hành động người mục đích chung Các thành viên phải tuyển chọn, xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn lợi ích thành viên phù hợp với mục đích chung Mọi tổ chức hệ thống mở: Tổ chức tương tác với môi trường trình liên tục thu hút nguồn lực đầu vào để chuyển đổi thành đầu để cung cấp cho khách hàng Hình 1.1 thể người cung cấp nguồn lực khách hàng thuộc mơi trường bên ngồi tổ chức Phản hồi từ mơi trường bên phản ánh tổ chức hoạt động tốt đến mức “Khơng có khách hàng trung thành, tổ chức tồn tại” Trong điều kiện nguồn lực hạn chế để tồn phát triển, tổ chức phải phục vụ tốt khách hàng sử dụng tốt nguồn lực Hình 1.1: Tổ chức hệ thống mở Mọi tổ chức quản lý: Hình ảnh nhà quản lý ln gắn liền với tổ chức định Vai trị thể từ xác định mục đích để hình thành đến vận hành tổ chức nhằm thực mục đích Một tổ chức với chất nó, khơng thể tự hoạt động mà phải quản lý nhằm đạt mục đích xác định 1.1.3 Phân loại tổ chức Các tổ chức tồn vơ đa dạng Chúng khác trả lời câu hỏi: nắm quyền sở hữu tổ chức? Tổ chức tạo nên mục đích gì? Vì vậy, có nhiều quan điểm khác phân loại sau số cách phân loại a) Phân loại theo tính chất sở hữu 1) Tổ chức cơng tổ chức thuộc quyền sở hữu nhà nước khơng có chủ sở hữu Nó tạo sản phẩm dịch vụ công - sản phẩm mà người sử dụng cạnh tranh loại trừ để có quyền sử dụng Ví dụ: Tổ chức công thuộc sở hữu nhà nước quan cơng quyền Tổ chức cơng khơng có chủ sở hữu đoàn thể xã hội, sở tôn giáo 2) Tổ chức tư tổ chức thuộc hữu tư nhân kiểm soát tư nhân; hoạt động mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận 3) Tổ chức công tư hợp danh: ví dụ doanh nghiệp thực hợp đồng đối tác cơng tư PPP b) Phân loại theo mục đích hoạt động tổ chức 1) Tổ chức lợi nhuận tổ chức tồn chủ yếu mục tiêu lợi nhuận tối đa Yếu tố quan tâm lợi nhuận tạo từ khoản đầu tư Tổ chức doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, v.v 2) Tổ chức phi lợi nhuận tổ chức đời tồn để cung cấp sản phẩm, dịch vụ phục vụ cộng đồng Đó quan nhà nước, viện bảo tàng, tổ chức trị, tơn giáo, doanh nghiệp phi lợi nhuận, tổ chức từ thiện, v.v c) Phân loại theo hình thức thành lập tổ chức 1) Tổ chức thức tổ chức mà người xác định rõ ràng vị trí, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền trách nhiệm thường cấp định bầu cử pháp luật thừa nhận 2) Tổ chức phi thức tổ chức người hình thành thơng qua mối quan hệ cá nhân, tồn “tổ chức” thức với bên ngồi “tổ chức” sở thích, nguyện vọng, quan điểm, tư tưởng, Như hội Guitar, hội Cầu lơng, Hoặc phịng “cộng tác viên” doanh nghiệp 1.1.4 Các hoạt động tổ chức Hoạt động tổ chức mn hình mn vẻ, phụ thuộc vào mục đích tồn tại, lĩnh vực hoạt động đời sống xã hội, quy mô, phương thức hoạt động chủ thể lựa chọn yếu tố ngoại lai khác Tuy nhiên, tổ chức phải thực hoạt động theo tiến trình liên hồn mối liên hệ chặt chẽ với mơi trường Ví dụ tổ chức doanh nghiệp, tiến trình là: - Nghiên cứu dự báo môi trường để trả lời câu hỏi: Môi trường địi hỏi tổ chức? Mơi trường tạo hội thách thức nào? ; - Thiết kế sản phẩm dịch vụ đáp ứng khách hàng; - Tìm kiếm huy động nguồn lực đáp ứng hoạt động tổ chức; - Tiến hành tạo sản phẩm dịch vụ; - Làm cho khách hàng biết hiểu sản phẩm dịch vụ tổ chức; - Thực dịch vụ hỗ trợ cho khách hàng sử dụng sản phẩm dịch vụ, 1.2 KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ 1.2.1 Khái niệm quản lý Đối tượng quản lý rộng bao gồm nhiều dạng, phân thành ba dạng chính: 10 tịi, suy nghĩ tìm phương án đắn sở tn thủ quy trình làm định Ví dụ: định hoạt động thêm ngành/lĩnh vực mới; định sáp nhập, tách số phận tổ chức… 6.2.5 Các kiểu làm định quản lý a) Do cá nhân làm định Các nhà quản lý có nhiều kiểu làm định khác phải giải vấn đề tổ chức: - Người né tránh vấn đề: Bỏ qua thông tin vấn đề Là người thụ động không muốn đương đầu với vấn đề - Người giải vấn đề: Cố gắng định để giải vấn đề chúng xảy - Người tìm kiếm vấn đề: Tích cực tìm kiếm vấn đề, lường trước tình xảy để giải vấn đề Một vấn đề kiểu làm định tính cách người định Dựa yếu tố: đường lối suy nghĩ chấp nhận tính lộn xộn cá nhân [14] - Đường lối suy nghĩ: Một số người có xu hướng lý logic đường lối suy nghĩ xử lý thơng tin Người lý có xu hướng nhìn thơng tin cách trật tự đảm bảo thông tin logic quán trước tiến hành làm định (có thể gọi người thận trọng) Một số người khác có xu hướng sáng tạo có trực giác hơn, nhờ vào trực giác mà không cần phải xử lý thông tin theo trật tự hài lịng việc xem xét tổng thể (có thể gọi người nhạy cảm, động) - Sự chấp nhận lộn xộn cá nhân: Một số người khơng chấp nhận tính lộn xộn cần quán trật tự cách thức xử lý thơng tin để tín lộn xộn trở nên tối thiểu (có thể gọi người có tính cách nếp) Ngược lại, số người chấp nhận tính lộn xộn xử lý thơng tin lúc (có thể gọi người nhanh nhẹn, thơng minh) Khi tổ hợp yếu tố này, ta có kiểu làm định Hình 6.1 Các kiểu làm định cá nhân 100 + Kiểu chủ động: Người làm định kiểu chủ động có độ chấp nhận lộn xộn thấp lý đường lối suy nghĩ Họ có hiệu logic Họ người làm định nhanh tập trung vào ngắn hạn Họ thường làm định với lượng thơng tin tối thiểu thẩm định phương án + Kiểu phân tích: Người làm định kiểu phân tích có độ chấp nhận lộn xộn cao kiểu chủ động Họ cần thông tin nhiều Là người mô tả người làm định cẩn thận, có khả thích ứng đương đầu với tình độc đáo + Kiểu quan niệm: Người làm định theo kiểu quan niệm có xu hướng nhìn rộng xem xét nhiều phương án khác Họ tập trung vào dài hạn giỏi tìm giải pháp sáng tạo giải vấn đề + Kiểu tác phong: Người làm định theo kiểu tác phong làm việc tốt với người khác Họ quan tâm đến thành đạt cấp chấp nhận đề xuất người khác Họ thường dùng họp để truyền đạt, họ né tránh mâu thuẫn b) Do nhóm người làm định Nhiều định tổ chức, định liên quan đến tương lai, đến chế hoạt động tổ chức cần làm định theo nhóm hội đồng, nhóm chuyên gia, ủy ban Các nghiên cứu cho thấy nhà quản lý thường bỏ 40% thời gian vào họp nhóm - Thuận lợi làm định theo nhóm: + Cung cấp nhiều thơng tin hồn chỉnh Một nhóm người thường mang lại tính đa dạng kinh nghiệm nhãn quan cho trình làm định mà cá nhân khơng thể có + Sản sinh nhiều phương án: Bởi nhóm có thơng tin đa dạng hơn, họ nhận nhiều phương án cá nhân Điều thành viên nhóm có chun mơn khác + Làm tăng chấp nhận giải pháp: Nhiều định thất bại chọn lựa cuối khơng nhiều người ủng hộ Nếu người bị ảnh hưởng giải pháp họ giúp thực giải pháp lại người tham dự vào trình làm 101 định họ dễ chấp nhận giải pháp khuyến khích người khác chấp nhận + Làm tăng danh: Quy trình làm định phù hợp với nguyên tắc dân chủ, định theo nhóm xem có tính danh cao định cá nhân làm - Nhược làm định theo nhóm: + Mất thời gian: Phải thời gian tập hợp theo nhóm Nhóm thường thời gian để thảo luận đến thống + Sự khống chế thiểu số: Các thành viên nhóm thường khơng bình đẳng tuyệt đối, họ khác cấp bậc, kinh nghiệm, kiến thức, khác kỹ thuyết phục, Điều tạo hội cho thành viên sử dụng ưu để khống chế tồn nhóm Một thiểu số khống chế thường có ảnh hưởng lớn đến định sau + Áp lực quy phục: Các áp lực xã hội bắt phải quy phục nhóm dẫn đến tượng gọi suy nghĩ nhóm Đây hình thài quy phục mà thành viên phải nén lại quan điểm khác biệt, thiểu số để tỏ thuận tình Sự suy nghĩ nhóm định đường lối suy tưởng nhóm dần làm giảm chất lượng định sau + Trách nhiệm lộn xộn: Các thành viên nhóm chia xẻ tránh nhiệm Trách nhiệm thành viên phân định rõ ràng c) Các kỹ thuật cải tiến làm định theo nhóm - Kỹ thuật động não (Brainstorming): Đây kỹ thuật dùng để kích thích thành viên nhóm đóng góp ý tưởng để giải vấn đê tổ chức Các nguyên tắc Brainstorming, tạm dịch động não (tấn công não), bao gồm: + Khuyến khích tự Các thành viên nhóm tự đề xuất ý kiến Khơng có ý tưởng đáng buồn cười, cho dù ý tưởng cực đoan hay kỳ quặc + Khơng trích ý kiến ý kiến chưa trình bày xong 102 + Khuyến khích số lượng ý kiến, ghi chép lại ý kiến nhằm thể thừa nhận nhóm làm sở hợp tác ý tưởng + Không đánh giá ý kiến tập hợp xong ý kiến hay phương án lựa chọn Gồm bước: + Các thành viên ngồi chung bàn, trưởng nhóm nêu vấn đề cần định tỏ chức Các thành viên phải suy nghĩ tìm hướng giải vấn đề + Lần lượt thành viên trình bày thời hạn định, không thảo luận, ghi lại + Nhóm thảo luận ý kiến đánh giá chúng + Mỗi thành viên độc lập xếp hạng ý kiến Quyết định cuối dựa vào ý kiến xếp hạng cao - Kỹ thuật nhóm danh nghĩa NGT (Nominal Group Technique) Nhóm danh nghĩa hạn chế thảo luận quy trình làm định Thành viên nhóm phải có mặt trong họp, yêu cầu giải vấn đề cách độc lập Gồm bước: - Các thành viên hội lại, trưởng nhóm nêu vấn đề cần định tỏ chức Các thành viên phải viết hướng giải vấn đề - Lần lượt thành viên trình bày, khơng thảo luận, ghi lại - Nhóm thảo luận ý kiến đánh giá chúng - Mỗi thành viên độc lập xếp hạng ý kiến Quyết định cuối dựa vào ý kiến xếp hạng cao - Kỹ thuật Delphi: Là kỹ thuật kích thích nhóm tham khảo cung cấp dự báo tương lai, sử dụng nhiều công cụ hay bảng câu hỏi, việc điều tra thu thập liệu, kinh nghiệm Cung cấp hình thức văn mà khơng cần quản lý viên gặp gỡ trực tiếp, theo nguyên tắc sau: + Các thành viên đưa phương án văn + Quản lý viên nhận tóm tắt phương án + Kết gửi cho thành viên tham gia có phản hồi xếp hạng 103 + Quá trình tiếp tục đạt độ tập trung định - Cuộc họp điện tử: Vấn đề cần giải trưởng nhóm đưa gửi đến máy tính thành viên Các ý kiến, phê bình, bỏ phiếu, thể qua máy tính trung tâm Đây phương pháp làm định theo nhóm nhanh nhất, đảm báo tính khách quan dân chủ 6.2.6 Quy trình định thực định quản lý Làm định có nghĩa “chọn phương án (giải pháp) tốt nhất, phù hợp phương án (giải pháp) khác để giải vấn đề tổ chức” Nên quy trình định thực định quản lý thường theo 10 (hoặc 8) bước sau đây: 6.2.6.1 Nhận dạng vấn đề (sơ để nhiệm vụ) Quy trình làm định bắt đầu phát vấn đề tổ chức cần giải quyết định Xuất phát từ sai biệt thành tích mong muốn chủ quan nhà quản lý Muốn nhận dạng sai biệt phải so sánh tình hình với chuẩn mực đó? Chuẩn mực thành trước đây, mục tiêu, thành đơn vị khác Nhưng sai biệt không bị áp lực trở thành vấn đề cần giải ngay, hoãn lại thời gian Vấn đề cần giải phải vấn đề tạo áp lực cho nhà quản lý buộc người phải hành động Hình 6.2: Đặc trưng vấn đề (nhiệm vụ) 6.2.6.2 Chọn tiêu chuẩn để đánh giá phương án xác định trọng số chúng a) Chọn tiêu chuẩn Một nhà quản lý nhận vấn đề cần giải quyết, người phải nhận dạng tiêu chuẩn để đánh giá, lựa chọn định Tiêu chuẩn đánh giá theo hướng thể số lượng chất lượng, phản ảnh kết dự tính đạt Tiêu chuẩn phải cụ thể, dể hiểu, đơn giản, không trùng lặp Áp lực phải hành động Ý thức sai biệt Vấn đề (một nhiệm vụ) 104 b) Phân bố trọng số cho tiêu chuẩn Những tiêu chuẩn chọn không quan trọng nhau, nên phải có tỉ trọng khác để đạt ưu tiên phù hợp chọn phương án Về mặt phương pháp: có nhiều phương pháp khác nhau: - Phân bổ theo thang điểm: Thông thường chọn tiêu chuẩn quan trọng cho 10 điểm (hoặc100, 1000); tiêu chuẩn quan trọng cho điểm (hoặc 10,100) tiêu chuẩn lại nằm khoảng điểm tối đa điểm tối thiểu - Hoặc sử dụng phương pháp ma trận vuông ma trận chéo phương pháp tính tốn trọng số AHP (Analytie Hierarchy Process) 6.2.6.3 Thu thập thông tin Nếu vấn đề chưa rõ cần thu thập thơng tin làm rõ, rõ bỏ qua bước Lượng thơng tin cần thiết phụ thuộc vào tính phức tạp nhiệm vụ trình độ thành thạo, kinh nghiệm người (nhóm) làm định Nếu thông tin chưa đủ để định vấn đề cách chắn chắn, cần phải có biện pháp bổ sung thông tin Các tin tức nhận cần xử lý để loại trừ sai lệch vơ thức có ý thức nguồn tin 6.2.6.4 Chính thức đề nhiệm vụ Sau thực bước trên, thấy vấn đề tổ chức cần giải quyết định có đủ phương tiện hành động chuyển sang bước Hình 6.3: Một vấn đề trở thành nhiệm vụ thức 6.2.6.5 Xây dựng phương án (Tìm kiếm phương án để giải vấn đề) Lập danh mục phương án khả thi để giải vấn đề Có thể lúc đầu lập tất phương án có sau kinh nghiệm trực Một nhiệm vụ thức Có đủ phương tiện hành động Có áp lực phải hành động Một vấn đề 105 giác chọn số phương án khả thi (thông thường chọn 2-3 phương án) để so sánh lựa chọn phương án tốt 6.2.6.6 Phân tích, đánh giá lựa chọn phương án tốt Người (nhóm) làm định tiến hành phân tích kỹ phương án Ưu điểm nhược điểm phương án trở nên rõ rệt ta so sánh tiêu chí chúng với tiêu chuẩn trọng số chọn bước Việc xếp hạng hoàn toàn phụ thuộc vào thẩm định cá nhân (hoặc nhóm) nhà quản lý + Chọn phương án: Chọn phương án có đánh giá phương án tốt theo tiêu chuẩn trọng số chọn 6.2.6.7 Thực định Thực bao gồm việc truyền đạt định đến người thi hành làm cho họ cam kết thực Sau đó, họ vạch chương trình, kế hoạch thực định Kế hoạch thực xuất phát từ việc quy định rõ giới hạn hiệu lực định Trong kế hoạch phải nêu rõ làm gì, bắt đầu, lúc kết thúc, thực phương pháp, phương tiện 6.2.6.8 Kiểm tra việc thực định Người định cần có trách nhiệm kiểm tra việc thực định Đồng thời việc kiểm tra có tác dụng sau: - Kiểm tra tác động tốt tới hành vi người, nâng cao trách nhiệm, động viên họ thực nhiệm vụ - Thúc đẩy thực có trình tự - Kịp thời điều chỉnh nhiệm vụ Việc kiểm tra tạo mối liên hệ ngược nhằm điều chỉnh kịp thời vấn đề dạng xuất hiện… 6.2.6.9 Điều chỉnh định + Khi kiểm tra việc thực định, phát nguyên nhân sau, phải điều chỉnh định: - Tổ chức thực không tốt việc thực định; 106 - Có nguyên nhân khách quan biến động mạnh; - Có sai lầm nghiêm trong định + Phương pháp điều chỉnh: tăng lên giảm tùy thuộc kết thực biến động mơi trường Ví dụ: Tập đoàn Xi măng Chinfong Đài Loan (Trung Quốc) năm 2000 xin điều chỉnh công suất nhà máy xi măng Việt Nam từ 1,2 lên 3,6 triệu năm 6.2.6.10 Tổng kết việc thực định Tác dụng tổng kết: Biết kết sao; đúc rút kinh nghiệm cho trình sau Phân tích rõ ngun nhân thành cơng, thất bại, thiếu sót Phát tiềm để lập kế hoạch sau Sơ đồ khối mối liên hệ bước thực hiên định tóm tắt theo sơ đồ hình 6.4 Hình 6.4: Quy trình thực định CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG Câu Khái niệm thông tin quản lý vai trị hoạt động quản lý tổ chức? Câu Tại nói: “Internet bãi rác thông tin”? Câu Hãy cho biết khái niệm vai trò định quản lý Câu Nêu phân tích yêu cầu định quản lý Câu Nêu phân tích kiểu định cá nhân nhà quản lý? Câu Hãy cho biết ưu, nhước điểm cách làm định theo nhóm? Câu Nêu phân tích kỹ thuật cải tiến làm định theo nhóm? Câu Trình bày bước trình định Câu Tại nói “nhận diện vấn đề” bước khởi đầu quan trọng trình định? 107 Chương TRÁCH NHIỆM XÃ HỘI VÀ VĂN HÓA CỦA TỔ CHỨC 7.1 TRÁCH NHIỆM XÃ HỘI CỦA TỔ CHỨC 7.1.1 Khái niệm trách nhiệm xã hội tổ chức Khi nhà máy nhả khói đen mịt trời, hay xả nước thải trực tiếp xuống kênh, dịng sơng làm bốc mùi thối tình trạng cảnh tỉnh nhà cầm quyền Họ bắt đầu có biện pháp ngăn chặn buộc doanh nghiệp phải có trách nhiệm với cộng đồng mà chúng hoạt động Từ ngữ trách nhiệm xã hội có nhiều nghĩa có nghĩa là: doanh nghiệp khơng có lợi nhuận mà thôi, vượt khỏi lợi nhuận, hoạt động tự nguyện, quan tâm đến hệ thống xã hội rộng đáp ứng với xã hội Có hai quan điểm trái ngược nhau: quan điểm thúy kinh tế cho trách nhiệm xã hội doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận sở tuân thủ quy định luật pháp; Còn quan điểm thứ hai quan điểm kinh tế - xã hội, trách nhiệm doanh nghiệp vượt việc tạo lợi nhuận mà bao gồm việc bảo vệ cải tiến an sinh xã hội (doanh nghiệp tham gia hoạt động xã hội thúc đẩy xã hội phát triển, xóa đói giảm nghèo, giảm thất nghiệp; giúp đỡ người tàn tật, hoạt động cải thiện môi trường tự nhiên…) 7.1.2 Vai trò trách nhiệm xã hội Tổ chức có trách nhiệm xã hội sau: - Kỳ vọng công chúng: Công chúng ngày ủng hộ tổ chức theo đuổi hai mục tiêu kinh tế xã hội - Lợi nhuận dài hạn: Các tổ chức có trách nhiệm xã hội có xu hướng theo đuổi lợi nhuận dài hạn nhiều Thể doanh nghiệp có quan hệ tốt với cơng chúng tạo hình ảnh tốt tác phong xã hội đem lại - Nghĩa vụ đạo đức: Một tổ chức nên có lương tâm xã hội Các hành động có trách nhiệm xã hội hành động - Hình ảnh cơng chúng: Các tổ chức tìm cách tăng cường hình ảnh đẹp cơng chúng để gia tăng doanh thu, thu nhận nhân viên tốt, dễ nhận 108 nguồn tài trợ lợi ích khác Bỡi lẽ, công chúng coi mục tiêu xã hội quan trọng, tổ chức nên tạo dựng hình ảnh thích hợp cách theo đuổi mục tiêu xã hội - Môi trường tốt hơn: Sự tham gia tổ chức giúp giải vấn đề xã hội khó khăn, giúp xã hội xây dựng sống tốt cộng đồng thích hợp để thu hút trì đội ngũ nhân viên có tay nghề - Cân đối trách nhiệm quyền hạn: Các tổ chức có nhiều quyền hạn xã hội Một trách nhiệm xã hội ngang tầm phải có để cân quyền hạn Một quyền hạn lớn trách nhiệm khuyến khích tác phong vô trách nhệm chống lại quyền lợi công chúng - Sở hữu tài nguyên: Các tổ chức có tài ngun tài chính, chun gia kỹ thuật tài quản lý để hỗ trợ dự án cơng cơng tác từ thiện - Tính ưu việt phòng bệnh chữa bệnh: Các tổ chức phải hành động trước vấn đề trở nên nghiêm trọng tốn để chỉnh sửa, làm tiêu hao lượng quản lý việc thực mục tiêu sản xuất sản phẩm dịch vụ 7.2 VĂN HÓA CỦA TỔ CHỨC 7.2.1 Khái niệm văn hóa tổ chức Mỗi tổ chức có nếp định hướng cho phần lớn cơng việc nội Nó ảnh hưởng đến phương thức định nhà quản lý, quan điểm họ chiến lược điều kiện môi trường tổ chức Nền nếp nhược điểm gây cản trở cho tổ chức việc hoạch định thực chiến lược ưu điểm thúc đẩy hoạt động Các tổ chức có nếp mạnh, tích cực có nhiều hội để thành cơng so với tổ chức có nếp yếu tiêu cực Văn hóa tổ chức tổng hợp giá trị, chuẩn mực, kinh nghiệm, cá tính bầu khơng khí tổ chức mà liên kết với tạo thành "phương thức mà hồn thành cơng việc đó" Thực chất văn hóa tổ chức cách tổ chức tương tác với môi trường Trong tổ chức, người phải tuân theo giá trị, chuẩn mực cụ thể thực theo nó, xem "đạo" thực Theo đó, tổ chức khơng gian văn hố, có sắc riêng, giá trị gây 109 dựng lên suốt trình tồn phát triển tổ chức Những giá trị ăn sâu vào hoạt động doanh nghiệp chi phối tình cảm, nếp suy nghĩ hành vi mội thành viên tổ chức việc theo đuổi thực mục đích 7.2.2 Cấu trúc văn hóa tổ chức Văn hóa tổ chức cấu thành nhân tố sau: - Hệ thống ý niệm: Gồm tập hợp khái niệm biểu tượng mà dựa vào thành viên tổ chức lý giải giải thích giới, tìm đạo lý sống - Hệ thống giá trị liên quan đến chuẩn mực: Cho phép phân biệt thực giả, đánh giá tốt xấu, nhận định tình hoạt động cụ thể - Hệ thống biểu hiện: Bao gồm thể thức, hình thức trình bày, ký hiệu, biểu tượng, nghệ thuật, phong tục tập qn, lễ hội mà qua tình cảm, ý niệm bộc lộ cảm nhận cách cụ thể, tạo nên đồng văn hóa tổ chức - Hệ thống hoạt động: Bao gồm hệ thống quy trình, quy chế, quy định (gồm công nghệ quản lý) nhằm đảm bảo hiệu tối ưu cho hoạt động thực tiến tổ chức Một cách tiếp cận khác chia cấu trúc văn hóa tổ chức thành ba tầng: - Tầng thứ nhất: Bao gồm yếu tố hữu hình, yếu tố quan sát sở vật chất văn hóa tổ chức Biểu lôgô, slogan, đồng phục, cách xếp, thiết kế, kiến trúc - Tầng thứ hai: giá trị thể hiện, bao gồm nguyên tắc, quy tắc hành vi ứng xử, thể chế lãnh đạo, tiêu chuẩn hóa hoạt động tổ chức, niềm tin, giá trị cách cư xử Biểu chiến lược, quan điểm, phong tục, tập quán kinh doanh, quy tắc, quy định chung, mục tiêu - Tầng thứ ba: giả thuyết ngầm định liên quan đến môi trường xung quanh, đến mối quan hệ người tổ chức, trụ cột tinh thần tổ chức Biểu quan niệm chung, niềm tin, nhận thức cơng nhận 7.2.3 Vai trị văn hóa tổ chức 110 Văn hóa cách thức người giao tiếp với với bên ngoài, thể cách mà họ làm nào; uốn nắn, hướng dẫn hành vi người tổ chức; tạo ngun tắc vơ hình mà không thực bị người không chấp nhận chí loại bỏ Mặc dù tác động văn hóa tổ chức có hai hướng tích cực cản trở nhiều chức giá trị tổ chức cá nhân hoạt động tổ chức Hoạt động quản lý hoạt động chủ thể quản lý tác động lên đối tượng bị quản lý thông qua để đạt mục tiêu Muốn làm tốt điều nhà quản lý cần dùng cơng cụ văn hóa để thực cơng việc Mọi người, nhân viên bạn chia sẻ điều gì? Điều thiêng liêng để họ cống hiến cho tổ chức? Văn hóa dẫn đường cho bạn, cho nhà quản lý thành công Văn hóa ảnh hưởng đến hoạt động quản lý nói chung đến tất hoạt động chức quản lý quản lý chiến lược, quản lý nhân sự, quản lý marketing, quản lý tài Một tổ chức có văn hóa mạnh làm tăng tâm thành viên phấn đấu giá trị chung, chiến lược tổ chức Trái lại, văn hóa yếu làm cho nhân viên cảm thấy mơ hồ, tâm nhiệt tình nhân viên giảm sút, mâu thuẫn, hỗn độn, phương hướng Nói chung, văn hóa cho phép người tiếp cận triển khai chiến lược nào, làm để thấu hiểu tổ chức, lôi kéo nhân viên cam kết thực tham gia đơn theo nhiệm vụ Một liên kết chiến lược - văn hóa địn bẩy mạnh cho việc tạo cách ứng xử quán giúp người làm việc trongcách thức hỗ trợ tầm chiến lược tốt Hành vi mơi trường văn hóa tổ chức chấp nhận phát triển mạnh, đó, hành vi không chấp nhận bị loại bỏ chịu phạt Mối liên kết chiến lược - văn hóa ni dưỡng, tạo động lực cho người làm việc hết khả mình: cung cấp cấu, tiêu chuẩn hệ thống giá trị mà hoạt động đó, khuếch trương hình ảnh doanh nghiệp cách mạnh mẽ Tất điều làm cho nhân viên cảm nhận tốt xác thực công việc môi trường làm việc họ, khuyến khích họ cống hiến cho thành cơng tổ chức Trong hoạt động quản lý nhân lực làm để thu hút giữ chân người tài? Làm để phát huy nguồn lực người cao nhất? Câu trả lời không loại trừ 111 yếu tố văn hóa tổ chức mà người họ làm việc đến làm việc Ngay lĩnh vực quản lý tài chính, uy tín doanh nghiệp nhà nước, tổ chức tín dụng, cổ đơng tính minh bạch, trung thực thơng tin thực trạng tài phản ánh tầm cao văn hóa tổ chức Tổ chức bạn tạo niềm tin cho cổ đơng, nhà đầu tư hay tổ chức tín dụng khác hay khơng anh có sắc văn hóa mà họ biết cách thức mà doanh nghiệp bạn đối xử với bên ngồi Vai trị văn hóa tổ chức hiệu hoạt động tổ chức Văn hóa tổ chức tác động tồn diện lên hoạt động tổ chức, tạo nên đặc trưng, nhận dạng riêng tổ chức, xây dựng nên tên tuổi Sự khác biệt thể tài sản vơ trung thành nhân viên, cam kết, tinh thần đồng đội, Văn hóa tạo nên cam kết mục tiêu chung giá trị tổ chức, lớn lợi ích cá nhân, giúp tổ chức giải mâu thuẫn hành ngày Văn hóa tạo nên ổn định tổ chức CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG Câu Nêu khái niệm vai trò trách nhiệm xã hội tổ chức? Câu Nêu cấu trúc trách nhiệm xã hội tổ chức? Câu Nêu khái niệm vai trò trách nhiệm văn hóa tổ chức? TÀI LIỆU THAM KHẢO Phan Thị Minh Châu (2011), Quản lý học, NXB Thống kê Nguyễn Văn Chọn (2003), Lý luận sở quản trị kinh doanh, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội Nguyễn Văn Chọn (1999), Quản lý nhà nước kinh tế quản trị kinh doanh xây dựng, NXB Xây dựng, Hà Nội Bùi Văn Danh (2011), Quản lý học, NXB Lao động Nguyễn Thị Liên Diệp (2011), Quản lý học, NXB Thống kê 112 James H.Donnelly- James L.Gibson - John M.Ivancevich, (2000), Quản lý học bản, NXB Thống kê Nguyễn Ngọc Hiến (2003), Quản lý kinh doanh , NXB Lao động Nguyễn Duy Huân (1997), Quản lý học, NXB Thống kê Harold Koontz - Cyril Odonnell -Heinz Weihrich (1994), Những vấn đề cốt yếu quản lý, NXB Khoa học Kỹ thuật 10 GS.Michael E.Porter (2008), Chiến lược cạnh tranh, NXB Thống kê 11 Trường Đại học Kinh tế TP.Hồ Chí Minh, Khoa Quản lý Kinh doanh (1996), Giáo trình Quản lý học, NXB Trẻ 12 Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Khoa Khoa học q uản lý (1999), Giáo trình Khoa học quản lý, NXB Khoa học Kỹ thuật 13 Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Khoa Khoa học quản lý (2012), Giáo trình Quản lý học, NXB Đại học Kinh tế quốc dân 14 Phạm Đình Phương (1997), Quản trị học nhập mơn, NXB Thành phố Hồ Chí Minh 15 Nguyễn Hải Sản (1998), Quản lý học, NXB Thống kờ GVC - TS NG VN DA GIáO TRìNH CƠ Së KHOA HäC QU¶N Lý Chịu trách nhiệm xuất ThS VÕ TUẤN HẢI Biên tập sửa in: TS NGUYỄN HUY TIẾN Họa sỹ bìa: NGỌC ANH Liên kết xuất bản: CƠNG TY TNHH Trần Cơng Số 12 ngách 155/176 Đường Trường Chinh, Hà Nội NHÀ XUẤT BẢN KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT 70 Trần Hưng Đạo - Hoàn Kiếm - Hà Nội ĐT: 024 39423171 Fax: 024 3822 0658 Website: http://www.nxbkhkt.com.vn Email: nxbkhkt@hn.vnn.vn CHI NHÁNH NHÀ XUẤT BẢN KHOA HỌC VÀ KỸ THUẬT 28 Đồng Khởi - Quận - TP Hồ Chí Minh ĐT: 028 3822 5062 113 In 300 bản, khổ 19x27 cm, in Công ty TNHH Trần Công Địa chỉ: Số 12, ngách 155/176 đường Trường Chinh, Hà Nội Số ĐKXB:793 - 2020/CXBIPH/4-16/KHKT Quyết định xuất số: 16/QĐ-NXBKHKT, ngày 20 tháng năm 2020 ISBN 114 ... thứ ba quản lý xã hội Quản lý xã hội dạng quản lý phức tạp nhất, bao gồm nhiều lĩnh vực như: quản lý nhà nước, quản lý hành cơng, quản lý kinh tế, quản lý xã hội, quản lý ngành, quản lý doanh. .. doanh nghiệp Quản lý nói chung theo nghĩa tiếng Anh Administration vừa có nghĩa quản lý (hành chính, quyền), vừa có nghĩa quản trị (kinh doanh) Administration văn thạc sỹ quản trị kinh doanh (MBA... cộng, tức quản lý tầm vĩ mơ, cịn thuật ngữ "quản trị" dùng phạm vi nhỏ tổ chức, doanh nghiệp (kinh tế) Xét từ ngữ, thuật ngữ ? ?quản lý" hiểu hai q trình tích hợp vào nhau; q trình "quản" coi sóc,