Bài giảng: Quản trị học - Trường Đại học Tài chính-Marketing

Bài giảng Quản trị học của Trường Đại học Tài chính-Marketing biên soạn với mục đích giúp bạn đọc hiểu biết tổng quan môn học quản trị, hoạt động quản trị, chức năng quản trị, nhà quản trị với kỹ năng cần có và những vai trò, nhiệm vụ chủ yếu phải làm. Mời quý thầy cô và các em cùng tham khảo.

lOMoARcPSD|16911414 C TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING QT KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ HỌC Số tín chỉ: 03 ThS BÙI ĐỨC TÂM (Chủ biên) ThS GVC LÊ VĂN QUÝ ThS NGUYỄN THỊ MINH TRÂM ThS NGUYỄN VĂN HỘI ThS LƢỢNG VĂN QUỐC NĂM 2013 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 MỤC LỤC MỤC LỤC i ĐỀ CƢƠNG MÔN HỌC 1 THÔNG TIN MÔN HỌC THÔNG TIN GIẢNG VIÊN MỤC TIÊU MÔN HỌC VÀ CHUẨN ĐẦU RA TĨM TẮT NỘI DUNG MƠN 5 LỊCH TRÌNH GIẢNG DẠY 6 PHƢƠNG PHÁP, HÌNH THỨC KIỂM TRA, ĐÁNH GIÁ 16 CÁC QUI ĐỊNH ĐỐI VỚI SINH VIÊN 17 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỌC 19 1.1 QUẢN TRỊ LÀ GÌ? 19 1.1.1 Tính tất yếu xuất hoạt động quản trị 19 1.1.2 Các khái niệm khác quản trị 19 1.1.3 Một số nét ý chung khái niệm quản trị 20 1.1.4 Khái niệm phổ biến quản trị 20 1.1.5 Sự khác biệt quản lý quản trị 21 1.1.6 Tính khoa học nghệ thuật quản trị 21 1.1.7 Các chức quản trị 22 1.1.8 Hiệu hiệu suất quản trị 23 1.1.9 Quản trị học gì? 24 1.2 NHÀ QUẢN TRỊ 25 1.2.1 Cấp bậc quản trị 25 1.2.2 Vai trò nhà quản trị 26 1.2.3 Nhiệm vụ chủ yếu nhà quản trị 27 1.2.4 Các kỹ cần thiết nhà quản trị 28 TÌNH HUỐNG 1.1 31 TÌNH HUỐNG 1.2 33 TÌNH HUỐNG 1.3 35 TÌNH HUỐNG 1.4 36 TÌNH HUỐNG 1.5 38 TÌNH HUỐNG 1.6 39 BÀI 41 QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN CỦA CÁC L THUY T VỀ QUẢN TRỊ 41 2.1 TỔNG QUAN SỰ RA ĐỜI VÀ QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN L THUY T QUẢN TRỊ 41 2.2 CÁC TRƢỜNG PHÁI L THUY T QUẢN TRỊ 42 2.2.1 Trƣờng phái lý thuyết cổ điển 42 i Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 2.2.2 Trƣờng phái t m lý x hội (Ra đời năm 1932 Mỹ) 46 2.2.3 Trƣờng phái định lƣợng (Ra đời sau chiến tranh giới lần II)47 2.2.4 Trƣờng phái đại (Thập ni n 60 trở đi) 50 2.2.5 Trƣờng phái quản trị Nhật ản (Lý thuyết Z) phƣơng thức cải tiến Kaizen 50 2.2.6 Một số lý thuyết quản trị đại khác 52 TÌNH HUỐNG 2.1 58 TÌNH HUỐNG 2.2 60 TÌNH HUỐNG 2.3 61 TÌNH HUỐNG 2.4 63 BÀI .65 MÔI TRƢỜNG QUẢN TRỊ 65 3.1 KHÁI NIỆM 65 3.2 PHÂN LOẠI MÔI TRƢỜNG 65 3.2.1 M i trƣờng v m 65 3.2.2 M i trƣờng vi m 66 3.3 ẢNH HƢỞNG CỦA MÔI TRƢỜNG QUẢN TRỊ 67 3.3.1 M i trƣờng v m 67 3.3.2 M i trƣờng vi m 80 TÌNH HUỐNG 3.1 83 TÌNH HUỐNG 3.2 84 TÌNH HUỐNG 3.3 85 TÌNH HUỐNG 3.4 86 TÌNH HUỐNG 3.5 88 BÀI .89 THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ 89 4.1 KHÁI NIỆM THÔNG TIN QUẢN TRỊ 89 4.2 ĐẶC ĐIỂM VÀ VAI TRÕ CỦA THÔNG TIN QUẢN TRỊ 89 4.3 ĐỐI TƢỢNG CỦA THÔNG TIN 90 4.4 MỤC ĐÍCH VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA THÔNG TIN QUẢN TRỊ 91 4.4.1 Mục đích 91 4.4.2 Tầm quan trọng 92 4.5 PHÂN LOẠI THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ 92 4.6 YÊU CẦU ĐỐI VỚI THÔNG TIN QUẢN TRỊ 93 4.7 NGUỒN THÔNG TIN QUẢN TRỊ 93 4.8 HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG THƠNG TIN QUẢN TRỊ .94 4.8.1 Hình thức th ng tin quản trị 94 4.8.2 Nội dung th ng tin quản trị 94 ii Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 4.9 HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ MIS (Management Information System) 94 4.9.1 Nhu cầu sử dụng th ng tin quản trị 94 4.9.2 Tổ chức khai thác thu thập th ng tin 95 4.9.3 Xử lý th ng tin 95 4.9.4 Truyền dẫn th ng tin 95 4.9.5 Sử dụng th ng tin 95 TÌNH HUỐNG 4.1 96 TÌNH HUỐNG 4.2 97 TÌNH HUỐNG 4.3 98 RA QUY T ĐỊNH QUẢN TRỊ 100 5.1 KHÁI NIỆM QUY T ĐỊNH QUẢN TRỊ 100 5.2 ĐẶC ĐIỂM CỦA QUY T ĐỊNH QUẢN TRỊ 100 5.3 CHỨC NĂNG VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI QUY T ĐỊNH 100 5.3.1 Chức 100 5.3.2 Y u cầu 101 5.4 CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC RA QUY T ĐỊNH QUẢN TRỊ 102 5.5 PHÂN LOẠI QUY T ĐỊNH 103 5.6 CÁC VẤN ĐỀ CẦN CHÖ KHI RA QUY T ĐỊNH 104 5.7 MƠ HÌNH RA QUY T ĐỊNH 105 5.8 LỰA CHỌN MƠ HÌNH RA QUY T ĐỊNH 105 5.9 MỘT SỐ VẤN ĐỀ THƢỜNG PHÁT SINH KHI RA QUY T ĐỊNH 105 TÌNH HUỐNG 5.1 106 TÌNH HUỐNG 5.2 107 TÌNH HUỐNG 5.3 109 BÀI 110 HOẠCH ĐỊNH 110 6.1 KHÁI NIỆM, VAI TRÕ, PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH 110 6.1.1 Khái niệm 110 6.1.2 Vai trò 110 6.1.3 Ph n loại: 111 6.2 VAI TRÕ CỦA CÁC CẤP ẬC QUẢN TRỊ THAM GIA TRONG QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH 111 6.3 MỤC TIÊU NỀN TẢNG CỦA HOẠCH ĐỊNH 112 6.3.1 Ph n loại mục ti u 112 6.3.2 Vai trò mục ti u 113 6.3.3 Các yếu tố ảnh hƣởng đến mục ti u 113 6.3.4 Y u cầu mục ti u 113 iii Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 6.4 LẬP K HOẠCH 114 6.4.1 Khái niệm 114 6.4.2 ản chất việc lập kế hoạch 114 6.5 TI N TRÌNH HOẠCH ĐỊNH 115 6.5.1 Sơ đồ hoạch định 115 6.5.2 Các bƣớc tiến trình 116 TÌNH HUỐNG 6.1 118 TÌNH HUỐNG 6.2 119 TÌNH HUỐNG 6.3 120 TỔ CHỨC 122 7.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM 122 7.1.1 Chức tổ chức 122 7.1.2 Cơ cấu tổ chức quản trị 123 7.1.3 Xác lập cấu tổ chức quản trị 123 7.1.4 Tổ chức máy 123 7.2 ĐẶC TRƢNG CỦA Ộ MÁY TỔ CHỨC 123 7.3 NHỮNG Y U TỐ ẢNH HƢỞNG Đ N Ộ MÁY TỔ CHỨC 123 7.4 NGUYÊN TẮC CƠ ẢN CỦA CÔNG TÁC TỔ CHỨC 124 7.5 TẦM HẠN QUẢN TRỊ VÀ PHÂN CHIA TỔ CHỨC 125 7.5.1 Khái niệm 125 7.5.2 Xác định tầm hạn quản trị 126 7.5.3 Ph n chia tổ chức 126 7.6 CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 127 7.6.1 Cơ cấu tổ chức quản trị trực tuyến 127 7.6.2 Cơ cấu tổ chức quản trị chức 128 7.6.3 Cơ cấu tổ chức quản trị hỗn hợp 129 7.6.4 Cơ cấu tổ chức kiểu ma trận 131 7.7 TI N TRÌNH TỔ CHỨC Ộ MÁY 132 TÌNH HUỐNG 7.1 134 TÌNH HUỐNG 7.2 135 TÌNH HUỐNG 7.3 136 TÌNH HUỐNG 7.4 138 BÀI 140 L NH ĐẠO 140 8.1 ẢN CHẤT VÀ CÁC Y U TỐ CẤU THÀNH CỦA SỰ L NH ĐẠO 140 8.1.1 ản chất l nh đạo 140 8.1.2 Các yếu tố cấu thành l nh đạo 141 8.2 VAI TRÕ CỦA CÔNG TÁC L NH ĐẠO 143 8.3 ĐỘNG VIÊN TINH THẦN LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN 143 iv Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 8.3.1 ản chất ngƣời dƣới góc độ quản trị 143 8.3.2 Các lý thuyết động vi n 145 8.4 MỘT SỐ PHƢƠNG PHÁP L NH ĐẠO CHỦ Y U 148 8.5 LÀM TH NÀO ĐỂ L NH ĐẠO THÀNH CƠNG 149 TÌNH HUỐNG 8.1 151 TÌNH HUỐNG 8.2 152 TÌNH HUỐNG 8.3 153 BÀI 156 KIỂM TRA 156 9.1 KHÁI NIỆM 156 9.2 PHÂN LOẠI KIỂM TRA 157 9.2.1 Kiểm tra lƣờng trƣớc 157 9.2.2 Kiểm tra đồng thời 157 9.2.3 Kiểm tra phản hồi 157 9.3 VAI TRÕ KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ 158 9.4 CÁC Y U TỐ ẢNH HƢỞNG Đ N CÔNG TÁC KIỂM TRA 158 9.5 CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA 159 9.6 CÔNG CỤ KIỂM TRA 160 9.7 TI N TRÌNH KIỂM TRA 161 9.7.1 Sơ đồ 161 9.7.2 Các bƣớc tiến trình 162 TÌNH HUỐNG 9.1 163 TÌNH HUỐNG 9.2 164 v Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 ĐỀ CƢƠNG MÔN HỌC T n m n học: Quản trị học ( asic Managerment) THƠNG TIN MƠN HỌC  Mã mơn học: 020038  Loại m n học: m n sở ngành  ộ m n: quản trị sở  Ngành đào tạo: ngành quản trị kinh doanh  ậc đào tạo: đại học (chƣơng trình chất lƣợng cao)  Hệ đào tạo: quy (hệ tín chỉ)  Số tín chỉ: 3, tín lý thuyết; tín thực hành  Thời gian tự học: 25 tự học  M n ti n quyết: Kinh tế vi m , kinh tế v m  Đối tƣợng học: Sinh vi n khoa QTKD sinh vi n thuộc ngành QTKD  Thời gian học kỳ: theo kế hoạch chƣơng trình đào tạo  M n học bắt buộc THÔNG TIN GIẢNG VIÊN  Li n lạc: o Văn phòng khoa QTKD lầu 4, 2C Phổ Quang, Quận Tân Bình, TP.HCM o Email: khoaqtkd@ufm.edu.vn o Lịch tiếp sinh vi n: 8-11 sáng thứ hàng tuần có hẹn trƣớc văn phịng khoa Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 MỤC TIÊU MÔN HỌC VÀ CHUẨN ĐẦU RA Tiêu Mục tiêu thức Chuẩn đầu - Hiểu biết tổng quan m n K1: học quản trị, hoạt động quản trị, chức quản trị, nhà quản trị với kỹ cần có vai trị, nhiệm vụ chủ yếu iết đƣợc định hƣớng nội dung m n học K2: Hiểu đƣợc hoạt động nhà quản trị y u cầu nhà quản trị cấp tổ chức K3: Nhận biết đƣợc khác biệt phải làm quản trị với lý thuyết quản - Nhận thức rõ nguồn gốc trị K4: biện pháp tăng suất lao động - iết đƣợc yếu tố tác động ảnh hƣởng đến iết đƣợc lịch sử xuất quản trị lý thuyết quản trị K5: Nhận biết đƣợc biện pháp tăng suất lao động qua đóng góp trƣờng phái hoạt động doanh lý thuyết quản trị Kiến nghiệp để sẵn sàng thích K6: Hiểu đƣợc đƣợc yếu tố thức ứng m i trƣờng tính bất định - Nhận thức đƣợc vai trị chúng ảnh hƣởng đến hoạt động th ng tin định quản trị; nắm vững tổ chức K7: Có khả nhận diện hội nguy hoạt quy trình định động tổ chức biết hƣớng quản trị thích ứng với tính bất định - Nắm vững nội dung m i trƣờng c ng việc quản trị quy K8: Nắm vững tầm quan trọng th ng tin quản trị cách trình tổ chức thực thức để hoạt động th ng chức quản trị tin quản trị K9: Hiểu rõ mối li n hệ th ng tin định quản trị K10: Nắm vững nhiệm vụ Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Câu hỏi: Tiền lƣơng yếu tố động vi n tinh thần làm việc nh n vi n ạn h y giải thích sao? H y liệt k hình thức trả lƣơng phổ biến tổ chức? Là giám đốc tổ chức, bạn trả lƣơng nhƣ để kích thích nh n vi n làm việc đạt hiệu cao? TÌNH HUỐNG 8.2 CÔNG TY BẢO HIỂM SINH MẠNG COLUMBIAN Frank Houston, chủ tịch c ng ty bảo hiểm sinh mạng Columbian, ngƣời điều hành điềm đạm đ làm việc cho c ng ty từ 30 năm nay, sau học xong đại học làm chuy n vi n thống k trở thành phó chủ tịch phụ trách hoạt động đầu tƣ c ng ty trƣớc đƣợc bầu làm chủ tịch cách đ y 10 năm Khi ng Houston đƣợc đề bạt vào chức chủ tịch, Columbian c ng ty bảo hiểm sinh mạng lớn thứ ba đất nƣớc Tuy nhi n, năm tiếp sau, c ng việc kinh doanh c ng ty tăng, nhƣng kh ng tăng nhanh đối thủ cạnh tranh chính, Columbian đ rơi từ vị trí thứ ba xuống vị trí thứ sáu Điều tất nhi n g y lo lắng cho Frank Houston nhƣ cho ban giám đốc c ng ty Cuối cùng, sau họp l u ban giám đốc, giám đốc đ kết luận vấn đề c ng ty thiếu l nh đạo c ng việc kinh doanh bảo hiểm sinh mạng th ng thƣờng bảo hiểm sinh mạng tập thể Nhìn chung, họ ngh hai phó chủ tịch phụ trách kinh doanh hai l nh vực kinh doanh nhà l nh đạo điều hành có lực, nhƣng họ ngh nhà phụ trách quản lý kinh doanh theo cấp vùng cấp quận kh ng có lực Kết việc việc áp lực hội đồng quản trị chủ tịch để có đƣợc l nh đạo kinh doanh tốt hơn, ng Houston đ điềm đạm vốn có gọi hai vị phó chủ tịch đến văn phịng Lúc bắt đầu họp, ng ta giận quát: 152 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 “H y kiếm số ngƣời l nh đạo giỏi c ng ty T i muốn làm cho nhà quản lý cấp vùng cấp quận trở thành nhà l nh đạo giỏi thay họ nhà l nh đạo giỏi Chắc chắn ngài biết làm việc nhƣ nào, ngài khơng biết, chúng t i có phó chủ tịch khác biết làm việc đó” Khi hai phó chủ tịch rời họp, ngƣời quay sang ngƣời nói: “ y làm cho ngƣời ta trở thành nhà l nh đạo nhƣ nhỉ? Làm chắn ngƣời nhà l nh đạo? Anh biết kh ng, việc khó khăn” Nguồn: Harold Koontz, 1994 Câu hỏi: Nếu bạn phó chủ tịch đó, bạn trả lời c u hỏi mà ngƣời n u nhƣ nào? ạn làm để phát nhà l nh đạo giỏi? TÌNH HUỐNG 8.3 CÁCH QUẢN LÝ PHI HÌNH THỨC Tại Mỹ, nhiều c ng ty thƣờng tổ chức d ngoại, buổi chơi golf thƣờng kỳ để bàn c ng việc Ở gặp nhƣ thƣờng hội tốt để nhà quản trị nh n vi n thuộc cấp trao đổi với thoải mái, vƣợt qua chuẩn mực ứng xử cứng nhắc hàng ngày nh n vi n phát biểu với cấp tr n ý kiến mà hoàn cảnh khác họ giữ ri ng đầu Ở h ng Delte Airline, tất thành vi n ban l nh đạo cấp cao thƣờng gặp hàng ngày b n tách cà ph để trao đổi c ng việc Ở c ng ty Caterpillar Mc.Donall …, nhà l nh đạo gặp kh ng cần thời gian biểu ngày để kiểm tra dự định thực đến đ u bổ sung giải pháp Phải c ng ty tr n đ phá vỡ luật lệ chuyện họp hành? Đơn giản họ đ theo xu quản lý mới, quản lý phi hình thức Cách quản lý ngồi bàn giấy chờ nh n vi n đến đƣa đề nghị cho 153 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 thị giải đ dần sức thuyết phục kh ng thúc đẩy c ng việc nhanh Sự linh hoạt nhộn nhịp thị trƣờng, bùng nổ th ng tin buộc giám đốc phải bỏ cách quản lý đƣờng mòn Chính từ cách quản lý phi hình thức mà nảy sinh nhiều sáng kiến, giải pháp họp có chủ tọa đồn ngƣời dự họp v y kín bốn tƣờng Giới kinh doanh Nhật tiếng “chủ ngh a gia đình” t n ti trật tự quản lý ứng dụng hai hình thức giao tiếp nghi m túc khác Tatemae hình thức giao tiếp nghi m túc hay thức Honne hình thức giao tiếp kh ng che đậy, ch n tình Trong giao tiếp kiểu Tatemae, ngƣời nói lu n lu n tìm cách giữ thể diện Honne trò chuyện sau làm việc để giải tồn vƣớng mắc tiếp xúc với theo phong cách cởi mở th n thiện … nhƣng đừng tƣởng giao tiếp kiểu Honne nói chuyện tầm phào lúc trà dƣ tửu hậu Ở giao tiếp kiểu Honne, b n làm ăn đƣa th ng tin tin cậy dựa vào để làm việc Nh n vi n sử dụng lối nói Honne tức nói thật với cấp tr n tiệc rƣợu mà cấp tr n kh ng bị mặt Theo nhà kinh doanh Mỹ, đời sống kinh tế x hội quyện vào thành tổng thể quan hệ ngƣời quản lý với nh n vi n trở n n mật thiết Họ ràng buộc với v số quan hệ, kh ng phải có ngƣời quản lý – nhân viên – thợ Do đó, cách quản lý phi hình thức nhu cầu, xu hƣớng để th ng tin với cách trực tiếp nhất, giải vấn đề làm ăn, c ng việc quản trị cách th ng thống (Nguồn: Chìa khoá nâng cao lực tiếp thị sức cạnh tranh doanh nghiệp Việt Nam, ác giả: rần Xuân Kiêm, NXB hống Kê 1998 Hiểu làm việc với giới thương mại Nhật Bản, Người dịch: Nguyễn ố, NXB hống Kê 1997) 154 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Câu hỏi: H y liệt k hình ảnh cụ thể đƣợc áp dụng phƣơng pháp quản lý phi hình thức Ph n tích ƣu nhƣợc điểm phƣơng pháp quản lý cách đến tận nơi làm việc 155 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 BÀI KIỂM TRA Mục tiêu giảng Sinh vi n nhận thức rõ vai trò kiểm tra quản trị; ph n biệt đƣợc loại hình kiểm tra; nắm vững nguy n tắc qui trình kiểm tra đạt hiệu Học xong này, sinh vi n quan t m nhiều đến biện pháp đạt đƣợc mục ti u c ng việc cách x y dựng ti u chuẩn cho c ng việc cụ thể kiểm tra việc thực nhằm phát sai lệch điều chỉnh kịp thời 9.1 KHÁI NIỆM “Kiểm tra công việc đo lường điều chỉnh hoạt động phận phối thuộc để tin kiện phù hợp với kế hoạch Như đo lường thực nhiệm vụ so với mục tiêu kế hoạch, chỗ tồn lệch lạc tiêu cực, cách đưa tác động để điều chỉnh sai lệch, giúp bảo đảm hoàn thành kế hoạch Mặc dù kế hoạch phải trước kiểm tra, song kế hoạch không tự đạt Kế hoạch hướng dẫn nhà quản trị việc s dụng nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đặc trưng Khi hoạt động kiểm tra để xác định xem chúng có phù hợp với hành động lập theo kế hoạch hay không” (Harold Koontz, 1994)  Kiểm tra tiến trình đo lƣờng kết thực hiện, so sánh với tiêu chuẩn tiêu đƣợc xác định từ mục tiêu kế hoạch đ đề nh m phát sai lệch chệch hƣớng, đồng thời có biện pháp điều chỉnh để đảm bảo cho việc hoàn thành mục tiêu kế hoạch 156 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 9.2 PHÂN LOẠI KIỂM TRA 9.2.1 Kiểm tra lƣờng trƣớc Là loại kiểm tra đƣợc tiến hành trƣớc hoạt động thực - Tiên liệu vấn đề phát sinh để có biện pháp ngăn ngừa trƣớc 9.2.2 Kiểm tra đồng thời Là loại kiểm tra đƣợc tiến hành hoạt động diễn Loại hình kiểm tra cịn có danh xƣng khác nhƣ: Kiểm tra đạt/kh ng đạt (Yes/No control) Hình thức kiểm tra đồng thời th ng dụng giám sát trực tiếp (Direct suppervision) 9.2.3 Kiểm tra phản hồi - Là loại kiểm tra đƣợc thực sau hoạt động xảy Nhƣợc điểm loại kiểm tra độ trễ thời gian thƣờng lớn từ lúc cố thật xảy đến lúc phát sai sót sai lệch so với ti u chuẩn hay kế hoạch đ đề Tuy nhi n, kiểm tra phản hồi có ƣu lớn hẳn kiểm tra lƣờng trƣớc kiểm tra đồng thời: o Một là, cung cấp cho nhà quản trị th ng tin cần thiết để áp dụng biện pháp điều chỉnh ti u, kế hoạch hữu hiệu giai đoạn hoạch định trình quản trị Nếu kiểm tra phản hồi kết luận kh ng có sai lệch nhiều kết thực với ti u chuẩn (hoặc mục ti u) cần đạt đƣợc điều chứng tỏ c ng tác hoạch định hữu hiệu ngƣợc lại, phát có nhiều sai lệch giúp nhà quản trị rút kinh nghiệm để đƣa kế hoạch tốt 157 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Nhận diện So sánh Đo lƣờng Công tác sai thực tế với công tác thực tế lệch ti u chuẩn thực tế đề Phân tích Chƣơng Thực Cơng tác ngun trình cơng sửa đổi mong nhân sai tác sửa đổi muốn lệch Hình 9.1: Sơ đồ vịng phản hồi kiểm tra o Hai là, kiểm tra phản hồi giúp cải tiến động thúc đẩy tinh thần làm việc nh n vi n tốt Nó cung cấp cho ngƣời tổ chức có th ng tin cần thiết phải làm để n ng cao hiệu hoạt động tƣơng lai (Phan Thăng & Nguyễn Thanh Hội, 2006) 9.3 VAI TRÕ KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ - Phát sai lệch chệch hƣớng thực ti u chuẩn nhiệm vụ; - Hình thành định hƣớng để đánh giá nguy n nh n; - Áp dụng biện pháp điều chỉnh thích hợp; - Giúp cho việc phối hợp sử dụng nguồn lực thực nhiệm vụ đạt hiệu 9.4 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN CƠNG TÁC KIỂM TRA - Nhóm yếu tố thuộc tiến khoa học; - Nhóm yếu tố sở vật chất; - Nhóm yếu tố ngƣời; - Nhóm yếu tố c ng tác quản lý; 158 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 - Nhóm yếu tố m i trƣờng 9.5 CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA Giáo sƣ Koontz O’Donnell đ liệt k nguy n tắc mà nhà quản trị phải tu n theo x y dựng chế kiểm tra: - Kiểm tra phải đƣợc thiết kế hoạt động tổ chức theo cấp bậc đối tƣợng đƣợc kiểm tra; o Cơ sở để tiến hành kiểm tra thƣờng dựa vào kế hoạch  Kiểm tra phải đƣợc thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức o Kế hoạch hoạt động tổ chức li n quan tới hệ thống cấp quản trị khác  Kiểm tra cần đƣợc theo cấp bậc đối tƣợng đƣợc kiểm tra - C ng việc kiểm tra phải đƣợc thiết kế theo đ c điểm cá nhân nhà quản trị; o Tính cách ri ng biệt vốn có nhà quản trị có tác động đến thái độ, hành vi có ảnh hƣởng tới việc chọn lựa phƣơng thức hành động  Kiểm tra đƣợc thiết kế theo đặc điểm cá nh n nhà quản trị - Sự kiểm tra phải đƣợc thực điểm trọng yếu; o Y u cầu việc kiểm tra cần có mục đích rõ ràng  Các nhà quản trị phải xác định lựa chọn phạm vi cần kiểm tra để tránh tốn thời gian lãng phí vật chất nhằm đạt đƣợc hiệu cao - Kiểm tra phải khách quan; o Tiến trình quản trị bao gồm nhiều yếu tố chủ quan nhà quản trị nhƣng cần thiết phải có phán đốn khách quan việc xem xét đối tƣợng kiểm tra Cần tránh phán đốn mang tính chủ quan, định kiến để đảm bảo cho việc 159 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 nhận thức mức đối tƣợng đƣợc kiểm tra mang lại hiệu mong muốn  Kiểm tra cần đƣợc thực với thái độ khách quan Đây y u cầu cần thiết để đảm bảo kết kết luận kiểm tra đƣợc xác - Hệ thống kiểm tra phải ph hợp với văn hố tổ chức; o Văn hóa tổ chức có li n quan đến cách nhận thức lối hành xử thành vi n b n b n ngồi tổ chức  Cần x y dựng qui trình nguy n tắc kiểm tra phù hợp với văn hoá tổ chức - Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm đảm bảo tính hiệu kinh tế; o Th ng thƣờng, nhà quản trị tốn nhiều cho c ng tác kiểm tra, nhƣng kết thu hoạch lại việc kiểm tra mang lại kh ng tƣơng xứng  Cần phải triệt để tiết kiệm nhằm đảm bảo hiệu kinh tế việc kiểm tra - Việc kiểm tra phải đƣa đến hành động o C ng việc kiểm tra đƣợc coi đắn sai lệch đƣợc so với kế hoạch đƣợc tiến hành điều chỉnh th ng qua việc làm lại kế hoạch, xếp lại tổ chức; điều động đào tạo lại nh n vi n, thay đổi phong cách l nh đạo, v.v  Nếu tiến hành kiểm tra, nhận sai lệch mà kh ng thực việc điều chỉnh việc kiểm tra v ngh a 9.6 CÔNG CỤ KIỂM TRA Quá trình triển khai thực kế hoạch, cần phải có kiểm tra: - Dự đốn tiến độ nhằm phát chệch hƣớng khỏi kế hoạch đề biện pháp khắc phục tr n sở biết rõ nguy n nh n 160 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 - Tạo điều kiện hình thành mục ti u mới, kế hoạch mới, đồng thời cải thiện cấu tổ chức nh n phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn tổ chức điều chỉnh biện pháp tƣơng tác nh n c ng tác l nh đạo nhằm thực mục ti u chung đạt hiệu Những c ng cụ kiểm tra quản trị là: - Những tỉ lệ; - Những ti u chuẩn; - Những số thống k ; - Những kiện khác (Có thể đƣợc biểu diễn đồ thị, biểu bảng nhằm làm bậc kiện mà nhà quản trị quan t m) 9.7 TIẾN TRÌNH KIỂM TRA 9.7.1 Sơ đồ (1) X y dựng ti u chuẩn (2) Chọn phƣơng pháp đo lƣờng việc thực (3) Đo lƣờng việc thực (4) Điều chỉnh sai lệch Hình 9.2: Sơ đồ tiến trình kiểm tra 161 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 9.7.2 Các bƣớc tiến trình NHIỆM VỤ CỦA CÁC BƢỚC NỘI DUNG + Xem xét mục ti u kế hoạch nhiệm vụ cần thực hiện; + Đánh giá hoàn cảnh thực Xây dựng tiêu chuẩn nhiệm vụ; + Hình thành ti u hợp lý, cụ thể cho nhiệm vụ; + Hệ thống hóa ti u thành ti u chuẩn + Nhận diện loại nhiệm vụ; Chọn phƣơng pháp đo lƣờng việc thực + Liệt k phƣơng pháp; + Chọn lựa phƣơng pháp đo lƣờng (cần phải xác dù tƣơng đối) + So sánh khác biệt ti u Đo lƣờng việc thực chuẩn với kết thực hiện; + Đánh giá khác biệt; + Phát sai lệch, chệch hƣớng + Xác định nguy n nh n; + Xem xét điều kiện li n quan tới Điều chỉnh sai lệch nhiệm vụ cần thực hiện; + Áp dụng biện pháp điều chỉnh CÂU HỎI ÔN TẬP Kiểm tra quản trị gì? Để đảm bảo tính hữu hiệu c ng tác kiểm tra, nhà quản trị cần phải tu n thủ nguy n tắc kiểm tra gì? N u t n nguy n tắc giải thích sao? Vai trị c ng tác kiểm tra việc thực kế hoạch gì? ạn h y n u t n c ng cụ thƣờng đƣợc sử dụng để tiến hành kiểm tra hoạt động quản trị 162 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 Trình bày nội dung ph n loại kiểm tra; vẽ sơ đồ vòng phản hồi kiểm tra n u ƣu bật loại kiểm tra phản hồi Vẽ sơ đồ trình bày nội dung bƣớc tiến trình kiểm tra TÌNH HUỐNG 9.1 CƠNG TY KAPPA Khi Judith House – phó chủ tịch tài Henry Robbins – kiểm tra vi n tới văn phòng Adrian arnes – chủ tịch đồng thời trƣởng ban quản trị c ng ty Kappa, họ đ phải chịu trận xung sau đ y ng ta: “Tại kh ng có báo cáo cho t i việc? Tại t i kh ng thể biết xảy xung quanh đ y? Tại t i bị giữ bóng tối? Kh ng th ng báo cho t i c ng ty hoạt động nhƣ nào, t i dƣờng nhƣ kh ng nghe biết đƣợc vấn đề tận chúng trở thành khủng hoảng y t i muốn vị đƣa hệ thống mà t i giữ lại đƣợc th ng báo, t i muốn biết vị thực điều nhƣ trƣớc thứ hai tuần sau T i mệt mỏi bị tách rời với việc mà t i cần phải biết nhƣ t i chịu trách nhiệm c ng ty này” Sau rời văn phòng arnes, Judith House đ quay sang nói thầm với Henry Robbins rằng: “Mọi thứ mà ng arnes muốn biết muốn biết nằm ngăn kéo đựng báo cáo tr n bàn đằng sau ghế ng ta!” Nguồn: (Harold Koontz, 1994) Câu hỏi: Ai – Adrian arnes hay Judith House? Có phải arnes đ nhận đƣợc th ng tin? ạn làm để tin ngài chủ tịch đ nhận đƣợc th ng tin mà ng ta cần cho việc kiểm tra? 163 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 TÌNH HUỐNG 9.2 HÃNG HÀNG KHƠNG PHƢƠNG NAM Ơng chủ tịch h ng hàng kh ng Phƣơng Nam, nhận thấy nguy khả kiểm soát chi phí phát triển c ng ty, n n đ định tuyển dụng tài trẻ, vừa tốt nghiệp ngành kế toán – kiểm toán làm trợ lý Anh ta đƣợc y u cầu giúp đỡ c ng ty ph n tích tài tìm nguy n nh n việc gia tăng chi phí Việc trợ lý tập hợp đƣợc ban tham mƣu gồm kỹ sƣ c ng nghệ chất lƣợng cao, nhà ph n tích tài xuất sắc Sau trình bày vấn đề c ng ty gặp phải, ph n c ng ngƣời kiểm tra chi phí hoạt động h ng, phƣơng pháp quản lý phận điều hành, bảo dƣỡng kỹ thuật kinh doanh h ng hàng kh ng Sau thời gian kiểm tra hoạt động h ng, vi n trợ lý đ tìm nhiều nguy n nh n hiệu phận khác đề xuất số thay đổi biện pháp thực Ngoài ra, cịn trình nhiều báo cáo l n vị chủ tịch trình bày cụ thể hoạt động phi hiệu mà ban tham mƣu đ tìm ra, biện pháp sửa đổi chúng Các báo cáo đ cho thấy, với nhiều dẫn chứng cụ thể, tiết kiệm đƣợc hàng triệu đ la nhờ hoạt động Chính lúc chƣơng trình giảm bớt chi phí đƣợc thực hiện, phó giám đốc điều hành, bảo dƣỡng, kỹ thuật kinh doanh y u cầu ng chủ tịch h ng phải sa thải vi n trợ lý Ông trợ lý ngạc nhi n kiến nghị Những điều vi n trợ lý tham mƣu tìm đƣợc đúng, vị chủ tịch, vi n trợ lý phó chủ tịch phải làm để phát trở n n hữu ích? Nguồn: (Lƣu Đan Thọ, 2013) Câu hỏi: H y n u tập hợp ti u chuẩn cho l nh vực có ích bạn, mà bạn muốn thực việc kiểm tra hữu hiệu 164 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 H y thiết kế hệ thống kiểm tra để đo lƣờng thăng tiến mà bạn thực tiến trình c ng tác Khi có việc khỏi tầm kiểm tra mà bạn đ phát ra, bạn giải điều nhƣ nào? ạn có nhận xét kiến nghị v lý ng phó giám đốc điều hành Theo bạn, điều phi lý xảy thực tế kh ng? 165 Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) lOMoARcPSD|16911414 TÀI LIỆU THAM KHẢO Don Hellriegel & John W Slocum (2005) Management 6th Edition Addision Wesley Publishing Company Harold Koontz, Cyril O Donnell, Heinz Weibrich, (1994) Những vấn đề cốt yếu quản lý Ngƣời dịch: Vũ Thiếu, Hà Nội NX Khoa học Kỹ thuật Lƣu Đan Thọ (2013) Quản trị học xu hội nhập NXB Tài Martin Hilb (2005) Quản trị hội đồng doanh nghiệp kiểu NX trẻ Mike Mckeever (2011) Lập kế hoạch kinh doanh từ A đến Z NX Tổng hợp TP.HCM Nguyễn Thị Li n Diệp (2006) Chiến lược sách kinh doanh NXB Thống K Nguyễn Thị Li n Diệp (2010) Quản trị học NX Lao động x hội Nguyễn Văn Trình (2003) Quản trị học NX Lao động Phan Thăng & Nguyễn Thanh Hội (2006) Quản trị học Thành phố Hồ Chí Minh NX Thống K 10 Phan Thị Minh Ch u (2011) Quản trị học NX Phƣơng Đ ng 11 Trần Anh Tuấn (2007) Quản trị học Trƣờng đại học Mở TP.HCM 12 Vũ Thế Phú (1994) Quản trị học Đại học Mở Tp.HCM Downloaded by Nguynhavy Ha Vy (Ntkphuong205@gmail.com) ... sự; quản trị marketing; quản trị sản xuất… quản trị doanh nghiệp; quản trị tổ chức x hội…  Quản trị học khoa học li n ngành sử dụng tri thức ngành khác nhƣ t m lý học, kinh tế học, toán học, ... thuật quản trị; S4, A1, 3) Các chức quản trị; A2, 4) Hiệu hiệu suất A3, quản trị; 5) Khái niệm nhà quản trị; 6) Cấp bậc quản trị 7) Vai trò nhà quản A4 - Đọc Đánh giá sách [9] theo bảng - Đọc - Hỏi... Tiêu chí – 10 8-< 9 7-< 8 - Đúng - Đúng - Đúng Nội dung - Logic - Logic - Kém logic (50%) - Thiếu