Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh: Phần 2

Nối tiếp phần 1, Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh: Phần 2 tiếp tục trình bày những nội dung về giao tiếp trong các hình thức nói và viết thông dụng; lập kế hoạch và soạn thảo báo cáo, đề xuất kinh doanh; quy trình chuẩn bị viết báo cáo, đề xuất kinh doanh; các yêu cầu chung trong soạn thảo báo cáo, đề xuất kinh doanh; các ứng dụng giao tiếp kinh doanh; giao tiếp kinh doanh đa văn hóa; giao tiếp trong tuyển dụng;... Mời các bạn cùng tham khảo!

BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG ******************* PGS.TS NGUYỄN THỊ MINH AN BÀI GIẢNG GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH HÀ NỘI, 2020 CHƯƠNG 3: GIAO TIẾP TRONG CÁC HÌNH THỨC NĨI VÀ VIẾT THƠNG DỤNG 3.1 Các cơng cụ hỗ trợ giao tiếp âm thanh, hình ảnh 3.1.1 Nguyên tắc sử dụng Con người nhớ 10% điều họ đọc, 20% điều họ nghe 70% điều họ thấy nghe Muốn người nghe ghi nhớ thông tin gửi đến họ bạn dùng cơng cụ hỗ trợ âm hình ảnh để chuyển tải thơng điệp đến cho họ Sau số nguyên tắc sử dụng cơng cụ hỗ trợ âm hình ảnh - KISS (keep it short and simple): Công cụ phải ngắn gọn đơn giản Những trang slide dày đặc chữ làm rối phân tâm khán giả họ phải tập trung vào đâu - KILL (keep it large and legible): Công cụ phải lớn dễ đọc Tranh ảnh minh hoạ phải đủ lớn người xa nhìn thấy hiểu nội dung - Chính xác: Những lỗi tả hay thơng tin khơng xác làm giảm lịng tin tín nhiệm của độc giả dành cho bạn Cần ý rà soát chỉnh sửa lỗi trước trình bày - Nằm ngang: Đồ thị hay biểu đồ chuyển tải nhiều thơng tin bố trí theo chiều ngang - Phù hợp: Cơng cụ hình ảnh phải có ý nghĩa Nếu cơng cụ khơng liên quan đến nội dung thuyết trình khán giả nhìn chằm chằm vào cố nghĩ nội dung Cơng cụ hình ảnh phải có mục đích rõ ràng - Có màu sắc: Màu sắc làm tăng thêm quan tâm ý độc giả Những màu sắc mà bạn sử dụng làm khán thính giả dễ nhớ nhớ lâu thuyết trình bạn - Dùng đồ thị minh hoạ: Tâm trí người thường suy nghĩ hình ảnh Do đó, sử dụng đồ thị hấp dẫn trang giấy toàn chữ 3.1.2 Phối hợp màu sắc, biểu đồ văn 1.2.1 Màu sắc Việc sử dụng màu sắc phù hợp cơng cụ hỗ trợ hình ảnh tác động trực tiệp đến hiệu giao tiếp Vì màu sức có tác động mạnh mẽ đến người nghe Màu sức làm tăng thêm ý, tác động vào nội tâm, thay đổi suy nghĩ, nhận thức động người nghe 57 Sau số bí phương pháp sử dụng màu sắc có hiệu cơng cụ hỗ trợ hình ảnh - Không sử dụng bốn màu trang slide - Hãy sử dụng chữ đậm sáng chữ sáng đậm - Hãy trì màu suốt trình bày - Khơng sử dụng màu đỏ trình bày văn màu khó đọc - Chữ màu vàng màu trắng tương phản ánh sáng mạnh Do đó, nên sử dụng màu để soạn văn màu sậm - Tránh dùng hai màu tương phản đỏ xanh có số người bị loạn sắc - Hãy sử dụng công thức phối hợp màu từ thấp lên cao, nghĩa từ đậm đến nhạt Hãy màu đậm đáy hình ảnh pha màu nhạt lên Màu sắc gây ấn tượng cho độc giả khán thính giả, cần cân nhắc chọn màu màu minh hoạ cơng cụ hỗ trợ giao tiếp hình ảnh Sau công dụng loại màu sắc Màu đỏ gợi lên cảm xúc Màu sử dụng có hiệu thuyết trình bán hàng marketing Màu đỏ tượng trưng cho niềm đam mê, khát vọng, cạnh tranh, nguy hiểm, sai lầm sa sút Màu đỏ tươi gây cảm giác mạnh số người Tốt nên chọn màu đỏ sẫm Màu đỏ màu tốt để thuyết phục động viên người ta làm việc Màu xanh màu thiên nhiên, tượng trưng cho sức sống phát triển cân Màu xanh gợi lên gắn bó tương tác lẫn nhau, loại màu sử dụng thích hợp cơng cụ hỗ trợ hình ảnh khố huấn luyện acsc buổi thuyết trình Màu xanh biểu trưng cho thông minh, cởi mở, gia tăng, phát triển, tiền bạc, sẵn sàng Biểu mùa xuân khởi đầu mẻ Màu xám màu khơng có cảm xúc Nó tách rời, trung lập, vơ tư thiếu đốn Vì màu xám bất động khơng có cảm xúc, chắn ổn định, tạo cảm giác bình tĩnh Nó khuất phục, yên tĩnh dành riêng, không đặc biệt động thú vị Trong giới màu sắc, màu xám bảo thủ, nhàm chán, buồn bã buồn bã mặt, mặt khác lịch trang trọng Nền màu xám khơng thích hợp cho thuyết trình để thuyết phục Tốt nên chọn màu cầu nối phân khúc khác Màu xanh da trời màu mà nhiều người u thích, tự nhiên màu nước bầu trời Màu xanh da trời màu êm đềm, bảo thủ Nó biểu thị tin cậy, ổn định, lòng trung thành truyền thống Nhiều logo công ty sử dụng màu xanh 58 da trời màu biểu trưng Nếu màu đổ gây kích thích màu xanh da trời màu xoa dịu, làm dịu huyết áp nhịp tim khán tính giả Để gia tăng độ tin cậy dùng màu xanh da trời Màu vàng kết hợp vui tơi niềm hy vọng tương lai Nó biểu thay đổi, tạo cảm giác bồn chồn, bứt rứt Màu sáng, phản chiếu ánh sáng mạnh vào mắt độc giả, sử dụng làm màu Màu vàng sáng màu thu hút ý sử dụng kết hợp với màu đen, tạo kết hợp màu dễ để đọc nhìn từ khoảng cách xa Màu tím chứa đựng đặc tính huyền bí, biểu tượng phóng khống, ngây thơ Màu khơng thích hợp ddooois với thơng tin kinh doanh người ta khơng cảm nhận quan trọng Nền tím thích hợp để diễn tả khơi hài, đề tài dí dỏm nhẹ nhàng Màu nâu biểu thu động tìm kiếm vững Do đó, đừng dùng màu cho hoạt động kinh doanh Màu nâu kết hợp với màu xanh tạo bảng màu thường sử dụng để truyền đạt khái niệm tái chế, thân thiện với trái đất hồn tồn tự nhiên Màu nâu sẫm sử dụng màu thay cho màu đen mang lại ấm áp cho bảng màu Màu đen gắn liền với sức mạnh, sợ hãi, bí ẩn, sức mạnh, uy quyền, lịch, trang trọng, chết chóc, xấu xa hăng, uy quyền, loạn tinh vi Màu đen bắt buộc để tất màu khác có độ sâu thay đổi màu sắc Màu đen màu phù hợp với hầu hết thiết kế Nó thêm độ tương phản làm cho màu khác bật Màu đen màu ẩn giấu, bí ẩn khơng rõ Nó tạo cảm giác bí ẩn giữ thứ cho riêng mình, ẩn giấu với phần lại giới Trong tâm lý màu sắc, màu đen liên quan đến việc bảo vệ chống lại căng thẳng cảm xúc Nó tạo rào cản giới bên ngồi Nó cung cấp thoải mái bảo vệ cảm xúc che giấu tổn thương, bất an thiếu tự tin 3.1.2.2 Biểu đồ, sơ đồ, biểu đồ, hình ảnh - Biểu đồ đường: thể tiến trình động thái phát triển tượng heo chuỗi thời gian Các dạng biểu đồ đường chủ yếu gồm: Biểu đồ đường biểu diễn; Biểu đồ nhiều đường biểu diễn (có đại lượng); Biểu đồ có nhiều đường biểu diễn (có đại lượng khác nhau); Biểu đồ số phát triển - Biểu đồ hình cột: thể qui mô khối lượng đại lượng, so sánh tương quan độ lớn đại lượng Các dạng biểu đồ hình cột chủ yếu: Biểu đồ dãy cột đơn; Biểu đồ có 2, 3, cột gộp nhóm (cùng đại lượng); Biểu đồ có 2, 59 3, cột gộp nhóm (nhưng có hai hay nhiều đại lượng khác nhau); Biểu đồ nhiều đối tượng thời điểm; Biểu đồ ngang - Biểu đồ kết hợp cột đường: thể động lực phát triển tương quan độ lớn đại lượng Các dạng biểu đồ kết hợp cột đường chủ yếu: Biểu đồ cột đường (có đại lượng khác nhau); Biểu đồ cột đường có đại lượng (nhưng phải có đại lượng phải chung đơn vị tính) - Biểu đồ hình trịn: thể cấu thành phần tổng thể; Qui mơ đối tượng cần trình bày Các dạng biểu đồ hình trịn chủ yếu: Biểu đồ hình trịn; 2, biểu đồ hình trịn (kích thước nhau); 2, biểu đồ hình trịn (kích thước khác nhau); Biểu đồ cặp nửa hình trịn; Biểu đồ hình vành khăn - Biểu đồ cột chồng: thể qui mô cấu thành phần hay nhiều tổng thể Các dạng biểu đồ cột chồng chủ yếu: Biểu đồ cột chồng; Biểu đồ 2, cột chồng (cùng đại lượng) - Biểu đồ miền: thể đồng thời hai mặt cấu động thái phát triển đối tượng qua nhiều thời điểm Các dạng biểu đồ miền chủ yếu: Biểu đồ miền “chồng nối tiếp”; Biểu đồ miền “chồng từ gốc toạ độ” - Sơ đồ tổ chức: Sơ đồ tổ chức minh hoạ cấp bậc, phận tổ chức rõ mối quan hệ gữa yếu tố cấu thành tổ chức - Lưu đồ: Thể thứ tự, cấu trúc hay luồng công việc - Biểu tượng: Biểu tượng hay ký hiệu hình ảnh, ký tự hay đại diện cho ý tưởng, thực thể vật chất q trình Mục đích biểu tượng để truyền thông điệp ý nghĩa cách nhanh chóng dễ dàng ngắn gọn - Tranh biếm hoạ: Sử dụng tranh biếm hoạ làm tăng thêm dí dỏm, hài ước, thích thú trình bày, nâng cao hiệu thuyết trình - Ảnh người thật hay địa điểm cụ thể: giúp tăng thêm độ tin cậy cho thuyết trình 3.1.2.3 Văn Khi trình bày văn slide cần lưu ý: - Sử dụng tựa đề ngắn - Tạo nhiều khoảng trắng Thiết kế slide theo nguyên tắc 6/6: không sử dụng chữ dòng dòng trang - Chỉ nên diễn đạt ý tưởng trang slide - Kết hợp chữ hoa chữ thường để tạo dễ nhớ, dễ hiểu Dùng chữ in hoa để nhấn mạnh từ quan trọng 60 - Không nên sử dụng hai phông chữ slide - Dùng phông chữ in đậm gạch để gây ý tạo sống động cho thuyết trình 3.1.3 Lựa chọn cơng cụ hỗ trợ âm thanh, hình ảnh phù hợp Có nhiều loại cơng cụ hỗ trợ hình ảnh như: bảng có kẹp giấy, tài liệu phát ra, bảng trắng, powerpoint, vật mẫu, video, phương tiện truyền thông đa phương tiện Mỗi loại cơng cụ có ưu nhược điểm định Ưu điểm Powerpoint - Tăng cường khả minh họa cho thuyết trình phong phú số liệu, biểu bảng, sơ đồ, hình ảnh, video, âm - Thông tin xuất cần thiết, người nghe tập trung vào nội dung trình bày Nếu người nghe chưa nắm bắt nội dung rút thơng tin từ nội dung hình - Đối với người thuyết trình, có qn phần nội dung nhìn hình để tiếp tục cách sn sẻ Ngồi ra, dùng hình ảnh tự chụp hay trình chiếu video clip sống động để hỗ trợ cho nội dung - Khác với hình vẽ có sẵn giới thiệu tổng kết, sơ đồ với hỗ trợ Powerpoint người nghe thấy tiến trình hay trình phát triển - Người thuyết trình dùng ngơn ngữ để phân tích nói đến đâu đến Như kết thuyết phục nói sng nhiều Thậm chí sử dùng nguồn tài liệu từ phương tiện khác nhờ đường liên kết (links) sở trực tuyến Tuy nhiên, cơng cụ có nhược điểm định mà người sử dụng cần lưu ý để khắc phục, chẳng hạn như: - Sử dụng q nhiều chữ hình, có nhiều hình ảnh không liên quan làm phân tán ý người nghe Đôi người nghe chăm đọc nội dung hình khơng lắng nghe người thuyết trình - Font chữ nhỏ, hình ảnh mờ phóng to khơng kỹ thuật, phơng khơng phù hợp, khơng đủ sáng hay q sáng khiến cho thính giả khó theo dõi làm giảm hiệu nội dung thuyết trình nhiều - Người thuyết trình phụ thuộc q nhiều vào máy tính, khơng vận dụng tốt kỹ thuyết trình qua ngơn ngữ cử Khơng có kết hợp nhuần nhuyễn nói trình chiếu Người thuyết trình khơng có tư thoải mái hay đứng khơng vị trí, che khuất hình 61 - Việc soạn thảo thuyết trình có hỗ trợ Powerpoint đơi tốn thời gian để soạn thảo chuẩn bị cho phù hợp với nội dung thuyết trình Sử dụng đạo cụ Thay diễn tả hay giải thích thứ slide, đưa cho người xem mẫu vật bạn có Chuyền vật vịng quanh Để khán giả tự tìm hiểu Sử dụng âm nhạc Âm nhạc khơi gợi cảm xúc người mạnh thông qua từ ngữ Đặc biệt so với từ ngữ chuyên ngành buồn chán Thế nên, cho them âm nhạc vào thuyết trình bạn Nó làm thuyết trình sơi Sử dụng video Một video tốt có tất sống mà slides bất động thiếu Một clip tốt làm khán giả thích thú, cảm động hay hút 60 giây Bạn tạo cảm xúc mà bạn muốn đầu hay cuối buổi thuyết trình cách này, tạo khơng khí buổi Sử dụng bảng Tạo hình ảnh bạn cần trước mắt khán giả Không cần cơng nghệ làm Chỉ cần bút lơng kì diệu cánh tay bạn Hành động sáng tạo lơi khán giả cách mà slides Để lựa chọn công cụ phù hợp cần xem xét yếu tố như: - Quy mơ nhóm - Phịng ốc - Ngân sách - Mơi trường tổ chức - Mục đích thuyết trình 3.2 Thuyết trình 3.2.1 Cơng việc chuẩn bị Để có thuyết trình tốt cần làm tốt cơng việc chuẩn bị thuyết trình Xác định mục tiêu thuyết trình Xác định mục tiêu thuyết trình phần quan trọng cơng việc chuẩn bị thuyết trình Để xác định mục tiêu thuyết trình cần trả lời câu hỏi: Chúng ta muốn đạt qua việc thuyết trình? Tại phải thực thuyết trình Mục tiêu thuyết trình 62 chia sẻ cung cấp thơng tin, báo cáo, thuyết phục người nghe Xác định mục tiêu thuyết trình sở cho việc lựa chọn cách thức nội dung thuyết trình Hiểu rõ người nghe Phân tích, tìm hiểu người nghe, dự đốn phản ứng người nghe nội dung quan trọng cơng việc chuẩn bị thuyết trình, giúp người thuyết trình lựa chọn cách thức nội dung thuyết trình cho phù hợp Việc tìm hiểu người nghe cần thực trước, sau thuyết trình Trong giai đoạn khác nhau, mục đích cách thức tìm hiểu người nghe khác Trong giai đoạn chuẩn bị thuyết trình cần phải hiểu người nghe ai? Vì họ cần phải nghe thuyết trình? Họ thích nghe thuyết trình theo cách nào? Họ phản ứng nghe thuyết trình? Khi thuyết trình cần phải tiếp tục tìm hiểu người nghe để xác định xác phản ứng họ nội dung cách thức thuyết trình để có điều chỉnh cho kịp thời Đồng thời giai đoạn này, cần xác định xem người nghe có giải mã điều người thuyết trình muốn hay không để điều chỉnh kịp thời nhận thức người nghe Sau thuyết trình, cần phải tìm hiểu đánh giá người nghe thuyết trình để hồn thiện phát triển kỹ thuyết trình Trong giai đoạn chuẩn bị thuyết trình, để tìm hiểu người nghe, cần phân loại người nghe theo tiêu thức khác để hình thành nhóm, từ lựa chọn cách ứng xử phù hợp Căn vào cách tiếp nhận thơng tin người nghe, chia người nghe thành loại: Người nghe thính giác, người nghe thị giác, người nghe trực giác Người nghe thị giác thường ưa thích cách thu thập tiếp nhận thơng tin hình ảnh số, dẫn chứng cụ thể, rõ ràng Vì thuyết trình với người nghe thị giác cần chuẩn bị thơng tin rõ ràng, sử dụng hình ảnh để minh hoạ cần có dẫn chứng cụ thể cho nhận định kết luận Ngôn ngữ sử dụng người nghe thị giác ngôn ngữ giàu hình ảnh, có màu sắc Người nghe thính giác người nghe ưa chuộng ngơn ngữ âm thanh, thích khái qt, trình bày với nhóm người nghe thính giác cần có hỗ trợ âm thuyết trình hiệu Người nghe trực giác người nghe ưa thích cảm thơng, chia sẻ đặc biệt thích sử dụng ngôn ngữ giản dị, thân thiện 63 Căn vào cách phản ứng người nghe, chia người nghe thành nhóm khác nhau: thân thiện, trung lập, thờ ơ, chống đối Bằng việc dự đoán trước phản ứng khác nhóm người nghe, người thuyết trình có ý tưởng tốt cho việc bố cục, xếp thuyết trình Các loại người nghe điều ý người thuyết trình thể bảng 3.1 Bảng 3.1: Các loại người nghe điều người thuyết trình cần ý Loại người nghe đặc điểm Cách truyền đạt nội dung thuyết trình Thái độ phong cách thể Tài liệu hỗ trợ Cố gắng thể Thường vui vẻ điều lạ, ln ủng hộ người hút người thuyết trình chủ nghe đề đưa Hãy tỏ thân thiện, vui vẻ cởi mở Sử dụng giao tiếp mắt cách thường xuyên tươi cười Nên hài hước chia sẻ ví dụ thực tế kinh nghiệm thân Trình bày ưu nhược điểm vấn đề nêu vấn đề cách giải vấn đề Dành thời gian hợp lý để trả lời câu hỏi người nghe Hãy tỏ nghiêm túc, đừng làm phơ trương, làm số cử nhỏ thể tự tin Sử dụng ự kiện,các thông số, ý kiến chuyên gia, so sánh mặt đối lập Tránh hài hước, câu chuyện cá nhân hình ảnh loè loẹt Hãy ngắn gọn – Thường có tập khơng q ý trung kém; Tránh nêu họ phải tham gia hai mặt vấn đề cách bắt buộc Tỏ nổ thú vị Đi lại xung quanh làm cử mạnh Sử dụng hài hước, có hình ảnh động, hình ảnh nhiều màu sắc, lời trích dẫn ấn tượng, thông số đáng ngạc hiên Thân thiện Trung lập Thường có thái độ bình tĩnh, sáng suốt, suy nghĩ họ thường khách quan Thờ Tránh việc làm cho bầu khơng khí u ám, khơng đứng bất động, khơng phát tài liệu ngồi, khơng sử dụng hình ảnh lặp lặp lại, khơng kỳ vọng vào tham gia người nghe 64 Chống đối Thường muốn thay chế nhạo người trình bày; họ thường phòng thủ dễ bị kích động Sắp xếp nói logic sử dụng phương thức không gây tranh cãi, xếp dàn ý theo trình tự thời gian hay khơng gian Tỏ bình tĩnh, mực Nói cách chậm rãi đặn Thêm vào liệu khách quan ý kiến chuyên gia Tránh câu chuyện lặt vặt hài hước Tránh phần hỏi trả lời có thể, khơng điều chỉnh cho phù hợp chấp nhận câu hỏi viết Ngồi phân loại người nghe theo độ tuổi, giới tính, trình độ, kinh nghiệm để lựa chọn phong cách nội dung truyền tải thơng điệp phù hợp Khi tìm hiểu người nghe cần trả lời câu hỏi sau: - Chủ đề thuyết trình lơi người nghe nào? Lợi ích mà thuyết trình đem lại cho người nghe gì? - Người nghe biết biết đến đâu chủ đề thuyết trình? Người nghe muốn nghe chủ đề này? - Người nghe thuộc nhóm làm để người nghe tôn trọng? Làm để người nghe tiếp nhận thông điệp cách thuận lợi nhất? - Người nghe tiếp nhận quan điểm cá nhân, kiện, thông số, kinh nghiệm cá nhân, ý kiến chuyên gia, tính hài hước, hình động, tranh minh hoạ, ví dụ thực tế, hoàn cảnh lịch sử, vấn đề tương tự có liên quan theo cách nào? - Làm để giúp người nghe nhớ ý thuyết trình? Nếu phải thuyết trình cho đối tượng người nghe hồn tồn khơng quen biết, ccash tốt cần tìm hiểu tính cách mong muốn nửa nhóm người nghe cách cố gắng trị truyện với họ tìm hiểu số thông tin cấ nhân kỳ vọng họ thuyết trình Những thơng tin giúp cho trả lời câu hỏi việc người nghe muốn nghe nên phát triển nội dung thuyết trình theo hướng Trước thực thuyết trình mình, nên cảm ơn người để gây ấn tượng tốt với người nghe Trong số trường hợp đối tượng người nghe với nhu cầu đa dạng khác taphair lựa chọn đối tượng người nghe quan trọng cần ưu tiên Đối tượng người nghe cần ưu tiên đối tượng người nghe giúp đạt mục đích cá nhân thực thuyết trình 65 Để giao tiếp cách hiệu với người từ văn hố khác khó khăn hai bên khơng hiểu văn hố Đào tạo văn hoá quan trọng cơng ty đa quốc gia có chi nhánh nhiều nơi giới, giúp nhà quản lý hiểu khác biệt văn hoá nước khu vực Tăng cường tính linh hoạt hợp tác Tính linh hoạt hợp tác có ảnh hưởng quan trọng đến hiệu giao tiếp mơi trường đa văn hố Để tăng cường tính linh hoạt hợp tác với nhau, đối tác phải chuẩn bị điều kiện cần thiết để tăng cường hiểu biết lẫn sẵn sàng hợp tác Ví dụ, hướng dẫn cơng việc, tổ chức gặp gỡ cá nhân có liên quan trực tiếp đến công việc Học cách giao tiếp khơng lời mơi trường đa văn hố Cách ứng xử không lời bao gồm giao tiếp mắt, biểu cảm khuôn mặt, dáng điệu, cử chỉ, cách sử dụng thời gian, khoảng cách, phạm vi Những cử chỉ, dáng điệu thường hiểu giải thích theo cách khác văn hố khác Mặc dù khó hiểu đầy đủ sắc thái, ý nghĩa hành vi không lời văn hoá khác nhau, tích cực quan sát, học hỏi giúp hiểu biết hơn, tự tin hơn, nhạy cảm với khác biệt văn hoá khác Nâng cao hiệu giao tiếp văn môi trường đa văn hoá Khi gửi thư văn khác tới doanh nhân văn hoá khác, cần ý sửa cách viết lời văn cho phù hợp Khi viết văn môi trường đa văn hoá cần ý - Coi trọng cách thức nước sở định dạng văn bản, cách thức xưng hô - Quan sát tước vị thứ hạng: Sử dụng học tên, tước vị dấu hiệu khác thứ hạng cấp bậc Chú ý gửi thơng điệp đến người có địa vị cao phải diễn đạt khác với gửi thơng điệp đến người có thứ bậc thấp - Sử dụng câu đoạn ngắn: Câu văn 20 từ đoạn văn với số dịng dễ đọc 5.2 Giao tiếp tuyển dụng 5.2.1 Đơn xin việc Đơn xin việc đơn thường dài gần trang giấy A4 gửi tới nhà tuyển dụng tìm nhân viên cho vị trí cơng ty cần Mục đích đơn giới thiệu thân ứng viên để thu hút gây ấn tượng với nhà tuyển dụng khuyến khích họ xem hồ sơ kèm theo Nội dung đơn xin việc tóm tắt kinh nghiệm làm việc có liên 97 quan đến cơng việc ứng tuyển Khi viết đơn xin việc cần điều chỉnh nội dung cho giúp bạn trở thành ứng viên lý tưởng cho vị trí cơng việc Nội dung chủ yếu đơn xin việc gồm: - Thông tin cá nhân: ghi đầy đủ rõ ràng họ tên, giới tính, địa chỉ, số điện thoại email Nên ý sử dụng email phải có tên nghiêm túc, khơng sử dụng email có tên gọi nhạy cảm nghịch ngợm - Trình độ học vấn: ghi đầy đủ trường học tốt nghiệp, khóa học, tốt nghiệp năm chun ngành Nếu có thêm loại cấp hay giải thưởng kèm chứng ngoại ngữ, tin học văn phòng… lợi không nhỏ cho bạn nộp đơn xin việc - Kinh nghiệm kỹ năng: ghi kinh nghiệm kỹ công việc mà bạn muốn ứng tuyển Có thể bổ sung thêm kinh nghiệm làm việc quan đơn vị khác nêu điểm mạnh cơng việc - Sở thích cá nhân: có lẽ nhiều bạn nghĩ mục không cần thiết điền mẫu đơn xin việc làm Tuy nhiên bổ sung thêm mục giúp nhà tuyển dụng hình dung tính cách người bạn - Tiêu đề đơn xin việc: để thể tính chuyên nghiệp tiêu đề đơn xin việc quan trọng Nên sử dụng tiêu đề đơn xin việc có định dạng “Đơn xin ứng cử cho vị trí… ” làm tăng hảo cảm nhà tuyển dụng từ đọc tiêu đề xin việc Trong nhiều trường hợp cần viết đơn xin việc tay Nhiều nhà tuyển dụng quan tâm đến kỹ viết tay ứng viên Thông qua cách viết đơn, nhà tuyển dụng nhận biết đặc trưng tâm lý, tính cách ứng viên Đơn xin việc thường mối liên lạc ứng viên công ty Công ty vào đơn xin việc để định ứng viên có phải người phù hợp cho vị trí họ cần tuyển không, mời ứng viên tới vấn không Do đơn xin việc cần viết cẩn thận Khi viết đơn xin việc phải ý về mặt nội dung hình thức Nội dung đơn xin việc phải đảm bảo thông tin rõ ràng dễ đọc, phải thể mạnh hiểu biết ứng viên vị trí cơng việc ứng tuyển Cịn yếu tố hình thức thể chữ viết, ngữ pháp, tả Sau số điểm cần lưu ý viết đơn xin việc: - Tìm hiểu kỹ cơng ty, cơng việc mà bạn ứng tuyển thông qua kênh thông tin khác nhau: website cơng ty, báo chí… trước viết - Bạn nên chọn lọc thông tin kỹ trước viết, viết viết lại nhiều lần đơn xin việc ưng ý Nếu cảm thấy chưa hài lịng bạn phải viết 98 đến ưng ý Khi bạn cảm thấy chưa ổn nhà tất nhiên nhà tuyển dụng thấy điều - Khơng phạm lỗi ngữ pháp, tả Nếu sai viết lại thật cẩn thận - Bạn nên chọn loại giấy A4, chất liệu dày chút để viết đơn xin việc Bởi tờ giấy A4 mỏng khiến đơn xin việc bạn dễ bị nhàu - Bạn nên kẻ mờ hàng giấy A4 để trình bày chữ cho thẳng hàng - Chỉ nên sử dụng màu mực thơng dụng, ví dụ màu xanh 5.2.2 Lý lịch xin việc Lý lịch xin việc trình bày theo cách sau: Theo trình tự thời gian, theo công việc trải qua, theo mục tiêu công việc, tổng hợp theo kiểu khác Lý lịch xin việc theo trình tự thời gian Quá trình học tập, làm việc trình bày theo thời gian gần trở trước Cần trình bày rõ trình học tập, kinh nghiệm cơng tác gần với thời gian Về trình học tập cần nêu rõ mốc thời gian trình học tập, chuyên ngành, tên trường đào tạo Về kinh nghiệm công tác cần nêu mốc thời gian, tính chất, trách nhiệm cơng việc hồn thành, chức vụ đảm nhiệm, tên công ty Lý lịch xin việc theo trình tự thời gian nhấn mạnh đến tính liên tục phát triển nghề nghiệp làm bật tên trường đào tạo, công ty làm khiến người đọc dễ theo dõi Lý lịch xin việc theo trình tự thời gian có lợi cho ứng viên khi: - Ứng viên làm việc công ty có tên tuổi - Cơng việc ứng tuyển giống với công việc trước ứng viên - Quá trình làm việc cứng tỏ phát triển thực ứng viên - Các chức danh trước ứng viên chức danh quan trọng, đáng đề cập đến - Khi công việc thuộc lĩnh vực mang tính truyền thống cao liên quan đến giáo dục, quyền Lý lịch xin việc theo trình tự thời gian khơng có lợi cho ứng viên khi: - Quá trình làm việc trước ứng viên không liên tục - Ứng viên thay đổi mục tiêu nghề nghiệp - Ứng viên thường xuyên thay đổi chỗ làm 99 - Ứng viên không muốn đề cập đến tuổi tác - Ứng viên làm công việc thời gian lâu - Ứng viên không làm việc thời gian - Lần ứng viên xin việc Lý lịch xin việc theo công việc qua Lý lịch theo công việc qua làm bật cơng việc hoàn thành điểm mạnh ứng viên, cho phép ứng viên xếp theo trình tự để nhấn mạnh nghề nghiệp, mục đích cơng việc Các chức dnah thực trình làm việc trở nên thứ yếu không cần đề cập Lý lịch theo công việc qua giúp ứng viên linh hoạt phần cần nhấn mạnh, tránh việc lặp lại chức cơng việc, có khuynh hướng không nhấn mạnh kinh nghiệm làm việc Lý lịch theo cơng việc qua có lợi cho ứng viên khi: - Ứng viên muốn nhấn mạnh đến khả chưa có dịp thể công việc làm - Ứng viên thay đổi nghề nghiệp - Lần ứng viên xin việc - Ứng viên làm việc trở lại sau thời gian không làm việc - Khả phát triển nghề nghiệp ứng viên trước không tốt - Ứng viên có kinh nghiệm nhiều loại cơng việc khác công việc không liên quan đến công việc ứng tuyển - Phần lớn cơng việc ứng viên làm có tính chất hành nghề tự do, tạm thời hay làm qua cho biết Lý lịch theo cơng việc qua có lợi cho ứng viên khi: - Ứng viên muốn nhấn mạnh đến loại công việc phát triển khả lãnh đạo - Đối với cơng việc mang tính truyền thống cao công việc liên quan đến giáo dục quyền - Ứng viên làm việc khơng hiệu khứ - Công ty nơi ứng viên làm việc gần công ty có uy tín cao Lý lịch xin việc theo mục tiêu công việc Sơ yếu lý lịch theo mục tiêu công việc nên dùng ứng viên muốn tập trung vào mục tiêu công việc cụ thể rõ ràng Nó liệt kê khả tương lai 100 ứng viên, có mối quan hệ với nhấn mạnh thành tích ứng viên liên quan đến mục tiêu công việc rõ ràng Sơ yếu lý lịch theo mục tiêu công việc tạo nên ấn tượng mạnh cho công việc chọn dù lĩnh vực khác Nó làm bật hiểu biết khả ứng viên lĩnh vực định hướng Sơ yếu lý lịch theo mục tiêu cơng việc có lợi cho ứng viên khi: - Ứng viên nắm rõ mục tiêu công việc ứng tuyển - Ứng viên hướng đến nhiều loại cơng việc khác muốn có lý lịch riêng cho loại công việc - Ứng viên muốn nhấn mạnh khả mà ứng viên chưa có dịp thể cơng việc Sơ yếu lý lịch theo mục tiêu công việc lợi cho ứng viên khi: - Ứng viên muốn dùng sơ yếu lý lịch cho nhiều lần xin việc - Ứng viên không nắm rõ khả thành tích - Ứng viên bước vào nghề có kinh nghiệm làm việc Lý lịch xin việc tổng hợp theo kiểu khác Lý lịch tổng hợp theo kiểu khác thư cá nhân gửi đến người có cương vị đó, đề cập đến lĩnh vực đặc biệt mà ứng viên phụ trách cơng việc ứng viên có ích cho nhà tuyển dụng Thư trình bày khả ứng viên cung cấp đủ thông tin thực tế không cần phải dùng đến lý lịch xin việc riêng Lý lịch xin việc tổng hợp theo kiểu khác làm cho người tuyển dụng quan tâm mà không cần kèm theo lý lịch đầy đủ, đề cập đến yêu cầu cơng việc mà ứng viên tìm hiểu trước Lý lịch xin việc tổng hợp theo kiểu khác có lợi cho ứng viên khi: - Ứng viên có chưa có kinh nghiệm làm việc - Ứng viên không làm việc thời gian dài - Ứng viên sẵn sàng tìm hiểu kỹ người có quyền hạn cơng ty mà ứng viên xin việc - Ứng viên biết tìm cách biết tên người định tuyển dụng Lý lịch xin việc tổng hợp theo kiểu khác khơng có lợi cho ứng viên khi: 101 - Ứng viên có nhiều kinh nghiệm làm việc viết lý lịch trình bày cơng việc làm qua hay loại trình bày theo thời gian - Ứng viên chưa biết muốn làm loại cơng việc - Ứng viên khơng biết rõ khả khơng biết rõ đóng góp cho công ty ứng tuyển 5.2.3 Phỏng vấn tuyển dụng 5.2.3.1 Phương pháp vấn Căn vào nội dung vấn, phương pháp vấn bao gồm: Phỏng vấn hành vi (behavioral interview), vấn tình (case interview), vấn gây căng thẳng (stress interview) vấn “mẹo” (puzzle interview) Phỏng vấn hành vi (behavioral interview) Phỏng vấn hành vi, hay gọi vấn lực (competency-based interview), phương pháp vấn dựa kỹ thuật đặt câu hỏi STAR (viết tắt Situation - Task - Action - Result) Phương pháp phổ biến nhiều nhà tuyển dụng tin hành vi khứ ứng viên tiên đoán tốt cho hành vi hồn thành cơng việc ứng viên tương lai Các câu hỏi vấn hành vi dùng để đánh giá trình hoạt động làm việc ứng viên khứ Phỏng vấn hành vi cho phép đánh giá ứng viên kỹ giải vấn đề, kỹ quản trị rủi ro, kỹ giao tiếp, lực sáng tạo, có độ tin cậy cao Tuy nhiên, đơi câu hỏi hành vi khiến nhà tuyển dụng có ấn tượng đánh giá sai lầm ứng viên Bởi lẽ có trường hợp ứng viên nói dối để "tơ màu" cho q khứ Ngược lại, số người có lực thực lại khơng giỏi mơ tả lại họ làm, chưa thực hiểu thân để chia sẻ câu chuyện khứ Phỏng vấn tình (case interview) Đây phương pháp vấn khắc phục nhược điểm vấn hành vi Nhà tuyển dụng đưa tình có thực tưởng tượng giả thiết yêu cầu ứng viên áp dụng kinh nghiệm lực để giải Theo đó, phương pháp kiểm tra khả suy nghĩ đa chiều ứng viên mà sẵn liệu thực tế từ trước Các câu hỏi vấn tình yêu cầu ứng viên trình bày lại cách họ phản ứng giải số tình thường gặp cơng việc Khác với câu hỏi vấn hành vi, tình nhà tuyển dụng đặt mang tính giả thuyết, khơng phục thuộc vào kinh nghiệm khứ ứng viên Điều đòi hỏi ứng viên vận dụng kĩ để đưa câu trả lời hợp 102 lí Với câu hỏi tình này, nhà tuyển dụng đánh giá kĩ để tìm ứng viên có lực phù hợp Một số kĩ đánh giá thơng qua câu hỏi tình bao gồm: - Kỹ giao tiếp cộng tác (Ví dụ: Ứng viên giải mâu thuẫn hay khó khăn làm việc với đồng nghiệp, sếp khách hàng nào?) - Kỹ định (Ví dụ: Ứng viên nhìn nhận trước lựa chọn mang tính chiến lược?) - Kỹ giải vấn đề (Ví dụ: Liệu ứng viên đưa giải pháp hiệu / sáng tạo cho vấn đề công việc họ hay không?) - Kỹ tổ chức (Ví dụ: Ứng viên đặt thứ tự ưu tiên cho đầu việc xử lí trước áp lực?) - Kỹ quản lý (Ví dụ: Ứng viên làm để cân đầu việc yêu cầu việc đặt mục tiêu cao hơn?) Phỏng vấn tình thường áp dụng cho vị trí thuộc lĩnh vực tư vấn, tài chính, điều hành, bán hàng, quản lý khách hàng, chăm sóc khách hàng Phỏng vấn gây căng thẳng (stress interview) Hầu hết vấn hạn chế tối thiểu căng thẳng ứng viên Tuy nhiên nhà tuyển dụng lại cố ý tạo căng thẳng để xem ứng viên phản ứng số tình Phỏng vấn gây căng thẳng thương áp dụng cần tìm cá nhân hịa hợp với đội nhóm khiến nhà quản lý thoải mái làm việc Loại vấn áp dụng vấn viên có trình độ nghiệp vụ chun mơn cao Bằng việc hỏi câu hỏi có phần gay gắt, nhà quản lý kiểm tra khả đương đầu với áp lực ứng phó với tình khơng mong đợi ứng viên Phỏng vấn viên chí đưa bình luận châm biếm, quan điểm gây tranh cãi, biểu cảm không đồng tình, bàn vấn Ví dụ câu hỏi gây căng thẳng: - Vì bạn nghỉ việc vị trí cũ? - Bạn khơng có nhiều kinh nghiệm, nên tuyển bạn? - Bạn có nghĩ xu hướng tỉ mỉ bạn gây ảnh hưởng tới tiến độ công việc? Phỏng vấn “mẹo” (puzzle interview) Đây câu hỏi khơng có câu trả lời đúng, đơi tình ối ăm mà nhà tuyển dụng cố tình tạo buổi vấn Chúng dùng để thử thách trí 103 thơng minh, khả sáng tạo, khả giải tình khả ứng phó ứng viên Ví dụ: “Nếu cắm trại với bạn bè, anh dựng lều đâu?” câu hỏi mẹo dùng để vấn vị trí chuyên viên phân tích tài cấp cao Expedia Phỏng vấn “mẹo” thường áp dụng tuyển vị trí có u cầu đặc biệt phúc lợi đặc biệt Căn vào hình thức vấn, phương pháp vấn bao gồm: Phỏng vấn trực tiếp, vấn qua điện thoại, vấn qua mạng Internet, vấn hệ thống phần mềm tuyển dụng Phỏng vấn trực tiếp Đây hình thức vấn truyền thống hình thức phổ biến tuyển dụng Một gặp mặt trực tiếp giúp nhà tuyển dụng có nhìn chân thực tính cách khả giao tiếp ứng viên Thông qua vấn trực tiếp, nhà tuyể dụng theo dõi yếu tố ngôn ngữ thể, ánh mắt, thái độ ứng viên - thứ bộc lộ nhiều người ứng viên so với ngơn ngữ nói Hay chí, nhà tuyển dụng dễ dàng có ấn tượng ứng viên thông qua phương pháp nhân tướng học Phỏng vấn qua điện thoại Trong vòng vấn hồ sơ, có q nhiều ứng viên vấn qua điện thoại giải pháp tiết kiệm tuyệt vời thời gian, chi phí thủ tục chuẩn bị Tuy nhiên, vấn qua điện thoại khó kiểm sốt khơng khí trị chuyện qua điện thoại, khơng nắm có người công cụ khác hỗ trợ cho ứng viên hay không, dĩ nhiên quan sát yếu tố ngoại hình Phỏng vấn qua mạng Internet Sự đời Internet thay đổi toàn cách mà giao tiếp Ngày nay, nhà tuyển dụng vấn ứng viên qua Skype, Google Hangouts, tảng chuyên nghiệp dành cho vấn video Đặc biệt vòng vấn hồ sơ, nhiều nhà tuyển dụng sử dụng hình thức video recording - yêu cầu ứng viên ghi lại video vấn phận HR xem lại video nhiều lần để tiện cho việc đánh giá Phỏng vấn hệ thống phần mềm tuyển dụng Một số phần mềm hỗ trợ tuyển dụng Base E-hiring tích hợp sẵn tính vấn qua video call hệ thống Nhờ vậy, ứng viên cần mở đường link mà phận HR gửi tới để bắt đầu vấn mà không cần cài đặt phần mềm hay tạo tài khoản Hệ thống cho phép ghi âm trò chuyện lưu vào hồ sơ phần liệu ứng viên để làm tài liệu đánh giá 104 Cách thức vừa chuyên nghiệp vừa tiện lợi chỗ nhà tuyển dụng tạo sẵn câu hỏi vấn hệ thống hỏi ứng viên theo trình tự đó, song song với ghi đánh giá thẻ điểm (scorecard) trình video call Theo số lượng vấn, phương pháp vấn bao gồm: Phỏng vấn nhóm, vấn cá nhân Phỏng vấn nhóm Trong vấn nhóm, vài người vấn lúc cho vị trí Loại vấn đánh giá kỹ tương tác ứng viên nhóm Hình thức vấn nhóm thường áp dụng cho vị trí yêu cầu kỹ giao tiếp lực lãnh đạo Các ứng viên thảo luận chủ đề khoảng thời gian định, người vấn quan sát đánh giá chất lượng số lượng thảo luận ứng viên Liệu ứng viên có cướp lời người khác thảo luận hay không, liệu có phải người có khả thuyết phục người khác, có cởi mở với ý tưởng khác với quan điểm mình?, tất thể qua vấn nhóm Phỏng vấn cá nhân Phỏng vấn cá nhân hình thức vấn thường gặp tuyển dụng Sẽ có đối thoại - ứng viên đại diện doanh nghiệp (một cá nhân đại diện ban đại diện 3-5 người) Hình thức giúp nhà tuyển dụng tập trung ý vào đối tượng để đánh giá lực ứng viên xác Theo cấu trúc vấn, phương pháp vấn bao gồm: Phỏng vấn theo mẫu, vấn không dẫn Phỏng vấn theo mẫu hình thức vấn mà câu hỏi thiết kế sẵn từ trước theo yêu cầu công việc Người vấn hỏi câu xây dựng sẵn Bộ câu hỏi thứ tự hỏi áp dụng tiêu chuẩn cho toàn ứng viên Các câu hỏi tập trung vào kỹ năng, khả mà doanh nghiệp tìm kiếm Sẽ có từ điển lực chuẩn hoá thống để đánh giá đồng ứng viên Phỏng vấn theo mẫu hữu ích tổ chức muốn tuyển nhiều ứng viên vào cơng việc Loại vấn có ưu điểm sau: - Có thể tiên đốn ứng viên thành cơng lĩnh vực - Phỏng vấn viên cần dựa vào bảng vấn mẫu để khám phá tin tức có giá trị kiện xác - Biết ứng viên làm làm - Giảm thiểu sai sót đánh giá ứng viên Phỏng vấn không dẫn 105 Là loại vấn kiểu nói chuyện khơng có câu hỏi kèm theo Sau nghiên cứu mô tả công việc tiêu chuẩn công việc hồ sơ ứng viên, người vấn ghi lại điểm mạnh, điểm yếu ứng viên điểm chưa rõ cần làm sáng tỏ vấn Phỏng vấn viên hỏi câu hỏi chung chung như: “Anh chị cho biết kinh nghiệm cơng việc cũ?”… Ứng viên trình bày tự do, khơng bị gián đoạn, ngắt quãng, vấn viên thường lắng nghe chăm chú, khơng tranh luận, thay đổi đề tài cách đột ngột thường có câu hỏi để khuyến khích ứng viên nói thêm như:”Thực việc nào?” “Anh chị nghĩ việc đó?” Người vấn thường vào câu trả lời trước ứng viên để đặt câu hỏi nên nội dung câu hỏi thay đổi theo nhiều hướng khác Phỏng vấn viên đặt nhiều câu hỏi hoàn toàn khác cho ứng viên khác công việc Loại hình vấn giúp nhà tuyển dụng dễ dàng đào sâu tìm hiểu tính cách ứng viên, thường tốn nhiều thời gian, mức độ tin cậy xác khơng cao chịu ảnh hưởng tính chủ quan người vấn thường áp dụng để vấn ứng viên vào chức vụ cao tổ chức 5.2.3.2 Giao tiếp vấn tuyển dụng Theo Dessler trình độ học vấn, kỹ kinh nghiệm chuyên môn, kỹ thuật ứng viên thường đánh giá thông qua kiểm tra lý lịch cá nhân Còn vấn trọng sử dụng để xác định ứng viên người nào? có khả hịa hợp với người doanh nghiệp khơng? Có tham vọng, ý trí phấn đấu, chăm chỉ, tích cực khơng? Do đó, thái độ, tác phong, hành vi ứng viên vấn có ảnh hưởng quan trọng đến kết tuyển chọn hướng dẫn sau giúp ứng viên làm tăng lợi cho Chuẩn bị kỹ lưỡng: Trước vấn, ứng viên cần chuẩn bị vấn đề sau: Tìm hiểu thơng tin doanh nghiệp: Việc tìm hiểu thơng tin liên quan tới công ty bạn tham gia vấn điều cần thiết để trở nên tự tin bớt hồi hộp Bạn truy cập vào trang Web doanh nghiệp, đọc qua post họ Facebook, Instagram gắn kết mục tiêu bạn với sứ mệnh, tầm nhìn cơng ty tương lai Nhiều kỹ khơng phải ưu tiên số để doanh nghiệp tuyển chọn người tài, phù hợp với vị trí cần tuyển điều quan trọng Ứng viên cần tìm hiểu lĩnh vực hoạt động, thị trường sản phẩm doanh nghiệp, tìm hiểu đối thủ cạnh tranh doanh nghiệp, dự đoán vấn đề khó khăn doanh nghiệp, ứng viên có kiến nghị để giúp nghiệp giải vấn đề đó, tìm hiểu cơng việc mà ứng viên xin làm, có u cầu gì,? Liệu ứng viên có khả đáp ứng u cầu nào? 106 Đọc lại mơ tả cơng việc (Job Description) Vì doanh nghiệp muốn tuyển người phù hợp cho vị trí trống, họ chắn nhìn nhận xem bạn đáp ứng đủ yêu cầu mà họ liệt kê mô tả công việc Chuẩn bị sẵn câu hỏi doanh nghiệp, công việc, hội, điều khác cần biết thêm doanh nghiệp Những câu hỏi vừa giúp ứng viên tìm hiểu thêm cơng việc, đánh lại xem cơng việc có thực phù hợp với ứng viên khơng, vừa làm cho hội đồng vấn hiểu rõ thêm tham vọng, động cơ, mức độ nhiệt tình ứng viên Tập trả lời số câu hỏi thường gặp vấn Có số câu hỏi chắn có mặt buổi Interview, như: “Bạn nói qua chút thân mình? Tại bạn lại hứng thú với vị trí tuyển dụng này?” Khi bạn ứng biến nhanh với câu hỏi, bạn thể người có khả xử lý xoay chuyển tình bất ngờ cách nhanh chóng Chuẩn bị câu hỏi tình Đừng nghĩ buổi vấn xoay quanh kỹ điều bạn làm để đáp ứng yêu cầu liên quan tới vị trí tuyển dụng Nhà tuyển dụng test trực tiếp lực bạn tình Vì vậy, vận dụng kiến thức kinh nghiệm để vượt qua câu hỏi hóc búa dạng Tập luyện trước với người quen Rõ ràng, việc đối đáp trực tiếp giúp bạn đỡ bỡ ngỡ bước vào vịng vấn thực tế Bạn tập luyện trước với người quen (như bạn bè, gia đình, người thân) để chuẩn bị tâm trước thức “lên giàn” Chuẩn bị sẵn danh sách Reference (người tham khảo) Trong số trường hợp, nhà tuyển dụng yêu cầu bạn cung cấp tới họ danh sách người tham khảo cần xác nhận thông tin Đây bước cần thiết để doanh nghiệp xác thực điều bạn liệt kê CV có với thật hay khơng Bạn nên lưu tâm tới điều Chuẩn bị giấy bút CV Cuộc vấn bao gồm câu hỏi dồn dập từ thành viên hội đồng tuyển dụng Bạn chuẩn bị giấy bút để nắm ý tất câu hỏi Tránh sử dụng điện thoại để note điều thể thiếu chuyên nghiệp bạn Chuẩn bị trang phục thích hợp cho buổi vấn: Lựa chọn trang phục lịch sự, gọn gàng phù hợp với công việc xin tuyển Một kỹ vấn xin việc quan trọng vấn đề trang phục Mặc trang phục nghiêm túc chứng tỏ bạn hiểu biết văn hóa doanh nghiệp tơn trọng nhà tuyển dụng Ấn tượng tất định thiện cảm người vấn bạn Nếu không lưu tâm đến vấn đề trang phục, mắt nhà tuyển dụng bạn người xuề xòa dễ dãi Và không công ty lại muốn thu nhận nhân viên tương lai xuề xòa dễ dãi 107 Vẻ chững chạc, gọn gàng Đừng quên vẻ điểm cộng bạn tới nhà tuyển dụng Tóc tai gọn gàng, giày dép, trang phục lịch sự, phong thái chững chạc điều bạn cần thực để ghi điểm mắt hội đồng vấn Tới địa điểm vấn sớm trước 10 – 15 phút so với hẹn Khi tới địa điểm diễn buổi vấn sớm, bạn có hội quan sát môi trường làm việc thực tế nơi để thể phong cách cá nhân cách phù hợp Ngoài ra, việc khởi hành sớm giúp bạn hạn chế tất tác động từ bên ngồi làm ảnh hưởng tới bạn như: tắc đường, va chạm giao thơng,… Trong q trình vấn Thái độ tự tin, thoải mái thẳng thắn Để thể thái độ tự tin thẳng thắn, luôn nhìn thẳng vào mắt nhà tuyển dụng lúc vấn Khi trao đổi với họ, đừng úp mở ấp úng mà trình bày vấn đề cách mạch lạc rõ ràng Để làm điều đó, bạn cần phải chuẩn bị tinh thần thật thoải mái Mặc dù xem trọng vấn, nên xem cơng việc mà nên hồn thành cách nhẹ nhàng Càng tự tin thoải mái việc dễ dàng Tìm hiểu nhu cầu thực người vấn Cố gắng dành thời gian để trả lời đầy đủ câu hỏi vấn viên Ngược lại nên tranh thủ đề nghị vấn viên nói rõ yêu cầu doanh nghiệp ứng viên, sử dụng câu hỏi gợi ý để vấn viên nói nhiều Liên hệ khả ứng viên với mẫu người theo yêu cầu hội đồng vấn sau hiểu mẫu người mà hội đồng vấn tìm kiếm, ứng viên nên cố gắng mô tả kỹ lưỡng khả thực ứng viên, cần thiết cho yêu cầu công việc Suy nghĩ trước trả lời Ứng viên nên bình tĩnh suy nghĩ trước trả lời sau vấn viên đọc câu hỏi, ứng viên nên im lặng – nghỉ chút, suy nghĩ sau trả lời Im lặng – nghỉ để tin vấn viên đặt xong câu hỏi ứng viến hiểu nội dung câu hỏi, suy nghĩ để định nên trả lời gì, trả lời nào? Trả lời trọng tâm, không lan man, câu trả lời nên trọng vào vấn đề ứng viên tuyển chọn giúp doanh nghiệp giải vấn đề doanh nghiệp Chú ý đặc biết đến biểu tâm lý, tác phong, hành vi suốt trình vấn Ứng viên cần thể nhiệt tình, hào hứng với công việc, chân thành, chu đáo vui vẻ tiếp xúc, kín đáo nghiệm túc làm việc tự tin thân Trang phục lịch sự, phù hợp với yêu cầu công việc, chào hỏi thân mật, biết mỉm cười nói rõ ràng gây ấn tượng tốt cho hội động vấn từ phút ban đầu 108 yếu tố tác động mạnh đến kết vấn, định tuyển chọn hội đồng Đừng nói “Tơi khơng biết” “Tơi khơng làm được” Khi gặp câu hỏi vấn đề mà bạn chưa nghe qua, đừng vội trả lời “Tơi khơng biết” hay “Tơi khơng làm được” nhà tuyển dụng đánh giá bạn người lực Thay vào đó, nói khéo léo hơn: “Tơi chưa tìm hiểu” “Tơi tìm hiểu vấn đề này” để chứng tỏ bạn người cầu tiến ham học hỏi Đây kỹ trả lời vấn xin việc quan trọng mà nhiều người chưa biết Khơng nói điều tiêu cực công ty cũ Một câu hỏi thường gặp nhà tuyển dụng “Tại bạn nghỉ việc chỗ làm cũ?” Trong trường hợp đó, đừng trả lời cách “nói xấu” sếp cũ đồng nghiệp cũ Nhà tuyển dụng chắn kết luận rằng, hơm bạn nói điều tiêu cực quan cũ ngày mai rời khỏi công ty họ, bạn làm điều tương tự Do đó, để trả lời tốt câu hỏi này, bạn nói không phù hợp bạn với chỗ làm cũ mong mỏi dấn thân vào thử thách mới, trải nghiệm Biết cách đặt câu hỏi để tránh thụ động Suốt buổi vấn xin việc, bạn đừng trở nên thụ động toàn trả lời câu hỏi nhà tuyển dụng đặt Một kỹ trả lời vấn xin việc quan trọng mà người xin việc biết biết cách đặt câu hỏi ngược lại Việc đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng khiến buổi vấn trở nên nhẹ nhàng hơn, giống buổi nói chuyện thân mật khơng phải kiểm tra căng thẳng áp lực Ngồi ra, nhà tuyển dụng hài lịng biết mức độ quan tâm bạn công việc tương lai cao Sử dụng phương pháp STAR để trả lời câu hỏi vấn Phương pháp STAR bao gồm: Situation (Tình huống), Task (Nhiệm vụ), Action (Hành động) Result (Kết quả) Nó tương ứng với cách mà bạn trả lời cho câu hỏi hóc búa buổi Interview Ví dụ: Khi nhà tuyển dụng hỏi bạn: “Bạn gặp thử thách vị trí cơng việc cũ?” Rất nhiều bạn lúng túng với câu hỏi Một cách đơn giản, bạn cần vận dụng phương pháp STAR để xua tan nỗi lo: Đầu tiên, bạn nêu tình mà bạn cho khó khăn cơng ty cũ (S) Tiếp đó, bạn liệt kê nhiệm vụ (T) giải pháp bạn thực để xử lý nhiệm vụ (A) Cuối cùng, hành động bạn đem lại kết nhiệm vụ giao (R) Sau vấn 109 Hỏi nhà tuyển dụng bước Sau vấn, bạn có quyền hỏi giai đoạn trình tuyển dụng, như: trúng tuyển, bạn trải qua vòng tuyển dụng tiếp theo; khơng trúng tuyển, có thơng báo email gửi đến bạn hay không? Gửi thư cảm ơn tới nhà tuyển dụng Thư cảm ơn điều cần thiết để bạn bật mắt nhà tuyển dụng Khi bạn tham gia vấn vào buổi sáng, gửi thư vào buổi chiều hợp lý Câu hỏi ơn tập Trình bày khái niệm văn hố Văn hố có vai trị giao tiếp kinh doanh? Khái niệm đa văn hoá, vấn đề giao tiếp kinh doanh môi trường đa văn hoá Các rào cản tác động đến giao tiếp kinh doanh mơi trường đa văn hố? Làm để phát triển kỹ giao tiếp kinh doanh mơi trường đa văn hố? Mục đích, nội dung chủ yếu đơn xin việc? Các cách trình bày lý lịch xin việc? Trình bày phương pháp vấn tuyển dụng Những vấn đề cần lưu ý vấn tuyển dụng? 110 TÀI LIỆU THAM KHẢO Hà Nam Khánh Giao (Chủ biên), Phạm Thị Trúc Ly, Nguyễn Thị Quỳnh Giang, Giáo trình Giao tiếp kinh doanh, Nhà xuất Lao động – Xã hội, 2016 Hoàng Văn Hoa, Trần Thị Văn Hoa, Giao tiếp kinh doanh, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân, 2012 Nguyễn Hữu Thân, Truyền thông giao tiếp kinh doanh để hộp nhập toàn cầu, NXB Tổng hợp TP.HCM, 2012 Peter Cardon, Business Communication: Developing Leaders for a Networked World - 3rd Edition, ISBN-13: 978-125969451, McGraw-Hill Education, 2017 Havard Business Essential, Cẩm nang kinh doanh – Giao tiếp Thương mại, NXB Tổng hợp TP.HCM, 2016 Thái Trí Dũng, Kỹ giao tiếp, thương lượng kinh doanh, NXB Thống kê, 2009 Hudson, Randolph H et ali Business Communication: Concepts, Applications, and Strategics California: Roxbury Publishing Company, 1988 BUSINESS AND TECHNICAL COMUNICATION: An Annotated Guide to Sources, Skills, and Samples Sandra E Belanger, et al Bell, Arthur H Business Communication – Process and Practice U.S.A: Scott, Foresman and Company, 1987 10 Kitty O Locker, Stephen KyoKaczek, Business Communication, The McGrawHill, New York, 2007 11 https://jobnow.com.vn/viec-lam/truong-nhom-kinh-doanh-dich-vu-cong-ty-cophan-bpo-mat-bao.5bab2db6133d0710d98e0e6d 12 http://quantri.vn/dict/details/14222-cac-hinh-thuc-giao-tiep-pho-bien-trong-hanhvi-to-chuc 13 https://www.careerlink.vn/cam-nang-viec-lam/phong-van-viec-lam/ky-nang-traloi-phong-van-xin-viec 111 ... văn hố Tuỳ theo tính chất giao tiếp, phân loại hình thức giao tếp truyền đạt thơng tin thành giao tiếp đối nội giao tiếp đối ngoại Trong giao tiếp đối ngoại, trình giao tiếp thường bị ảnh hưởng... hội dân tộc mà đại diện 5.1.1 .2 Vai trị văn hố giao tiếp kinh doanh Văn hố yếu tố đóng vai trị quan trọng giao tiếp kinh doanh, có ảnh hưởng sâu rộng đến hành vi giao tiếp người ngồi doanh nghiệp... kiến nghị 4 .2. 2 Các yêu cầu chung soạn thảo báo cáo, đề xuất kinh doanh Nội dung báo cáo, đề xuất kinh doanh ln có phần chính: phần mở đầu, phần chính, phần kết luận Nội dung độ dài phần thay đổi