CHƯƠNG 4: LẬP KẾ HOẠCH VÀ SOẠN THẢO BÁO CÁO, ĐỀ XUẤT KINH DOANH
4.2.3. Nội dung của báo cáo, đề xuất kinh doanh
Báo cáo, đề xuất kinh doanh phải đảm bảo các yêu cầu: Chính xác, đầy đủ, cân đối, bố cục rõ ràng và hợp lý, dữ liệu có nguồn gốc, xuất xứ đầy đủ, rõ ràng.
Báo cáo kinh doanh gồm 3 phần: Phần mở đầu, phần chính, phần kết luận, đề xuất. Ngoài ra còn có phần bổ sung.
Phần mở đầu
Phần mở đầu bao gồm trang tiêu đề, thư ghi nhớ, mục lục, danh mục bảng biểu, hình vẽ, báo cáo tóm tắt.
Trang tiêu đề
Trang tiêu đề chứa chủ đề của bản báo cáo; Tên, chức vụ và công ty của người nhận báo cáo; Tên tác giả, chức vụ, phòng ban; Ngày ban hành báo cáo.
Thư ghi nhớ
Thư ghi nhớ thể hiện là một báo cáo chính thức. Thư này sẽ được gửi cho những đối tác bên ngoài, đối với nội bộ là biên bản ghi nhớ. Thư ghi nhớ trực tiếp và thông thường ít mang tính khuôn mẫu hơn so với bản báo cáo (ví dụ trong thư ghi nhớ hoặc biên bản ghi nhớ sẽ sử dụng những dạng viết tắt và đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất tôi, chúng tôi). Thư ghi nhớ hoặc bản ghi nhớ thông thường gồm: (1) nhắc lại chủ đề của báo cáo và nói rõ cách nó được uỷ quyền; (2) mô tả ngắn gọn báo cáo; (3) nhấn mạnh những điều kiện của báo cáo, kết luận, và tài liệu tham khảo; (4) kết thúc với những đánh giá về báo cáo, hướng dẫn để người đọc theo dõi được các bước thực hiện, ghi nhận sự trợ giúp hoặc hướng dẫn giải đáp thắc mắc. Nếu báo cáo được gửi đến cho nhiều người đọc khác nhau, một thư ghi nhớ đặc biệt hoặc bản ghi nhớ cần được chuẩn bị cho từng người tuỳ thuộc vào đối tượng người đọc.
Mục lục
Mục lục thể hiện những tiêu đề trong bản báo cáo và có ghi rõ số trang. Mục lục cho thấy toàn cảnh của chủ đề trong báo cáo và giúp người đọc định vị được chúng. Mục lục được viết sau khi đã hoàn thành báo cáo. Với những báo cáo ngắn, nên đưa tất cả các cấp độ của đề mục vào mục lục. Đối với những báo cáo dài chỉ nên liệt kê một số
87
cấp độ. Làm mục lục tự động và sử dụng công cụ trình bày để dễ dàng quan sát các tiêu đề cũng như thứ tự trang.
Danh mục bảng biểu, hình vẽ
Với những báo cáo có nhiều số liệu, bảng biểu, hình vẽ.. minh hoạ cần có danh mục bảng biểu, hình vẽ để người đọc dễ dàng định vị được chúng. Trong danh mục cần chỉ rõ tiêu đề, thứ tự trang.
Báo cáo tóm tắt
Mục đích của báo cáo tóm tắt là nêu lên nội dung khái quát của báo cáo dài, dành cho những người không có nhiều thời gian đọc toàn bộ tài liệu. Báo cáo tóm tắt thường có độ dài bằng khoảng 10% độ dài của báo cáo đầy đủ.
Phần chính
Phần chính bao gồm lời giới thiệu, phần nội dung của báo cáo chính thức, kết luận.
Lời giới thiệu
Lời giới thiệu đóng vai trò như một bản đồ hướng dẫn đọc giả, cung cấp nền tảng cơ bản thông tin cho người đọc về vấn đề, mục đích, phạm vi cũng như cấu trúc của báo cáo.
Thông thường lời giới thiệu bao gồm:
Nêu vấn đề, tầm quan trọng: Mô tả bối cảnh, giải thích chủ đề báo cáo, chỉ ra những vấn đề khó khăn hoặc nhu cầu báo cáo, tầm quan trọng của báo cáo.
Mục đích: Chỉ ra cái đích cần đạt được của báo cáo.
Phạm vi báo cáo: Chỉ ra giới hạn của báo cáo về nội dung, không gian, thời gian. Cấu trúc báo cáo: Chỉ ra cấu trúc báo cáo nhằm định hướng cho người đọc. Đánh giá tổng quan: Tổng kết những gì tác giả và các nhà nghiên cứu đã công bố liên quan đến chủ đề, đặc biệt là các báo cáo và học thuật chuyên môn.
Nguồn tài liệu và phương pháp thu thập dữ liệu: Mô tả các nguồn tài liệu thứ cấp, sơ cấp sử dụng trong báo cáo. Cách thức thu thập dữ liệu sơ cấp.
Giải thích thuật ngữ: Đưa ra định nghĩa đối với những thuật ngữ quan trọng. Nội dung này cũng có thể được trình bày trong phần bổ sung.
Uỷ quyền (nếu có): Chỉ ra ai được uỷ quyền. Nếu thư ghi nhớ không được đính kèm, cũng nên giải thích tại sao, khi nào và báo cáo được viết cho ai.
88
Phần này nghiên cứu, phân tích, giải thích và đánh giá những vấn đề được nghiên cứu hoặc đề xuất giải pháp. Đây cũng là phần đưa ra những chứng cứ để chứng minh cho kết luận của báo cáo. Cấu trúc của phần nội dung trong danh mục chính thực hiện theo đề cương ban đầu hoặc có thể trình bày theo thời gian, các thành phần, tầm quan trọng, các tiêu chí hoặc các qui ước.
Phần nội dung gồm nhiều phần và có những tiêu đề cụ thể để giải thích cho mỗi phần chính. Các tiêu đề có thể là tiêu đề chức năng hoặc tiêu đề diễn giải. Tiêu đề chức năng (như kết quả của khảo sát, phân tích những phát hiện hoặc thảo luận) giúp người đọc phát hiện được mục đích của từng phần nhưng chưa nêu rõ nội dung bên trong> những tiêu đề như vậy rất hữu dụng cho báo cáo thông thường hoặc cho những chủ đề nhạy cảm. Tiêu đề diễn giải (Như “Tác động của chương trình quảng cáo sản phẩm”) thường cung cấp nhiều thông tin và hấp dẫn, nhưng lại không giúp người đọc có thể nhìn thầy cấu trúc tổng thể của báo cáo.
Kết luận
Đây là phần quan trọng để nói về giá trị của những phát hiện, đặc biệt là trong quá trình giải quyết những vấn đề phức tạp. Trong nhiều nghiên cứu, kết luận là những câu tóm tắt nội dung phân tích, không có dữ liệu mới nào được trình bày trong phần này. Báo cáo có thể có một hoặc nhiều kết luận.
Phần bổ sung
Phần cuối cùng của báo cáo gồm những tài liệu liên quan gián tiếp đến chủ đề chính của báo cáo, có thể gồm một hoặc nhiều phần, giải thích thuật ngữ, phụ lục, danh mục tài liệu thao khảo.