CHƯƠNG 4: LẬP KẾ HOẠCH VÀ SOẠN THẢO BÁO CÁO, ĐỀ XUẤT KINH DOANH
4.2.4. Một số kỹ thuật nhằm tăng cường hiệu quả cả báo cáo, đề xuất kinh doanh
Xác định mục tiêu và định dạng báo cáo: Mục tiêu báo cáo phải đảm bảo rõ ràng, ngắn gọn, súc tích.
Nhận diện đối tượng người đọc. Người đọc có thể bao gồm cả người ngoài (những người không làm việc trong công ty của bạn) hoặc nội bộ. Cân nhắc hiểu biết hay sự quen thuộc sẵn có với chủ đề mục tiêu của họ, đồng thời nghĩ về cách mà họ sẽ sử dụng thông tin được trình bày trong báo cáo.
Xác định điều cần học. Phần khó nhất không nằm ở phần viết mà là ở phần rút ra kết luận và thu thập dữ liệu cần thiết nhằm hỗ trợ kết luận đó. Nó cần đến nhiều kỹ năng, bao gồm thu thập dữ liệu và phân tích thị trường.
Thu thập dữ liệu phù hợp cho báo cáo. Quan trọng là dữ liệu của bạn được nghiên cứu kỹ càng. Bằng không, có thể báo cáo sẽ thiếu tính tin cậy. Bản thân việc thu thập dữ liệu cũng đã phụ thuộc vào loại báo cáo mà bạn viết. Hãy đảm bảo thông số dữ liệu được lựa chọn ngắn gọn và phù hợp với luận điểm của báo cáo.
89
Dữ liệu có thể là thông tin nội bộ - nghĩa là bạn có thể nhanh chóng thu thập chúng. Chẳng hạn như bạn có thể có được thông số bán hàng từ bộ phận bán hàng chỉ với một cuộc gọi. Hay nói cách khác, bạn có thể nhận dữ liệu và chuyển vào báo cáo một cách mau lẹ.
Dữ liệu bên ngoài cũng có thể được lưu trữ nội bộ. Nếu phòng nào đó từng thu thập dữ liệu phân tích khách hàng, hãy xin của họ. Bạn không cần tự mình thực hiện điều tra đó. Dù không đồng nhất ở những loại hình kinh doanh khác nhau nhưng thường thì người viết báo cáo kinh doanh không cần tiến hành điều tra trực tiếp.
Giả sử bạn đang viết báo cáo giải trình/đề xuất. Khi đó, bạn phải nghiên cứu toàn bộ lợi ích đến từ ý kiến đề xuất của mình và tổng hợp những nghiên cứu đó vào báo cáo.
Tổ chức và viết báo cáo.
Lựa chọn bố cục và viết báo cáo phụ thuộc vào mục tiêu của bạn.
Lựa chọn tiêu đề ngắn gọn được đặt trước mỗi phần trong báo cáo, giúp người đọc nhanh chóng, dễ dàng nằm được bố cục của báo cáo. Sắp xếp báo cáo với những đề mục phù hợp, những đề mục có thể được lướt nhanh như một nghiên cứu độc lập nhưng đồng thời cùng hỗ trợ cho mục tiêu cơ bản của báo cáo.
Chia nhỏ dữ liệu liên quan thành từng phần riêng biệt. Báo cáo kinh doanh không thể hỗn độn với vô số dữ liệu và thông tin. Tổ chức dữ liệu thành những phần riêng biệt là chìa khóa thành công của một báo cáo kinh doanh tốt. Ví dụ, tách dữ liệu bán hàng khỏi dữ liệu phân tích khách hàng và đặt đề mục riêng cho chúng.
Sử dụng câu chuyển tiếp
Sử dụng câu chuyển tiếp giúp người đọc theo dõi dễ dàng và thông suốt các ý tưởng được trình bày trong báo cáo. Tuỳ theo độ dài của báo cáo, việc chuyển mạch ý tưởng có thể thực hiện thông qua sử dụng từ ngữ, câu văn hoặc nguyên cả đoạn văn. Mục đích của chuyển mạch ý tưởng là nhằm giúp người đọc nắm bắt được sơ lược ý chính sắp được trình bày trong nội dung tiếp theo.
Giới thiệu sơ lược vấn đề sắp bàn và tóm tắt lại những ý vừa nêu
Giới thiệu sơ lược vấn đề sắp đề cập đến giúp người đọc sẵn sàng tiếp nhận thông tin mới. Điều này đặc biệt có ích khi thông tin sắp được chuyển tải phức tạp và hoàn toàn mới.
Tóm tắt lại những ý vừa nêu là phần không thể thiếu nhằm giúp người đọc nhớ lại và tiếp thu những chi tiết quan trọng trong suốt quá trình theo dõi nội dung báo cáo. Báo cáo dài hoặc những báo cáo bàn đến các vấn đề phức tạp cần có nhiều đoạn tóm tắt lại ý chính như thế để giúp người đọc nắm bắt đầy đủ những thông tin được chuyển tải trong báo cáo.
90
Rút ra kết luận với đề xuất cụ thể
Kết luận đưa ra cần rõ ràng và phải là kết quả hợp lý từ việc xem xét kỹ càng những dữ liệu được trình bày trong báo cáo. Nếu phù hợp, cần đề xuất rõ đường lối hành động tốt nhất dựa trên những kết luận đó. Mỗi mục tiêu cần chứa đựng những hành động cụ thể và đo lường được, chỉ ra mọi sự thay đổi trong mô tả công việc, lịch trình hay chi phí cần thiết để hoàn thành kế hoạch mới. Mỗi khẳng định nên trình bày trực tiếp các phương pháp mới - những phương pháp sẽ giúp đáp ứng mục tiêu/giải pháp được đưa ra trong báo cáo.
Viết tóm tắt báo cáo
Tóm tắt báo được bố trí ở phần đầu của báo cáo nhưng nó được viết cuối cùng. Tóm tắt này trình bày kết quả nghiên cứu và kết luận cũng như khái quát thật ngắn gọn những gì sẽ được trình bày nếu người đọc lựa chọn đọc tiếp toàn bộ báo cáo. Nó như là đoạn quảng cáo của một bộ phim hay phần tóm tắt của một bài viết học thuật.
Sử dụng đồ họa thông tin cho dữ liệu được sử dụng nếu cần
Trong một số trường hợp, thể hiện dữ liệu định lượng thông qua bảng biểu hay đồ thị có thể sẽ hữu dụng. Dùng màu sắc khi trình bày, bởi chúng sẽ thu hút sự chú ý hơn và giúp phân biệt thông tin. Mỗi khi có thể, hãy sử dụng gạch đầu dòng, dùng số hay đóng khung dữ liệu để chúng trở nên dễ đọc hơn. Nhờ đó, sẽ tạo ra sự tách biệt dữ liệu khỏi phần còn lại của báo cáo và thể hiện được ý nghĩa quan trọng của chúng. Hiệu ứng về mặt thị giác là yếu tố giúp báo cáo kinh doanh trở nên thú vị hơn khi mà bản thân văn bản và số liệu có thể tương đối khô cứng, nhưng cũng đừng đi quá xa, chỉ nên sử dụng khi phù hợp và cần thiết.
Một trang toàn chữ và không chứa bảng hay số liệu có thể sẽ khiến người đọc mệt mỏi. Hãy đóng khung nội dung ở đó. Hộp thông tin còn có thể tóm tắt luận điểm được trình bày một cách hiệu quả.
Trích dẫn nguồn khi cần thiết. Tùy thuộc vào loại nghiên cứu được tiến hành, có thể bạn sẽ cần giải thích nguồn thông tin của mình. Mục đích của trang tài liệu hay nguồn tham khảo trong báo cáo kinh doanh là cung cấp nguồn thông tin để người khác có thể tự tìm hiểu thêm hay tìm kiếm số liệu nếu muốn. Sử dụng định dạng phù hợp cho việc trích dẫn trong báo cáo, tùy vào ngành nghề kinh doanh của bạn.
Đọc lại ba lần. Đọc lại báo cáo được in ra một cách chậm rãi từng từ và nội dung, đảm bảo các nội dung được trình bày rõ ràng, súc tích. Đọc lại một lần nữa để rà soát chính tả, dấu câu, ngữ pháp và những lỗi kỹ thuật khác. Những lỗi này có thể khiến người đọc nghi ngờ độ tin cậy trong kết quả nghiên cứu. Cuối cùng nhìn lại toàn bộ báo cáo để kiểm tra định dạng và tính nhất quán của văn bản (thứ tự trang, lùi đầu dòng, giãn dòng, đề mục…)
91
Làm bìa cho bản báo cáo kinh doanh. Cách tốt nhất để hoàn thiện một báo cáo điều tra tốt, kỹ lưỡng là làm bìa một cách tương xứng. Điểm mấu chốt ở đây là báo cáo kinh doanh cần bắt mắt, dễ nhìn, đủ để khơi gợi hứng thú của người đọc.
Câu hỏi ôn tập
1. Trình bày khái niệm báo cáo kinh doanh, đề xuất kinh doanh? 2. Trình bày các loại báo cáo, đề xuất kinhd oanh.
3. Viết báo cáo, đề xuất kinh doanh được thực hiện theo quy trình như thế nào? 4. Báo cáo, đề xuất kinh doanh được bố cục như thế nào?
5. Trình bày các yêu cầu chung trong soạn thảo báo cáo, đề xuất kinh doanh. 6. Báo cáo, đề xuất kinh doanh có nội dung như thế nào?
7. Những kỹ thuật nào giúp tăng cường hiệu quả truyền thông của báo cáo, đề xuất kinh doanh?
92