CHƯƠNG 4: LẬP KẾ HOẠCH VÀ SOẠN THẢO BÁO CÁO, ĐỀ XUẤT KINH DOANH
4.2.2.Các yêu cầu chung trong soạn thảo báo cáo, đề xuất kinh doanh
Nội dung của báo cáo, đề xuất kinh doanh luôn có 3 phần chính: phần mở đầu, phần chính, phần kết luận. Nội dung và độ dài mỗi phần thay đổi tuỳ theo thể loại và mục đích của mỗi loại báo cáo hay đề xuất, tính phức tạp của các tài liệu cần tham khảo, hình thức trình bày và mối quan hệ giữa người viết và người đọc.
Phần mở đầu, là phần đầu tiên của bản bảo cáo, đề xuất kinh doanh, phải bao gồm tối thiểu 4 ý chính sau:
- Đặt báo cáo hay đề xuất trong một bối cảnh có mối quan hệ gắn bó với vấn đề mà báo cáo hay đề xuất muốn trình bày.
- Giới thiệu chủ đề hay mục đích của báo cáo, đề xuất và giải thích tại sao chủ đề này cần được quan tâm.
- Giới thiệu sơ lược các ý chính và thứ tự trình bày các ý đó.
- Tạo được giọng văn thích hợp nhằm thu hút sự chú ý của độc giả.
Phần chính của bản báo cáo, đề xuất kinh doanh có 4 chức năng chính sau: - Nhấn mạnh các ý chính trong bản báo cáo, đề xuất
- Tóm tắt các lợi ích mà người đọc sẽ nhận được nếu các giải pháp đề xuất trong báo cáo, đề xuất được thực hiện.
86
- Dẫn chứng hợp lý mang lại sức thuyết phục cao
- Trình bày những việc phải làm và nhấn mạnh đến các chi tiết liên quan đến ai sẽ làm gì, khi nào, ở đâu và bằng cách nào.
Phần kết luận, là phần cuối cùng của báo cáo, đề xuất. Phần kết luận của báo cáo, đề xuất đặc biệt quan trọng vì đây là cơ hội cuối cùng giúp người viết chắc chắn rằng nội dung báo cáo, đề xuất đã truyền tải được hết nội dung muốn nói chưa.