Tiếp nội dung phần 1 Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh: Phần 2 cung cấp nội dung chính như sau: Kỹ năng viết báo cáo trong kinh doanh, ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán, ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong tuyển dụng.
Chƣơng KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO TRONG KINH DOANH NỘI DUNG CHƢƠNG: 4.1 Sự cần thiết báo cáo viết kỹ thuật nghiên cứu kinh doanh 4.2 Các loại báo cáo viết kinh doanh 4.3 Một số loại báo cáo viết thức 4.1 SỰ CẦN THIÉT CỦA BÁO CÁO VIẾT VÀ KỸ THUẬT NGHIÊN CỨU TRONG KINH DOANH 4.1.1 Báo cáo viết cần thiết kỹ viết báo cáo kinhdoanh Báo cáo, theo nghĩa thông thƣờng, thuật lại việc làm (Nguyễn Lân, Từ điển từ ngữ Việt Nam, trang 92) Trong sống làm việc, học tập, kinh doanh, báo cáo đƣợc viết nhiều tình khác có u cầu khác Nhà quản trị thƣờng xuyên bận rộn viết báo cáo công việc thiếu đời làm việc họ: viết kế hoạch kinh doanh, viết báo cáo kết hoạt động cuối năm, Sinh viên viết báo cáo suốt trình học đại học: báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học, viết đề xuất, viết báo cáo tổng kết tình hình hoạt động đồn khoa, viết báo cáo thực tập, chuyên đề tốt nghiệp, Viết báo cáo tốt giúp gây đƣợc ấn tƣợng tốt với ngƣời đọc, với cấp trên, với đối tác Kỹ viết tốt góp phần giúp bạn vƣợt qua đối thủ cạnh tranh đƣợc tuyển chọn Các báo cáo viết có chung chức đƣa thơng tin đến ngƣời đọc giúp ngnời đọc đƣa định Trong trƣờng hợp cụ thể có loại báo cáo khác Báo cáo đƣợc lƣu lại làm tài liệu tham khảo hay sở cho hoạt động đơn vị, sở cho việc định nhà quản trị Một báo cáo viết tốt gây đƣợc ấn tƣợng tốt cấp mà nguồn động viên tinh thần ngƣời cộng Nói tóm lại, kỹ viết báo cáo cần thiết kinh doanh, giúp cho ngƣời viết phát huy hết khả mình, đồng thời giúp cho công việc chung tổ chức đƣợc tiến triển tốt Về bản, phân báo cáo thành ba loại chính: - Báo cáo tính khả thi - Báo cáo tiến độ 92 - Các đề xuất Báo cáo tính khả thi: Đơn vị thực nhiều công việc/dự án Là lãnh đạo cấp trung, lãnh đạo phận chức năng/ giám sát viên, bạn đƣợc lãnh đạo cấp phân công đánh giá tính khả thi dự án Bạn tiến hành điều tra thực tế,phân tích, nhận xét dựa vào tiêu chí lựa chọn tiến hành đánh giátính khả thi ƣu, nhƣợc điểm dự án, cơng việc Trên sở đóviết báo cáo trình độ lãnh đạo cấp trên, nêu rõ đánh giá bạn thực trạng tính khả thi dự án, xếp loại dự án đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao tính khả thi Báo cáo tiến độ: Là trƣởng dự án, định kỳ tuần/ tháng/ quý/ năm, bạn phải báo cáo trƣớc ban lãnh đạo đơn vị tình hình phân bố nguồn lực: tài lực, vật lực, nhân lực để thực dự án, sở đề xuất giải pháp để thực đề xuất/ công việc giai đoạn Các đề xuất (proposals): Nếu báo cáo tính khả thi báo cáo tiến trình phát triển loại báo cáo viết kiện diễn đề xuất loại báo cáo viết ý tƣởng để thực cơng việc (cung cấp hàng hóa hay dịch vụ) diễn tƣơng lai Đề xuất đƣợc viết để đáp ứng yêu cầu định (RFP- Request for Proposals) Một nhóm yêu cầu có nhiều đề xuất đƣợc viết Chính vậy, phải cố gắng viết thật tốt để thuyết phục ngƣời có yêu cầu (ngƣời đặt hàng) lựa chọn, chấp nhận, tài trợ thực đề xuất Từ dẫn đến điểm khác biệt đề xuất với loại báo cáo khác Nếu báo cáo tính khả thi báo cáo q trình phát triển có mục đích phản ánh, đánh giá thực, đề xuất có mục đích thuyết phục ngƣời đọc chấp nhận ý tƣởng bạn, đồng ý ký hợp đồng tài trợ điều kiện cần thiết để bạn thực ý tƣởng Chính vậy, viết đề xuất khó viết loại báo cáo khác 4.1.2 Kỹ thuật nghiên cứu Phƣơng pháp (hay kỹ thuật) nghiên cứu hệ thống quy trình đƣợc sử dụng để tiến hành nghiên cứu kinh doanh Những ngƣời hoạt động lĩnh 93 vực kinh doanh nên biết lập kế hoạch tiến hành nghiên cứu kinh doanh nhƣ Các bƣớc nghiên cứu: có năm bƣớc, là: Lập kế hoạch nghiên cứu Thu thập thông tin Phân tích thơng tin Đƣa giải pháp Viết báo cáo 4.1.2.1 Lập kế hoạch nghiên cứu Lập kế họach nghiên cứu bao gồm nêu vấn đề, lập giới hạn, nhận dạng phân tích khán giả, định qui trình đƣợc Nêu vấn đề: Vấn đề đƣa phải rõ ràng, xác, cho biết cần nghiên cứu điều Trƣớc hết, để hoàn thành báo cáo vấn đề, giám đốc ngƣời chủ chốt khác phải thảo luận: nên nghiên cứu điều thống tiến hành điều tra sơ Kiểm tra tài liệu, trao đổi với nhân viên, đọc báo cáo tƣơng tự nhau, trao đổi với ngƣời bán đƣa thắc mắc hoạt động giúp cho ngƣời nghiên cứu biết rõ điều cần đƣợc làm Đây ví dụ vấn đề nêu cho việc nghiên cứu: - Quyết định cách để nâng cao tinh thần nhân viên - Thiết kế qui trình để xử lý đơn đặt hàng trực tuyến - Thành phố tốt để đặt trung tâm phân phối khu vực Tây Nam? - Chúng ta có nên thay khăn giấy máy sấy khơng khí tất toitlet hay không? Xác định giới hạn nghiên cứu Phạm vi, thời gian biểu, ngân sách ảnh hƣởng đến giới hạn nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu: Các nhân tố đƣợc nghiên cứu định phạm vi nghiên cứu Nên giới hạn lƣợng thông tin cách tập trung vào yếu tố quan trọng Ví dụ: Vấn đề: Xác định giải pháp nâng cao tinh thần nhân viên - Các yếu tố ảnh hƣởng: 94 Lƣơng Phụ cấp lƣơng Phân công công việc Thời gian làm việc Cách đánh giá Chƣơng trình cơng nhận đóng góp nhân viên Có thể nghiên cứu nhiều yếu tố khác liên quan đến việc nâng cao tinh thần nhân viên, xem xét chúng sau Tuy nhiên, phạm vi rõ ràng hợp lý phải đƣợc xác định cho dự án nghiên cứu Thời gian biểu: Ngƣời phân công dự án ngƣời tiến hành nghiên cứu phải thống với ngày hoàn thành Thời gian biểu đƣợc lập dựa theo thời hạn cuối báo cáo Thời gian biểu nên thể bƣớc lớn việc nghiên cứu, quy trình viết báo cáo đƣợc hồn thành Một vài nhiệm vụ đƣợc làm lúc Ví dụ, bạn chuẩn bị thƣ tín văn khảo sát đƣợc in Thời gian biểu phải đầy đủ chi tiết để ngƣời tham gia dự án biết xác làm việc Ngân sách: Tất nghiên cứu tốn chi phí Thậm chí nghiên cứu đƣợc tiến hành tổ chức phải tốn chi phí ngồi chi phí vận hành Một tổ chức lớn sử dụng hệ thống trách nhiệm để đặt phận đƣợc giúp đỡ phận khác Ví dụ, tiến hành khảo sát cho phận nhân sự, phận đồ họa chịu trách nhiệm việc in câu hỏi báo cáo cuối Ngoài ra, phận thông tin phải chịu trách nhiệm xử lý kết nghiên cứu Những chi phí nghiên cứu khác có nhƣ thời hạn nhân sự, bƣu phí, Tất chi phí phải đƣợc ƣớc tính ngân sách đƣợc chấp thuận trƣớc bắt đầu Xác định độc giả Độc giả ngƣời định thành cơng cho báo cáo, nội dung báo cáo phải đƣợc xây dựng xoay quanh độc giả, lấy độc giả làm trung tâm, muốn phải phân tích độc giả Càng hiểu rõ độc giả khả thành cơng báo cáo cao 95 Để phân tích độc giả, bạn dựa vào câu hỏi xoay quanh nội dung sau: độc giả ai? Chuyên môn nghiệp vụ mục đích họ đọc báo cáo gì? Khi báo cáo có độc giả chủ yếu thứ yếu, đƣợc nhấn mạnh Ví dụ, bạn giám đốc tài viết báo cáo cho đồng nghiệp lĩnh vực độc giả chủ yếu, bạn sử dụng ngơn ngữ chun ngành tài đƣợc hiểu giám đốc tài khác Nếu nhân viên phận tổng hợp, phận sản xuất, nhân viên bình thƣờng, cổ đông độc giả thứ yếu,cần phải định nghĩa thuật ngữ lần đâu tiên mà bạn sử dụng gồm danh sách thuật ngữ định nghĩa phụ lục Quyết định quy trình nghiên cứu Nghiên cứu tồn diện có kết dự án đƣợc hoạch định hoàn thành theo bƣớc Các bƣớc đƣợc thực việc hoàn thành dự án đƣợc gọi qui trình nghiên cứu Quyết định qui trình cho bƣớc nghiên cứu nghĩa định thực bƣớc nhƣ Mặc dù, qui trình lựa chọn thay đổi từ dự án đến dự án khác, ví dụ dƣới thứ mà bạncần - Có cần đầu tƣ thời gian tiền bạc cho việc thu thập thơng tin khơng? - Có nên dùng thơng tin có sẵn liên quan đến chủ đề? - Nên thăm dị nhân viên? - Nên tìm kiếm thơng tin ngồi cơng ty khơng? - Cần sử dụng máy tính để xử lý thông tin không? - Bản bảo cáo đƣợc in nội hay bên ngồi cơng ty? Khi tiến hành nghiên cứu, tham vấn một vài chuyên gia Ví dụ, bạn sử dụng qui trình thống kê để phân tích liệu khảo sát, bạn tham vấn trợ giúp chuyên gia thống kê Chuyên gia trợ giúp với lựa chọn mẫu giúp bảo đảm khảo sát củabạn khả thi đáng tin cậy Khả thi có nghĩa khảo sát định đo lƣờng điều gì, đáng tin cậy có nghĩa khảo sát để tạo kết định 4.1.2.2 Thu thập thông tin Các nguồn thông tin cho việc nghiên cứu đƣợc phân thành: nguồnthông tin sơ cấp nguồn thông tin thứ cấp Nguồn thứ cấp thông tin đƣợc xuất 96 đề tài Nguồn sơ cấp bao gồm thông tin cá nhân công ty, khảo sát, thử nghiệm Nếu nghiên cứu đòi hỏi thu thập thông tin từ nguồn sơ cấp thứ cấp, thu thập thơng tin từ nguồn thứ cấp trƣớc Việc nghiên cứu thông tin thứ cấp trƣớc đƣợc gợi ý thơng tin sơ cấp mà bạn cần thu thập thu thập nhƣ Nguồn thông tin thứ cấp Các nguồn thông tin thứ cấp thông tin đƣợc thu thập cho mục đích khác nhau, khơng phải riêng cho mục đích cụ thể ngƣời nghiên cứu Các nguồn thơng tin thứ cấp lấy từ bên (ví dụ nhu tài liệu kế tốn doanh nghiệp ) hay bên ngồi doanh nghiệp (ví dụ nhƣ số liệu thống kê dân số) Tài liệu đƣợc xuất hầu hết đề tài có sẵn công ty, nơi công cộng, thƣ viện trƣờng Những ngƣời thủ thƣ có kinh nghiệm trợ giúp bạn việc tìm kiếm thơng tin đƣợc xuất có ích cho việc nghiên cứu Họ hƣớng dẫn cho bạn mã in mã mục điện tử, sách tham khảo, văn kiện phủ, sở liệu máy tính, thơng tin thứ cấp hữu ích khác Khi thu thập thơng tin thứ cấp, phải chắn nguồn đƣợc đánh giá cách cẩn thận Không phải tất thông tin từ Internet xác Khi kiểm tra nguồn, phải xem xét mục: - Tính hợp thời: thơng tin có lƣu hành khơng? - Sự phù hợp: thơng tin có liên quan tới đề tài cụ thể nghiên cứu không? - Sự tiếp cận: nên đƣa ý kiến viết nhỏ hay phải thực nghiên cứu viết báo cáo? Những ý kiến đƣa đƣợc hỗ trợ thực tế nghiên cứu phải không? Công việc nghiên cứu có đầy đủ cẩn thận khơng? Việc nghiên cứu có đƣợc tiến hành phƣơng pháp luận thích hợp khơng? Việc nghiên cứu có khách quan phải khơng? - Sự xuất bản: nhà xuất có uy tín khơng? Việc xuất có đƣợc kiểm sốt khơng? Ai ngƣời kiểm sốt? Trình độ họ nhƣ nào? - Tác giả: tác giả ngƣời có uy tín lĩnh vực nghiên cứu phải khơng? Trình độ danh tiếng họ lĩnh vực gì? 97 Bởi khơng kiểm sốt đƣợc mà họ gởi lên website, nguồn thơng tin thứ cấp bạn website, bạn phải xem xét vấn đề sau: - Thể loại/ mục đích: website trang web cá nhân trang quảng cáo, thông tin tin tức? - Ngƣời bảo trợ: ngƣời sở hữu trang web nhóm, tổ chứng tập đồn, tổ chức phủ phải khơng? - Tầm nhìn: tác giả ngƣời tài trợ mang thiên vị để đăng tải điều lên web? - Tác giả/ thơng tin liên lạc: viết thu thập tài liệu? Trình độ củahọ gì? Trình độ có đƣợc xác minh khơng? - Sự hoàn chỉnh: trang web liên kết với web khác phải khơng?Liên kết trong, liên kết ngồi, hay hỗn hợp? - Sự đóng góp: thơng tin có web gốc khơng? Nếu khơng tác giả có trích dẫn nguồn khơng? - Tính hợp thời: thơng tin cập nhật nhƣ nào? Trang web lần cuối đƣợc cập nhật nào? Tìm kiếm truyền thống: Các tài liệu tham khảo đƣợc sử dụng để tiến hành nghiên cứu: sổ tay hƣớng dẫn, niên giám, tài liệu xuất hàng năm, bách khoa toàn thƣ, từ điển, sách, tạp chí xuất định kì, văn kiện phủ, phƣơng tiện nghe nhìn Tìm kiếm máy tính: Giá trị đặc biệt doanh nhân ngày sử dụng máy tính để tìm kiếm thông tin đƣợc xuất Hầu hết ngƣời thủ thƣ hỗ trợ việc tìm kiếm nhanh chóng thƣ mục cho đề tài Ngồi ra, họ hƣớng dẫn bạn sở liệu mà có giá trị xuất định kỳ viết hoàn chỉnh Nguồn máy tính đƣợc chia làm loại: nguồn đóng mở Nguồn đóng địi hỏi ngƣời sử dụng phải trả tiền cho liệu, đƣợc cung cấp trực tuyến CD Nhiều tạp chí xuất định kỳ, báo, tạp chí chun ngành đƣa mơ tả cho phiên trực tuyến Ngoài ra, tổ chức chuyên nghiệp tạo sở liệu nguồn khác có giá trị với thành viên, miễn phí trả lệ phí vừa phải, tổ chức chun nghiệp tài trợ 98 nhóm thơng viên, phòng chat nơi mà thành viên đặt câu hỏi Mặc dù, diễn đàn trực tuyến cung cấp nguồn thông tin tiếng, nhƣng chúng đƣợc xem đáng tin cậy Nguồn mở đƣợc truy cập miễn phí Bởi xuất điều đăng tải lên mạng, tìm kiếm liệu tốt liên quan đến đề tài bạn thách thức trừ bạn có chiến lƣợc tìm kiếm Bắt đầu việc sử dụng sách tra cứu để tìm mã số sách, mã số cho bạn đến trang web có thơng tin cho đề tài nghiên cứu bạn Khi xác định đề tài thích hợp, sử dụng phƣơng tiện tìm kiếm để hồn thành việc tìm kiếm chuyên sâu Phƣơng tiện tìm kiếm, yêu cầu sử dụng từ khóa thích hợp lĩnh vực nghiên cứu Mặc dù, tất phƣơng tiện tìm kiếm thực nhiệm vụ giống nhau, không việc cho kết giống Nếu bạn khơng tìm đƣợc kết mong muốn từ phƣơng tiện tìm kiếm, thử lại phƣơng tiện khác Ngƣời sử dụng dùng câu hỏi lần phƣơng tiện tìm kiếm đồng thời nhiều liệu Xác định đề tài nghiên cứu rõ ràng giúp bạn lựa chọn từ khóa q trình tìm kiếm Các trang web tìm kiếm đƣa đề xuất sử dụng lệnh hiệu nhƣ Phải chắn bạn có đầy đủ thơng tin tài liệu đƣợc đăng mạng để chuẩn bị cho việc giải cuối trang, trích dẫn, hay đƣa vào phần tài liệu tham khảo Hầu hết liệu đƣợc xuất có quyền Bạn phải đƣợc cho phép để sử dụng thông tin bạn đƣợc địi hỏi phải có tín nhiệm với ngƣời tạo nguồn Sự ăn cắp ý tƣởng sử dụng ý kiến ngƣời khác từ ngữ mà khơng có cho phép họ Để tránh ăn cắp ý tƣởng bạn phải tìm thông tin tất nguồn liệu kể web Nguồn thông tin sơ cấp Nghiên cứu địi hỏi thu thập thơng tin gốc- thơng tin đề tài bạn mà không đƣợc xuất trƣớc Thơng tin sơ cấp có từ kiểm tra hồ sơ gốc công ty, khảo sát kiến thức cá nhân, thảo luận nhóm, theo dõi hoạt động, thử nghiệm, nhƣ đƣợc mơ tả phần thích giao tiếp 99 Hồ sơ liệu gốc nguồn thông tin khứ rõ ràng hữu ích cho bạn Nguồn liệu sơ cấp khác- khảo sát, thảo luận nhóm, quan sát thử nghiệm- không rõ ràng Khảo sát: Để thu thập ý kiến việc từ cá nhân, bạn khảo sát họ Việc khảo sát đƣợc thực trực diện, điện thoại, thƣ, thƣ điện tử Một phƣơng pháp khảo sát phổ biến đƣợc mơ tả theo thích giao tiếp dƣới Mỗi phƣơng pháp khảo sát có ƣu nhƣợc điểm So sánh với phƣơng pháp khảo sát khác, vấn trực tiếp tốn chi phí Nhân phải đƣợc huấn luyện, xếp thời gian biểu dẫn dắt vấn nhiều thời gian tốn nhiều chi phí Tuy nhiên, qui trình mang lại câu trả lời chuyên sâu Khảo sát điện thoại đƣợc thực nhanh rẻ gọi địa phƣơng Những ngƣời vấn phải đọc từ đƣợc cảnh báo khơng nên vịng vèo, chi phí huấn luyện thấp.Tỉ lệ ngƣời trả lời qua điện thoại cao so với thƣ, nhƣng tạo đƣợc tin cậy gặp khó khăn quảng cáo từ xa bị xem tiêu cực Bởi cần ngƣời để thực hiện, khảo sát thƣ rẻ so với điện thoại trực diện Qui trình tốn nhiều thời gian, hàng tháng nhận đƣợc số lƣợng chấp nhận đƣợc Khảo sát thƣ điện tử đƣợc thực mạng qua website thƣ điện tử Trong khảo sát dựa web, thƣ điện tử đƣợc gửi tới ngƣời trả lời tiềm để họ hoàn thành khảo sát Phƣơng pháp cho phép ngƣời nghiên círu sử dụng màu sắc, đồ thị, âm việc khảo sát Ngoài ra, phần mềm đƣợc sử dụng để khảo sát đƣợc lập trình để thu thập liệu tự động kết luận liệu Cách đơn giản để tiến hành khảo sát thƣ điện tử ghi câu hỏi vào thông điệp gửi cho ngƣời trả lời tiềm Ngƣời nhận đƣợc hƣớng dẫn để sử dụng chức trả lời trả lời câu hỏi mà họ nhận đƣợc thông điệp Phƣơng pháp đơn giản, nhƣng bù lại suất phụ thuộc vào khả ngƣời nghiên cứu kết hợp kỹ thuật nhấn mạnh nhƣ: font chữ, 100 đa dạng kích thƣớc, màu sắc, đồ họa vào tài liệu Thử nghiệm trƣớc khảo sát cần thiết để chắn liên kết đƣợc trì thơng qua truyền tải kiểm tra xem việc nhập câu trả lời khơng có tác động bất lợi khoản mục Một cách để định dạng lại gửi khảo sát qua thƣ điện tử dƣới dạng tài liệu đính kèm Ngƣời trả lời tải sử dụng chƣơng trình word để trả lời Bản khảo sát hồn chỉnh hồi âm thƣ Các bƣớc qui trình làm nản lòng ngƣời trả lời Một trở ngại lớn ngƣời trả lời sợ máy tính họ bị nhiễm virus kết nối nhận thƣ Khi thiết kế bảng câu hỏi phải tuân theo nguyên tắc giao tiếp kinh doanh, cần tuân theo hƣớng dẫn dƣới đây: - Phát triển bảng câu hỏi từ vấn đề đƣợc nghiên cứu Trong khảo sát nâng cao tinh thần nhân viên, bạn phải phát triển câu hỏi để tìm kiếm ý kiến kiện lƣơng, phụ cấp ngoài, làm việc - Phối hợp câu hỏi hợp lý Bắt đầu bảng câu hỏi với câu hỏi dễ để khuyến khích ngƣời trả lời tiếp tục Nhóm câu hỏi giống nhaulại Ví dụ, đặt câu hỏi lƣơng vào khu vực, xếp câu hỏi hợp lý - Câu hỏi rõ ràng: đƣa câu hỏi đƣợc hiểu đồng ngƣời trả lời Một câu hỏi nhƣ “bạn sở hữu loại xe nào?” mơ hồ Ngƣời trả lời trả lời tơ bỏ mui, xe thể thao, xe ngoại Một ví dụ rõ ràng để đạt đƣợc thơng tin đặt biệt “vui lịng nói tên nhà sản xuất xe mà bạn thƣờng sử dụng?” - Chỉ hỏi liệu liên quan đến nhân học Nếu nhân tố nhƣ tuổi, giới tính, tình trạng hôn nhân, thu nhập không đƣợc sử dụng phân tích bạn, khơng nên hỏi ngƣời trả lời - Tránh câu hỏi dẫn đạo Câu hỏi dẫn đạo làm cho ngƣời trả lời đƣa hƣớng trả lời Các câu hỏi nhƣ: “đó có phải cách tốt để xếp làm việc không?” có hƣớng trả lời Một cách tốt hỏi ngƣời trả lời mức độ thỏa mãn họ làm việc Mức độ số (5 cao, thấp) lời (rất thỏa mãn, thỏa mãn, bất thỏa mãn bất thỏa mãn) nhƣ thang định danh - Đƣa câu trả lời có chọn lựa: Khi mà khơng thể diễn đạt đủ hết, sử dụng lựa chọn khác khuyến khích ngƣời trả lời điềnvào 101 nghi ngờ có vi phạm, đƣợc yêu cầu chứng minh hình thức tuyển dụng khơng phân biệt đối xử có liên quan đến yêu cầu công việc Nếu câu hỏi liên quan trực tiếp đến u cầu cơng việc câu hỏi hợp pháp Ví dụ, bạn dự tuyển vào vị trí địi hỏi ngƣời làm việc phải 18 tuổi câu hỏi tuổi tác đƣợc chấp nhận “Cơngviệc địi hỏi bạn phải đủ 18 tuổi Nếu đƣợc thuê, bạn chứng minh đạt u cầu khơng?” Tƣơng tự, câu hỏi liên quan đến khuyết tậtcũng phải liên quan đến yêu cầu công việc, “để làm công việc địi hỏi anh (chị) phải có khả nâng đƣợc 50 pound, anh (chị) có rắc rối với khả khơng? Vì vẻ bên ngồi ngƣời hình cho biết họ thành viên nhóm đƣợc luật pháp bảo vệ, hay nơi sinh ngƣời chứng nguồn gốc, chủng tộc họ, đó, câu hỏi khơng thể chấp nhận đƣợc Tuy nhiên, ngành nghề nhƣ ngƣời mẫu, có u cầu ngoại hình định nên việc đề nghị giữ lại ảnh trƣớc tuyển dụng chấp nhận đƣợc đơi ngƣời tuyển dụng cần hình để bổ túc hồ sơ trƣờng hợp ngƣời đƣợc tuyển dụng Nếu đƣợc hỏi câu hỏi “nhạy cảm” cách hợp pháp bạn trả lời nhƣ nào? Giận dữ, cáu tiết khiến bạn khơng thể có đƣợc cơng việc Trong trƣờng hợp này, bạn tự định trả lời nhƣ Tuy nhiên, bạn cần biết khơng đƣợc trả lời cách nóng nảy Dù có giận dữ, cáu tiết bạn chẳng đƣợc Thƣờng câu hỏi đƣợc nêu nhằm hai nguyên nhân: ngƣời vấn không nhận câu hỏi khơng phù hợp, hai để xem phản ứng bạn nhƣ Bạn trả lời nhƣ với câu hỏi không đắn vi phạm pháp luật? Nếu nhƣ đƣợc hỏi tuổi, bạn cƣời nói, “đủ già dặn để tiến hành cơng việc đủ trẻ để hồn thành tốt nó” Nếu nhƣ đƣợc hỏi chăm sóc cái, ứng viên nữ đáp “Chăm sóc khơng ảnh hƣởng đến khả làm việc tôi” hay mỉm cƣời nói “Tơi biết lên kế hoạch cho việc, xếp cho việc làm vấn đề lớn” Sau đó, bạn đƣa nói chuyện lại với vị trí tuyển dụng Bạn định có trả lời hay khơng hay né tránh câu hỏi cách khéo léo, hay nói từ tốn câu hỏi khơng liên quan đến cơng việc chuyển sang chủ đề khác 216 6.5.1.3 Trả lời câu hỏi lương Câu hỏi lƣơng, câu hỏi cuối danh sách câu hỏi truyền thống phần quan trọng Ngƣời tuyển dụng đƣa mức lƣơng khoảng lƣơng cho vị trí tuyển dụng bạn nên cố gắng tìm đƣợc thơng tin trƣớc vào vấn (nếu có thể).Hay tìm hiểu xem mức lƣơng đƣợc trả cho công việc tƣơng tự khu vực đó, dịch vụ mơi giới việc làm có thơng tin Bạn nên nhớ nói vấn đề lƣơng vào cuối buổi vấn, sau bạn gây đƣợc ấn tƣợng có vị tốt để bàn vấn đề Nhƣng câu hỏi đƣợc đƣa vào đầu buổi vấn, trả lời cách thẳng thắn, khách quan Bạn trả lời nhƣ sau: “Khi nghiên cứu vềthị trƣờng việc làm, thấy mức lƣơng dành cho vị trí nằm khoản $ $.” Một cách trả lời khác đề nghị ngƣời vấn đƣa khoảng lƣơng đƣợc trả cho vị trí này, để bạn biết tầm quan trọng cơng việc từ đó, trả lời câu hỏi cách thận trọng liên quan nhiều với vị trí tuyển dụng Hãy nhớ bàn lƣơng sau bạn nhận đƣợc lời đề nghị làm việc Trong nói vấn đề này, bạn nhắc lại nhấn mạnh kỹ mà bạn mang đến công ty Khi bạn cân nhắc lời đề nghị làm việc, hỏi toàn khoản nhƣ bảo hiểm y tế, bảo hiểm nhân thọ, chế độ hƣu trí, nghỉ phép, chi phí chuyển nơi làm việc Nếu nhƣ công ty không đồng ý với mức lƣơng bạn yêu cầu, bạn đồng ý với số họ đƣa (nếu có thể) đề nghị xem xét tăng lƣơng sau tháng 6.5.1.4 Chuẩn bị trả lời câu hỏi vị trí cơng việc Hãy sẵn sàng để hỏi câu hỏi chủ chốt bạn vấn Thông thƣờng, vào cuối buổi vấn ngƣời vấn hỏi bạn có câu hỏi không Nhớ rằng, không nên tập trung vào câu hỏi liên quan đến lợi ích cá nhân bạn nhƣ khoản trợ cấp lƣơng, chế độ hƣu trí, lƣơng bổng Những câu hỏi bạn nên nhắm vào thông tin trách nhiệm công việc, hệ thống đánh giá nhân viên, triết lý quản trị, trình phát triển cơng ty kế hoạch tƣơng lai, chƣơng trình phát triển nhân viên Dƣới câu hỏi mà bạn muốn thực hiện: 1) Làm ơn mô tả nhiệm vụ công việc 217 2) Ơng (bà) mơ tả cơng việc thƣờng ngày vị trí khơng? 3) Các kiểu phân cơng nhiệm vụ tơi mong đợi sáu tháng đầu làm việc 4) Các cách đánh giá công việc nhƣ nào? Bao lâu đánh giá lần? 5) Cơng việc có cần di chuyển nhiều khơng? Tơi có đƣợc cấp xe khơng? 6) Xin mơ tả sách chuyển nơi làm việc 7) Các vị có kế hoạch mở rộng kinh doanh khơng? 8) Cơng ty có khuyến khích việc học thêm khơng? 9) Khi ơng (bà) có định tuyển dụng? 10) Sau buổi vấn này, phải làm 6.5.1.5 Nghiên cứu cơng ty Trƣớc vấn diễn ra, tìm hiểu công ty mà bạn nộp đơn nhiều tốt Bạn có thơng tin cần thiết cơng ty từ cơng ty đó, trung tâm mơi giới việc làm, phịng thƣơng mại, hiệp hội thƣơng mại, tạp chí website Việc tìm kiếm thông tin cho bạn tảng kiến thức định cơng ty đó, ngồi cịn giúp bạn thành công vấn theo hai cách: thứ nhất, hỗ trợ cho việc giao tiếp bạn với ngƣời vấn, thứ hai, giúp phân biệt bạn với ứng viên khác khơng có chút hiểu biết công ty Bạn nên nghiên cứu câu hỏi liên quan tổ chức dƣới đây: 1) Quy mô tổ chức nhƣ nào? 2) Các sản phẩm hay dịch vụ công ty cung cấp? 3) Tỷ lệ tăng trƣởng doanh thu hàng năm công ty năm qua 4) Công ty có khoảng nhân viên? 5) Thế mạnh cơng ty gì? 6) Cơ cấu tổ chức cơng ty 7) Cơng ty có phải cơng ty quốc tế khơng? 8) Văn hóa tổ chức công ty thể điểm nào? 9) Định hƣớng nghiệp hội thăng tiến mà công ty đƣa cho nhân viên 10) Mức lƣơng đƣợc đƣa cho vị trí cơng việc 11) Cơng ty tồn 218 12) Tên chức danh quản trị cấp cao cơng ty gì? Của giám đốc nhân sự? 6.5.1.6 Chuẩn bị cho thân Cẩn thận lựa chọn trang phục, ý ăn mặc chỉnh tề, tránh đeo đồ trang sức nặng nề dùng nƣớc hoa nặng mùi Tuỳ thuộc vào ngành nghề nam không nên đeo tai, nam nữ không nên đeo khuyên lƣỡi Ngƣời vấn ăn mặc bình thƣờng, nhiên nhà tuyển dụng mong muốn bạn ăn mặc theo lối kinh doanh cổ điển cho vấn Mặc dù trang phục phù hợp với ngành nghề khác nhau, trang phục cổ điển giúp bạn lôi đƣợc ý vào kỹ bạn vào vẻ bề Sau số gợi ý mẫu trang phục vấn Nam: - Complet cổ điển màu sẫm nhƣ xám hay xanh - Áo sơ mi tay dài màu trắng cà vạt có hoa văn rõ ràng đơn giản - Giày đƣợc đánh bóng đơi vớ phải phù hợp với giày Nên nhớ thắt lƣng phải phù hợp với giày Nữ: - Complet cổ điển kết hợp với váy ngang đầu gối dài màu sẫm nhƣ xanh hay xám Hay trang phục cổ điển kết hợp với quần dài phù hợp - Áo kiểu màu trắng với đồ trang sức hợp thời - Giày đƣợc đánh bóng đôi vớ đơn giản Nhiều công ty gợi ý sinh viên nên mặc trang phục cơng sở bình thƣờng cho buổi vấn công ty Bởi vì,“trang phục cơng sở” khác cơng ty nên đƣa vài gợi ý sau đây: Nam: - Áo khoác quần tây có thắt lƣng - Áo sơ mi có cổ - Giày đánh bóng đơi vớ phù hợp - Cà vạt không bắt buộc nhƣng tốt mang theo để túi áo khoác Nữ: 219 - Áo khốc thể thao quần tây có thắt lƣng - Áo kiểu - Đơi vớ giày đánh bóng Nên nhớ sử dụng trang sức nƣớc hoa cho sành điệu Tóc tai nên chải chuốt gọn gàng, ứng viên nên ăn mặc kiểu cách cho vấn biết nhà tuyển dụng mặc đồ jeans Luyện tập cách đi, ngồi, bắt tay buổi vấn Kiểm tra để nắm ngày tháng nơi, tên tiêu đề buổi vấn Nếu địađiểm khơng quen thuộc, nên tìm đến tham quan trƣớc Lên kế hoạch để đảm bảo bạn đến sớm buổi vấn Phải dự trù thời gian có cố xảy nhƣ kẹt xe, bể bánh xe hay cố khác Đem theo cặp giấy để đựng hồ sơ sau: hai copy sơ yếu lý lịch, chép lại tiến trình cơng việc dự án cơng việc bạn thƣ xin việc có đầy đủ chi tiết nhƣ ngƣời chủ cũ, địa số điện thoại họ Ngoài ra, nên mang theo viết sổ nhỏ để ghi chép lại thông tin vị trí tuyển dụng, tên ngƣời mà bạn gặp Xin danh thiếp để bạn biết xác tên, chức vụ địa để bạn gửi thƣ cảm ơn đến họ sau buổi vấn Tự nói với thƣ giãn vấn Xây dựng lịng tin cách tự nói với thân làm hết tất để chuẩn bị cho vấn Dự đoán câu hỏi chuẩn bị câu trả lời, nên tìm hiểu cơng ty hồn tất việc chuẩn bị cho thân trƣớc buổi vấn 6.5.2 Tham dự vấn 6.5.2.1 Thái độ vấn Hãy xem vấn hội trao dồi kỹ chuyên môn với ngƣời có nhiều kiến thức lĩnh vực nghề nghiệp bạn Nhƣ phần chuẩn bị, bạn thử tập dƣợc trƣớc, quay phim lại tự đánh giá Buổi vấn quan trọng, nhƣng bạn chuẩn bị kỹ khơng nên căng thẳng thái q Đơi lúc căng thẳng đƣơng nhiên có lợi cho bạn nhƣng thái lại gây ấn tƣợng xấu Sự chuẩn bị trƣớc bạn giúp thân tự tin giúp giảm bớt căng thẳng Chào ngƣời vấn thật nồng nhiệt gọi xác tên ngƣời vấn Hãy để ngƣời vấn dẫn dắt bạn Nếu đƣợc đề nghị bắt 220 tay, mỉm cƣời bắt tay chặt dứt khoát Chỉ nên ngồi xuống đƣợc mời Giữ ánh nhìn hợp lý với nhà vấn Thời gian cách thức bạn hƣớng ánh nhìn đến ngƣời vấn tuỳ thuộc vào văn hoá, Bắc Mỹ khoảng 75% hợp lý Nên trọng cách thức giao tiếp ngôn ngữ phi ngôn ngữ Đôi lúc ngƣời vấn thách đố bạn câu hỏi khó, tỏ ralơ đễnh hay chí chọc tức bạn Hãy tỏ khơn khéo, bình tĩnh, tử tếvà thân thiện Trong suốt buổi vấn, nên tránh biểu sau: - Tự tin thái hay kiêu ngạo - Dễ bảo yếu mềm - Chỉ trích ngƣời chủ cũ hay đƣa ý kiến tiêu cực cho chủđề khác - Khơng nhiệt tình - Q quan tâm đến tiền bạc - Quá tham vọng - Thiếu hài hƣớc - Trả lời mù mờ - Không xem trọng thời gian ngƣời vấn - Không hút thuốc, nhai kẹo cao su, dựa lƣng vào ghế hay chống ngƣời lên bàn ngƣời vấn, hành động khơng chín chắn đùa cợt hay cƣời nói bất thƣờng Chú ý tín hiệu báo vấn kết thúc Ngƣời vấn đƣa lƣng sau ghế, đứng dậy hay dấu hiệu Khi vấn kết thúc, bày tỏ cảm kích thời gian thơng tin mà bạn có đƣợc Hãy cho ngƣời vấn biết bạn mong đợi đƣợc hồi đáp Hãy hỏi bạn nhận đƣợc định hay bạn gọi điện hỏi Bắt tay, cảm ơn nhiệt tình chào tạm biệt ngƣời vấn Sau buổi vấn, thử đánh giá biểu bạn buổi vấn Ghi lại làm tốt, cần phải thay đổi lần vấn Đồng thời ghi lại thông tin công việc so sánh với công việc khác mà bạn có hội nhận đƣợc Ghi xác tên, chức vụ ngƣời vấn bạn 6.5.2.2 Các loại hình vấn 221 Bất kể loại hình vấn nào, vấn thƣờng đƣợc đặt theo thời gian thỏa thuận ứng viên nhà tuyển dụng Một vấn gồm hai hay nhiều chặn vài doanh nghiệp vấn ứng viên có lần hay hai lần Vài doanh nghiệp lại thực vấn qua điện thoại Do việc sử dụng máy vi tính ngày gia tăng, vấn trực tuyến hay thông qua video đƣợc thực Một ngƣời hay nhóm ngƣời vấn bạn để nắm rõ trình độ chun mơn định xem bạn có phải ứng viên thích hợp cho vị trí tuyển dụng hay khơng Qúa trình tuyển chọn quan trọng tổ chức nhƣ ứng viên tiềm 6.5.2.1.1 Cuộc vấn hồ sơ Cuộc vấn hồ sơ hay vấn sơ để kiểm tra lại bạn có đáp ứng đƣợc trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ giao tiếp đòi hỏi cá nhân cho thành cơng vị trí tuyển dụng Cuộc vấn hồ sơ diễn trung tâm việc làm trƣờng đại học hay văn phòng tuyển dụng Trong vài trƣờng hợp, cú điện thoại hay thảo luận qua điện thoại đƣợc dùng cho vấn Cuộc vấn hồ sơ bắt đầu với câu hỏi truyền thống nhƣ: Tại bạn quan tâm đến vị trí tuyển dụng này? Theo sau câu hỏi ứng xử Một hay hai nhân viên phòng nhân dẫn dắt hầu hết vấn Nếu bạn tạo ấn tƣợng tốt cho ngƣời vấn bạn đƣợc lọt vào vịng thứ hai Khơng phải tất nhà tuyển dụng tổ chức vấn hồ sơ, việc khảo sát sơ yếu lý lịch, thƣ xin việc đƣợc xem nhƣ bƣớc mở đầu trƣớc vấn thật 6.5.2.1.2 Cuộc vấn Sau vƣợt qua vấn hồ sơ hay khảo sát sơ yếu lý lịch thƣ xin việc, bạn đƣợc mời tới văn phịng cơng ty để tham gia vấn Cuộc vấn gặp mặt vấn viên hay lúc nhóm ngƣời vấn Phỏng vấn đội nhóm đƣợc hƣớng dẫn nhóm gồm đại diện nhân sự, giám sát viên ngƣời đồng nghiệp tƣơng lai bạn Khi đƣợc vấn nhóm ngƣời nên nhìn thẳng vào mắt ngƣời hỏi trả lời vấn Hãy chuẩn bị câu 222 trả lời cho vấn viên Luôn mang theo tờ giấy bút chì để ghi nhanh điều cần thiết buổi vấn tên ngƣời vấn 6.5.2.1.3 Phỏng vấn qua điện thoại Cách chuẩn bị cho vấn qua điện thoại chẳng khác so với vấn trực tiếp, nhƣng bạn tham khảo ghi tham khảo bạn nên đặt cạnh điện thoại Ngồi thoải mái giữ giọng nói thân thiện, vui vẻ Tiếng cƣời đƣợc nghe qua giọng nói, nên mỉm cƣời nói dù vấn viên có nhìn thấy bạn hay khơng Do khơng thể thấy đƣợc cử không lời nhƣ biểu lộ mặt ngƣời nói nên bạn khó nhận thái độ vấn viên câu trả lời bạn Những phản hồi tích cực từ ngƣời vấn giúp bạn tự tin 6.5.2.1.4 Phỏng vấn qua video Đây hình thức vấn Phỏng vấn qua video trở nên phổ biến chúng cho phép cơng ty vấn ứng viên trƣờng đại học cao đẳng với chi phí thấp Nếu bạn tham dự vấn loại này, trung tâm việc làm trƣờng đại học cung cấp thông tin nơi vấn Nhiều trƣờng đại học có riêng trung tâm hội thảo thu phát hình ảnh Nghiên cứu cho cho thấy ngƣời đƣợc vấn qua hội thảo có thu phát hình ảnh có đƣợc đảm bảo Ngƣời ta tìm vấn qua video chiếm tỉ lệ cao so với vấn trực tiếp họ tin loại vấn đảm bảo đƣợc xác, nghi ngờ ứng viên họ giả định ứng viên có ko có kinh nghiệm hình thức vấn 6.5.2.1.5 Phỏng vấn trực tuyến Phỏng vấn trực tuyến sử dụng kết hợp phƣơng tiện nhƣ truyền hình, máy quay, máy vi tính mạng Internet Hình thức vấn phổ biến áp dụng phƣơng tiện đại Cả cá nhân nhóm dẫn dắt loại vấn Phỏng vấn trực tuyến giúp ngƣời chủ kiểm tra ứng viên nhanh chóng cắt giảm đƣợc chi phí vấn Với máy quay micro gắn vào máy tính, vấn trực tuyến giống với vấn qua video 6.5.2.1.6 Phỏng vấn nhóm Trong vấn nhóm, vài ngƣời đƣợc vấn lúc cho chức vụ Các cơng ty sử dụng hình thức để xem ứng viên tƣơng tác nhƣ 223 trƣờng hợp nhóm đánh giá kỹ tƣơng tác ứng viên Disney hãng hàng không khác thực loại vấn Quyết định việc tuyển dụng bạn phụ thuộc vào kết hay chuỗi vấn Bạn nên xem xét kỹ có nên nhận vị trí tuyển dụng hay không lời đề nghị đƣợc đƣa vào cuối buổi vấn Bất kể vấn loại việc làm nào, vấn thời chiến dịch tìm việc Trong hầu hết trƣờng hợp, lời đề nghị tuyển dụng đƣợc đƣa sau buổi vấn vài ngày hay vài tuần Nếu bạn nhận đƣợc lời đề nghị vào cuối buổi vấn, bạn nên suy nghĩ thật cận thẩn, đêm Bạn thích vị trí tuyển dụng này, sau cân nhắc thật cẩn thận, bạn hồi đáp vào ngày Hãy hỏi thời gian thuận tiện để bạn gọi điện, nhƣ hỏi số điện thoại Nếu cần nhiều thời gian để suy nghĩ giải thích lý đƣa ngày xác tuần mà bạn gọi điện hồi đáp 6.6 CHUẨN BỊ CHO GIAO TIẾP TUYỂN DỤNG KHÁC Giao tiếp tuyển dụng không giới hạn sơ yếu lý lịch, thƣ xin việc vấn.Các giao tiếp tuyển dụng khác bao gồm cú điện thoại, thƣ, e-mail gặp mặt trực tiếp Bạn cần xem xét thƣ xin việc chƣa đƣợc giải hay đƣa lời chấp nhận vấn Bạn cần vài cách thức liên hệ khác với nhà tuyển dụng sau vấn Chúng cần bạn muốn từ chối hay chấp nhận lời đề nghị việc làm Nếu bạn chấp nhận cơng việc, bạn cần đến đơn việc cho công việc khác Cuối cùng, bạn nên bày tỏ đánh giá cao ngƣời trợ giúp bạn trình tìm việc Những gợi ý giao tiếp tuyển dụng khác đƣợc đƣa phần chƣơng Những ví dụ có phần thân thƣ không bao gồm ngày tháng, địa chỉ, lời chào lời kết Giao tiếp cần phù hợp với cách thức tiến hành nêu phụ lục A Hơn dẫn chứng giao tiếp ông Bob Besten nhấn mạnh đến tầm quan trọng rõ ràng, vắn tắt xác giao tiếp kinh doanh Những đặc tính cần thiết cho giao tiếp tuyển dụng Trong kinh doanh, mong đợi đánh giá cao hiệu xác Và giao tiếp kinh doanh Nói bạn nghĩ ý nghĩa chúng bạn nói - hƣớng vào mục tiêu bạn đƣợc lặp lại Đối với viết hồi đáp hay email vậy, kiểm tra kỹ tả ngữ pháp 224 6.6.1 Theo dõi hồ sơ thƣ xin việc Khi bạn nhận thấy thƣ xin việc nộp cho nhà tuyển dụng từ lâu mà không nhận đƣợc hồi đáp, bạn cần liên hệ để kiểm tra sau vài tuần lễ Nên nhớ thƣ xin việc tổng quát, nhà tuyển dụng chƣa đặt đƣợc công việc phù hợp cho bạn, liên hệ để nhắc nhở bạn tùy trƣờng hợp, thơng qua thƣ, gặp mặt trực tiếp hay điện thoại (hãy dùng chế độ trả lời tự động) Những thông điệp nhƣ mang tính trung lập cho nhà vấn, nên sử dụng cách thức trực tiếp Đây ví dụ cho thông điệp điều tra: Vào tháng gửi thƣ xin việc cho vị trí tuyển dụng phận marketing Tơi cịn quan tâm đến việc tuyển dụng Sengate Computer Sales Kể từ tháng 3, tơi hồn tất tiến sĩ quản trị kinh doanh chuyên ngành marketing Trong suốt tháng 5, đƣợc chọn thành viên ƣu tú câu lạc marketing trƣờng đại học Nếu ông cần thơng tin thêm, xin gọi điện cho tơi theo số (716) 555-2995 hay email cho theo địa dyknow@ccuicon.edu Tơi mong đƣợc vấn cho vị trí marketing công ty ông 6.6.2 Chấp nhận lời mời vấn Hầu hết lời mời vấn đƣợc thực qua điện thoại hay email Hãy chuẩn bị nhận gọi hay email lúc suốt chiến dịch tìm việc bạn trả lời cách logic, rõ ràng hợp lý Kiểm tra hộp thƣ thoại điện thoại nhà thông tin email để chúng hoạt động tốt Giao tiếp chấp nhận lời mời vấn nên trực tiếp (do thơng điệp tích cực) nên (1) bày tỏ đánh giá cao, (2) đƣa thời gian rảnh (có thể vấn) (3) truyền tải đƣợc thái độ tích cực lạc quan Đây ví dụ thơng điệp viết hay nói lời: Cám ơn hội vấn cho vị trí tuyển dụng phịng kế tốn mà ơng dành cho Tơi vui đƣợc gặp ơng để thảo luận vị trí tuyển dụng trình độ chun mơn tơi Tơi cảm kích ơng u cầu tơi đến vấn vào ba ngày Bởi theo lịch làm việc thời khóa biểu, ngày vấn tốt vào 7, hay 10 tháng Bất ngày ngày tiện cho tơi 225 Tơi mong đợi đến thăm văn phịng ơng để tìm hiểu thêm vị trí tuyển dụng kiểm tra sổ sách 6.6.3 Giao tiếp sau vấn Một thứ cảm ơn thích hợp sau vấn Nếu công ty sử dụng email để trao đổi thơng tin với bạn, thƣ cảm ơn email phù hợp Bức thƣ nên gửi vòng hay hai ngày sau vấn Nếu bạn thích vị trí tuyển dụng bày tỏ vào thƣ Nếu khơng thích công việc này, thƣ cảm ơn cho vấn thích hợp Trong trƣờng họp này, tốt hết bạn nên rút lui khỏi trình tuyển dụng Lá thƣ bày tỏ tiếp tục quan tâm đến vị trí tuyển dụng nên dùng hình thức viết trực tiếp, thứ rút lui nên dùng hình thức gián tiếp Những thƣ nên viết ngắn gọn, chân thành, thiết thực Sau ví dụ thƣ cảm ơn 6.6.4 Chấp nhận tuyển dụng Giao tiếp đề nghị tuyển dụng chấp nhận tuyển dụng hầu hết thông qua điện thoại hay gặp mặt trực tiếp, theo sau thƣ xác nhận Một thƣ chấp nhận tuyển dụng thông điệp tích cực nên sử dụng lối viết trực tiếp: (1) lời đề nghị nên đƣợc chấp nhận, (2) thông điệp cần thiết đảm nhiệm chức vụ nên viết (3) kết thúc thƣ với lời cảm ơn chân thành Sau ví dụ thƣ xác nhận đồng ý Lá thƣ xác nhận đồng ý vào làm đại diện marketing cho Marston Products, Inc Tôi biết việc làm có mức lƣơng 2750$/tháng 10% hoa hồng theo doanh số Tôi háo hức đƣợc làm việc với ông Nhƣ đồng ý, báo cáo cho bà Wanda L Adams, Phó chủ tịch marketing vào lúc 8h sáng ngày 20/06/200_ dãy A phòng 200 Cám ơn hội đƣợc tham gia vào nhóm Marston Tôi mong đợi đƣợc bắt đầu việc làm hữu ích lâu bền với công ty 6.6.5 Từ chối tuyển dụng Nhƣ trƣờng hợp chấp nhận tuyển dụng, giao tiếp từ chối tuyển dụng hầu hết qua điện thoại Một thông điệp gián sau lời nói từ chối tuyển dụng thích hợp Lá thƣ nên ngắn gọn, chân thành, thiết thực đƣợc 226 đánh máy ko nên viết tay Sau phần thân thƣ từ chối tuyển dụng: Cám ơn có lời mời tơi làm đại diện dịch vụ khách hàng Spectrum Laboratory Tơi lấy làm cảm kích thời gian ơng dành để vấn tơi cho vị trí tuyển dụng cho phép tơi có thời gian xem xét lời mời ông Tôi nghĩ lời đề nghị ơng tin vị trí Spectrum Laboratory thú vị đầy thử thách, nhiên, tơi định nhận việc Access Laboratory, gần nhà tơi Tơi tin lựa chọn tốt cho vào thời điểm Tôi thích hội đƣợc gặp ơng đội ngũ nhân viên tuyệt vời ông Xin gửi lời cảm ơn đến tất thành viên đội vấn dành thời gian cƣ xử hòa nhã lịch thiệp với 6.6.6 Bày tỏ biết ơn đến ngƣòi giới thiệu ngƣời khác Khi bạn thành cơng chiến dịch tìm việc nhận đƣợc việc làm, chia sẻ tin vui với ngƣời cố vấn Đồng thời thông báo với ngƣời giúp đỡ bạn Lời cảm ơn đƣợc bày tỏ qua điện thoại, email, thƣ từ hay gặp mặt trực tiếp 6.6.7 Xin nghỉ việc Khi chiến dịch tìm việc bạn hồn tất, viết thƣ xin nghỉ việc công ty làm điều cần thiết.Tốt việc từ chức bạn không làm ngƣời chủ bạn kinh ngạc Nếu có thể, để ơng chủ biết bạnđang trình tìm kiếm việc làm khác Nếu bạn nghĩ ông chủ gây bất lợi cho bạn nên giữ bí mật q trình tìm việc Hầu hết việc từ chức đƣợc nói hay gặp mặt trực tiếp theo sau đơn xin việc Ơng chủ thƣờng u cầu thƣ thơi việc đƣợc viết tay.Hãy bạn đƣa hết thơng tin cần thiết theo sách công ty cho ngƣời chủ Thôi việc thông điệp tích cực lại thơng lệ cần đƣợc xem xét Vì vậy, nên viết theo lối trực tiếp Sau mẫu thƣ việc đƣợc viết theo lối trực tiếp 227 Xin chấp nhận thƣ nhƣ đơn thơi việc thức cho vị tri nhân viên thực tập phòng nhân có hiệu lực vào thứ ngày 15/01/200_ Tơi nhận làm trợ lý nhân cho Belmont Telecommunications Tôi thích cơng việc tập tổ chức Làm việc đem lại cho kỹ thực tiễn giúp tơi cạnh tranh thị trƣờng việc làm vừa tốt nghiệp Tôi biết ơn khả giúp đỡ ông đội ngũ nhân viên Tơi tìm đƣợc cơng việc phịng nhân sự, mong trì đƣợc mối quan hệ tốt đẹp với công ty CÂU HỎI THẢO LUẬN Giải thích phải phân tích kỹ chun mơn thân sở thích nghề nghiệp trƣớc bắt đầu tìm kiếm thơng tin tuyển dụng? Cho ví dụ thông tin dùng để liệt kê phẩm chất cá nhân bạn? Định nghĩa vị trí tuyển dụng thu hút Bạn tìm thơng tin chúng đâu? Những thông tin kinh nghiệm làm việc bạn liệt kê giúp bạn viết phần Kinh nghiệm làm việc lý lịch mình? Internet có ích cho tìm việc nhƣ nào? Lý lịch thông thƣờng lý lịch có mục tiêu khác nhƣ nào? Theo bạn loại thƣờng hiệu sao? Miêu tả định dạng lý lịch theo thời gian, theo chức phù hợp Khi sử dụng loại cho phù hợp nhất? Hãy thảo luận mục đích thƣ xin việc Hãy mơ tả hai loại thƣ xin việc Hãy mô tả ngắn gọn bốn mục đích cố gắng đạt đƣợc thƣ xin việc trình bày tốt 10 Bạn viết đoạn văn kết luận thƣ xin việc 11 Bạn trả lời câu hỏi “Bạn xem điểm điểm yếu mình?” nhƣ 12 Bạn trả lời nhƣ cho câu hỏi “Bạn mong đợi mức lƣơng cho công việc này” 228 13 Những điểm khác biệt câu hỏi vấn truyền thống câu hỏi vấn hành vi gì? 14 Hãy diễn tả cách bạn thu thập thông tin nhà tuyển dụng Tại lại việc có thơng tin nhà tuyển dụng lại quan trọng đến 15 Đàn ơng nên mặc vấn Trang phục thích hợp cho phụ nữ vấn phải nhƣ 16 Hãy diễn tả ba loại thƣ liên quan đến việc làm mà bạn phải viết thƣ xin việc, 17 Bạn theo cách viết trực tiếp hay gián tiếp viết thƣ chấp nhận cơng việc Hãy giải thích câu trả lời bạn BÀI TẬP ỨNG DỤNG Chuẩn bị thƣ xin việc cụ thể để gửi kèm với sơ yếu lý lịch mà bạn chuẩn bị (Gợi ý: bạn phải thƣ phải có đầy đủ bốn mục đích thơng điệp thuyết phục) Hãy tìm mạng hay thƣ viện cơng ty tuyển dụng nhân quốc tế Hãy viết thƣ xin việc chung chung thể mong muốn đƣợc làm việc cho cơng ty Hãy chọn trả lời 10 câu hỏi vấn kiểu truyền thống hành vi chƣơng Sử dụng mạng internet để xác định thông tin mức lƣơng cho vị trí kế tốn thành phố bạn Sau đó, email gửi cho giáo viên giải thích bạn biết mức lƣơng gửi tham chiếu nguồn mạng giúp bạn xác định đƣợc thơng tin Hãy lập nên nhóm hai hay ba sinh viên Sau đó, định câu trả lời mà bạn cho tốt cho câu hỏi không đƣợc chấp nhận chƣơng Hãy thảo luận lƣu ý đạo đức cho cảngƣời vấn ngƣời đƣợc vấn việc hỏi trả lời câu hỏi hợp pháp không đƣợc chấp nhận Thí dụ, bạn đƣợc vấn việc làm cơng ty Đức Hãy tìm điểm khác biệt hành vi sau so với vấn công ty Mỹ (a) Chào ngƣời vấn (b) Trả lời câu hỏi (c) Kết thúc 229 Giả định bạn vừa nhận đƣợc e-mail mời vấn cho vị trí mà bạn viết thƣ xin việc Nhƣng e-mail cho biết ngày vấn trùng với buổi thi bạn trƣờng đại học Hãy chuẩn bị e-mail nói bạn chấp nhận lời mời nhƣng đề nghị dời ngày vấn Hăy gửi thơng điệp e-mail đến giảng viên, (gợi ý sử dụng cách tiếp cận gián tiếp) Với hai bạn học đóng giả vấn cho vị trí mà bạn viết thƣ xin việc bài tập Các bạn lần lƣợt đóng vai ngƣời vấn ngƣời đƣợc vấn Sau ngƣời đƣợc làm ngƣời vấn, viết thƣ phúc đáp diễn tả đánh giá cao vấn niềm hăng say bạn dành cho cơng việc Giả sử bạn làm cho cơng ty vịng năm năm Bạn có đóng góp khả quan cho cơng ty, nhƣng bạn chƣa nhận đƣợc thăng tiến hay tăng lƣơng Vì thế, ba tháng trƣớc bạn gửi thƣ xin việc công ty khác Bạn chƣa nói với sếp nhƣ khiến bạn bị việc Tuy nhiên, hôm ngƣời sếp bạn gọi bạn vào văn phịng nói ơng ta bị bệnh phải nghỉ mát vòng ba tuần theo đề nghị bác sỹ Ơng ta nói ông ta dựa vào bạn muốn bạn đảm trách quyền lãnh đạo thời gian ông ta nghỉ mát Bạn cảm thấy sung sƣớng với lời đề nghị nhƣng bạn tin tốt nên rời bỏ công ty tìm đƣợc việc khác sớm tốt Bạn ln nghĩ sếp biết đƣợc kế hoạch tìm việc bạn ơng ta cho bạn nghỉ việc thay ngƣời vào Hãy thảo luận với ngƣời bạn bạn nên làm nói để đáp lại lời đề nghị sếp Hãy cho biết ảnh hƣởng ngắn hạn dài hạn đáp lại bạn cho tình 10 Giả định bạn tìm cơng việc tuần sau kiện đƣợc mô tả tập Hãy viết thƣ nghỉ việc cho công ty cũ 230 ... thiệu - Thủ tục - Các khám phá - Phân tích - Kết luận - Đề xuất Phần bổ sung - Chú giải thuật ngữ - Phụ lục - Tài liệu tham khảo Phần mở đầu Phần mở đầu chứa tất phần báo cáo đứng trƣớc phần Những... gồm phần chính: phần mở đầu, phần phần bổ sung Một báo cáo hình thức chứa tất vài phần sau: Phần mở đầu - Trang tiêu đề - Thƣ memo chuyển ý - Bảng mục lục - Danh sách minh họa - Tóm tắt Thân -. .. xuất nên gồm phần sau: - Tóm tắt (1 /2 trang) - Trình độ chun mơn tổ chức (1 -2 trang) - Trình bày vấn đề đánh giá nhu cầu ( 3-4 trang) - Mục đích mục tiêu chƣơng trình (1 - trang) - Phƣơng pháp