Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh: Phần 1 - ĐH Phạm Văn Đồng

(NB) Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh: Phần 1 cung cấp nội dung chính như sau: khái quát chung về giao tiếp kinh doanh, kỹ năng lăng nghe-đặt câu hỏi – truyền thông không lời, kỹ năng thuyết trình trong kinh doanh

TRƢỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG KHOA KINH TẾ BÀI GIẢNG MÔN: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH Dùng cho đào tạo Tín - Bậc Cao đẳng Người biên soạn: Th.S Bùi Tá Toàn Lưu hành nội - Năm 2019 MỤC LỤC Chƣơng KHÁI QUÁT CHUNG VỀ GIAO TIẾP KINH DOANH 1.1 KHÁI LUẬN VỀ GIAO TIẾP VÀ GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH 1.2 TẦM QUAN TRỌNG CỦA GIAO TIẾP KINH DOANH 1.2.1 Giao tiếp kỹ cần thiết nơi làm việc 1.2.2 Cách thức thời điểm giao tiếp kinh doanh khác tùy thuộc vào phạm vi giao tiếp 1.2.3 Giao tiếp hiệu làm tăng lợi ích cho cá nhân tổ chức 1.3 MỤC TIÊU CỦA GIAO TIẾP KINH DOANH 1.3.1 Ngƣời nhận hiểu 1.3.2 Ngƣời nhận trả lời 1.3.3 Mối quan hệ thiện chí 1.3.4 Tín nhiệm tổ chức 1.4 CÁC KIỂU GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH 1.4.1 Kiểu giao tiếp nội 1.4.2 Kiểu giao tiếp bên 12 1.5 QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP 14 1.5.1 Thông tin 14 1.5.2 Bản thông điệp 14 1.5.3 Quá trình mã hóa 15 1.5.4 Quá trình giải mã 15 1.5.5 Phản hồi 15 1.5.6 Dữ liệu nhập 15 1.5.7 Ngƣời gửi ngƣời nhận 15 1.5.8 Các kênh 15 1.5.9 Các cản trở (Nhiễu) 15 1.5.10 Vai trò ngƣời gửi nhận tin 16 1.6 CÁC RÀO CẢN GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH 17 1.6.1 Lựa chọn từ ngữ 17 1.6.2 Ý nghĩa nội ý nghĩa mở rộng 17 1.6.3 Hàm ý kết luận 18 1.6.4 Chấm câu, tả, ngữ pháp cấu trúc câu 18 1.6.5 Hình thức thơng điệp 19 1.6.6 Hình thức ngƣời gửi 19 1.6.7 Những yếu tố thuộc môi trƣờng 19 1.6.8 Lắng nghe 20 1.6.9 Những rào cản giao tiếp khác 20 1.7 NGUYÊN TẮC CỦA GIAO TIẾP KINH DOANH 21 1.7.1 Những nguyên tắc giao tiếp kinh doanh: 21 1.7.2 Những ngun tắc hình thành thơng điệp giao tiếp kinhdoanh 24 1.7.3 Một số nguyên tắc truyền đạt thông tin 42 Chƣơng 2.KỸ NĂNG LĂNG NGHE - ĐẶT CÂU HỎI – TRUYỀN THÔNG KHÔNG LỜI 48 2.1 KỸ NĂNG LẮNG NGHE 48 2.1.1 Mục đích việc lắng nghe 48 2.1.2 Lợi ích lắng nghe kinh doanh 49 2.1.3 Kỹ lắng nghe hiệu quả: 50 2.1.4 Những trở ngại lắng nghe: 55 2.2 KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI 57 2.2.1 Mục đích việc đặt câu hỏi 57 2.2.2 Các loại câu hỏi 57 2.3 KỸ NĂNG TRUYỀN ĐẠT THÔNG TIN KHƠNG LỜI 59 2.3.1 Khơng gian giao tiếp 59 2.3.2 Trang phục 60 2.3.3 Tƣ 61 2.3.4 Ánh mắt 61 2.3.5 Nét mặt, nụ cƣời 62 2.3.6 Cử chỉ, hành động 63 Chƣơng KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRONG KINH DOANH 67 3.1 CHỌN CHỦ ĐỀ VÀ XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH BÀI THUYẾT TRÌNH 67 3.1.1 Chọn chủ đề 67 3.1.2 Xác định mục đích 67 3.2 TÌM HIỂU KHÁN THÍNH GIẢ 68 3.2.1 Khán thính giả trung tâm 68 3.2.2 Thu thập thông tin thính giả 69 3.2.3 Thích ứng với khán thính giả 72 3.3 XÂY DỰNG NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH 73 3.3.1 Thu thập thông tin tƣ liệu cho thuyết trình 73 3.3.2 Nội dung thuyết trình 75 3.4 NHỮNG ĐIỂM CẦN LƢU Ý TRONG THUYẾT TRÌNH 81 3.4.1 Công tác chuẩn bị 81 3.4.2 Bắt đầu cách tính cực 83 3.4.3 Thích nghi với khán giả trƣớc thuyết trình 84 3.4.4 Thích nghi với khán giả lúc thuyết trình 85 3.4.5 Giữ bình tĩnh 86 3.4.6 Đánh giá phản hồi khán giả 86 3.4.7 Xử lý câu hỏi thuyết trình 87 3.4.8 Cải thiện chất lƣợng giọng nói 88 Chƣơng KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO TRONG KINH DOANH 92 4.1 SỰ CẦN THIÉT CỦA BÁO CÁO VIẾT VÀ KỸ THUẬT NGHIÊN CỨU TRONG KINH DOANH 92 4.1.1 Báo cáo viết cần thiết kỹ viết báo cáo kinhdoanh 92 4.2 CÁC LOẠI BÁO CÁO VIẾT TRONG KINH DOANH 106 4.2.1 Phân loại đặc điểm báo cáo 106 4.2.2 Kỹ thuật trình bày báo cáo thức 113 4.3 MỘT SỐ ỨNG DỤNG CỦA BÁO CÁO VIẾT CHÍNH THỨC 117 4.3.1 Đề xuất 117 4.3.2 Kế hoạch kinh doanh 127 4.3.3 Các báo cáo đặc biệt 130 Chƣơng ỨNG DỤNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG ĐÀM PHÁN 135 5.1 KHÁI QUÁT VỀ ĐÀM PHÁN 135 5.1.1 Khái niệm đàm phán 135 5.1.2 Các nguyên tắc sai lầm thƣờng mắc phải đàm phán 135 5.1.3 Đặc điểm đàm phán kinh doanh 136 5.2 CÁC YẾU TỐ CỦA ĐÀM PHÁN 138 5.2.1 Các yếu tố sở 138 5.2.2 Bầu khơng khí đàm phán 140 5.2.3 Yếu tố trình đàm phán 141 5.3 CÁC PHƢƠNG THỨC, PHƢƠNG PHÁP VÀ PHONGCÁCH ĐÀM PHÁN 142 5.3.1 Phƣơng thức đàm phán 142 5.4 TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN 147 5.4.1 Chuẩn bị chiến lƣợc 147 5.4.2 Thu nhập số liệu/ liệu thông tin 151 5.4.3 Xây dựng mục tiêu đàm phán 152 5.4.5 Chuẩn bị nhân địa điểm đàm phán 155 5.4.6 Phân tích đối phƣơng 157 5.5 NGHỆ THUẬT ĐÀM PHÁN 159 5.5.1 Một số nguyên tắc dẫn đến thành công đàm phán 159 5.5.2 Một số điều cần tránh đàm phán 162 Chƣơng ỨNG DỤNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP TRONG TUYỂN DỤNG 166 6.1 PHÂN TÍCH BẢN THÂN VÀ YÊU CẦU CỦA CƠNG VIỆC 166 6.1.1 Thơng tin cá nhân 167 6.1.2 Trình độ học vấn 168 6.1.3 Kinh nghiệm 168 6.1.4 Ngƣời giới thiệu 168 6.1.5 Sở thích nghề nghiệp 169 6.2 THU THẬP THÔNG TIN VÈ CÁC CƠ HỘI VIỆC LÀM 170 6.2.1 Trung tâm giói thiệu việc làm 170 6.2.2 Các mối quan hệ (networking contacts) 171 6.2.3 Internet 172 6.2.4 Các quan dịch vụ tuyển dụng nhà nƣớc hay tƣ nhân 172 6.2.5 Quảng cáo báo, tạp chí 173 6.2.6 Những nguồn khác 173 6.3 CHUẨN BỊ LÝ LỊCH 174 6.3.1 Các mẫu sơ yếu lý lịch 174 6.3.2 Định dạng sơ yếu lý lịch 175 6.3.4 Lựa chọn lý lịch 195 6.4 THƢ XIN VIỆC 197 6.4.1 Viết thƣ xin việc 197 6.4.2 Chuẩn bị gửi thƣ xin việc 202 6.4.3.Những mẫu thƣ xin việc 204 6.5 PHỎNG VẤN XIN VIỆC 208 6.5.1 Chuẩn bị cho vấn 209 6.5.2 Tham dự vấn 220 6.6 CHUẨN BỊ CHO GIAO TIẾP TUYỂN DỤNG KHÁC 224 6.6.1 Theo dõi hồ sơ thƣ xin việc 225 6.6.2 Chấp nhận lời mời vấn 225 6.6.3 Giao tiếp sau vấn 226 6.6.4 Chấp nhận tuyển dụng 226 6.6.5 Từ chối tuyển dụng 226 6.6.6 Bày tỏ biết ơn đến ngƣòi giới thiệu ngƣời khác 227 6.6.7 Xin nghỉ việc 227 Chƣơng KHÁI QUÁT CHUNG VỀ GIAO TIẾP KINH DOANH NỘI DUNG CHƢƠNG: 1.1 Khái luận giao tiếp giao tiếp kinh doanh 1.2 Tầm quan trọng giao tiếp kinh doanh 1.3 Mục tiêu giao tiếp kinh doanh 1.4 Các kiểu giao tiếp kinh doanh 1.5 Quá trình giao tiếp kinh doanh 1.6 Các rào cản giao tiếp kinh doanh 1.7 Nguyên tắc giao tiếp kinh doanh 1.1 KHÁI LUẬN VỀ GIAO TIẾP VÀ GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH Con ngƣời sống xã hội định Trong trình sống làm việc chung với ngƣời, ngƣời sử dụng phần lớn thời gian để giao tiếp: trao đổi thông tin, kinh nghiệm; chia sẻ tâm tƣ tình cảm, niềm vui, nỗi buồn; hợp tác, giúp đỡ lẫn Giao tiếp đƣợc sử dụng hầu nhƣ tất lĩnh vực kinh tế, văn hoá, xã hội, đặc biệt kinh doanh Vì vậy, giao tiếp kỹ quan trọng để thành công sống nhƣ kinh doanh Các kỹ nghe, nói, đọc viết tốt nhƣ ảnh hƣởng đến chất lƣợng mối quan hệ cá nhân giúp định tiến triển nghiệp cá nhân nói riêng tổ chức nói chung Trong tiếng Anh, ngƣời ta dùng từ “communication” để nói giao tiếp Từ “communication” bắt nguồn từ từ Latin “communis” có nghĩa chung Khi cá nhân giao tiếp, họ cố gắng thiết lập hiểu chung họ Vì vậy, giao tiếp kinh doanh tiến trình thiết lập hiểu biết chung ngƣời môi trƣờng kinh doanh Giao tiếp hành vi trình, ngƣời tiến hành trao đổi thơng tin với nhau, nhận thức, đánh giá nhau, tác động qua lại, ảnh hƣởng lẫn Giao tiếp trình trao đổi thông tin chủ thể tiến hành giao tiếp, ngƣời-ngƣời gửi- gửi thông tin đến hay nhiều ngƣời khác- ngƣời nhận Ngƣời nhận sau nhận đƣợc thông điệp ngƣời gửi gửi lại thông điệp phản hồi để chứng tỏ nhận đƣợc thơng điệp hiểu Do đó, giao tiếp q trình trao đổi thơng tin hai chiều Trong kinh doanh, giao tiếp diễn thƣờng xuyên, liên tục xuyên suốt tất hoạt động kinh doanh dƣới đủ hình thức giao tiếp khác Thực chất, giao tiếp kinh doanh hoạt động xác lập vận hành mối quan hệ kinh tế, kinh doanh chủ thể nhằm thoả mãn nhu cầu định lợi ích kinh tế, kinh doanh Các chủ thể kinh doanh cần thiết phải xác lập mối quan hệ với quan Chính phủ, tổ chức phi Chính phủ, cộng đồng xung quanh doanh nghiệp, khách hàng, đối tác, giới truyền thơng Chính vậy, giao tiếp kỹ quan trọng kinh doanh 1.2 TẦM QUAN TRỌNG CỦA GIAO TIẾP KINH DOANH Giao tiếp gắn với ngƣời từ lúc sinh đi, gắn với xã hội lồi ngƣời thơng qua đa dạng phong phú nhu cầu Giaotiếp nhƣ mạch máu thông suốt gắn kết quan hệ phát sinh xã hội loài ngƣời Phát triển kỹ giao tiếp cần thiết không sinh viên, mà cần thiết sinh viên bƣớc vào công việc với tƣ cách cá nhân toàn xã hội, giúp cho ngƣời tự tin công việc, sống Kỹ giao tiếp cịn có ảnh hƣởng tích cực đến mối quan hệ công việc sống nói chung Kỹ giao tiếp tốt với điều kiện kỹ thuật khác điều kiện tiên mà nhà tuyển dụng tìm kiếm ứng viên cho vị trí quản lý doanh nghiệp 1.2.1 Giao tiếp kỹ cần thiết nơi làm việc Những nhà kinh doanh chuyên nghiệp cho việc giao tiếp hiệu đƣợc đánh giá cao kỹ cần thiết để thành công kinh doanh, số lƣợng loại hoạt động giao tiếp liên quan đến công việc phụ thuộc vào lĩnh vực làm việc cấp bậc chịu trách nhiệm Ví dụ: ngƣời làm cơng việc bán hàng qua điện thoại sử dụng phần lớn thời gian làm việc họ gọi điện cho khách hàng tiềm năng; kế toán viên thu thuế đầu vào dành phần lớn thời gian họ thực thao tác nguồn liệu; chuyên gia PR thu thập thông tin viết mẩu báo; giám đốc nhân trọng vào họp, huấn luyện nhân viên chuẩn bị báo cáo Một học giả Mỹ nói: “Sự thành cơng ngƣời có 15% dựa vào kỹ thuật chun mơn, cịn 85% phải dựa vào quan hệ giao tiếp tài xử ngƣời ấy” Kết điều tra độc giả Tạp chí Kinh doanh Havard đƣa số đáng ý: - 100% số ngƣời đƣợc hỏi cho rằng: giao tiếp có vai trị đặc biệt quan trọng - Trong lĩnh vực mua bán xúc tiến thƣơng mại – đầu tƣ giao tiếp nhờ kỹ nói đƣợc xếp vị trí cao số 15 kỹ quan trọng cần thiết phải có - 90 % số giám đốc phụ trách nhân khẳng định rằng: giao tiếp tiếp tục đóng vai trị chủ đạo đảm bảo thành công hoạt động kinh doanh kỉ 21 - Các nhà quản trị sử dụng 75 -80 % thời gian làm việc ngày cho giao tiếp, có nghĩa làm việc họ dùng 45 phút cho việc giao tiếp 1.2.2 Cách thức thời điểm giao tiếp kinh doanh khác tùy thuộc vào phạm vi giao tiếp Doanh nghiệp phải có hệ thống giao tiếp nội bên ngồi hiệu để thành cơng Các hoạt động bên phụ thuộc vào trao đổi thông tin ngày nhân viên Việc thực mục tiêu, hƣớng dẫn cơng việc, liệu tài chính, đơn đặt hàng khách hàng, liệu hàng tồn kho, vấn đề sản xuất giải pháp, báo cáo sản xuất nhân viên minh hoạ cho giao tiếp nội trog hoạt động cơng ty Tổ chức hồn thành kế hoạch dài hạn định chiến lƣợc cách dựa vào điều tra, báo cáo, kiến nghị, hội ý, đánh giá dự đốn Giao tiếp bên ngồi xây dựng tín nhiệm, đem đến đơn đặt hàng bảo đảm tiếp tục tồn tăng trƣởng Giao tiếp bên hàng ngày bao gồm điện thoại bán hàng, mẩu quảng cáo sản phẩm, báo, mục tuyển dụng, giao dịch ngân hàng, định kỳ báo cáo cho quan quyền, Giao tiếp bên ngồi có tác động lâu dài bao gồm thông tin sản phẩm mới, kế hoạch mở rộng nhà máy, tài trợ cho hoạt động cộng đồng, báo cáo năm 1.2.3 Giao tiếp hiệu làm tăng lợi ích cho cá nhân tổ chức Đối với tổ chức Khi tiến hành hoạt động chung, thành viên tổ chức cần trao đổi thông tin với nhau, giúp hoạt động tổ chức đƣợc thực cách có hiệu Trong trình giao tiếp, nhà quản trị thƣờng sử dụng phƣơng pháp: ám thị, thuyết phục, áp lực nhóm để hƣớng hoạt động nhân viên vào việc thực mục đích chung tổ chức; nhà đàm phán bàn bạc, thỏa thuận với đối tác để đạt đƣợc hợp đồng mang lại lợi ích cho đơi bên; nhân viên bán hàng thuyết phục ngƣời tiêu dùng mua sản phẩm cơng ty Một tổ chức có nhiều phận với chức năng, nhiệm vụ cụ thể khác Tổ chức hoạt động hiệu phận chức phối hợp hoạt động với cách nhịp nhàng đƣờng giao tiếp Trong q trình giao tiếp, ngƣời cịn tạo cảm xúc, khuyến khích hành động đối tác giao tiếp Các nhà quản trị sử dụng biện pháp động viên khuyến khích vật chất tinh thần để tạo cảm xúc tốt đẹp, bầu khơng khí làm việc tốt, để đạt đƣợc hiệu công việc cao Giao tiếp làm ngƣời chấp nhận chia sẻ thông tin với ngƣời xung quanh, xích lại gần hơn, tạo lập mối quan hệ để phối hợp hành động, làm cho sống tốt đẹp, hiệu Trong giao tiếp, ngƣời ta cịn chia sẻ cảm xúc, tình cảm tìm đƣợc đồng cảm, đồngđiệu, cảm thông giải tỏa đƣợc cảm xúc Con ngƣời tiếp thu đƣợc kinh nghiệm xã hội, nhờ tâm hồn trở nên phong phú hơn, tri thức sâu sắc hơn, tiêu chuẩn đạo đức nhƣ tinh thần trách nhiệm, nghĩa vụ, tính trung thực, lịng vị tha đƣợc hình thành thể Con ngƣời cịn đánh giá đƣợc thân mình, biết đƣợc điểm mạnh, điểm yếu không ngừng phấn đấu để hƣớng tới “chân, thiện, mỹ” Đối với cá nhân - Có đƣợc cơng việc nhƣ mong muốn: Giao tiếp hiệu hỗ trợ thiết kế sơ yếu lý lịch có uy thế, viết thƣ xin việc thuyết phục, vấn với tƣ đĩnh đạc tự tin, có đƣợc cơng việc nhƣ mong muốn - Thăng chức: Phát triển nghề nghiệp phụ thuộc vào việc trao đổi lực chuyên môn với ngƣời khác trì mối quan hệ hiệu với họ - Lãnh đạo: Khả thúc đẩy giúp ngƣời khác thành cơng phụ thuộc hiểu biết, tính tự nhiên ngƣời thành thạo kỹ giao tiếp - Hiệu công việc: Thành công việc đƣợc nâng cao khả nghe hiệu quả, nói rõ ràng, viết có tính chun mơn cao sức thu hút ngƣời nghe lớn Ngƣợc lại triển khai chậm, thơng tin thiếu tính thời sức hấp dẫn bị hạn chế, hiệu công tác tuyên truyền tác dụng Để đáp ứng yêu cầu này, mặt ngƣời tuyên truyền phải nắm vững chƣơng trình, kế hoạch sở Đồn Đoàn cấp đề ra; mặt khác, lĩnh trị, nhạy cảm tính động, sáng tạo, cán tuyên truyền chọn số vấn đề lý luận thực tiễn cấp bách nhất, kiện lớn, thu hút quan tâm đông đảo quần chúng, tham mƣu cho cấp uỷ làm chủ đề cho buổi nói chuyện Những vấn đề kiện nhƣ thƣờng có sức mạnh thơng tin, cổ vũ cao, tác động sâu sắc đến ý thức hành vi ngƣời - Bốn là, đề cƣơng nói cần bố cục rõ ràng, kết cấu chặt chẽ, logic, có trọng tâm, trọng điểm phù hợp với trình nhận thức, thể phƣơng pháp trình bày với vấn đề, quan điểm đƣợc nêu - Năm là, đề cƣơng nói phải thể đƣợc hai yêu cầu: nêu luận điểm thông tin, tƣ liệu làm ví dụ chứng minh luận điểm Trong phần cần nêu lên luận điểm (nhận định) chủ yếu Sau luận điểm, nhận định phải đƣa đƣợc số ví dụ, số liệu chứng minh cho luận điểm Tuỳ theo khả năng, trí nhớ báo cáo viên, cần thể rõ luận điểm ví dụ chứng minh đề cƣơng 3.3.2.1.3 Phần kết luận Đây phần tổng kết nói, củng cố nhận thức ngƣời nghe cổ vũhành động Yêu cầu chung phần kết luận là: tóm tắt, nhấn mạnh nộidung, cổ vũ hành động, tạo mối giao lƣu, tình cảm ngƣời nói ngƣời nghe Phần cần ngắn gọn, tránh dài dịng Q trình chuẩn bị nói q trình xác định chủ đề, mục đích, u cầu nói, thu thập, tích lũy tài liệu, hình thành đề cƣơng, lựa chọn phƣơng pháp, đồng thời trình ghi nhớ để sẵn sàng cho bƣớc tiếp theo: trình bày nói Do đó, chuẩn bị tốt đảm bảo 50% thành cơng nói Phần cịn lại phụ thuộc vào phƣơng pháp trình bày 3.3.2.2 Chuẩn bị phần mở đầu Một vài ngƣời thuyết trình viết đầy đủ sau loại bỏ sau lƣu lại ý Những ngƣời khác làm việc dựa vào bảng mục lục thẻ 77 ý hay bảng giấy Tuy nhiên bạn muốn đạt đƣợc thuyết trình đầy đủ,, ln nhớ có ba phần: mở bài, thân bài, kết luận Mở hiệu mang tính định Khán giả đánh giá giá trị nhƣ lực tiềm tàng bạn nhƣ ngƣời thuyết trình từ phút đầu, khơng ý tới bạn làm sau Hầu nhƣ thay đổi đánh giá ban đầu, ấn tƣợng tốt đẹp ban đầu giúp ích cho bạn khán giả xuyên suốt thuyết trình Hãy sử dụng mở bạn để thu hút ý say mê khán giả Cách thức hiệu tạo bất ngờ, hay trích dẫn hay giai thoại, câu chuyện hài hƣớc, câu hỏi, tình cần giải quyết, dẫn lịch sử, tình ấn tƣợng, giúp đỡ phƣơng tiện nghe nhìn hay minh họa Một câu chuyện cƣời cá nhân bạn làm cho bạn khán giả gắn bó hơn, nhƣng tránh việc bắt đầu với câu chuyện đƣợc sử dụng Khi câu chuyện cƣời không thành công bạn khán giả bạn, làm tự tin thân bạn Đừng sử dụng câu chuyện cƣời khơng thích hợp để làm khán giả bạn phải ngƣợng ngịu Bằng cách mở bạn phải ngắn gọn, có quan hệ chặt chẽ với chủ đề bạn Hãy xem mở nhƣ hội khán giả biết chủ đề đƣợc nói đến quan trọng, tạo nên nhìn tổng quan đề tài, dẫn dắt đến phần thân tạo dựng cách thức thuyết trình thiết lập quan hệ bạn khán giả bạn Nếu ngƣời giới thiệu bạn khơng làm nhƣ vậy, bạn nói với khán giả bạn đặt câu hỏi suốt sau buổi thuyết trình 3.3.2.3 Xây dựng phần thân Hầu hết thơng tin bạn thuyết trình đƣợc nhắc tới phần thân Hãy lên kế hoạch cho phần chia cách cẩn thận Sự cung cấp hiểu biết kinh nghiệm với nghiên cứu thí dụ Thu thập gấphai đến ba lần lƣợng thơng tin bạn nghĩ bạn cần, sử dụng thông tin tốt cho thuyết trình bạn Sắp xếp để sử dụng giai thoại gây cƣời ngƣời buổi thuyết trình bạn giúp cách thức suy nghĩ khán giả sáng lên,duy trì thích thú khán giả, củng cố thêm nội dung quan trọng 78 3.3.2.3.1 Chọn lựa mẫu kết cấu nói Ngƣời thuyết trình có vài mẫu dùng cho thuyết trình Sau số mẫu thƣờng dùng: - Một nguyên nhân kết quả: Thể mối quan hệ vấn đề, kiện Sử dụng kỹ để cố gắng thuyết phục - Hai so sánh đối lập: Thể giống không không giống vấn đề xảy mục với mục Mẫu sử dụng với thuyết trình mang tính thuyết phục, giải trí hay thông tin - Ba trực tiếp hay gián tiếp: Bắt đầu hay kết thúc với điểm mấu chốt, dựa việc ngƣời nhận thông điệp bạn đánh giá thông tin tốt hay xấu - Bốn khó khăn giải pháp: Miêu tả khó khăn, sau trình bày giải pháp Đây mẫu thích hợp cho thông điệp thuyết phục - Năm mối quan hệ không gian: Miêu tả từ xuống dƣới, từ dƣới lên trên, từ trái qua phải, từ phải qua trái, từ bên bên ngoài, từ bên ngồi vào bên trong, phịng, bàn, hay mẫu không gian khác Xem xét sử dụng mẫu nói mang tính thơng tin, giải trí có bao gồm khơng gian - Sáu chuỗi thời gian: Nhắc lại thơng tin theo trình tự cũ tới hay trở Mẫu thích hợp cho thơng điệp mang tính thơng tin thuyết phục cho phép ngƣời thuyết trình tham khảo đƣợc hết kiến thức tảng - Bảy chủ đề thơng tin bổ sung: cấu trúc vấn đề dựa theo thứ tự hợp lý Mẫu hữu dụng cho thuyết trình dùng để xác nhận hay giải trí 3.3.2.3.2 Một số hướng dẫn sau phát triển phần thân - Một là, thu hút, lôi ý khán giả, dùng câu ngắn (ít 25 từ), viết câu chủ động Ln giữ khán giả làm trung tâm thuyết trình bạn cách đặt vào vị trí củakhán giả Sử dụng ví dụ minh họa để tạo hình ảnh mắt khán giả bạn - Hai là, nhấn mạnh vào điểm chính, sử dụng lặp lại, khác biệt hóa nghĩa chun mơn Nói với khán giả bạn điều quan trọng q trình thuyết trình, ví dụ “đây điểm quan trọng nhắt” hay “sau vấn đề mấu 79 chốt” bạn sử dụng phƣơng tiện nghe nhìn để nhấn mạnh ý quan trọng Sử dụng tính số liệu thống kê ví dụ để củng cố thêm ý chính, sử dụng miêu tả sinh động - Ba giữ cho thuyết trình đơn giản Khán giả khơng thể hiểu biết cách hồn hảo, chi tiết kiến thức đƣợc trình bày cách diễn giải Thơng tin nên đƣợc trình bày dƣới dạng văn để nghiên cứu thêm hay đọc lại Dùng từ để khán giả dễ hiểu Tránh việc dùng thuật ngữ chuyên môn hay từ viết tắt Diễn đạt lƣu lốt có kết nối luận điểm phần thân Hạn chế việc thuyết trình không ngừng nghỉ 20 phút - Bốn là, thuyết trình nên bao gồm khán giả, tạo dạng hình ảnh làm cho thuyết trình bạn thêm hấp dẫn tạo phần mà khán giả đóng góp nhƣ nhóm thảo luận nhỏ, tập, hay biểu diễn 3.3.2.4 Xây dựng phần kết thúc Trong phần kết bài, chắn khán giả biết phần kết Tóm tắt ý thuyết trình, xác định lại việc mà khán giả cần nắm, phần mà khán giả nên ghi cách tích cực chuyên nghiệp, lƣu ý bổ sung Sử dụng lời nói ngơn ngữ thể khán giả biết bạn đangkết thúc thuyết trình cách nói “tổng kết lại”, “để tổng kết”, haymột cách khác bạn thay đổi âm điệu, tạm dừng hay nói chậm lại nói gần đến đoạn kết Nhìn thuyết trình dƣới góc độ thay đổi, cách thức khác Phần tổng kết nên nói cách đơn giản để nhắc lại ý thuyết trình Bạn cho khán giả ruột vài lời khuyên việc làm để sử dụng thơng tin tình rõ ràng sở thuyết trình Bài thuyết trình nên kết thúc cách chủ động chuyên nghiệp Cũng sử dụng cách kết thúc nhƣ phần mở bài: bất ngờ, trích dẫn hay giai thoại, câu chuyện hài hƣớc, câu hỏi, tình cần giải quyết, dẫn lịch sử, câu chuyện hài hƣớc khứ Phần kết phần quan trọng để nhấn mạnh thuyết trình bạn Vì kết thúc lạc quan quan trọng kết thúc vấn đề dƣới góc nhìn bạn, chun gia vấn đề 80 Trong lúc chuẩn bị cho thuyết trình nhớ tình xảy Vì vậy, tốt hết bạn nên chuẩn bị nhiều trƣờng hợp cho thuyết trình bạn 3.4 NHỮNG ĐIỂM CẦN LƢU Ý TRONG THUYẾT TRÌNH 3.4.1 Công tác chuẩn bị 3.4.1.1 Các loại tài liệu liên quan Khi thuyết trình, ngồi nội dung nói bạn chuẩn bị, bạn nên có tài liệu khác hỗ trợ nhằm làm cụ thể hóa vấn đề bạn trình bày, tăng thêm phần hấp dẫn ấn tƣợng với thính giả Tài liệu hỗ trợ bạn nên chuẩn bị nhiều chủng loại khác cho phù hợp với nội dung thính giả Các tài liệu hỗ trợ tóm tắt ý thuyết trình, copy trang chiếu mà bạn trình bày, tờ rơi theo mẫu sẵn, báo hay tạp chí nhằm bổ sung thơng tin cho nói Nếu thuyết trình bạn có nhiều loại tài liệu hỗ trợ khác nhau, bạn nên rõ cho thính giả hiểu rõ nội dung mục đích loại tài liệu trƣớc bạn tiến hành trình bày Một điểm lƣu ý chữ tài liệu liên quan nên rõ ràng, dễ đọc xem lại theo hệ thống 3.4.1.2 Các dụng cụ, hình ảnh, âm Theo thống kê xã hội học Mỹ sức mạnh truyền đạt qua ngơn từ có 7%, qua giọng nói 38%, qua hình ảnh 55% phƣơng tiện hỗ trợ nghe-nhìn hữu ích bạn thuyết trình Nhiều ngƣời cho dùng bảng đen để trình bày hình vẽ, tranh minh họa ý kiến hay Tuy nhiên, thực tế nhƣ Bạn bận rộn với việc viết bảng vẽ bạn thƣờng xuyên phải quay lƣng phía khán giả để viết trình bày bảng thuyết trình Hơn nữa, ta khẳng định điều hình ảnh đƣợc vẽ bảng đen chắn sinh động, dễ hiểu có sức thuyết phục hình vẽ tranh khổ lớn, biểu mẫu, đồ hay máy chiếu 3.4.1.3 Chuẩn bị cho thân người thuyết trình/diễn giải Trong trƣờng hợp, bạn có 90 giây để tạo cho ngƣời khác ấn tƣợng tốt Nghiên cứu rằng, 93% ấn tƣợng đƣợc tạo nên tín hiệu khơng lời nhƣ: cách nói, vẻ bề ngồi cách cƣ xử Vì 81 thế, để tự tin đứng trƣớc đám đơng thính giả, bạn cần bảo đảm vẻ bề ngồi gửi tín hiệu thích hợp nhất, tạo ấn tƣợng tốt 3.4.1.3.1 Về hình thức bên ngồi Để có đƣợc ấn tƣợng tốt đẹp từ lúc đầu, bạn cần quan tâm tới hình thức bên ngồi Thoạt đầu, ngƣời ta thƣờng xem xét tính tin cậy thuyết trình sở hình thức bên ngồi, nên cử chỉ, dáng điệu, nét mặt thái độ bạn cần tự nhiên nhẹ nhàng Nếu bạn đứng cách cứng nhắc, thở mạnh khơng có tạm nghỉ diễn thuyết, ngƣời dễ dàng nhận thấy thiếu tự tin bạn 3.4.1.3.2 Về tổng thể vẻ ngồi Tóc bạn tình trạng nhƣ nào? Nếu không đƣợc gọn gàng, tới hiệu cắt tóc mà bạn thƣờng cắt tin tƣởng đƣợc tay nghề để cải thiện kiểu tóc Màu trang phục nên hợp với màu da màu tóc, bạn có vóc ngƣời bé nhỏ trang phục sáng màu khiến bạn bật trƣớc đám đơng thính giả Cuối cùng, cân nhắc xem bạn phải đứng nói trƣớc ngƣời nhƣ nào, họ ăn mặc theo phong cách nào, điều giúp bạn chọn lựa trang phục thích hợp Hãy chọn trang phục mà bạn cảm thấy thoải mái hoàn toàn tự tin mặc, tất ánh mắt thính giả tập trung vào bạn Hãy chọn trang phục phù hợp với nội dung nói, tránh trang phục chật, khó cử động, khiến ngƣời nghe bớt ý đến bạn nói, mà ý đến vẻ khơng thoải mái bạn Một trang phục vừa ngƣời, rộng chút khiến bạn trơng thoải mái 3.4.1.4 Luyện tập để thành công Thành cơng hay thất bại buổi thuyết trình phụ thuộc vào chuẩn bị diễn tập bạn Nếu bạn chuẩn bị kỹ luyện tập thục chắn thuyết trình bạn diễn suông sẻ tốt đẹp Đặc biệt bạn chƣa có kinh nghiệm thuyết trình, bạn nên luyện tập nhiều tốt Tập thuyết trình cịn hội tốt để bạn nắm vững tài liệu, điều chỉnh thời gian sửa chữa, bổ sung chỗ chƣa xác bàithuyết trình Lúc tập thuyết trình, bạn nên sử dụng cơng cụ nghe nhìn, kết thúc, bạn cần dành thời gian cho thính giả chất vấn 82 Những vấn đề mà bạn cần tập là: thời lƣợng, ngôn từ sử dụng, ngôn ngữ thể, điểm dừng chuyển ý Do đó, bạn thuyết trình thử nhiều lần tốt Mỗi lần luyện tập, bạn khơng nên nhìn vào trang chiếu trang tài liệu 3.4.2 Bắt đầu cách tính cực Khi bạn thuyết trình với tiện nghi khơng biết rõ, đến xem trƣớc thuyết trình bạn Hãy quen với xếp phòng, xác định thứ cần có mặt thuyết trình bạn Kiểm tra lại bục giảng xem độ cao vừa bạn hay chƣa Học cách kiểm soát vấn đề kỹ thuật, cung cấp điện vị trí chỉnh nhiệt Xác định rõ ngƣời giúp bạn vấn đề xảy Ngay thuyết trình với hệ thống hay hệ thống quen thuộc bạn cần đến trƣớc hay 10 phút trƣớc đến phần bạn Hãy kiểm tra lần cuối để bảo đảm hệ thống ánh sáng, nhiệt độ, hệ thống chồ ngồi, thiết bị nghe nhìn, bục thuyết trình, xếp chỗ ngồi để thuận tiện hỗ trợ cho thuyết trình bạn Nên chắn ghi bạn thiết bị hỗ trợ đƣợc xếp thứ tự Nếu chào đón khán giả bạn họ đến Tự giới thiệu thân cố để nhớ nhiều tốt tên ngƣời tham dự Hãy cƣời gây ấn tƣợng bạn hoàn toàn thoải mái Những việc nhỏ nhƣ giúp bạn tạo dựng đƣợc hình ảnh tốt bạn trƣớc khán giả nhƣ tăng tự tin bạn Khi thuyết trình bắt đầu bạn đợi đến lƣợt bạn, nhìn cách thoải mái tự tin phía khán giả Vào thời điểm thích hợp di chuyển đến nơi dành cho ngƣời thuyết trình Nếu thuyết trình diễn thính phịng hay phịng thiết kế theo kiểu phòng học, di chuyển đến chỗ bục thuyết trình cách quyền uy Nếu thuyết trình diễn phòng họp tuân thủ theo nghi thức đƣơc quy định nhóm (di chuyển đến đầu bàn, giữ tƣ ngồi ) Với thiết kế khán phịng khán giả thấy bạn muốn gần gũi không tách rời khỏi khán giả Dành thời gian để chỉnh trang lại bạn, xếp lại ghi phƣơng tiện hỗ trợ khác Khi bắt đầu thuyết trình, dùng giao tiếp mắt để tạo dựng mối liên hệ bạn khán giả Hãy tỏ suy nghĩ thơngthống, tự nhiên, 83 khơng có ý định nhận xét hay có ý kiến Sẽ tốt bạn nhớ đƣợc phần đầu phần nhƣ bạn có thời gian để dành cho khán giả dành thời gian lo lắng việc kiểm tra ghi Nên nhớ thuyết trình bạn bao gồm nội dung hình thức nên cố gắng chuẩn bị tốt hai 3.4.3 Thích nghi với khán giả trƣớc thuyết trình Nhƣ thấy, phải giữ đầu mục tiêu khán giả bƣớc trình chuẩn bị thuyết trình “Giữ đầu mục tiêu khán giả” Tuy nhiên, việc đơn giản nhớ khán giả Hơn hết, bao gồm hai vấn đề: (1) đánh giá khán giả phản ứng nhƣ với nói thuyết trình (2) điều chỉnh nói để rõ ràng, phù hợp thuyết phục tốt Điều dễ để làm đƣợc Chúng ta bị bao bọc với ý nghĩ mối quan tâm mà thấy khó khăn nhìn nhận vấn đề từ phƣơng diện ngƣời khác, đặc biệt phƣơng diện họ khác với Chẳng hạn nhƣ, nói chủ đề chuyên gia, khó đặt vào địa vị ngƣời khơng biết Vƣợt ngồi khung hiểu biết nhìn vấn đề từ quan điểm ngƣời khác thành tựu thực Dù diễn giả thành công thực phải học, phải để quan điểm lắng xuống mức hồn tồn để chấp nhận, cách tạm thời, quan điểm khán giả Khi thực việc này, bắt đầu nghe nói chuyện thơng qua tai độc giả theo điều chỉnh Chúng ta phải ln giữ đầu trung tâm độc giả chuẩn bị thuyết trình Thử tƣởng tƣợng họ thích gì, khơng thích gì, phần họ có nghi ngờ hay câu hỏi, liệu họ cần thêm chi tiết đoạn nên ngắn gọn hơn, làm họ quan tâm họ không quan tâm Tại điểm, phải tiên đoán cách độc giả phản ứng Họ phản ứng nhƣ với phần giới thiệu kết luận bạn? Liệu họ thấy ví dụ đƣa rõ ràng thuyết phục? Liệu hình ảnh minh họa có giúp họ thu nhận đƣợc ý kiến chúng ta? Họ phản ứng với ngơn ngữ cách thể lúc thuyết trình chúng ta? Khi bạn trả lời đƣợc câu hỏi này, 84 xác định có chủ ý gắn vào khán giả Đặt vào vị trí phản ứng họ với nói chuyện 3.4.4 Thích nghi với khán giả lúc thuyết trình - Không kể thời gian trƣớc bạn làm việc vất vả với mức nào, việc khơng xác nhƣ kế hoạch vào ngày bạn thuyết trình Đối với nói chuyện lớp học, bạn thấy khung vẽ hình ảnh minh họa khơng có sẵn sinh viên khác có chủ đề với bạn Đối với thuyết trình bên ngồi lớp học, bạn nên biết phịng thuyết trình bị thay đổi, khán giả đơng (hoặc hơn) so dự tính bạn, chí thời gian dành cho nói chuyện bạn bị giảm nửa diễn giả trƣớc nói lâu Nếu vài vấn đề nhƣ xảy ra, đừng sợ hãi Hãy tìm cách khác để trình bày hình ảnh minh hoạ Thay đổi lời giới thiệu đề cập đến thuyết trình sinh viên khác chủ đề với Thay đổi cách thuyết trình phù hợp với lƣợng khán giả thực tế Và bạn có thời gian cho thuyết trình dự kiến, đừng đơn giản nói nhanh gấp đơi để nói hết tất thứ, điều cịn tệ khơng nói Thay vào đó, đọng nói chuyện tới điểm cần thiết trình bày chúng khoảng thời gian có sẵn Khán giả bạn thơng cảm với tình khó khăn ghi nhận tôn trọng bạn thời gian họ Điều bù đắp nhiều thời gian bạn bị Cuối cùng, chịu khó quan sát suốt nói chuyện để theo dõi phản ứng lại khán.giả Nếu độc giả ngồi thẳng ghế, nhìn bạn chăm gật đầu đồng tình, bạn nghĩ việc tiến triển tốt đẹp Nhƣng giả sử bạn thấy họ uể oải thờ nhìn bạn Khi bạn cần phải quay lại nói rõ quan điểm lần Thích nghi với khán giả, trƣớc, sau lúc thuyết trình, vấn đề cốt lõi quan trọng để có thuyết trình thành cơng trƣớc đám đơng Giống nhƣ khía cạnh khác việc chuẩn bị thuyết trình, đơi việc nói dễ làm Nhƣng bạn thành thạo, bạn thấy việc mang lại nhiều lợi ích cho khía cạnh cá nhân sống bạn nhiều hơn, bạn thích nghi với khán giả 85 3.4.5 Giữ bình tĩnh Một vài ngƣời thuyết trình trải qua tƣợng đƣợc biết đến nhƣ lo lắng, run sợ trƣớc diễn thuyết Đúng thuyết trình khơng thật mối lo họ Mà điều làm họ bình tĩnh lo lắng trƣớc thân Một cách để kiềm chế đƣợc bình tĩnh nhận đƣợc ngƣời thuyết trình chuyên nghiệp hay nhữngngƣời luyện tập nhiều lần tránh khỏi đƣợc lo lắng phải nói trƣớc khán giả Đừng bất ngờ nhƣ tim bạn đập hối hả, lịng bàn tay bạn đổ mồ Hãy học cách thƣ giãn Ngồi tƣ thoải mái nhƣng phải giữ lƣng thẳng Nhớ bạn hiểu rõ bạn lo lắng khán giả Cách thứ hai để giải lo lắng trƣớc diễn thuyết, hay áp lực trƣớc thuyết trình thành cơng sử dụng tƣởng tƣợng Hãy hình dung hình ảnh thân bạn di chuyển thuyết trình Lắng nghe giọng nói bạn bạn nói to, rõ ràng tự tin Nhìn bạn bạn sử dụng điệu tự nhiên Hình dung phản hồi khán giả tới thông điệp mà bạn đƣa Nhắc nhở thân chuẩn bị kỹ Bạn bình tĩnh bạn di chuyển từ chỗ mà bạn ngồi lên chỗ dành cho thuyết trình Ngay bắt đầu, kín đáo hít thật sâu Hít vào từ từ, giữ đến giây sau thở Cuối cùng, dựa ý kiến bạn, quan tâm đến mong muốn, thích thú, lo lắng khán giả có Nên nhớ bạn phải quan tâm đến lợi ích khán giả bạn muốn thành công 3.4.6 Đánh giá phản hồi khán giả Duy trì giao tiếp tốt mắt với khán giả để bảo đảm hiểu đƣợc diễn tiến phản hồi khán giả Xác định thay đổi phản hồi để chỉnh sửa làm tăng ý thích thú khán giả Bạn có khán giả bạn nghe rõ ràng? Nếu khơng, nói lớn lên Khán giả thấy hết hình ảnh? Nếu khơng, chỉnh sửa Liệu khán giả có thấy thích thú? Nếu không, thay đổi nét mặt bạn, thể nhiệt tình, say mê bạn chủ đề, bắt đầu tìm cách làm cho khán giả đóng góp vào thuyết trình 86 Khán giả có hiểu luận điểm này? Nếu có thể, hỏi khán giả vài câu hỏi, tóm tắt hay đề nghị tự nguyện giải thích theo cách hiểu họ vấn đề Khán giả có thoải mái hay khơng? Nếu có thể, hỏi họ làm chỉnh sửa cần thiết Sử dụng phản hồi khán giả để làm tăng thêm tính hiệu thuyết trình Phần kết nhƣ phần mở phần để nhấn mạnh luận điểm quan trọng Trình bày phần kết với giọng nói rõ ràng mạnh mẽ Sự cân chịu đựng bạn nên trì thuyết trình khơng đƣợc nhƣ mong đợi cao bạn Tại thời điểm này,giao tiếp mắt với khán giả nên 100%, nên ý vào điểm khán giả chƣa rõ sử dụng quan điểm ngƣời khán giả 3.4.7 Xử lý câu hỏi thuyết trình Phần hỏi đáp phổ biến kết cấu thuyết trình lĩnh vực kinh doanh Trong kết cấu thuyết trình lớn, câu hỏi đƣợc nêu rõ hình sau thuyết trình kết thúc Trong thuyết trình nhỏ, câu hỏi đƣợc đƣa suốt hay sau thuyết trình tùy thuộc vào khán giả ngƣời trình bày Khi nói với khán giả khách hàng hay với ngƣời nắm giữ vị trí cao bạn tổ chức, tốt nên trả lời câu hỏi chúng đƣợc hỏi Theo cách khác, nói rõ từ phần mở hay giới thiệu việc đặt câu hỏi diễn trình thuyết trình hay sau hay hai Việc trả lời câu hỏi trao cho ngƣời nói hội tuyệt vời để kết nối với khán giả cách tích cực, xác định nhấn mạnh ƣu điểm loại bỏ khó khăn khán giả gặp phải Một số câu hỏi liên quan đến phần đặc biệt nội dung; câu hỏi khác liên quan đến chủ đề hay điều kiện liên quan Chuẩn bị câu trả lời cho hai kiểu Khi bạn kết thúc thuyết trình, cƣời, đáp trả tiếng vỗ tay cách nhã nhặn cám ơn khán giả, sau đó, rút kinh nghiệm Ghi lại việc bạn làm tốt điều bạn muốn cải thiện Sử dụng chìa khố phần giúp bạn chuẩn bị thực thuyết trình lĩnh vực kinh doanh hiệu theo kết cấu truyền thống Tuy 87 nhiên, khơng phải tất tình bạn gặp truyền thống Một vài tình nhƣ đƣợc mô tả phần tiếp sau 3.4.8 Cải thiện chất lƣợng giọng nói 3.4.8.1 Giọng điệu Giọng điệu cách chuyển âm thông điệp đến ngƣời nhận Giọng điệu bạn truyền quan tâm, kích thích, bình tĩnh, khơng mong đợi, lịch nhã nhặn, thờ ơ, lôi Cùng câu nhƣng đƣợc nói với giọng điệu khác có nghĩa khác lớn Tóm lại, hầu hết tình giao tiếp kinh doanh cần có giọng điệu thân thiện, khách quan, thiết thực truyền tải nồng ấm, mạnh mẽ kính trọng Bạn không muốn âm tiêu cực, trang trọng, không thành thực thể hạ mình, thành kiến, yếu bất kínhtrong trình bày Bạn nên ý xác định giọng điệu bạn dùng nói 3.4.8.2 Âm lượng Một khía cạnh lớn việc sử dụng giọng nói hiệu âm lƣợng, cƣờng độ âm Sự điều chỉnh âm thích hợp tạo cho bạn khả truyền đạt cảm xúc đến ngƣời nghe Ngoài ra, điều chỉnh làm tăng khả nhấn mạnh bạn tạo động sinh động giao tiếp miệng 3.4.8.2.1 Sử dụng mức độ âm lượng phù hợp Mục đích điều chỉnh âm lƣợng tất thành viên khán giả nghe đƣợc Bạn muốn diễn đạt rõ ràng giọng bạn khơng phải hị hét Nếu khán giả nghĩ bạn hét, bạn tạo rào cản giao tiếp Ý kiến phản hồi phần quan trọng tiến trình giao tiếp Bạn thu đƣợc thông tin phản hồi mức độ âm lƣợng bạn cách hỏi khán giả nghe rõ không Một nguồn thơng tin phản hồi khác tín hiệu khơng lời bạn đạt đƣợc từ phía ngƣời nghe Khán giả bạn dƣờng nhƣ tập trung nghe cách cao độ? Mọi ngƣời có căng thẳng nghe bạn nói? Có hành động dùng hay hai tay che tai lại không? Nếu thơng tin phản hồi có biểu thị, mức âm lƣợng bạn cần phải điều chỉnh 88 3.4.8.2.2 Thay đổi âm lượng cho nhấn mạnh Mục tiêu thứ hai việc điều chỉnh âm lƣợng thay đổi mức độ âm lƣợng bạn tạo nhấn mạnh Bạn phát âm mạnh, sinh động lơi thơng qua việc nói to diễn văn Bạn tạo tâm trạng đau khổ, nghiêm túc, tôn trọng, cảm thông cách hạ thấp âm lƣợng giọng nói Cả hai phƣơng pháp thƣờng đƣợc sử dụng thấy quan trọng nhấn mạnh bạn nói Bạn trì ý khán giả lƣợng khán giả lớn cách tạo biến đổi giọng nói bạn Trong trƣờng họp đối một, giọng bạn nhƣ đối thoại, nhƣng trƣờng hợp nhóm lớn, âm lƣợng bạn trải rộng tuỳ thuộc vào mục tiêu giao tiếp 3.4.8.3 Độ cao thấp Đây độ cao thấp giọng nói Một giọng nói cao thấp gây phản cảm ngƣời nghe hay khán giả Độ cao thấp có hai khía cạnh quan trọng Tìm kiếm độ cao thấp tự nhiên giọng nói bạn, khơng q trầm hay q bổng sử dụng Sựbiến đổi độ cao thấp nói cho thấy tầm quan trọng nhấn giọng Để xác định giọng nói tự nhiên, mở miệng thật sâu ba lần Lần nói lớn Và lặp lại từ lần hai Độ cao thấp bạn trở nên sâu hơn, giàu hơn, đầy Tiếp tục há miệng lặp lại cụm từ lần ba Hãy cho giọng nói bạn dừng phút Và lặp lại lần Với tập bạn tìm thấy độ cao thấp giọng nói bạn Để tránh gây tổn hại đến dây âm bạn nên tìm sử dụng âm điệu Trong trƣờng hợp bạn căng thẳng, bối rối bực dọc bạn nói với độ cao so với giọng bình thƣờng Điều làm căng dây âm Đồng thời nói với độ cao thấp cách giả tạo thấp giọng tự nhiên nguyên nhân làm căng dây âm Điều khơng tốt cho giọng nói bạn làm giọng bạn nghe khàn khàn cộc cằn, giọng nhƣ bực tức gây giọng tạm thời Nếu bạn nghĩ âm điệu bạn cao thấp, hỏi ý kiến chuyên gia nhà chuyên khoa lĩnh vực Với tập có tính bắt buộc mang tính chun nghiệp, âm điệu giọng bạn đạt đƣợc hấp dẫn lơi trình độ 89 3.4.8.4 Tốc độ Thay đổi tốc độ giao tiếp lời nói tạo nhấn mạnh thu hút quan tâm từ phía khán giả Chúng ta khơng cố gắng tránh sử dụng âm độ thấp mức âm lƣợng nhƣ mà tránh dùng tốc độ - giọng nói đều nhƣ nƣớc chảy Tuỳ vào chủ đề lƣợng khán giả bạn có tốc độ nói phù hợp Những vấn đề mang tính chất phức tạp hay nghiêng kỹ thuật phải nói với tốc độ chậm so với chủ đề quen thuộc mang tính giải trí Tốc độ chậm cho phép ngƣời nghe có thời gian tập trung hấp thu đƣợc nói (khoảng 75 đến 150 từ/phút) Hãy cố gắng đạt đƣợc cân rõ ràng nói Vì tốc độ nói q nhanh không rõ ràng, không hiểu nói gì, trình bày gì? Nếu nói q nhanh gây cho khán giả khơng hiểu kịp, tốc độ nói nhanh tốc độ nghe ln có câu hỏi đặt từ khán giá “sao ơng ấy/cơ nói nhanh vậy?” Tóm lại, tốc độ nói khơng q nhanh phải rõ ràng Tốc độ đƣợc sử dụng để nhấn mạnh truyền đạt cảm xúc, nhấn mạnh điều trọng yếu thơng điệp cách nói chậm, truyền đạt lôi với tốc độ cao, tính nghiêm trọng với tốc độ chậm Một điểm quantrọng thay đổi tốc độ bạn nói Việc học thuộc để diễn đạt tốt đẩy nhanh tốc độ làm cho thông điệp đƣợc hiểu dễ dàng 3.4.8.5 Ngắt nghỉ Ngắt nghỉ nhƣ vào lúc thuyết trình khó khăn ngƣời tập diễn thuyết Thậm chí, khoảnh khắc im lặng giống nhƣ thời gian chết Song bạn tự tin, bạn nhận thấy ngắt nghỉ thực hữu ích Ngắt nghỉ dấu hiệu kết thúc phần trình bày xong, khơi mào ý để ngƣời suy nghĩ tạo tác động đáng kể cho nói Kỹ ngắt nghỉ hợp lý phần phụ thuộc vào chủ quan ngƣời nói (cảm giác), phần phụ thuộc vào kinh nghiệm thuyết trình họ Bạn khơng thể lúc ngắt nghỉ lúc nhƣng tập từ Hãy quan sát diễn giả kinh nghiệm học hỏi cách họ lựa chọn điểm dừng để điều chỉnh lại tốc độ nói cho phần 90 Khi bạn ngắt nghỉ, chắn ràng bạn dừng sau trình bày xong ý không chừng, không bạn gây “nhiễu” tập trung cho ngƣời nghe Cũng đừng lấp đầy im lặng với từ “à”, “ờ” ngƣời nghe đặt câu hỏi trí tuệ, khả năng, chí trung thực ngƣời nói 3.4.8.6 Phát âm Phát âm rõ ràng hƣớng đến cách phát âm đầy đủ phần từ Yêu cầu phát âm phần từ phải rõ ràng xác Đây cách thức bạn nối âm để nói từ Bạn tạo âm riêng biệt (phát âm rõ ràng) nhƣng khơng phát âm cách xác Từ điển nguồn thông tin tốt để phát âm xác từ riêng biệt Có hai cách để kiểm tra cách phát âm Đầu tiên dựa vào từ điển, cách thƣờng đƣợc ƣa thích thƣờng dùng, cách phát âm theo cách đƣợc chấp nhận nhƣng cách phổ biến thƣờng khơng xác Trong trƣờng hợp phát âm chất lƣợng cao phản ánh bạn ngƣời thơng minh đƣợc tín nhiệm Ngƣời nghe ln mong đợi bạn nói cách xác, giảm thiểu khả hình thành rào cản giao tiếp, giúp ngƣời nhận tập trung vào nội dung thông điệp Ngƣời giao tiếp lời nói tốt ln ln phải phát âm CÂU HỎI ÔN TẬP Tại phải chọn chủ đề mục đích cho thuyết trình? Để thích ứng đƣợc với thính giả thuyết trình, phải làm cơng việc gì? Xây dựng nội dung thuyết trình, anh/chị cần phải làm gì? Theo anh/chị cơng việc quan trọng nhất? Tại sao? Để có thuyết trình thành cơng, phải lƣu ý điểm gì? BÀI TẬP TÌNH HUỐNG Giả sử anh/chị nhân viên bán hàng cho công ty, lựa chọn sản phẩm để tiến hành thuyết trình chào bán hàng? 91 ... CHUNG VỀ GIAO TIẾP KINH DOANH NỘI DUNG CHƢƠNG: 1. 1 Khái luận giao tiếp giao tiếp kinh doanh 1. 2 Tầm quan trọng giao tiếp kinh doanh 1. 3 Mục tiêu giao tiếp kinh doanh 1. 4 Các kiểu giao tiếp kinh doanh... CHUNG VỀ GIAO TIẾP KINH DOANH 1. 1 KHÁI LUẬN VỀ GIAO TIẾP VÀ GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH 1. 2 TẦM QUAN TRỌNG CỦA GIAO TIẾP KINH DOANH 1. 2 .1 Giao tiếp kỹ cần thiết nơi làm việc 1. 2.2 Cách... giao tiếp kinh doanh 1. 5 Quá trình giao tiếp kinh doanh 1. 6 Các rào cản giao tiếp kinh doanh 1. 7 Nguyên tắc giao tiếp kinh doanh 1. 1 KHÁI LUẬN VỀ GIAO TIẾP VÀ GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH Con ngƣời