Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Chương 6: Kỹ năng đàm phán

Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh - Chương 6: Kỹ năng đàm phán, gồm các nội dung chính sau: Chuẩn bị đàm phán; Xây dựng kế hoạch đàm phán; Kiểm tra và tập dượt các phương án đàm phán; Phương thức đàm phán; Tiến trình đàm phán; Nghệ thuật mở đầu đàm phán. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chương 6: Kỹ đàm phán Chuẩn bị đàm phán Xây dựng kế hoạch đàm phán Kiểm tra tập dượt phương án đàm phán Phương thức đàm phán Tiến trình đàm phán Nghệ thuật mở đầu đàm phán 175 Chuẩn bị đàm phán • Nhiều tác giả cho chuẩn bị tốt xem đàm phán thành công 50% Vì vậy, đị hỏi thành viên tham gia đàm phán phải có chuẩ bị chu đáo Có qui tắc cần tuân thủ: – Tạo điều kiện đủ thời gian cần thiết cho việc chuẩn bị đàm phán – Làm việc có phương pháp theo kế hoạch 176 • Mỗi đàm phán có nội dung, yêu cầu riêng, nhìn chung cần chuẩn bị số cơng việc: • Các cơng việc liên quan đến việc tổ chức lập kế hoạch đàm phán • Các công việc cụ thể chuẩn bị cho đàm phán • Cơng việc soạn thảo, biên tập tài liệu có liên quan tới đám phán • Các cơng việc luyện tập, đề phịng tình xảy • Đề mục tiêu, phân tích sơ bộ, dự kiến thành viên tham gia • … 177 • Để chủ động tổ chức đàm phán, cần phải có yếu tố: – Tính tích cực, chủ động, nhạy bén, – Ĩc linh cảm, phán đốn khả xảy – Khả phân tích sơ – Giải công việc cần thiết cho đàm phán 178 1.1 Thu thập xử lý tài liệu ban đầu • Cơng việc thu thập xử lý tài liệu cơng việc khó cần thiết, cần dành nhiều thời gian cho việc • Tài liệu có nhiều từ nhiều nguồn khác Để tuyển chọn tài liệu cần thiết, đặt câu hỏi: – – – – Tài liệu đem lại lợi ích cho đàm phán? Tài liệu có tính thuyết phục đối tác khơng? Cần thời gian dể trình bày? Có thể bỏ tài liệu khơng? 179 • Như vậy, công việc liên quan đến thu thập tài liệu: • Thu thập liên quan đến đàm phán • Lựa chọn hệ thống hóa tài liệu: sau chọn lọc cần hệ thống hóa tài liệu thành nhóm kiện, số liệu … • Phân tích tài liệu thu thập Để đạt mục tiêu, cần tập trung phân tích đưa số phán đoán đối tác, mục tiêu họ, vấn đề nảy sinh trình đàm phán… 180 1.2 Chuẩn bị tổ chức nhân cho đàm phán • Nhân cho đàm phán phải lựa chọn kỹ lưỡng phù hợp với mục tiêu, nội dung đối tác đàm phán Nhân chia thành nhóm chính: • Thứ nhất, người lãnh đạo nhóm đàm phán • Thứ hai, nhà chun mơn tham gia đồn đàm phán • Thứ ba, thư ký đồn đàm phán 181 Nhiệm vụ nhà chuyên môn tham gia đồn đàm phán • Bằng kiến thức chun mơn, họ tham gia đàm phán phần việc có liên quan • Họ phải phân tích tình hình trình đàm phán, theo dõi chiến lược sách lược bên • Tìm kiếm điểm chung nhượng điểm cứng rắn để kiến nghị với lãnh đạo • Cung cấp thơng tin cụ thể, chi tiết luận giải vấn đề cần thiết • Theo dõi đánh giá đề nghị đưa trình đàm phán, giúp lãnh đạo đoàn đàm phán đưa định cuối 182 Xây dựng kế hoạch đàm phán 2.1 Tầm quan trọng công tác xây dựng KH đàm phán • Khái quát nội dung, diễn biến đàm phán • Khơng bị động nhiều tình bất ngờ, có chuẩn bị trước • Chủ động dẫn dắt đàm phán • Linh hoạt ứng phó với tình • Từ mang lại hiệu đàm phán cao 183 2.2 Nội dung xây dựng kế hoạch đàm phán • Cần thực thao tác: – Xác định nhiệm vụ trước mắt đàm phán – Tìm kiếm phương pháp (đề cách thức giải vấn đề) – Phân tích yếu tố, khả bên ngồi, bên trong, chủ quan, khách quan việc thực đàm phán – Xác định nhiệm vụ ngắn hạn, trung hạn mối liên hệ việc thực nhiệm vụ – Đề xuất biện pháp thực nhiệm vụ kể 184 • Phân chia kế hoạch tổng quát thành kế hoạch chi tiết • Mục tiêu việc xây dựng kế hoạch chi tiết đàm phán: – Cho phép nhiệm vụ cụ thể số lượng, chất lượng công việc, thao tác phải làm … – Xác định khơi thông khâu bế tắc, loại trừ khó khăn trình đàm phán – Cho phép định rõ trách nhiệm, quyền hạn cá nhân, kiểm tra việc thực trách nhiệm quyền hạn 185 • Lập loại kế hoạch cần thiết phục vụ cho việc tiến hành đàm phán – Kế hoạch chung – Kế hoạch chiến lược – Kế hoạch chiến thuật – Kế hoạch thực cụ thể – Kế hoạch thu thập thông tin tài liệu – Kế hoạch triển khai đàm phán theo thời gian 186 Kiểm tra tập dượt phương án đàm phán 3.1 Hoàn thiện kế hoạch đàm phán • Đây khâu tu sửa, điều chỉnh kế hoạch đàm phán cho thật hoàn thiện 3.2 Tập dượt phương án đàm phán • Diễn tập suy nghĩ: hình dung óc tưởng tượng nhằm chuẩn bị tư tưởng sẵn sàng đàm phán • Diễn tập lời: diễn tập cách đóng kịch đàm phán để thấy vấn đề nảy sinh 187 Phương thức đàm phán 4.1 Đàm phán qua điện tín 4.2 Đàm phán qua điện thoại 4.3 Đàm phán qua thư, điện tử, tin học 4.4 Đàm phán trực tiếp 188 Tiến trình đàm phán nguyên tắc đàm phán 5.1 Tiến trình đàm phán – Tìm hiểu thực tế – Giảo lao – Giảm khác biệt văn hóa, quan điểm… – Mặc dứt khoát 189 5.2 Các nguyên tắc đàm phán kinh doanh • Phải am hiểu đối tác • Xây dựng niềm tin, thu hút ý, khêu gợi quan tâm hứng thú đối tác • Luận chứng chi tiết, lập luận sắc sảo, minh chứng cụ thể, rõ ràng • Tác động vào sở thích làm tan mối nghi ngờ đối tác • Biến đổi, chuyển hóa nhu cầu đối tác vào định cuối 190 Nghệ thuật mở đầu đàm phán 6.1 Mục đích mở đầu đám phán • Tiếp xúc với đối tượng đàm phán • Xây dựng bầu khơng khí thuận lợi cho đàm phán • Lơi ý • Kích thích quan tâm đến đàm phán • Nắm quyền chủ động (nếu cần thiết) • Lưu ý: Ấn tượng ban đầu quan trọng 191 6.2 Phương pháp mở đầu đàm phán • • • • Phương pháp làm dịu căng thẳng Phương pháp kiếm cớ (móc xích) Phương pháp kích thích trí tưởng tượng Phương pháp mở đầu trực tiếp – Thông báo ngắn gọn nguyên nhân tổ chức đàm phán – Nhanh chóng chuyển từ vấn đề chung sang vấn đề cụ thể 192 6.3 Những thủ thuật qui tắc mở đầu đàm phán • Một vài vấn đề nhỏ nhặt dễ tạo nên bầu khơng khí thuận lợi: – Lời phát biểu khai mạc phải rõ ràng, ngắn gọn, súc tích – Phải gọi tên đầy đủ đối tác nói chuyện với họ – Trang phục, tư thế, vẻ mặt phải phù hợp – Thể thái độ tôn trọng nhân cách người đối thoại, ý đến ý kiến, nhu cầu họ – Có nhận xét đánh giá tích cực … 193 6.4 Những khó khăn thường gặp giai đoạn mở đầu đàm phán • Có thể xuất thái độ ác cảm, thiện cảm (ấn tượng ban đầu) • Thành kiến định kiến: xuất phát từ nhiều nguồn thông tin khác hình thành nên thái độ - thành kiến định kiến Trong trường hợp này, cần bình tĩnh, không vội vàng, hấp tấp 194 BÀI TẬP THẢO LUẬN NHÓM Giả sử đơn vị bạn chuẩn bị mua số xe với giá trị tương đối lớn Bạn giao nhiệm vụ chuẩn bị đàm phán mua lơ xe, bạn làm để việc đàm phán có hiệu quả? 195 CẢM ƠN CÁC BẠN ĐÃ CHÚ Ý LẮNG NGHE! 196 ... tưởng sẵn sàng đàm phán • Diễn tập lời: diễn tập cách đóng kịch đàm phán để thấy vấn đề nảy sinh 187 Phương thức đàm phán 4.1 Đàm phán qua điện tín 4.2 Đàm phán qua điện thoại 4.3 Đàm phán qua thư,... nghị đưa trình đàm phán, giúp lãnh đạo đoàn đàm phán đưa định cuối 182 Xây dựng kế hoạch đàm phán 2.1 Tầm quan trọng công tác xây dựng KH đàm phán • Khái quát nội dung, diễn biến đàm phán • Khơng... đạo nhóm đàm phán • Thứ hai, nhà chun mơn tham gia đồn đàm phán • Thứ ba, thư ký đoàn đàm phán 181 Nhiệm vụ nhà chun mơn tham gia đồn đàm phán • Bằng kiến thức chuyên môn, họ tham gia đàm phán phần