Như đã trình bày ở trên, NXB Thống Kê tiến hành tập hợp chi phí sản xuất theo 5 khoản mục: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí trả trước và chi phí thuê ngoài.
Tại NXB Thống kê có hai bộ phận song song tiến hành sản xuất là Xưởng in và phòng Sản xuất – kinh doanh. Hai bộ phận trên đều có máy in, sử dụng những yếu tố đầu vào để tiến hành sản xuất ra sản phẩm. Vì vậy, chi phí sản xuất sẽ được hạch toán theo 2 bộ phận này. Những loại chứng từ, tài khoản và sổ kế toán sử dụng để hạch toán chi phí sản xuất sẽ được đề cập cụ thể trong khi hạch toán từng khoản mục phí cụ thể.
2.2.2.1. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nguyên vật liệu chính: Những nguyên vật liệu được sử dụng chủ yếu trong in ấn là giấy in, mực in và kẽm trong đó giấy in chiếm một tỷ trọng lớn nhất, và do vậy nó đóng vai trò quan trọng nhất đối với quá trình hình thành sản phẩm. Nhà xuất bản Thống kê sử dụng những loại giấy sau trong sản xuất:
BẢNG 2.4: DANH MỤC CÁC LOẠI GIẤY SỬ DỤNG TẠI NXB THỐNG KÊ
(đơn vị: đồng)
STT Loại giấy Định lƣợng Độ trắng Đơn vị tính Giá bán
1 BB (27 x 39) 70 g/m2 84 Tờ 110 2 BB (26 x 36) 70 g/m2 90 Tờ 115 3 BB (39 x 54) 58g/m2 90 Tờ 180 4 BB (42 x 29,7) 80g/m2 90 Tờ 150 5 BB (31 x 42) 70g/m2 84 Tờ 175 6 BB (29,7 x 42) 58g/m2 84 Tờ 102 7 BB 76 IS (27 x 36) 58g/m2 Tờ 92 8 Giấy viết trắng (42x29,7) 70g/m2 84 Tờ 132 9 Bìa Việt Trì 79 x 109 100g/m2 Tờ 960 10 Giấy OPSET 42 x 59,5 Tờ 353 11 Giấy Couche 230g/m2 Tờ 3900 (nguồn: Xưởng in) Nguyên vật liệu phụ: NVL phụ là những loại được sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thành sản phẩm. Những nguyên vật liệu phụ tại NXB Thống kê được sử dụng trong quá trình gia công, đóng xén sách. Khi những nguyên vật liệu chính (giấy in, mực in, kẽm) sau khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ cho ra các sản phẩm là những tờ rời rạc. Muốn đóng thành sách hoặc thành các quyển biểu mẫu chứng từ (nếu cần) thì cần sử dụng thêm những NVL như: chỉ khâu, ghim, hồ dán, dầu, mỡ chạy máy …Tuy nhiên, lượng NVL phụ này chỉ chiếm một lượng nhỏ và NXB Thống kê có thể thuê gia công ở bên ngoài.
Chứng từ sử dụng: Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào; Tổng hợp bảng kê hàng hóa dịch vu mua vào; Phiếu xuất kho; Bảng kê giá trị nguyên vật liệu Nhập – Xuât - Tồn; Tổng hợp bảng kê nguyên vật liệu và bán thành phẩm Nhập - Xuất - Tồn; Phiếu kiểm kê nguyên vật liệu; Bảng kê chi phí sản xuất “Sách”; Bảng kê chi phí sản xuất “Biểu mẫu chứng từ”.
Tài khoản sử dụng: TK 621 “Chi phí nguyên liệu, vật liêu trực tiếp” Sổ kế toán sử dụng: Chứng từ ghi sổ; Sổ cái các tài khoản liên quan (TK
621, 152...).
Trình tự hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Trong 5 khoản mục chi phí đã nêu trên thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn nhất, do đó tầm quan trọng của yếu tố này cũng được đánh giá cao nhất. Mặt khác, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sẽ được sử dụng làm tiêu thức để phân bổ chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung. Bởi vậy, hạch toán tốt chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vừa là yêu cầu cần đảm bảo cho việc tính giá thành được chính xác, vừa là biện pháp quản lý hiệu quả các nguồn lực nhằm giảm chi phí hạ giá thành. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho sử dụng tại NXB Thống kê là phương pháp kiểm kê định kỳ, quá trình hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp diễn ra như sau:
Đầu kỳ , kế toán sẽ thực hiện kết chuyển giá trị nhuyên vật liệu tồn kho đầu kỳ từ TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu” sang TK 6111 “Mua hàng”. Căn cứ vào cột “Tồn cuối kỳ” trên “Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn” lập cho Xưởng in và phòng Sản xuất - kinh doanh (Biểu số 2.8 và Biểu số 2.9) của kỳ trước, kế toán lập một chứng từ ghi sổ phản ánh giá trị NVL tồn kho đầu kỳ được kết chuyển cho
toàn NXB Thống Kê:
BIỂU 2.1 : CHỨNG TỪ GHI SỔ
Nhà xuất bản Thống kê 98 Thụy Khuê-Tây Hồ-Hà Nội
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Tháng 01 năm 2007.
Chứng
từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Số NT Nợ Có
Kết chuyển nguyên vật
liệu tồn kho đầu kỳ 611 152 54.879.400
Cộng x x 54.879.400 x Kèm theo..1... chứng từ gốc Ngƣời lập (Ký, họ tên) Ngày … tháng 01. năm 2007 Kế toán trƣởng (Ký, họ tên)
Trong quá trình sản xuất có các hoạt động sau:
1 - Căn cứ vào nhu cầu sản xuất trong kỳ mà Xưởng in và phòng Sản xuất - kinh doanh sẽ đề nghị mua bổ sung nguyên vật liệu. Đề nghị này được chấp nhận thì mới tiến hành mua nguyên vật liệu chứ Xưởng in và phòng Sản xuất – kinh doanh không được tự quyết định mua. Tại NXB Thống kê có 3 kho nhập xuất là: kho Xưởng in, kho Sản xuất – kinh doanh và kho Quản lý. Chính vì vậy, khi mua NVL, căn cứ vào hóa đơn kế toán sẽ lập bảng kê cho từng kho nhập để tiện theo dõi. Trong các kho kể trên, chỉ có NVL tại kho Xưởng in và kho Sản xuất – kinh doanh là được sử dụng trực tiếp sản xuất. Nguyên vật liệu tại kho Quản lý được sử dụng vào các hoạt động sản xuất chung cũng như các hoạt động ngoài sản xuất. Căn
cứ vào hóa đơn mua hàng, kế toán lập”Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch
Đơn vị: Xƣởng in BIỂU 2.2 : BẢNG KÊ HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HÓA, DỊCH VỤ MUA VÀO Mẫu số 03/GTGT
Kèm theo tờ khai thuế GTGT
(Dùng cho cơ sở kê khai khấu trừ thuế hàng tháng)
Tháng 01 năm 2007
Tên cơ sở kinh doanh: Nhà xuất bản thống kê
Địa chỉ: 98 Thụy Khuê – Tây Hồ - Hà Nội
Hóa đơn, chứng từ mua
Tên người bán Mã số thuế người bán Mặt hàng Ghi có TK đối ứng (mua)
Doanh số mua chưa có
thuế Thuế
suất Thuế GTGT Ghi chú Ký hiệu hóa đơn Số hóa đơn Ngày, tháng năm phát hành NVL TP 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
ND 6674451 8/01 Nhà máy giấy Bãi Bằng 0100110441 Giấy BB(31x42) 112 38.402.500 10% 3.840.250
ND 6674451 8/01 Nhà máy giấy Bãi Bằng 0100110441 Giấy BB(27x39) 112 25.120.000 10% 2.512.000
ND 6674451 8/01 Nhà máy giấy Bãi Bằng 0100110441 Giấy BB(26x36) 112 21.940.000 10% 2.194.000
ND 6987551 21/01 Nhà máy giấy Bãi Bằng 0100110441 Giấy viết trắng 331 60.468.600 10% 6.046.860
SD 2600178 27/01 Công ty TNHH Bình Ngọc 0101276315 Kẽm A3P23 331 15.000.000 10% 1.500.000
… … … … … … … … … … … …
Tổng cộng 197.047.500 17.882.000
Ngày…tháng…năm 2007
Ngƣời lập biểu Kế toán trƣởng
“Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào” trên là cơ sở để kế toán lập Chứng từ ghi sổ( ghi Nợ TK611 và ghi Có các tài khoản khác) vào ngày 31/01/2007 (do Chứng từ ghi sổ được mở 30 ngày 1 lần). Chứng từ ghi sổ này sẽ có định khoản
Nợ TK 611 Phần NVL nhập mua và giá trị thuê in ngoài Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111 Phần thanh toán bằng tiền mặt Có TK 112 Phần thanh toán bằng TGNH Có TK 141 Thanh toán bằng tạm ứng Có TK 331 Phần còn nợ người bán
Đồng thời, kế toán vào sổ chi tiết các TK 611, 133, 111, 112, 141, 331.
2 - Căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc kế hoạch sản xuất trong kỳ đã được Giám đốc phê duyệt, phòng Sản xuất – kinh doanh sẽ lập Phiếu tính giá (Biểu số 2.3) xác định chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (theo như định mức) và chi phí nhuận bút (nếu có). Do đặc thù của sản phẩm in ấn là lượng nguyên vật liệu đầu vào (giấy, kẽm, bìa) có thể tính toán khá chính xác và giá trị của những yếu tố đầu vào này ít thay đổi nên có thể ước lượng trước chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Do việc thỏa thuận nhuận bút được tiến hành khi ký Hợp đồng kinh tế nên trước chi sản xuất ta đã có thể xác định chi phí nhuận bút là bao nhiêu. Tuy nhiên trong Phiếu tính giá không có chi phí sản xuất chung, mà chi phí sản xuất chung sẽ được tập hợp và phân bổ theo mức tiêu hao nguyên vật liệu chính vào cuối kỳ. Phiếu tính giá này là cách thức quản lý chi phí rất hiệu quả do nó được lập ra dựa theo yêu cầu của khách hàng về khuôn khổ, mẫu mã, chất lượng và số lượng. Nó giảm thiểu hiện tượng lãng phí nguyên vật liệu và đáp ứng yêu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.
Cơ sở lập Phiếu tính giá:
Với khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: NVL trực tiếp có thể tính được trên Phiếu tính giá bao gồm: giấy in, kẽm và bìa.
_ Dựa vào những thông số trên Hợp đồng kinh tế đã ký kết về số lượng, chất lượng, mẫu mã của sản phẩm mà phòng Sản xuất – kinh doanh sẽ xác định được loại giấy và khối lượng giấy cho thích hợp với nhu cầu của khách hàng. Loại giấy bìa cũng được lựa chọn theo yêu cầu đã đặt ra.
_ Dựa vào chủng loại, số lượng giấy in đã xác đinh, phòng Sản xuất – kinh doanh sẽ tính toán khối lượng kẽm tương ứng cần sử dụng trong khâu bình bản.
Giá trị NVL trên Phiếu tính giá được xác định theo phương pháp giá đích danh (tính trực tiếp) và đã bao gồm 2% hao hụt NVL trong định mức.
Với khoản mục chi phí nhuận bút: Chỉ có những ấn phẩm do NXB Thống kê lên kế hoạch xuất bản với cộng tác viên – tác giả xuất bản thì mới có nhuận bút. Khi đó căn cứ vào tiền nhuận bút phải trả cho cộng tác viên – tác giả, phòng Sản xuất – kinh doanh ghi phần chi phí này vào Phiếu tính giá.
Luân chuyển Phiếu tính giá: Phòng Sản xuất – kinh doanh lập xong Phiếu tính giá sẽ chuyển lên phòng Kế toán, cụ thể là chuyển cho kế toán hàng hóa (phụ trách tình hình Nhập - Xuất - Tồn của nguyên vật liệu). Phiếu tính giá này phải được gửi kèm với Hợp đồng kinh tế đã ký. Bản sao được giữ tại phòng Sản xuất – kinh doanh để chuyển cho công nhân trực tiếp in ấn. Phiếu tính giá này được xem như lệnh xuất, vì vậy nơi tiến hành sản xuất (Xưởng in, phòng Sản xuất – kinh doanh) sẽ dựa vào đó để yêu cầu thủ kho xuất nguyên vật liệu. Phiếu tính giá này được dùng làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ (ghi Nợ TK 621, có TK611) và do kế toán hàng hóa lưu.
Ví dụ về lập Phiếu tính giá: Theo kế hoạch xuất bản cuốn sách “Sinh viên nghiên cứu khoa học và sáng tạo kỹ thuật VIFOTEC” đã được duyệt, biểu hiện bằng Quyết định xuất bản, phòng Sản xuất - kinh doanh sẽ tiến hành lập Phiếu tính giá số 3 cho sản phẩm này.
Yêu cầu của khách hàng về cuốn sách như sau:
+ Số trang : 228 trang (gồm 8 ảnh) + Khổ : 14,4 cm x 20,5 cm
+ Số bản : 500 + Màu : 1 màu + 4 màu
+ Giấy ruột: BB 27 x 39 + Bìa : Couche, láng nilon mịn Từ yêu cầu trên, phòng Sản xuất - kinh doanh xác định các yếu tố chi
phí ghi trên Phiếu tính giá:
_ Với khoản mục chi phí NVL trực tiếp: để đáp ứng yêu cầu về khuôn khổ và chủng loại ruột sách, NXB Thống kê phải dùng giấy BB 27 x 39 để in. Với loại bìa
Couche, định lượng là 230g/m2
, in bìa xong sử dụng nilon láng mịn. Căn cứ vào nội dung và khổ sách thì tính ra số lượng kẽm cần dùng là 58 bản.
_ Với khoản mục chi phí nhuận bút: Nhuận bút phải trả cho tác giả là 6.000.000 VNĐ, đã được thỏa thuận trong hợp đồng.
Phiếu tính giá có dạng như sau:
BIỂU 2.3 : PHIẾU TÍNH GIÁ
Nhà xuất bản Thống kê PHIẾU TÍNH GIÁ
98 Thụy Khuê-Tây Hồ-Hà Nội Tên kho nhập: Sản xuất - kinh doanh Số:.. 3../PTG
Tên ấn phẩm: Sinh viên nghiên cứu khoa học và sáng tạo kỹ thuật VIFOTEC Hợp đồng đặt in số 10 tháng 01/2007
Tên đơn vị: phòng Sản xuất - kinh doanh
(đơn vị: đồng)
Khoản mục chi phí Khuôn khổ vật tƣ Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
1.Chi in ruột, bìa, chế bản _ In ruột bằng giấy và in tại Thống kê. _ In bìa bằng giấy và In tại Thống kê. _ Kẽm in _ Phim _ Mực in 27 x 39 31,5 R 58 bản 50.200 10.000 1.581.300 590.700 580.000 414.000 621 621 621 621 2.Chi đóng xén bó 500.000 622
3.Tiền bản quyền của tác giả 6.000.000 142
4.Chi khác (nếu có)
Tổng cộng 9.666.000
Phiếu nhập kho số :…ngày..., số lượng nhập… Khuôn khổ 14,4 x 20,5 Số trang ruột: 228 trang Số trang quy ra khổ 13 x 19
Ngày…tháng 01 năm2007
Giám đốc Kế toán trƣởng Trƣởng phòng Ngƣời lập biểu
Phiếu tính giá trên được gửi lên phòng kế toán, kèm với Hợp đồng kinh tế coi như một chứng từ gốc để làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ vào cuối tháng (ngày 31/01/2007). Khi đó trên Chứng từ ghi sổ có định khoản:
Nợ TK 621 Chi phí nguyên vật liệu phát sinh trong tháng Có TK 611 NVL xuất dùng trong tháng
Đồng thời, kế toán có thể vào sổ chi tiêt TK 621 và sổ chi tiết TK 611.
3 - Trong quá trình sản xuất, khi xảy ra hao hụt ngoài định mức, công nhân trực tiếp sản xuất sẽ có trách nhiệm phải bồi thường. Nơi sản xuất sẽ lập giấy để xác nhận mức hao hụt phải bồi thường và đối tượng bồi thường rồi gửi cho phòng Kế toán – tài chính. Căn cứ vào giấy này, kế toán có thể mở Chứng từ ghi sổ:
Nợ TK 138 Số bồi thường
Có TK 611 Số bồi thường
Đồng thời, kế toán sẽ vào sổ chi tiết TK 138 và TK 611.
Mặt khác, kế toán sẽ gửi giấy đề nghị cho thủ kho xuất lượng NVL tương ứng với số hao hụt để đảm bảo tiếp tục sản xuất.
4 – Căn cứ vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được xác định trên Phiếu tính giá, phòng Kế toán – tài chính lập 2 loại bảng kê khác nhau: “Bảng kê chi phí sản xuất sách” (Biểu số 2.4 và Biểu số 2.5) liệt kê chi phí NVL trực tiếp của Sách và “Bảng kê chi phí sản xuất biểu mẫu, chứng từ” (Biểu số 2.6) liệt kê chi phí NVL trực tiếp của biểu mẫu, chứng từ.
Tác dụng của hai loại bảng kê này là theo dõi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh tại từng bộ phận sản xuất là Xưởng in và phòng Sản xuất - kinh doanh. Căn cứ vào hai loại bảng kê này ta cũng xác định được chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của từng sản phẩm (đơn đặt hàng) cụ thể. Bảng kê tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán so sánh mức tiêu hao NVL của từng đơn vị sản xuất, góp phần nâng cao tinh thần tiết kiệm, tránh hao hụt lãng phí NVL. Điều này giúp cho việc quản lý chi phí chặt chẽ hơn, thuận tiện hơn. Bảng kê chi phí sản xuất có 3 bảng, trong đó
Xưởng in có 2 bản và phòng Sản xuất - kinh doanh có 1 bảng. Kết cấu của các bảng này như sau:
Nhà xuất bản Thống kê BIỂU 2.4 : BẢNG KÊ CHI PHÍ SẢN XUẤT CỦA SÁCH"
98 Thụy Khuê - Tây Hồ - Hà Nội Tháng 01/2007
Đơn vị: Phòng Sản xuất - kinh doanh
Đơn vị: đồng Phiếu tính giá Tên sách Số lƣợng Khuôn khổ Hệ số quy chuẩn Tổng số trang in
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Số N - T Bìa Giấy in Kẽm Cộng
3 03/01
Sinh viên nghiên cứu khoa học và sáng tạo kỹ thuật VIFOTEC
500 14,4 x 20,5 1,20 136.246 590.700 1.581.300 580.000 2.752.000
4 07/01 Những điều cần biết
về Thống kê 500 17 x 24 1,65 99.109 612.350 1.982.730 208.000 2.803.080 8 07/01 Tư liệu kinh tế - xã hội 671
Huyện, Quận, Thị xã,Thành phố thuộc tỉnh Việt Nam
350 19 x 27 2,08 1.985.950 8.610.200 23.049.360 3.216.800 34.876.360 … … … …. … …. …. …. …. …. … … … …. … …. …. …. …. …. Tổng 4.268.900 9.758.600 76.750.000 17.863.100 104.371.700 Ngày…tháng…năm2007
Kế toán trƣởng Ngƣời lập biểu
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)