Cập nhật và hiểu đúng những quy định của chế độ đã là một điều khó, vận dụng phù hợp chế độ vào thực tế của doanh nghiệp còn khó gấp nhiều lần. Có thê nói bộ máy kế toán tại NXB Thống kê đã làm được điều rất khó trên. Những thành công trong việc tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại NXB Thống kê là rất đáng ghi nhận. Tuy nhiên, bộ máy kế toán gọn nhẹ 4 người về một khía cạnh khác lại chính là nhược điểm của NXB Thống kê. Khối lượng công việc lớn (đặc biệt là vào những thời điểm làm báo cáo) đổ dồn lên vai của 4 thành viên dẫn đến tình trạng một số phần hành bị xử lý tắt, chưa phù hợp với yêu cầu. Một số tồn tại mà em nhận thức được là:
Về hình thức sổ kế toán áp dụng: hình thức Chứng từ ghi sổ bên cạnh những ưu điểm cũng đem lại cho bản thân người làm kế toán những khó khăn nhất định: Chứng từ ghi sổ chỉ mở mỗi tháng một lần nên nộ dung mang tính tổng hợp rất cao, các nghiệp vụ chi tiết phát sinh chủ yếu được ghi nhận trên các bảng kê và sổ chi tiết. Sử dụng song song đồng thời bảng kê và sổ chi tiết là không thật sự cần thiết do nội dung giống nhau. Ngoài ra, đến cuối tháng, kế toán phải hao phí rất nhiều lao động để tổng hợp các bảng kê này vào Chứng từ ghi sổ, sổ cái, lên các báo
cáo… Công việc nhiều vào cuối tháng sẽ tạo ra áp lực không nhỏ trong trường hợp có xảy ra sai sót.
Về đối tƣợng hạch toán chi phí sản xuất: chi phí sản xuất tại NXB Thống kê được tập hợp cho toàn bộ quá trình sản xuất. Điều này chưa thật phù hợp với đặc điểm hoạt động của NXB Thống kê là chủ yếu tiêu thụ theo đơn đặt hàng. Chi phí sản xuất phát sinh vẫn được kế toán theo dõi cập nhật hàng ngày vào các bảng kê cần thiết nhưng do đối tượng hạch toán là toàn bộ quá trình sản xuất nên cuối mỗi tháng mới thực hiện khấu phân bổ. Điều này làm ảnh hưởng đến tốc độ giao đơn đặt hàng do đơn đặt hàng dù hoàn thành vào đầu tháng những phải đến cuối tháng mới được tính giá thành. Vô tình chung, việc chậm trễ này cũng làm tăng chi phí bảo quản do những đơn đặt hàng hoàn thành chưa được tính giá thành có thể được tạm nhập kho.
Về hàng tồn kho
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: NXB Thống kê sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho. Đây không phải là một phương pháp được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay do hạn chế về khả năng phản ánh thường xuyên liên tục, có hệ thống tình hình nhập - xuất - tồn NVL. Đối với NXB Thống kê thì phương pháp kiểm kê định kỳ gây ra khó khăn trong việc theo dõi giá trị của NVL nhập xuất tồn do chi phí được xây dựng theo định mức mà đến cuối tháng mới kiểm kê để xác định số thực xuất. Số NVL xuất trong kỳ khó xác định được chính xác đâu là dùng cho sản xuất, đâu là dùng cho bộ phận khác. Công tác tính giá thành sẽ trở nên ngày càng khó khăn hơn khi trong tháng có nhiều đơn đặt hàng cùng lúc hoàn thành. Những hạn chế của phương pháp kiểm kê định kỳ đang sử dụng tại NXB Thống kê thực sự gây ảnh hưởng không có lợi đến công tác hạch toán kế toán.
Nhập mua nguyên vật liệu: NVL nhập kho tại NXB Thống kê chỉ được ghi nhận theo giá mua trên hóa đơn mà không bao gồm chi phí thu mua NVL. Các chi phí thu mua như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho… không được tính vào giá trị của NVL mà lại hạch toán vào TK 641 “Chi phí bán hàng”. Việc ghi
nhận này là chưa chính xác, làm giảm giá trị của NVL, do đó làm giảm chi phí NVL cũng như làm giảm giá trị hàng tồn kho. Mặt khác, nó cũng làm cho chi phí bán hàng cao hơn so với thực tế.
Xuất kho NVL: phương pháp tính giá NVL xuất kho được sử dụng tại NXB Thống kê là phương pháp giá đích danh. Xét về ưu điểm thì đây là phương pháp tính giá cho biết chính xác nhất giá trị của NVL. Xét về nhược điểm thì đây là một phương pháp phức tạp, khó theo dõi và không phù hợp với quy mô sản xuất ngày càng được mở rộng của NXB Thống kê. Phương pháp giá tính danh yêu cầu doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết giá gốc của NVL trong từng lần nhập - xuất. Những lô hàng nhập kho, cho dù giống nhau về kích thước, mẫu mã, chất lượng, chức năng… vẫn phải được nhận diện, ghi nhận giá trị xuất kho theo đúng giá mua trên hóa đơn. Phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp nào có lượng NVL ít hoặc có điều kiện bảo quản riêng từng lô hàng. Đối với giai đoạn phát triển ban đầu của NXB Thống kê, khi mà số lượng ấn phẩm chưa phong phú và đa dạng thì phương pháp tính giá này rất phù hợp. Một thời, nó giúp việc tính giá kịp thời và chi phí được hạch toán sát với thực tế phát sinh. Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay, khi mà quy mô sản xuất của NXB Thống kê đang ngày càng được mở rộng thì phương pháp giá đích danh tỏ ra không còn phù hợp. Số lượng nguyên vật liệu nhập - xuất lớn, số vòng quay của hành tồn kho nhỏ nên chênh lệch giữa giá thực mua của NVL nhập và NVL xuất hầu như không đáng kể. Hơn nữa, số lượng và chủng loại NVL sử dụng ngày càng đa dạng khiến cho việc theo dõi giá trị gốc của từng lô hàng trở nên phức tạp và không cần thiết.
Bên cạnh đó, Phiếu tính giá lại do phòng Sản xuất - kinh doanh (vốn không có chức năng theo dõi qua trình nhập - xuất - tồn của nguyên vật liệu) lập ra. Phiếu tính giá phản ánh số lượng NVL cần xuất để sản xuất đơn đặt hàng, đóng vai trò như một lệnh xuất. Do Phiếu tính giá được lập trước khi thực xuất NVL nên những chỉ tiêu trên phiếu chỉ là định mức và sẽ xảy ra sai lệch so với giá thực tế của hàng tồn kho. Phiếu tính giá này lại là căn cứ để tập hợp chi phí NVL nên sự chênh lệch
này có thể ảnh hưởng đến tính chính xác của chi phí NVLTT và do đó ảnh hưởng đến sự chính xác của giá thành sản phẩm.
Về tài khoản kế toán sử dụng để hạch toán chi phí NVLTT: hệ thống tài khoản cũng được NXB vận dụng đúng quy định của chế độ hiện hành. Tuy nhiên các tài khoản nên được chi tiết nhiều hơn. Ví dụ cả Xưởng in và phòng Sản xuất – Kinh doanh đều tiến hành sản xuất, đều sử dụng nguyên vật liệu và đều là nơi tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp nhưng tài khoản 621 lại không được chi tiết cho nơi sử dụng. Điều này gây một chút khó khăn cho việc nhận biết nơi sử dụng chi phí, không phản ánh hết nội dung của nghiệp vụ phát sinh
Hạch toán chi phí mực in: Như đã trình bày chi phí vật liệu trong chi phí SXC tại NXB Thống kê phần lớn là chi phí mực in. Xét đến tính chất của sản phẩm in thì sự hạch toán này là chưa chính xác. Mực in (cùng với giấy in và bản kẽm) là những yếu tố trực tiếp tham gia vào quá trình hình thành nên sản phẩm nên đúng ra phải được hạch toán vào TK 621 “Chi phí NVL trực tiếp". Tại NXB Thống kê phần chi phí này lại thuộc chi phí SXC, được hạch toán vào TK 6272. Xét đến tổng giá thành thì việc hạch toán này không làm ảnh hưởng nhưng lại phản ánh sai lệch nôi dung của chi phí NVLTT và chi phí SXC.
Về hạch toán chi phí SXC của phòng Sản xuất - kinh doanh: phòng Sản xuất - kinh doanh kiêm đồng thời chức năng liên hệ khách hàng và chức năng sản xuất tại NXB Thống kê. Do đa chức năng nên một số khoản chi phí phát sinh tại phòng Sản xuất - kinh doanh rất khó hạch toán. Ví dụ: hoạt động in ấn và hoạt động tìm kiếm đơn đặt hàng, phát hành sách…đều diễn ra cùng một chỗ; điện nước cho hai hoạt động này sử dụng chung nên chi phí khấu hao nhà làm việc, dịch vụ mua ngoài không biết phải phân bổ vào chi phí sản xuất chung và chi phí bán hàng như thế nào cho hợp lý.
3.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại nhà xuất bản Tống kê