Đặc điểm chi phí thuê ngoài ở NXB Thống kê.
Vào những thời điểm có quá nhiều đơn đặt hàng, công suất của Xưởng in và máy in tại phòng Sản xuất - kinh doanh không đáp ứng được thì NXB Thống kê sẽ phải thuê in ở bên ngoài. Chi phí thuê in được xem như một khoản chi phí thuê ngoài và hạch toán vào TK 6112 “Mua hàng hóa”. Định khoản này có thể được giải thích do khi thuê ngoài thì Sản xuất - kinh doanh sẽ ký hợp đồng thuê in trọn gói. Điều này có nghĩa là bên được thuê có trách nhiệm từ khâu mua NVL đầu vào, tổ chức in ấn đến gia công đóng, xén sách. Sách thuê in đem về là sách đã hoàn chỉnh. Điều này có nghĩa là NXB Thống kê đã mua sản phẩm hoàn thành của một tổ chức khác, vì vậy phần chi phí thuê in này được hạch toán vào TK 6112 “Mua hàng hóa”.
Như vậy đối với những sản phẩm được thuê in ở bên ngoài, các khoản mục chi phí trong giá thành sẽ không còn chi phí NVL trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp nữa. Cũng chính vì vậy mà phần chi phí thuê ngoài nằm trên TK 6112 sẽ được kết chuyển trực tiếp vào TK 631 “Giá thành sản xuất” mà không qua bất cứ một tài khoản trung gian nào.
Chứng từ, tài khoản và sổ kế toán sử dụng
Chứng từ sử dụng: Hợp đồng giao khoán, Biên bản thanh lý hợp đồng, Phiếu chi, Giấy báo Nợ.
TK sử dụng: TK 6112 “Mua hàng hóa” Sổ kế toán sử dụng: Chứng từ ghi sổ, Sổ cái.
Quá trình hạch toán chi phí thuê ngoài
Khi có kế hoạch thuê in ở bên ngoài, NXB Thống kê sẽ kỹ “Hợp đồng
giao khoán”. Nội dung của hợp đồng thường có quy định bên nhận in sẽ phải đảm bảo mọi yếu tố đầu vào và đảm bảo chất luợng của sản phẩm in. Khi công việc in được thực hiện xong, phía NXB Thống kê sẽ xem xét lô hàng, kiểm tra về mặt chất lượng và số lượng. Khi hàng đáp ứng được yêu cầu thì hai bên lập “Biên bản thanh lý hợp đồng”. “Biên bản thanh lý hợp đồng” - thay cho giấy đề nghị chi tiền - để thủ quỹ viết Phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt) hoặc là căn cứ kế toán ra ngân
hàng viết lệnh chi (nếu thanh toán bằng chuyển khoản). Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán vào “Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào” lập riêng cho sản phẩm thuê in ở bên ngoài. Bảng này có kết cấu tương tự như Biểu số 2.2.
Trong tháng 01/2007 toàn bộ chi phí thuê ngoài phát sinh là
259.846.000 VNĐ. Căn cứ vào “Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua ngoài” lập cho các sản phẩm thuê in, cuối tháng kế toán lập một “Chứng từ ghi sổ” phản ánh toàn bộ chi phí thuê ngoài phát sinh trong tháng. Trên “Chứng từ ghi sổ“ này có định khoản sau:
Nợ TK 611(2) 259.846.000 Nợ TK 133 25.984.600 Có TK 111 127.125.200 Có TK 112 32.480.000
Có TK 331 126.255.400