2.1.4.1. Đặc điểm về cơ cấu tổ chức
Hình thức tổ chức bộ máy kế toán áp dụng ở NXB Thống kê là hình thức tập trung. Mọi công việc kế toán đều được tổ chức thực hiện ở phòng Kế toán dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng. Tại các bộ phận khác không tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên làm công tác kiểm kê, thu thập chứng từ để cuối kỳ chuyển về phòng kế toán. Nhà xuất bản Thống kê có một Xưởng in hạch toán phụ thuộc. Xưởng chỉ tiến hành in ấn còn công việc tính giá thành do phòng kế toán thực hiện hàng tháng. Khi đơn đặt hàng nào được hoàn thành, kế toán mới thực hiện tính giá cho đơn đặt hàng đó. Phòng kế toán ở NXB Thống kê có 4 thành viên
Chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh hàng tháng tự tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Cuối mỗi quý, chi nhánh sẽ lập báo cáo và gửi ra trụ sở chính tại Hà Nội. Có thể biểu diễn bộ máy kế toán bằng Sơ đồ 2.3:
SƠ ĐỒ 2.3 : BỘ MÁY KẾ TOÁN Ở NXB THỐNG KÊ Phơi bản
Sửa bông Bình bản
Kế toán trƣởng
BẢNG 2.2 : DANH SÁCH CÁC THÀNH VIÊN PHÒNG KẾ TOÁN
Họ và tên Giới tính Vai trò Trình độ
Hoàng Minh Phượng Nữ Kế toán trưởng Đại học
Nguyễn Anh Tiến Nam Nam Kế toán hàng hoá Đại học
Cát Thị Thu Huyền Nữ Thủ Quỹ Đại học
Nguyễn Hồng Minh Nữ Kế toán tổng hợp Đại học
Chức năng cụ thể của từng người như sau: Kế toán trƣởng:
Kế toán trưởng là người đứng đầu phòng kế toán, chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc về hoạt động của phòng. Vai trò chính của kế toán trưởng là theo dõi chung, lập kế hoạch tài chính, báo cáo sản xuất, quyết toán thuế…Trên cơ sở phân tích số liệu thể hiện trên hệ thống Báo cáo tài chính, kế toán trưởng sẽ đưa ra nhận xét về những ưu, nhược điểm và đưa ra các kiến nghị nhằm phát huy những mặt mạnh và khắc phục các hạn chế. Đây chính là việc thực hiện chức năng tư vấn của kế toán.
Kế toán tổng hợp:
Kế toán tổng hợp phụ trách việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả hoạt động kinh doanh. Cuối kỳ thực hiện chuyển số liệu vào Sổ cái có liên quan và lập bảng cân đối số phát sinh, lập báo cáo tài chính.
Kế toán hàng hóa:
Vai trò của kế toán hàng hoá là theo dõi tình hình nhâp - xuất - tồn của nguyên vật liệu, thành phẩm cũng như hoạt động bán hàng và tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp. Song song với đó, kế toán hàng hoá phải nắm được tình hình thanh
toán với khách hàng và với nhà cung cấp. Như vậy kế toán hàng hoá phụ trách 2 phần hành là hàng hoá và công nợ.
Thủ quỹ:
Thủ quỹ được giao nhiệm vụ giữ tiền mặt của doanh nghiệp. Thủ quỹ thu thập các chứng từ gốc như: phiếu thu, phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng Công thương Ba Đình; kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ này và dùng để ghi vào sổ quỹ. Cuối tháng, đối chiếu sổ quỹ của kế toán tiền mặt. Thủ quỹ tại NXB Thống kê còn kiêm thêm nhiệm vụ của kế toán tiền lương và BHXH.
2.1.4.2. Chế độ kế toán áp dụng tại Nhà xuất bản Thống kê
Là cơ quan văn hoá, NXB Thống Kê đã nhanh chóng cập nhật và vận dụng những thay đổi của chế độ kế toán. Hiện nay doanh nghiệp đã cập nhật tổ chức công tác kế toán theo Quyết định mới nhất: 15/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính.
Chính sách kế toán áp dụng tại NXB Thống kê.
Hiện nay NXB Thống Kê đang thực hiện kế toán thủ công. Mọi công việc kế toán đều do được tiến hành trực tiếp trên hệ thống chứng từ, sổ sách bằng giấy.
Niên độ kế toán: Là năm tài chính theo quy định của Nhà nước (năm dương lịch từ 01/01 đến 31/12).
Kỳ kế toán: NXB Thống Kê áp dụng là kỳ kế toán là từng quý. Đồng tiền sử dụng: Việt Nam Đồng
Nguyên tắc và phƣơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: theo tỷ giá ngân hàng chuyên doanh.
Hình thức sổ kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ (trình tự ghi sổ có thế khái quát bằng sơ đồ trang 16).
Thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ.
Phƣơng pháp kế toán TSCĐ:
_ Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: Theo nguyên tắc giá trị đầu tư, mua sắm TSCĐ.
_ Phương pháp tính khấu hao áp dụng: trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng (khấu hao bình quân) theo thời gian và Quyết định số 206/2003/QĐ - BTC ban hành ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính.
Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho:
_ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho:
+ Với thành phẩm: hàng nhập kho (giá vốn) theo giá thành sản xuất công xưởng bao gồm: chi phí bằng tiền giấy, tiền in (hoặc giá mua) + chi phí bản quyền tác giả (nhuận bút) + chi phí trực tiếp liên quan đến quá trình in ấn sản phẩm.
+ Với NVL: NVL nhập kho theo giá mua ghi trên hóa đơn VAT hoặc hóa đơn thường.
_ Phương pháp đánh giá hàng tồn kho cuối kỳ:
+ Với thành phẩm: Căn cứ vào giá vốn của từng sản phẩm in (= giá thành sản xuất công xưởng = giá mua + chi phí bản quyền + chi phí khác).
+ Với NVL: căn cứ vào giá nhập của từng danh điểm vật tư. Phương pháp xác định giá trị NVL là phương pháp giá đích danh (tính trực tiếp).
_ Phương pháp tổ chức hạch toán chi tiết: Phương pháp thẻ song song
_ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kiểm kê định kỳ. Tình hình trích và lập dự phòng: theo quy định của bộ tài chính.
Chính sách kế toán đối với chi phí đi vay: tỷ lệ vốn hóa được sử dụng để xác định chi phí đi vay được vốn hóa trong kỳ.
Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ
Việc áp dụng chế độ chứng từ tại doanh nghiệp
Hệ thống chứng từ được sử dụng tại NXB Thống Kê tuân theo đúng Quyết
định số 15/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài chính.
Việc tổ chức luân chuyển chứng từ:
Quá trình luân chuyển chứng từ tại NXB Thống Kê được tổ chức đúng với quy định hiện hành, bao gồm các bước: Lập chứng từ, Kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ, Ghi sổ có liên quan đến nghiệp vụ phát sinh và Bảo quản lưu trữ
chứng từ. Kế toán viên phụ trách phần hành nào thì cũng lưu giữ chứng từ của phần hành đó.
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản xây dựng tại NXB Thống Kê tuân theo quy định do Bộ Tài chính ban hành áp dụng cho các doanh nghiệp, cụ thể là dựa trên hệ thống tài khoản được nêu trong Quyết định số 15/QĐ – BTC. Tuy nhiên, do mỗi doanh nghiệp có những đặc thù kế toán khác nhau nên sự vận dụng này phải sáng tạo, phù hợp hoàn cảnh mà vẫn đảm bảo tính đúng đắn. Ví dụ, NXB Thống Kê không phải là công ty cổ phần và cũng không phát hành trái phiếu nên không sử dụng những tài khoản như: TK 3385 “Phải trả về cổ phần hoá”, TK 343 “Trái phiếu phát hành”…
Tổ chức hệ thống Báo cáo kế toán
Những báo cáo được lập tại NXB Thống Kê tuân theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành. Một bộ Báo cáo tài chính đầy đủ bao gồm:
Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01 – DN).
Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh (mẫu số B02 – DN).
Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ (mẫu số B03 – DN).
Bản thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09 – DN).
Những báo cáo này được lập tại phòng kế toán, được kế toán trưởng xem xét lại và chuyển lên để giám đốc kiểm tra ký duyệt. Sau khi được Giám đốc ký duyệt sẽ được gửi đến các cơ quan hữu quan bao gồm: Cục thuế Hà Nội, Cục Quản lý doanh nghiệp, Cục xuất bản, Cục Thống kê Hà Nội, Tổng cục Thống kê, Chi cục quản lý tài chính – doanh nghiệp. Bên cạnh đó còn có báo cáo “Xác định kết quả hạch toán nội bộ” lập cuối tháng phục vụ cho mục đích quản trị nội bộ.
2.1.5. Đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của NXB Thống kê trong những năm gần đây và phƣơng hƣớng phát triển trong tƣơng trong những năm gần đây và phƣơng hƣớng phát triển trong tƣơng lai
BẢNG 2.3 : CÁC CHỈ TIÊU PHẢN ÁNH HIỆU QUẢ KINH DOANH
(Đơn vị: 1000đ)
Tuyệt đối Tỷ lệ
1.Giá trị tài sản bình quân 12.379.029,2 15.149.528,7 2.770.499,5 22,38
2.Vốn CSH bình quân 2.219.798,5 2.482.868,3 263.069,8 11,85
3.DTT bán hàng+DT tài chính 20.424.820,7 22.902.719,3 2.477.898,6 12,13
4.Tỷ suất LN gộp (đơn vị : %) 12,73 14,51 1,78 13,98
5.Số vòng quay của tài sản 1,65 1,51 -0,14 -8,48
6.ROA (đơn vị : %) 1,13 1,20 0,07 6,19
7.ROE (đơn vị : %) 6,29 7,30 1,01 16,06
8.Thu nhập bình quân của
1 LĐ/1tháng (1000đ/người) 1.343,4 1.468,6 125,2 9,32
Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong hai năm 2004 và 2005 rất khả quan. Tỷ suất sinh lời của tài sản tăng lên đến 16,06% từ năm 2004 đến năm 2005 trong khi tỷ suất sinh lời của tài sản cũng tăng lên 6,19%. Đời sống của cán bộ công nhân viên nhờ vậy mà được cải thiện rõ rệt. Đạt được thành tựu đáng nể như trên là khó, song cái khó hơn là làm sao duy trì, nâng cao kết quả này. Thế kỷ 21 chứng kiến mối quan hệ ngày càng gắn bó hơn giữa các nền kinh tế và Việt Nam cũng không là ngoại lệ. Quan hệ hợp tác quốc tế mở rộng đem lại cả những cơ hội và những thách thức. Muốn củng cố được vị trí của mình, NXB Thống kê phải liên tục đưa ra các biện pháp nhằm tận dụng mọi cơ hội và giảm thiểu khó khăn. Trước hết là phải phát huy nội lực mà cụ thể là tăng cường chất lượng và năng lực của đội ngũ cán bộ công nhân viên. Những người cán bộ phải có ý thức rèn luyện cả về đức và tài; giỏi nghiệp vụ phải gắn với yêu nghề, có trách nhiệm với nghề. NXB Thống kê phấn đấu xây dựng được các kế hoạch hiệu quả, khả thi để tăng doanh thu, giảm chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh; để có thể tự mình đứng vững mà không trông chờ vào sự giúp đỡ tài chính của Nhà nước. Mục tiêu lâu dài của NXB Thống kê không chỉ là mở rộng thị trường trong nước mà phải vươn ra thị trường quốc tế, đặc biệt là thị trường bản quyền và thị trường xuất khẩu sản phẩm sách số liệu thống kê. Mở rộng quan hệ hợp tác liên doanh liên kết sẽ tạo nhiều điều kiện cho NXB Thống
kê tiếp cận được với độc giả nước ngoài, góp phần quảng bá thương hiệu cũng như các sản phẩm của mình.
Chặng đường phát triển còn rất dài với nhiều khó khăn thử thách đang đón chờ, song với quyết tâm và nỗ lực của tập thể NXB Thống Kê, không có trở ngại nào là không thể vượt qua và những thành quả rực rỡ nhất vẫn đang chờ phía trước.
2.2. Thực trạng hach toán chi phí sản xuất tính giá thành sảnphẩm tại NXB Thống Kê tại NXB Thống Kê
2.2.1. Đối tượng, phương pháp hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại NXB Thống kê thành sản phẩm tại NXB Thống kê
2.2.1.1. Đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành sản phẩm tại NXB Thống kê phẩm tại NXB Thống kê
Bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm thì công việc đầu tiên bắt buộc phải tiến hành đó là xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành. Ta biết rằng để phân biệt được đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành có thể căn cứ vào các yếu tố như: đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất, loại hình sản xuất, yêu cầu quản lý…Doanh nghiệp tùy vào đặc điểm hoạt động kinh doanh mà sẽ đưa ra những lựa chọn phù hợp.
Đối với NXB Thống kê thì việc xác định đối tượng hạch toán chi phí dựa trên cơ sở đặc điểm của quá trình sản xuất sản phẩm. Như đã trình bày, in là một quy trình liên tục và khép kín. Sản phẩm in ấn dù khác nhau về kích cỡ, nội dung những đều trải quả cùng một quy trình công nghệ, sử dụng cùng những yếu tố đầu vào như nhau. Mặt khác, sản xuất tại NXB Thống kê có thể coi là sản xuất giản đơn; sản phẩm không do nhiều chi tiết, bộ phận phức tạp hợp thành và không có các phân xưởng chuyên môn sản xuất ra một nhóm chi tiết hay bộ phận. Chính vì đặc thù này mà tối tượng hạch toán chi phí tại NXB Thống kê là toàn bộ quá trình sản xuất. Tuy nhiên sản phẩm của NXB Thống kê lại được phân chia thành sách và tờ rời (biểu mẫu, chứng từ…) nên tùy từng loại sản phẩm mà các khoản mục chi phí sẽ khác nhau. Đối với những sản phẩm đơn giản như biểu mẫu chứng từ thì chi phí sản
xuất bao gồm chi phí nguyên vật liệu, công in, chi phí sản xuất chung. Những sản phẩm sách thì ngoài ba khoản mục nêu trên còn có chi phí nhuận bút. Vì vậy, dù đối tượng hạch toán chi phí là toàn bộ quá trình sản xuất nhưng kế toán phải tiến hành theo dõi chi tiết đến từng loại sản phẩm để đảm bảo việc tính giá thành được chính xác và đầy đủ. Đối tượng tính giá thành của NXB Thống kê là sản phẩm cuối cùng. Giá thành sẽ được tính cho từng đơn vị sản phẩm sách hay tờ rời.
2.2.1.2. Phân loại chi phí sản xuất
Căn cứ vào các tiêu thực khác nhau, ta có thể tiến hành phân loại chi phí sản xuất tại NXB Thống kê như sau:
Phân loại theo yếu tố chi phí
+ Chi phí nguyên liệu, vật liệu: bao gồm giấy, mực in, bản kẽm, các phụ tùng thay thế trong sản xuất, các nguyên liệu dùng để đóng, xén bìa sách…
+ Chi phí tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng: chi phí tiền lương trong sản xuất gồm tiền lương, các khoản phụ cấp có tính chất lương và các khoản trích theo lương trả cho công nhân trực tiếp sản xuất tại Xưởng in và tại Phòng sản xuất – kinh doanh, của các cán bộ làm việc tại Ban biên tập. Công nhân tại NXB Thống kê đa số là lao động thời vụ nhưng với Hợp đồng lao động lại có thời hạn ≥ 6 tháng thì vẫn trích đầy đủ các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí tiền lương như quy định (19% tổng quỹ lương).
+ Chi phí khấu hao tài sản cố định: thể hiện bằng giá trị khấu hao trích trong kỳ của những TSCĐ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh như khấu hao của máy in OPSET, máy phơi bản, máy ComPac và máy in…
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: thể hiện bằng giá trị dịch vụ mua ngoài phục vụ cho sản xuất như điện, nước… tại Xưởng in, phòng Sản xuất – kinh doanh, Ban biên tập và tại phòng Chế bản và in.
+ Chi phí khác bằng tiền: những chi phí trả trực tiếp bằng tiền còn lại phục vụ cho hoạt động sản xuất.
+ Chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp: bao gồm tất cả những chi phí NVL trực tiếp tham gia vào quá trình hình thành sản phẩm như giấy in và bản kẽm.
+ Chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương (19% quỹ lương) của công nhân trực tiếp sản xuất tại Xưởng in và tại phòng Sản xuất – kinh doanh.
+ Chi phí sản xuất chung: bao gồm những chi phí liên quan đến việc tổ chức quản lý và phục vụ sản xuất sản phẩm tại phòng Sản xuất – kinh doanh, Xưởng in, Ban biên tập. Nó bao gồm các khoản mục cụ thể:
_ Chi phí NVL phục vụ chung cho quản lý sản xuất.
_ Chi phí tiền lương nhân viên quản lý tại Xưởng in, quản lý sản