Đặc điểm chi phí trả trƣớc tại NXB Thống kê.
Trong giá thành sản phẩm của NXB Thống kê có một khoản mục chi phí tương đối đặc biệt, đó là chi phí nhuận bút được hạch toán vào chi phí trả trước ngắn hạn (TK 142). Đối với “Biểu mẫu chứng từ” thì không có bộ phận chi phí nhuận bút nhưng với “Sách” thì chi phí nhuận bút sẽ nằm trong giá thành sản phẩm. Sau ký Hợp đồng tác giả bản thảo với tác giả - cộng tác viên thì NXB Thống kê sẽ trả trước một khoản nhuận bút để họ tiến hành viết bản thảo. Chi phí nhuận bút là khoản chi phí thực tế đã phát sinh trước khi việc in ấn được bắt đầu. Vì vậy, tại thời điểm phát sinh thì chi phí nhuận bút được ghi nhận như một khoản chi phí trả trước - hạch toán vào TK 142 “Chi phí trả trước ngắn hạn” – sau đó đi thẳng vào TK 631 “Giá thành sản xuất” mà không qua một TK trung gian nào.
Chứng từ, tài khoản và sổ kế toán sử dụng.
Chứng từ sử dụng: Hợp đồng kinh tế, Phiếu thanh toán nhuận bút, Bảng kê chi phí trả trước, Phiếu chi, giấy báo Nợ.
TK sử dụng: TK 142 “Chi phí trả trước ngắn hạn”.
Sổ kế toán sử dụng: Chứng từ ghi sổ, Sổ chi tiết và Sổ cái TK 142.
Quá trình hạch toán chi phí trả trƣớc
Hợp đồng tác giả bản thảo giữa NXB Thống kê với tác giả - cộng tác
viên có quy định số tiền nhuận bút cũng như thời gian và phương thức thanh toán nhuận bút. Thông thường, khoản nhuận bút này được thanh toán làm nhiều lần và việc thanh toán hoàn tất khi tác giả viết xong bản thảo. Khi thanh toán nhuận bút thì kế toán phải lập “Phiếu thanh toán nhuận bút” có đầy đủ chữ ký của người đề nghị thanh toán (các phòng ban trực tiếp ký hợp đồng với tác giả), Kế toán trưởng và Giám đốc. Phiếu thanh toán nhuận bút này có vai trò như Giấy đề nghị chi tiền. Căn cứ và
Phiếu thanh toán nhuận bút, Thủ quỹ viết Phiếu chi (nếu thanh toán bằng tiền mặt) hoặc ra ngân hàng viết Lệnh chuyển tiền (nếu thanh toán bằng chuyển khoản). Hàng ngày, căn cứ vào Phiếu thanh toán nhuận bút và Phiếu thu (hoặc giấy báo Nợ của ngân hàng), kế toán sẽ ghi nhận khoản chi phí nhuận bút phát sinh này vào “ Sổ chi tiết TK 142” (Biểu số 2.31).
BIỂU 2.31 : SỔ CHI TIẾT TK 142
Nhà xuất bản Thống kê
98 Thụy Khuê-Tây Hồ-Hà Nội
SỔ CHI TIẾT
Tên TK 142 Chi phí trả trước ngắn hạn
(Loại tiền : NVĐ) N-T ghi sổ Chứng từ Diễn Giải TK đối ứng Số phát sinh Số dƣ Số N-T Nợ Có Nợ Có A B C D E 1 2 3 4 Số dƣ ngày 31/12/2006 17.000.000
02/01 4 02/01 Chi tiền nhuận bút
cuốn “Sinh viên nghiên cứu…”
111 6.000.000 23.000.000
12/01 11 12/01 Chi tiền nhuận bút
cuốn “Những điều cần biết về Thống kê”
111 4.000.000 27.000.000
12/01 12 12/01 Tiền nhuận bút cuốn
“Niên giám Thống kê
năm” 111 7.000.000 34.000.000
... ... ... ... ... ... ... ... ...
... ... ... ... ... ... ... ... ...
31/01
Kết chuyển chi phí nhuận bút vào giá thành cuốn “Sinh viên nghiên cứu...”
631 6.000.000 86.125.000
31/01 Kết chuyển chi phí
nhuận bút vào giá thành cuốn “Những điều cần biết...”
631 4.000.000 82.125.000
31/01 Kết chuyển chi phí
nhuận bút vào giá thành cuốn “Niên giám Thống kê...” 631 7.000.000 75.125.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng phát sinh 109.680.000 95.000.000 Số dƣ cuối kỳ (31/01/2007) 31.680.000
Sổ này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ... - Ngày mở sổ: ... Ngƣời ghi sổ (Ký, họ tên) Ngày…tháng 01 năm 2007 Kế toán trƣởng (Ký, họ tên)
Cũng trên “Sổ chi tiết TK 142” (Biểu số 2.32) ta thấy cuối tháng, khi cuốn sách nào hoàn thành nhập kho thì kế toán sẽ kết chuyển chi phí nhuận bút cho cuốn sách đó. Với những cuốn chưa hoàn thành thì chi phí nhuận bút của những cuốn này vẫn nằm trên số dư Nợ của TK 142. Đến tháng tiếp theo, khi số sách này hoàn thành thì kế toán lại tiếp tục kết chuyển chi phí nhuận bút tương ứng. Từ các chứng từ gốc, kết toán cũng lập “Bảng kê chi tiết TK 142” phản ánh toàn bộ chi phí nhuận bút phát sinh và đã kết chuyển trong tháng. Căn cứ vào “Bảng kê chi tiết TK 142” kế toán sẽ lập 2 Chứng từ ghi sổ: 1 Chứng từ ghi sổ phản ánh toàn bộ chi phí nhuận bút phát sinh trong kỳ (căn cứ và và 1 Chứng từ ghi sổ phản ánh toàn bộ chi phí nhuận bút được kết chuyển trong kỳ.
Nhuận bút cho mỗi cuốn sách là tương đối rõ ràng. Chi phí nhuận bút
phát sinh chỉ gắn với một đầu sách cụ thể do vậy chi phí nhuận bút không cần phân bổ mà cuối tháng sẽ được tập hợp trực tiếp cho từng cuốn sách.
Công thức tính như sau:
Chi phí nhuận bút Cho 1 quyển sách
Ví dụ cụ thể: Cuốn “Sinh viên nghiên cứu khoa học và sáng tạo kỹ thuật VIFOTEC” có chi phí nhuận bút là 6.000.000 VNĐ (Phiếu tính giá số 3 trang 11). Vậy chi phí trả trước ngắn hạn (chi phí nhuận bút) tập hợp trực tiếp cho 1 cuốn sách này là:
Chi phí nhuận bút cho 1 quyển “Sinh viên nghiên cứu…”
Tổng chi phí nhuận bút của loại sách đó Số lƣợng loại sách đó phát hành
6.000.000 VNĐ
500 cuốn
Chi phí SXC của Ban biên tập và chi phí trả trước (chi phí nhuận bút) cũng được tập hợp vào “Bảng kê chi phí nhuận bút, chi phí SXC của Ban biên tập” (Biểu số 2.32).
Nhà xuất bản Thống kê BIỂU 2.32 : BẢNG KÊ CHI PHÍ NHUẬN BÚT, CHI PHÍ SXC CỦA BAN BIÊN TẬP
98 Thụy Khuê - Tây Hồ - Hà Nội Tháng 01/2007
(đơn vị: Đồng) STT Tên sách Khổ Số trang Số lƣợng Hệ số quy đổi Tổng số trang chuẩn
Nhuận bút Chi phí SXC của Ban biên tập
NB/cuốn Thành tiền CP SXC/
trang chuẩn CPSXC/cuốn Thành tiền
1 Sinh viên nghiên cứu khoa học
và sáng tạo kỹ thuật VIFOTEC 14,5x20,5 228 500 1,20 137.192 12.000 6.000.000 1,01 277,20 138.600 2 Những điều cần biết về Thống kê 17 x 24 120 500 1,65 99.109 8.000 4.000.000 1,01 199,98 100.000 3 Hệ thống ngân hàng 17 x 25 270 3500 1,72 1.626.012 2.571 9.000.000 1,01 469,04 1.641.700
4 Bài giảng quản trị nhân lực 17 x 25 250 2450 1,72 1.053.897 - - 1,01 434,30 1.064.000
5 Các chỉ tiêu phân tích 13 x 19 105 1550 1,00 162.750 6.452 10.000.000 1,01 106,05 164.400 6 Niên giám Thống kê năm 19 x 31 250 500 2,38 298.077 14.000 7.000.000 1,01 600,95 300.500
… … … … … … … … … … … …
… … … … … … … … … … … …
Tổng 17.507.182 95.000.000 17.704.600
Ngày…tháng…năm2007
Kế toán trƣởng Ngƣời lập biểu