Hệ thống tồn kho là cơ sở cho việc kiểm sốt mức tồn kho, bằng cách xác định xem lượng đặt hàng là bao nhiêu và khi nào thì tiến hành đặt hàng. Cĩ 2 hệ thống kiểm sốt hàng tồn kho cơ bản là :
– Hệ thống kiểm sốt liên tục.
– Hệ thống kiểm sốt định kỳ.
5.1 Hệ thống kiểm sốt liên tục
Trong hệ thống này, mức tồn kho được giám sát thường xuyên. Khi mức tồn kho giảm đến mức đã quy định trước (được biết như là điểm tái đặt hàng), thì đặt đơn hàng mới với lượng hàng cố định. Lượng đặt hàng cố định được tính tốn sao cho chi phí tồn kho là nhỏ nhất (phương pháp này sẽ được nhắc đến sau).
Ưu điểm của hệ thống này là mức tồn kho được ghi nhận liên tục, giúp nhà quản lý biết được tình hình tồn kho. Tuy nhiên, chi phí cho việc theo dõi liên tục lượng hàng tồn kho sẽ rất cao. Hệ thống này đặc biệt thích hợp cho những loại hàng tồn kho thiết yếu.
5.2 Hệ thống kiểm sốt định kỳ
Vào khoảng thời gian nhất định (tuần hay tháng), sẽ kiểm tra định kỳ mức tồn kho để đặt hàng sao cho lượng hàng tồn kho đạt mức đã định trước. Vì vậy, lượng đặt hàng thay đổi theo từng thời đoạn.
Vì mức tồn kho khơng được kiểm tra trong khoảng thời gian giữa 2 đơn hàng, nên hệ thống này ít tốn chi phí cho việc giám sát hơn hệ
131
thống kiểm sốt liên tục. Tuy nhiên, hệ thống này cũng cĩ nhược điểm là phải dự trữ lượng hàng tồn kho lớn để tránh sự thiếu hụt giữa hai lần kiểm tra.
Do hệ thống kiểm sốt thường xuyên phổ biến hơn hệ thống kiểm sốt định kỳ, nên chúng ta sẽ tập trung nhiều hơn vào các mơ hình lượng đặt hàng cố định trong bài này.