3. Quá trình Hoạch định
3.2 Xác định các phương án, mối quan hệ, ràng buộc và chi phí cho bản kế hoạch
phí cho bản kế hoạch
107
kế hoạch tổng hợp khi thảo luận về tầm quan trọng của các kế hoạch trong quản trị. Bây giờ chúng ta sẽ tập trung vào những mối quan hệ, các giới hạn và chi phí.
§ Những mối quan hệ cơ bản : Hai mối quan hệ cơ bản để đánh giá và so sánh kế hoạch tổng hợp tương lai là :
(1) Biểu thức về số nhân cơng được trả lương trong một kỳ cho trước.
(2) Biểu thức về lượng tồn kho trong kế hoạch sản xuất. Biểu thức về số nhân cơng :
Tất cả các quyết định thuê mướn hay sa thải nhân cơng trong kỳ hiện tại đều cĩ ảnh hưởng đến số lượng cơng nhân hiện tại. Chẳng hạn, giám đốc một bưu điện cĩ mười nhân viên làm bán thời gian ở cuối kỳ 3 và quyết định thuê thêm 5 nhân viên bán thời gian đầu kỳ 4, vậy tổng số nhân viên bán thời gian trong kỳ 4 là 15 người. Nĩi chung, cơng thức này cần thiết đối với mỗi nhĩm lao động trong bản kế hoạch tổng hợp.
Đơi khi, cơng thức về số lượng nhân cơng phải được điều chỉnh để phản ảnh sự suy giảm nhân cơng. Suy giảm nhân cơng là số lượng nhân cơng mất đi do những tình huống khơng thể lường trước được. Ví dụ : nghỉ việc, nghỉ ốm, sa thải vì bị kỷ luật, nếu sự suy giảm cơng nhân là một nhân tố chính, phải lấy lượng cơng nhân cuối kỳ trước trừ cho số lượng suy giảm dự tính trong kỳ hiện tại.
Biểu thức về tồn kho : Số cơng nhân
trong kỳ hiện tại
Số cơng nhân cuối kỳ trước
Số cơng nhân thuê trong kỳ hiện tại
Số cơng nhân bị sa thải trong kỳ hiện tại = + _ Tồn kho trong kỳ hiện tại Tồn kho cuối kỳ trước Sản xuất trong kỳ hiện tại Nhu cầu trong kỳ hiện tại = + _
108
Các quyết định về sản xuất ở kỳ hiện tại ảnh hưởng đến lượng tồn kho cuối kỳ hiện tại. Chẳng hạn như, một cơng ty sản xuất sơn cĩ lượng tồn là 600.000 thùng ở cuối tháng giêng, cĩ nhu cầu dự báo là 100.000 thùng trong tháng hai, Lượng tồn kho dự tính cuối tháng 2 sẽ là :
600.000 + 250.000 – 100.000 = 750.000 thùng.
Cũng như biểu thức nhân cơng, biểu thức tồn kho cũng cần cho mỗi giai đoạn sản phẩm trong quá trình sản xuất.
§ Ràng buộc vật lý và ràng buộc về chính sách
Những ràng buộc cho thấy các hạn chế về mặt vật lý hay hạn chế về chính sách. Chẳng hạn như một trung tâm đào tạo tại một cơng ty chỉ cĩ thể tiếp nhận được một số người mới tuyển, cơng suất thiết bị giới hạn sản lượng tối đa, hay sức chứa của nhà kho khơng đủ, giới hạn chính sách bao gồm những giới hạn số lượng đơn hàng chậm, việc sử dụng hoạt động phụ hay làm ngồi giờ, mức tồn kho tối thiểu để đạt được mức dự trữ an tồn mong muốn.
Ràng buộc vật lý và ràng buộc về chính sách phải được thỏa mãn trước khi một kế hoạch tổng hợp được coi là chấp nhận được, rủi thay, những chọn lựa thỏa mãn, đáp ứng được các giới hạn khơng chắc đảm bảo cho ra đời một kế hoạch tốt nhất. Điển hình là nhiều kế hoạch cĩ thể đáp ứng được một số giới hạn nhất định.
§ Chi phí : Ngồi việc xác định những lựa chọn thích hợp và những giới hạn liên quan, người hoạch định phải thu thập những dữ liệu về chi phí. Nhiều hoạch định luơn luơn xem xét vào loại chi phí khi chuẩn bị một kế hoạch tổng hợp.
(1) Chi phí định kỳ: chi phí này bao gồm lương trả cho cơng nhân với các hình thức phúc lợi. Phúc lợi thường bao gồm chi phí về
109
bảo vệ sức khỏe (phí phẫu thuật, khám mắt, khám chữa răng...). BHXH và tiền về hưu, tiền nghỉ phép và các loại nghỉ phép khác.
(2) Chi phí làm thêm giờ : lương ngồi giờ thường bằng 150% lương định kỳ, khơng kể đến các loại phúc lợi. Vài cơng ty trả 200% khi làm vào chủ nhật và ngày lễ.
(3) Chi phí thuê và sa thải cơng nhân : chi phí thuê cơng nhân bao gồm quảng cáo tìm người, phỏng vấn, huấn luyện, đào tạo cho nhân viên mới và các cơng việc giấy tờ ban đầu.
Chi phí sa thải bao gồm chi phí thương lượng và tiền trả chấm dứt hợp đồng. Trong quy trình sản xuất, chi phí khi cĩ cơng nhân bị sa thải bao gồm chi phí huấn luyện và năng suất giảm do cơng nhân mới chưa quen việc.
(4) Chi phí tồn kho : bao gồm tiền vốn hàng hĩa tồn kho, các loại tiền thuê và khấu hao kho bãi, thiệt hại chuyển hàng, chi phí bảo hiểm và thuế. Chỉ cĩ những chi phí khác thay đổi theo mức tồn kho mới được coi là chi phí tồn kho.
(5) Chi phí đơn hàng chậm và hết hàng tồn kho : những chi phí do khơng thỏa mãn được yêu cầu khách hàng rất khĩ xác định. Trong trường hợp đơn hàng chậm, chi phí phát sinh do giải quyết các đơn hàng quá hạn thanh tốn và cĩ nhiều chi phí tiềm ẩn do mất khách hàng về tay đối thủ cạnh tranh trong tương lai. Ví dụ, khi người nào đĩ vào siêu thị mua chuối, nhưng siêu thị hết hàng, cách tốt hơn là đến cửa hàng khác thay vì ghi vào danh sách khách hàng đợi. Trong tình huống này, chi phí hết hàng tồn chính là vụ giao dịch bị mất bao gồm cả lợi nhuận từ vụ giao dịch đĩ và thiện chí khách hàng.
3.3 Chuẩn bị một kế hoạch chấp nhận được
110
kế hoạch chấp nhận được là một quá trình tác động qua lại. Đầu tiên, kế hoạch tương lai hay kế hoạch dự tính được chuẩn bị. Một kế hoạch sản xuất với mỗi thời kỳ là một tháng phải xác định được sản lượng, mức tồn kho tích lũy, hợp đồng phụ, lương cơng nhân (bao gồm mới tuyển, sa thải và làm thêm giờ) trong tháng đĩ. Kế hoạch này là kế hoạch dự tính, bởi vì người ta chưa kiểm tra với các hạn chế và đánh giá dựa theo các mục tiêu chiến lược vào thời điểm này. Nếu như một kế hoạch dự tính khơng được chấp nhận vì nhiều lý do khác nhau, người ta sẽ chuẩn bị một kế hoạch mới, nĩ cĩ thể bao gồm những lựa chọn mới và thay đổi trong hạn chế chính sách và hạn chế thực tế, khi lãnh đạo đánh giá kế hoạch là khả thi, việc áp dụng bắt đầu thực hiện.
§ Thực hiện và cập nhật : Bước cuối cùng là thực thi và cập nhật kế hoạch tổng hợp. Việc thực hiện kế hoạch tổng hợp địi hỏi sự tham gia của những người lãnh đạo cao nhất, việc tham gia này bắt đầu từ việc xây dựng một ủy ban kế hoạch. Ủy ban này cĩ thể đề xuất những thay đổi để điều hịa tốt hơn những mục tiêu đối kháng. Chấp nhận kế hoạch khơng cĩ nghĩa là mọi người đều nhất trí mà cĩ nghĩa là mọi người đều làm việc để đạt được mục tiêu.
Trong phần cịn lại ở bài này, chúng ta sẽ thử nghiệm thực tập việc chuẩn bị các kế hoạch tổng hợp cho các cơng ty dịch vụ và sản xuất.
4. Các phương pháp hoạch định tổng hợp
Cĩ nhiều phương pháp trợ giúp người ra quyết định trong cơng việc hoạch định tổng hợp. Nhìn chung, chúng thuộc về một trong hai loại sau : phương pháp tốn và phương pháp thực nghiệm. Phương pháp thực nghiệm được sử dụng rất thường xuyên, tuy nhiên cĩ một lượng đáng kể các nghiên cứu để đưa ra các phương pháp tốn, thậm
111
chí cho dù nĩ khơng được sử dụng rộng rãi. Người ta coi chúng như khái niệm cơ bản để so sánh tính hiệu quả của các phương pháp hoạch định tổng hợp.
Thủ tục chung để hoạch định tổng hợp bao gồm các bước sau : 1. Xác định nhu cầu cho từng thời kỳ.
2. Xác định khả năng (thời gian định kỳ, ngồi giờ, hợp đồng phụ) cho từng thời kỳ.
3. Nhận diện các chính sách thích hợp cho cơng ty hay cho từng bộ phận (ví dụ như duy trì một khoản dự trữ an tồn là 5% nhu cầu, hay duy trì một lực lượng lao động ổn định).
4. Xác định chi phí đơn vị cho thời gian định mức, ngồi giờ, hợp đồng phụ, tồn kho, đặt hàng trước và các chi phí thích hợp khác). 5. Đề ra các phương án lựa chọn và tính tốn chi phí cho từng phương án.
6. Nếu phương án là thỏa mãn yêu cầu, chọn ra một phương án thỏa hiệp nhất.
Ngược lại, quay trở lại bước 5.
Việc sử dụng một bảng liệt kê tĩm tắt lại mức nhu cầu, khả năng và chi phí cho từng kế hoạch là rất hữu ích (xem bảng 4.3). Ngồi ra cĩ thể sử dụng sơ đồ để chỉ ra các phương án.
112
Bảng 4.3 : Bảng liệt kê các hạng mục và thời kỳ tương ứng
Thời kỳ 1 2 3 …… Tổng
Dự báo …… …… …… …… ………….
Sản lượng
Thời gian định mức
Thời gian ngồi giờ Hợp đồng phụ Dự báo sản lượng Tồn kho Đầu kỳ Cuối kỳ Trung bình Lượng dự trữ Các loại chi phí Sản lượng Định mức Ngồi giờ Hợp đồng phụ
Thuê mướn/ sa thải Tồn kho
Đặt hàng trước
113