- Sơ đồ tổ chức của bộ phận buồng phòng:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ phận buồng phòng khách sạn Nha Trang Lodge
- Nhiệm vụ của các chức danh:
+ Trưởng bộ phận:
Chịu trách nhiệm về hiệu quả hoạt động của bộ phận buồng trước Ban giám đốc khách sạn.
Có kế hoạch kiểm tra, giám sát tình hình cho thuê phòng và kịp thời cung cấp thông tin cho các bộ phận liên quan.
Giải quyết mọi yêu cầu, thắc mắc hay tình huống phát sinh trong phạm vi bộ phận buồng phòng.
Quản lý sốlượng đồ dùng, trang thiết bị của bộ phận trong quá trình phục vụlưu trú; lập báo cáo vật dụng hư hỏng và lên kế hoạch sửa chữa, bảo trì. Chịu trách nhiệm thường xuyên kiểm tra việc sắp xếp, kiểm kê và giao nhận hàng hóa,vật tư trong kho thuộc bộ phận buồng phòng.
Lên kế hoạch cho công việc theo lịch khách của bộ phận Lễ tân. Báo cáo hàng tuần với Ban giám đốc về tình hình công việc.
Kiểm tra, giám sát việc thực hiện công việc của nhân viên cấp dưới. Lên lịch làm việc, phân ca cho các nhân viên trong tổ buồng phòng. Đánh giá, xếp loại nhân viên theo tiêu chí của khách sạn đềra để từđó có căn cứ trong khen thưởng.
Trưởng bộ phận (Housekeeper)
Trợ lý bộ phận (Assitant Housekeeping)
+ Phó bộ phận:
Thay mặt trưởng bộ phận quản lý hoạt động của bộ phận khi trưởng bộ phận vắng mặt.
Trực điện thoại trong nội bộ bộ phận và khách sạn. Phân loại đồ giặt ủi của khách đểlên hóa đơn tính tiền .
Theo dõi hệ thống quản lý phòng trên mạng, thường xuyên cập nhật tình trạng buồng phòng cho nhân viên Lễ tân dễ dàng lên lịch phòng cho thuê. Lên hóa đơn các dịch vụ bổ sung (mini bar, giặt ủi..) cho khách sau đó cập nhật cho bộ phận Lễtân để họ nhanh chóng trong quá trình thanh toán. Tiến hành nhập và chia suất trái cây hàng ngày đặt trong phòng khách.
+ Nhân viên bộ phận:
Hoàn thành tốt công việc được giao, đảm bảo khu vực mình chịu trách nhiệm được dọn dẹp gọn gàng, sạch sẽ, đảm bảo tiêu chuẩn bộ phận đề ra. Trong quá trình làm việc không gây ảnh hưởng đến khách, luôn tạo cho khách tâm lý thoải mái, dễ chịu.
Tuân thủđúng theo những quy định của bộ phận cũng như của công ty về giờ ra vào ca, bấm thẻ chấm công…