Trước tiên việc xây dựng các giải pháp phát triển dịch vụ khách hàng phải căn cứ và vai trò quan trọng của công tác chất lượng dịch vụ khách hàng. Chúng ta biết rõ trong điều kiện kinh tế thị trường muốn duy trì và phát triển hoạt động kinh doanh thì
việc đầu tiên là các doanh nghiệp đó phải bảo vệ được thị phần hiện có của mình, sau đó bằng nhiều biện pháp cạnh tranh sẽ mở rộng dần sang thị trường tiềm năng của mình đã xác định trước. Đối với kinh doanh khách sạn thì đặc thù của sản phẩm khách sạn chính là tổ chức phục vụ khách hàng vì vậy vấn đề giữ khách hàng luôn được coi trọng, bởi lẽ:
Thực hiện tốt công tác dịch vụ khách hàng sẽ giữ chân được những khách hàng nhất là những khách hàng truyền thống và những khách hàng lớn. Việc giữ một khách hàng hiện tại sẽ có lợi hơn rất nhiều so với khai thác thêm được một khách hàng mới.
Công tác dịch vụ khách hàng còn tạo ra sự khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh nhất là sự khác biệt trong giao tiếp, chăm sóc và tư vấn cho khách hàng,.. tạo ra cho khách hàng cảm giác họ được nhận nhiều quyền lợi hơn từ cả giá trị của sản phẩm họ đã mua và cả chất lượng phục vụ, qua đó nhiều khách hàng sẽ hài lòng hơn và trung thành với Công ty.
Ngoài ra nếu thực hiện tốt công tác dịch vụ khác hàng còn góp phần cải thiện môi trường làm việc và nâng cao uy tín cho Công ty, tạo ra doanh thu, lợi nhuận thì sẽ tạo ra thu nhập cho cán bộ nhân viên trong Công ty, giúp họ có thêm động lực làm việc và nỗ lực giúp đỡ khách hàng. Một khi đã giữ được khách hàng cũ và lôi kéo thêm khách hàng mới nhờ làm tốt công tác dịch vụ khách hàng thì không chỉ tăng thêm doanh thu mà còn tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho doanh nghiệp.
Căn cứ thứ hai đó chính là dựa vào mục tiêu của công tác phát triển dịch vụ khách hàng. Từ những mục tiêu đó người ta sẽ định hướng cho các giải pháp và xây dựng nó thành một kế hoạch hoàn chỉnh. Công ty sẽ dựa vào mục tiêu đó để đánh giá xem hiệu quả kinh doanh của mình và xác định những kế hoạch mới nhằm thực hiện tốt hơn nữa các mục tiêu đó.
Căn cứ thứ ba là dựa vào thực trạng chất lượng dịch vụ khách hàng tại Công ty, Công ty đã thực hiện tốt điều gì? Còn những hạn chế nào và nguyên nhân là từ đâu? Từ đó chúng ta sẽ đưa ra được mấu chốt của vấn đề và giải quyết nó một cách đúng đắn nhất bằng cách xây dựng một hệ thống các giải pháp cải tiến khắc phục các vấn đề tồn tại hoặc đáp ứng yêu cầu mới của phát triển. Chúng ta sẽ xây dựa vào mô hình nguyên nhân, hệ quả của hệ thống quản trị chất lượng toàn Công ty để đánh giá chất lượng dịch vụ khách hàng và tìm ra các giải pháp đó.
Đánh giá dịch vụ khách hàng xuất phát từ khâu nào? Đấy chính là câu hỏi mà Công ty cần phải tìm cách trả lời và có như vậy mới xác định được giải pháp phát triển dịch vụ khách hàng phải bắt đầu từ khâu nào và tập trung nhất vào khâu nào. Điều này có nghĩa là muốn xây dựng giải pháp phát triển dịch vụ khách hàng chúng ta cũng phải căn cứ vào các hoạt động của Công ty.
Căn cứ cuối cùng chính là dựa vào quy trình đánh giá chất lượng dịch vụ khách hàng mà công ty thực hiện. Những kết quả đánh giá đó sẽ phản ánh đúng nhất tình hình dịch vụ khách sạn, những ý kiến đóng góp thiết thực từ khách hàng sẽ là cơ sở để Công ty có thể phục vụ khách hàng tốt hơn nữa.
Ngoài ra có thể dựa vào tình hình diễn biến của thị trường và tìm hiểu những cách thức của đối thủ cạnh tranh. Điều đó vừa giúp Công ty đối phó với sự cạnh tranh vừa tạo cơ hội học hỏi những kinh nghiệm kinh doanh trên thương trường.