Thuyết trình vừa là nghệ thuật vừa đòi hỏi kỹ năng.
Nghệ thuật thuyết trình thể hiện qua sự sáng tạo trong giao tiếp với khán
thính giả, trong nội dung bài nói, trong cách lựa chọn và sử dụng các phương tiện hỗ trợ…
Kỹ năng thuyết trình thể hiện ở cách thức và kỹ thuật mà người thuyết
trình sử dụng để truyền đạt thông tin. Kỹ năng thuyết trình được hình thành từ những thành quả của các nghiên cứu khoa học như: tâm lý học, thống kê, quản lý, logic…
Để thuyết trình thuyết phục, cần phải tuân thủ một số nguyên tắc nhất định, đồng thời người thuyết trình cũng cần am hiểu bối cảnh thuyết trình, tâm lý thính giả, nguyên tắc tiếp nhận thông tin và chuẩn bị tâm trạng cũng như bài thuyết trình tốt.
Nguyên tắc 1. Thuyết trình là một quá trình giao tiếp, do đó bên cạnh khả
năng nói người thuyết trình còn phải có khả năng viết, khả năng truyền đạt và thuyết phục.
Nguyên tắc 2. Phải chuẩn bị tốt nhất cho buổi thuyết trình bằng cách lập kế
hoạch thuyết trình và bám sát theo kế hoạch đó. Một số nội dung công việc cần chuẩn bị:
Mục đích thuyết trình
Đối tượng muốn thuyết trình
Những điều muốn truyền đạt
Cách thức truyền đạt
Các công cụ hỗ trợ
Địa điểm và thời gian thực hiện.
Nguyên tắc 3. Viết ra những vấn đề cần truyền đạt và xác định vấn đề cốt
lõi để hướng các hoạt động của thính giả nhằm đạt mục đích thuyết trình.
Nguyên tắc 4. Thuyết trình là nói chứ không đọc nội dung.
Nguyên tắc 5. Phải biết ngừng khi đã nói hết nội dung.
TS. Phạm Quốc Luyến Trang 63
Tính logic của bài thuyết trình. Câu, từ ngữ được dùng phải rõ
ràng, tập trung thể hiện nội dung cốt lõi và phải có sự chuyển tiếp giữa các vấn đề.
Tính dễ hiểu. Thể hiện qua các vấn đề được trình bày rõ ràng, trung
thực, không chung chung và sử dụng các hình vẽ, sơ đồ minh hoạ nhưng không tràn ngập.
Tính thuyết phục. Thể hiện qua cảm xúc khi thuyết trình, nội dung
thuyết trình và sử dụng những dẫn chứng xác thực để minh hoạ.
Tính dự đoán. Thể hiện qua dự đoán trước các phản bác và chuẩn bị
câu trả lời.
Bảng 4.1. Nguyên tắc tiếp nhận và bảo tồn thông tin Phương tiện tiếp
nhận
Mức độ tiếp nhận
Phương tiện & bối cảnh tiếp nhận
Mức độ bảo tồn
Thị giác 83% Trò chuyện khi đang làm
việc
90%
Thính giác 11% Nội dung trò chuyện 70%
Khứu giác 3,5% Thị giác và thính giác 50%
Xúc giác 1,5% Thị giác 30%
Vị giác 1,0% Thính giác 20%
Từ đọc sách 10%
Nguồn: Les Giblin (n.d) trích lại trong L. Đ. Lăng (2009)
Bảng 4.2. Cách thức truyền đạt thông tin hiệu quả
Phương thức truyền đạt Ghi nhớ sau 3 giờ Ghi nhớ sau 3 ngày
Chỉ trình bày bằng lời nói 70% 10%
Chỉ trình bày bằng hiện vật 72% 29%
Phối hợp cả hai (lời nói & hiện vật) 85% 65%
TS. Phạm Quốc Luyến Trang 64