Công cụ ma trận SWOT biểu hiện 4 nhóm vấn đề cốt lõi cho vấn đề công tác quản trị nói chung và cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nói riêng của một công ty, bao gồm: Strenght(S) – Thế mạnh, điểm mạnh; Weakness (W) – Thế yếu, điểm yếu; Opportunity (O) – Cơ hội; Threat (T) – Đe dọa, rủi ro, nguy cơ.
SWOT được phát hiện và nhận dạng qua động tác phân tích, khảo sát môi trường bên trong (mạnh, yếu) và môi trường bên ngoài (cơ hội, rủi ro). Thế mạnh biểu hiện nền tảng trên đó chiến lược thành công có thể được xây dựng và phát huy. Qua phân tích có thể phát hiện các điểm yếu của công ty như máy móc lỗi thời có thể khắc phục nếu mạnh về tài chính. Các cơ hội khác nhau được tìm kiếm, tận dụng, nắm lấy và khai thác, tận dụng khi chúng phát sinh. Các mối đe dọa phải nhìn nhận, xử lý và hạn chế theo các bước hành động.
Như vậy SWOT là sự tóm lược các yếu tố có ảnh hưởng đến phân tích và hoạch định chiến lược của công ty. Việc sử dụng công cụ ma trận SWOT được tiến hành thông qua các bước cụ thể sau đây:
- Bước 1: Liệt kê những vấn đề SWOT đã được phát hiện theo mức độ tầm quan trọng. - Bước 2: Đưa những vấn đề SWOT vào trong bảng ma trận ở những ô thích hợp. Đồng thời phối hợp theo những cặp những vấn đề SWOT này, bao gồm những cặp phối hợp sau:
+ Các chiến lược điểm mạnh – cơ hội (SO): Các chiến lược này sử dụng điểm
mạnh bên trong doanh nghiệp để tận dụng những cơ hội bên ngoài;
+ Các chiến lược điểm yếu – cơ hội (WO): Các chiến lược WO nhằm cải thiện
+ Các chiến lược điểm mạnh – đe dọa (ST): Các chiến lược này sử dụng điểm mạnh của doanh nghiệp để tránh khỏi hay giảm đi ảnh hưởng của những mối đe dọa bên ngoài;
+ Các chiến lược điểm yếu – đe dọa (WT): là những chiến lược phòng thủ nhằm giảm
đi những điểm yếu bên trong và tránh khỏi những mối đe dọa từ môi trường bên ngoài.
- Bước 3: Trên cơ sở phối hợp theo từng cặp trong bảng ma trận, tiến hành liên kết đồng thời cả 4 vấn đề SWOT với nhau theo nguyên tắc: “Phát huy điểm mạnh, khắc phục điểm yếu, tận dụng cơ hội, hạn chế rủi ro”. Từ đó mà nhận dạng những vấn đề chiến lược.
Mục đích của ma trận SWOT là đề ra các chiến lược khả thi có thể lựa chọn, chứ không quyết định chiến lược nào là tốt nhất. Do đó, trong số các chiến lược phát triển trong ma trận SWOT chỉ có một số chiến lược được lựa chọn.
Các yếu tố liệt kê cần đầy đủ, chính xác, thể hiện được những điểm mạnh, điểm yếu cũng như nguy cơ mà công ty gặp phải trong quá trình thực hiện chiến lược. Đây là yếu tố quan trọng để lựa chọn chiến lược.
Bảng 1.4 Ma trận SWOT
Ô luôn để trống O: những cơ hội bên ngoài
- Liệt kê những cơ hội (3)
T: những nguy cơ
- Liệt kê những nguy cơ (4)
S: những điểm mạnh - Liệt kê những điểm
mạnh (1) Các chiến lược SO - Sử dụng những điểm mạnh để tận dụng cơ hội (1+3) Các chiến lược ST - Vượt qua những bất trắc bằng cách tận dụng những điểm mạnh (1+4)
W: những điểm yếu (2) Các chiến lược WO - Hạn chế những mặt yếu để tận dụng các cơ hội (2+3)
Các chiến lược WT
- Tối thiểu hóa những điểm yếu và tránh khỏi các mối đe dọa (2+4)
Nguồn: Micheal Porter (2009), Chiến lược cạnh tranh, NXB trẻ