2.1.1.4.a. Sơ đồ bộ máy quản lý
Hình 2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty
Tổ Phụ trợ Phòng Nghiệp vụ tổng hợp Phòng Kỹ thuật Quản đốc PX gia công cơ khí
Quản đốc PX Bê tông Tổ Bê tông 1,2,3,4 Tổ Gia công cơ khí Tổ Gia công cốt thép HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
a. Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông là cuộc họp thường kỳ ( thường là 1 năm) hoặc bất thường của các cổ đông của một công ty cổ phần để:
- Tổng kết tình hình sản xuất kinh doanh qua một năm tài chính.
- Biểu quyết về chiến lược và các kế hoạch phát triển công ty trong những năm tới. - Giải quyết những vấn đề quan trọng khác liên quan đến đường lối phát triển công ty.
- Bầu chủ tịch hội đồng quản trị mới khi chủ tịch hội đồng quản trị cũ đã hết nhiệm kỳ.
b. Ban kiểm soát
- Kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính và việc thực hiện các quy chế của công ty. Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính. Thẩm định báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính theo định kỳ của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của hội đồng quản trị trên đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên.
Xem xét sổ kế toán và các tài liệu khác của công ty, các công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết theo quyết định của đại hội đồng cổ đông theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông.
- Kiểm tra bất thường: khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông, Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm tra, ban kiểm soát phải báo cáo, giải trình về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến hội đồng quản trị, cổ đông và nhóm cổ đông có yêu cầu.
- Can thiệp vào hoạt động công ty khi cần: kiến nghị hội đồng quản trị hoặc đại hội đồng cổ đông các biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải thiện cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
- Khi phát hiện có thành viên hội đồng quản trị hoặc đại hội đồng cổ đông, tổng giám đốc vi phạm nghĩa vụ của người quản lý công ty phải thông báo ngay bằng văn bản với hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.
c. Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông.
Chỉ trong cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần mới có hội đồng quản trị. Trong công ty cổ phần thì đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, tiếp đến mới là hội đồng quản trị.
d. Giám đốc:
Điều hành hoạt động công ty theo chủ trương chính sách và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Để thực hiện trách nhiệm của mình, giám đốc đề ra dự thảo, định hướng hoạt động và ủy quyền cho các đơn vị hoạt động thực hiện.
e. Phó giám đốc:
Sau khi Giám đốc đã ký kết hợp đồng với khách hàng và giao nhiệm vụ cho Phó giám đốc. Phó giám đốc là người giúp Giám đốc chỉ đạo một số mặt công tác, chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về thực hiện nhiệm vụ được phân công khi giám đốc vắng mặt thì Phó giám đốc được ủy nhiệm điều hành các hoạt động của công ty. f. Phòng nghiệp vụ tổng hợp:
Lên kế hoạch xuất trình Phó giám đốc và làm các thủ tục tài chính với đối tác, bao gồm bộ phận kế toán. Bộ phận này tổ chức công tác hạch toán kế toán, phân tích hoạt động kinh tế, phản ánh tình hình luân chuyển vật tư, tiền vốn, sử dụng tài sản có hiệu quả, đồng thời đề xuất biện pháp quản lý tài chính. Cung cấp vật tư cho các nhà máy.
g. Phòng kỹ thuật: Làm các hồ sơ chất lượng; thí nghiệm vật liệu, sản phẩm. Cung cấp hồ sơ quản lý chất lượng sản phẩm cho đối tác.
h. Quản đốc phân xưởng gia công cơ khí: Cung cấp cốt thép và các sản phẩm yêu cầu cho phân xưởng bê tông.
i. Quản đốc phân xưởng bê tông: Lên kế hoạch và giao nhiệm vụ cho các tổ chức bê tông sản xuất kịp thời, kịp tiến độ thi công.
2.1.1.4.b. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
Tổ chức bộ máy kế toán trong công ty là vấn đề có ý nghĩa rất lớn, nhằm đảm bảo vai trò, chức năng, nhiệm vụ được tổ chức theo kiểu tập trung như sau :
Hình 2.2. Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty
Chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán phần hành
+ Kế toán trưởng: Là người đứng đầu chịu trách nhiệm điều hành công tác kế toán của công ty, giúp đỡ, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế, hạch toán kế toán và tham mưu về mặt tài chính cho giám đốc. Đồng thời, chịu trách nhiệm liên đới về mọi khoản ghi chép, hạch toán và báo cáo tài chính cùng với giám đốc trước pháp luật và tham gia quản lý doanh nghiệp.
+ Kế toán tổng hợp, kiêm kế toán tiền lương: là người thừa hành nhiệm vụ của kế toán trưởng vắng mặt của công ty kết hợp với kế toán trưởng thực hiện tổ chức công tác hạch toán tại công ty, kiểm tra đối chiếu tổng hợp số liệu trước khi vào sổ cái, bảng cân đối số phát sinh. Ngoài ra còn theo dõi, tham gia các công tác tính đơn giá tiền lương, quyết toán BHXH và các chế độ khác đối với người lao động.
+ Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm kiêm kế toán thành phẩm: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất, xác định đối tượng tập hợp chi phí, đối tượng tính
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tiền lương Kế toán giá thành, thành phẩm Kế toán công nợ kiêm kế toán thanh toán Kế toán doanh thu tiêu thụ Kế toán kho Thủ quỹ
giá thành, vận dụng phương pháp tính giá thành phù hợp, tính giá thành thực tế của sản phẩm. Lập báo cáo chi phí về sản xuất và tính giá thành của sản phẩm. Đồng thời mở sổ theo dõi chi tiết thành phẩm, tính toán và khấu hao tài sản cố định hàng tháng vào chi phí sản xuất kinh doanh và lập báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lý.
+ Kế toán công nợ kiêm kế toán thanh toán : Có nhiệm vụ hạch toán tình hình thu chi liên quan đến tiền mặt trong công ty. Đồng thời, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến công nợ đối với khách hàng, lập báo cáo số nợ trong kỳ.
+ Kế toán doanh thu : có nhiệm vụ theo dõi tất cả các nghiệp vụ phát sinh bán hàng trong kỳ, xác định đối tượng để tập hợp doanh thu và lên báo cáo doanh thu tiêu thụ chi tiết cuối kỳ.
+ Kế toán kho: có nhiệm vụ tổ chức hạch toán, theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến quá trình nhập xuất tồn thành phẩm, hàng hóa, lập báo cáo xuất nhập tồn cuối kỳ. Kế toán kho phải chịu trách nhiệm đối chiếu sổ sách với thủ kho và kết hợp với thủ kho theo dõi hàng hóa và thành phẩm để có thể cung cấp thông tin chính xác cho các phòng ban hoặc ban lãnh đạo khi cần thiết.
+ Thủ quỹ : có nhiệm vụ theo dõi và hạch toán tình hình thu chi liên quan đến tiền mặt của công ty, tiến hành kiểm kê tồn quỹ và đối chiếu sổ sách để phát hiện chênh lệch và kịp thời giải quyết chênh lệch.