II. BẢNG BIỂU
2.3.4. Hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất
Chi phí sản xuất trong Tổng công ty May 10 bao gồm nhiều loại, ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động của Công ty vì vậy để kiểm soát các loại chi phí trong công ty, Công ty tiến hành các bước sau:
Xây dựng hệ thống định mức chi phí cho các nhóm chi phí chiếm tỷ trọng lớn: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp. Như được trình bày ở trên, Công ty đã tiến hành xây dựng được định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Các định mức này được phòng kỹ thuật xây dựng dựa
trên cơ sở các mẫu sản xuất thử. Các định mức này sẽ được tổng hợp trong “Bảng định mức tiêu hao nguyên vật liệu” và “Bảng định mức thời gian lao động chuẩn”.
- Căn cứ định mức trên, đơn giá dự toàn và số lượng đơn hàng thực tế, phòng kế hoạch sẽ tiến hành lập “Báo cáo dự toán chi phí nguyên vật liệu” và “Báo cáo dự toán chi phí nhân công trực tiếp” và chuẩn bị các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất.
Chi phí sản xuất thực tế được bộ phận kế toán tập hợp và tiến hành so sánh với các báo cáo dự toán chi phí để lập báo cáo kiểm soát chi phí. Báo cáo này được lập cho từng xí nghiệp để kiểm soát tình hình thực hiện chi phí dự toán của xí nghiệp đó và có kết cấu tương ứng với phương pháp xây dựng dự toán cho từng xí nghiệp. Trên cơ sở so sánh giữa số liệu dự toán và kết quả thực hiện để các nhà quản trị đánh giá được sự tiết kiệm hay lãng phí chi phí ở từng bộ phận và từ đó đề ra được các biện pháp phấn đấu tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh…
Căn cứ vào báo cáo kiểm soát chi phí, bộ phận kế toán và bộ phận kế hoạch sẽ tiến hành phân tích và tìm ra nguyên nhân ảnh hưởng đến việc thực hiện kế hoạch sản xuất từ đó đưa ra được biện pháp thích hợp.
2.4. Đánh giá kế toán quản trị chi phí sản xuất tại Tổng công ty May 10
2.4.1. Những ưu điểm
Nhận thức được vai trò của kế toán quản trị trong việc kiểm soát tốt chi phí và đảm bảo hoạt động sản xuất hiệu quả đem lại lợi nhuận cao và lâu dài cho công ty, Tổng công ty May 10 đã bắt tay vào xây dựng cho mình hệ thống kế toán quản trị và đã đạt được một số kết quả nhất định.
Về cơ bản bộ máy kế toán quản trị của công ty không có sự tách biệt với bộ phận kế toán tài chính, ngoài ra còn có sự hỗ trợ của bộ phận kế hoạch trong việc thực hiện chức năng của mình. Tổ chức kế toán quản trị chi phí sản xuất ở Tổng công ty May 10 đã chấp hành nghiêm chỉnh Luật Kế Toán, vận dụng tốt chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán cũng như lý thuyết hạch toán kế toán. Hệ thống tài khoản áp dụng trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán
do Bộ Tài chính ban hành. Tổ chức hệ thống chứng từ của Tổng công ty May 10 về cơ bản được tổ chức chặt chẽ trong toàn bộ quá trình luân chuyển, các chứng từ đầy đủ đảm bảo phản ánh đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ngoài các chứng từ bắt buộc theo quy định của cơ quan nhà nước, để đáp ứng yêu cầu quản lý của mình công ty còn sử dụng một số mẫu chứng từ nội bộ. Hệ thống sổ kế toán mang tính khoa học giúp doanh nghiệp quản lý tốt chi phí sản xuất phát sinh và phục vụ hiệu quả cho việc tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm. Hệ thống sổ kế toán (bao gồm tổng hợp, chi tiết) đảm bảo đúng quy định của Bộ Tài Chính, khoa học, góp phần giúp nhà quản trị doanh nghiệp có thể kiểm soát chi phí và phục vụ cho việc lập báo cáo kế toán quản trị một cách kịp thời.
Việc phân loại chi phí sản xuất trong Tổng công ty May 10 được tiến hành phân loại theo mục đích và công dụng của chi phí thành các khoản mục chi phí sản xuất, chi tiết các khoản mục này theo các yếu tố đã đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin của kế toán tài chính.
Tổng công ty May 10 cũng đã chú trọng đến một số nội dung cơ bản của kế toán quản trị chi phí sản xuất như công tác lập dự toán chi phí sản xuất, kiểm soát chi phí sản xuất. Mặc dù, các công tác trên chưa được xây dựng đầy đủ, toàn diện mà chỉ tập trung vào một số loại chi phí sản xuất chủ yếu của công ty như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp nhưng đây cũng là cơ sở cho May 10 trong công tác lập kế hoạch chi phí sản xuất, kiểm soát các khoản chi phí sản xuất và công tác hoàn thiện hệ thống kế toán quản trị chi phí tại May 10.
2.4.2. Những tồn tại và nguyên nhân
Mặc dù, Công ty đã thấy được vai trò của kế toán quản trị trong việc kiểm soát chi phí nhưng do hệ thống kế toán quản trị của công ty chỉ mới được xây dựng do một bộ phận của kế toán tài chính kiêm nhiệm thực hiện nên không tránh khỏi được có những hạn chế, cụ thể như sau:
Về tổ chức bộ máy kế toán: Hiện nay, bộ máy kế toán tuy được tổ chức gọn nhẹ nhưng việc phân công lao động kế toán còn chưa hợp lý. Cụ thể, như sau:
Thứ nhất, trưởng, phó phòng kế toán còn thực hiện kiêm nhiệm phụ trách kế toán ở nhiều đơn vị liên doanh liên kết, tổng công ty góp vốn nhiều từ đó gây lên áp
lực về công việc, khối lượng công việc phải giải quyết quá nhiều. Xảy ra tình trạng kiêm nhiệm nhiều như vậy là do mấy năm gần đây Tổng công ty phát triền rất nóng, tốc độ thành lập các công ty con là rất nhanh, trong khi đó, việc chuẩn bị lực lượng lao động nói chung và đội ngũ lao động kế toán nói riêng phục vụ cho yêu cầu phát triển này là chưa đáp ứng kịp, chính vì vậy mà phụ trách phòng tài chính kế toán phải kiêm nhiệm nhiều chức vụ tại các đơn vị khác nhau, và không chỉ có cán bộ mà một số nhân viên có nghiệp vụ vững vàng cũng phải kiêm nhiệm như vậy.
Thứ hai, một Tổng công ty với gần 7000 lao động ở tại trụ sở và cả các xí nghiệp địa phương, với doanh thu năm lên tới nghìn tỷ đồng, khối lượng công việc kế toán quá lớn mà số lượng lao động phòng tài chính kế toán chỉ có 15 người trong đó có 3 cán bộ lãnh đạo và 12 nhân viên. Xuất phát từ thực trạng thiếu lao động mà hầu hết nhân viên kế toán phải kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán khác nhau. Việc kiêm nhiệm khối lượng công việc nhiều như vậy khiến các kế toán viên luôn trong tình trạng quá tải dễ dẫn đến tình trạng sai sót nhầm lẫn.
Thứ ba, qui mô sản xuất của Tổng công ty ngày càng được mở rộng, địa bàn hoạt động của Tổng công ty rộng khắp trong cả nước, có nhiều đơn vị trực thuộc đóng trên nhiều địa bàn khác nhau. Áp dụng mô hình kế toán theo kiểu tập trung ngày càng bộc lộ nhiều hạn chế đối với Tổng công ty có qui mô lớn và địa bàn hoạt động phân tán rộng như hiện nay. Nhân viên làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu tại các đơn vị địa phương nếu mà không được đào tạo kỹ càng, và chưa có kinh nghiệm thì rất dễ xảy ra tình trạng thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu có sai sót. Và khi chuyển lên phòng tài chính kế toán trung tâm tại trụ sở chính mới phát hiện ra thì việc tái chế và xử lý chứng từ hạch toán rất mất thời gian làm ảnh hưởng nhiều tới công việc kế toán.
Thứ tư, hầu hết các nội dung của công tác kế toán hiện nay tại Tổng công ty May 10 chủ yếu tập trung vào công tác kế toán tài chính mà bộ phận kế toán quản trị, một bộ phận giữ một vai trò hết sức quan trọng trong việc giúp các nhà lãnh đạo trực tiếp quản lý và điều hành, kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh của tổng công ty nhưng chưa được xây dựng bài bản và quan tâm đúng mức tại tổng công ty.
Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán: thực tế quá trình xử lý chứng từ của các nhân viên kế toán mới thấy còn xảy ra tình trạng thiếu chữ ký của kế toán
trưởng và Tổng giám đốc trên một số chứng từ, đôi khi còn không ghi đầy đủ các nội dung cần thiết nhất là các chứng từ tạm ứng và phiếu thu do kế toán trưởng và Tổng giám đốc thường xuyên phải đi công tác hoặc kiêm nhiệm nhiều chức danh khác nhau tại các đơn vị trực thuộc, nên không phải lúc nào cũng có mặt để phê duyệt kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Về công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm:
- Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Đối với loại hình sản xuất may gia công theo đơn đặt hàng tại Tổng Công ty May 10 – công ty cổ phần, nguyên vật liệu hầu hết do khách hàng mang đến nên công ty chỉ theo dõi về mặt số lượng mà không theo dõi về mặt giá trị nguyên vật liệu thực nhập là biểu hiện yếu kém trong khâu kiểm soát, quản lý nguyên vật liệu. Từ đó không cung cấp kịp thời thông tin cho nhà quản trị để đưa ra các quyết định trong các trường hợp như: quy trách nhiệm vật chất cho cá nhân hoặc hạch toán thiệt hại khi xảy ra hư hỏng, mất mát hoặc quyết định giá bán của sản phẩm được sản xuất từ nguyên vật liệu do khách hàng mang đến dôi dư hoạc do Tổng công ty May 10 tiết kiệm được…
Việc ấn định chi phí vận chuyển bốc dỡ cho từng m vải hoặc bông mà không tính đến chi phí đầu vào, chỉ điều chỉnh chênh lệch giưa chi hí vận chuyển hạch toán và chi phí vận chuyển thực tế vào thời điểm cuối kỳ dẫn đén việc hạch toán thiếu chính xác chi phí vận chuyển tính cho từng loại nguyên liệu cũng như không phản ánh được sự biến động của đơn giá vận chuyển, không lựa chọn được đơn vị có mức cước vận chuyển rẻ.
Hiện nay tại Tổng công ty May 10 – công ty cổ phần, Công ty vẫn chưa xác định và xử lý chênh lệch giữa chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong điều kiện công suất bình thường, mặc dù, theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính quy định các doanh nghiệp phải xác định được chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong điều kiện công suất bình thường của máy móc và xử lý phần chênh lệch này.
- Đối với chi phí nhân công trực tiếp:
Giống như hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, khi hạch toán chi phí nhân công trực tiếp kế toán không bóc tách và hạch toán phần chênh lệch giữa chi phí
nhân công trực tiếp thực tế phát sinh với chi phí nhân công trực tiếp ở mức công suất bình thường.
- Đối với chi phí sản xuất chung:
Về chế độ trích khấu hao TSCĐ: TSCĐ tại Tổng công ty May 10 – công ty cổ phần được trích khấu hao theo nguyên tắc tròn tháng tức là TSCĐ tăng (giảm) trong tháng này thì tháng sau mới trích (hoặc thôi trích) khấu hao TSCĐ đó vào chi phí. Việc trích khấu hao như vậy là không tuân thủ quy định về trích khấu hao TSCĐ thưeo quy định trong quyết định 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính cũng như không phản ánh chính xác bộ phận chi phí khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất chung
Tại các xí nghiệp sản xuất của Tổng Công ty May 10 – công ty cổ phần, tất cả các loại công cụ dụng cụ khi xuất dùng sẽ được phân bổ giá trị 1 lần vào tháng xuất dùng, việc áp dụng phương pháp phân bổ này tuy đơn giản nhưng không phản ánh chính xác bộ phận chi phí công cụ, dụng cụ tính vào chi phí sản xuất trong kỳ, gây biến động chi phí lớn dẫn việc chỉ tiêu giá thành sản phẩm không được tính toán chính xác.
Cũng giống như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và nhân công trực tiếp, khi hạch toán chi phí sản xuất chung, Tổng công ty May 10 – công ty cổ phần chưa tách được phần chênh lệch giữa chi phí sản xuất chung thực tế và chi phí sản xuất chung trong điều kiện công suất hoạt động bình thường.
- Công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm đối với hình thức gia công chưa thực hiện tập hợp theo từng đơn hàng mà chỉ tập hợp theo từng loại sản phẩm . Hiện nay, tại Tổng công ty May 10 sản phẩm hỏng chưa được hạch toán phù hợp. Đây là những sản phẩm không đủ tiêu chuẩn về kỹ thuật, mỹ thuật theo yêu cầu của khách hàng nên được loại ra và coi như phế liệu thu hồi. Phế liệu thu hồi có giá trị sử dụng thấp, không mang lại hiệu quả kinh tế dẫn đến không khuyến kích được việc hạn chế sản phẩm hỏng, quy rõ trách nhiệm để có biện pháp xử lý cho phù hợp. Mặt khác, để đáp ứng yêu cầu về thời gian giao hàng của khách hàng, đối với các đơn hàng với nhiều loại sản phẩm, công ty phải tiến hành sản xuất ở nhiều xi nghiệp khác nhau dẫn đến giảm khả năng kiểm soát chi phí theo từng đơn hàng, độ chính xác của giá thành sản phẩm từng đơn đặt hàng chưa cao cũng như khó theo dõi chi phí sản xuất dở dang của từng đơn hàng nếu phát sinh.
Về công tác kế toán quản trị chi phí sản xuất
- Việc phân loại chi phí ở Công ty chỉ mới chỉ dừng ở mức phân loại theo mục đích, công dụng của chi phí hoặc theo mối quan hệ của chi phí với các khoản mục trên báo cáo tài chính, kiểm tra tình hình thực hiện định mức, kế hoạch sản xuất, tức là đáp ứng được phần lớn yêu cầu của kế toán tài chính mà không đáp ứng được yêu cầu của kế toán quản trị là hướng tới phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí vì nó có ý nghĩa quan trọng trong việc thiết kế, xây dựng các mô hình chi phí trong mối quan hệ giữa chi phí – khối lượng – lợi nhuận, cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định của nhà quản lý.
- Hệ thống định mức của Công ty chưa hoàn chỉnh, Công ty chỉ mới xây dựng được hệ thống định mức cho chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và nhân công trực tiếp mà chưa xây dựng được định mức cho chi phí sản xuất chung dẫn đến việc kiểm soát loại chi phí này gặp khó khăn. Không có hệ thống định mức được xây dựng chuẩn và phù hợp, nhà quản trị rất khó có thể quản lý và kiểm soát được những nguyên nhân gây biến động chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm vì thiếu tiêu chuẩn để so sánh, đánh giá.
- Đối với công tác lập dự toán chi phí sản xuất: do hạn chế trong việc xây dựng hệ thống định mức chi phí sản xuất (đặc biệt là chi phí sản xuất chung) nên công tác xây dựng dự toán chi phí sản xuất của công ty còn nhiều hạn chế, gây ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất nếu gặp trục trặc trong bất cứ nguồn cung ứng nào. Hơn nữa, nhà quản trị cũng sẽ không có công cụ để tiến hành, kiểm tra và đánh giá hiệu quả của hoạt động sản xuất, cũng như phân tích các trung tâm chi phí để đưa ra các quyết định phù hợp.
- Việc phân loại chi phí theo chức năng, công dụng của chi phí cũng gây khó khăn cho quá trình phân tích biến động chi phí, đặc biệt trong việc xác định