Quy trình nghiệp vụ thanh toán thẻ tại Vietcombank
Quy trình thanh toán thẻ quốc tế nói chung:
Các bên tham gia vào quá trình thanh toán thẻ quốc tế: - Ngân hàng phát hành thẻ - NHPH (Issuer)
- Ngân hàng thanh toán thẻ - NHTT (Acquirer) - Chủ thẻ (Cardholder)
- Đơn vị chấp nhận thẻ - ĐVCNT (Merchant) - Tổ chức thẻ quốc tế - TCTQT
Các bƣớc thanh toán:
Mỗi loại thẻ, mỗi tổ chức thẻ có một quy trình thanh toán riêng, nhƣng về mặt tổng thể có thể khái quát theo quy trình sau:
Hình 2.2: Quy trình thanh toán thẻ quốc tế
Bƣớc 1: Chủ thẻ thực hiện giao dịch mua hàng hóa/dịch vụ tại ĐVCNT bằng thẻ quốc tế của mình. Chủ thẻ ĐVCNT NHPH NHTT TCTQT 12 13 1 6 2 5 7 8 9 11 10 4 3 11
Bƣớc 2 và 3: ĐVCNT tiến hành cà thẻ, khi đó thông tin về giao dịch đƣợc truyền qua Tổ chức thẻ quốc tế (TCTQT) về Ngân hàng phát hành thẻ (NHPH) để yêu cầu chấp nhận giao dịch.
Bƣớc 4, 5, 6: Nếu chấp nhận giao dịch, NHPH tạo một mã code chấp nhận, gửi về ĐVCNT, ĐVCNT in hóa đơn cho chủ thẻ ký xác nhận và cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Bƣớc 7, 8: ĐVCNT gửi dữ liệu giao dịch về Ngân hàng thanh toán (NHTT). NHTT tiếp nhận thông tin giao dịch và tạm ứng tiền liên quan cho ĐVCNT.
Bƣớc 9, 10: NHTT thông qua TCTQT gửi dữ liệu giao dịch thanh toán về NHPH để đòi tiền.
Bƣớc 11: sau khi truyền dữ liệu liên quan đến giao dịch đến NHPH, TCTQT lập tức ghi nợ cho NHPH và ghi có cho NHTT.
Bƣớc 12: Khi nhận đƣợc dữ liệu giao dịch từ NHTT, NHPH lập tức ghi nhận giao dịch vào tài khoản thẻ. Đến ngày quy định sẽ tổng kết toàn bộ giao dịch của chủ thẻ vào một sao gửi thông báo cho chủ thẻ, yêu cầu chủ thẻ thanh toán.
Bƣớc 13: Chủ thẻ sau khi nhận đƣợc sao kê thẻ, kiểm tra tín chính xác của các giao dịch, thanh toán sao kê với NHPH.
Quy trình thanh toán thẻ quốc tế tại Vietcombank
Về cơ bản, Vietcombank thực hiện theo quy trình thanh toán thẻ quốc tế nêu trên, trong đó, tùy từng bƣớc khác nhau sẽ có các quy định cụ thể nhƣ:
Quy định về chứng từ thanh toán
- Hóa đơn giao dịch thanh toán thẻ phải nguyên vẹn, rõ nét.
- Thời hạn lƣu chứng từ: Các ĐVCNT/CNTT/NHĐL có trách nhiệm tổ chức lƣu giữ chứng từ thanh toán thẻ phục vụ cho việc đối chiếu tra soát bao gồm hoá đơn giao dịch thẻ và các chứng từ liên quan trong vòng 18 tháng kể từ ngày giao dịch đƣợc thực hiện.
- Gửi dữ liệu, nộp chứng từ thanh toán tạm ứng.
Hàng ngày, ĐVCNT phải truyền toàn bộ dữ liệu thanh toán về ngân hàng.
ngày. Còn các giao dịch truyền về sau 16h sẽ đƣợc thanh toán vào ngày tiếp theo.
Hàng tuần, ĐVCNT phải tập hợp toàn bộ bảng kê hoá đơn EDC đã gửi và
nộp cho ngân hàng.
Nếu phát sinh sai sót sau khi đã truyền dữ liệu về Ngân hàng (cần huỷ hoặc
sửa đổi), ĐVCNT phải thông báo cho Ngân hàng biết để xử lý.
Xử lý dữ liệu giao dịch và thanh toán
- Tại ĐVCNT:
Khi chủ thẻ xuất trình thẻ để thanh toán hàng hoá, dịch vụ hoặc tạm ứng tiền mặt tại ngân hàng đại lý thanh toán, các ĐVCNT hay các ngân hàng phải kiểm tra:
Tính hợp lệ của thẻ
Danh sách thẻ cấm lƣu hành và các thông báo khác của ngân hàng Kiểm tra chứng minh thƣ hoặc hộ chiếu của chủ thẻ khi nghi vấn.
Trong thời hạn tối đa không quá 4 ngày làm việc kể từ ngày thực hiện giao dịch, các ĐVCNT phải xuất trình các hoá đơn giao dịch cho ngân hàng đại lý thanh toán của Vietcombank
- Tại chi nhánh Vietcombank làm chức năng thanh toán
Căn cứ vào hoá đơn và bảng kê do các ĐVCNT gửi đến, chi nhánh kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn và nhập dữ liệu để lập hồ sơ nhờ thu và theo dõi hồ sơ ĐVCNT.
Hoá đơn đƣợc lƣu lại để dùng làm chứng từ gốc nhằm tra soát và giải quyết khiếu nại về thẻ phát sinh sau này.
Chi nhánh đƣợc quyền tạm ứng tiền cho ĐVCNT trên cơ sở tổng giá trị hoá đơn sau khi trừ đi phí mà ĐVCNT phải thanh toán với ngân hàng theo tỷ lệ đã quy định trong hợp đồng đại lý đã ký kết với Vietcombank. Đồng thời chi nhánh lập bảng kê theo mẫu quy định và gửi về trung tâm thẻ nhờ thu.
Nếu nhận đƣợc báo cáo do trung tâm thẻ gửi về chi nhánh đối chiếu với hồ sơ gốc nếu khớp đúng thì làm thủ tục tất toán tài khoản nhờ thu.
- Tại trung tâm thẻ.
Căn cứ vào bảng kê đó, các chi nhánh gửi đến nhờ thu. Trung tâm thẻ nhập dữ liệu vào máy để lập hồ sơ quản lý thẻ.
Đối với thẻ do Vietcombank phát hành, Trung tâm báo nợ chi nhánh tổng giá trị hoá đơn của các chủ thẻ chính do ngân hàng phát hành theo mẫu quy định, có kê chi tiết các giao dịch theo từng thẻ.
Đối với thẻ do chi nhánh Vietcombank thanh toán (kể cả thẻ do Vietcombank phát hành và thẻ do ngân hàng khác phát hành), trung tâm thẻ báo có cho chi nhánh số tiền chi nhánh ngân hàng đã thanh toán cho ĐVCNT (tổng giá trị hoá đơn- phí thu của cơ sở chấp nhận thẻ + phí chi nhánh đƣợc hƣởng hoa hồng). Báo có ghi rõ số tham chiếu của bảng kê hoá đơn do chi nhánh lập gửi Trung tâm thẻ. Đồng thời Trung tâm thẻ tổng hợp thẻ do ngân hàng khách phát hàn và làm thủ tục nhờ thu đối với đơn vị tổ chức thẻ quốc tế.
Nếu nhận đƣợc báo có của nƣớc ngoài, trung tâm thẻ đối chiếu với hồ sơ gốc và tất toàn khoản có liên quan.
Đối với thẻ của Vietcombank phát hành đƣợc thanh toán ở nƣớc ngoài, khi nhận đƣợc bảng kê báo nợ của tổ chức thẻ quốc tế, Trung tâm cập nhật dữ liệu cần thiết vào hố sơ thẻ và hạch toán báo nợ cho các chi nhánh liên quan.
Trong giấy báo nợ gửi các chi nhánh, Trung tâm thẻ phải ghi đầy đủ các dữ liệu để chi nhánh có cơ sở mà tra soát khiếu nại có thể phát sinh sau này.
Tổ chức thẻ hiện nay thanh toán theo phƣơng thức bù trừ, do vậy khi nhận đƣợc giấy báo thanh toán của nƣớc ngoài, phải đối chiếu cẩn thận các bảng kê ngân hàng nhờ thu, bảng kê nƣớc ngoài báo nợ.
Hàng tháng vào ngày sao kê, Trung tâm thẻ lập sao kê chi tiết các giao dịch đã phát sinh trong kỳ của từng thẻ và gửi cho chi nhánh qua mạng vi tính.
- Tại chi nhánh Vietcombank làm chức năng phát hành
Nhận đƣợc giấy báo nợ do Trung tâm thẻ gửi về, chi nhánh lập hồ sơ cần thiết vào hồ sơ khách hàng và hạch toán vào tài khoản thanh toán thẻ thanh toán với ngân hàng không thuộc hệ thống Vietcombank.
Căn cứ vào hợp đồng đại lý, ngân hàng đại lý gửi nhờ thu cho Trung tâm thẻ, Trung tâm thẻ tiến hành các bƣớc xử lý nhƣ trƣờng hợp nhận đƣợc nhờ thu của chi nhánh Vietcombank và tiến hành thanh toán theo thoả thuận ghi trong hợp đồng đã ký. [5, tr37-46]
Tình hình sử dụng thẻ Vietcombank
Về thẻ ghi nợ quốc tế
Thẻ ghi nợ quốc tế cũng đóng góp một phần quan trọng trong tình hình thanh toán và sử dụng thẻ của Vietcombank. Tuy mới chỉ góp mặt từ năm 2007 đối với thẻ Master MTV và từ tháng 9 năm 2008 đối với thẻ Visa debit, nhƣng các chủ thẻ đã chi tiêu 426 tỷ VND năm 2007 và tăng lên con số 1055 tỷ VND năm 2008 tăng trƣởng 148%.Giá trị giao dịch thẻ ghi nợ quốc tế của Vietcombank vẫn liên lục tăng trong những năm qua với mức tăng trƣởng bình quân đạt mức cao, tuy nhiên mức tăng trƣởng có chiều hƣớng giảm dần trong thời gian gần đây. Điều này một phần do các ngân hàng khác không ngừng gia tăng các chƣơng trình khuyến mại thu hút chủ thẻ và khuyến khích chi tiêu. Cuối năm 2013, tổng giá trị chi tiêu thẻ ghi nợ quốc tế của Vietcombank đạt 13,356 tỷ VND, chiếm 37% thị phần.
Khoảng cách về thị phần doanh số sử dụng thẻ giữa Vietcombank và các ngân hàng khác đang dần thu hẹp, đặc biệt là Sacombank, dù chỉ chiếm 13% số lƣợng thẻ toàn thị trƣờng nhƣng lại chiếm tới 28% thị phần về doanh số sử dụng thẻ ghi nợ quốc tế.
Bảng 2.2: Doanh số sử dụng thẻ ghi nợ quốc tế của VCB năm 2007 - 2013
Đơn vị: Tỷ đồng
Loại thẻ 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
C24Visa 887 2,929 5,782 6,977.99 7,818.9 8681.4
Master DB 426 168 2,245 2,270 3,321.01 3,851.1 4674.6
Tổng 426 1,055 5,174 8,052 10,299 11,670 13,356
Nguồn: Báo cáo hoạt động kinh doanh thẻ
Về thẻ tín dụng quốc tế
Trong năm 2013, tất cả các sản phẩm thẻ tín dụng quốc tế của Vietcombank đều có doanh số sử dụng cao hơn năm 2012. Tổng doanh số sử dụng thẻ trong năm 2013 đạt 3019,39 tỷ VND mức tăng trƣởng trên 142% so với năm 2012.
Bảng 2.3: Doanh số sử dụng thẻ tín dụng quốc tế của VCB năm 2008 - 2013 Đơn vị: Tỷ đồng Loại thẻ 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Tăng trƣởng so với năm 2012 (%) Visa 498,93 554,57 610,23 854,65 1.083,96 1.379,88 127.29 Master 166,13 264,20 458,40 338,93 419,01 527,11 125.79 Amex 113,78 193,81 289,60 415,56 617,39 1.112,39 180.17 Tổng 778,84 1.012,58 1.358,23 1.609,14 2.120,36 3.019,39 142.39
Nguồn: Báo cáo hoạt động kinh doanh thẻ
Bảng trên cho ta thấy, mặc dù có mức tăng trƣởng thấp hơn so với thẻ Amex (tăng 122,29% so với năm 2012) nhƣng chi tiêu của chủ thẻ Visa vẫn đạt doanh số tuyệt đối cao nhất với 1.379,88 tỷ VND chiếm 46% tổng doanh số sử dụng thẻ quốc tế của Vietcombank. Tuy nhiên, nếu so với các năm trƣớc thì ta thấy là tỷ trọng sử dụng thẻ của Visa trong những năm gần đây đã giảm đi (từ trên 50% giảm xuống còn 46% trong năm 2013), điều này chứng tỏ rằng, ngƣời dân không chỉ biết đến thƣơng hiệu Visa mà đã mở rộng việc sử dụng thêm các loại thẻ mang thƣơng hiệu khác. Trong năm 2013, các chủ thẻ Amex đã chi tiêu 1.112,39 tỷ VND tăng 180,17% so với năm 2012 và các chủ thẻ Master đã chi tiêu 527,11 tỷ VND tăng 125,79% so với năm 2012. Xét về cả năm 2013 thì lƣợng tín dụng cho vay qua thẻ của Vietcombank đã đạt 3.019,39tỷ VND tăng 142,39% so với năm 2012. Điều này cho thấy năm 2013 là một năm thành công của Vietcombank trên khía cạnh cho vay tín dụng trong hoạt động thẻ, chứng tỏ sự hiệu quả hơn trong hoạt động phát hành thẻ của Ngân hàng. Các khách hàng phát hành thẻ không chỉ để làm thủ tục xin Visa hay phòng trừ trƣờng hợp hết tiền mà đã sử dụng thẻ nhƣ một công cụ thanh toán hữu hiệu cho cuộc sống hàng ngày.
Về phát triển mạng lưới ĐVCNT
Tập trung, phát triển mở rộng mạng lƣới ĐVCNT là mục tiêu quan trọng mà tất cả các NH đều hƣớng đến, đặc biệt là trong năm 2013, khi hƣớng đầu tƣ cho mạng lƣới ATM không còn là hƣớng ƣu tiên. Năm 2013, một số NH vẫn tiếp tục
giữ đƣợc mức tăng trƣởng ĐVCNT khả quan, trong đó có NH đạt mức tăng rất cao nhƣ Vietinbank với mức tăng 2 lần so với năm 2012, đạt 18720 máy. Trong điều kiện các NH cạnh tranh quyết liệt mở rộng mạng lƣới thanh toán, việc một số NH vẫn đạt đƣợc mức tăng trƣởng ĐVCNT ấn tƣợng nhƣ trên cho thấy nỗ lực rất lớn của các NH này cũng nhƣ tiềm năng phát triển mạng lƣới ĐVCNT vẫn rất lớn. Trái lại, một số NH, do bị cạnh tranh hoặc do chuyển hƣớng sang tập trung nâng cao hiệu quả hoạt động, năm 2013 số lƣợng ĐVCNT đã giảm đáng kể so với năm ngoái nhƣ ACB, NH TMCP Quân đội (MB), Đông Á Bank.
Tổng số ĐVCNT toàn thị trƣờng đến cuối năm 2013 đạt gần 120193 đơn vị máy. Đứng đầu về thị phần vẫn là Vietcombank với gần 38614 đơn vị, chiếm 36% thị phần, tiếp theo là Vietinbank với hơn 18% thị phần, ACB chiếm 14% thị phần.
Bảng 2.4: Thị phần ĐVCNT tại Việt Nam năm 2013
NHTT Số lƣợng ĐVCNT Số lƣợng giao dịch qua POS (triệu) Thị
phần Giá trị giao dịch qua POS (Triệu USD) phần Thị
Vietcombank 38,614 4,046 36% 938 39%
VietinBank 18,720 1,968 18% 373 16%
ACB 15,600 1,568 14% 359 15%
Others 47,260 3,617 32% 727 30%
Total 120,193 11,198 100% 2,396 100%
Nguồn: Acquirers and Lafferty
2.2.3.Hoạt động quản lý rủi ro trong phát triển dịch vụ thẻ thanh toán quốc tế tại Vietcombank
Quy trình quản lý rủi ro
Quy trình xử lý rủi ro trong hoạt động thanh toán thẻ
- Phát hiện rủi ro
Từ các báo cáo quản lý rủi ro của TTT.
Theo các phát hiện trong việc theo dõi hoạt động ĐVCNT tại các Chi nhánh Theo thông báo nhận đƣợc từ các NHPH, TCTQT.
Nếu TTT phát hiện những trƣờng hợp nghi ngờ hoặc nhận đƣợc thông báo hoặc yêu cầu từ các NHPH, TCTQT, nhóm quản lý rủi ro tại TTT liên hệ với CNTT để yêu cầu gặp gỡ trực tiếp ĐVCNT có liên quan, cung cấp các chứng từ của giao dịch có nghi ngờ/giả mạo.
Trƣờng hợp CNTT phát hiện các giao dịch có vấn đề, cần liên hệ với TTT lập tức và cung cấp các thông tin để TTT liên hệ với nƣớc ngoài và xác minh tính hợp lệ của giao dịch.
Trong tất cả các trƣờng hợp nghi ngờ hoặc xác định là giả mạo, nhóm quản lý rủi ro yêu cầu nhóm quản lý thông tin ĐVCNT tại TTT thay đổi thông tin tài khoản của ĐVCNT để hệ thống hạch toán vào tài khoản trung gian chờ tra soát của CNTT. Đồng thời gửi tới CNTT thông báo ngừng thanh toán cho các ĐVCNT có liên quan. Các khoản thanh toán cho ĐVCNT đƣợc tất toán khi CNTT có kết luận chính thức là các giao dịch trên tuân thủ theo đúng các quy định về chấp nhận thanh toán thẻ.
TTT liên hệ với các Ngân hàng khác tại Việt Nam để cùng phối hợp giải quyết. Yêu cầu chấm dứt Hợp đồng ĐVCNT đối với những ĐVCNT có tỷ lệ rủi ro quá cao, có hành vi vi phạm các quy định về chấp nhận và thanh toán thẻ hoặc cố ý thông đồng để vi phạm.
Phòng chống rủi ro trong phát hành thẻ
Các biện pháp phối hợp giữa TTT và SGD/ chi nhánh để giải quyết các trƣờng hợp giả mạo, rủi ro phát sinh
- Thẻ mất cắp, thất lạc
Khi phát hiện ra thẻ mất cắp, thất lạc hoặc lộ mã số mật cá nhân, ngay lập tức và bằng mọi phƣơng tiện có thể, chủ thẻ phải thông báo cho CNPH hoặc TTT các thông tin cần thiết nhƣ: số thẻ, tên chủ thẻ, ngày hiệu lực, thời gian và địa điểm xảy ra sự việc… Chủ thẻ có trách nhiệm chịu phí thông báo thẻ mất cắp, thất lạc, lộ PIN.
CNPH có trách nhiệm thông báo ngay cho TTT khi nhận đƣợc thông báo của chủ thẻ.
TTT nhận đƣợc các thông tin nói trên từ CNPH/chủ thẻ sẽ khoá tài khoản thẻ, đƣa thẻ lên danh sách thẻ cấm lƣu hành trong nƣớc, trong khu vực hoặc toàn cầu.
- Thẻ giả.
Nếu TTT phát hiện những trƣờng hợp nghi ngờ giả mạo hoặc nhận đƣợc thông báo hoặc yêu cầu từ các TCTQT, TTT phải thông báo ngay với CNPH. TTT tạm thời khoá thẻ để phòng ngừa rủi ro.
CNPH phải liên hệ trực tiếp với chủ thẻ để xác minh các của giao dịch có nghi ngờ/giả mạo.
Trong trƣờng hợp không thể liên hệ đƣợc với chủ thẻ, CNPH có thể yêu cầu TTT thực hiện khoá tạm thời đối với thẻ bị nghi ngờ.
Trong trƣờng hợp CNPH xác định chính xác giao dịch giả mạo, TTT sẽ thực hiện khoá thẻ vĩnh viễn, đƣa thẻ lên Bulletin tại khu vực phát sinh giao dịch và phát hành thẻ mới cho chủ thẻ nếu chủ thẻ có yêu cầu tiếp tục sử dụng thẻ.
TTT liên hệ với các TCTQT và các NHTT liên quan để yêu cầu tạm thời