Hệ thống thông tin quản lý là một trong những thành tố rất quan trọng trong việc quản lý và điều hành chuỗi cung ứng tại Công ty. Hệ thống thông tin quản lý không chỉ là các nguồn thông tin phục vụ cho công tác ra quyết định của các nhà quản lý mà còn là sự liên kết, phối hợp đồng bộ từ các đơn vị, phòng ban chuyên môn nhằm góp phần cho hoạt động quản trị chuỗi cung ứng hiệu quả. Thông tin bao gồm tập hợp các dữ liệu và những phân tích liên quan đến cơ sở hạ tầng của chuỗi (là những vị trí vật chất trên chuỗi, nơi sản phẩm được sản xuất và tồn kho), vận tải, chi phí, giá cả và khách hàng. Hệ thống thông tin quản lý trong chuỗi sẽ tạo cơ hội cho chuỗi có thể cải thiện hiệu quả hoặc khả năng đáp ứng.
Trong quản trị mua các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, thông tin quản lý phục vụ cho việc xác định các nhu cầu cần mua, xác định các nguồn cung ứng cũng như giá cả cung ứng và thương thảo hợp đồng. Khi có nhu cầu phát sinh, bộ phận kinh doanh, mua hàng sẽ tìm các nguồn cung ứng phù hợp. Giao dịch giữa hai bên được xác lập, xác định nhu cầu mua và xác định khả năng cung ứng, thương lượng giá cả và các điều kiện thương mại. Trên cơ sở các nhà cung ứng tìm được, sẽ chọn một nhà cung ứng tối ưu nhất, đáp ứng cao nhất các điều kiện của bên mua (Công ty). Mọi thông tin dữ liệu trên, bộ phận kinh doanh - mua hàng sẽ trình
Giám đốc xem xét và phê duyệt thực hiện. Quá trình thực hiện hai bên thể hiện hoạt động mua bán qua hợp đồng thương mại. Việc thực hiện hợp đồng luôn có sự theo dõi, quản lý của các phòng ban chức năng khác trong Công ty như Phòng tài chính kế toán.
Trong quản trị sản xuất, mọi thông tin về kế hoạch sản xuất, kế hoạch cung ứng nhu cầu cho sản xuất,. . . được cụ thể hóa qua Lệnh sản xuất. Quá trình thực hiện lệnh sản xuất, luôn có sự thông tin đa chiều với các đơn vị, phòng ban chuyên môn như phòng kinh doanh, Xưởng sản xuất, phòng tổ chức hành chính quản trị, . . . về tình hình sản xuất, về tình hình cung ứng nguyên nhiên vật liệu đầu vào cho sản xuất, về chất lượng sản phẩm, về chi phí sản xuất, tiêu hao nguyên vật liệu, . . . Trên cơ sở các thông tin dữ liệu này được tập hợp về các bộ phận chuyên môn nhằm giám sát, kiểm tra, kiểm soát, từ đó tập hợp báo cáo Lãnh đạo ban hành các chủ trương, chiến lược sản xuất, kinh doanh cho toàn Công ty.
Trong quản trị tồn kho, các thông tin quản trị bao gồm các chính sách tồn kho; phương thức tồn kho, tồn trữ; số lượng tồn trữ và thời gian tồn trữ, . . . nhằm đáp ứng cao nhất nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu cho sản xuất liên tục; đáp ứng nhu cầu cung cấp sản phẩm cho khách hàng với chi phí tồn trữ hợp lý nhất.
Trong quản trị phân phối, thông tin quản lý là các lệnh điều vận vận chuyển hàng hóa cho sản xuất, giao hàng cho khách hàng, xác nhận quãng đường vận chuyển và chi phí vận tải. Thông tin quản lý còn quyết định hình thức vận chuyển tối ưu nhất, chi chí thấp nhất, đáp ứng nhu cầu của khách hàng cao nhất. Trong hoạt động vận tải tại Công ty có thể vận tải hàng hóa với khối lượng quá tối đa khả năng vận tải của phương tiện; cũng có thể vận tải hàng hóa dưới tải trọng tối đa của phương tiện vận chuyển. Trong các tình huống đó, thông tin quản trị sẽ quyết định phương thức vận tải như thế nào: có thể thuê phương tiện vận tải ngoài, có thể cho thuê phương tiện vận tải của Công ty hoặc có thể chấp nhận điều xe không đủ tải để đáp ứng kịp thời thời gian giao nhận hàng cho khách hàng, . . .
Trong quản trị khách hàng, thông tin quản lý là xác định nhu cầu của khách hàng, quản lý đơn hàng, quản lý kế hoạch giao nhận hàng cho khách hàng cũng như quản lý các thông tin phản hồi của khách hàng về chất lượng hàng hóa, kết quả xử lý các khiếu nại của khách hàng, . . .
Hệ thống thông tin quản lý trong chuỗi có ý nghĩa rất lớn đến việc thúc đẩy chuỗi hoạt động hiệu quả.
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Quản trị chuỗi cung ứng tại Công ty Cổ phần Dệt Tân Tiến là quản trị mua các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất, kinh doanh; quản trị sản xuất; quản trị tồn trữ, quản trị phân phối và quản trị quan hệ khách hàng. Quản trị tốt từng mắc xích trong chuỗi sẽ làm cho quản trị toàn chuỗi được hiệu quả, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho Công ty trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay.
Qua phân tích thực trạng quản trị chuỗi cung ứng tại Công ty cho thấy: - Những điểm mạnh:
+ Quản trị mua hàng được tổ chức khá chặt chẽ, thiết lập được mối quan hệ tốt đẹp với nhiều nhà cung cấp. Với nguồn lực tài chính của Công ty khá tốt, sẵn sàng thanh toán và thanh toán đúng hạn các công nợ đến hạn nên nhiều nhà cung cấp sẵn sàng hợp tác tốt với Công ty trong việc cung ứng các nhu cầu cho sản xuất.
+ Việc thực hiện chiến lược sản xuất và cung ứng vải mộc của Xưởng dệt cho Xưởng nhuộm/in hoàn tất bằng phương thức sản xuất dự trữ từ các tháng thấp điểm để cung ứng cho các tháng cao điểm đã đáp ứng tương đối tốt nhu cầu tăng cao vải mộc cho sản xuất hoàn tất, đáp ứng coa nhất nhu cầu của khách hàng, đồng thời kiểm soát được chất lượng vải thành phẩm.
+ Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh nhu cầu tồn trữ nguyên vật liệu cho sản xuất cũng như thành phẩm đáp ứng kịp thời cho thị trường là tất yếu. Việc áp dụng chiến lược tồn trữ theo nhu cầu phát sinh của đơn đặt hàng của khách hàng đã giảm thiểu chi phí tồn trữ, giảm ứ động vốn kinh doanh.
+ Với năng lực về phương tiện vận tải của Công ty còn hạn chế nhưng Công ty đã áp dụng linh hoạt và khá hiệu quả các phương thức vận chuyển hàng hóa: kết hợp giữa phương tiện vận tải của Công ty với phương thức thuê ngoài đã đáp ứng kịp thời nhu cầu giao nhận hàng hóa, phân phối hàng hóa đến các khách hàng.
- Những tồn tại của quản trị chuỗi cung ứng:
Bên cạnh những ưu điểm, những điểm mạnh, trong quản trị chuỗi cung ứng tại Công ty vẫn còn bộc lộ những mặt hạn chế và tồn tại:
+ Công ty chưa thành lập được Phòng thu mua, tổ chức một cách chuyên nghiệp, bài bản với đội ngũ nhân viên thu mua các yếu tố đầu vào có tâm và có tầm nên hiệu quả quản trị mua các yếu tố đầu vào của Công ty còn kém hiệu quả.
+ Công ty chưa tham gia vào hệ thống chuỗi cung ứng của ngành, hiệp hội để có được nhiều lợi thế hơn, chủ động hơn trong việc cung ứng nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất.
+ Năng lực về thiết bị, công nghệ của Công ty còn hạn chế, chưa đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, không thể mở rộng thị trường, khách hàng khi năng lực không thể đáp ứng, đặc biệt là vào các tháng cao điểm. Một số đơn hàng Công ty không thể thực hiện do hạn chế về thiết bị cũng như công nghệ sản xuất.
+ Cơ cấu các mặt hàng do Công ty sản xuất không cân đối, tập trung cao vào các tháng cao điểm từ tháng 2 đến tháng 7 hàng năm, các tháng còn lại hoạt động sản xuất chỉ cầm chừng, nhiều khi không có đơn hàng sản xuất.
+ Công ty chưa xây dựng hệ thống quản trị tồn kho tối ưu trên cơ sở thiết lập các tiêu chí và mô hình ứng dụng.
+ Hệ thống phân phối của Công ty chỉ đang tập trung vào một số ít đối tượng khách hàng chính, do đó tiềm ẩn nhiều rủi ro khi mất khách hàng, mất thị trường.
+ Quản trị quan hệ khách hàng ở Công ty còn yếu kém, thậm chí còn chưa được quan tâm từ các cấp lãnh đạo. Hoạt động quản trị khách hàng còn sơ sài, mang tính thủ công nên hiệu quả thấp.
Trên sở nhận diện các tồn tại, hạn chế trong hoạt động quản trị chuỗi cung ứng như trên, tác giả sẽ nghiên cứu và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quản trị chuỗi cung ứng tại Công ty.
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ CHUỖI CUNG ỨNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT TÂN TIẾN